ВСТУП

Тема курсової роботи з дисципліни «Діловий етикет» - «Ділові засідання».

Якщо три або більше осіб обговорюють питання бізнесу, вони проводять ділове засідання. Статистика свідчить, що середній працівник кожного тижня проводить чотири години на різного роду засіданнях. Виконавець середнього рівня проводить на засіданнях приблизно 35 відсотків тижневого робочого часу, а виконавець вищого рівня - більше 50 відсотків.

Як правило, ділові засідання необхідні при веденні бізнесу, і якщо вони відповідно (правильно) підготовлені, то можуть бути ефективними та результативними. Висока ділова культура вимагає ретельної підготовки засідань організаторами, щоб у такий спосіб продемонструвати ввічливе ставлення до колег та ділових партнерів, а також повагу до їх часу. Будучи головуючим або ж учасником засідання, ви можете зробити конкретний внесок при його плануванні та підготовці, під час проведення, а також після закінчення, з тим, щоб увесь захід був більш ефективним та результативним.

Мета курсової роботи – ознайомитися з формою і метою проведення ділового засідання, зосередитися на помилках, які виникають під час проведення останнього.


1.
ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ЗАСІДАННЯ

засідання планування регламент головуючий

Ділові засідання можуть бути формальними, тобто такими, які проводяться на регулярній основі з конкретними цілями та порядком денним (щомісячні/щоквартальні збори співробітників), або ж неформальними, які проводяться при виникненні певної конкретної проблеми чи у відповідній ситуації, що вимагає обговорення. (Хтось із колег раптово зайшов до вашого кабінету/індивідуального робочого місця, щоб обговорити якесь питання, або ж спонтанна розмова співробітників переросла у дискусію щодо конкретних справ фірми.)

Формальні чи неформальні, ділові засідання у будь-якому разі будуть більш ефективними, якщо проходитимуть відповідно до певних правил та встановленої процедури проведення подібних заходів та з урахуванням норм етикету.

Відомо, що деякі засідання бувають затягнутими, з погано визначеними або зовсім не визначеними цілями, недбало підготовленими. Виявом непрофесіоналізму та поганих манер є відсутність чіткого визначення учасників засідання, його цілей і порядку денного. Ретельна підготовка допомагає уникнути проведення поганого, неефективного заходу.

Неформальні засідання насамперед мають властивість ставати непотрібною тратою часу. Без глибинної підготовки, вони часто не мають чітко визначеної цілі; учасники не готові викласти інформацію чи взяти участь у дискусії; рідко встановлюються часові рамки проведення заходу, що також зменшує його ефективність.

Згідно з дослідженнями ЗМ Meeting Management Institute, які проводилися у Вартонській школі бізнесу Пенсильвансько-го університету (США) та в Університеті Міннесоти (США), є сім етапів, яких необхідно дотримуватися при плануванні та підготовці формального/неформального ділового засідання:

1. Визначення цілей - з урахуванням можливості їх досягнення у відведений для засідання час.

2. Відбір/підбір учасників - відбувається, виходячи з необхідності досягнути визначених цілей.

3. Підготовка місця проведення - з урахуванням можливості проведення дискусії (забезпечення необхідного обладнання).

4. Підготовка порядку денного - у логічній послідовності, із зазначенням імен та часу, відведеного для представлення та обговорення кожного конкретного питання.

5. Визначення основних правил проведення заходу - для затвердження та дотримання учасниками стандартів поведінки.

6. Запрошення учасників - надання їм можливості підготуватися до засідання.

7. Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у заході. У такий спосіб вони будуть проінформовані про те, що відбулося на засіданні.

1.1 Визначення цілей засідання

Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання - визначити, чи є необхідним цей захід (чи потрібно його взагалі проводити). Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим, воно не може бути результатом давньої звички ("Ми завжди збираємося по понеділках") або існуючого своєрідного ритуалу ("Нас збирає шеф"). Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засідання має бути останньою із прийнятних можливостей це зробити.

Чітке розуміння цілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вам з'ясувати, чи такий захід необхідний. Який результат ми бажаємо отримати на закінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?

Навіть неформальне засідання повинне мати ціль. Грубістю є марно витрачати час колег, якщо немає причини збиратися. Щоб уникнути подібної ситуації (зібралися невідомо для чого), ви можете, наприклад, постійно мати під рукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити з конкретним співробітником, - ви зможете освіжити інформацію перед тим, як зустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді мати можливість вирішити необхідні питання.

