Возможности ACCESS

Введение в ACCESS

Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:

Access — система управления базами данных (СУБД).

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов. Применение Access 97 для размещения форм Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet/Intranet. Поддержка в Access механизма Запроса по образцу (Query by Example — QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных. Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access.

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access 97 (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access— мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта— детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

При всем этом Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам, таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.

Что предлагает Access

1.Настоящая реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Контекстно-зависимая справка и Office Assistant

Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для новичков, так и для опытных пользователей. В Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать <F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в текущий момент. При этом можно легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу предыдущих обращений и закладкам.

В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant (ассистента) и Screen Tips (всплывающие подсказки). Всплывающие подсказки содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмотрена целая галерея из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно любого во своему вкусу). Если ассистент вам надоест, можете его отключить.

Простые в использовании мастера и конструкторы

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

Графики и диаграммы

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять все возможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

Доступ к Internet

В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц!

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Макросы: программирование без программирования

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

Модули: Visual Basic for Applications программирование баз данных

Access— это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (ранее известный как Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DLL) операционных систем Windows 95 и Windows NT.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд.

Рекомендации для пользователей

Даже если вы уже работали с какими-либо базами данных, то это вовсе не означает, что с Access все сразу пойдет гладко. Можно быть крупным специалистом в таких реляционных СУБД, как dBASE, FoxPro и Paradox, но при этом не иметь опыта работы с базами данных в среде Windows.

Сначала стоит поближе познакомиться с Windows: поработать с редактором Paint, поэкспериментировать с Word или Excel, научиться правильно пользоваться мышью. Стоит создать диаграмму в Excel, воспользоваться услугами одного из мастеров, обратиться к справочной системе. Все это поможет в дальнейшем при освоении Access. Также необходимо привыкнуть к новым терминам.

Информация для пользователей электронных таблиц

Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы — продукты Windows, поэтому ему должны быть уже привычны соглашения Windows, которые будут использоваться и при работе с Access. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц и носит название таблицы данных (datasheet). Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access 97 соответствует режиму ввода данных Excel. Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; все остальное Access сделает автоматически.

Access, как и Excel, поддерживает режим WYSIWYG и работу с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя всегда есть возможность создавать в обеих системах однотипные диаграммы. Кроме того, в Access входит мастер диаграмм, аналогичный используемому в Excel.

Как и в Excel, в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его помощью можно создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко переносить в таблицы Excel. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. (Если читателю приходилось использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных, значит, эти понятия ему уже знакомы.) Словом, система Access 97 функционально совместима со всеми продуктами Office 97.

Основные принципы работы с базой данных в Microsoft Access

Что такое "База данных"

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет, например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги. Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Иногда бывает необходимо создать собственную процедуру, которая должна запускаться из любого окна базы данных или процедуру, предназначенную для обработки определенного события. Набор таких процедур на языке Visual Basic, собранный в одну программную единицу, называется модуль. Существует два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Модули класса - это модули форм и модули отчетов, связанные с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий (например, нажатие клавиши) и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных. В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например, "Таблицы"). С помощью кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты.

Проектирование базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

Разработайте на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами: Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Определите необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить: Каждое поле должно быть связано с темой таблицы. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Задайте ключевое поле. Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определите связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Еще раз просмотрите структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Добавьте данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Используйте средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных. Если Вы создаете новую базу данных (только в этом случае), появится диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb. Для того, чтобы получить копию базы данных, необходимо скопировать файл, в котором она содержится, так как команда Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как/экспорт (Save As/export). Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты. При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.

Работа с таблицами

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи"). Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля". Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец "Тип данных", нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка. Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка. Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов. Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Типы данных

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле МЕМО

Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Числовой

Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

Счетчик

Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Логический

Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Ввод и редактирование данных

Ввод данных

В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо) обычно установлен в первой строке таблицы.

Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи). Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы.

При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы.

В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм.

Маркер текущей записи.

Маркер редактируемой записи.

Маркер блокированной записи (при работе в многопользовательском режиме).

Маркер новой записи.

Сохранение записи

Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы. При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.

Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение (Validation Rule)

Кнопка Отмена (Undo Current Field/Record), расположенная напанели инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.

Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды Записи->Сохранить запись (Records->Save Records) или комбинации клавиш <Shift+Enter>.

Проверка корректности введенных данных. Автоматическая проверка типа данных

Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять свойства Условие на значение. Перечислим эти типы данных.

