Счёт - расчетный документ на оплату товара, выставленного продавцом покупателю перед поставкой товара. По запросу менеджера по продажам поставщиком выставляется счёт. Первоначально счёт приходит по факсу, его принимает секретарь, проверяет читаемость текста и отдаёт его менеджеру. Менеджер согласовывает оплату счёта с бухгалтером, который тот свою очередь его оплачивает. После оплаты счёта отгружается товар и вместе с товаром отправляется оригинал счёта. К счёту прилагается счет-фактура, товарная накладная, транспортна накладная. Составляется счёт менеджером либо бухгалтером. Форма счета представлена в Приложении 3.
Коммерческое предложение
Задача написания коммерческих предложений очень прочно вошла в жизнь менеджеров по работе с корпоративными клиентами. Клиенты все чаще делают запрос на предложение, когда объявляют тендер, чтобы изучить рынок и выбрать наилучшего поставщика, а также руководствуются целым рядом других причин, ставя получение предложения условием принятия решения о заключении сделки.
Очень часто для менеджера это становится головной болью. Во-первых, слово "предложение" подразумевает, что его нужно писать, а писать всегда сложнее, чем рассказывать. Предложение должно быть привлекательным, поскольку основной его целью является убедить клиента в приобретении нашего продукта / услуги. Иногда в силу тех или иных обстоятельств менеджер не всегда обладает достаточной информацией для написания предложения. Кроме этого, написание предложения требует инвестирования времени, но отнюдь не всегда приводит к желаемому заказу, оставляя чувство досады.
Однако верно составленное предложение позволяет обеим сторонам четко определить решаемые задачи и способы их решения, и таким образом, получаемые результаты не становятся источником разочарования и причиной жалоб.
В связи с этим проблема написания предложения подразумевает не только умение его составить и сделать привлекательным, но и умение правильно оценить ситуацию, клиента, имеющиеся потребности и серьезность намерений, принять решение о написании предложения. Образец коммерческого предложения ООО «Айсберг» представлен в Приложении 4.
Договор - добровольное соглашение двух или нескольких лиц (экономических субъектов), заключаемое на предмет выполнения каждым из них принимаемых на себя обязательств по отношению к другим участникам.
Договор обычно содержит сведения о его участниках, изложение предмета, сущности сделки, обязательства договаривающихся сторон, условия осуществления договора, способы оплаты за предоставленные друг другу товары, работы, услуги, формы ответственности участников за невыполнение принятых обязательств, условия расторжения или продления договора, юридические адреса сторон. Договор скрепляется подписями полномочных представителей договаривающихся сторон и печатями (если участник договора — юридическое лицо). Договоры называют также контрактами. Существует множество видов договоров, определяемых их предметом, содержанием и тем, кто в них участвует. Договор, содержащий заказ одного лица на выполнение работ или изготовление продукции другими лицами, называют договором-заказом. Договоры делятся на простые и нотариально заверенные.
Договор составляется менеджером фирмы в двух экземплярах. Эти экземпляры подписываются обеими сторонами, после чего один экземпляр Договора остаётся у Заказчика, второй у Исполнителя. Образец договора ООО «Айсберг» представлен в Приложении 5.
Акт - это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:
•        при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;
•        при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;
•        составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;
•        акты об испытаниях новых изделий,
•        акты о выделении к уничтожению документов и т. д.
Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
•        гриф утверждения
•        наименование вида документа (АКТ)
•        дата
•        порядковый номер акта
•        место составления
•        индекс документа
•        заголовок к тексту
•        текст
•        отметка о наличии приложения (если есть Приложение)
•        подписи председателя и членов комиссии
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия. Образец акта представлен в Приложении 6.
Доверенность — документ, которым доверяющее лицо (доверитель) удостоверяет, что оно уполномочило своего представителя (доверенное лицо) совершать определенные, указанные в документе действия от имени доверителя, то есть от своего имени. Доверенность составляется в письменном виде на определенный срок.
Так как ООО «Айсберг» постоянно работает с поставщиками и подрядчиками доверенность является неотъемлемым документом.
Доверенность даёт право представителю действовать от лица доверителя. Доверенность не делает доверенное лицо собственником.
Предъявляется доверенность всегда в подлиннике.
Существует три вида доверенностей:
- разовая;
- специальная;
- генеральная.
Разовая доверенность даёт доверенному право на совершение какого-либо одного действия. Специальная – на совершение ряда однородных действий в течение определённого срока. Генеральная даёт право управлять имуществом доверителя, распоряжаться им и совершать с ним сделки. Образец доверенности ООО «Айсберг» представлен в Приложении 7.
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократились за счёт использования глобальной сети Интернет.
Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:
-        кто из подчинённых наиболее сильно загружают документами
-        есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения
В ООО «Айсберг» не так много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует взять только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
·                    Бухгалтерия;
·                    Инженерный отдел;
·                    Отдел снабжения;
·                    Отдел продаж;
·                    Отдел делопроизводства;
Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в ООО «Айсберг». Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать.
Таблица 2
Группировка видов документов по подразделениям
Общее снижение объёмов документооборота произошло в отделах снабжения и делопроизводства. В отделе продаж и в инженерном отделе количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в инженерном отделе увеличился поток документов, а в отделе продаж увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из инженерного отдела или отдела закупок и продаж, то это приведёт к более значительным результатам.
Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2001 года (таблица 3). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 3
Выявление сезонности в объёме документооборота
Из представленной выше таблицы видно, что в летний период повышается активность организации, так как деятельность организации является сезонной и пик активности начинается ближе к лету и заканчивается поздней осенью (таблица 3).
В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через инженерный отдел и отдел продаж. Также я определила, что наблюдается сезонность работ, связанная с повышением спроса на кондиционеры и вентиляцию в жаркое время года. В результате внедрения в компанию локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

