Курсовая Особенности немецких деловых писем
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Введение.
Курсовая работа посвящена исследованию особенностей написания немецкого делового письма. Написание деловой корреспонденции имеет ряд особенностей, хотя бы в силу специфичного характера делового письма как отдельного типа текста с ярко выраженной стилистической принадлежностью.
Деловая корреспонденция поддерживает внешние связи предприятия, поэтому от умения правильно вести переписку зависит успех данной организации на рынке в целом. Письмо, составленное некорректно, может стать причиной отказа или, вообще, потери доверия к предприятию-отправителю, то есть послужить антирекламой.
В распоряжении современного делового человека находятся такие средства коммуникации, как глобальная электронная сеть Интернет, сотовая связь. Но деловое письмо не теряет своего значения, так как может решать различные по сложности вопросы, обладает юридической силой и может быть использовано в качестве свидетельствующего документа, в отличие от других средств коммуникации, более пригодных для оперативного решения различных вопросов.
Объектом исследования является текст в общем смысле и немецкое деловое письмо как тип текста.
Предметом исследования являются тексты деловых писем из сборников образцов писем.
Цель – выявить особенности написания немецкого делового письма как отдельного типа текста.
Для достижения данной цели поставлены следующие задачи:
1. Дать характеристику типа текста «деловое письмо»;
2. Выделить типы делового письма;
3. Определить специфику делового письма;
4. Выявить особенности написания немецких деловых писем.
Практическая значимость работы заключается в возможности использования полученных результатов на уроках немецкого языка в старших классах.
В первой главе раскрывается общее понятие текста с точки зрения лингвистики, дается характеристика делового письма как типа текста и выделяются виды делового письма.
Вторая глава посвящена выявлению особенностей, написанию деловых писем.
В заключении подводится итог проведенной работы, и анализируются полученные результаты.
В приложении представлены образцы немецких деловых писем.
Глава 1.
Общее понятие «текста» в лингвистике текста
Для дальнейшей работы необходимо дать общее определение текста. Такое определение является необходимым в связи с текстуальным характером делового письма, которое является объектом нашего исследования. Но дать четкое, единственно правильное определение текста вряд ли возможно. Приведем лишь некоторые определения.
Лингвистический словарь дает следующее определение:
Текст – объединённая смысловой связью последовательность знаковых единиц, основными свойствами которой являются связность и цельность.
П. Гиро сближает понятия текста и стиля и считает, что текст представляет собой структуру, замкнутое организованное целое, в рамках которого знаки образуют систему отношений, определяющих стилистические эффекты этих знаков.
Текст – «произведение речетворческого процесса, обладающее завершенностью, объектированное в виде письменного документа, литературно обработанное в соответствии с типом этого документа; произведение, состоящее из названия и ряда особых единиц, объединенных разными типами лексической, грамматической, логической, стилистической связи, имеющее определенную целенаправленность и прагматическую установку.
В современной лингвистике текста одним из ключевых моментов является выработка критериев, которые позволяют рассматривать некую последовательность предложений в качестве текста. Здесь речь идёт о критериях текстуальности. (Textualität)
В настоящее время предпочтение отдается «семи критериям текстуальности»(Sieben Kriterien der Textualität), а именно:
1. Когезия (Kohäsion)
2. Когерентность (Kohärenz)
3. Интенциональность (Intentionalität)
4. Акцептабельность (Akzeptabilität)
5. Информативность (Informativität)
6. Ситуативность (Situationalit
7. Интертекстуальность (Intertextualität)
Кроме выявления данных критериев, текст как произведение речетворческого процесса можно подвергнуть анализу с точки зрения соответствия каким-либо общим закономерностям, причем эти закономерности должны восприниматься как инварианты текстов каждого из функциональных стилей. Таким образом, возникает необходимость определить «правильность» текста. «Правильный» текст – текст, который:
1. Обладает завершенностью,
2. Литературно обработан по правилам данного функционального стиля,
3. Имеет определенную целенаправленность и прагматическую установку.
Тексты, обладающие выше перечисленными свойствами, образуют бесконечное множество, которое в целях систематизации делится на следующие виды:
*литературные тексты, которые в свою очередь делятся на жанры:
1. лирические (сонет, ода, баллада);
2. эпические (роман, рассказ, басня);
3. драматические (трагедия, комедия).
*тексты нехудожественного характера подразделяются на следующие типы:
1. с точки зрения стилистики:
-официально-деловой,
-научный,
-газетно-публицистический,
-художественный,
-обиходного характера.
2. с позиции коммуникативной цели:
-тексты частного характера (письмо, дневник, мемуары),
-научные тексты (рецензия, доклад, статья),
-дидактические (лекция, проповедь),
-публицистические (новости, репортажи).
К. Райс предлагает различать следующие типы текста:
*сложные (комплексные) (komplexe)
*простые (einfache)
*дополнительные (komplementäre)
Комплексные тексты – тексты, которые могут включить в себя черты сразу несколько типов:
- роман
- проповедь
- биография
- заявления о приеме на работу и.т.д.
Простые тексты проявляют черты одного конкретного типа:
-рецепт
- инструкция
- анекдот
Дополнительные тексты не имеют самостоятельного значения, а выступают в качестве дополнения к исходному тексту:
- передача содержания
- рецензия
- пародия
Совокупность признаков делового письма как типа текста
Несмотря на древность происхождения, многофункциональность и включенность во все сферы человеческой коммуникации, письмо вообще, и деловое письмо в частности, достаточно редко становится объектом филологического анализа.
