Кафедра менеджменту і маркетингу
КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ»

На тему : «Розвиток комунікаційного процесу відкритого акціонерного товариства «Полтавський машинобудівний завод»
Полтава 2009


План

Вступ

1.             Комунікаційний процес в організації

1.1 Сутність та значення комунікацій в управлінні

1.2 Типи і психологічні аспекти комунікації

1.3 Подолання комунікаційних перешкод

2.             Аналіз комунікацій в управлінні ВАТ «Полтавамаш»

2.1  Загальна характеристика ВАТ «Полтавамаш»

2.2  Основні результати діяльності ВАТ «Полтавамаш»

2.3  Організаційний аналіз комунікаційних процесів ВАТ «Полтавамаш»

3        Заходи щодо розвитку комунікаційного процесу ВАТ «Полтавамаш»

3.1  Основні стратегічні напрямки подальшого розвитку системи комунікацій ВАТ «Полтавамаш»

3.2  Заходи щодо подальшого розвитку організаційних комунікацій

3.3  Удосконалення міжособистих комунікацій в організації

Висновок

Використана література




Вступ
Менеджмент - це процес ефективного продуктивного виконання роботи завдяки праці інших людей та співпраці з ними. Він дає нам уявлення про численні аспекти нашої повсякденної діяльності в організаціях.

Причиною вивчення менеджменту є те, що ми всі істотно зацікавленні в удосконаленні способу управління організаціями, бо щодня взаємодіємо з ними. Фірми у яких працюють погоні менеджери, часто позбуваються своїх покупців і втрачають прибутки.

Менеджмент як сфера знань не існує ізольовано. Він радше охоплює роботу і практичну діяльність осіб, зв’язані з широким спектром дисципліни.

У кожній організації існує таке поняття як комунікації. Значення ефективної комунікації для менеджерів не можливо переоцінити з однієї простої причини: все, що робить менеджер, передбачає у тій чи іншій формі комунікацію. Менеджер не може приймати рішення, не маючи інформації. Отримати він її може лише за допомогою комунікації.

Коли рішення прийнято, для його повідомлення іншим також необхідна комунікація. Інакше ніхто не дізнається про те, що рішення було прийнято. Найкраща ідея, творча гіпотеза чи найліпший план не може існувати за відсутності комунікації.

Отже, менеджерам потрібні навички ефективної комунікації. Звісно, це не означає, що добрі комунікаційні навички пособі дадуть вам змогу стати успішним менеджером. Проте можна стверджувати, що відсутність комунікаційних навичок може привести до неперервного потоку проблем для менеджера.

Курсова робота дуже важлива в системі підготовки кваліфікованих менеджерів. Вано підсумовує вивчення загальної кількості соціально-економічних, фундаментальних і професійно орієнтованих дисциплін.

У курсовій роботі я розкрию сутність та значення комунікацій в управлінні, розгляну типи та психологічні аспекти комунікацій, і назви можливі подолання комунікаційних перешкод. Зроблю загальний аналіз комунікацій в управлінні ВАТ «Полтавамаш», зроблю загальну характеристику організації яку буду досліджувати, розгляну основні результати діяльності ВАТ і в останньому розділі запропоную заходи щодо покращення розвитку комунікаційного процесу ВАТ. Назву власні пропозиції щодо подальшого розвитку організаційних комунікацій.

І на основі вивчення і аналізу конкретних даних я розгляну діяльність організації, у моєму випадку це відкрите акціонерне товариство Полтавський машинобудівний завод, та його зовнішнього середовища.

Основною метою виконання курсової роботи це є дослідження діяльності організації, вияснення її недоліків і розробка заходів щодо покращення комунікаційного процесу в організації.

Також я розкрию сутність та значення комунікацій в управлінні, внесу пропозиції щодо подолання комунікаційних перешкод. Зроблю аналіз комунікацій в управлінні ВАТ «Полтавамаш». Запропоную сучасний метод який можна запровадити в організації для покращення комунікаційної системи. Відображу заходи щодо розвитку комунікаційного процесу ВАТ «Полтавамаш». Проводити аналіз організації я буду за допомогою документів із підприємства (статут, звіт про фінансові результати за 2006, 2007, 2008 роки).

Ця тема певною мірою актуальна для мене адже мені як майбутньому менеджерові корисно на реальному прикладі досліджувати функціонування ВАТ «Полтавамаш» і робити власні пропозиції для покращення діяльності організації.




1. Комунікаційний процес в організації

1.1 Сутність та значення комунікацій в управлінні
Сутність комунікацій становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Місце комунікацій у процесі менеджменту показано на рис. 1.

Існує два види комунікацій.

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою через звіти, з політичною системою - шляхом створення лобі в парламенті.

Під дією зовнішньою оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки звіти.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись:

- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу».

Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

- між різними підрозділами (відділами, цехами);

- від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію;

- між окремими працівниками;

- між менеджером і його робочою групою.

Враховуючи характер передавання інформації, комунікації поділяють па формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособистісних стосунків в організації.

Основою комунікацій с інформація. Це сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності. Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за річними ознаками.

За повнотою охоплення явища:

- повна всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

- часткова відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;

- надлишкова - містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

- разова - використовується лише один раз у специфічній ситуації;

- періодична - застосовується та формується систематично, залежно

від потреб;

- довгострокова - використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

- планово-економічна - містить дані про заплановані обсяги

виробництва, реалізації, ціни тощо;

- фінансова - відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

- обліковані податкового та управлінського облік щодо діяльності організації;

бухгалтерська - охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

- технологічна - розкриває зміст технології здійснення основних та

супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

- довідкова — містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

- адміністративна - відображає дані про права, обов'язки відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

- достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

- недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Комунікацію я уявляю як процес або потік. Проблеми з комунікацією постають, коли на шляху цього потоку виникають перешкоди або відхилення. Перед тим як комунікація відбудеться, необхідно відобразити її мету у формі повідомлення. Повідомлення передається від відправника до одержувача. Повідомлення кодується і передається за допомогою певного каналу до одержувача, який його декодує, ініційоване відправником. Результатом цього процесу є передання інформації від однієї особи до іншої.

