2.4 Автоматизация учёта материалов и раскрытие информации

в отчётности
Как известно, бухгалтерский учёт – прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров, он обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учёта является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учёт состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчётных и платёжных документов и переносом данных из одних документов в другие.

Автоматизированные системы бухгалтерского учёта способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчётные документы, а также бланки часто повторяющихся форм с уже сформированными реквизитами предприятия.

В настоящее время существует множество программ по автоматизации учета. Для автоматизированной организации учета ООО «Лист» использует программу «1С: Предприятие»  — «1С: Производство + Услуги + Бухгалтерия» и «1С: Зарплата + Кадры».

На данный момент полностью запущен оперативный производственный учет: приход, перемещение, списание ТМЦ. Выпуск и контроль состояния выполнения заказа, реализация продукции на предприятии. Есть возможность получать оперативную информацию о наличии материальных и производственных запасов в натуральном и суммовом выражении. Реализована возможность планирования закупок материально-производственных запасов в зависимости от программы выпуска, норм расхода на выпуск продукции. Дополнительно при автоматизации оперативного производственного учета в рамках типовой конфигурации была реализована функциональность, присущая предприятию (различные формы внутренних документов, электронное визирование, дополнительные отчеты и пр.).

Также реализован автоматизированный учет различных форм оплаты труда и кадровых данных предприятия, выполнен пробный расчет для группы сотрудников, имеющих различные формы оплаты труда, и ведется подготовка к полному расчету зарплаты предприятия.

В рамках бухгалтерского учета автоматизированы участки «Банк», «Касса», «Платежные документы», «Основные средства, внеоборотные активы, нематериальные активы», «Подотчетные лица», «Расчеты с покупателями», «Расчеты с поставщиками», «Поступление, движение, списание МПЗ».

При осуществлении производственных процессов на предприятии регулярно совершаются движения материалов. Они регистрируются в программе при получении или отправке, после чего на печать можно вывести книги покупок и продаж, счета-фактуры, расходные и приходные кассовые ордера, накладные, счета и прочую заполненную документацию. Автоматизация учета материалов положительно сказывается на учете расчетов операций с кредиторами и дебиторами, т.е. поставщиками и покупателями, а также облегчает создание проводок по приемке, отгрузке и оплате поставок.      

В целом, автоматизация учёта повышает прозрачность управления данным предприятием и в конечном итоге усиливает его конкурентоспособность

При изменении законодательства и методологии расчетов выпускаются обновления программы, которые бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей. Режим обновления позволяет загрузить новые возможности без потери введенных пользователем данных.

Раскрытие информации

в отчётности

Согласно Положению по бухгалтерскому учёту 5/01 «Учёт материально-производственных запасов» материально - производственные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам) исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.

В ООО «Лист» на конец отчетного года материально - производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов. Материалы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Материалы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные покупателю под залог, учитываются в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

В бухгалтерской отчетности исследуемого предприятия подлежит раскрытию следующая информация:

·        о способах оценки материалов по их группам (видам);

·        о последствиях изменений способов оценки материалов;

·        о стоимости материалов, переданных в залог;

·        о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.
3. Пути совершенствования учёта материалов в ООО «Лист»
3.1 Усиление контроля за движением и предупреждение хищений материалов в ООО “Лист”
В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО ”Лист” проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения, правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью, правильные условия хранения.

В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО ”Лист” имеется:

·        приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;

·        назначены приказом материально-ответственные лица (кладовщики, зав. складами), заключены с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

·        производится приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

Если говорить о «движении» материалов, то в это понятие входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация материалов на сторону.

Основная задача проверки операций по поступлению материалов – проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей.

Проверка операций по поступление ТМЦ включает:

1)    Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям

2)    Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов.

3)    Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки.

4)    Материалы в пути:

-         реальность их стоимости;

-         проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии;

-         поступившие, но не оприходованные.

Важен своевременный контроль поступивших материалов по вышеизложенным параметрам. Для этого на предприятии ООО ”Лист” регулярно проводится инструктаж материально-ответственных лиц, занимающихся приемкой материалов от поставщиков с целью недопущения подписания и приема материальных ценностей не соответствующих по своим параметрам тем значениям, которые указаны в договоре на их поставку.  Любые отклонения в качественных параметрах принимаемых материалов должны немедленно фиксироваться и передаваться в юридическую службу предприятия.

Нарушение порядка оприходования и списания материалов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью присвоения полученных средств.

В этих целях на предприятии ООО “Лист” следует проверять:

1)    Правильность классификации запасов;

2)    Анализ расчетно-платежных документов, подтверждающих поступление материалов от поставщиков;

3)    Сопоставление данных первичных документов по оплате поставщиков и данных документов на оприходование материалов, а также проверка в наличии правильно оформленных договоров по этим сделкам.