Неразработанность проблемы письма отражается в нечеткости его функционально-стилистической классификации: в зависимости от направления и материала исследования, письмо рассматривают с точки зрения принадлежности к разным функциональным стилям.
Письмо как тип текста обнаруживается в рамках всех функциональных стилей и в каждом из них своей формально-содержательной структурой соответствует его основными параметрами. Что же касается делового письма как типа текста, то оно относится к конкретному функциональному стилю, а именно, официально-деловому.
Деловое письмо – произведение речетворческого процесса, обладающее завершенностью. В этом типе текста есть явные признаки начала и завершения – данные, идентифицирующие отправителя в начале и подпись, завершающая письмо.
В неделовых письмах выделяют контактную рамку, представленную обращением к адресату в начале и какой-либо формой, например, до встречи, Маша, в конце. В деловом письме она приобретает иную форму: уже в самом начале идентифицируется и отправитель, и получатель, что ещё дополняется приветствием в начале и прощанием в конце текста письма.
Контактная (этикетная) рамка выполняет фактическую функцию, благодаря чему идентифицируются оба коммуниканта, их ролевые позиции в данном акте коммуникации; однозначно устанавливаются пространственно-временные параметры создания данного текста.
Отдельно взятое письмо можно рассматривать как реплику диалога, рассчитанную на обратную реакцию партнера. Обмен письмами – как диалогическую ситуацию с постоянной сменой ролей адресанта и адресата: первый становится вторым и наоборот. Но разрыв во времени и пространстве между отправлением письменного сообщения из одного адреса и его получением в другом обуславливает обязательное отстаивание ответной реплики от стимулировавшего ее запроса. Чем значительнее разрыв меду отправлением стимула и получением на него реакций на письмо. Увеличение указанного разрыва возможно лишь до определенного порога, за которым прагматическая значимость эпистолярной коммуникации сводится к нулю.
Деловое письмо - произведение речетворческого процесса, объективированное в виде письменного документа, литературно обработанное в соответствии с типом этого документа.
Деловое письмо – это особый тип документа. Оно представляет собой пограничное явление между официальным документом и частным письмом. С первым его роднит то, что деловое письмо составляется по определенной форме. Большую роль играет при этом графическое оформление и совокупность реквизитов. Кроме того, содержание делового письма в подавляющем большинстве случаев включает в себя данные об обстоятельствах, имеющих юридическое значение. С частной перепиской его объединяет то, что, будучи направленным на конкретного адресата и отображая конкретную ситуацию, деловое письмо характеризуется более гибкими возможностями для реализации коммуникативного намерения, чем прочие жанры деловой письменности (приказ, повестка, извещение).
Деловое письмо – произведение, состоящее из названия и ряда особых единиц, объединенных разными типами связи.
Сравнительно малый объем письма ограничивает выражение категории членимости – выделения связных единиц – элементарным членением на абзацы.
Текст делового письма посвящен одному рассматриваемому вопросу, при этом логика, следующая: в первой части излагаются факты, послужившие основанием и причиной составления письма; во второй части приводятся выводы, просьбы, рекомендации, приложения. При рассмотрении более сложных вопросов используется и более сложный композиционный рисунок. Письма же, посвященные решению простых или заранее оговоренных вопросов, вообще могут состоять из одной части.
Абзацное членение текста (рубрикация) может сочетаться с цифровыми обозначениями последовательности расположения составных частей текста.
1.1. 1.1.1.
2.1. 2.1.1.
3.1. 3.1.1.
В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Нумерация подчеркивает также необходимость отдельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов.
Официальные письма содержат определенный ряд реквизитов, которые оформляются на специальных бланках в особом порядке, образуя формуляр. Формуляр обеспечивает коммуникативные свойства писем, которые проявляются в соотношении оформляющей и текстовой части письма. Оформляющая часть дает сведения о юридических лицах, вступивших в определенные отношения. Текстовая часть дает сведения по поводу составления письма: в ней может быть заключена идея, могут предлагаться действия, которые необходимо совершить. Причем первая определяет главные семантические свойства второй. Правильный формуляр является важнейшим условием корректного составления письма.
Таким образом, деловое письмо, в силу своей принадлежности к разряду официального документа характеризуется соответствием одному из трех типов стандартизации:
1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированностью трех параметров текста: набор реквизитов, их последовательность, пространственное расположение. Паспорт, бюллетень для голосования – то матрица.
2. Образец-модель. Он обладает большим уровнем гибкости по сравнению с образцом - матрицей. Формулировка может быть более свободной, пространственное расположение реквизитов – нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишутся по модели.
3. Образец-схема. То наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов. Объяснительная записка строится по схеме.
Что касается делового письма, то оно организуется по второму типу стандартизации, поскольку является особым видом документа, менее жестко регламентированным, нежели, к примру, контракт или постановление, но в тоже время имеющим юридическую значимость.
Обладая средствами всех текстовых категорий, письмо представляет собой единственный тип письменного текста, которому не свойственен заголовок. В нашем случае, то есть в деловом письме (что характерно для других текстов в официально-деловом стиле), заголовочная позиция замещена обозначением жанра: Einladung (приглашение), Angebot (предложение), Empfehlungsbrief (рекомендательное письмо).
Деловые письма на самые разные темы, самых разных стилистик, содержания, разных тональностей (хотя тональность в любом случае должна быть исключительно дружественной) объединяет некая единая форма. Прежде всего, это внешняя, которая начинается с бланка письма. Вид данного бланка зависит от выбора организации, но он обязательно содержит логотип предприятия, подробный адрес с телефонами, факсами, электронным адресом.
