Курсовая Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Институт экономики, управления и права
Экономический факультет
Кафедра бухгалтерского учёта и аудита
Курсовая работа
По дисциплине:
Бухгалтерский финансовый учёт
на тему:
Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами
Студентка 162 группы Ананьева И. И.
Руководитель Фахрутдинова Н. М.
Казань - 2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………………………………………………...3
1. Понятия подотчётных лиц, служебной командировки и общий порядок направления работника в командировку…………………..…………………....5
2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по командировочным расходам…………………………………………………………………………10
3. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по административно-хозяйственным и представительским расходам………………...……..……...15
4. Особенности применения пластиковых карт в расчётах с подотчётными лицами…………………………………………………………………………...22
Заключение………………………………………………………………………….28
Список использованной литературы……………………………………………...30
Приложения…………………………………………………………………………32
ВВЕДЕНИЕ
Тема работы выбрана мной в соответствии с тем, что бухгалтерия предприятий по-прежнему совершает большое количество ошибок в документальном оформлении и учете данных операций.
В основном, в процессе функционирования предприятий возникают вопросы по учету расчетов с подотчетными лицами. Поэтому основная часть работы посвящена именно этим расчетам (в частности – это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки).
Большое внимание уделено правильности отражения административно-хозяйственных и представительских расходам. Подробно рассмотрены вопросы выдачи наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей, работ, услуг, нормативные ограничения налично-денежного обращения, особенности документального оформления покупок за наличный расчет у юридических лиц, физических лиц, в розничной торговле, особенности учета приобретения ГСМ за наличный расчет, оформление и учет представительских расходов.
Особое внимание в работе уделено учету с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. В работе приведены нормы возмещения суточных, расходов по найму жилого помещения.
Перед данной курсовой работой поставлена цель - осветить как можно больше проблемных вопросов в отношении бухгалтерского учета и расчетов с подотчетными лицами, а в частности:
· порядок направления работника в командировку;
· возмещение расходов по командировке;
· документальное оформление командировочных расходов;
· оформление и учёт представительских расходов;
· выдача наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей, работ, услуг.
Также в работе приведены бухгалтерские проводки, цифровые примеры, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы, оформить бухгалтерские документы. В работе рассмотрены вопросы документирования, учета соответствующих расходов, даны примерные формы и образцы их заполнения.
1. Понятие подотчётных лиц, служебной командировки.
Общий порядок направления работника в командировку.
Документальное оформление.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Подотчётные лица – это работники организации, получившие авансом денежные средства на предстоящие административно-хозяйственные, представительские и командировочные расходы.
Служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению руководителя организации на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Установлены особенности направления работников в служебные командировки Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал) также признается командировкой.
Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (приложение 1). Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении.
По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом (приложение 2), в котором отражается причитающийся к выдаче аванс. Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций [3]. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.
Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. [4]
В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме (приложение 4).
Руководитель министерства, ведомства, предприятия приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.
Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.
В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 КЗОТ РФ.
Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними. [5]
Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.
Не исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.
В этом случае при сдаче наличных денег, полученных под отчет, сотрудник прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.
В бухгалтерском учете затраты, понесенные в связи с отменой командировки, включают в состав прочих расходов на основании пункта 12 ПБУ 10/99.
В соответствии с пунктом 16 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» сотруднику, заболевшему во время командировки, на общем основании:
· возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, нахождения на стационарном лечении);
· выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не более двух месяцев;
· назначается пособие по временной нетрудоспособности.
При этом дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включается, а в табеле учета рабочего времени их отмечают буквенным кодом Б. Поскольку сотрудник находится вне места регистрации по месту жительства, листок нетрудоспособности ему выдается с разрешения главного врача (заместителя) медицинской организации с соответствующей записью в медицинской карте и листке нетрудоспособности. Продлевается больничный лист с учетом дней, необходимых для проезда домой - к месту регистрации или временного проживания.
2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по командировочным расходам.
Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.
Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию. [3]
Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый отчет (приложение 5).
В качестве оправдательных документов при этом могут выступать: командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета; счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья; проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно; документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.). [6]
При проверке командировочных расходов прежде всего нужно обратить внимание на следующее:
· имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку и указывается ли цель командировки;
· правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
· имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
· правильность и своевременность составления авансовых отчётов по командировкам;
· наличие оправдательных документов;
· полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчётной суммы.