Числовой (Number)

Денежный (Currency)

Дата/время (Date/Time)

Логический (Yes/No)

Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого поля появится диалоговое окно с сообщением «Введенное значение не подходит для свойств поля "Тип данных" или Размер поля"» Сообщение об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при попытке ввести чрезмерно большое число для определенного размера поля данных типа Числовой (Number)

Поля типа Дата/время (Date/Time) проверяют корректность значений даты и времени. Если вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или просто букву в поле типа Дата/время (Date/Time), появится диалоговое окно с сообщением об ошибке

Логический (Yes/No) можно ввести только одно из следующих заданных значений: Да (Yes), Истина (True) Вкл(On) или любое отличное от нуля число для логического Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет. В свойстве Формат поля (Format) можно определить свои собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения.

Методы ввода данных

Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение (Validation Rule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. |

Стандартный ввод текстовых данных

Три поля, введенных в таблицу “МоиСтуденты”, были полями типа Текстовый (Text). В полях Fam Name Name1 для ввода данных использована маска ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая буква – прописная, остальные - строчные. Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате.

Иногда в поле типа Текстовый (Text) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo.

Ввод данных типа Дата/время

Значения в него вводятся в формате ммм гг. Таким обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете из этого поля. Access отобразит значение в виде Арг 96. На самом деле в таблице сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его, поместив курсор это поле. С другой стороны можно ввести в поле Арг 96, и в таблице будет сохранено значение Арг 96.

Для поля типа Дата/время также можно определить условие на значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие говорит о том, что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой. Форматы влияют на отображение данных, а не на объем занимаемой ими памяти.

Ввод текстовых данных с проверкой данных

Для текстового поля может быть задано свойство Условие на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями (например, F,M,C). Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Данное сообщение определяется значением свойства «сообщение об ошибке» для данного поля.

Ввод числовых данных с проверкой условия на значение

Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных. Для поля Resultat в свойстве Условие на значение задано ограничение значения оценки (>=2 и <=5 ). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.

Ввод данных типа OLE

Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.

Растровые изображения.

Звуковые файлы

Графики и (диаграммы)

Word или Excel

Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно было видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объект можно двумя способами.

Вставить из буфера

Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка->Объект (Insert->Object)

Ввод данных типа MEMO

Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая <Shift+F2>, можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста

Перемещение по записям в таблице

Как правило, после ввода данных часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины

Получена новая информация

Обнаружены ошибки

Нужно добавить новые записи

Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В окне базы данных откройте таблицу в режиме таблицы, дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц.

Если вы находитесь в режиме Конструктор (Table Design), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные.

Перемещение по записям

Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту

Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.

Команда Правка->Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.

Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу <Enter> Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу <F5>.

При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.

Поиск заданного значения

Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами:

Выбрать команду Правка->Найти (Edrt->Find)

Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен бинокль).

Воспользоваться комбинацией клавиш <Ctrl+F>

При использовании любого из этих методов появится диалоговое окно. Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна). Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в указанном поле.

В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов:

* -- Соответствует любому количеству символов

? -- Соответствует одному символу

# -- Соответствует одной цифре

Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого введите АВ*

А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ??001. Если же нужно найти все фамилии, заканчивающиеся на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите *ко.

В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора:

С любой частью поля (Any Part of Field)

Поля целиком (Whole Field)

С начала поля (Start of Field)

Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. Шпетный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены значения Петров, Петровский.

В раскрывающемся списке Просмотр (Search) вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз (Up, Down, All)

При выборе кнопки опции Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв

Очевидно, что для данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92

Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск.

Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно

Изменение значений в режиме таблицы

Чтобы изменить значение, перейдите к нему и внесите необходимые исправления. Для редактирования значения может быть несколько причин.

Добавление нового значения.

Замена существующего значения

Изменение существующего значения

Если поле пусто, просто введите в него новое значение При вводе в поле любых новых значений придерживайтесь тех же правил, что и при вводе новых записей

Замена существующего значения

Выбрать поле можно с помощью клавиатуры или мыши При использовании клавиатуры содержимое поля выделяется (Оно отображается в инверсном виде) При нажатии любой клавиши содержимое поля удаляется и заменяется символом, соответствующим нажатой клавише Нажав клавишу <Delete>, вы удалите значения поля без замены. Нажатие клавиши пробела стирает значение и заменяет его пробелом

С помощью мыши содержимое поля можно выделить следующими способами:

Щелкнуть на левой границе поля (там, где указатель принимает вид большого знака "плюс")

Дважды щелкнуть на поле (этот способ не годится в том случае, если в тексте содержится пробел)

Щелкнуть и перетащить указатель мыши через содержимое поля слева направо

Выделить любую часть содержимого поля и нажать клавишу <F2>

Для замены существующего значения стандартной величиной из свойства Значение по умолчанию (Default Value) выделите это значение и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+ пробел>.