Каждое письмо должно иметь свою шапку (Kopf). Главный элемент шапки – адрес отправителя и адрес получателя, всегда, даже если переписка ведется ежедневно. В правом верхнем углу располагаются данные отправителя – адрес получателя. Не менее важно указать дату, расположение которого фиксируется менее строго (чаще в правом углу ниже упомянутых данных).
В случае длинных и обстоятельных писем перед обращением пишут, о чем это письмо – «предмет» („Betreffs-« или «Betrifft-«). Однако гораздо чаще заменяются указанием вида письма: Einladung , Reklamation.
В отношении внутренней формы письма максимально сжаты, несогласованны, не содержат никакой непроверенной информации, холостых рассуждений в поисках выражения эмоций, если это описание не подкрепляет дела.
Таким образом, в качестве рабочего определения, стимулирующего все упомянутые характеристики, выбрано определение С.Ю. Федюрко: деловое письмо – «обобщенное название деловых актов, имеющих правовую значимость, выделяемых в связи с особым способом передачи информации, которые отражают определенную производственную ситуацию и отличаются единством темы, особым графическим оформлением и композиционным построением, временной и пространственной точностью и конкретностью, использованием средств речевого этикета для обеспечения адекватности восприятия содержания адресатом.»
Таковы самые общие признаки делового письма, быть может, с позиции делопроизводства, что, однако, имеет определяющее значение для его лингвистической формы, которая представляет наибольший интерес для нашего исследования.
Основные виды деловых писем
Деловые письма классифицируются по различным признакам.
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
- требующие обязательного письма-ответа
- не требующие такового
По виду деловые письма могут строиться как:
- инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
- письмо-просьба
- письмо-приглашение
- письмо-подтверждение
- письмо-извещение
- письмо-напоминание
- письмо-предупреждение
- письмо-декларация (заявление)
- письмо-распоряжение
- письмо-отказ
- сопроводительное письмо
- гарантийное письмо
- информационное письмо
По признаку адресата деловые письма делятся на:
- обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;
- циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:
- электронную почту,
- факсимильную связь,
- телетайпную и телеграфную связь.
При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
а) на причину обращения:
«В связи с неполучением счета-фактуры...»
«Ввиду задержки получения груза...»
б) на ссылки:
«Ссылаясь на Ваш запрос от...»
«Согласно протоколу о взаимных поставках ...»
в) на цель:
«В целях скорейшего решения вопроса ...»
«В ответ на Ваш запрос ...»
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
«Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…»
«Просим рассмотреть наше предложение…»
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:
а) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
в) подтверждения: подтверждаем;
г) заявления: заявляем, объявляем;
д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
ж) напоминания: напоминаем;
з) предложения: предлагаем
Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
К письмам, которые нуждаются в ответе, принадлежат:
Письма-предложения;
Письма-запросы;
Письма-просьба;
Письма-приглашение.
К письмам, которые не нуждаются в ответе, принадлежат:
Письма-отказы;
Сопроводительные письма;
Письма-подтверждение;
Письма-благодарности;
Письма-напоминание.
Существуют также письма, на которые отвечают или не отвечают. Это зависит от ситуации. К таким письмам принадлежат:
Письма-приветствие;
Письма-претензии и рекламационные письма;
Рекламные письма.
Вопросы, которые затрагиваются в официальной переписке, охватывают различные аспекты бизнеса. Следовательно, деловые письма можно классифицировать по виду:
1. Письма, содержащие деловую информацию:
– письма-просьбы
–предконтрактная переписка, которая включает запрос, предложение и заказ
–письма-извещения
–сопроводительные письма
–письма-подтверждения
2. проблемные письма:
- письма-рекламации
- ответ на письмо-рекламацию
Письма-просьбы, в основном, касаются возможности получения различного рода информации. Это могут быть письма с просьбой выслать интересующие автора материалы (проспекты, спецификации, прейскуранты), предоставить какие-либо услуги или дать консультацию. Во всех случаях письмо-просьба должно быть кратким, по существу, с ясным и точным изложением просьбы.
Заключению контрактов предшествует определенный преддоговорный период, в ходе которого стороны обмениваются информацией, выясняя возможность заключения сделки, позиции сторон. Такой обмен в большинстве случаев происходит путем переписки, которая представляет собой последовательность следующих четырех этапов, каждому из которых соответствует одноимённый тип письма:
1. запрос отправляется с целью получить предложение, либо ряд предложений и впоследствии выбрать из них наиболее подходящее. Чтобы получить конкретное предложение, необходимо точно и доступно формулировать запрос.
2. Предложение может быть отправлено по собственной инициативе любого юридического лица, а также являться ответом на полученный запрос. Четких предписаний относительно формы письма-предложения не существует, но вполне целесообразно руководствоваться содержанием, чтобы не выпустить важную информацию и не заставлять потенциального клиента обращаться за более подробными сведениями.
3. Заказ должен быть однозначным и понятным во избежание разного рода непонимания и разногласий.
4. Подтверждение заказа или контракт.
Письма-извещения имеют своей целью сообщить адресату определённую информацию. Это может быть извещение об отправке товара, документации, о денежном переводе. К этой группе относятся и рекламные письма – наиболее трудный вид коммерческого письма, необходимости приобретения какого-либо продукта или услуги, одного рекламного письма бывает недостаточно. В таких случаях организуется так называемая «письменная рекламная кампания» из последовательности рекламных писем.
Сопроводительные письма, в свою очередь, направляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей.