Щоб визначити, чи справді необхідно проводити формальні збори, головуючий (організатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату без проведення засідання. Час, який буде витрачено, та вартість заходу мають обов'язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можуть проводитися тому, що всі звикли до них.

Чи може бути більш ефективним, ніж проведення засідання, простий телефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі; вивішена об'ява; зустріч з колегою - конкретним виконавцем? Чи можна взагалі прийняти рішення самостійно та, виходячи з нього, продовжувати роботу? (Не будемо забувати, що засідання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняття необхідних рішень.)

Приймаючи рішення про проведення ділового засідання переконайтеся, що визначені для нього цілі - реальні і їх можна досягнути за час, відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідь з'ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можуть бути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі для конкретних зборів. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться на розгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі, тому намагайтеся завершувати їх за годину.


1.2 Підбір учасників

На ділових засіданнях "більше" далеко не завжди означає "краще, ефективніше". Очевидно, що чим більше людей бере участь у засіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більше часу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачається часу, тим більша вартість заходу в цілому.

Це правило діє як під час формальних, так і неформальних засідань. Саме визначення "неформальне засідання" викликає асоціації з відсутністю встановленого офіційного порядку денного, можливо - відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до безкінечних, нічим і ніяк не обмежених розмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, у результаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання, обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми, але внаслідок поганої організації (у цьому випадку - через відсутність ретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході.

Формальне ділове засідання, метою якого є лише ознайомлення з інформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщо формальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників має надзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тим пропорційно більше часу буде витрачено на дискусію.

Спеціалісти ЗМ Meeting Management Institute визначають оптимальне число учасників для кожного типу ділових засідань:

Засідання, метою яких є

вирішення проблем(и) До 5 осіб

Засідання, метою яких є

визначення проблем (и) До 10 осіб

Засідання-огляд

чи презентація До 30 осіб

Мотивуючі засідання Чим більше, тим краще

Існуючі значні особливості засідань інформативного характеру і засідань, метою яких є вирішення проблем(и), - у головуванні цих засідань, у характері питань, які є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях - безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того, як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже - визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати відповідне, адекватне число учасників.

Число учасників ділових засідань, метою яких є прийняття рішення, найкраще обмежити до п'яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху - прийняття рішення - необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутні будуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого роду приділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішного проведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільне вираження думок.

У тому випадку, коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можуть бути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або ж взагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, коли засідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми на ньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням у подібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуванням робочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розгляді тих питань, які безпосередньо їх стосуються.

Часто співробітники вважають, що вони повинні бути присутні на конкретному засіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов'язана з проблемами, винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною подібного рішення може бути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов'язані з їх прямою діяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються, виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу в організації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні мають бути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішення конкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядку денного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому.

1.3 Підготовка місця проведення

При підготовці ділового засідання, як правило, дуже мало уваги приділяється місцю його проведення. Так само мало хто усвідомлює, наскільки важливим фактором успішного проведення засідання є саме місце, де воно відбувається.

1.3.1 Вибір приміщення

Атмосферу засідання частково визначає саме приміщення, де проходить захід. Те саме рішення буде сприйматися по-різному, якщо воно буде прийняте не у залі засідань фірми, а в її кафетерії. Необхідно, щоб мета зборів визначала місце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питання краще підійде кабінет когось із співробітників, ніж кімната відпочинку.

Звичайно, не завжди ви можете вибирати, де саме проводити засідання. У тих випадках, коли у вас є така можливість, виходьте із критеріїв, яким має відповідати вибране приміщення. Для цього дайте відповіді на такі запитання:

1. Чи вибрана кімната достатньо велика для того, щоб вмістити всіх учасників та необхідне обладнання?

2. Чи є у вибраному приміщенні адекватне освітлення та вентиляція?

3. Чи ця кімната ізольована від зовнішніх втручань, інших заходів, що можуть проходити одночасно із засіданням?

4. Чи наявні у приміщенні меблі достатньо функціональні та комфортні для засідання визначеної тривалості?

5. Чи необхідно оплачувати оренду приміщення і чи прийнятна сума оплати?

6. Чи вибране приміщення буде вільним у потрібний вам час?

Якщо вибране приміщення буде замалим, дуже ймовірно, що присутні на зборах відчують обмеженість розміру, об'єму приміщення (у них з'явиться відчуття клаустрофобії) і вони захочуть швидше піти з нього, а отже, швидше закінчити засідання. Ви можете компенсувати невідповідність розміру приміщення тим, що зробите засідання якомога коротшим і проведете його якомога швидше (хочеться вам цього чи ні, входить це у ваші плани чи ні) або ж заплануєте частіші перерви.