Модель процесу комунікації складається із семи елементів:

1)                джерело комунікації;

2)                кодування;

3)                повідомлення;

4)                канал;

5)                декодування;

6)                одержувач;

7)                зворотний зв'язок.

Відправник ініціює повідомлення шляхом кодування думки. На процес кодування впливають чотири чинники: навички, ставлення, знання та соціально-культурна система.

Повідомлення у процесі комунікації залежить від наших навичок написання текстів. У своїй комунікаційній діяльності ми обмежені рівнем власних знань у тій чи іншій темі. Ми не можемо передавати іншим людям те, чого не знаємо, однак наше знання не повинно бути надто великим, бо в цьому разі не існує небезпека, що одержувач не зрозуміє нашого повідомлення. На нашу поведінку впливає не лише наше ставлення, а й наше становище в соціально-культурній системі, в межах якої ми існуємо. Наші переконання та цінності, а також інші складові нашої культури – все це впливає на нас як на джерело комунікації.

Повідомлення є фактичною фізичною продукцією, виробленою джерелом. На характер повідомлення впливає код або група символів, які ми використовуємо для передачі значення інформації.

Канал є засобом за допомогою якого відбувається переміщення повідомлення. Він обирається джерелом, яке визначає, який канал є формальним, а який не формальним. Формальні створюються організаціями і традиційно збігаються із системою влади в організації. Інші форми повідомлені) (особисті або соціальні) передаються неформальними каналами, які існують у цій організації.

Одержувач — це особа, якій адресовано повідомлення. Однак перед тим, як воно буде отримано, символи, що його складають, необхідно трансформувати у форму, зрозумілу для одержувача. Цей процес називається декодуванням повідомлення.

Останнім елементом процесу комунікації є петля зворотного зв'язку, який забезпечує контроль успішності передання наших повідомлень у тій формі, в якій вони були замислені. Він дає змогу виявити, чи було досягнуто розуміння.
1.2 Типи і психологічні аспекти комунікації
Комунікація в управлінні - це обмін інформацією, в результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить їх до співробітників. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть виявитися помилковими, а люди неправильно зрозуміють, чого хоче від них керівник, і можуть погіршитися стосунки між людьми. Ефективність комунікацій часто визначає якість рішень і те як насправді вони будуть реалізовані.

Комунікація являє собою зв'язок між відправником та одержувачем і містить у собі послання. Я не раз помічала, як виразна форма та зміст комунікативних процесів впливають на наші почуття, сприйняття і рішення, приймаючи визнання чи критику, виражаючи пересторогу.

Я хочу відмітити, що між людьми в основному існують два рівні комунікації: площина змісту і площина зв'язків (стосунків).

Площина змісту належить до послання, яке подає відомості про становище речей чи про події. Зміст може бути важливим чи незначним, правильним чи неправильним, актуальним чи неактуальним і мати різне значення для одержувача і відповідника.

Хочу зазначити, що до поняття змісту належить не тільки власне інформація, яка передасться від відправника до одержувача у явній формі, а й метакомунікація.

Поняття «метакомунікація» означає те, що ми читаємо між рядками, і що є істинним змістом комунікації. Такі відомості є часто корисними з погляду їх тіньового змісту.

Наприклад, на пашу пропозицію встановити ділові контакти одержуємо приблизно таку відповіді: ми раді встановити з вами ділові контакти, але наші технічні можливості не дають змога виконати ваше замовлення. Очевидно, партнер або вже має аналогічне замовлення і завантажив свої виробничі потужності, або ж ми помилилися у виборі партнера, в оцінці його виробничих можливостей.

Площина зв'язків (стосунків) між людьми охоплює звертання, сприймання чи відхилення, симпатію чи антипатію, ненависть чи любов. Часто стосунки не декларуються і люди надають перевагу площині змісту, тоді послання має завуальований характер.

Я вважаю, що при проведенні переговорів чи конференцій потрібно намагатися використовувати змістову площину, щоб виключити вплив симпатій і антипатій, оскільки часто голосують не за ту чи іншу пропозицію, а за того, хто її вносить. Результатом допущения помилок в комунікації, оскільки використовуються різні підходи.

Формами комунікації с дигітальна і аналогова комунікація.

Усі відомості, закодовані за допомогою символів, як наприклад, шрифт, цифри — це дигітальні форми комунікації. За їх допомогою можна порівняно точно закодувати послання навіть у найдрібніших деталях.

Дигітальна комунікація мас вільний від емоції характер. Але на мою думку, вона теж має свій недолік - часто призводить до непорозумінь. Помилки можуть виникати при відправленні через неправильне кодування відправником і в одержувача — через неправильну інтерпретацію, а також через неправильний переклад з однієї мови на іншу.

Навпаки, аналогова комунікація має наочний або зворотний характер. До цього виду комунікації належить вся безсловесна комунікація, наприклад, жести, погрози чи доторкування, а також географічна карта, кісточки рахівниці, традиційний циферблат годинника. Ця форма повідомлення, без усякого сумніву, не настільки точна, як дигітальна, однак вона більш зрозуміла і тут менше допускається помилок. Прикладом поєднання аналогової і дигітальної комунікації може служити розмовна мова. Наведення прикладів, креслень або сітьових графіків також являє собою корисне поєднання дигітальної і аналогової комунікації. На мою думку, аналогову комунікацію зручно застосовувати у стосунках між людьми. При цьому можна передати навіть настрій. Наприклад, можна було б провести на аркуші паперу горизонтальну лінію як нульову вісь, що означала б нейтральний настрій. Чим радіснішою і щасливішою почуває себе людина, тим вищою буде позначка над цією віссю, а чим гірший настрій, тим нижче позначка під нульовою віссю.