При получении товара, денежных переводов или документации, а также писем и факсов направляются письма-подтверждения. Такие письма высылаются также при подтверждении даты какого-либо мероприятия, соглашения, достигнутого по телефону. Письма-подтверждения помогают избежать возможного недоразумения или ошибки как следствия непонимания.
Особенности немецкого делового письма.
Германия является страной, где сложились давние и устойчивые нормы и традиции в делопроизводстве. В России также существуют особенности делового общения, отличные от международных, связанные с начальной стадией формирования рыночных отношений в нашей стране.
В России формальным сторонам деловой корреспонденции уделяется меньше внимания, чем на Западе. Главное же отличие немецкой манеры вести дела - высокая степень официальности. Немцы очень сдержаны в деловом общении и тщательно соблюдают принятые формы общения.
Соблюдение правил переписки свидетельствует о вежливости, уважении к партнеру. На Западе очень пристальное внимание уделяется этике бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется в России. Там считается, например, совершенно необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденную задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность получения информации, поблагодарить за оказанную любезность или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по службе или днем рождения.
В немецком деловом общении в коммерческой корреспонденции очень важное место играет фактор формуляра, т.е. способ официального оформления делового письма. Формуляр делового письма дает возможность получить точные данные о фирме-партнере (координаты, структура, финансовая и юридическая состоятельность, состояние делопроизводства и прочее), об отправителе (опыт работы, профессионализм, компьютерная грамотность, статус и положение внутри фирмы и прочее), о получателе (статус, степень знакомства с отправителем и прочее), о юридической и иерархической квалификации делового текста (копия или оригинал, относится ли к коммерческим документам, важным или рядовым рабочим письмам, общая цель сообщения и прочее), о его коде, о канале связи и многом другом.
В Германии главным документом, регламентирующим формулярно-композиционный вид делового текста, являются "Regeln hier Maschinenschreiben" - DIN 5008. Однако эти правила имеют скорее рекомендательный характер. Степень свободы и творчества составителя письма ограничивается лишь его опытом и профессионализмом, который основывается, прежде всего, на знании норм и традиций немецкоязычного делопроизводства, а также международных тенденций оформления деловых бумаг.
Особое внимание в немецком делопроизводстве уделяется способу оформления деловых бумаг при переписке с властями - Korrespondenz mit Behörden, когда используют более консервативный стильVerwaltungssprache/ Kanzleistil. Нормализаторы рекомендуют строже соблюдать такие параметры машинописи как: поля страницы, вид абзаца, отступ - Einrückung, пропуск строк, расположение реквизитов, а также списки и перечисления - Gliederung/ Ordnungssystem, Aufzählung - в соответствии со шкалой печатной машинки -Schreibmaschinenskala. Несмотря на то, что все современные офисы в Германии оборудованы факсимильными аппаратами и компьютерами, а у секретарей в машинах, как правило, имеются факс-модемы, при обращении в государственные и властные структуры официальные бумаги следует печатать на машинке стандартным шрифтом; возможен вариант и компьютерного текста, но при этом разрешается использовать только шрифт Courier.
Если письмо адресовано деловому партнеру, то отправитель свободен в выборе шрифта, однако международная традиция делопроизводства гласит: используйте Times New Roman, а в таблицах и заголовках - Arial.
Деловое письмо обычно посылается на бланке фирмы; письмо может, быть напечатано и на чистом листе, однако, при этом всегда остается неизменным основной набор реквизитов. Это: 1) колонтитулы (верхний и нижний), 2) штамп отправителя + адрес получателя, 3) обозначение типа связи, 4) указание на количество страниц письма, 5) тема/ предмет письма, 6) особые пометы (факультативно), 7) обращение, 8) текст письма, 9) формула прощания, 10) название фирмы отправителя, 11) роспись и подпись (с расшифровкой), 12) примечания.
Несоблюдение формы и отсутствие ряда реквизитов на деловом письме в немецком делопроизводстве встречается чрезвычайно редко и может свидетельствовать о том, что факс передан новичком-непрофессионалом, или отправлен в необычных условиях. Такой факс требует к себе внимания со стороны получателя, вероятнее всего последует просьба его подтвердить, так как он не отвечает требованию достоверности и не может быть идентифицирован как документ фирмы-отправителя. Неправильное оформление корреспонденции - один из признаков несолидности фирмы или чужого, "фальшивого" отправителя.
Развитая система делопроизводства в Германии проявляется в сложном формуляре. Чем сложнее формуляр, тем совершеннее принятая на фирме система делопроизводства, тем серьезнее, солиднее и надежнее сама фирма. Анализ формуляра позволяет определить тип и характер делового письма, создать коммуникативный (социально-психологический и речевой) портрет отправителя.
Если немецкая фирма ориентирована на внешние связи, на международный бизнес, то показательным является параллельное употребление в штампе отправителя немецких и английских слов-указателей: Datum/ Date:, Ал/ То:, Firma/ Company, Von/ Fr от:, Telefax-Nachricht/Cover Sheet, Seiten/ Number of pages (including cover sheet):. - это свидетельствует о факте постоянной и давней ориентации фирмы на внешние связи, на международный бизнес.
Факс в немецком делопроизводстве имеет верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами.