4)    Правильность оценки (согласно учетной политике) материалов при поступлении, приобретении.

5)    Правильность корреспонденции счетов – нет ли случаев, когда поступающие материалы не оприходованы, а отмечены на другие счета (по учету затрат, расчетов, фондов).

Особое внимание следует обращать на постановку контроля за неотфактурованными поставками. Существенную роль также играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу отчетного года грузов.

Следует отметить, что на предприятии должны соблюдаться правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов следует накладывать пломбы, а перед открытием помещения проверять состояние замков и пломб.

При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на предприятии необходимо выдавать пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.

По результатам исследования состояния складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов на предприятии установилась  необходимость проведения инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц.

При контроле операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На предприятии ООО ”Лист” этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется  в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на данном предприятии. Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

При контроле операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения материалов необходима доверенность от предприятия покупателя. ООО ”Лист” контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет-фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж.

Таким образом, в целях сохранности на ООО ”Лист” товарно-материальных ценностей следует осуществлять регулярный контроль за их движением.


3.2 Недостатки в учете материалов в ООО “Лист” и предложения

по их устранению
Проведенное исследование позволило сделать вывод, что ведение бухгалтерского учета и отчетности в ООО «Лист» осуществляется на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете», на основании Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, в соответствии с учетной политикой, разработанной на предприятии.

Анализ основных экономических показателей позволяет сделать вывод, что ООО «Лист» является предприятием с достаточно стабильным финансовым положением: общество наращивает объемы выполняемых работ, чистая прибыль имеет тенденцию к росту. В 2008 году валовая прибыль выросла на 24 % по отношению к предыдущему году.

Отрицательным моментом в деятельности предприятия является то, что оно сильно зависит от заемных источников финансирования. Собственного капитала и краткосрочных кредитов и займов не хватает для финансирования материальных оборотных средств, то есть пополнение запасов идет за счет средств, образующихся в результате замедления погашения кредиторской задолженности.

Изучение состава бухгалтерской отчетности ООО «Лист» позволило выявить, что отчетность представляется не в полном объеме. В составе бухгалтерской  отчетности  ООО «Лист»  представляет баланс, отчет  о  прибылях и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, пояснительная записка. Такую важную форму бухгалтерской отчетности как приложение к бухгалтерскому балансу, предприятие не заполняет. Следует порекомендовать составлять данную форму, так как в ней детально раскрываются наиболее важные показатели некоторых видов имущества и обязательств предприятия, а также отдельные виды прибылей и убытков.

Также для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. Для оптимизации работы складского хозяйства в текст договора поставки с основным поставщиком следует включать условие по своевременному представлению сопроводительных документов.

Необходимо уделять повышенное внимание организации и осуществлению внутреннего контроля учета материалов, а также контроля за организацией и ведением бухгалтерского учета  материальных ценностей, движением производственных запасов и инвентаризацией материальных ресурсов.

Внедрение намеченных мер позволит устранить выявленные недостатки и организовать составление и представление бухгалтерской отчетности в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами.
Заключение
В Российской Федерации в условиях рыночной конкуренции благосостояние предприятия во многом зависит от его способности, без увеличения затрат и вовлечения в производство дополнительных дорогостоящих ресурсов, достигнуть оптимальных объемов производства продукции (работ, услуг), получив  при этом максимально возможную прибыль.

Функционирование предприятия в рыночных условиях обусловливает необходимость совершенствования учета и контроля за движением материалов и особенно учета и контроля расхода материалов на производство, как одного из важнейших источников повышения эффективности производства, роста его конкурентоспособности и экономической устойчивости.

Необходимо рационально  и  эффективно использовать  в процессе производственной и  хозяйственной деятельности все имеющиеся в организации ресурсы, в том числе материальные ресурсы, занимающие наибольший удельный вес в полной себестоимости продукции (работ, услуг).

Следовательно, сокращение материальных затрат и снижение материалоемкости продукции  (работ, услуг)  являются для  рассматриваемого  предприятия  важнейшим  фактором  повышения  эффективности  производства,  поскольку  уменьшение  затрат  вследствие  экономного расходования материальных ресурсов способствует  росту прибыли  от  ее  реализации. 

Поэтому  в  практике  использования  материальных ресурсов необходимо  руководствоваться  четко  определенными задачами учета и  контроля за  использованием  материалов  на производство.  Решению  этих задач  способствует  правильная  организация оперативного (по  местам  хранения  и  использования)  и  бухгалтерского учета материальных ценностей на предприятии.

Bukvasha

• Правила
• Контакты