Якщо приміщення завелике, присутні можуть розміститися дуже далеко один від одного та від головуючого, що у свою чергу утруднить проведення адекватної дискусії з участю всіх присутніх. Вирішити подібну проблему можна, виділивши для засідання лише певну частину приміщення, розміри якої будуть адекватними числу учасників.

Якщо приміщення погано освітлене або недостатньо вентильоване, активність присутніх швидко спаде і тим самим знизиться їх здатність ефективно працювати. Щоб уникнути подібної ситуації, необхідно забезпечити яскраве освітлення приміщення, а також підтримку в ньому температури, нижчої, ніж звичайно встановлена (особливо важливим цей фактор є при проведенні засідання з великим числом учасників).

Меблі у кімнаті для засідань не повинні бути занадто комфортними тому, що можуть налаштувати учасників не на робочий настрій, а на відпочинок. Водночас, якщо меблі не зручні, цедратує людей, а отже, відволікає їх від обговорюваних питань.

Однією з найбільших проблем при проведенні засідань є їх небажані, незаплановані переривання (хтось зазирає чи заходить до приміщення, можливо, ставить запитання і т. ін.). Кожен раз, коли за певних причин засідання переривається, виступаючі у той момент учасники повинні повертатися до сказаного раніше, щоб, нагадавши попередню інформацію, мати змогу продовжувати викладати свої міркування. Очевидно, що всі при цьому втрачають час. Щоб уникнути втручання осіб, які випадково заходять до приміщення, де проводиться засідання, повісьте на дверях відповідну нотатку, наприклад: "Проходить засідання". Можна просто зачинити двері на ключ. У тому випадку, коли засідання відбувається у кабінеті когось із співробітників, необхідно заздалегідь подумати про переведення всіх дзвінків на наявні у цьому приміщенні телефони на іншу лінію.

Дуже відволікають присутніх на засіданні постійні входи-виходи деяких учасників. Подібне ходіння ще гірше впливає на роботу засідання, ніж одиночний вихід особи, яка за певних причин має піти з заходу. (Абсолютно прийнятно, збираючись на засідання, що буде відбуватися в іншому приміщенні, залишити своєму секретарю/помічнику/колезі номер телефону, за яким вас можна розшукати у разі термінової необхідності.)

Уникайте переривання засідання різними засобами зв'язку - біперами, мобільними телефонами. Вони мають бути вимкнуті протягом усього заходу.

Один із бізнесменів, говорячи про ділові засідання, любить згадувати, як під час одного з них задзвонив мобільний телефон виступаючого і всі присутні були змушені чекати, поки він переговорить з особою, яка дзвонила, а потім продовжуватиме свій виступ.


1.3.2 Підготовка приміщення

Після визначення місця проведення засідання приміщення необхідно відповідним чином підготувати. Залежно від того, якого типу ділове засідання ви плануєте проводити, необхідно буде:

- Перевірити, чи вибране приміщення має достатню кількість столів та стільців, які розставлені відповідно до мети та типу заходу (рис. 1).

- Забезпечити наявність паперу, ручок та олівців для ведення присутніми за необхідності записів.

- У разі, коли учасники засідання не знайомі один з одним або малознайомі, поставити на столі/столах, перед відповідними стільцями, картки з іменами присутніх.

- Забезпечити наявність необхідних технічних засобів, а також перевірити їх справність.

- Потурбуватися про наявність прохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для учасників. За необхідності забезпечити проживання та харчування учасників, які приїхали на засідання з інших міст, регіонів.

Перелічені пункти треба опрацювати за певний час до засідання з тим, щоб уникнути марної трати часу під час самого заходу. Названі кроки також є, за умови певної модифікації та спрощення, необхідними при підготовці неформального засідання.

1.4 Підготовка порядку денного/регламенту

Навіщо при підготовці ділового засідання думати про порядок денний? Це необхідно робити тому, що порядок денний є своєрідною картою. Ми просуваємося, йдемо далі, коли ми маємо визначений напрямок руху і знаємо, куди ми рухаємося. Порядок денний засідання каже його учасникам: " Ось наша мета, цілі, до яких ми прямуємо, і ось - яким чином ми досягнемо визначених цілей". Наявність у кожного присутнього копії регламенту допомагає стежити за ходом дій, а також не дає можливості повести засідання іншим шляхом, відволіктися від поставлених цілей.