Для замены существующего значения величиной из того же поля предыдущей записи нажмите комбинацию клавиш <Сtrl+"(кавычки)>

Убедитесь, что вы не нажали <С1г1+-(минус)>, поскольку в этом случае текущая запись будет удалена

Изменение существующего значения

Чтобы исправить существующее значение, вместо того чтобы заменять его целиком, щелкните перед любым символом этого значения. Поместив указатель мыши перед конкретным символом, вы активизируете режим вставки, и при вводе нового значения существующие значения сдвинутся вправо. После нажатия клавиши <Insert> включается режим замены и вводимые символы заменяются по одному. С помощью клавиш управления курсором можно переходить от одного (а к другому, не вызывая их изменения. Для удаления символа, находящегося слева от курсора, нажмите клавишу <Backspace>, а для удаления символа, расположенного справа, — клавишу <Delete>.

Способы редактирования

Перемещение внутри поля	Нажатиями клавиш -> и <-
Вставка значения в поле	Выбрать позицию вставки и ввести значение
Выделение содержимого поля целиком	Нажать F2 или двойной клик
Замена значения новым	Выделить поле целиком и ввести новое
Замена из предыдущего поля	Ctrl+’(апостроф)
Замена значением по умолчанию	Ctrl+Alt + пробел
Вставка разрыва строки (текст, Мемо)	Ctrl+Enter
Сохранение тек строки	Shift+Enter или переход к другой строке
Вставка текущей даты	Ctrl+;(точка с запятой)
Вставка текущего времени	Ctrl+:(двоеточие )
Добавление новой записи	Ctrl++(плюс)
Удаление записи	Ctrl+-(минус)
Переключение кнопок опций

	Пробел
Отмена изменений тек записи	Esc или кнопка отмены

Поля, которые нельзя редактировать

Существуют поля, которые нельзя редактировать Типы таких полей

Поля типа Счетчик (AutoNumber)	Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качестве первичного ключа
Вычисляемые поля	Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице
Блокированные или отключенные поля	Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме
Поля в многопользовательских блокированных записях	Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно

Отмена действий

Иногда кнопка Отмена (Undo), находящаяся на панели инструментов, недоступна, и ею нельзя воспользоваться. Но только вы начнете редактировать запись, она станет доступной, и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле. Для отмены операций применяется также клавиша <Esc>. Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или поля. Дважды нажав клавишу <Esc>, вы отмените изменения для всей текущей записи.

Команда Правка->Отменить (Edit->Undo) также используется для отмены операций, причем имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия.

Правка->Отмена невозможна (Edit->Can't Undo)	Последнее действие не допускает отмены
Правка->Отменить ввод (Edit->Undo Typing)	Отменяет последнее изменение данных
Правка->Восстановить текущее поле/ запись (Edit->Undo Current Field/Record)	Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи
Правка->Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record)	Отменяет все изменения в последней сохраненной записи

Для отмены изменения значения в поле выберите команду Правка->Отменить ввод (Edit->Undo Typing) или воспользуйтесь кнопкой Отмена (Undo), расположенной на панели инструментов. После перехода в другое поле изменения, внесенные в предыдущее поле, можно отменить с помощью команды Правка->Восстановить текущее поле/запись (Edit->Undo Current Field/Record) или кнопки Отмена (Undo). Отменить все изменения для текущей записи, которая не была сохранена, можно с помощью команды Правка->Восстановить текущее поле/запись (Edit->Undo Current Field/Record). После сохранения записи внесенные в нее изменения можно отменить, выбрав команду Правка->Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record). Однако после редактирования следующей записи эти изменения уже нельзя будет отменить.

