Курсовая Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ Елецкая опытная станция по картофелю

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Имя

Выберите тип работы:

Принимаю Политику конфиденциальности

Скидка 25% при заказе до 25.11.2024

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Липецкий государственный технический университет

Кафедра бухгалтерского учета и финансов
Курсовая работа на тему:

«Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

Выполнил: студентка гр. ОЗБА-07-1

Воробьева И.В.

______________________
Проверил: к.э.н., доцент

Филина Ф.В.

______________________

Липецк 2010

Содержание

Введение

Нормативно-экономические основы организации расчетов с подотчетными лицами и актуальные проблемы учета с подотчетными лицами.
1. Подотчетные лица в организации и виды расчетов с ними.
2. Актуальные проблемы учета с подотчетными лицами.
3. Хозяйственное, гражданское и бухгалтерское законодательство о регулировании отношений и расчетов с подотчетными лицами.
Учет расчетов с подотчетными лицами.
1. Учет подотчетных сумм по хозяйственным нуждам и командировочным расходам на территории РФ.
2. Учет подотчетных сумм по командировочным расходам за рубежом.
3. Регистры бухгалтерского учета для отражения расчетов с подотчетными лицами.
Совершенствование учета и внутреннего контроля своевременности и полноты расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»
1. Состояние первичного учета расчётов с подотчётными лицами.
2. Состояние синтетического и аналитического учёта.
3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.

Заключение

Библиографический список

Приложения
Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

В этом случае работникам предприятия могут выдаваться наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Хотя в бухгалтерском учете эти операции отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база, предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как – налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможность списать на себестоимость продукции. Многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и т.д. Зная это, фискальные и другие контролирующие органы уделяют этому разделу учета повышенное внимание. Кроме того, правильность, точность списания, своевременность разнесения подотчетных сумм и отсутствие неотрегулированностей в этом вопросе способствует установлению хороших доверительных отношений между сотрудниками различных подразделений предприятия, что является немаловажным фактором в деятельности организации.

В контексте выше сказанного цель написания данной курсовой работы – изложить определенную концепцию учета и отражения операций с подотчетными лицами. Эта цель предопределила логику построения и концептуальных основ формирования учета расчетов с подотчетными лицами, прежде всего, разъяснения вопросов о командировочных расходах, представительских расходах, операционно-хозяйственных расходах, расходах на автотранспорт.

Объектом исследования при написании курсовой работы было выбрано ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю».

Основным направлением хозяйственной деятельности является производство овощей защищенного грунта. Удельный вес в объеме товарной продукции овощей составляет 85%, что определяет специализацию предприятия как овощную.

Предметом деятельности предприятия является:

выращивание овощей, цветоводство и производство продукции питомников;
зерновые и производственные культуры;
разведение КРС, молочное хозяйство;
оптовая торговля картофелем, овощами и фруктами.

Нормативно-экономические основы организации расчетов с подотчетными лицами и актуальные проблемы учета с подотчетными лицами.
1. Подотчетные лица в организации и виды расчетов с ними.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

По нашему мнению, при формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по нашему мнению, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.[1. c.91]

В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

– с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

– с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

– с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

– с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

– лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек. [2. c.204]

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

– по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);

– по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

– по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

– по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

– по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

– по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

– по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

– по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных. [11. c. 140]

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.[2. c.242]

Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

Следует иметь в виду, что трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет.

В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм. [5. c.27]

Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.

1.2. Актуальные проблемы учета с подотчетными лицами.

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

Подотчетными лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), которые имеют право получать наличные деньги (подотчетные суммы) и расходовать их на административно-хозяйственные и операционные расходы с обязательным условием представления отчета об использовании полученных денежных средств.

Административно-хозяйственные расходы по своей сути представляют расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом, в частности к ним относится: приобретение канцелярских и хозяйственных товаров в сети розничной торговли, горюче-смазочных материалов через АЗС, оплата мелкого ремонта и услуг, командировочные, представительские расходы.

Операционные расходы – это расходы, связанные с извлечением операционных доходов. Они также прямо не связаны с производственным процессом и доходами от обычных видов деятельности.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные и другие расходы, применяется авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации». Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ (контрольно-кассовой техники), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. [11. c. 59]

Работник бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении этих документов (отрывная часть унифицированной формы авансового отчета №АО-1) с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.

Подтверждающие произведенные расходы документы, оформленные надлежащим образом авансовым отчетом, проверяются в течение 5 рабочих дней бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов, точность проведения арифметических операций в графе 5 отчета «Сумма расхода по отчету» и только после этого в графе 9 «Дебет счета, субсчета» указываются счета, на которые разносятся понесенные предприятием расходы.

Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. №40. В соответствии с данным Порядком руководитель определяет размер и сроки выдачи денежных средств, а также круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

Отчет об израсходованных суммах и окончательный расчет по ним производится не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Необходимо обратить внимание на то, что срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды. Обычно эти сроки закрепляются в приказе об учетной политике по предприятию, а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. Передача полученных наличных денег одним лицом другому запрещена. [13. c. 115]

Еще одним важным аспектом при работе с подотчетными лицами является тот факт, что выдача подотчетных средств согласно Порядку ведения кассовых операций производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия должна представить данные об отсутствии задолженности этого лица по предыдущему авансу. Если задолженность выявилась, то работнику необходимо вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства либо предоставить авансовый отчет.

После корректировки заявки работника и утверждения сметы расходов итоговая сумма по ней выдается сотруднику в качестве аванса, что оформляется согласно Порядку ведения кассовых операций расходным кассовым ордером либо платежной ведомостью (в том случае когда выдача денег производится большому количеству работников; водителям на покупку ГСМ, экспедиторам на командировки.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

При выдаче денежных средств под отчет сотрудникам для расчетов с юридическими лицами за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги либо внесении денежных средств напрямую в кассу поставщика продукции (работ, услуг) следует помнить, что при осуществлении наличных расчетов между юридическими лицами установлен предельный размер таких расчетов по одному платежу, который составляет 100 000 рублей. При этом под «одним платежом» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам (письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 в ред. от 28 января 1997г.). За нарушение такого порядка организацию ждет штраф в размере 400-500 МРОТ (т.е. 40 000-50 000 руб.).