Порядок денний має бути достатньо детальним. Рідко, або ж ніколи, учасники засідань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний, конкретний порядок денний є безумовним свідченням того, що організатори цінують час кожного з учасників і саме для його збереження та ефективного використання підготували дієвий, ефективний розклад роботи.

При проведенні неформальних зборів регламент може становити перелік питань чи проблем, які ви плануєте розглянути та вирішити. Складання порядку денного заздалегідь допоможе вам визначити, скільки часу слід відвести на проведення заходу і коли його краще проводити.

1.4.1 Попередня підготовка порядку денного

Перед визначенням порядку денного для формального засідання з'ясуйте у кожного члена оргкомітету, які саме питання він планує винести на розгляд. У такий спосіб буде гарантовано, що засідання, його розпорядок готуватиметься за участю всіх членів оргкомітету та з урахуванням їх побажань і рекомендацій. Такий крок також може допомогти вам виявити, які непередбачені питання готуються для розгляду на найближчому засіданні.

Подібне опитування особливо допоможе, якщо засідання проводяться на регулярній основі і його учасники можуть спеціально чекати чергового заходу, щоб запропонувати на розгляд певне питання.

Перед укладанням порядку денного засідання задайте членам оргкомітету та особам, участь яких планується, такі питання:

1. Які матеріали/інформацію ви бажаєте представити на засіданні?

2. Скільки часу ви потребуєте для викладення вашого матеріалу, для представлення вашої теми?

3. Які проблеми ви бажаєте обговорити?

Залежно від отриманих відповідей ви можете прийняти рішення про недоцільність проведення засідання взагалі або про скорочення часу його проведення від години до 20 хвилин. Можливо також, що ви вирішите замість проведення загального заходу зустрітися з кожним співробітником окремо або ж приймете рішення про проведення замість одного великого засідання два коротших, що у конкретному випадку буде більш ефективним засобом досягнення поставлених цілей.

Якщо хтось із бажаючих виступити на засіданні просить для цього 10 хвилин, надайте такий час - не менше і, звичайно, не більше, адже людина сама встановлює часові рамки. Якщо ж ця особа визначила час неточно, "на око" і під час її виступу з'ясувалося, що потрібен додатковий час, не варто задовольняти її прохання і надавати додаткові хвилини. Практика свідчить, що у такий спосіб співробітник не навчиться бути більш акуратним при визначенні часу і надалі. Не треба вирішувати його проблему (недостача часу) за рахунок інших учасників, забираючи у них запланований час і тим самим роблячи проблему загальною.

1.4.2 Визначення тривалості засідання

Коли ви знаєте, які питання розглядатимуться під час засідання, ви можете визначити, скільки часу необхідно відвести для проведення заходу. Яким чином це можна зробити?

У тому випадку, коли засідання проводиться у формі виступу (без дискусії), працює правило 75 відсотків. Воно означає, що для виступу або презентації відводиться 75 відсотків часу, запланованого для засідання. Так, при одногодинному засіданні слід планувати 45 хвилин на виступ. При цьому враховуйте можливість деякого збільшення відведеного часу у зв'язку з тим, що швидкість виступу може бути нижча від звичайної середньої, а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слід також зарезервувати час).

Якщо засідання передбачає проведення дискусії, на виступ (и) відводьте не більше 50 відсотків загального часу, інколи, при складності обговорюваних проблем, на виступ доцільно відвести іще менше часу - не більше 20 відсотків загального часу. Дискусії, як правило, забирають багато часу, про це слід пам'ятати, готуючи засідання-обговорення. Не варто планувати більше, ніж можна реально "вмістити" у відведений час.

Не варто визначати тривалість ділового засідання за формулою "триватиме так довго, як буде необхідно" (такий підхід можливий при обговоренні умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалість засідання, у них, навіть несвідомо, виникатимуть думки: " Коли це все закінчиться? Мені обов'язково треба зробити цей дзвінок до четвертої" або "Чи встигну я закінчити сьогодні документ?" Так чи інакше увага присутніх не буде повністю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засіданні.

Навіть при проведенні неформального засідання доцільно зразу ж встановити його часові рамки. Без цього розмови можуть тривати безкінечно, забираючи необхідний вам час. Ви можете сказати: "Давайте відведемо 15 хвилин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньої перерви".