Копирование и вставка значений

Копирование или удаление данных в буфер выполняет сама система Microsoft Windows 95/NT, а не какая-то особая функция Access. Скопированное или удаленное в в буфер значение можно вставить в другое поле или запись с помощью команды Правка->Вставить (Edit->Paste) или кнопки Вставить из буфера (Paste), расположенной на панели инструментов. Операции удаления в буфер, копирования и вставки из буфера используются для обмена данными как между различными Windows-приложениями, так и внутри самой Access. С помощью этого метода можно копировать целые записи в другие таблицы или даже в другие базы данных, а также обмениваться данными с программами Microsoft Word и Excel.

Замена значений

Команда меню Правка->Заменить (Edit->Replace) позволяет осуществить поиск и замену по образцу. После выбора этой команды или нажатия клавиш <Ctrl+H> на экране появится диалоговое окно,

Это диалоговое окно очень похоже на то, которое появляется после выбора команды Правка->Найти (Edit->Find). Только, помимо текстового поля Образец (Find What), в нем есть еще поле Заменить на (Replace With). Поиск начинается при нажатии клавиши <Enter>. Найдя значение по образцу. Access выделяет его. Для замены этого значения щелкните на кнопке Заменить (Replace). А чтобы сразу заменить все значения, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All).

Добавление новых записей

Для добавления записи в режиме таблицы поместите курсор в последнюю строку (туда, где маркер записи имеет вид звездочки) и введите новую запись Для перехода к новой записи можно выбрать команду

Вставка->Запись ->Record), щелкнуть на кнопке Новая запись (New Record), расположенной на панели инструментов, воспользоваться кнопками перемещения или командой Правка->Перейти->Новая запись

(Edit->GoTo->New). Можно также перейти к последней записи и нажать клавишу < | > югда необходимо добавить несколько новых записей, а существующие записи сделать временно невидимыми Команда меню

Записи->Ввод данных (Records->Data Entry) позволит на время очистить экран от всех записей, и тогда можно без помех отредактировать новые записи. Для восстановления всех записей выберите команду

Записи->удалить фильтр (Records->Remove Filter/Sort)

Удаление записей

Чтобы удалить произвольное количество записей, выделите их и нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка->Удалить (Edit->Delete) Для удаления одной записи поместите курсор в любое ее поле и выберите команду Правка->Удалить запись (Edit->Delete Record) При удалении записи появляется диалоговое окно, с помощью которого нужно подтвердить удаление Если вы щелкнете на кнопке Да (Yes), то записи будут удалены, а если на к Нет (No), все останется без изменений

Стандартной установкой для/этого диалогового окна является выбор кнопки Да (Yes) Поэтому при нажатии клавиши <Enter> записи будут автоматически удалены. Но если этим способом вы удалите записи по ошибке, то восстановить их будет уже невозможно.

Для выделения смежных (т е. соседних) записей щелкните на маркере первой записи и перетащите указатель мыши ну, направленную вправо) к последней из тех записей, которые нужно выделить

Добавление, изменение и удаление столбцов

Возможность добавления, удаления и переименования столбцов в режиме таблицы в Access 97 таит в себе некоторую опасность. Дело в том, что эти операции изменяют структуру данных Как вам известно, при внесении изменений в режиме-конструктор (Table Design) изменяется базовая структура данных Однако в режиме таблицы вы можете даже не осознать всех последствий внесенных изменений Поэтому, создавая базы данных для других пользователей, следует принять меры, чтобы они не могли вносить в режиме таблицы изменения.

Удаление столбца в режиме таблицы

Для удаления столбца в режиме таблицы выделите его и нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка-удалить столбец (Edrt^Delete Column) При этом появится диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление всех данных из этого столбца, а также самого поля из структуры таблицы Но имейте в виду, что если это поле используется в форме ввода данных или в отчете, то в случае его удаления вы будете получать сообщение об ошибке всякий раз когда какой-либо объект будет обращаться к имени этого поля

Добавление столбца в режиме таблицы

Для добавления нового столбца в режиме таблицы выберите команду Вставка^Столбец (Insert^Column), и в результате справа от столбца, в котором находится курсор, будет создан столбец с заголовком Поле1 (Field'1). Затем в записи этого столбца вы сможете ввести новые данные.

При добавлении нового столбца структура таблицы изменяется (т.е. в нее добавляется новое поле). При сохранении таблицы Access определяет свойства добавленного поля на основании введенных в него значении.