Механізм сприйняття комунікативних повідомлень я хочу проілюструвати за допомогою так званого «йохарі-вікна» (табл. 1.) названого за іменами Йозефа Люфта і Харрі Інгмана. Це соціально-наукова модель, яка відображає зміни у сприйнятті завдяки комунікації, наприклад, у процесі формування групи (колективу). У цій моделі чотири параметри стосунків між «Я» та іншими (А, В, С, Д)




Таблиця № 1. Параметри стосунків між я і іншими

Мені самому
	відомо	невідомо
відомо	A Громадська думка	B Сліпі плями
Іншим (оточенню) невідомо	C Приватні сфери	D Неусвідомлене

Квадрат А - це сфера вільної діяльності, де поведінка і мотиви відомі як самій мені, так і іншим. До цієї сфери належать майже всі форми ввічливості, одяг, ділова інформація та ін.

Квадрат В - сфера навчання динамічних тренованих груп: я чогось за

собою не помічаю, але інші це помічають.

Квадрат В - визначається як «сліпа пляма» самовідчуття в соціальних контактах, тобто тут та частина поведінки, яка для інших помітна і зрозуміла, а мені самій невідома і тому не підлягає управлінню.

Квадрат С - це сфера поведінки, яка мені відома, але яку я приховую, від інших. У кожної людини є така сфера особистого, тобто невідомих іншим дій, думок і почуттів.

Квадрат D - охоплює процеси і стани, невідомі ні мені, ні іншим. Вони належать до такої сфери, яка називається у психології «неусвідомлене». Ця сфера обговорюється в тренувальних групах тільки побічно.

Сприйняття інформації відбувається у ході комунікативного процесу. Не менш важливе місце у професійних відносинах займає і письмова комунікація.

До письмових видів комунікації належать записки, листи, електронні листи (e-mail) організаційні періодичні видання, дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів. Я вважаю, що письмові види комунікації більш відчутні, легше піддаються перевірці та краще зберігаються, ніж усні. Як правило, і відправник, і одержувач мають запис комунікації: якщо з'являються запитання стосовно змісту повідомлення, воно є фізично доступним для пізнішого аналізу. Ця властивість особливо важлива для комплексних повідомлень чи повідомлень великого обсягу. Із власних спостережень я можу зробити висновок, то написаному слову приділяється більше уваги, ніж усному. Необхідність викласти свою думку в письмовій формі змушує особу докладніше обміркувати зміст інформації, яку вона прагне передати. Отже, письмові комунікації краще обмірковані, логічніші та зрозуміліші.

Звісно, письмові повідомлення мають і певні вади. Подання інформації у письмовій формі, можливо, є точнішим, однак забирає більше часу. Іншою серйозною вадою письмової комунікації є відсутність зворотного зв'язку. Усна комунікація дає змогу одержувачеві швидко висловити все, що він думає стосовно почутого, тим часом як письмова не має «вбудованого» механізму зворотного зв’язку. Надсилаючи записку ви не маєте жодної гарантії того, що ви маєте отримати: а коли й отримають, не має ніякої гарантії, що одержувач витлумачить її тек, як замислив її відправник. Останній момент характерний також і для усної комунікації, однак у цьому випадку можна просто запропонувати одержувачу коротко переказати те, що він почув. Точний переказ забезпечує за допомогою зворотного зв’язку інформацію про те, що одержувач прийняв повідомлення і зрозумів його.
1.3 Подолання комунікаційних перешкод
Сьогодні у процесі міжособистісного спілкування ми використовуємо численні складні електронні прилади: внутрішнє кабельне телебачення, керовані голосом комп'ютери, мобільні телефони, факс-машини, пейджери та електронну пошту. Наприклад, електронна пошта дає: нам змогу практично негайно передавати письмові повідомлення на комп'ютери, з'єднані разом і оснащені відповідним програмним забезпеченням. На сьогодні електронна пошта є одним з найуживаніших засобів комунікації членів організації між собою. Це швидкий, зручний і дешевий засіб, який дає можливість надіслати одночасно те саме повідомлення десяткам різних людей.

Однак я вважаю, що повідомлення електронною поштою не забезпечують конфіденційності, а отже, не повинні використовуватися для обговорення делікатних питань. Використання електронної пошти привело до появи спеціального стовпика та словесних інтонацій. Скорочення на зразок ІМО (in my opinion — на мій погляд) або FWIW (for what it's worth — чого б це не коштувало) застосовуються в електронній пошті для економії зусиль і є зрозумілими як для відправника, так і для одержувача. За допомогою електронної пошти навчилися передавати також емоції. Скажімо, повідомлення, надруковане великими літерами, означає крик, а символ "двокрапка плюс закрита дужка" |:)| означає посмішку або задоволення.

Численні внутрішні та зовнішні бар'єри дають змогу з'ясувати, чому повідомлення, декодоване одержувачем, часто відрізняється від того, що надіслав відправник. Найхарактерніші перешкоди для ефективної комунікації відображено в табл. 2.
Таблиця № 2. Перешкоди на шляху ефективної комунікації

Фільтрування	Свідоме маніпулювання інформацією з метою зробити її приємнішою для одержувача.
Вибіркове сприйняття	Одержання інформації вибірково, коли одержувач бачить і чує лише те, що його цікавить, з урахуванням своїх потреб, мотивацій, досвіду, підготовки та інших особистих характеристик.
Інформаційне перевантаження	Ситуація, коли кількість інформації, яку повинна осмислити людина, перевищує її можливість опрацювання інформації.
Емоції	Повідомлення часто інтерпретується по-різному, залежно від того, який настрій у одержувача на момент комунікації.
Мова	Для різних людей ті самі слова можуть мати різне значення. Одержувачі можуть використовувати інше значення сказаних слів, ніж те, що мав на увазі відправник.
Комунікаційна настороженість	Додаткова занепокоєність, спричинена необхідність спілкуватись з іншою людиною сам на сам.