2.4 Найпоширеніші помилки у поведінці головуючого

- Відсутність контролю над ходом засідання, проведенням дискусії та окремими ("важкими") учасниками.

- Початок та завершення засідання невчасно.

- Непредставления себе або присутніх (учасників).

- Незаохочення молодших за віком, посадою або часом роботи у компанії до участі у роботі засідання.

- Невстановлення перерв, невизначення їх тривалості.

- Недотримання встановленного порядку денного.


3.
ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ
Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функції як у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення. Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі інші присутні.

3.1 Роль (функції) учасника ділового засідання

3.1.1 Перед засіданням

- Внести дату та день засідання у свій робочий розклад.

- Підтвердити свою присутність на заході.

- З'ясувати роль, яку відведено вам на засіданні.

- Визначити, яку допомогу головуючий та інші організатори заходу очікують від вас.

- Запропонувати кандидатури можливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питань порядку денного.

- Знати цілі та завдання засідання.

- Знати місце та час проведення заходу.

- За необхідності заздалегідь провести всю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися до обговорення і т. ін.).

3.1.2 Під час засідання

- Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняття рішення і т. ін.).

- Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприймати інформацію, що надається.

- Дотримуватися порядку денного та суті обговорення.

- Мінімізувати або зовсім уникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.

- Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбувається у залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.

- Вести нотатки.
3.1.3 Після засідання

- На прохання організаторів/головуючого оцінити ефективність проведеного засідання.

- Ще раз продивитися протокол засідання.

- За необхідності ввести у курс справ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не були присутні на заході.

- Виконувати прийняті на засіданні рішення.

Очевидно, що брати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того, хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходів такого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засідань значно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навіть для тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючі правила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під час заходу почуватися більш підготовленим та впевненим.

Формальні засідання, як правило, проводяться на регулярній основі (щотижня, щомісячно, кожного кварталу тощо), і мають визначеного головуючого. Для формального засідання готується порядок денний, його протокол. Для засідань такого роду, як правило, існує визначена, встановлена процедура ведення заходу, яка часом передбачає прийняття рішень та голосування. Якщо ви недавно працюєте у даному конкретному місці, вам необхідно чітко усвідомити, яким чином проходить кожний етап засідання, до того, як ви будете брати участь у першому для вас подібному заході на новому місці.

Наведені нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навіть на вашому першому діловому засіданні:

- Заздалегідь підготуйтеся до заходу.

Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попереднього засідання; вивчіть матеріали, що були розіслані учасникам напередодні заходу; продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговоренні питань порядку денного.

- Якщо ви бажаєте винести на розгляд питання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час, відведений для "інших питань/різного".

Коли підійде час для розгляду питань, зазначених у порядку денному, як "інші питання", ви можете просто попросити у головуючого слово та викласти свою думку. Якщо ж ви хочете обговорити проблемне, складне питання, або ж питання надзвичайної важливості, ви повинні попросити, щоб воно було внесене до порядку денного засідання окремим пунктом. Зробити це необхідно як мінімум за три робочі дні до дати проведення заходу, не пізніше. Винесення самим питання на розгляд (без попередньої домовленості з організаторами) і при цьому наполягання на вирішенні його у той же день - яскравий вияв поганих манер та непрофесіоналізму.

- Виявом ввічливого та поважливого ставлення до всіх учасників є чітке дотримання вами регламенту.

Не повертайтеся до обговорення першого питання тоді, коли всі присутні перейшли до розгляду четвертого пункту порядку денного. Звертайте увагу на питання, що обговорюється. Якщо вам необхідно піти раніше, а ви зацікавлені у питанні, що буде обговорюватися пізніше, коли ви вже підете, не намагайтеся перенести його розгляд на початок засідання. Вам доведеться дізнатися про результати обговорення з протоколу засідання або ж від колег, які були присутні до кінця заходу.

- Одягніться формально (діловий костюм - найбільш підходящий варіант одягу у цьому випадку).

Ви можете вибрати менш формальний одяг у тому випадку, коли чітко вказується можливість подібного вибору (коли очевидно, що формальний одяг не є обов'язковим).

- Приходьте на засідання вчасно.

В ідеалі намагайтеся бути на місці засідання за п'ять хвилин до його початку; якщо це ваше перше засідання - за десять хвилин. Головуючого будь-якого засідання найбільше дратує та нервує необхідність затримувати початок роботи через учасників, що запізнюються на захід: приходячи після зазначеного часу, такі особи не тільки відволікають присутніх своєю появою, але і змушують повторювати для них суть усього, що вже було сказано до їх появи на заході (у протилежному разі, вони будуть просто не в змозі адекватно брати участь у подальшій роботі).

