Курсовая Ревизия расчетов с подотчетными лицами
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита в промышленности
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: Ревизия и аудит
на тему: Ревизия расчетов с подотчетными лицами
Студентка
УЭФ, 5-й курс, ДЭП-3 О.Н. Шевчик
Руководитель Т.В. Ларионова
МИНСК 2010
РЕФЕРАТ
Курсовая работа: 44с., 6 табл., 36 источников, 15 прил.
РЕВИЗИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА, АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ, ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ.
Объект исследования – расчеты с подотчетными лицами в концерне “Белгоспищепром”.
Предмет исследования – порядок проведения и организации ревизии расчетов с подотчетными лицами.
Цель работы: изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами.
Методы исследования: формальная проверка, арифметическая проверка, логическая проверка, нормативно правовая проверка, экономическая проверка, проверка документов по данным корреспондирующих счетов.
Элементы научной новизны: разработаны мероприятия по совершенствованию методик проверки расчетов с подотчетными лицами.
Автор работы подтверждает, что приведенный в ней расчетно-аналитический материал правильно и объективно отражает состояние исследуемого процесса, а все заимствованные из литературных и других источников теоретические, методологические и методические концепции и положения сопровождаются ссылками на их авторов.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………..…………….4
1 Значение и задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами……………….7
2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами…………………………...………...10
3 Методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами……..…….16
3.1 Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………………16
3.2Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам…...…..19
3.3Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам……………………………..…………………………25
3.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам……………………………………………...……………33
3.5 Обобщение результатов ревизии расчетов с подотчетными лицами…….....35
4 Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами…...37
Заключение………………...………………………………………………………..40
Список использованных источников……………………………...………………42
Приложение А Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами»…………………………………………………………….45
Приложение Б Главная книга по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами»..47
Приложение В Приказ о командировании………………………………………..49
Приложение Г Командировочное удостоверение…………….……….…………50
Приложение Д Приказ об организации выставки……………………..…………51
Приложение Е Авансовый отчет по командировке……………………………...52
Приложение Ж Приказ о командировании………………………...……….…….53
Приложение З Командировочное удостоверение………………………………..54
Приложение И Авансовый отчет по командировке…………………..….………55
Приложение К Билет “Минск - Москва”
Билет “Москва - Минск”……………………………...…………..56
Приложение Л Расчет аванса по командировке………………………….………57
Приложение М Отражение на счетах бухгалтерского учета командировочных расходов……………………………………………………………………………..58
Приложение Н Авансовый отчет по хозяйственным расходам……...………….59
Приложение О Товарный чек……………………………………………………..60
Приложение П Журнал-ордер №7 и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»………………………...…………………………………..61
ВВЕДЕНИЕ
Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.
Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Данный вид расчетных операций остается весьма актуальным как для работников бухгалтерии, так и для самих подотчетных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель данной работы – изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.
Задачи работы:
- рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
- определить задачи и источники информации для ревизии расчетов с подотчетными лицами;
- рассмотреть порядок проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;
- выдвинуть предложения по совершенствованию методик проведения проверок расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в концерне “Белгоспищепром”.
Белорусский государственный концерн пищевой промышленности "Белгоспищепром" является основным производителем пищевой продукции в стране и проводит единую экономическую, техническую и технологическую политику в пищевой промышленности республики, которая включает более 20 подотраслей, производящих сотни наименований продовольственных товаров.
В состав концерна входит 48 организаций. В том числе 11 республиканских унитарных предприятий, 36 акционерных обществ, а также одно учреждение образования «Минский государственный колледж пищевой промышленности».
Основные задачи концерна:
- проведение единой экономической, технической и технологической политики в организациях пищевой промышленности Республики Беларусь, независимо от форм собственности;
- создание условий для увеличения ресурсов продовольствия и сельскохозяйственного сырья, улучшение снабжения населения страны продуктами питания;
- обеспечение в организациях пищевой промышленности роста производства продукции для удовлетворения потребностей внутреннего рынка и увеличения поставок на экспорт;
- повышение эффективности и конкурентоспособности экспорта продукции, выпускаемой организациями, входящими в его состав, развитие товаропроводящей сети за рубежом, способствующей реализации продукции, выпускаемой организациями, входящими в его состав;
- организация привлечения внешнего финансирования для проведения технического перевооружения и модернизации производств и др.
Концерн "Белгоспищепром" представляет основные отрасли пищевой и перерабатывающей промышленности Республики Беларусь:
- сахарная;
- кондитерская;
- масложировая:
- ликероводочная;
- спиртовая;
- винодельческая;
- пиво-безалкогольная:
- консервно-овощесушильная;
- табачная.