Фільтрування визначає спосіб, v який відправник маніпулює інформацією так. щоб вона видавалася привабливішою для одержувача. Наприклад, коли менеджер говорить своєму босові лише те, що той. на його погляд, хоче чути, він фільтрує інформацію. Доволі часто це явище спостерігається в організаціях. По мірі того, як інформація надходить до керівників вищих рівнів управління, вона ущільнюється й узагальнюється в такий спосіб, щоб менеджери найвищої ланки не були перевантажені інформацією.

Як описував це явище колишній віце-президент групи "General Motors", фільтрування інформації у процесі її проходження через різні рівні ієрархічної структури "General Motors" не давало змоги вищому керівництву компанії одержувати об'єктивні дані, тому що "спеціалісти нижчого рівня подавали інформацію таким чином, аби дістати відповідь, яка була їм потрібна. Я добре про це знаю, бо й сам так чинив, коли працював на нижчих посадах".

Другою перешкодою у процесі комунікації є вибіркове сприйняття. Під час комунікації одержувачі бачать, чують і взагалі сприймають інформацію вибірково, залежно від своїх потреб, мотивацій, досвіду, підготовки та інших особистих характеристик. Одержувачі також враховують свої інтереси та сподівання під час декодування інформації.

Людина має обмежену здатність опрацьовувати дані. Наприклад, дослідження показують, що більшість із нас працюючи одночасно з понад сімома елементами інформації, відчувають труднощі. Інформаційне перевантаження настає: тоді, коли обсяг інформації перевищує здатність її опрацювання. Керівники часто скаржаться на інформаційне перевантаження. Робота одночасно з електронного поштою, телефонними дзвінками, факсовими повідомленнями, необхідність проводити збори й зустрічі та читати професійну літературу зумовлюють такий наплив даних, який практично неможливо осмислити і засвоїти. Люди одержуючи більше інформації, ніж можуть впорядкувати й використати, схильні її відсіювати, ігнорувати, пропускати або забувати. Зрештою, вони можуть припинити подальше її опрацювання, доки перевантаження не мине. У будь-якому разі, результатом є втрата інформації або зменшення ефективності комунікації.

Коли люди відчувають загрозу, вони схильні реагувати на неї у спосіб, який зменшує їхню здатність досягати взаєморозуміння. Тобто вони займають оборонну позицію — роблять саркастичні зауваження, стають надто поверховими і сумніваються в мотивах інших.

На мою думку, однакові слова для різних людей означають різні речі. Значення міститься не в словах, а в нас самих. Вік освіта і культурне середовище ось три найважливіші змінні, що впливають па мову, яку використовує, людина, та значення, яке вона вкладає в слова.

Працівники організацій, як правило, мають різну підготовку та освіту і тому використовують різні моделі мовлення. Крім того, групування працівників за відділами призводить до створення ними власного жаргону або технічної мови. Крім того, появі мовних проблем сприяє наявність вертикальної ієрархії. Так мова вищого керівництва може здивувати оперативних працівників, не знайомих з управлінським жаргоном.

Хоч ми і користуємося спільною мовою, спілкування цією мовою різними людьми зовсім не однакове. Якби ми знали, яким чином кожен з нас змінює мову, комунікаційні труднощі можна було б звести до мінімуму. Проблема полягає в тому, що члени організації зазвичай не знають, як саме інші люди, з котрими вони взаємодіють, змінюють свою мову. Відправники, скажімо, припускають, що слова й терміни, якими, вони користуються, мають те саме значення для одержувачів. Це припущення, звісно, часто виявляється хибним, що призводить до виникнення комунікаційних труднощів.

Я вважаю, що іншою серйозною проблемою, яка заважає ефективній комунікації, є те, що деяким людям властива комунікаційна настороженість або занепокоєність. Хоча відчуття хвилювання у разі необхідності виступати перед групою знайоме багатьом людям, комунікаційна настороженість становить серйознішу проблему, оскільки впливає на цілу категорію методів комунікації. Люди, для яких характерна ця вада, відчувають надмірне напруження і тривогу під час усної або письмової комунікації чи обох їх разом. Наприклад, люди, що ставляться з настороженістю до усної комунікації, можуть зазнавати серйозних труднощів, коли їм доводиться розмовляти з іншими людьми віч-на-віч або по телефону. Як наслідок, такі люди віддають перевагу спілкуванню за допомогою записок та факсів, навіть коли передати повідомлення в телефонній розмові є не лише швидший, а й прийнятніший засіб. Як показують дослідження, люди, яким властива комунікаційна настороженість щодо усної комунікації, уникають ситуацій, які змушують їх спілкуватися усно з іншими людьми. Тому слід сподіватися на свідомий відбір професій, яких такі люди намагатимуться уникати. Однією з них є професія вчителя, для якої навички усної комунікації — основна вимога. Однак навичок усної комунікації тією чи іншою мірою вимагають практично всі види робіт. Люди, які із серйозною комунікаційною настороженістю ставляться до усного спілкування схильні викривлювати комунікаційні вимоги до своєї роботи, аби тільки звести до мінімуму необхідність спілкування.