1.3 Анализ методов расчёта основных экономических показателей
Для анализа основных экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет. Данные из бухгалтерской отчетности сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных экономических показателей приводится одновременно и темпы роста (таблица 4).
Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей. Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности персонала.
Таблица 4
Основные экономические показатели деятельности
Анализируя данные таблицы, можно заключить, что из года в год экономические показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста были в 2006 году, чем в 2007 году. Это связано с тем, что в 2006 году в ООО «Айсберг» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:
1)      Модернизация персональных компьютеров
2)      Создание локальной сети
3)      Подключение к глобальной сети Интернет
4)      Создание отделом программирования автоматизированных систем, облегчающих работу руководителей.
Повышение управленческих расходов связано с увеличением численности сотрудников в ООО «Айсберг». Причем количество офисных работников не изменилось, а выросло количество монтажников. Ставка таких накладных расходов для подразделений менялась и в 2005 году составляла 10% от реализации, а уже в 2007 году стала составлять 20%.
Количество сотрудников с каждым годом увеличивалось, так как компания постоянно расширяла сферы своего влияния. Увеличивались объёмы работ и увеличивались рыночные цены. Всё это сказывалось на росте объёма реализации.
Рентабельность не повышалась выше 5%, хотя в подразделениях эту величину закладывают не менее 10%. В 2006 году были самые лучшие результаты, а уже в 2007 году произошло снижение рентабельности.
1.4    Анализ материально-технического обеспечения
Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.
В своей деятельности компания использует различные технические средства:
1)      Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2)      Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3)      Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)
4)      Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)
Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень.
В ООО «Айсберг» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:
1)      внутренние телефонные звонки
2)      перевод входных звонков из города на другие внутренние номера
3)      при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.
Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ООО «Айсберг» (таблица 5).

Таблица 5
Характеристики работы телефонной сети
Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов (рабочий день с 10:00 до 18:00). Если в компании выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии организации. Из-за не решаемости проблемы руководитель приобрел дополнительный мобильный телефон из своих средств для организации.
Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу всей организации. Эта потеря времени сотрудников, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие сотрудники, в том числе директор ООО «Айсберг» используют свои личные мобильные телефоны для служебных целей.
В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится два факса: у секретаря и в отделе снабжения. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на несколько часов.
Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ООО «Айсберг». Сократились затраты времени и средств, так как локальная сеть позволяла:
1)      Быстро производить переустановку программного обеспечения;
2)      Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов,
принтеров, жестких дисков;
3)      Посылать и получать электронную почту;
4)      Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;
5)      Сократить обслуживаемый персонал
В организации существует 10 компьютеров и все они подключены по локальной сети. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров, бухгалтер, инженер, снабженец, менеджер и другие сотрудники организации. Но нет единого сервера, где бы хранилась вся информация, необходимая для работы всего коллектива. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.
Каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование (дискеты, флешки, CD диски), хотя с помощью единого сервера можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.
Использование сети Интернет, позволило многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование Интернета сейчас – это «не роскошь, а необходимость» в успешно развивающихся организациях.
Хотелось бы отметить, что сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.
Предприятие, как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий.
В результате анализа материально-технического обеспечения, я определила, что в организации есть все предпосылки для создания нового программного обеспечения, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.
1.5 Кадровое обеспечение ООО «Айсберг»
Немаловажным является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств. В ООО «Айсберг» работают квалифицированные рабочие и ИТР, что позволяет компании в сжатые сроки выполнять весь комплекс работ по проектированию, разработке, а также установке вентиляции и кондиционеров.
Бухгалтера – ведут учёт денежных средств, подготавливают отчёты для предоставления в налоговый орган, занимаются начислением заработной платы.
Менеджер - занимаются приемом и обработкой заказов клиентов, оформлением необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов, поддержанием в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе. Контролируют отгрузки продукции клиентам, контролируют финансовую дисциплину клиента на основе документов, получаемых от бухгалтера и предупреждение о сроках оплаты.
Снабженец занимается поиском и закупкой хозтоваров, стройматериалов, спецодежды, покупка грузового транспорта, ремонтом и последующим обслуживанием.
Секретарь - основными задачами которого являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности, а так же помощь менеджеру.
Инженер - разрабатывает документацию, отражающую состав и техническое состояние строений и сооружений производственного и гражданского назначения, подлежащих государственному надзору; осуществляет систематический контроль за внесением в документацию корректировок, связанных с фактическими изменениями в наличии, местоположении, составе, техническом состоянии строений и сооружений; производит оценку стоимости систем вентиляции для целей государственного учета, налогообложения, взимания государственной пошлины и иных государственных целей и др.
Также работают многие другие специалисты.
1.6 Выявленные в результате анализа недостатки
Необходимостью является автоматизация работы сотрудников ООО «Айсберг». Рассмотрим работу организации в данный момент:
В организацию поступает внешний сигнал (запрос клиента), оформляется этот заказ вручную в специальном «журнале – заказов». Затем заказ относится на проектирование инженеру. Проектирование объекта происходит в специальной программе, по которой составляется спецификация на английском языке. После чего эта спецификация отдается менеджеру, для того, чтобы её перевести на русский язык. После того, как она была переведена на русский язык, по ней составляется запрос поставщикам, при условии, что запрашиваемые детали должны быть изготовлены по стандарту. Если же требуются специальные детали, то в том случае рисуются эскизы вручную на обычном листе бумаги, для того чтобы поставщик-изготовитель изготовил ту деталь, которая нужна нам. На основании этого запроса, поставщиком выставляется счёт (если это товар), обычно по факсу или через Интернет - почту. По полученному от поставщика счёту менеджером выставляется счёт клиенту, также формируется база данных для клиента и для нас в таблице EXEL, где ведётся учёт поступившей продукции от поставщика, учёт отгруженной продукции покупателю, этапы формирования систем вентиляции и кондиционирования из этих материалов. Всё это вбивается вручную.
Также при всём этом следует учесть тот факт, что отгрузка продукции от поставщика происходит непременно на объекте нашего заказчика, т.к. получать продукцию на наш склад, который находится при офисе, а потом везти ее на объект нет возможности. Во-первых, мы не располагаем большим складом, а во-вторых, расходуются большие средства на заказ машин:
 SHAPE  \* MERGEFORMAT