В состав концерна "Белгоспищепром" входят также отдельные предприятия, представляющие иные отрасли пищевой промышленности, это:
- ОАО "Беллакт" – сухие молочные смеси, детское питание на молочно-злаковой основе, цельномолочная продукция;
- ОАО "Мозырьсоль" - крупнейший в Республике Беларусь производитель соли выварочной;
- ОАО "Лидские пищевые концентраты" - супы, каши быстрого приготовления, кисели, специи;
- ОАО "Дрожжевой комбинат – прессованные и сухие пекарные дрожжи;
- ОАО "Белкофе" – фасовка кофе, кофейных напитков, чая и пр.;
- ОАО "Полимер" – производство тароупаковочных товаров.
Развитие данных отраслей в настоящее время происходит весьма динамично и позволяет обеспечить не только потребности внутреннего рынка Республики Беларусь в основных продуктах питания, но и наращивать объемы поставок на экспорт.
Предприятия концерна расположены по всей территории страны. Выгодное географическое положение республики, развитые транспортные и коммуникационные сети, благоприятный инвестиционный климат создают хорошие возможности для активного и взаимного международного сотрудничества и торговли.
Структура управления концерна “Белгоспищепром” является сложной и включает в себя много отделов, которые в свою очередь содержат несколько подразделений. Организационная структура объединяет человеческие и материальные ресурсы в единое целое, упорядочивает связи между ними, что придаёт организации устойчивость и стабильность.
1 Значение и задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.
Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по учету зарубежных командировок.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;
- представительских расходов.
Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.
В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.
При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:
- соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;
- наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;
- соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;
- своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:
- наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;
- порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;
- полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;
- правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.
При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.
Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.
Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.
Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.
Таким образом, отметим, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами
2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами
Каждая хозяйственная операция на предприятии требует надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.
Источниками информации в ходе проверки являются:
- бухгалтерская отчетность:
- бухгалтерский баланс (форма №1);
- отчет о движении денежных средств (форма №4);
- приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).
- статистическая отчетность:
- Отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты)).
- регистры бухгалтерского учета:
- Главная книга:
- журнал-ордер №7.
- документы:
- приказы и распоряжения руководителя организации;
- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;
- отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;
- задание на командировку;
- журнал учета работников, выбывающих в командировки;
- перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;
- данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.
Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.
Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.
Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в иностранной валюте – в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.
Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:
- Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (в ред. от 23.02.2010 №23);
- Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 (в ред. от 01.06.2010 №195);
Данные нормативные документы включают в себя приходные и расходные операции с наличными деньгами, соблюдение лимита остатка кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.
Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь, а именно Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в ред. от 08.10.2008 №145). Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.
В условиях рыночных отношений наиболее удельный вес в системе расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами.
Прежде чем характеризовать систему источников правого регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные).
К нормативным правовым актам законодательства, имеющих общее значение при регулировании служебных командировок, следует отнести:
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями по состоянию на 31.12.2009г.) представляет собой кодифицированный закон, признанный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений.
Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка.
Отношения, связанные со сроком пребывания в служебной командировке, урегулированы в статье 94 Трудового кодекса Республики Беларусь, а общие правила о гарантиях и компенсациях в этом случае закреплены в статье 95 Трудового кодекса Республики Беларусь.
Общие нормы, регламентирующие отношения во время служебных командировок, содержатся и в других главах Кодекса. В частности, это следующие правила:
- если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя вне места работы (в организации заказчика, в служебной командировке, на курсах повышения квалификации и т.д.), то по просьбе работника наниматель должен за свой счет выслать ему причитающуюся заработную плату (часть вторая ст.75 ТК РБ);
- при выполнении работы вне организации (служебная командировка, участие в совещаниях, конференциях и т.п.) режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет рабочего времени ведется как при обычном режиме (часть четвертая ст. 128 ТК РБ);
- в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (часть пятая ст. 133 ТК РБ);
- работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возращении работнику предоставляется другой день отдыха (часть третья ст. 137 ТК РБ).
Помимо вышеуказанных общих правил Трудовой кодекс Республики Беларусь содержит и некоторые специальные нормы, которые можно подразделить на две группы:
- нормы-изъятия, исключающие возможность направления работников в служебные командировки (часть первая ст. 263 ТК РБ).
- нормы-гарантии, предусматривающие дополнительные гарантии для отдельных категорий работников при направлении их в командировку (часть третья ст. 263, часть шестая ст. 287 ТК РБ).
- Законы Республики Беларусь содержат преимущественно специальные нормы, регулирующие особенности направления в служебные командировки отдельных категорий работников (государственных служащих, сотрудников правоохранительных органов, работников, направленных в командировки на территорию с радиоактивным загрязнением).
- Отношения по направлению работников в служебные командировки регулируются также указами Президента Республики Беларусь, постановлениями Правительства, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства финансов республики Беларусь.