Если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель имеет право произвести удержания из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Общий размер удержаний, согласно ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% заработной платы.

Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. №94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возвращенного перерасхода и вновь выданных под отчет средств, кредитовое – сумму невозмещенного работнику перерасхода. При этом по дебету счета 71 фиксируется полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 «Касса» (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же – направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием). [9. c. 7]

Хозяйственное, гражданское и бухгалтерское законодательство о регулировании отношений и расчетов с подотчетными лицами.

Основными документами, регламентирующими учет расчетов с подотчетными лицами, являются:

Федеральный закон от 22.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Налоговый кодекс Российской Федерации;
Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98г. №34н;
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утв. ЦБ РФ 05.01.98г. №14-П;
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. реш. Совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993г. №40;
Федеральный закон от 22.05.03г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
Указание ЦБ РФ от 20.06.07г. №1843-У «О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. №62 «О служебных командировках в пределах СССР»;
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утв. Приказом МФ РФ от 31.10.2000г. №94н. [12. c 31]

Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, «для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен счет №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов».

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, «выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций. Геолого-разведочных партий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, в размерах и на сроки, определенные руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. [2. c 211]

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или платежным ведомостям. Передача выданных денег одним лицом другому запрещается. При получении денег по расходному кассовому ордеру необходимо предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. Выдача денег лицам, привлекаемых на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, может производиться по ведомости».

Согласно извлечению из Федерального Закона «О бухгалтерском учете», «все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».

Согласно Постановления Госкомстата РФ от 1 августа 2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации «АО-1 «Авансовый отчет» для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы применяется оправдательный документ – Авансовый отчет (ф. №АО-1), который составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007г. №1843-У, «установить в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 000 рублей».

На основании Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР», «служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, не считается командировкой. Направление работников предприятия в командировку производится руководителем этого предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. [5. c 77]

Срок командировки работников определяется руководителем предприятия, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные».

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации Правительство РФ постановляет: установить, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:

за каждый день нахождения в командировке на территории РФ - суточные в размере 100 рублей;
за каждый день нахождения в заграничной командировке – суточные в размере согласно приложению;
ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных организаций, выполняющим работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам. Занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов, эксплуатируемых в полевых условиях:

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – в размере 200 рублей;

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 рублей;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - в размере 75 рублей;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 рублей. [5. c 84]

2. Учёт расчётов с подотчётными лицами

2.1 Учет подотчетных сумм по хозяйственным нуждам и командировочным расходам на территории РФ.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

бухгалтерский баланс;
журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);
аналитическая ведомость по счёту 71;
материалы инвентаризации расчётов;
первичные документы.

Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Перейдём к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. [5. c 51]

Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – РФ).

Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.[10. c. 44]

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.[7. c. 65]

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц в розничной торговле

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- номер кассового аппарата;

- номер и дату выдачи чека;

- стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ. [12. c. 37]

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 12/1 Кредит 71 – на сумму приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП);

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника (см. приложение 1) с приложением подтверждающих расходы документов. [7. c. 36]

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 71(50) – на сумму оплаченных счетов

3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или редоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «Об утверждении порядка ведения журналов учёта счетов-фактур при расчётах по НДС».

В счёте-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счёта-фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги);

- наименование получателя товара (работы, услуги);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- сумма налога на добавленную стоимость;

- дата представления счёта-фактуры;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. При получении товаров (работ, услуг) счёт-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.

Исключены следующие реквизиты: коды поставщика и покупателя по ОКОНХ и ОКПО, коды товаров по ОКДП, а также подпись получателя.

Счёт-фактура, оформленный надлежащим образом, является основанием для зачёта (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приёмки выполненных работ, услуг) и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (12,20,25,26,41,43,44,.…) Кредит 60 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счёту 19, субсчетам «НДС по приобретённым материальным ресурсам», «НДС по приобретённым МБП», «НДС при осуществлении капитальных вложений», «НДС по приобретённым нематериальным активам», «НДС по приобретённым услугам»:

Дебет 19 Кредит 60 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе

Если предприятие через подотчетное лицо закупает у физических лиц скот и птицу (как в живом виде, так и продукты их убоя в сыром или переработанном виде), выращенных в личном подсобном хозяйстве (включая садовые и огородные участки), продукцию пчеловодства и охотничьего собаководства, а также полученную от разведения диких животных или птиц, а также выращенную в этом хозяйстве продукцию растениеводства или цветоводства в натуральном или переработанном виде, то суммы, выплаченные физическим лицам, подоходным налогом не облагаются.

Льгота по доходам от разведения диких животных может быть предоставлена лишь при условии, если эти животные не перечислены в перечне запрещенных к разведению в личных подсобных хозяйствах. [8. c. 187]

В настоящее время физическим лицам запрещены содержание лисиц, песцов, норок и других плотоядных пушных зверей, а также продажа, скупка или обмен шкурок этих животных.

Физическое лицо, имеющее личное подсобное хозяйство, садовый или огородный участок, должно предъявить справку органов местного самоуправления, правления садового, садово-огородного товарищества, выдаваемую по форме приведенной в приложении № 2 Инструкции № 35 (см. Приложение № 3), подтверждающую, что реализуемая продукция выращена в личном подсобном хозяйстве, на садовом или огородном участке, расположенном на территории РФ. При отсутствии такой справки бухгалтерия предприятия должна исчислить подоходный налог в общеустановленном порядке. [8. c. 208]

В документах на выплату физическим лицам денежных сумм делается соответствующая запись с указанием номера и даты выдачи справки, а также наименования органа, выдавшего её.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы на территории РФ.

Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки по России, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства РФ от 26.02.92г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» Министерству финансов РФ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен.

В настоящее время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки, следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» и Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей».

Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции России от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.

В командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях на основании главы III «Трудовой договор (контракт)» КЗоТ РФ, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом (статья 15 КЗоТ РФ).

Если работник принят на работу по трудовому соглашению и в трудовом соглашении определено, что он имеет свободный график работы и не содержится определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то такой договор можно признать трудовым договором в соответствии со статьёй 15 КЗоТ РФ. Свободный график работы, в данном случае, является одним из возможных вариантов внутреннего трудового распорядка. Следовательно, такой работник может быть направлен в служебную командировку.

Если же работник будет принят для выполнения конкретного объема работ (например, составление отчетности за определенный период, восстановление бухгалтерского учета и т.п.), то такой договор будет являться договором гражданско-правового характера (договор подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторский договор и др.).

В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. (Основание- письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

Существует особый порядок направления работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Срок командировки работников в министерства и другие государственные органы исполнительной власти не должен превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. [5. c. 81]

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме (см. приложение № 9).

Руководитель министерства, ведомства, предприятия приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 КЗОТ РФ.

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.

Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой ему стоимости места за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Министерство финансов РФ в письме от 12 мая 1992 года № 30 сообщает, что Министерство путей сообщения своим указанием от 18 февраля 1992 года предоставило начальникам железных дорог право устанавливать плату за предоставление пассажирам постельных принадлежностей в поездах.

Начальникам железных дорог предложено разработать и обеспечить порядок выдачи пассажиру по его требованию документа, подтверждающего сумму взысканной платы за пользование постельными принадлежностями, а также обеспечить информацию пассажирам об установленной на железной дороге стоимости пользования постельными принадлежностями через поездное радио и объявления, вывешиваемые в поездах.

На основании вышеизложенного затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Руководители предприятий и организаций могут разрешать, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством:

в бюджетных учреждениях – за счет экономии по сметам на их содержание;
в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;
в других организациях и на предприятиях – за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Выплата взамен суточных надбавки к заработной плате в процентном размере от тарифной ставки (должностного оклада) на монтажных, наладочных и строительных работах не производится:

работникам, принятым в месте производства монтажных, наладочных и строительных работ;
работникам, направленным на монтажные, наладочные и строительные работы в порядке перевода в другую местность, на условиях, предусмотренным действующим законодательством;
работникам во время нахождения в отпуске, а также за дни невыхода на работу по неуважительным причинам;
работникам за время исполнения ими государственных или общественных обязанностей вне места производства монтажных, наладочных и строительных работ;
работникам, командируемым для осуществления контроля за выполнением монтажных, наладочных и строительных работ.

Выплата взамен суточных надбавки к заработной плате в процентном размере от тарифной ставки (должностного оклада) производится за каждый календарный день нахождения работника на монтажных, наладочных и строительных работах.

При исчислении указанной надбавки за неполный месяц в начале определяется сумма надбавки за полный месяц. Затем эта сумма делится на количество календарных дней в данном месяце и умножается на число дней пребывания работника на монтажных, наладочных и строительных работах в данном месяце.

Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый отчет

В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.) [12. c. 83]

По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться, в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

Указать цель командировки важно, так как в соответствии с п.2 «и» Положения «О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость…», утвержденного постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552, в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

В некоторых случаях отнесение командировочных расходов на затраты определено целью командировки.

Расходы по участию в технической конференции могут быть отнесены на себестоимость продукции, если результат такого участия связан с совершенствованием производственного процесса. Обоснование правомерности расходов находится в компетенции предприятия.

Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся на себестоимость в пределах установленных норм, поэтому командировочные расходы могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.

Возмещение командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их на себестоимость зависит от разновидности обучения. В целом необходимо различать обучение, предполагающее получение знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в рамках заключения договора с высшим учебным заведением о подготовке специалиста (при условии, что данное учебное заведение имеет лицензию на образовательную деятельность, расходы по обучению рассматриваются как расходы на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с включением по норме затрат на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные расходы по такому обучению относятся на затраты.

Если предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, не соответствующих профилю работы (например, курсы английского языка), то эти затраты относятся на счет 88 (соответственно и командировочные расходы). Практически такие расходы никогда не признаются налоговыми органами как производственные.

Сумма возмещения командировочных расходов, связанных с направлением работников на участие в бизнес – семинарах, семинарах по бухгалтерскому учету включается в себестоимость продукции только в том случае, если семинар организуется по проблемным вопросам и по своему содержанию является консультационным. В этом случае такие расходы можно рассматривать как консультационные услуги сторонней организации и соответственно производить списание расходов по семинару и командировочным расходам на себестоимость продукции (работ, услуг).

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:

Дебет 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

Согласно п.19 Инструкции ГНС РФ «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» от 11.10.95. № 39 (с учетом изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации (предприятия).

В соответствии с вышеуказанным пунктом Инструкции суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке (16,67 %) от суммы затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.

Однако при этом не следует забывать о том, что сумма НДС может быть выделена расчетным путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством. [6. c. 51]

Так, например, необходимо помнить, что в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме такси, проезд в котором возмещению не подлежит), а также в морском, речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены.

При расчете сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 12 Инструкции ГНС РФ № 39 от налога освобождается плата за проживание в общежитиях.

Также не подлежат возмещению из бюджета суммы НДС при осуществлении затрат командированным сотрудником по приобретению материальных ценностей (работ, услуг) у организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров.

Что касается дополнительных производственных расходов, разрешенных к возмещению руководителем предприятия, то НДС по ним выделяется из общей суммы затрат в зависимости от направленности таких расходов и только в том случае, когда в первичных документах выделена сумма НДС (в приходных кассовых ордерах, накладных, счетах-фактурах).