Кроме того, следует учитывать: если целью командировки была доставка материальных ценностей и в течение командировки они были доставлены на служебном транспорте предприятия, то расходы по перевозке (командировочные, бензин и др.) нельзя ставить в удорожание стоимости доставленных ТМЦ, как зачастую это делают на предприятиях. Согласно Инструкции по применению плана счетов материалы учитываются по фактической себестоимости, которая определяется, в частности, исходя из затрат на транспортировку, осуществляемую силами сторонних организаций.[8]
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Пример № 1:
Директор собирается в командировку из Казани в Заинск, для приобретения материалов. Он получает деньги из кассы в размере 5500 рублей. В Заинске покупает материалы и возвращается в Казань. При обработке авансового отчёта бухгалтер выясняет, что директор израсходовал только 5 тысяч рублей.
Таблица 1
Отражение бухгалтером проводок
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспонденция счетов | Сумма в рублях | ||
| дебет | кредит | ||||
| 1. | Выдан аванс на командировочные расходы их кассы | 71 | 50 | 5500 | |
| 2. | Утверждён отчёт о приобретённых материальных ценностей | 10 | 71 | 3500 | |
| 3. | Утверждён авансовый отчёт по командировке | 26 | 71 | 1500 | |
| 4. | Возвращен остаток аванса в кассу | 50 | 71 | 500 | |
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредитом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).
Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.
Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления. [7]
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.
Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.
В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статье 168 ТК РФ их размер определяется работодателем самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных НК РФ.
С 1 января 2008 года в Налоговом кодексе РФ появилась новая норма законодательства, устанавливающая размер суточных необлагаемых НДФЛ. Такие изменения в абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ с указанной даты внес Федеральный закон от 24 июля 2007 года №216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации».
Согласно этим изменениям суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. [10]
3. Бухгалтерский учёт расчётов по административно-хозяйственным и представительским расходам.
Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт не только на командировочные расходы, но и на административно-хозяйственные и представительские. Рассмотрим сначала административно-хозяйственные расходы. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться: либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы, либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации). [9]
В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются по дебету 71 «Расчёты с подотчётными лицами» с кредитом 50 «Касса» (51 «Расчётный счёт») на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка. Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Следует проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.[11]
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца, номер кассового аппарата, номер и дату выдачи чека, стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается по дебету 10 «Материалы» с кредитом 71 «Расчёты с подотчётными лицами» на сумму оприходованных материалов.
По дебету 20 «Основное производство» (23 «вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и так далее) с кредитом 71 «Расчёты с подотчётными лицами» на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.
Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.
При этом должны быть сопоставлены документы на приобретение за наличный расчёт канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Продажа товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.
В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются по дебету 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» с кредитом 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (50 «Касса») на сумму оплаченных счетов.
3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру. [12]
В счёте-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счёта-фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги); наименование получателя товара (работы, услуги); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); сумма налога на добавленную стоимость; дата представления счёта-фактуры.
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. При получении товаров (работ, услуг) счёт-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.
При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию. Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.
При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.
Теперь перейдём непосредственно к представительским расходам. Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам.
При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.
Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч. Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.
Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.
В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены:
Д 71 «Расчёты с подотчётными лицами» К 50 «Касса» – выдано под отчёт на представительские расходы;
Д 26 «Общехозяйственные расходы» К 71 «Расчёты с подотчётными лицами» – списаны представительские расходы по предъявленным документам. [13]
Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.
Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).
4. Особенности применения пластиковых карт в расчётах с подотчётными лицами.
В последнее время всё более широкое применение в нашей повседневной жизни приобретают пластиковые карты, с помощью которых можно произвести расчёты без применения наличных денежных средств. Такая форма расчётов достаточно удобна и практична.
Использование корпоративной карты на предприятии значительно сокращает операционные расходы и время, связанное с выдачей подотчетных сумм, упрощается процесс отчета по их использованию, оптимизируется финансовый документооборот. Кроме того, исчезает необходимость получения в банке наличных денежных средств на командировочные, представительские, хозяйственные расходы.
