Федеральное агенство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Нижегородский государственный университет

им. Н.И. Лобачевского


Финансовый факультет


Кафедра бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита


КУРСОВАЯ РАБОТА


по дисциплине «Теория бухгалтерского учета»


Тема: «Формы и классификация учетных документов»


Выполнила:


Проверил:


Нижний Новгород,2009
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы моей курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета.Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью

анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении первичных бухгалтерских документов. В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи: -понятие документирования в бухгалтерском учете. -дать определение понятию первичных учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта на предприятии. -рассмотреть классификацию первичных учётных документов. -показать существующие формы первичных учётных документов.

4

1. 
   ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
   

1.2Понятие документирования в бухгалтерском учете
В теории бухгалтерского учета под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

В условиях ручного ведения бухгалтерского учета единственным способом отражения хозяйственных операций является документ.

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности.

Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа .

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и др.).
5

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии. ¹
6

1.2. Понятие первичных учетных документов,их реквизиты и формы.
Первичный учетный документ представляет собой оформленное письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. ²

7

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

- наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации

- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими


8

цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной операции,

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. ³

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. ⁴
9

2. 
   КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ПРОВЕРКА
   

2.1. Классификация первичных документов.
Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По содержанию хозяйственных операций;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в
10

учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда. ⁵

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер ⁶

2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура ⁷

По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных

11

операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются

для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. ⁸
12
2.2. Проверка первичных документов
2.2.1.Правила проверки первичных документов
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей - такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения по ним.

В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровка подписей.

Проверка проводится по трём направлениям:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций). ⁹

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать
13

организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки,

гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.


14

2.2.2. Исправление ошибок в первичных документах

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

• по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии,

15

но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и помарок в документах;

• нарушение правила исправления ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.¹⁰
16

2.3. Обработка документов

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:¹¹

• книги;

• карточки;

• свободные листы;

• машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

• машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

• хронологические (регистрационный журнал);

• систематические (главная книга счетов);

• комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

• синтетическими (главная книга счетов);

17

• аналитическими (карточки);

• комбинированными (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.


18

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.¹²
19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21ноября 1996г. № 129-ФЗ (в редакции федерального закона от 30 июня 2003 г. № 86-ФЗ).

2.Гусева Т.М., Шеина Т.Н. Основы бухгалтерского учета. М., 1999.

3. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

4. Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2004.

5. Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2005.

6. www.buh-teor.ru

7. www.mdi.ru

21

Приложение 1

22

Приложение 2



23

Приложение 3



24

Приложение 4




25
ПРАКТИКА

ЗАДАНИЕ 1



26




27

ЗАДАНИЕ 2



28



29

ЗАДАНИЕ 3



30



31



32

ЗАДАНИЕ 4









33






















34























35





36




37