Все вышесказанное относится к командировкам, связанным с производственной деятельностью организации. В случае же командирования сотрудника с целью, не связанной с производством, все командировочные расходы должны быть отнесены за счет соответствующего источника, которыми могут быть чистая прибыль или образованные за счет нее фонды. При этом подлежащие выделению суммы НДС также относятся на чистую прибыль. [6. c. 122]
Таблица № 1. Журнал хозяйственных операций по учёту командировочных расходов в пределах установленных норм следующими проводками.

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
№ п/п	Содержание хозяйственных операций	дебет	кредит
1	Выдан работнику в подотчёт аванс на командировочные цели	71	50
2	На основании авансового отчёта фактические и документально подтверждённые командировочные расходы отнесены на себестоимость продукции без учёта НДС	20, 25, 26, (44)	71
3	Отражена сумма НДС от стоимости произведённых расходов на проживание и проезд	19	71
4	Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд и проживание	68-1	19
5	Отражён возврат остатка неизрасходованной подотчётной суммы	50	71

Учет подотчетных сумм по командировочным расходам за рубежом.

При командировании работников за границу действуют «Правила об условиях труда советских работников за границей», утвержденные Постановлением Госкомитета Совмина СССР по вопросам труда и заработной платы от 25.12.74 № 365.

Направление работника в загранкомандировку должно быть оформлено приказом руководителя предприятия с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки. [3, с. 20]

Выезд в командировку в страны дальнего зарубежья возможен при наличии загранпаспорта. При пересечении границы в загранпаспорте ставится дата и отметка контрольно-пропускного пункта, по которой определяется время нахождения в командировке.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы:

по проезду;
провозу багажа;
по найму жилого помещения;
на получение заграничного паспорта и виз;
комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту или при обмене одной валюты в другую.

Краткосрочной считается командировка, при которой подотчетное лицо находится за границей не более 60 дней.

Для правильного оформления загранкомандировки необходимо:

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-1 Оа);
авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;
утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение. [4. c. 25]

С 1 января 2002 года Приказом Минфина РФ от 04.03.2002 № 15н установлены новые предельные норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. Приказ принят в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств».

Для определения размеров суточных при командировках на территории иностранных государств, с 1 января 2002 года следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 12.11.2001 № 92н (ред. от 04.03.2002) «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».[3. c. 24]

Предприятиям, направляющим работников в служебные командировки за границу следует обеспечивать командируемых работников необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения.

При командировках за границу подотчетное лицо может получить валюту в кассе предприятия или само купить ее в обменном пункте банка за счет подотчетных сумм, выданных в рублях, или за счет личных средств.

Для оплаты командировочных расходов своих сотрудников, направляемых в командировку за границу юридические лица, являющиеся резидентами Российской Федерации, имеют право покупать иностранную валюту за рубли через уполномоченные банки на внутреннем валютном рынке (Приказ ЦБ РФ от 17.07.97 № 02-311).

Контроль за совершением операций покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, а также зачисления не использованной в этих целях наличной иностранной валюты осуществляются в соответствии с Положением Банка России «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» № 62 от 25.06.97.

Выдача наличной иностранной валюты и продажа дорожных чеков (платежные документы в иностранной валюте) предприятию для оплаты командировочных расходов, осуществляется банком в пределах и за счет средств на текущем валютном счете предприятия в банке.

Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы:

при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется в иностранной валюте;
при въезде в Российскую Федерацию, со дня пересечения государственной границы, - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации в рублях.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу в период командировки:

обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны - направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит;
не обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, но принимающая сторона предоставляет им за свой счет питание - направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.[3. c. 26]

В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

В этих размерах производится также выплата суточных работникам загранучреждений Российской Федерации и другим категориям работников, направленным на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за; границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за, границы и обратно.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за границей для лиц, находящихся в краткосрочных командировках на территории иностранных государств, устанавливаются, как правило, исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостиницах среднего разряда. [4. c. 54]

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится.

Сумма за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачивается за счет суточных и возмещению не подлежит.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки как по данной стране, так и по другим странам в целом.

Расходы по провозу багажа возмещаются до 30 кг независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник.

Ряд иностранных государств не разрешает оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Это, в частности, Германия, Австрия, Франция, Испания и США. В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской страховки учитываются для целей налогообложения прибыли, так как относятся к расходам по оформлению выездных документов и подпадают под действие абзаца 4 подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

При оформлении загранпаспорта расходы на оформление относятся согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, в дебет счета 97 «Расходы будущих периодов» и списываются равномерно в течение времени действия паспорта (5 лет). Аналогичным образом расходы по оформлению визы относятся в дебет счета 97 (если виза длительная) либо на счета учета расходов (20, 26, 44) (если виза разовая).

При перерасходе по авансу у подотчетного лица, в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия на валютный счет командируемого лица;
выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;
выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с подотчетным лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между руководством предприятия и подотчетным лицом.

В случае неполного использования подотчетным лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается им путем внесения в кассу предприятия наличной иностранной валюты, дорожных чеков. [4. c. 63]
Таблица № 2. Журнал хозяйственных операций по учёту расходов за границей.