Если сотрудники предприятия постоянно пребывают в командировках или разъездах (например, водители), гораздо удобнее использовать корпоративные карты.
Корпоративная карта - удобное и эффективное средство безналичной оплаты представительских, командировочных и хозяйственных расходов сотрудников предприятия. Все траты и поступления четко фиксируются. При этом, если у сотрудника, находящегося в другом городе возникла срочная необходимость в деньгах - счет корпоративной карты может быть оперативно пополнен (в течение получаса-часа)
Для получения корпоративной карты и открытия корпоративного карточного счета для ее использования необходимо:
1. предоставить в банк документы, необходимые для открытия расчётного счёта (приложение 3).
2. представить в банк справку об уведомлении налоговой инспекции о намерениях открыть корпоративный карточный счет;
3. заключить с банком договор об обслуживании предприятия по пластиковым картам;
4. перечислить средства с расчетного счета предприятия на корпоративный карточный счёт.
Может быть так, что карточный счёт один, а корпоративных карт несколько. Выпуск одной карты на несколько человек не допускается. Правила многих платных систем (например,Visa) предполагает, что корпоративная карта должна быть именной. Карточка заводится на имя материально-ответственной лицо предприятия – держателя карты. Если по одному спецкартсчёту выдано несколько корпоративных карт, то рекомендуется бухгалтеру открыть к счёту 55 субсчёт «Специальные карточные счета» дополнительную аналитику по держателям карт: субконто «Иванов И. И.», субконто «Сидоров С. С.»
Если карта была выдана организации на основании заключённого договора банк счёта и в связи с открытием нового банковского счёта, то организация должна письменно сообщить в налоговый орган об открытии счёта в десятидневный срок. Это требование установлено ст. 23 НК РФ, нарушение которого влечёт взыскание штрафа в размере 5 тысяч рублей (ст. 118 НК РФ).
Корпоративные карты могут быть как расчётными, так и кредитными. Эти два вида корпоративных карт отличаются тем, что в первом случае организация должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный счёт в банке, а во втором случае банк фактически предоставляет организации кредит. Для того, чтобы получить расчётную корпоративную карту, организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счёт в банке. Использование такой корпоративной карты позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на специальном карточном счёте. В случае оформления кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит. Следовательно, эта карта позволяет её держателю производить операции в размере предоставленной банком кредитной линии.
Правила расчётов с помощью пластиковых карт установлены Положением Центрального банка РФ от 24 декабря 2004 года №266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием пластиковых карт».
Корпоративные карты организации связаны с каким-либо одним ее специальным карточным счетом. На карточном счете может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная карта, может расходовать ее безлимитно. Поэтому корпоративные карты могут иметь разделенный и неразделенный лимиты, устанавливаемые, например, ежемесячно, по согласованию с банком-эмитентом. В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита.
Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг или получения наличных денежных средств.
Пример № 2:
Фирма «Омега» заключила договор с банком на обслуживание расчетной корпоративной карты. Банк выставил фирме счет на годовое обслуживание пластика в сумме 1200 руб. «Омега» оплатила услуги банка. На корпоративный счет она перечислила 20 000 руб. для оплаты хозяйственных расходов. Карта записана на работника фирмы Михайлова Алексея, который снял через банкомат все деньги и истратил 15 000 руб. из них на покупку материалов. Оставшиеся 5000 руб. он вернул в кассу «Омеги».
Таблица 2
Отражение в учёте соответствующих операций
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспонденция счетов | Сумма в рублях | ||
| дебет | кредит | ||||
| 1. | Оплата годового обслуживания карты учтена в составе расходов будущих периодов | 97 | 51 | 1200 | |
| 2. | Зачислены деньги на корпоративный счет с расчётного счёта | 55 | 51 | 20000 | |
| 3. | Отражена сумма, снятая работником с корпоративной карты | 71 | 55 | 20000 | |
| 4. | На основании авансового отчета списаны с подотчетного лица расходы на материалы | 10 | 71 | 15000 | |
| 5. | Внесен остаток подотчетных сумм в кассу | 50 | 71 | 5000 | |
В течение года в конце каждого месяца бухгалтер будет делать проводку:
Д 91-2 «Прочие расходы» К 97 «Расходы будущих периодов» – 100 руб. – оплата услуг банка учтена в составе прочих расходов.