Офис

Объект

Поставщик

Рис. 3 Маршрут движения заказанной машины от поставщика на объект.
Поэтому получением товара занимается бригадир, который пересчитывает продукцию, и о результатах приёмки сообщает по телефону менеджеру. Это очень неудобно, т.к. получаемая информация не совсем достоверна. На это влияют такие факторы, как связь, речевые дефекты, не полнота изложенного и др.
Из всего вышесказанного видно, что вся эта операция очень неудобная и отнимает много времени, как у менеджера, так и у других исполнителей, т.к. компания «Айсберг» не большая, а объектов постоянно много. Отсюда видно, что информационное обеспечение управления совершенно не развито и ведёт к таким результатам, как несвоевременность подготовки необходимых документов для отчёта не только перед клиентами, но также перед руководством фирмы и перед бухгалтерией.
2.     Разработка и описание новой автоматизированной информационной технологии
Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всей организации. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.
Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную программу, включающую функции планирования, управления и контроля. Что может дать внедрение автоматизированной технологии:
·              снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках);
·              повышение скорости товарооборота, оказания услуг;
·              сокращение излишков товарных запасов до минимума;
·              увеличение и усложнение выполнения работ, услуг;
·              улучшение качества продукции, работ, услуг;
·              обработка и выполнение заказов в срок, и повышение общего качества обслуживания заказчиков.
Новое программное обеспечение выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует определенными методами и структурой деятельности в сфере строительного бизнеса, принятой в организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.
Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:
·              Сбор, обработка, анализ, хранение, контроль и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;
·              Автоматизация выполнения бизнес - операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия (перевод с английского языка на русский, формирование запросов и др.);
·              Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.
Эти системы, как правило, характеризуются следующими задачами:
·              достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
·              наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;
·              наличием контура обратной связи;
·              объектами контроля и управления такой системы выступают:
 -технологическое оборудования;
 -исполнительные устройства и механизмы.
·              малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);
·              слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.
Какими свойствами должна обладать новая программа:
1.Программа должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.
2. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.
Автоматизируем работу сотрудников, которые задействованы в работе по проектированию систем вентиляции и кондиционированию. Согласно ниже представленному рисунку, в ООО «Айсберг» в проектировании задействованы
·                   Два инженера, каждый из которых проектирует системы вентиляции и кондиционирования;
·                   Менеджер, который занимается сбором информации об объектах, ведёт общение с поставщиками и клиентами, подготавливает коммерческие предложения, договора, контролирует поставки частей для сбора систем вентиляции, кондиционеров;
·                   Секретарь, который помимо делопроизводства, оказывает активную помощь менеджеру;

Директор

Инженера по проектированию

Менеджер

Секретарь

 

Рисунок 4. Структура взаимодействия сотрудников
Для успешного осуществления бизнес-процессов в ООО «Айсберг» необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в компанию поступает от десяти до пятнадцати заявок в зависимости от сезона.
Автоматизировать работу необходимо в 2009 году, поэтому начинать нужно сейчас.
Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.
В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени. Рабочее время указано в часах.
Таблица 6
Распределение обязанностей на месяц