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Дебет	Кредит
1	Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса на командировку в рублях	50-1	51
2	Получены деньги с текущего валютного счёта для выдачи работнику аванса на командировку в иностранной валюте	50-4	52-2
3	Выдан работнику в подотчёт аванс на загранкомандировку в рублях	71-1	50-1
4	Выдан работнику в подотчёт аванс на загранкомандировку в иностранной валюте	71-2	50-4
5	Отражена положительная курсовая разница на дату выдачи валютных средств из кассы в подотчёт	50-4	91-1
6	Отражён возврат неизрасходованной подотчётной суммы в иностранной валюте	50-4	71-2
7	Отражён возврат неизрасходованной подотчётной суммы в рублях	50-1	71-1
8	Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по возвращённой неизрасходованной подотчётной сумме в иностранной валюте на дату её возврата в кассу	91-2	71-2
9	На основании авансового отчёта фактические и документально подтверждённые командировочные расходы в иностранной валюте отнесены на себестоимость продукции	20	71-2
10	Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по командировочным расходам в иностранной валюте, на дату их списания на себестоимость продукции	91-2	71-2
11	На основании авансового отчёта фактические и документально подтверждённые командировочные расходы в рублях отнесены на себестоимость продукции (без учёта НДС)	20	71-1
12	Отражена сумма НДС по произведённым командировочным расходам в рублях в пределах РФ	19	71-1
13	Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к командировочным расходам в рублях в пределах РФ	68-1	19

2.3. Регистры бухгалтерского учета для отражения расчетов с подотчетными лицами.

Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. [10. c 92]

Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).[12. c.21]

Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.[12. c. 47]

Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

При приеме банкнот и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Таким образом, в обязанности кассира при приеме наличных денежных средств входит:

– проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

– проверка платежеспособности сдаваемых банкнот.

При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

– приходный кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

– приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

– квитанция к приходному кассовому ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. [12. c. 107]

Совершенствование учета и внутреннего контроля своевременности и полноты расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

3.1. Состояние первичного учета расчётов с подотчётными лицами.

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов у других юридических лиц или населения.

К операционно-хозяйственным относятся:

- канцелярские расходы;

- почтово-телеграфные расходы;

- расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет.

При приобретении вышеуказанных ценностей либо услуг у юридического лица либо у частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по вышеперечисленным расходам:

- контрольно-кассовые чеки;

- приходно-расходные ордера.

Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретаемых ценностей, полученных услуг:

- товарные чеки – документы, установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара;

- счета-фактуры;

- бланки строгой отчетности;

- акты выполненных работ, оказанных услуг.[13. c. 104]

При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат: торгово-закупочные акты, в котором указывается количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств за них уплаченная.

Перечень подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю» устанавливается приказом руководителя (Приложение 1). В этом приказе определены перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства; сроки, на которые выдаются денежные средства; целевое назначение денежных средств; размер денежных средств. Все это делается исключительно для контроля за движением и использованием подотчетных сумм.

Выдача денежных средств под отчет оформляется согласно Порядку ведения кассовых операций расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (Приложение 2).

Лица, получившие наличные деньги на определенные цели, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, т.е. составить авансовый отчет (ф. АО-1) и произвести окончательный расчет (Приложение 3).

Авансовый отчет составляется на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанция, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, правильность их оформления и подсчёта сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учёту, и счета, которые дебетуются на эти суммы. После проверки бухгалтера арифметических расчётов, оформление документов и расходование средств по назначению отчёт направляется на утверждение руководителю.

После утверждения авансового отчёта руководителем оформляется бухгалтерские записи и производиться расчёты сотрудником. Остаток неиспользованного аванса сдаётся подотчётным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (Ф.КО – 1) в установленном порядке (Приложение 4). Перерасход по авансовому отчёту выдаётся подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных, утвержденного авансового отчёта бухгалтерией производиться списание, подотчётных денежных сумм, в установленном порядка. [13. c. 46]

Выдача наличных денег подотчёт на командировочные расходы производиться в пределах сумм, причитающихся командированным на эти цели.

Командированному сотруднику оплачиваются расходы:

суточные;
по проезду к месту командировке и обратно;
по найму жилого помещения;
другие.

Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. Кроме расходов по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, порту, аэропорту, если они находятся за чертой населённого пункта. При оплате по найму жилого помещения возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (пользование телефоном, телевизором, холодильником и т.п.). К дополнительным услугам, возмещаемым организацией за счёт себе стоимости, не относятся расходы на обслуживания в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере, расходы за пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Согласно постановлению Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, финансируемых за счёт средств федерального бюджета» возмещение расходов осуществляется в следующих размерах:

расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтверждённых соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы – 12 рублей в сутки;
расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
расходов по проезду к месту служебной командировке и обратно к месту постоянный работы – в размере фактических расходов, подтверждённых проездными документами.

Направление работника в командировку производиться руководителем согласно Приказа о направлении работника в командировку (ф.№Т-9) (Приложение 5) и оформляется выдачей командировочного удостоверения (ф. №Т-10) (Приложение 6).

Документы по форме Т-9 заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания (Ф.№Т10а) (Приложение 7), подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (ф.№Т-10) является документом удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия). В пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчётным лицом) составляется Авансовый отчёт (ф.№АО-1) (Приложение 8) с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы.

Пример 1:

Работнику в соответствии с расчетом на командировочные расходы было выдано 1400 рублей. По прибытии из командировки им был написан свидетельствующий о производственном характере поездки отчет, который был утвержден директором. На основании авансового отчета работника бухгалтер отражает командировочные расходы на счетах бухгалтерского учета (см. Таблица №3).

Таблица №3 Журнал хозяйственных операций по учёту расходов с подотчётными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

Оправдательный документ	Проводка	Сумма (руб.)	Примечание (расчет)
Авиабилеты Москва – Санкт-Петербург (804 руб.)	Дт26 Кт71	804
Квитанция добровольного страхования пассажира (30 руб.)	-	30	Не оплачено
Ж/д билеты Санкт-Петербург – Москва (366 руб.)	Дт26 Кт71	366
Бронирование билетов (Квитанция на 26 руб.)	Дт26 Кт71	26	-
Квитанция за пользование постельными принадлежностями (18 руб.)	Дт26 Кт71	18
Талоны на проезд общественным транспортом в пункте назначения	-	10	Не оплачено (можно возместить с соответствующим уменьшением суточных)
Суточные (без оправдательных документов)	Дт26 Кт71	110	55*2 дня
Квитанция из гостиницы (270 руб.)	Дт26 Кт71	270

В результате указанных проводок кредитовый оборот по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” составит 1594 рублей. Таким образом, командированное лицо перерасходовало 1594 - 1400 = 194 рублей, которые возвращаются ему из кассы с выпиской расходно-кассового ордера.