Поскольку средства, снятые с карты, считаются выданными под отчет, то и отчитаться по ним нужно по всем правилам. По возвращении из командировки или по окончании срока выдачи под отчет подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются
все оправдательные первичные документы: счета за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, квитанции, чеки и другие документы. Кроме того, сдаются оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов или банкоматов. Кстати говоря, банк имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт.
Таким образом, корпоративные пластиковые карты имеют ряд преимуществ: замена чековой книжки на «электронный кошелёк»; возможность выпуска к корпоративному карточному счёту дополнительных карт на то же, либо на другое лицо, при этом на каждую карту возможно установление индивидуального лимита; удобный контроль за целевым использованием денежных средств в виде ежедневной выписки движений по корпоративному карточному счёту, а в случае выпуска более одной карты к данному карточному счёту также и по операциям, осуществляемым посредством каждой карты; дополнительный доход в виде начисляемых процентов на остаток по карточному счёту; независимость от режима работы банка.
Также помимо стандартных возможностей по получению наличных денежных средств в банкоматах или в кассах банков-участников платежной системы, а также оплаты товаров и услуг, проводимых на электронных POS-терминалах, современные пластиковые карты предоставляют их держателям следующие дополнительные возможности: запрос через банкомат остатка на счете (с обязательным введением ПИН-кода); оплата дополнительных услуг (коммунальных платежей, услуг операторов сотовой связи, интернет-провайдеров и т.д.); проведение операций и получение информации о движении по счету через обычный телефон (голосовая система); управление банковским счетом и получение информации об остатках и движениях по банковскому счету через Интернет; получение в реальном времени информации о зачислениях и списаниях с карточного счета на мобильный телефон посредством SMS-сообщений; оплата услуг мобильных операторов через мобильный телефон.
Помимо всего этого существует ряд недостатков:
1. корпоративная карта всегда именная. То есть выпускают ее на определенного работника фирмы, которого ее директор уполномочил совершать операции по карточному счету. Это не очень удобно тем фирмам, где деньги, например, на закупку сырья или командировки выдают большому количеству работников. (Хорошо еще, что у фирмы может быть и несколько таких карт. При этом для каждой будет открыт отдельный счет или все они будут выпущены к одному счету. Сделать это позволяет банкам положение Центробанка от 9 апреля
2. еще один не очень приятный момент заключается в следующем. Раз карточный счет подпадает под определение счета, которое дано в ст. 11 НК, значит, на него, как и на расчетный счет фирмы, налоговики могут выставить инкассо на взыскание «налоговой» недоимки;
3. в отличие от кассиров и работников для бухгалтера корпоративная карта – это всегда источник дополнительных хлопот. Дело в том, что банк в любой момент может потребовать у фирмы все первичные документы, подтверждающие, что «карточные» суммы подотчётное лицо истратило по назначению (счета гостиниц, билеты на транспорт, чеки, оригиналы слипов и квитанции банкоматов о снятых со счета суммах). Собрать такие бумаги не всегда просто.
Однако, есть люди, которые, не имея на то законных оснований, пытаются завладеть имуществом других людей. Преступность в сфере пластиковых карт развивается достаточно быстро. Предметом преступного посягательства являются денежные средства владельца пластиковой карты, размещённые на спецкартсчёте. Но, следует отметить, что с развитием высоких технологий традиционные формы преступных посягательств приобрели новый характер, в частности, говоря о пластиковых картах, целью преступников стало завладение указанными инструментами для того, чтобы иметь возможность распоряжаться средствами на карточном счёте. Объектом преступного посягательства является не сама карта, которая не представляет собой ценность, а возможность посредством карты как инструмента безналичных расчётов распоряжаться денежными средствами на счёте.
Таким образом, безопасность расчётов платёжными картами зависит от технологической безопасности как обстоятельства, препятствующего совершению преступлений, и законодательного регулирования в этой области. Можно сказать, что ключевыми факторами, определяющими интенсивность использования пластиковых карт, является удобство, простота обращения, обеспечение контроля за платежами и их безопасность, расширенные функциональные возможности.