Данные колонтитула несут информацию о ее руководителях, о ее юридической и банковской поддержке, о ее структуре (материнской фирме или филиалах, о ее подразделениях и отделах, например: Export). Чем полнее отражена в колонтитуле информация о фирме, тем более открытой она хочет себя представить, это означает, что ей есть, чем гордиться и нечего бояться. У некоторых экологически продвинутых фирм в нижний колонтитул занесена информация об экологической чистоте бумаги, на которой отпечатан ее бланк. Внимательный анализ колонтитулов может сообщить нам важную информацию о письме: когда и откуда отправлен, копия это или оригинал, а также об отправившей его фирме, о ее весе и статусе.
Кроме колонтитулов и "шапки" (логотип и иногда отпечатанный адрес фирмы) бланка фирмы, вся остальная содержательно-графическая информация заносится сотрудником-отправителем, в том числе, штамп отправителя + адрес получателя Innenadresse/ Versendungsform + Empfängeranschrift. По-немецки этот реквизит называют Briefkopf, хотя иногда Briefkopf относят к "шапке" бланка. Он включает в себя обязательно: 1) название фирмы-отправителя Firmenbezeichnung, 2) имя сотрудника-отправителя Name des Absenders, 3) номер телефона и факса/e-mail отправителя, 4) адрес и имя получателя Name & Anschrift des Empfängers; если письмо предназначено именно для определенного сотрудника, стоит помета: Z. Н. — zu Händen Frau Olga Miller, 4) номер телефона и факса получателя, 5) дату/ Datum отправки письма.
При указании даты в немецком деловом письме месяц указывается полностью - 10 Февраля 2002 г/ 10 Februar 2002., сокращения приняты только в нашей стране - 10.02.02.
Факультативно содержатся следующие реквизиты - 1) должность или отдел фирмы, который представляет данный сотрудник, и специальный знак / код сотрудника, отправившего письмо, например, Frau Neustadt/ Export; Herr Ott/ Marketingleiter. Следует отметить, что коммуниканты с самым высоким иерархическим статусом, при условии непервоначального контакта с фирмой-адресатом, крайне редко указывают свою должность или титул.
Не указывают свою должность и так называемые свободные/частные предприниматели, и это объяснимо - нередко они действительно ее не имеют, Geschäftsmann сам себе хозяин. Коды / (специальные знаки руководящих сотрудников или сотрудников, на чье имя приходят счета в банке) - Diktatzeichen- это явление новое, но их указание стало обязательным в письмах документного характера: Dr. Т/Ко, ALI/SG.
Обозначение типа связи бывает обязательным, если это факс, и необязательным при другом виде пересылки.
Указание общего количества страниц отправленного документа - необходимый реквизит в связи по факсу.
Обращение/ Anrede - самый консервативный и простой реквизит. Как и формула прощания, обращение всегда выделяется отдельным абзацем. В Германии существует ограниченное число формул обращения от формального до фамильярного - максимально 12:
а) Sehr geehrter Herr Krieghoff, - самое частотное обращение с указанием фамилии; Sehr geehrter Herr Dr. Krieghoff - т.е. с указанием звания; Sehr geehrter Herr Karl Krieghoff - указание имени; Geehrter Herr... es folgt der Familienname; SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи),
б) Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий,
в) Guten Tag, Herr Krotov; Lieber Herr Saitzev, - при неформальных отношениях и личном знакомстве,
г) Hallo, Olga, - при переписке двухрядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: Sehr geehrte Herren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschäftsfreund!
Если у адресата имеется титул или звание, то опускать его во всех западных странах считается невежливым. Таким образом, в обращении будет указано: профессору А. Шульцу. Только особенностью немецкого делового стиля является формула обращения "Господин + титул или звание + фамилия".
В Германии существует два типа формулы прощания / Grußformel: формальные обязательные и "свободные" необязательные. Первые употребляются всегда, их отсутствие равносильно тому, что собеседник ушел, не сказав "до свидания". 1) mit freundlichen Grüßen — в абсолютном большинстве писем, 2) другие формулы: mit freundlichem Gruß; Hochachtungsvoll; mit den besten Grüßen; mit freundlicher Empfehlung; MFG (принятое в телексовой связи сокращение) — в 5-7% писем, 3) mit vorzüglicher Hochachtung - употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Связкой между реквизитами - текстом и формулой прощания выступает глагол (und) verbleiben, после него уже не может быть передана важная (с внеязыковой точки зрения) информация, но прагматически-релевантной такая информация может быть.
Более разнообразны и прагматически богаче сводные формулы прощания, употребляемые, главным образом, в письмах больших форматов и между партнерами, коротко знакомыми. Можно встретить следующие формулы прощания: благопожелание, благодарность, надежду на продолжение контакта: Mit herzlichem Dank und freundlichen Grüßen an alle Mitarbeiter/ Viel Erfolg und herzliche Grüße an Alle. Schönes Wochenende!! /Beste Grüße und weiterhin viel Erfolg/ Ihr Martin Ott. /In Erwartung Ihrer baldigen Antwort. Использование свободных формул прощания - показатель не только авторской манеры и склонности автора к речетворчеству, но и его желания понравиться адресату, проявить к нему свое особое расположение, а также форма выражения его хорошего настроения, связанного с профессиональными удачами или надеждами. Наличие в свободном деловом письме фраз, подобных вышеприведенным, не может служить маркером социального статуса автора. Этот момент связан, скорее, с психологическим типом коммуниканта - более эмоциональным, чем классический тип сдержанно-вежливого делового коммуниканта.
В России заканчиваются письма обычно фразами: "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной"; "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества"; "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей"; "С уважением".