Изменение имени поля (заголовка столбца)

При добавлении нового столбца желательно перед сохранением таблицы изменить его заголовок. Для этого нужно дважды щелкнуть на нем и внести необходимые изменения. При сохранении таблицы этот заголовок будет использован в качестве имени поля в структуре таблицы. Изменяя заголовок столбца, вы изменяете и имя поля в таблице. И если оно используется в формах, отчетах, запросах, макросах или модулях, то эти объекты не будут работать до тех пор, пока вы не внесете в них соответствующие исправления. Этот способ изменения имени поля чреват неприятными последствиями, поэтому желательно, чтобы его применяли только опытные пользователи.

Отображение записей

При добавлении или изменении записей можно пользоваться как мышью, так и командами меню. С помощью команд меню Формат (Format) или мыши можно изменить порядок следования полей, скрыть и закрепить столбцы, изменить высоту строки и ширину столбца, выбрать другой шрифт и даже отобразить или удалить линии сетки.

Изменение порядка следования полей

По умолчанию Access отображает поля в режиме таблицы в том же порядке, что и в таблице или запросе. Однако иногда нужно разместить некоторые поля рядом, чтобы легче было анализировать содержащиеся в них данные. Чтобы изменить порядок расположения полей, выберите столбец и перетащите его на новое место.

Выбирать и перетаскивать столбцы можно по одному или целыми группами. Допустим, вы хотите, чтобы поля Name располагался в начале таблицы. Для этого выполните следующие действия.

1. Поместите указатель мыши на имя поля (столбца) Name (он примет форму направленной вниз стрелки).

2. Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее в этом положении. В результате будет выделен весь столбец Name. Отпустите кнопку.

3.Снова щелкните кнопкой мыши на имени одного из столбцов и удерживайте ее в нажатом положении; указатель примет вид стрелки с рамкой.

Перетащите этот столбец к левой границе таблицы. Отпустите кнопку мыши, и столбец переместятся к началу таблицы.

Таким образом можно перемещать одно или несколько выбранных полей влево, вправо или даже за пределы правой !вой границы окна.

Перемещение полей в режиме таблицы не вызывает изменений в структуре таблицы.

Изменение ширины поля

Чтобы изменить ширину поля (т.е. столбца), нужно задать ее либо в диалоговом окне (где она определяется количеством символов), либо перетаскивая правую границу заголовка столбца (при этом указатель мыши примет вид крестика с двунаправленной стрелкой).

Чтобы изменить ширину столбца, выполните два простых действия:

1.Поместите курсор между двумя заголовками столбцами на линии их разделения.

2.Перетащите границу столбца влево, чтобы сузить его, или вправо, чтобы расширить.

Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки (взяв за основу самый длинный элемент), нужно дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца.

Изменение ширины столбца/Не приводит к изменению размера поля в таблице: вы просто изменяете размеры просматриваемого столбца для данных, которые в нем содержатся.

Существует и другой способ изменения ширины столбца: нужно выполнить команду Формат. Ширина столбца (Format Column Width) или щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца и выбрать из контекстного меню команду Column Width. Появится диалоговое окно Ширина столбца (Column Width). Здесь вы можете задать

ширину столбца, измеряемую количеством символов. А чтобы определить ширину, принятую по умолчанию, установите флажок Стандартная ширина (Standard Width).

При перетаскивании правой границы столбца влево до границы предыдущего столбца данный столбец будет скрыт. То же самое произойдет и при установке значения 0 в диалоговом окне Ширина столбца (Column Width). Поэтому, чтобы вновь отобразить скрытый столбец, выполните команду Формат. Показать столбцы (Format Unhide Columns).

Изменение высоты записи (строки)

Для изменения высоты записи (т.е. строки) поместите указатель мыши на границу записи (в области маркера записи) и перетащите верхнюю границу строки или выберите команду Формат^Высота строки (Format^Row Height). Необходимость увеличить высоту строки возникает в том случае, если нужно поместить в ней текст с более крупным шрифтом или несколько рядов текста. При перетаскивании границы записи указатель мыши изменится. Чтобы изменить высоту строки, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор на линии разделения между двумя строками в области маркера записи.

2. Перетащите границу строки вверх, чтобы уменьшить, или вниз, чтобы увеличить высоту строки.

Изменение высоты строки приводит к одновременному изменению высоты всех строк в режиме таблицы.