Пам'ятаючи, що прихід на засідання заздалегідь, без запізнення, є виявом вашого професіоналізму та безумовної поваги до інших учасників, необхідно усвідомлювати, що "заздалегідь" означає не раніше, ніж три-п'ять хвилин до початку заходу. Інколи, навіть дотримуючись цього правила, ви можете потрапити у ситуацію, коли організатор(и) попросить вас зайти до залу засідань у точно визначений час, тому що у дорогоцінні хвилини, які залишилися до початку заходу, йому /їм необхідно уточнити певні деталі. У такому випадку не наполягайте на вашій присутності, з розумінням поставтеся до сказаного вам, спокійно вийдіть з приміщення та поверніться у точно визначений час.

- Не приходьте на засідання набагато раніше визначеного часу.

Вважається, що не тільки запізнення на засідання є виявом поганих манер. Таким самим виявом порушення норм ділового етикету є і прихід на засідання набагато раніше визначеного часу. На жаль, багато бізнесменів, ділових людей різних сфер діяльності не вважають прихід у чужий офіс набагато раніше встановленого для зустрічі часу (більше ніж 5-10 хвилин) виявом неповаги до часу іншої особи та її роботи в цілому. Багато хто працює у дуже напруженому ритмі, у таких людей розписана буквально кожна хвилина, і у кожний проміжок часу вони хочуть встигнути зробити якомога більше. Тому особи, які приходять набагато раніше визначеного часу, імовірніше за все заважатимуть хазяїну офісу, де планується проведення засідання. Як ви почуватимете себе, коли хтось буде сидіти у вашому кабінеті та дивитися, як ви працюєте, або, ще гірше, заважатиме (розважатиме вас розмовами) у той час, коли ви будете намагатися сконцентруватися на важливій та складній роботі, яку необхідно закінчити якомога швидше і яка вимагає повної вашої уваги?

Взявши за звичку приходити на засідання набагато раніше встановленого часу, і таким чином бути першим із прибулих, ви можете справити про себе негативне враження: ваші колеги та /або ваш начальник можуть зробити висновок, що ви маєте занадто багато вільного часу під час робочого дня. Пунктуальність, прибуття вчасно на той чи інший захід - безумовно, надзвичайно важливі риси ділової людини. Але не варто несвідомо перетворювати їх з ваших плюсів у мінуси, дуже часто (або завжди) приходячи на ділові засідання набагато раніше встановленого часу.

- Якщо ви ніяк не можете уникнути запізнення на ділове засідання, постарайтеся максимально мінімізувати можливі негативні наслідки вашого пізнього приходу, а також продемонструвати повагу та уважне ставлення до інших. Наприклад, їдучи на засідання, ви попали у "пробку" на трасі і бачите, що будете на місці не раніше, ніж через 20 хвилин. Якщо ви маєте мобільний телефон, найкращий варіант - використати його та попередити організаторів про своє запізнення, пояснивши його причину. Якщо ви не маєте такої можливості, намагайтеся якомога швидше знайти телефон-автомат та передзвонити відповідальній особі. У разі, коли дзвінок просто не можливий, вибачтесь та поясніть причину свого запізнення як тільки матимете таку можливість. Основне, що повинен зробити будь-який учасник засідання у ситуації, коли він запізнюється або зовсім не може бути присутнім на заході, - повідомити про це організатора(ів) якомога раніше.

- Не забувайте про необхідність бути на засіданні.

Щоб не потрапити у подібну ситуацію, візьміть собі за правило проглядати ваш робочий розклад зранку кожного дня. Ваша відсутність на засіданні може погано вплинути на ваш імідж професіонала і просто зіпсувати стосунки з начальником. Ваше завдання і ваша відповідальність - стежити за робочим розкладом і у такий спосіб не пропускати ніяких заходів, на яких необхідна ваша присутність. Якщо ви все-таки пропустили засідання, при першій же нагоді вибачтесь перед організатором(ами) та/або головуючим. Це краще, ніж шукати якісь неіснуючі пояснення того, що сталося. У разі, коли ви не можете вибачитися усно, зателефонуйте. Після цього (бажано, а часом необхідно) надішліть письмове вибачення, у якому визнайте вашу помилку та запевніть, що нічого подібного не відбудеться у подальшому. І потім зробіть усе можливе, щоб дотримати свого слова!