Положение о порядке направления в служебные командировки за границу утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (в ред. от 06.10.2008 №545). Данное Положение определяет особенности направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов или иных государственных организаций.
Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета утвержден Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 25.06.2010), где определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 “О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.05.2001) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу. Кроме того, в исключительных случаях Министерство финансов по обоснованным запросам республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета, может принимать решения об изменении установлены норм возмещения расходов по найму жилого помещения для выезжающих в служебные командировки за границу работников указанных организаций в пределах средств, предусмотренных сметами на эти цели.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.08.2005 № 903 “О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.12.2007) определило источники финансирования заграничных командировок государственных служащих соответствующего уровня и порядок отчетности по таким служебным командировкам.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2006 №721 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь” увеличены устанавливаемые законодательством нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) в иностранной валюте: для руководителей государственных делегаций – 100%; для руководителей правительственных и парламентских делегаций – на 80%; для членов государственных делегаций – на 60%; для членов правительственных и парламентских делегаций – на 50%. В этом же постановлении закреплены некоторые особенности возмещения командировочных расходов (по проживанию и проезду) участникам данных делегаций.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 09.04.2007 № 451 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу работников Национальной государственной телерадиокомпании” кроме возмещения в соответствии с законодательством расходов установлены дополнительные компенсационные выплаты при служебных командировках за границу, если дополнительные расходы осуществлены с разрешения или ведома нанимателя, а именно: по оплате взносов за участие в выставках, международных форумах, симпозиумах и семинарах, включая аккредитацию и стоимость билетов; оплате за получения разрешения на проведение съемок в музеях и закрытых для съемок местах; аренде автомобилей; приобретению горюче-смазочных материалов, парковке, мойке арендованных автомобилей; эвакуации арендованных автомобилей в случае их аварии и технической неисправности; оплате дорожных сборов за арендованные автомобили; оплате факсимильной и спутниковой связи; ремонту оборудования, теле- и радиоаппаратуры. Вышеуказанные компенсационные выплаты производятся при условии представления работником документов (в оригинале), подтверждающих осуществленные расходы.
Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 29.02.2008). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.
Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.11.2008) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь.
Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим.
По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.
Также данный перечень нормативных и законодательных актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных документов, так как расчеты с подотчетными лицами имеют место во всех сферах деятельности.
3 Ревизия расчетов с подотчетными лицами
3.1 Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами
Планирование – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.
Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:
- комплексности планирования;
- непрерывности планирования:
- оптимальности планирования;
- действенности планирования;
- конкретности плановых заданий;
- реальности планирования;
- гибкости и мобильности планирования.
Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.
Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить плановые проверки в отношении проверяемых субъектов, отнесенных:
- к высокой группе риска, - не чаще одного раза в течение календарного года;
- к средней группе риска, - не чаще одного раза в три года;
- к низкой группе риска, - по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять лет.
Планирование контрольной (надзорной) деятельности начинается с составления координационных и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).
Не допускается включение в сводные планы проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы на первое полугодие текущего года.
При проведении совместной плановой проверки контролирующие (надзорные) органы обязаны приступить к ее проведению в течение календарного месяца, указанного в координационном плане.
О назначении плановой проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.
Проверяемый субъект обязан обеспечить возможность проведения плановой проверки в срок, указанный в уведомлении.
Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок.
Как форма отражения информации в процессе проведения проверки проверяющим (руководителем проверки) может использоваться контрольный список вопросов (чек-лист). Контрольный список вопросов (чек-лист) или его часть заполняется проверяющим (руководителем проверки) по вопросам, подлежащим проверке, и является неотъемлемой частью акта (справки) проверки.
Перед началом проверки ревизор должен провести подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.
Программа ревизии может включать перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля.
При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.
На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.
Перечень основных вопросов, касающихся проверки расчетов с подотчетными лицами приведен в таблице 1.
Таблица 1 - Перечень основных вопросов, подлежащих проверке расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Объект исследования | Представляемая информация |
| 1 | Утвержден ли в организации список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды | Приказ об утверждении списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды |
| 2 | Имеется ли в организации журнал регистрации работников, направленных в командировки, в т.ч. загранкомандировки | Журнал регистрации работников, направленных в командировку |
| 3 | Оформляются ли приказы по командировкам, даются л командируемым работникам письменные задания | Приказы, распоряжения |
| 4 | Наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц | Кассовые документы |
| 5 | Выдаются ли авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам | Журнал-ордер №7 |
| 6 | Наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому | Письменное распоряжение руководителя |
| 7 | Облагаются ли подоходным налогом командировочные расходы, выплачиваемые сверх норм и возмещаемые по решению руководителя организации | Приказ, протокол и др. |
| 8 | Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения | Данные аналитического учета |
| 9 | Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки | Расчет аванса |
| 10 | Проверяется ли правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам | Первичные учетные документы |
| 11 | Своевременно ли взыскивается задолженность, нет ли случаев технических ошибок списания сумм задолженности с подотчетных лиу без оправдательных документов на счета затрат | Журнал-ордер №7, кассовые документы и др. |
| 12 | Проверяется полнота приходования ТМЦ, приобретенных за счет подотчетных сумм | Данные складского, синтетического и аналитического учета |
| 13 | Своевременно ли представляются авансовые отчеты | Авансовые отчеты, командировочные удостоверения, данные бухгалтерского учета |
| 14 | Своевременно ли представляются письменные отчеты по командировкам | Авансовые отчеты, задания и отчеты командированных лиц. |
Примечание – Источник: собственная разработка.
Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.
Планирование контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка проведения проверки на всех уровнях ее осуществления.
3.2 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам
Подотчетные суммы имеют природу денежных авансов, которые выдаются работникам организации из кассы на хозяйственные или командировочные расходы.
Проверка расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.
Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [Приложение А] и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности [Приложение Б]. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах №2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер №7.
Приступая к проверке соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, на основании имеющихся документов можно составить следующую таблицу.
Таблица 2 – Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7 (за сентябрь 2010),руб.
| Сальдо на начало периода | Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | Сальдо на конец периода | Отклонения данных | ||
| по Главной книге | по журналу-ордеру №7 | по Главной книге | по журналу-ордеру №7 | Главной книги от журнала-ордера №7 | ||
| 2877500 | 25919781 | 25919781 | 14954611 | 14954611 | 13842670 | 0 |
Примечание – Источник: собственная разработка.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что при сопоставлении оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, отклонений не обнаружено.
Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.
На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет.
Для получения наличных денежных средств с текущего расчетного счета предприятие в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств.
Для того чтобы использовать наличные денежные средства, полученные юридическим лицом в банке, их необходимо сначала оприходовать в кассу предприятия. Для оформления данной операции используется приходный кассовый ордер – документ типовой формы, которым оформляется поступление денежных средств в кассу.[37, с.148]
Для выплаты из кассы наличных денежных средств под отчет необходимо оформить в установленном порядке расходный кассовый ордер – документ типовой формы, которым оформляется выдача (выплата) наличных денежных средств. Поэтому на данном этапе проверки ревизор должен проверить, надлежащим ли образом оформлены все кассовые документы, расходуются ли наличные денежные средства, выдаваемые под отчет по целевому назначению.
Затем надо проверить авансовые отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.
Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:
- кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;
- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.
В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.
В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.
Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.
При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают, третьи – оформляются после прибытия из командировки.
Так, согласно ст. 93 ТК РБ направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы [Приложение В ], [Приложение Г ] соответственно.
При проверке данных документов, следует помнить, что приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество работника;
- наименование должности, профессии, структурного подразделения;
- указание страны и места командирования;
- срок и цель командировки;
- основание для издания приказа.
При проверке командировочных удостоверений, следует помнить, что данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.
Форма командировочного удостоверения определяется Инструкцией №35 от 12.04.2000 г. (в ред. 29.02.2008) исключительно для командировок в переделах Республики Беларусь, а при направлении работника в служебную командировку за рубеж оформлять командировочное удостоверение не требуется. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте или по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Однако командировочное удостоверение во многих случаях оформляется и при направлении работника в служебную командировку за границу.
В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:
- фамилия, имя и отчество работника;
- наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);
- место назначения и цель командировки;
- продолжительность командировки в календарных днях.
В случае если работник направляется в командировку по приглашению зарубежного предприятия, учреждения, организации, то командирование за границу в данном случае производится на основании не только приказа нанимателя, но и соответствующего приглашения. При проверке необходимо помнить, что в приглашении обязательно должны содержаться условия пребывания работника в командировке: оплата труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и другие. Также необходимо проверить осуществляет ли наниматель регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством и обеспечивает ли их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык. В ряде случаев приглашение может быть заменено иными документами, полученными от иностранного предприятия, учреждения, организации и подтверждающими необходимость направления работника в командировку [Приложение Д].
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.
Ревизор должен знать, что в задании на командировку указываются:
- государство и цель командировки;
- время нахождения за границей;
- пан встреч и переговоров;
- перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
- предмет договора;
- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.
При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет [Приложение Е].
В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:
- правильность оформления авансовых отчетов;
- порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;
- факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
- порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.
При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.
В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:
- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
- письменный отчет по выполнению задания на командировку.
Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета. Данную информацию можно представить в виде таблицы.