Россия живет в мировом сообществе, уже сегодня широко использующем системы расчетов по пластиковым карточкам, оставаться в стороне от общего процесса при расширении культурных, политических и экономических связей с другими странами практически невозможно и невыгодно.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проделанной работы была раскрыта тема бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами. Бухгалтерский учёт расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, а именно: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; оправдательные первичные документы.
Особое внимание уделено вопросам учета командировочных расходов, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены, бухгалтерские проводки, приведены примеры, таблицы, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, представительские и командировочные, оформить бухгалтерские документы. Также определён порядок направления работника в командировку с соответствующими документами, рассмотрены вопросы документирования и учета административно-хозяйственных и представительских расходов.
Бухгалтеру нужно, прежде всего, знать, что при расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверить правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).
Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.2003 г.
Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с вышеуказанными расчетами. Тем не менее, как нам кажется, получилась неплохая работа, в которой были рассмотрены все самые важные проблемы, связанные с документацией и расчётами с подотчётными лицами. Также был рассмотрен ряд возникающих вопросов при отправке работника в командировку, выдаче наличных денежных средств подотчётным лицам и многое другое.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон от 21 ноября
2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря
3. Приказ Минфина РФ от 31 октября
4. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами? // Главбух. – 2005. - № 4 – С. 11-13.
5. Борисов Л.П. Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами // «Консультант бухгалтера». – 2005. - № 3. – С. 10-12.
6. Бухгалтерское дело: Учебное пособие / Под ред. Н.Н. Хахоновой. Москва: ИЦК «Март»; Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2004. – 687с.
7. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для студентов обучающихся по экон. специальностям – 3-е изд., доп. и пер. – М.: Омега-Л, 2006. – 576с.
8. Габец Н. Бухгалтерские тонкости командировок // «Практическая бухгалтерия». – 2007. - № 3. – С. 11-14.
9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2004. – 592с.
10. Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2008. – 621с.
11. Сергеева С.Н. Выдача наличных денег под отчет. Порядок и документальное оформление выдачи наличных денег под отчет // Консультант бухгалтера. – 2003. - № 11. – С. 11-14.
12. Субботина О.М. Материальная ответственность работника // Главбух. – 2006. - № 19. – С. 9-12.
13. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: 000 «НИТАР АЛЬЯНС», 2003. -467с.
14. Банки и банковские операции: Учебник / Под ред. Проф. Е. Ф. Жукова. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2004.
15. Международные экономические отношения: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2005.
16. Усоскин В. М. Современный коммерческий банк. Управление и операции. – М.: Всё для Вас, 2006.
17. Коровяковский Д. Г. Правовая защита расчётов пластиковыми картами от преступных действий // Финансы и кредит. – 2008. - №2. С. 10-14.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-10
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
От 06.04.01 №29
| Код |
| 0301024 |
| |
Форма по ОКУД
(наименование организации)
номер
документа дата
Табельный номер
должность подпись расшифровка подписи
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Приложение 2
Приложение 3
Перечень документов, необходимых для получения корпоративной карты
и открытия специального карточного счёта, которые нужно
предоставить в банк:
· копия устава, заверенная нотариально или органом, осуществляющем регистрацию;
· нотариально заверенные копии учредительного договора, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;
· заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей;
· нотариально заверенную карточку с образцами подписей;
· копия кодов Госкомстата России, заверенная печатью организации;
· список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
· анкета клиента, подписанная руководителем, главным бухгалтером и заверенная печатью организации;
· заявление на открытие счета;
· доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);
· заявление - обязательство с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;
· копия паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации.
Приложение 4
Журналы учёта командированных работников
ЖУРНАЛ
учёта работников, выбывающих в командировки из
_______________________________________
(наименование предприятия, организации)
| № п/п | Фамилия, имя и отчество командирован- ного работника | Занимаемая должность | Номер команди-ровочного удостове-рения | Фамилия И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение | Дата | Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения | ||||
| фактичес- кого выбытия | фактичес-кого прибытия | |||||||||
| | | | | | | | | |||
| | | | | | | | | |||
| | | | | | | | | |||
ЖУРНАЛ
учёта работников, прибывающих в командировки в
_______________________________________
(наименование предприятия, организации)
| № п/п | Фамилия, имя и отчество командированного работника | Занимаемая должность | Наименование предприятия, организации, выдавшего командировочное удостоверение | Дата прибытия | Дата выбытия | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Приложение 5