Пример 2:

Журнал хозяйственных операций по учёту расходов с подотчётными лицами в

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета		Сумма
№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Дебет	Кредит	Сумма
1	Орлову И.Н выдан в подотчёт аванс на приобретение канцелярских товаров	71	50	3800-00
2	Приняты к учёту на основании авансового отчёта канцелярские товары, приобретённые через подотчётное лицо	10-9	71	3531-64
3	Списан неизрасходованный и своевременно не возвращённый остаток подотчётной суммы	94	71	268-36
4	Отражена сумма задолженности работника Орлова И.Н. перед организацией по невозвращённому остатку подотчётной суммы	73-2	94	268-36
5	Начислена заработная плата работнику	26	70	10000-00
6	Удержан налог на доходы физических лиц	70	68-8	1300-00
7	Начислены страховые взносы от сумм оплаты труда	26	69	2600-00
8	Удержание из заработной платы работника подотчётной суммы	70	73-2	268-36
9	Выдана заработная плата работнику за вычетом удержанного остатка подотчётной суммы	70	50	8431-64

3.2. Состояние синтетического и аналитического учёта в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

Для обобщения информации о расчётах с работниками по суммам выданным им под отчёт на административно – хозяйственные и операционные расходы в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю» предназначен активно–пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». На выданные под отчёт суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» дебетуется со счетами учёта денежных средств:

Счёт 50 «Касса» - выдана сумма аванса из кассы;
Счёт 51 «Расчётный счёт» - подотчётным лицом получены денежные средства в подотчёт, это делается в случаях временного отсутствия кассы на предприятии.

Списание задолженностей подотчётных лиц производиться на основании авансового отчёта, составляемого в трехдневный срок после выполнения подотчётным лицом порученного ему задания и производиться по кредиту счёта 71 «расчёта с подотчётными лицами». В корреспонденции с дебитом следующих счетов

Счёт 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во вне оборотные активы», 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» - списание задолженности подотчётных лиц на сумму принятых к учёту вне оборотных активов, материально производственных запасов и другого имущества;
Счёт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям» - отражения сумм налога на добавленную стоимость по приобретённым ценностям за счёт подотчётных сумм;
Счёт 20 «основное производство», 23 « Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 « Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 45 «Товары - отгруженные», 97 «Расходы будущих периодов» - спасание задолженности подотчётных лиц при использовании денежных средств на издержки производства и обращения (командировочные, оплата услуг и т.п.);
Счёт 50 «Касса» - возврат неизрасходованных подотчётных сумм в кассу организации подотчётных сумм;
Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчёты с разными кредиторами и дебиторами» - оплата через подотчётных лиц задолженности поставщикам и подрядчикам, прочим дебиторам;
Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» - удержание подотчётных сумм из оплаты труда;
Счёт 91 «Прочие доходы и расходы» - отнесение на финансовые результаты задолженностей подотчётных лиц не реальных для взыскания или оплаты расходов, связанных с выбытием в необоротных и иных активов отличных от денежных средств, товаров и готовой продукции;
Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценности» - отнесение невозвращенных в установленные сроки подотчётных сумм;
Счёт 99 «Прибыли и убытки» - оплаты через подотчётных лих расходов, связанных с чрезвычайными обстоятельствами. [7. c.41]

Как уже отмечалось, не возвращенная в срок подотчетным лицом сумма неизрасходованного аванса подлежит отнесению в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», с дальнейшим удержанием этой суммы из оплаты труда работника.

При этом согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы (за вычетом налога на доходы физических лиц) не должен превышать 20%, операции по удержанию должны быть составлены так:

отражена сумма задолженности работника перед предприятием за своевременно не возвращенную сумму аванса:

Д-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

удержана из начисленной оплаты труда своевременно не возвращенную сумму аванса:

Д-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если руководитель принимает решение, что неизрасходованная и невозвращенная сумма аванса с подотчетного лица не будет удерживаться, то эта сумма подлежит включению в доход данного работника при исчислении налога на доходы физических лиц. Корреспонденции при этом должны быть составлены следующие:

отражается списание неизрасходованной и своевременно не возвращенной суммы аванса:

Д-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

2) начисляется задолженность работника перед организацией:

Д-т счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

3) начисляется задолженность работника перед организацией:

Д-т счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

К-т счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

4) удерживается налог на доходы физических лиц по ставке 13% с неизрасходованной и своевременно не возвращенной суммы аванса:

Д-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». [7. c. 83]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче либо приходу средств. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (Приложение 9), сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и расходованных. Итоги журнала-ордера №7 дают проводку за месяц для записи в главной книге по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету корреспондирующих с ним счетов.

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.

Поскольку расчеты через подотчетных лиц, объективно существуют на каждом предприятии, то четкой постановке бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и документальному оформлению соответствующих операций необходимо уделять должное внимание.

Так, приобретении товарно-материальных ценностей через подотчетных лиц в объектах розничной торговли должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции о сумме покупки ТМЦ, указанной в кассовом чеке, т.е. для отражения номенклатуры приобретаемых ценностей.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенных ТМЦ или при получении кассового чека содержащем наименование приобретенных ценностей представители организации-покупателя должны составить акт, в котором необходимо зафиксировать факт приобретения ТМЦ за наличный расчет, принятие к учету последних в разрезе номенклатуры и количества, что делается для предотвращения спорных ситуаций с налоговыми органами.

К сожалению, на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится не видна. В этом случае произведенные расходы могут быть подтверждены ксерокопиями чеков ККТ, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, с приложением оригинала чека (письмо Минфина России от 3 апреля 2007г. №03-03-03/1/209).