Так, на анализируемом предприятии, на основании приказа концерна от 28.11.2010 №87-ЗК работник был направлен в командировку за переделы Республики Беларусь (г. Москва, Российская Федерация) сроком на 3 дня [Приложение Ж], [Приложение З]. Авансовый отчет был представлен 05.11.2010 года [Приложение И]. К авансовому отчету приложены 2 документа – проездные билеты: Минск - Москва и Москва – Минск, а также предварительный расчет по командировке [Приложение К], [Приложение Л]. Сверку данных документов, приложенных к авансовому отчету, с данными авансового отчета произведем в таблице 3.
Таблица 3 - Проверка авансовых отчетов по существу отраженных операций.
| Документ | Содержание операции | Подотчетное лицо | Сумма по авансовому отчету, руб. | Прилагаемые подтверждающие документы | Сумма в соответствии с подтверждающими документами, руб. | Нарушение (отклонение) | |
| № | дата | ||||||
| 3-ЗК | 05.11.2010 | Служебная командировка | Фомина Л.М | 743110 | Проездные билеты | 743110 | Не обнаружено |
Примечание – Источник : собственная разработка
При сопоставлении подтверждающих документов по авансовому отчету с данными, изложенными в авансовом отчете, нарушений не обнаружено.
Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.
При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.
Если работник организации представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.
Также следует помнить, что при оформлении табеля учета рабочего времени согласно ст. 133 ТК РБ в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
Обобщив информацию, можно привести перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок в следующей таблице.
Таблица 4 - Перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок.
| Документы | Служебная командировка | |
| в пределах Республики Беларусь | за границу | |
| Докладная записка | Необязательно | Необязательно |
| Приказ о командировании | Обязательно | Обязательно |
| Командировочное удостоверение | Обязательно | Необязательно |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Обязательно | Обязательно |
| Приглашение | Может быть | Может быть |
| Журнал регистрации приглашений | Обязательно, при наличии приглашений | Обязательно, при наличии приглашений |
| Письменное задание по командировке | Может быть | Обязательно |
| Письменный отчет по командировке (о проделанной работе) | По требованию нанимателя | Обязательно |
Примечание – Источник: [11, таблица 1].
Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки.
3.3 Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам
Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.
Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.
Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, т.е день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл.
В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
- иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
При проверке возмещения расходов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь надо руководствоваться нормами возмещения расходов при служебных командировках, установленными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197. При этом ревизор должен знать, что расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.
При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов, подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.
В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.
Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.
Если командированный работник не представляет подтверждающих документов по найму жилого помещения, они возмещаются в размерах устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.
За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы.
Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Если во время нахождения в командировке работник заболел и временно потерял трудоспособность, то ревизор должен помнить, что расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) возмещаются ему на общих основаниях. Работнику выплачиваются также суточные за все время, в течение которого он не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, в пределах сумм причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.
Если командированный работник использовал свои выходные дни в месте командировки до начала или после ее окончания, то оплата проезда ему производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
Равным образом не подлежат выплате суточные, если работник использует государственные праздники, праздничные дни в месте командировки после ее окончания.
Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке в пределах Республики Беларусь.
Так, направление работника в командировку осуществлялось на основании приказа председателя концерна “Белгоспищепром” от 04.11.2010 года №452- К с выдачей командировочного удостоверения. Согласно данному приказу – срок командировки составляет 2 дня, с 05.11.2010 по 06.11.2010г. В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица. По возвращении из служебной командировки (06.11.2010 г.) работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет 08.11.2010 г. Таким образом, срок предоставления авансового отчета не был нарушен. Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:
- суточные – 30000 руб. (2 дн.*15000);
- за проживание – 4500 руб.
Итого: 30000+4500 = 34500 руб.
Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 г. № 197 установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:
- суточные - 15000 рублей за каждый день командировки;
- по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 4500 рублей.
При этом произведены следующие бухгалтерские записи:
Д-т 26 К-т 71 34500 руб.
По результатам проверки следует отметить, что отклонений по данным концерна “Белгоспищепром” не обнаружено.
В процессе хозяйственной деятельности организации периодически возникает необходимость направить сотрудника в другой город, страну.
Прежде всего, ревизор должен установить законность и целесообразность таких командировок.
При проверке возмещения расходов по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь ревизор должен руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях представления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30.07.2010 № 115. При этом следует помнить, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно воздушным, водным и железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на суднах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купейные вагоны.
Также возмещаются расходы по проезду автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси), расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).
Проверяющий должен знать, что командированному работнику возмещаются расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) без ограничения по весу багажа.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Министерством финансов Республики Беларусь при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. Также следует обратить внимание, что в соответствии с действующим законодательством стоимость завтрака, включенного в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. Ранее суммы за питание, включенные в счета за наем помещения, оплачивались за счет суточных и возмещению не подлежали.
При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.
При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных Министерством финансов Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.
Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь, либо после дня прибытия в Республику Беларусь, суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
День пересечения государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.
При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, законодательством Республики Беларусь.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, – в размере 70 процентов, двухразовым – в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Ревизор также должен знать, что в настоящее время уменьшена продолжительность временной остановки командированного за границу работника в пути следования, при которой ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения по нормам, установленным для государства, где произошла временная остановка. Теперь продолжительность такой остановки должна составлять 12 часов и более, ранее – более суток. До 12 часов сокращена продолжительность временной остановки, при которой работнику выплачиваются суточные по нормам страны командирования. При этом расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
К иным расходам, которые возмещаются командированному работнику, относятся:
- комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой и за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;
- расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз;
- расходы страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
- расходы по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.
Для получения возмещения не требуется обязательного представления подтверждающих документов в оригинале только для расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.
Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за пределы Республики Беларусь, а также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций в следующей таблице.
Таблица 5 – Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу
| Содержание хозяйственной операции | По данным концерна “Белгоспищепром”, руб. | По результатам проверки, руб. | Отклонение, + (-), руб. |
| Выдан аванс | Д-т 71 К-т 50 - 700000 | Д-т 71 К-т 50 700000 | 0 |
Продолжение таблицы 5
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Списание задолженности подотчетного лица по утвержденному авансовому отчету | Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415 | Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415 | 0 |
| Возмещение перерасхода по авансовому отчету | Д-т 71 К-т 50 43110 | Д-т 71 К-т 50 43110 | 0 |
Примечание – Источник : собственная разработка
По результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными концерна “Белгоспищепром” не выявлено.
Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:
- суточные – 271800 руб. (3 дн.*30$*3020 руб.);
- по проезду к месту служебной командировки и обратно – 471310 руб.
Срок командировки – 3 дня. Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Таким образом, возмещение суточных за эти 3 дня производится в иностранной валюте, так как работник был направлен в Москву, то по нормам для этой страны возмещение суточных производится в размере 30$ за каждый день командирования. Согласно представленным проездным билетам, мы можем узнать время отправления и прибытия поезда. Стоимость проездного билета Минск – Москва – 184630 руб., а стоимость проездного билета Москва – Минск – 286680 руб. Таким образом, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составили 471310 руб.
При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.
Источник списания командировочных расходов зависит от цели и задания командировки.
И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.
В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета, отраженные в Приложении М .
Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.
В бухгалтерском учете командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета
3.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.
При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:
- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;
- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;
- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.
Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.
Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.
Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.
Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.
Согласно имеющимся документам произведем проверку законности расходования подотчетных сумм в следующей таблице.
Таблица 6 – Поверка законности расходования подотчетных сумм
| Израсходовано на покупку ТМЦ по авансовому отчету, руб. | Стоимость ТМЦ согласно копий чеков, оплаченных подотчетным лицом | Оприходовано ТМЦ в руб. | Отклонения данных авансового отчета, +, (-), руб. |
| 120000 | 60000+60000=120000 | 120000 | 0 |
Примечание – Источник : собственная разработка
По результатам проверки законности расходования подотчетных сумм в концерне “Белгоспищепром” нарушений не выявлено. Авансовый отчет составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены [Приложение М]. К авансовому отчету приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарный чек [Приложение Н].
3.5 Обобщение результатов ревизии расчетов с подотчетными лицами
По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.
Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки.
По результатам произведенной проверки в концерне “Белгоспищепром” по расчетам с подотчетными лицами серьезных нарушений выявлено не было. Поэтому по результатам проверки должна быть составлена справка проверки.
Проверяющий несет ответственность за достоверность фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.
За достоверность документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.
В справке проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.
Справка проверки подписывается проверяющим (руководителем проверки), а также:
- руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта;
- лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).
В данной организации существует список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.
Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.
Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи [Приложение П]
Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы.
Таким образом, в результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета.
4 Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами
Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.
Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования методики и организации проведения проверок. Незначительные шаги по пути решения данного вопроса уже сделаны.Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:
- впервые определен закрытый перечень всех контролирующих и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;
- введен запрет на проведение проверок вновь зарегистрированных субъектов хозяйствования в течение двух лет со дня их государственной регистрации (двухлетний мораторий). По исчерпывающим основаниям, перечень которых приведен в Указе, может быть назначена только внеплановая проверка таких субъектов;
- существующий порядок назначения плановых проверок на основе периодичности их проведения (не чаще одного раза в год) независимо от добросовестности проверяемого субъекта заменен абсолютно новым механизмом планирования на основе отнесения субъектов хозяйствования к группам риска. Такой механизм позволит реализовать принцип выборочного, а не сплошного контроля, учитывать при этом степень соблюдения законодательства проверяемым субъектом. Сам же процесс планирования проверок перестанет быть сугубо внутренней, конфиденциальной процедурой контролирующих органов, станет открытым для субъектов хозяйствования. Это позволит им самостоятельно оценивать свою деятельность и принимать меры для перехода в группу с более низкой степенью риска;
- ограничен период проведения проверок – не более чем за 3 года, предшествующих началу проверки. Такое ограничение позволит минимизировать вмешательство контролирующих (надзорных) органов в деятельность субъектов хозяйствования. Сам же срок проверки юридических лиц не может превышать 30 рабочих дней, а индивидуальных предпринимателей – 15 рабочих дней и др.