Отже, ми повинні усвідомлювати, що в організаціях та певних посадах можуть працювати люди, які жорстко обмежують свою усну комунікацію, обґрунтовуючи це тим, що для ефективного виконання своєї роботи їм нібито не потрібне спілкування з іншими людьми.( №6 с.474-510 )

На мого думку, велике значення мають невербальні знаки. Оскільки дії та рухи часто говорять більше, ніж слова, необхідно уважно стежити за своїми діями, аби переконатися, що вони узгоджуються зі словами, які їх супроводжують, і підтверджують їх. Невербальні повідомлення мають велике значення у процесі спілкування. Враховуючи цей факт, людина, здатна до ефективною комунікації, уважно стежить за невербальними повідомленнями, які вона надсилає, для того щоб вони несли в собі потрібну інформацію.

2.3
Організаційний аналіз комунікаційних процесів ВАТ

«Полтавамаш»
Стан комунікаційних процесів ВАТ «Полтавамаш» не далекий до ідеального. Але все ж потрібно внести певні зміни які зумовлять кращу діяльність організації і приведуть до підвищення продуктивності праці.

На мою думку у даній організації діє такий вид комунікації – між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Це тоді, коли комунікації здійснюються: - від вищих рівнів управління до нижчих. Наприклад начальник інформує підлеглих про поточні завдання;

-         від нижчих рівнів до вищих – це коли інформація про недоліки доходить від робочих до начальства;

-         між окремими працівниками.

Також діє офіційний характер передавання інформації він створений керівництвом організації і неформальний який сформований на засадах міжособистісних стосунках в організації.

Комунікації я уявляю ніби певний потік або процес. І проблеми комунікації постають тоді, коли на шляху цього потоку виникають певні перешкоди. Перед тим як комунікація відбудеться певна особа визначає її мету і звітує у формі повідомлення. Повідомлення передається до одержувача. Дуже важливо щоб комунікації були добра налагоджені, бо траплялись випадки, коли рішення виявлялись помилкові , а працівники не правильно зрозуміли, чого хоче від них керівник і внаслідок цього погіршуються відносини між людьми. А це дуже негативно впливає на виробничий процес.

Також тут застосовують письмові види комунікації до яких належать записки, листи, електронні листи (e-mail) організаційні періодичні видання, дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів. Я вважаю, що письмові види комунікації більш відчутні, легше піддаються перевірці та краще зберігаються, ніж усні. Як правило, і відправник, і одержувач мають запис комунікації: якщо з'являються запитання стосовно змісту повідомлення, воно є фізично доступним для пізнішого аналізу. Із власних спостережень я можу зробити висновок, що написаному слову приділяється більше уваги, ніж усному. Отже, письмові комунікації краще обмірковані, логічніші та зрозуміліші.

Ще дуже важливий фактор подання інформації у нашій організації є мова. Менеджер повинен добирати слова, формулювати думку і намагатися передати так повідомлення щоб замовнику було приємно зрозуміло отримати його. В організації панує думка що повідомлення ефективне лише тоді, коли одержувач не тільки отримав його, а і зрозумів. Багато різних методів можна застосовувати щоб покращувати ефективність роботи організації.

У кожній організації не рідко відбуваються зміни, так і ВАТ «Полтавамаш» також здійснюються зміни, але не завжди керівники готують працівників морально до них, хоча це дуже потрібно. Адже значні переміни можуть негативно відобразитись на стані здоров’я персоналу і це може привести до стресу. Також дуже важливим аспектом до якого потрібно готувати працівників це нововведення, але керівники не завжди вважають за потрібне попереджувати про них.

Також обов’язково потрібно слідкувати за виконанням повноважень персоналу, адже є випадки коли працівник дозволяє собі дещо більше ніж дозволяє йому його посада.

Отже, як ми бачимо є багато важливих моментів за якими потрібно слідкувати і виправляти їх у разі порушення. А найкраще вводити якісь нові, більш ефективні методи, які будуть краще сприймати працівники і їм це облегшить виробничий процес.


3. Заходи щодо розвитку комунікаційного процесу ВАТ

«Полтавамаш»

3.1                            
Основні стратегічні напрямки подальшого розвитку

системи комунікацій ВАТ «Полтавамаш»
У ВАТ «Полтавамаш» діє, як ми уже дізнались, не найкраща система комунікацій і для того щоб її покращити необхідно виправити ті недоліки, які я назвала і за необхідності впровадити певні методи, які допоможуть покращити виробничий процес і завдяки цьому збільшиться продуктивність праці і обсяг виробництва.

Перш за все найважливіше налагодити відносини між персоналом. Бо саме від стосунків працівників залежить те яким буде результат.

Є таке поняття як етика – це сукупність принципів і правил поведінки, що визначає правильність тих чи інших дій. Особливі якості людини впливають на її етичність в залежності від рівня вихованості та оточення цієї людини. Як бачимо це стосується до самої атмосфери в організації, те як ведуть себе працівники на робочому місці.

Рівень етичності поведінки управління персоналом залежить також від змісту та сили організаційної культури. Організаційна культура формує рівень етичності на основі прийнятої в організації системи цінностей та правил поведінки. У нашій організації слабка організаційна культура і тому потрібно цей недолік виправляти. Перш за все у цьому винен керівник. Потрібно щоб підлеглі працювали дисципліновано і виконували накази начальника старанно і відповідально. Поведінка працівників формується на основі використання посадових інструкцій та морально-етичних кодексів організації. Найкраще впливає на рівень етичності – саме поведінка керівника. Розрізняють два рівня подолання бар’єрів ефективних комунікацій : індивідуальний та організаційний.

Найважливішими індивідуальними навиками вдосконалення комунікацій є розвиток уміння спухати. Бути добрим слухачем означає, що особа повинна підготуватися слухати, не перебивати того, хто говорить, сконцентруватися як на словах, так і на їхньому значенні, бути терплячою і давати доречні запитання. Вміння слухати таке важливе, що компанії Delta, IBM, Unisys розробили спеціальні програми навчання для своїх менеджерів, щоб вони стали добрими слухачами.