В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним следует принимать к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

В исследуемом хозяйстве при отъезде работников в командировки целесообразно вести журнал учета работников, выбывающих в командировки. Форма такого журнала представлена в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР».[8. C.104]

Тем не менее предприятие может разработать собственную форму, так как предложенная форма не является унифицированной. Можно добавить графу «место назначения», где будут указаны название и адрес организации, в которую командируется работник.
Заключение

В ходе написания данной курсовой работы мною была поставлена цель – раскрыть все аспекты по учету расчетов с подотчетными лицами. Для написания курсовой работы были использованы данные ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю». Как доказала практика, покупку небольшой партии товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы наиболее целесообразно осуществлять через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В ходе написания курсовой работы особое внимание было уделено группам затрат, связанным:

- с командировочными расходами;

- операционно-хозяйственными расходами.

Курсовая работа снабжена практическими примерами документального оформления, а также бухгалтерского учета операций с подотчетными лицами.

Поскольку расчеты через подотчетных лиц, объективно существуют на каждом предприятии, то четкой постановке бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и документальному оформлению соответствующих операций необходимо уделять должное внимание.

Библиографический список

«Бухгалтерский учёт», А.М. Андросов, Е.В. Викулова; М 2000.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. учеб. Пособие. Н.П. Кондраков. – 4-е изд. – М: Инфра – М, 2002. – с.419-422.
Учёт расходов на заграничные командировки. А.К. Шишкин, И.А. Курдюков Бухгалтерский учёт. – 2005. - №16. – с. 20–24.
Учёт расходов на зарубежные командировки. Е.А. Слуцкая. Бухгалтерский учёт. – 2006. - №17. – с. 24–28.
Нормы суточных: вопрос трудового или налогового законодательства? Е.А. Разумовская. Бухгалтерский учёт. – 2005. - №12. – с. 57–61.
Учёт расчётов с подотчётными лицами. Н.И. Смирнов. -Главбух. -1995.- №5.
Ростовцев А., Холоденко Е. Составление бухгалтерских проводок по новому Плану счетов. – М.: Экономика-пресс, 2002 г.
Дорохов В.М. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных организациях и последовательность закрытия счетов. Глав бух, 2004 г., №5.
План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности.
«Бухгалтерский учёт» учебное пособие, издание 2, О.А. Левкович; И.Н. Бурцева; Мн 2004.
«Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.» В.Р. Захарьин – М.: 2003
Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26. «Об утверждении

унифицированных форм первичной учетной документации по учету тру

да и его оплаты»

Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002.

Приложение 1.
ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

Приказ

«11»июня 2009 г. №15

«О подотчетных лицах»
С целью обеспечения контроля за использованием подотчетных сумм

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Подотчетные денежные средства выдавать следующим сотрудникам:
- Никитина Мария Сергеевна – Секретарь;

-Орлов Игорь Николаевич – Заведующий складом;

-Матвеев Михаил Евгеньевич – Инженер.

2. Бухгалтерии производить выдачу наличных денежных средств из кассы вышеперечисленным лицам на основании письменного заявления с указанием назначения аванса при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
3. Подотчетным лицам:
- Производить расходы полученных денежных средств строго на цели, предусмотренные при их получении;
- Представлять авансовые отчеты об израсходовании авансовых сумм не позднее 3 календарных дней со дня получения аванса.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на Главного бухгалтера СеровуСветлану Александровну.

Генеральный директор ___________________ Попов Анатолий Михайлович
Приложение 2.

Унифицированная форма № КО-2
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88

					Код
			Форма по ОКУД		0310002
	ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»			по ОКПО
	(организация)

	(структурное подразделение)
		Номер документа			Дата составления
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР		148			06.07.2010

Дебет				Кредит	Сумма, руб. коп.	Код целевого назначения
	код структурного подразделения	корреспондирующий счет, субсчет	код аналитического учета	Кредит	Сумма, руб. коп.	Код целевого назначения
		71		50	3800

Выдать Орлову Игорю Николаевичу

(фамилия, имя, отчество)

Основание: на приобретение канцелярских товаров

Сумма три тысячи восемьсот

(прописью)

руб.

00 коп

коп.

Приложение Приказ № 15 от 11 июня 2009

Руководитель организации		Директор			Попов А. М.
		(должность)		(подпись)	(расшифровка подписи)
Главный бухгалтер			Серова С. А.
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Получил три тысячи восембсот

(сумма прописью)

руб.

коп.

“

”

июля

2010

г.

Подпись

По паспорту №4204 940158

(наименование, номер, дата и место выдачи документа,

удостоверяющего личность получателя)

Выдал кассир			Титова В.Н.
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Приложение 3

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

	Код
Форма по ОКУД	0302001
ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю» _________________________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

Утверждаю

Отчёт в сумме _______Три тысячи восемьсот_____________________________

__________________________________ руб. ____00___ коп.

	Номер	Дата	Руководитель _____Директо_______________________________ должность ___________________ Попов А.М. _____________________
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ	22	06.07.2010

подпись расшифровка подписи

«______» _______________________________ 200 __ г.

	Код
Структурное подразделение ________________________________________________________________________
Подотчётное лицо _____Орлов И.Н_________________________________________________________ Табельный номер

фамилия, инициалы

Профессия (должность) _____ Заведующий складом ___________________________ Назначение аванса на приобретение канцелярских товаров ________________________________________

Наименование показателя			Сумма, руб., коп	Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс		остаток		дебет		кредит
Предыдущий аванс		перерасход		счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.	счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.
Получен аванс 1. из кассы			3800-00	25
1а. в валюте (справочно)				19
2.

Итого получено			3800-00
Израсходовано			3531-64
	Остаток		268-36
	Перерасход

Приложение __4__ документов на _4__ листах

Отчёт проверен. К утверждению в сумме _____Три тысячи восемьсот_____________________________________ руб. 00____ коп. (__3800_ руб.00__ коп.)