Роспись и подпись (с расшифровкой)/ Unterschrift/ Gegenzeichnung в немецком деловом письме несет важную прагмалингвистическую информацию об отправителе. По ним можно выделить три категории отправителей по их иерархическому статусу: 1) глава фирмы или руководящий сотрудник; 2) менеджер; 3) рядовой сотрудник фирмы.
Если за названием фирмы следует подпись с росписью без расшифровки, значит, письмо отправлено самим главой фирмы: NATURWAREN OHG/ DR. PETER THEISS (роспись) Dr. Peter Theiss.
В случае если письмо направляется в государственные органы, расшифровка обязательна или в первоначальных контактах: Generaldirektor ZAO Rosagroservice/ Karl Krieghof (роспись); Т. Ali/ Geschäftsführer.
Представители среднего менеджмента должны указывать свою должность в подписи: DG Agropartners / Absatzberatungs- und Projekt- GmbH/ Ludwig Eger (роспись); G. Berger/ Landwirtschaftsreferent; i. V. - in Vertretung перед подписью означает, что отправитель несет ответственность за документ и что ранг отправителя (обычно это заместитель управляющего фирмой, начальник отдела и проч.) достаточно высок, чтобы представлять свою фирму; напротив, i. А. - im Auftrag означает, что ранг отправителя невысок, как правило, это рядовой сотрудник отдела: ассистент, референт.
В большинстве стран подпись на деловом письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. В Германии принято заключительный комплимент располагать с левой стороны, и подпись ставится также с левой стороны.
Немалое внимание немцы уделяют оформлению примечаний, которые находятся в самой нижней части первой страницы. По-немецки они называются Anlagenvermerke или иногда могут иметь обозначение Remarks (англ.); если фирма ориентирована в первую очередь на внешнеторговую деятельность, то, как уже отмечалось, она использует английскую лексику, сокращения и спецсимволы. Примечания обычно содержат сведения о приложении: чаще стоит слово Anlage, оно обозначает, что приложение состоит из одно- или многостраничного текста, представляющего собой единый документ; форма множественного числа Anlagen употребляется, если в приложении разные типы документов. В примечании может быть обозначен тип деловой бумаги, если это не указано в Briefkopf, например: Dieses Angebot ist freibleibend. Также в примечании может стоять отметка об отправке копий другим лицам Verteil vermerk - Kopie an:/ с. с. Herr Nardi. При пересылке финансового документа стоит отметка о количестве экземпляров: 1 -fach/ fold/ fois.
Для того, чтобы не допустить расхождений в понимании текста, или для подтверждения передачи важных бумаг в делопроизводстве некоторых фирм принято на последнем листе сообщения повторно указывать общее число отправленных страниц - Gesamt Seiten 03 - что можно понимать как "конец связи". Известно, насколько важно в деловой коммуникации избежать недоразумений и непонимания, поэтому в колонтитулах ряда делопроизводств напоминают о возможных помехах в коммуникации и просят, в случае сомнения в содержании или объеме текста, подтвердить получение текста или запросить его повторную передачу. Некоторая избыточность подобных формул - одна из особенностей немецкой деловой корреспонденции, обеспечивающая надежность передачи информации и способствующих предотвращению ошибок и помех коммуникации.
В завершение следует сказать, что фактор формуляра является признаком, не только объединяющим коммерческую корреспонденцию, но и различительным признаком, позволяющим выявить особенности национального делового стиля той или иной страны.
Правила написания немецких деловых писем
Деловые письма являются коммерческими или профессиональными сообщениями бизнесменов, лиц свободных профессий, но др. поставщикам, клиентам, органам власти. Они принципиально имеют постоянно одну и ту же форму и могут изменяться сугубо индивидуально. Внешняя форма подлежит инструкциям согласно DIN 5008 и DIN 67 (DIN – Немецкий институт стандартизации).
Немецкий институт стандартизации является немецкой национальной организацией и членом-iso этой страны. DIN является зарегистрированной ассоциацией, которая была основанной в 1917 году, сначала как Комитет норм немецкой промышленности (NADI). В 1926 году NADI переименовано на Немецкий комитет норм (DNA).
На данное время DIN 5008 действует для правил написания и оформления при обработке текста, а DIN 676 -- для оформления бланков. Единственное оформление должно повысить понятность и облегчить проработку делового письма. В соответствии с DIN 676 бланк оформляется на бумаге формата A4, расстояние для шапки письма составляет 45 мм (от верхнего края листа). Надписи в нормируемом бланке стандартно отвечают правилам написания и оформления для обработки текста (DIN 5008).
Оформление делового письма установлено DIN 5008, а именно:
Деловое письмо оформляется на бумаге форматом A4 следующим образом:
1. Шапка письма. Шапка письма содержит данные отправителя и другие данные, которые касаются предприятия, оформление в качестве рекламы и преимущественно на фирменном логотипе. К именам принадлежит также правовая форма предприятия.
2. Почтовый адрес отправителя. Непосредственно в поле адреса повторяются необходимые данные для почты. Таким образом, при использовании окошка в письме адрес отправителя ненужно еще раз писать на обложке письма.
3. Поле для адресов. Информацию об адресе получателя подают в поле из девяти строк в установленном порядке:
Строка 1: Тип пересылки (напр. „письмо” „партия товара” „авиа”);
Строка 2: Пустая строка;
Строка 3: Обращение „Госпожа” или „Господин” (включая название профессии и должности) или „Фирма”;
Строка 4: Название предприятия или лица (сначала имя, потом фамилия, а перед тем звание);
Строка 5: „Абонентный почтовый ящик” или улица и номер дома;
Строка 6: Пустая строка;
Строка 7: Почтовый индекс и пункт назначения;
Строка 8: Пустая строка или, если необходимо, страна;
Строка 9: Пустая строка.