Підвищення ефективності комунікацій як для відправника так і для одержувача сприяють три організаційні навики - домагання мети, регулювання інформаційних потоків та розуміння цінності різних засобів комунікацій.

Домагання мети передбачає перевірку того, чи повідомлення одержали та зрозуміли. Після відправки звіту колезі менеджер може зателефонувати через кілька днів, щоб упевнитися, що звіт отримано, або ж з'ясувати незрозумілі моменти.

Регулювання інформаційних потоків означає, що відправник або одержувач уживає заходів до того, щоб упевнитися, чи немає перевантаження інформацією. Для відправника попередження незмірних потоків може означати не передавати одночасно надмірний обсяг інформації через систему. Для одержувача це може означати привертання уваги до факту, що його змушують виконувати одночасно дуже багато завдань. Багато менеджерів обмежують приймання інформації, періодично селекціонуючи журнали і звіти, які вини отримують, або навчаючи секретаря відбирати телефонні дзвінки та відвідувачів.

Обидві сторони повинні розуміти цінність різних засобів комунікацій. Наприклад, коли менеджер готується звільнити підлеглого, про це потрібно повідомити персонально. Особистий контакт дасть змогу менеджерові пояснити ситуацію і відповісти на запитання. Коли метою повідомлення є підвищення платні, то адекватними можуть бути письмові комунікації, а згодом менеджер може доповнити письмове повідомлення особистим привітанням.

Керування комунікаціями в організаціях набуває різних інноваційних форм. Зокрема менеджери у Interim Services, компанії, яка має головне управління у Флориді, переконані що вони повинні знати всіх своїх працівників. Щоб сприяти цьому процесу усім новим працівникам видають так званий “паспорт”, з яким ті відвідують усі відділи фірми протягом першого місяця роботи. Кожен менеджер після знайомства робить відмітку в паспорті. Після завершення цього процесу працівники повертають свої паспорти і переходять до наступної програми орієнтації - серії семінарів. Звичайно у нашій країні таке практично не можливо, але знайомство із своїми підлеглими не завадило б. Розумію, що всіх по імені не запам’ятаєш, але саме придання уваги до цього дасть позитив ний результат.

Є електронні засоби комунікацій що суттєво впливають на комунікації в організаціях. До інформаційних систем належать: операційно-виконавча система, базово-інформаційна система менеджменту, адміністративно-інформаційна система, інтернет та експертна система. Кожна забезпечує певним типом інформації та є важливою для конкретних категорій менеджерів.

В організаціях також можуть діяти неформальні комунікації. Їх різновид – систем непідтверджених неофіційних даних і чуток. Менеджмент “нишпорки” теж дуже популярний. Як бачимо є багато різновидів комунікацій і вони певною мірою ефективно діють.

Також можна впровадити так званий інноваційний кластерний механізм який характеризується як індустріальний комплекс на базі концентрації мереж виробників, постачальників і споживачів, пов'язаних інноваційним технологічним ланцюжком, який розвиває наявний інноваційний потенціал підприємства.

Ще одним важливим моментом ефективності роботи організації є правильний розподіл часу керівника. Аспекти правильного розподілу часу полягають у спроможності менеджера визначити пріоритети в роботі працювати продуктивно і делегувати повноваженнями інших.

У кожній організації відбуваються зміни у цьому випадку необхідно раніше попереджати підлеглих щоб вони були готові до перемін. У ВАТ «Полтавамаш» також зіткнулись із такою проблемою, коли оновлювалось устаткування, техніка. Попереджаючи працівників, ви допомагаєте їм уникнути стресову ситуацію, адже не кожен сприймає зміни як належно.

Якщо вище названі методи будуть виконуватись, то системи комунікацій буду діяти краще і це покращить розвиток організації. І найголовніше керівники повинні прислухатись до потреб своїх підлеглих і намагатись їх виконувати.
3.2       
Заходи щодо подальшого розвитку організаційних

комунікацій
На мою думку найсуттєвішим стратегічним напрямком розвитку комунікаційного процесу в ВАТ «Полтавамаш» є інноваційний кластерний механізм. Суть полягає в об'єднанні конкурентних потенціалів підприємств в інноваційний кластер що дозволить підприємствам поглиблювати спеціалізацію виробництва та забезпечувати економію внутрішніх витрат, використовуючи зовнішні коопераційні постачання з боку інших підприємств, які входять до тієї ж мережі, відмовляючись від власного, більшого кошту внутрішньо фірмового виробництва.

Інноваційний кластер, який є специфічною формою організації взаємодії підприємств, характеризується такими особливостями:

1) специфічна система цінностей;

2) нетривіальна система організаційно-керівних відносин;

3) комплекс переваг, що робить інноваційно-кластерний механізм взаємодії у багатьох випадках більш привабливим, ніж інші організаційно-правові форми управління інноваційним потенціалом.

Потреба у прискореному створенні в Україні інноваційних кластерних систем зумовлюється, передусім, особливістю сучасного механізму формування конкурентоспроможності підприємств на вітчизняному та міжнародному ринках. Він базується переважно на генерації і нарощуванні інноваційного потенціалу, який, у свою чергу, створює основу для розвитку сукупності науково-технологічних, виробничих і маркетингових ланцюгів зі створення нових продуктів і технологічних процесів із визначеними параметрами.

Різноманіття економічних, науково-технологічних, географічних та інших чинників зумовлює відсутність єдиної універсальної моделі формування інноваційних кластерних систем і їхньої конкретної форми. Його розміри, організаційна структура і система управління повинні визначатися наявною ресурсною базою і координуватися спеціальною інноваційною групою. Разом з цім можна визначити певні закономірності щодо організаційно-фуикціональної структури кластеру. Рекомендована структура управління представлена па мал. № 5.