Создание информационной аналитической системы контрольно-надзорной деятельности позволит реализовать концепцию единого информационного пространства контрольных органов.
Применения компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.
Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать в суть проблемы, которое немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.
При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.
При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.
Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Одним из основных вопросов научной организации работы является правильная организация рабочего места ревизора, создания благоприятных для выполнения контрольных функций условий. Творческая деятельность и высокоэффективная работа ревизоров зависит от здорового климата в коллективе: согласованность действий, взаимное уважение, доброжелательное отношение друг к другу.
Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.
Научная организация работы контрольно-ревизионных работников предусматривает беспрерывный процесс совершенствования организации их работы, обеспечения наиболее эффективной их деятельности на основе достижений науки, техники и передовой практики.
Автоматизированное рабочее место ревизора позволяет решать задачи, поставленные перед ним в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных должна быть алгоритмизирована, характеризоваться многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии.
Диалоговый режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки информации в соответствии с задачами ревизора.
Итак, на качество принятия соответствующих решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют:
- увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида (видов) его деятельности;
- углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;
- повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;
- четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является, прежде всего, финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.
Это может обеспечиваться внедрением новых компьютерных технологий обработки информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных автоматизированных систем и соответствующего программного обеспечения.
Таким образом, применение компьютерных технологий при проведении ревизии освобождает ревизующих от трудоемкой технической работы и позволяет больше внимания уделять проверке качества, достоверности и законности совершенных операций.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В курсовой работе была рассмотрена методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание было уделено проверке соблюдения порядка и документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам, а также правильности возмещения расходов по служебным командировкам и правильности расчетов по хозяйственно-операционным расходам.
Ревизия способствует повышению эффективности производственной и финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования. Проверка соблюдения законности, достоверности и целесообразности хозяйственных операций, выявление нарушений и злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц, вскрытие внутренних резервов повышения эффективности деятельности предприятий, разработка конкретных предложений по устранению имеющихся недостатков и нарушений требуют глубоких знаний методологии и техники проведения контрольно-ревизионной работы.
По результатам ревизии расчетов с подотчетными лицами в концерне “Белгоспищепром” не было выявлено нарушений действующего законодательства.
Проверка в концерне “Белгоспищепром” производилась по следующим направлениям:
- проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам;
- проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам;
- проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.
Проведенная работа показала, что все расчетные операции, осуществляемые в концерне “Белгоспищепром” соответствуют законодательству и достоверно отражены на счетах бухгалтерского учета.
Следует отметить, что подотчетными лицами в организации признаются работники предприятия, получающие денежные средства на командировочные или хозяйственные расходы. Произведенные расходы подотчетные лица подтверждаться оправдательными документами (чеками, счетами, квитанциями и др.), которые предоставляются в бухгалтерию для составления авансового отчета.
Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы – в соответствии с приказом руководителя организации.
В данной организации существует список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.
Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном законодательством порядке. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.
Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Законодательство о труде подробно регулирует компенсационные выплаты, связанные с расходами, понесенными работником при исполнении трудовых обязанностей. В процессе проверки следует помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
- иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Основная цель ревизии расчетных операций в целом и расчетов с подотчетными лицами в частности состоит в проверке достоверности статей дебиторской и кредиторской задолженности и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Наличие текущей дебиторской задолженности является нормальным. Однако если подотчетным лицом пропущен срок отчета и возврата пропущенного аванса, то необходимо выяснить причину образования сомнительной задолженности.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
В заключении можно сделать вывод о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1 Акулич В. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами / В. Акулич // Финансы, учет, аудит.- 2008. – №12. – С. 48-52
2 Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учеб. пособие / С.И. Адаменкова, И.Н. Бурцева, А.О. Левкович [и др.]; под общ. ред. О.А. Левкович. – Мн.: ООО “Элайда”, 2006. – 556с.
3 Бухгалтерский учет: учеб. пособие / А.Н. Сушкевич [и др.]; - 2-е изд., изм. И доп. – Мн.: Ред. журн. “Пром.-торг. право”, 2007. – 332с.
4 Бухгалтерский учет: Финансовый учет. Управленческий учет. Финансовая отчетность: учеб. Пособие / Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукьяненко. – М: КНОРУС, 2005. – 528с.