4. Строка знаков ссылок. Эта строка показывает вводные слова на бланке. Рядком ниже указываются знаки ссылок:
Ваш знак, Ваше сообщение от;
наш знак, наше сообщение от;
код но имя человека, который прорабатывает дело;
дата составления письма.
При необходимости можно также использовать следующую нижнюю строку. Календарные даты появляются в строке знаков ссылок в нумеруемом стиле. Согласно новой норме дата должна делиться на год, месяц, день, в этом порядке, разделенные черточками. Месяц и день могут также подаваться двусмысленно, например, 96-09-17. Нужно выходить с того, что еще в течение длинного периода будет использоваться старый стиль написания, в котором день, месяц, год, отделены между собой точками, например, 17.09.96.
5. Послания. Ссылка является короткой информацией о содержимом текста письма; оно является короткой предыдущей информацией для получателя и облегчает последующее поступление почты на соответствующее место обработки. Сегодня ссылки используют без сокращения „Betr.“ (нем. Betreff -- касательно). Оно стоит двумя пустыми строками ниже от последнего строке знаков ссылки.
6. Обращение. Обращение стоит двумя пустыми строками. Когда письмо не направляют конкретному лицу или соответствующее контактное лицо не знают, пишут „Глубокоуважаемые дамы и господа“. Однако нужно предоставлять преимущество личному обращению („Глубокоуважаемая госпожа Мюллер“); из-за этого письмо получает личный характер. Нужно пытаться находить контактное лицо. Конечно, важным является согласование между званием получателя в поле адреса и обращением: если в поле адреса указано обычное лицо по имени, нужно также избрать личное обращение; если же в поле адреса - лишь фирма или название органа власти, нужно использовать общее обращение. Обращение завершается запятой, а от присоединяемого текста отделяется пустой строкой.
7. Текст письма. Подол содержимого текста письма достигается внешним построением абзацев. С помощью такого разделения понятность и читабельность текста повышаются. Абзацы отделяются один от другого пустыми строками. Выделение в тексте письма выражаются подчеркиванием, кавычками и изменением шрифтов, жирным шрифтом, курсивом и большими буквами. Текст письма должен, по возможности, не превышать одну страницу.
8. Формула приветствие. На сегодняшний день наиболее употребимой формулой приветствия является „С дружественными приветствиями“, в частных письмах также „С сердечными приветствиями“.
9. Завершение письма. Завершение письма содержит адрес отправителя с напечатанным именем того, кто его подписал. Перед подписью могут стоять сокращения, такие как „и. A.“ (нем. im Auftrag - по доверенности) или „и. V.“ (нем. in Vertretung - от имени).
10. Дополнения. За пустой строкой после напечатанного имени того, кто подписал письмо, идет дополнение (ниже называют отдельное дополнение) и после следующей пустой строки примечание (ниже указывают места, куда направляется письмо в циркуляции или копии).
11. Данные о предприятии. В нижнем крае бланка письма содержатся данные о предприятии, а именно:
место предприятия (адрес);
телефон (с кодом);
факс;
телекс (номера телекса предоставляются лишь в отдельных случаях фирмами-импортерами и экспортерами);
связь с банком (МФО и номер счета).
12. Данные о правовом статусе. Акционерные общества подают в последнем или в двух последних строках бланка письма следующую информацию:
Для лучшей наглядности все правила написания представлены в таблице:
| 1. Шапка — Наименование фирмы-отправителя — Торговый знак фирмы — Адрес — Номера телефонов, факса, электронная почта | 1. Der Briefkopf — Der Name der Fa. — Das Firmenzeichen — Die Postanschrieft — Die Telefon- und Faxnummer |
| 2. Сектор адресата — Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа. — Название фирмы и/или имя адресата. — Улица, номер дома, почтовый индекс и город. Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами. | 2. Das Anschrieftsfeld — Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost — Der Name der Firma — Die Strasse, das Haus, die Postzahl, die Stadt |
| 3. Строчка ссылок — Указание на предыдущую переписку. Номер или сокращение отдела или ведущего переписку. | 3. Die Bezugszeichenzeile — Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom…; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom…, Telefon, Ortsname, Datum |
| 4. Повод — Приглашение — Реклама — Вызов представителя — Запрос — Предложение | 4. Der Betreff — Die Anladung — Das Werbeangebot — Bitte um Vertreterbesuch — Die Anfrage — Das Angebot über… |
| 5. Текст письма с обращением | 5. Der Brieftext mit der Anrede |
| 6. Формула прощания и подпись — с дружеским приветом — по поручению — по доверенности — перед подписью генерального доверенного | 6. Die Grussformel und die Unterschrift — mit freundlichem Gruss, mit freundlichen Grüssen — i.A. - im Auffrage — in Vertretung, in Vollmacht — ppa. - per prokura |
| 7. Примечание о приложениях | 7. Die Anlagevermerke |
| 8. Коммерческие данные фирмы-отправителя — подробный адрес (если шапке был указан только а/я) — телеграфный код — номера факса и телефона — наименование банка корреспондента-отправителя — номера счетов | 8. Die Geschäftsangaben — Die Adresse — Telegramm-Kurzanschrift — Telefon/Faxnummer — Die Bankverbindung des Absenders — Konto-Nr. |
| | |
Вывод.