Формування інноваційних кластерів в Україні доцільно здійснювати на регіональній основі, тобто у регіонах, де наявна велика географічна концентрація взаємопов'язаних галузей і виробництв. Це сприятиме управлінню розвитком наявного інноваційного потенціалу кластера. Інший шлях створення інноваційних кластерних систем пов'язаний із наданням основним економічним регіонам, містам або агломератам статусу особливих економічних зон із пільговим оподаткуванням іноземних інвестицій, спрямованих на розвиток державних промислових інноваційних кластерів.

Формування ринкових відносин в інноваційній сфері передбачає існування різних організаційних форм, які відрізняються масштабами інноваційної діяльності і її змістом, проте найбільш ефективним для управління розвитком інноваційного потенціалу підприємств є створення нової організаційно-правової форми управління розвитком інноваційного потенціалу що стане основою конкурентоспроможності підприємств.

Дослідивши існуючі організаційно-правові форми управління інноваційним потенціалом підприємств, необхідно визначити що, впровадження кластерної моделі системи управління інноваційним підприємством дає можливість:

- формувати гнучкі цілі та стратегії розвитку підприємств на основі економі ко-статистичного моделювання;

- виявляти конкурентоспроможні підприємства за характером інновацій;

- налагоджувати якісні комунікації між учасниками інноваційного процесу;

- приймати стратегічні рішення щодо подальшої реструктуризації підприємства, залучення інвестицій, диверсифікації продукції;

- прогнозувати та оцінювати ефективність інноваційної діяльності підприємства.

Перевага такої моделі управління надасть можливості:

- більш прискореного зниження витрат, генерування і впровадження нововведень;

- розподілу ризику між учасниками кластерної системи підприємств.

На противагу формам взаємодії, заснованих на разових контрактах, інноваційна кластерна система володіє безсумнівними перевагами, особливо в галузях, пов'язаних із формуванням нових знань, НДДКР та ноу-хау. Об'єднання ресурсів та інноваційних потенціалів, довгострокова взаємодія і співробітництво підприємств, які постійно відновлюються, розвиток їх взаємної довіри. Набагато швидше і з більшою ймовірністю призводить до сумісної генерації нововведень, причому вартість відкриття останніх обходиться дешевше, а швидкість їх генерації підвищується.

Інноваційна кластерна система взаємодії має безсумнівні переваги порівняно з вертикально інтегрованими структурами і щодо розподілу ризику між учасниками взаємодії. Великі підприємства як свідчать дослідження, використовують сурядні відносини як засіб що дозволяє перекладати більшу частину ризику на плечі малих залежних від них субпідрядників підприємств.

Використовуючи коефіцієнт К, що показує, яку частину ризику у взаємодії партнерів несе головне підприємство, можна стверджувати, що за форми взаємовідносин К=0 – це означає одноразову закупівлю товарів. В інноваційних кластерах система дотримується співвідношення 0<К<1 тобто інноваційний відділ підприємств приймає на себе значну частину інноваційного розвитку.

Отже, за умов використання кластерної моделі у промисловому комплексі держава може стати ефективним менеджером з акумуляції ресурсів для підвищення ліквідності активів, які перебувають у сфері її управління. Я обрала саме напрямок по інноваційному розвитку організації, бо на мою думку підвищення продуктивності праці відбудеться тільки після того, коли буде впроваджений сучасний метод управління організацією. І я вважаю що цей метод саме кластерний. ( № 13. №10 (88) 2008 р. с. 217-226).
3.3 Удосконалення між особистих комунікацій в організації
У пункті 3.1. я розглянула декілька заходів і методів за допомогою яких можна покращити комунікаційний процес ВАТ «Полтавамаш».

Для того щоб подолати перешкоди які ускладнюють комунікацію можна використовувати такі методи:

Зворотній зв'язок. Чимало комунікаційних проблем пов’язані з неправильним розумінням або неточністю повідомлень. Ці проблеми виникають з меншою імовірністю якщо в процесі комунікацій менеджер використовує петлю зворотного зв’язку. Якщо менеджер запитує одержувача інформації: ”Ви зрозуміли що я сказав?” – відповідь являтиме собою зворотній зв’язок. Такий зв’язок може моє становити розширену відповідь на запитання, а не “так” чи “ні”.ще краще коли менеджер запропонує одержувачеві переказати повідомлення своїми словами. Зворотнім зв’язком також називають деякі тонші методи, які передбачають критичний аналіз та осмислення основної думки повідомлення. Так, наприклад, загальний коментар дає змогу менеджерові зорієнтуватися в реакції одержувача на повідомлення. Крім того, важливими формами зворотного зв’язку є оцінка роботи підлеглих з боку керівництва, коригування заробітної плати і службове просування. Звісно, зворотний зв'язок не обов’язково має передаватися за допомогою слів. Дії та рухи часто говорять більше, ніж слова. Так, керівник відділу збуту, котрий розсилає своїм підлеглим директиву, в якій коментує звіт про обсяги продажу в поточному місяці, що його потрібно буде подавати всім працівникам, тим самим забезпечує зворотний зв'язок на випадок, якщо деякі з них не встигнуть подати звіт своєчасно. Так само, якщо ви виступаєте перед групою людей, то по їхніх очах та інших невербальних ознаках можна зрозуміти, наскільки вони сприйняли надіслане вам повідомлення.