5 Ганаго, А.Б. Командировки: юридический аспект, документальное оформление, бухгалтерский учет и налогообложение / А.Б. Ганаго. – Мн.:Регистр, 2005. – 180с.
6 Гараева А.Н. Гарантии и компенсации для работников, направленных в служебные командировки /А.Н. Гараева // Кадровая служба. – 2010. - №5. – С.44-59.
7 Гараева А.Н. Служебная необходимость или Что надо знать работникам, отправляясь в командировку по Беларуси / А.Н. Гараева // Экономика. Финансы. Управление. – 2010. - №15. – С. 26-30
8 Голуб, Л. Правильная бухгалтерия: отражение в учете расчетов по командировочным расходам / Л. Голуб, С. Миситов // Главный бухгалтер. Ревизор. – 2006. - № 3. – с. 22-28.
9 Демко, А.В. Трудовые отношения и их особенности: практическое руководство в помощь нанимателю и работнику / А.В. Демко. – Мн.: ИВЦ Минфина, 2008. – 450с.
10 Дробышевский. Н.П. Ревизия и аудит: учеб. пособие / Н.П. Дробышевский. – Мн: ООО “Мисанта”, 2004. – 465с.
11 Згировская, М. Оформление командировки: что должен знать бухгалтер / М. Згиловская // Главный бухгалтер. Ревизор. – 2006. - № 3. – с.15-22.
12 Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 17.01.2008г. №4 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
13 Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Респ. Беларусь: утв. пост. Министерства финансов Респ. Беларусь 12.04.2000г., № 35 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
14 Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу: утв. М-вом труда и соц. защиты Респ. Беларусь.30.07.2010, №115 // // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
15 Кедров, Д. Уточнен порядок расчетов наличными денежными средствами / Д. Кедров // журн. “Консультант бухгалтера”. – 2008. – №12. – с.105-107.
16 Контроль и ревизия: учеб. пособие / кол. авт.; под ред. д-ра экон. наук, проф. М.Ф. Овсийчук. – 5-е изд, стер. - М.: КНОРУС,2007. – 224 с.
17 Лемеш, В.Н. Ревизия и аудит: пособие для студентов экон. специальностей высш. и сред. спец. учеб. заведений в 2 ч. / В.Н. Лемеш. – Минск: Из-во Гревцова, 2008. – 384 с.
18 Налоговый кодекс Республики Беларусь: Кодекс Респ. Беларусь, 29.12.2009 г., № 71-З // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
19 О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 г. № N 3321-XII: с изм. и доп..:текст по сост. на 26.12.2007 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
20 О ведомственном контроле в Республике Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 22.06.2010 г., №325 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
21 О внесении изменений и дополнения в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу: Пост. Мин-ва труда и соц. защиты от 19.10.2010 г., №148 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
22 О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Респ. Беларусь: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 07.06.2006г., №721 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
23 О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу работников Национальной государственной телерадиокомпании: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 09.04.2007г. № 451 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
24 О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц: Декрет Президента Респ. Беларусь 30.06.2000г., №15 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
25 О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 24.04.2000г., № 561 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
26 О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 16.10.2010г., №510// Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
27 О финансировании расходов на служебные командировки за гарницу и иных вопросах, связанных с этими командировками: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 16.08.2005г., № 903 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
28 Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 21.12.2007г., № 197 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
29 Об утверждении типового плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского учета: Пост. Мин-ва финансов Респ. Беларусь 30.05.2003 г., № 89: с изм. и доп.: текст по сост. на 25.06.2010 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
30 Положение о порядке направления в служебные командировки за границу: Указ Президента Респ. Беларусь, 13.06.2005г., № 274 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
31 Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утв. Постановлением Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007г. № 166 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
32 Прокопович, И.Л. Правила ведения кассовых операций, расчеты наличными денежными средствами / И.Л. Прокопович // журн. “Главный бухгалтер”. – 2007. - №38 – с. 54-56.
33 Пупко, Г.М. Ревизия и аудит: учеб. пособие / Г.М. Пупко. – Минск: БГЭУ, 2009. – 303с.
34 Ревизия и контроль: учеб. пособие / М.В. Мельник [и др.]; под общ. ред. М.В. Мельник. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. – 520с.
35 Служебная командировка // журн. “Юрист”. – 2009. - №5(29).
36 Трудовой кодекс Республики Беларусь: Кодекс Респ. Беларусь, 26.06.1999 г., № 296-З: в ред. Закона Республики Беларусь от 09.11.2009 г. // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – Минск,2010.
37 Финансовое право: учеб. пособие / А.А. Вишневский, В.В. Малахов [и др.]; под общ. ред. А.А. Вишневского. – Мн.: Акад. МВД РБ, 2005. – 168с.