сумма прописью

Главный бухгалтер _______________ _____Серова С.Аю Бухгалтер _______________ __Михеева О. И. ________

подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи

Остаток внесён	в сумме	268	руб.	36	коп. по кассовому ордеру № 104_ от «06_» июля 2010 г.
Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир) _________________________ __Михеева О. И.__________ «____» ________________ 200 __ г.

подпись расшифровка подписи

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

линия отреза

Расписка.Принят к проверке от __Орлова И. Н.___ авансовый отчёт № _22___ от «06» _июля 2010 г.

На сумму ____3800__ руб. _00 коп., кол-во документов ____4__ на __4__ листах.

прописью

Бухгалтер ____________________________ __Михеева О. И__________ «_06_» июля 2010 г.

подпись расшифровка подписи

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы		Наименование документа (расхода)	Сумма расхода				Дебет счета, 95 субсчета
				по отчету		принятая к учету
				в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
	дата	номер		в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	06.07.10		Чек на покупку канцтоваров	3531-64		3531-64		25
















Итого				3531-64		3531-64

Подотчетное лицо _________________________ ____Орлов И.Н.____

подпись расшифровка подписи
Приложение 4.

Унифицированная форма № КО-1

Линия отреза

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 № 88

(организация)

Код

ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

Форма по ОКУД

0310001

КВИТАНЦИЯ

по ОКПО

к приходному кассовому ордеру №

(организация)

от “

”

г.

(структурное подразделение)

Принято от

Номер документа

Дата составления

Основание:

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

134

20.07.2010

Дебет

Кредит

Сумма, руб. коп.

Код
целевого
назначения

код структурного
подразделения

корреспондирующий счет,
субсчет

код аналитического учета

Сумма

руб.

коп.

(цифрами)

268,36

(прописью)

Принято от

Орлов И. Н.

руб.

коп.

В том числе

Основание:

Возврат подотчетной суммы

“

”

г.

Сумма

Двести шестьдесят восем рублей

(прописью)

М.П. (штампа)

руб.

коп.

В том числе

Главный бухгалтер

Приложение

Авансовый отчет № 22 от 06.07.2010

(подпись)

(расшифровка подписи)

Кассир

Главный бухгалтер

Серова С. А.

(подпись)

(расшифровка подписи)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Получил кассир

Титова Т. Н.

(подпись)

(расшифровка подписи)

Приложение 5.

Унифицированная форма № Т-9а
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
Форма по ОКУД		0301023
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о направлении работников в командировку

Направить в командировку:

Фамилия, имя, отчество			Матвеев Михаил Евгеньевич
Табельный номер			11
Структурное подразделение
Должность (специальность, профессия)			Инженер
Командировка	место назначения	страна, город
	место назначения	организация
	дата	начала
	дата	окончания
	срок (календарные дни)
	цель
Командировка за счет средств (указать источник финансирования)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата

Основание:
	(служебное задание, другое основание (номер, дата))

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

Приложение 6.

Унифицированная форма № Т-10

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301024
		по ОКПО
наименование организации

		Номер документа	Дата составления
	КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

			Табельный номер
Работник	Матвеев Михаил Евгеньевич
фамилия, имя, отчество

структурное подразделение

должность (специальность, профессия)
командируется в
место назначения (страна, город, организация)


для
цель командировки


на		календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

“

”

г. по

“

”

г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа
	наименование, серия, номер

Руководитель
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в
место постоянной работы:

Выбыл из

Прибыл в

“

”

г.

“

”

г.

должность

личная подпись

должность

личная подпись

расшифровка подписи

М.П.

Выбыл из

Прибыл в

“

”

г.

“

”

г.

должность

личная подпись

должность

личная подпись

расшифровка подписи

М.П.

Выбыл из

Прибыл в

“

”

г.

“

”

г.

должность

личная подпись

должность

личная подпись

расшифровка подписи

М.П.

Выбыл из

Прибыл в

“

”

г.

“

”

г.

должность

личная подпись

должность

личная подпись

расшифровка подписи

М.П.

Приложение 7.
Приложение 8.

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

	Код
Форма по ОКУД	0302001
_____________________________________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

Утверждаю

Отчёт в сумме ____________________________________

__________________________________ руб. _______ коп.

	Номер	Дата	Руководитель ____________________________________ должность ___________________ ________________________
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

подпись расшифровка подписи

«______» _______________________________ 200 __ г.

	Код
Структурное подразделение ________________________________________________________________________
Подотчётное лицо ______________________________________________________________ Табельный номер

фамилия, инициалы

Профессия (должность) ________________________________ Назначение аванса ________________________________________

Наименование показателя			Сумма, руб., коп	Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс		остаток		дебет		кредит
Предыдущий аванс		перерасход		счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.	счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.
Получен аванс 1. из кассы
1а. в валюте (справочно)
2.

Итого получено
Израсходовано
	Остаток
	Перерасход

Приложение ___________ документов на _______ листах

Отчёт проверен. К утверждению в сумме __________________________________________ руб. ____ коп. (_______ руб. ___ коп.)

сумма прописью

Главный бухгалтер _______________ _________________________ Бухгалтер _______________ __________________________

подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи

Остаток внесён	в сумме		руб.		коп. по кассовому ордеру № ____ от «___» ___________ 200 __ г.
Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир) _________________________ _____________________________________ «____» ________________ 200 __ г.

подпись расшифровка подписи

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

линия отреза

Расписка.Принят к проверке от ____________________________ авансовый отчёт № ________ от «____» ______________ 200 __ г.

На сумму _______________________________________________ руб. ____ коп., кол-во документов _________ на ________ листах.

прописью

Бухгалтер ____________________________ ____________________________________ «_____» ________________________ 200 __ г.

подпись расшифровка подписи

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы		Наименование документа (расхода)	Сумма расхода				Дебет счета, 95 субсчета
				по отчету		принятая к учету
				в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
	дата	номер		в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9

















Итого

Подотчетное лицо _________________________ _________________________________________

подпись расшифровка подписи

Bukvasha