Проста мова. Оскільки мова може становити перешкоду, менеджерам необхідно добирати слова й формувати свої повідомлення таким чином, щоб зробити ці повідомлення чіткими і зрозумілими для одержувача. Менеджер повинен враховувати особливості аудиторії, на яку спрямоване його повідомлення, так щоб мова, якою воно буде передане, відображала особливості сприйняття одержувачів. Комунікація може бути ефективною лише в тому разі, якщо одержувач не тільки отримав повідомлення, а і зрозумів. Жаргон може полегшувати розуміння лише тоді, коли він використовується в межах групи, де знають, що означає те чи інше слово; водночас цей-таки жаргон може спричинити численні проблеми у разі, якщо його використовують за межами заданої групи.

Активне слухання. Доки наш співрозмовник говорить ми слухаємо. Проте дуже часто “слухаємо” не означає “чуємо”. Слово “чути” означає активний пошук суті сказаного, тимчасом як “слухати” має пасивний характер. Коли одна людина “чує” іншу, обидві вони (і відправник і одержувач) мислять. Слухаючи не намагайтесь підготувати відповідь.

Покращувати комунікації шляхом впровадження сучасної техніки і технологій. На це підуть певні затрати (приблизно 100 тис. грн.), але коли будуть встановлені комп’ютеризовані устаткування виробничий процес піде на повну потужність і обсяг виробництва збільшиться на 10%. Персоналу буде легше працювати, покращаться умови для їх діяльності. Також можна встановити внутрішнє кабельне телебачення, керовані голосом комп’ютери, мобільні телефони, факс-машини, пейджери, електронна пошта та інше. Наприклад електронна пошта є одним із найуживаніших засобів комунікації членів організації між собою. Однак такі повідомлення не забезпечують конфіденційності, а отже, не повинні використовуватись для обговорення делікатних питань. Застосовують електронні пошти для економії зусиль як для одержувача так і для відправника. Отже, виконавши ці рекомендації організація буде працювати ефективніше, і збільшиться обсяг виробництва. Це дасть стимул ВАТ і в подальшому розширюватись і бути достойним конкурентом для інших підприємств.




Висновок
У курсовій роботі в першому розділі я розглянула сутність та значення процесу комунікацій назвала їх види охарактеризувала процес комунікацій за видами, дізналась про місце комунікацій у процесі менеджменту. Перерахувала типи і психологічні аспекти комунікацій і назвала методи які допоможуть подолати комунікаційні перешкоди.

У другому розділі зробила загальну характеристику відкритого акціонерного товариства «Полтавський машинобудівний завод».Дізналась про предмет діяльності ВАТ, розмір статутного фонду, трудовий колектив, споживачів, постачальників та інше. У табличній формі коротко показала основні результати діяльності, обрахувала продуктивність праці і зробила певні висновки обсягу виробництва ВАТ по роках. Також дізналась про основні витрати організації. І запропонувала трішки замінену схему управління ВАТ «Полтавамаш». У третьому підрозділі проаналізувала стан комунікацій ВАТ «Полтавамаш» і виявила їх недоліки.

Третій розділ присвячений заходам щодо розвитку комунікаційного процесу організації. Обґрунтувала основні стратегічні напрямки подальшого розвитку комунікаційної системи. Вибрала найсуттєвіший напрямок – інноваційний кластерний механізм. На мою думку за допомогою нього ВАТ підвищить обсяг виробництва. У останньому підрозділі обрала один метод який я запропонувала у пункті 2.3. У наслідок змін, які були запропоновані ВАТ «Полтавамаш» буде краще функціонувати і підвищиться продуктивність праці, обсяг реалізованої продукції, робіт, послуг. Але для цього потрібно витратити не малу суму коштів, та у майбутньому ці затрати окупляться.




Таблиця № 5. Заходи щодо розвитку комунікаційної системи у ВАТ «Полтавамаш»

Заходи	Очікувані зміни	Очікувані результати	Затрати на впровадження заходу	Ефект від впровадження заходу
Впровадження сучасних технологій	Підвищення конкурентноздатності збільшиться прибутковість на 10%	Приріст прибутку на 200 тис. грн.	Затрати на закупівлю нового обладнання 100 тис. грн..	100 тис. грн..

З даних таблиці ми бачимо що здійснивши запропоновані заходи прибуток збільшиться на 100 тисяч гривень.

Отже, нові впровадження є ефективним і приносить збільшення бюджету організації.




Використана література

1.                 Бодді Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента: Пер. с англ. СПб.: Изд. «ПИТЕР», 1999.- 816 с.

2.                 Гріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: підручник. Львів: Бак, 2001.-624 с.

3.                 Гришина Н. Психология конфликта. СПб.: Питер,2002 – 464 с.

4.                 Друкер, Питер Ф., Задачи менеджмента в XXI веке.: Пер. с англ.: Учеб. Пос.- М.: Издатєльский дом «ВИЛЬЯМС», 2001. – 272 с.

5.                 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: «ДЕЛО»,2002.- 702 с.

6.                 Менеджмент: Підручник. –К.: Знання, 2004. – 274-326 с.

7.                 Нємцов В.Д., Довгань Л.Є.,Сініок Г.Ф. Менеджмент організації: Навч. посібник – К.: ТОВ «УВПК» ЕксОб», 2001. 283-307 с.

8.                 Осовська Г.В., Осовський О.А. Основи менеджменту: Підручник. Видання 3-є. перероблене і доповнення.-К.: «Кондор», 2006. – 521-549 с.

9.                 Робинс С., Коултер М. Менеджмент. Пер. с англ.-М.: Издательский дом «ВИЛЬЯМС», - 880 с.

10.             Робінс, Стефан П., Де Ченцо, Девід А. Основи менеджменту / Пер. з англ. А. Олійник та ін. - К.: Видавництво Соломії Павличко «Основи», 2002.-671 с.

11.             Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник. –К.: Вища школа., 1995.- !44, 158 с.

12.             Журнал «Актуальні проблеми економіки» видавництво» № 1-12. 2008.