| Helmut Wagner & Sohn Kältetechnik Helmut Wagner & Sohn, Postfach 256, 3500 Kassel | |||
| Schrader & Lehmann Einkaufsabteilung Max-Richter-Strasse 95 8770 Potsdam | |||
| | | | |
| Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 02.04.2004 | Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom 04.04.2004 | (05 61) 8243-1 Durchwahl 8243 | Kassel 08.04.2004 |
| | | | |
| Rückfrage Sehr geehrte Damen und Herren, bezugnehmend auf Ihre Bestellung über eine Kühlanlage müssen wir Ihnen folgendes mitteilen: Es stellte sich heraus, dass bei der forgegebenen Grösse des Kühlraums ein stärkeres Kühlaggregat eingebaut werden muss, was eie Verteuerung des Preises um 8% hervorruft. Nun möchten wir uns erkundugen, ob Sie mit dieser Verteuerung einverstanden sind. Bitte, teilen Sie uns Ihren Entscheid mit. Mit freundlichen Grüssen (Unterschrift) Helmut Wagner | |||
Письмо-запрос (Die Anfrage)
| |
| |||||||||||||||||||||||||
Письмо-извещение о поставке
Die Lieferanzeige
| |||||||||||||||||
| ||||
| Gerb. Winkelmann Werbemittel Rothschildallee 104 600 Frankfurt 1 | ||||
| Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom 04.10.04 | Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom 01.10.04 | (0 6165) 1425-1 Durchwahl 1425124 | Darmstadt 15.10.05 | |
| | ||||
| Bestellung Sehr geehrte Damen und Herren, wir danken Ihnen für Ihr Angebot. Endsprechend Ihrer Mustersendung bestellen wir: 200 Brieftaschen, Nr. 5714, schwarz, mit Prägedruck auf der linken Innenseite: Bankhaus Friedrich Bauer AG, Preis __,__ EU je Stück, 200 Geldbörsen, Nr 3272, schwarz, mit Prägedruck wie oben auf der linken Innenseite, Preis __,__ EU je Stück. Liefern Sie bitte binnen vier Wochen frei Haus. Bei Bezahlung innerhalb zweier Wochen nach Wareneingang ziehen wir 2% Skonto vom Warenwert ab. Mit freundlichen Grüßen Bankhaus Friedrich Bauer AG ppa. (Unterschrift) Inge Weber | ||||
| Telefax An: Hrn. W. von Rhein Fa: von Rhein Arzneimittel GmbH Fax: 0102/334422 Von: Mann-Computer GmbH Fax: 090/364704 Datum: 19.03.2004 Seiten: 1 |
| Sehr geehrter Herr von Rhein, Wir danken Ihnen fur Auftrag uber Schreibautomaten und bestatigen hiermit, dass wir gemass unseren allgemeinen Verkaufsbedingungen liefern konnen: 20 Schreibautomaten Modell X2AL zu einem Preis von EU 590,-/Stck inkl. Verpackung. Lieftermin: 11 bis 20 Tagen Lieferung: frei Ihrer Lubecker Fabrik Zahlung: innerhalb 30 Tage Wegen naherer Einzelheiten setzen wir uns mit Ihnen wieder in Verbindung. Mit freundlichen Grussen, Mann-Computer GmbH |
Отзыв
заказа
Der Widerruf der Bestellung
| |||||||||||||||||
1. Архипов А. Ф. Самоучитель перевода с немецкого языка на русский. – М.: «Высшая школа», 1991 – 230с.
2. Архипкина Г.Д. Деловая корреспонденция на немецком языке. – Серия «Высшее образование». – Ростов-на-Дону: издательство «Феникс», 24с. -192с.
3. Басаков М.И. Делопроизводство в вопросах и ответах.//Серия «Учебники и учебное пособие». – Ростов-на-Дону: издательство «Феникс», 2001
4. Большой немецко-русский словарь. 8-е издание, стереотипное. – М.: Русский язык, 2001. – 1040с.
5. Бондарко А.В. Текст. Структура и семантика. Т.1. – М.,2001.
6. Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования. – М.: Наука, 1981.
7. Деловая переписка: правила написания немецких деловых писем. – М.: ЭТС, 2000
8. Коммуникативные и прагматические особенности текстов разных жанров.//Сборник научных трудов МГПИИЯ. – М., 1983.
9. Крылова Н.И. Деловой немецкий язык. – М.:НВИ-Тезаурус, 2000.-215с.
10. Лексико-семантический анализ текста.// Сборник научных трудов МГПИИЯ. – М., 1983
11. Москальская О.И. Теоретическая грамматика немецкого языка для институтов и факультетов иностранных языков. Учебник, 3-е издание, исправленное и дополненное. – Высшая школа, 1983. – 325с.
12. Попов А.А. Деловая поездка в Германию./А.А. Попов. – М.: Лист, 2000.-153с.
13. Прагматика и структура текста.// Сборник научных трудов МГПИИЯ. Вып. 209.
14. Структура текста. – М.: Наука, 1980. – 147с.
15. Текст и его компоненты как объект комплексного анализа//Ленинградский гос.пед.институт им. А.И. Герцена. – Л.: ЛГПИ, 1986. – 85с.
16. Текст как единица коммуникации. //Сборник научных трудов МГПИИЯ. Выпуск 371. – М., 1991.
17. Федюрко С.Ю. Жанр делового письма.//Труды молодых ученых ВГУ. Выпуск 2. – Воронеж, 2001.
18. Duden- Briefe gut und richtig schreiben! – 2. Aufl. Dudenverlag, 1997.-791s.
19. Manekeller F. Das neue Handbuch der Musterbriefe. München, 1999. – 589s.