- Завжди протягом засідання вимикайте свій мобільний телефон.

- Знайте та поважайте існуючий порядок розміщення учасників.

Дуже часто як у великих, так і менших компаніях на неформальних засіданнях практикується вільне розміщення учасників за столом/столами (вільна розсадка). Водночас формальні заходи передбачають розміщення учасників згідно з установленим незмінним порядком/схемою.

Не намагайтеся першим зайняти місце за столом засідання. Почекайте, поки старші за посадою займуть свої місця: у такий спосіб ви будете точно впевнені, що не сидите на місці начальника. Ви можете також просто запитати у організатора(ів) заходу, яке місце вам краще зайняти.

Якщо вам здається, що ви зайняли чуже місце (місце старшого за посадою), задайте питання типу: "Ви хотіли б тут сісти?" і зробіть рух, ніби хочете піднятися. Це буде кращим виходом із ситуації, ніж дочекатися, поки старша за посадою особа попросить вас звільнити її місце.

- Якщо це перше ваше засідання у даній організації і головуючий привітав вас як нового співробітника та побажав успіхів, коротко подякуйте йому і не піддавайтеся бажанню висловити п'ятихвилинну промову.

- Поважайте роботу головуючого, наприклад, не поспішайте розпочати дискусію, якщо головуючий ще не відкрив її після виступу основного доповідача. Якщо ви недавно працюєте у цій компанії/фірмі/установі, почекайте поки свої думки, погляди висловлять старші за посадою учасники.

- Виступайте конкретно, чітко та ввічливо.

Висловлюйтесь по суті обговорюваного питання і при цьому за будь-яких умов намагайтеся бути об'єктивним і не займайтеся прямою критикою почутого.

- На формальному діловому засіданні, отримавши слово, звертайтеся до головуючого, якщо тільки правила проведення подібних заходів не диктують практику прямого звертання до конкретного учасника/конкретних учасників.

- Уникайте помпезності та пишномовності у своєму виступі - той факт, що ви присутні на формальному засіданні, не означає необхідності відмови від вашої природної, натуральної манери поведінки та висловлювання.

- Виявляйте повагу до інших учасників засідання, якими сильними не були б ваші зауваження щодо їх позицій, як негативно ви не ставилися б до того, що вони говорять чи пропонують. Ввічливі та переконливі аргументи мають значно більше ваги та сили, а тому є ефективнішими, ніж сарказм чи образливі вислови в адресу певної особи/певних осіб. Не забувайте, що поведінка співробітника на ділових засіданнях, як формальних, так і неформальних, часто буває важливим фактором при прийнятті рішення про його подальше просування по службовій драбині.

- Намагайтеся до кінця зрозуміти та з'ясувати всі моменти, що були незрозумілі вам на засіданні, а також визначити свої подальші кроки для виконання прийнятих рішень (що безпосередньо стосуються вашої роботи).

- Завжди пам'ятайте про конфіденційний характер того, що обговорюється на багатьох формальних засіданнях.

Вільне обговорення того, що відбувалося за зачиненими дверима залу засідань, - значне порушення існуючих норм ділового етикету. До того ж, репутацію ненадійного співробітника з довгим язиком (яку можна дуже легко набути у результаті необережності та вільності у розмові) надзвичайно важко змінити.

Збираючись на ділове засідання будь-якого характеру (як формальне, так і неформальне) не забувайте про те, що діловий етикет вважає помилковим та неприйнятним у поведінці учасника подібного заходу.

3.2 Помилкове та неприйнятне у поведінці учасника засідання

- Запізнюватися на засідання; завчасно іти з засідання (без серйозної причини) або періодично виходити із залу засідання між перервами.

- Будучи доповідачем, затягувати свій виступ; забирати на свій виступ більше часу, ніж відведено порядком денним.

- Не представити себе іншим присутнім учасникам.

- Не готуватися до запланованої дискусії; не вивчати матеріали та документи, які були розповсюджені напередодні заходу для ознайомлення.

- Будучи запрошеним на засідання, не прийти на нього (без причини).

- Ходити по залу засідання у процесі роботи (у період між перервами).

- Сидіти за столом розвалившись; позіхати; грати з речами (олівцями, ручками і т. ін.); барабанити пальцями по столу.

- Переривати або обривати виступаючих.

- Критикувати конкретних осіб, а не ідеї, які вони висловлюють; бути саркастичним або невиправдано критичним щодо інших учасників.

- Вести сторонні розмови під час роботи засідання.

