К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках) или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнитооптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необходимости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.

1.3.2 Классификация учетных регистров по строению

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.
При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи располагаются на одной строке. Различают три варианта расположения информации при параллельном графлении' одностороннее, двустороннее и многоколончатое.
В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебета и кредита счета помещаются либо справа от текста (неразделенный регистр, пример приведен в виде Журнала регистрации хозяйственных операций), либо для дебета - слева, для кредита - справа (разделенный регистр). Заметим, что разделенные регистры на практике встречаются редко.
Односторонние регистры параллельного графления могут применяться не только для отражения информации по отдельным счетам, но и распространяться на их совокупность, представленную бухгалтерским балансом российского учета (см. табл. 8.5).
Двусторонний регистр имеет две страницы с идентичным текстом: одна - для дебетовых записей, другая - для кредитовых.
В многоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но в отличие от одностороннего регистра в графе текст располагается в нескольких колонках для различных признаков.
При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже - к кредиту. При ручном способе ведения записей такой вид регистров неудобен, так как заранее неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи.
Регистры последовательного графления также используются для построения бухгалтерских балансов. Например, в британо-американском учете (в отличие от российского баланса, предполагающего горизонтальное расположение статей актива и пассива) статьи активов, капитала и пассивов записываются вертикально “в столбик”.
При смешанном графлении в колонках располагают формулы проводок с указанием наименований (кодов) счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту определенного счета.

1.3.3 Классификация по объему информации

Регистры синтетического учета предназначены для регистрации информации по синтетическим счетам. Они очень разнообразны и отличаются друг от друга по содержанию, строению и последовательности производимых в них записей. Здесь отражаются хозяйственные операции в обобщенном виде и только в денежном выражении. Записи ведутся ежедневно или ежемесячно по данным накопительных ведомостей. К синтетическим регистрам относятся: Главная книга, журналы-ордера, журнал-главная книга. В основу синтетических регистров положена шахматная форма графления, где дебетируемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитируемые – в вертикальных колонках.
Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов. Построение и содержание регистров могут быть самые разнообразные, в зависимости от объектов аналитического учета.

1.3.4 Классификация по характеру регистрации

Бухгалтерские регистры делят на хронологические, систематические, комбинированные.
В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций). Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок. В них ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах. Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них. В систематических регистрах факты хозяйственной жизни группируются по определенным объектам учета. Группировка осуществляется по счетам синтетического и аналитического учета. Примерами таких регистров являются кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость.
В комбинированных регистрах налицо признаки хронологической и систематической записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи. Примером такого регистра может служить следующая ведомость (табл. 1.3.1)

Таблица 1.3.1 Ведомость №1 – по дебету счета «Касса» с кредита счетов за январь 2008 г.
Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом.
Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, признаны коммерческой тайной предприятия, за разглашение которой соответствующие лица несут ответственность.

1.4 Хранение учетных регистров

Бухгалтеру важно не только грамотно вести бухгалтерский и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и своевременную сдачу в архив документации. Следует помнить, что за ненадлежащее оформление, а также за нарушение порядка составления и утрату или незаконное уничтожение документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
 Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации. В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и другие.

1.5 Сущность и способы записей в учетные регистры

Запись в учетные регистры - отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.
Выбор того или иного способа записей заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту забалансового счета).
Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют в том случае, когда нужно иметь копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. Да, при ведении Кассовой книги второй экземпляр используется в качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.
Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а затем - аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.
В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.
По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.
Запись осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

1.6 Рекомендации Министерства Финансов по выбору учетных регистров

Предприятия, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут его в зависимости от отраслевой принадлежности с применением регистров согласно перечню типовых форм, приведенному в приложении 2 к письму МФ РФ №59 от 24 июля 1994. При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Предприятия, применяющие единую журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, могут группировать счета по отражению отдельных хозяйственных операций:
Первичный учет ценных бумаг (акций, облигаций, векселей и т.п.), полученных или выданных предприятием, ведется с применением форм первичной учетной документации, разработанных министерствами и ведомствами либо самостоятельно предприятием.
Записи по операциям, осуществляемым в иностранной валюте, отражаются в регистрах бухгалтерского учета в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, учитываемой в формах первичной учетной документации. При наличии у предприятия валютного счета учет операций по счету 52 "Валютный счет" ведется с применением типовой формы журнала-ордера N 2.
Учет краткосрочных и долгосрочных заемных средств ведется предприятиями в журнале-ордере N 4 на основании выписок банков и других документов первичного учета полученных взаем средств.
На небольших предприятиях и организациях в регистрах бухгалтерского чета из не предусмотрено использование счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов". Предприятия, учитывающие материалы по планово-расчетным (учетным) ценам, отклонения их стоимости по данной оценке от фактической себестоимости приобретения распределяют при выбытии материалов на все счета, на которые относится стоимость потребленных материалов.
Учет реализации продукции (работ, услуг) ведется в типовой форме журнала-ордера N 11.
В зависимости от применяемого метода определения выручки от реализации продукции (работ, услуг) учет расчетов с покупателями и заказчиками может вестись в ведомости N 16 (отгрузка) - при определении выручки по отгрузке продукции (работ, услуг) или в ведомости N 16-а - при определении выручки по оплате отгруженной продукции (работ, услуг). Небольшие предприятия и хозяйственные организации, определяющие выручку от реализации продукции по отгрузке, для учета расчетов с покупателями и заказчиками используют ведомость N 16 (отгрузка) из единой журнально-ордерной формы счетоводства.
Учет расчетов с собственниками использования нераспределенной прибыли, резервов, в том числе по сомнительным долгам, образования и использования спецфондов и средств целевого финасирования ведется предприятиями в журнале-ордере N 12.
Учет имущества, отражаемого на счетах 01 "Основные средства", 03 "Долгосрочно арендуемые основные средства", 04 "Нематериальные активы", и операций по его выбытию, ведется предприятиями, в журнале-ордере N 13. При этом реализация имущества на сторону отражается в бухгалтерском учете в общем порядке, но с учетом задолженности покупателей в ведомости N 7.
Аналитический учет долгосрочно арендуемых основных средств ведется обособленно от собственных в таком же порядке с использованием пообъектных карточек или инвентарных книг. Аналитический учет нематериальных активов и их износа ведется в ведомости N 17.
Для контроля за полным перенесением стоимости основных средств на издержки производства в разработочные таблицы включены графы для учета начисленного износа нарастающим итогом с начала ввода их в действие (эксплуатацию). Разработочные таблицы используются также и для определения сумм отчислений в ремонтный фонд, если предприятием принято решение об его образовании.
Строительные и научные организации могут вести учет капитальных вложений в соответствующих журналах-ордерах N 10, не применяя журнал-ордер N 16 и ведомости N 18 и N 18/1.
Организации при местных органах управления, осуществляющие капитальные вложения за счет средств соответствующего бюджета и других средств целевого финансирования, учет операций по использованию данных средств ведут в журнале-ордере N 12. При этом в журнале-ордере N 16 справочно приводятся данные по использованию средств, полученных на финансирование капитальных вложений, отраженных в журнале-ордере N 12.