Существует и другой способ изменения высоты строки: выберите команду Формат Высота строки (Format Row Height). При этом появится диалоговое окно, в котором можно ввести высоту строки в пунктах. Для выбора высоты, принятой по умолчанию, установите флажок Стандартная (Standard Height). Если при перетаскивании границы записи вверх она пересечется с границей предыдущей записи, то все строки будут скрыты. То же самое произойдет и при установке в диалоговом окне Высота строки (Row Height) значения, близкого к 0 (например, 0,1). В этом случае для отображения строк выполните команду) Формат Высота строки (Format=>Row Height) и задайте стандартное значение высоты строки.

Отображение сетки

Обычно на экране отображается сетка, линии которой служат границами строк и столбцов. С помощью команды Формат'=>Ячейки (Format^Cells) можно определить, будет ли отображаться эта сетка и как она должна выглядеть. (Диалоговое окно Вид сетки (Cell Effects).)

Изменение шрифта отображения

Размеры строки и столбца изменяются автоматически при изменении размера шрифта отображения. Access по умолчанию отображает все данные в режиме таблицы шрифтом MS Sans Serif размером 8 пунктов и начертанием Обычный (Regular). Вы можете обнаружить, что он неправильно распечатывается, поскольку это экранный шрифт. Поэтому лучше подойдет шрифт Arial размером 8 пунктов и начертанием Обычный (Regular). Выберите команду Формат'=>Шрифт(Fonnat Font), чтобы изменить тип шрифта, его размер и стиль. Изменение шрифта отображения оказывает влияние на всю таблицу. Для того чтобы видеть на экране больше информации выберите маленький размер шрифта. Если у вас есть необходимое оборудование, переключитесь на более высокое разрешение. А если вы хотите, чтобы буквы были большего размера, увеличьте размер шрифта. Для перехода к шрифту Arial размером 10 пунктов и начертанием Полужирный (Bold) выполните следующие действия. Выберите команду Формат Шрифт, и на экране появится диалоговое окно.

В поле Шрифт (Font) выберите Arial,

В поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold).

Введите 10 в поле Размер (Size).

Щелкните на кнопке ОК.

При изменении атрибутов шрифта в области Образец (Sample) появится образец этого шрифта. Таким образом, пежде чем внести какие-либо изменения, вы можете их увидеть. При желании можно изменить и цвет шрифта.

Скрытие и отображение столбцов

Чтобы скрыть столбец, можно перетащить его границу к предыдущему полю или установить для ширины столбца значение 0. Чтобы скрыть один или несколько столбцов, можно также воспользоваться командой Формат^ Скрыть Столбцы (Format^Hide Columns). Чтобы скрыть один столбец, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в любое место столбца, который Нужно скрыть.

2. Выберите команду Формат Скрыть столбцы (Format Hide Columns), и столбец исчезнет В действительности свойству Ширина столбца (Column Width) будет присвоено значение 0. Чтобы скрыть несколько столбцов, нужно сначала выбрать их, а затем выполнить команду Формат Скрыть столбцы (Format Hide Columns)

Скрытый столбец вновь можно отобразить с помощью команды Формат Показать столбцы (Format^ Unhide Columns) При этом отображается диалоговое окно, которое позволяет выборочно скрыть или показать столбцы, устанавливая или снимая отметки у соответствующих опций в списке Столбец (Column).

Закрепление столбцов

Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат Закрепить столбцы (Format^Freeze Columns) Например, можно сделать так, чтобы поле Name было постоянно видно во время прокрутки таблицы, когда нужно найти другую информацию. Закрепленные столбцы разместятся слева от всех столбцов Если нужно закрепить несколько столбцов, то они должны быть смежными (Конечно, столбцы можно предварительно переместить, чтобы они находились рядом друг с другом) А если нужно освободить эти столбцы, выберите команду Формат Освободить все столбцы (Format Unfreeze All Columns).

Сохранение записи

Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи Сохранить запись (Records Save Record)

Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

При поиске некоторого значения Access находит и отображает соответствующую запись Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов (или команд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню Записи (Records)), можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро отсортировать их в нужном порядке Для сортировки всей таблицы используются две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки фильтрации

Быстрая сортировка

Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))

Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы.

Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов. Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу <Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т. д. Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом. Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)

Печать записей

Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь простейшим способом — выберите команду Файл'=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое окно. Предположим, вы установили принтер в системе Microsoft Windows 95/NT. Щелкните на кнопке ОК и напечатайте Wy тем шрифтом, который вы выбрали для отображения (или его ближайшим эквивалентом для принтера). На распечатке будут также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые столбцы напечатаны не будут. Линии сетки печатаются только в том случае, если в диалоговом окне Вид сетки (Cells Effects) (которое вызыва-юмандой Формат Ячейки (Format Cells)) отмечены кнопки опций в группе Линии сетки (Gridlines Shown). Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически.