- Читати сторонні матеріали; палити або їсти у залі засідання; влаштовувати безпорядок на столі.

- Заснути під час роботи засідання.

- Не стежити за тим, що відбувається; не брати участі у роботі засідання.

- Виступаючи, не стежити за своєю мовою та/або відволікатися від основної теми обговорення.


4.
ЗАСІДАННЯ ЗАКІНЧИЛОСЯ, ЩО ДАЛІ?
Із закінченням засідання робота головуючого не завершується. Він (можливо, разом з іншими організаторами заходу) повинен привести у порядок приміщення, у якому проходило засідання, та за необхідності повернути технічне обладнання, що використовувалося.

Головуючий повинен, хоча б неформально, оцінити проведений захід, у тому числі свою власну ефективність як лідера. Необхідно розповсюдити серед учасників протокол засідання, а також прийнятий та затверджений план майбутніх дій. Як тільки ці кроки будуть зроблені, починається планування наступного засідання.

Якщо відбулося важливе формальне засідання, на якому обговорювалися важливі проблеми та/або були прийняті важливі рішення, такий захід бажано оцінити формально, розіславши учасникам відповідну форму або перелік запитань, на які очікуються відповіді. Як форма, так і перелік запитань, можуть передбачати оцінку таких елементів заходу, як чіткість поставлених цілей; виконання встановлених завдань; колективна робота учасників; використання різних ідей та пропозицій; ефективність використання часу, відведеного для заходу, за шкалою від 1 (найнижча оцінка) до 10 (найвища оцінка). Можна також попросити учасників визначити ті аспекти проведення ділового засідання, які на їх думку потребують вдосконалення.

Окремо можна і бажано визначити ефективність роботи головуючого засідання, оцінивши від 1 (неефективно) до 5 (ефективно) такі сфери його діяльності:

- залучення до співпраці всіх присутніх;

- організація та підтримка дискусії з питань порядку денного;

- нейтралізація конфліктних ситуацій, що виникали у ході засідання;

- концентрація уваги присутніх на питаннях, внесених до порядку денного (невідволікання на сторонні, незаплановані теми);

- уважне та поважливе ставлення до думок та зауважень, висловлюваних учасниками засідання;

- підсумовування;

- прояв ініціативи при визначенні необхідних майбутніх дій для виконання поставлених завдань.

Навіть якщо офіційна оцінка ефективності засідання не дається, ви повинні відзначити, чи вчасно закінчився захід, чи не затягнувся довше відведеного часу. У разі, коли засідання завершилося пізніше, ніж планувалося, постарайтеся відповісти на питання: "Чому так сталося?" Вам також необхідно зазначити, що позитивного було досягнуто у вирішенні винесених на обговорення питань.

Вважається, що засідання не закінчилося до того моменту, поки його протокол не розповсюджено серед учасників. Це необхідно зробити протягом наступних 48 годин. Копія протоколу, яка розсилається учасникам, може не включати всіх найдрібніших деталей засідання (як наприклад, невмотивований виступ когось із учасників), але повинна вміщувати перелік цілей, що стояли перед учасниками засідання; прийнятий план наступних дій; імена відповідальних виконавців; коментарі та дату проведення наступного засідання. Подібну форму протоколу можна досить легко підготувати і швидко розповсюдити. При цьому вона буде вміщувати всю необхідну важливу інформацію.

Останнім, заключним, кроком є ознайомлення з результатами засідання співробітників, що не були присутні на заході, але повинні знати (бажано, щоб знали), які питання обговорювалися і які рішення були у зв'язку з цим прийняті.

Головуючий/організатори можуть направити відповідну інформацію вищому начальству; учасники можуть, за належних умов, проінформувати інших своїх колег.


ВИСНОВОК
В курсовій роботі ми ознайомилися з плануванням та підготовкою до проведення ділового засідання, з необхідними кроками для успішного проведення засідання, як повинен себе вести головуючий та учасники ділової бесіди, діловим етикетом учасника засідання та ін..


ВИКОРИСТОВАНІ ДЖЕРЕЛА
1.     Hindle Т. Making Presentation. - London, 1998.

2.     Dunckel J. Business Etiquette. - Toronto, 1992.

3.     Caspereon D.M. Power Etiquette: What You Don't Know Can Kill Your Career. - N.Y., 1999.

4.     Sabath М. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. - Franklin Lakes, 1998.

5.     Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч, приёмов, презентаций. - Минск, 1994.

6.     Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994.
Размещено на Allbest.ru