Печать таблицы

Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать (Print), выбирая следующие опции.

Печатать (Print Range) Распечатывает всю таблицу или только выбранные страницы или записи

Копии (Copies) Определяет число копий

Разобрать (Collate) Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям

С помощью кнопки Свойства (Properties) можно вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка Ир) позволит определить поля и заголовки.

Предварительный просмотр

Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения. Например, не лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт? Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран, чтобы убедиться, что с ним все в порядке.

Для этого щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), находящейся на панели инструментов, выберите команду Файл Предварительный просмотр (File^Print Preview). В результате появится окно предварительнoro просмотра. После щелчка на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) вы перейдете в режим предварительного пр смотра перед печатью. На экране будет показана первая из печатаемых страниц, а на панели инструментов появятся новые кнопки. Для перемещения по страницам можно воспользоваться кнопками, расположенными в нижней части окна предварительного просмотра (так же, как при перемещении по записям в режиме таблицы). Кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к следующим опциям печати:

Закрыть Возвращает в режим таблицы

Печать Открывает диалоговое окно

Одна страница Показывает одну страницу в режиме Предварительный просмотр (Print Preview)

Две страницы Показывает две страницы в режиме Предварительный просмотр (Print Preview)

Выбор масштаба Увеличивает или уменьшает масштаб отображения документа

Чтобы просмотреть более двух страниц, выполните команду Вид Число страниц (View Pages), а затем выберите 1, 2, 4, 8 или 12. Если вы удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмотра и хотите ее распечатать, щелкните в кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. Если же вас что-то смущает, щелкните на кнопке Закрыть (Close), и вы вернетесь в режим таблицы, где можно будет отредактировать данные или изменить макет.

Заключение

Рассмотрены приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам и столбцам и изменения данных, передвижения строк и столбцов и изменения их размеров, предварительного просмотра и распечатки таблиц.

• В режиме таблицы данные отображаются в виде строк (записей) и столбцов (полей).

• С помощью полос прокрутки, клавиш управления курсором, опций меню и кнопок перехода можно быстро передвигаться по таблице и помещать курсор в любой записи или любом поле.

• Перейти в режим таблицы (Datasheet) можно из любого окна режима Конструктор (Table Design), щелкнув на кнопке Режим таблицы (Datasheet) (можно также щелкнуть на кнопке Открыть (Open) в окне базы данных).

• При вводе данных в таблицу соответствующая строка отмечается маркером новой записи.

Access выполняет автоматическую проверку допустимости данных различного типа (имеются в виду типы Число-I вой (Number), Денежный (Currency), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No)). Причем на уровне таблицы или формы вы можете добавить свои собственные правила проверки допустимости данных. OLE-объекты (например, звук, рисунки, графики, документы Word и цифровые видеозаписи) можно вставить в поле типа OLE с помощью команды Вставка=>0бъект (Insert Object) С помощью кнопок перемещения (расположенных в нижней части таблицы) можно быстро перемещаться по записям. Заданные значения можно находить и заменять с помощью команды Правка Найти (Edit Find) или Правка Заменить (Edit Replace). Для вставки в поле принятого по умолчанию значения нужно нажать <Сп"1+А11>+клавиша пробела, а для вставки значения поля из предыдущей записи — <Ctrl+'> В полях некоторых типов данные редактировать нельзя Это поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляемое, блокированное, недоступное, поле с блокированными записями, а также поля из некоторых типов запросов. С помощью функции отмены (Undo) можно отменить ввод значения поля, текущей записи или сохраненной записи. Чтобы удалить запись, нужно выбрать ее и нажать клавишу <Del>, либо выбрать команду Правка=>Удалить (Edit^Delete)

Внешний вид таблицы можно изменить, по-новому упорядочивая поля, изменяя отображаемую ширину столбца или высоту строки и выбирая другие шрифты. Столбцы можно скрывать и отображать, закреплять и освобождать; можно также удалять и отображать на экране линии сетки. С помощью кнопок сортировки можно мгновенно изменять порядок расположения записей при отображении. Кнопки Фильтр по выделенному (Filter by Selection) и Изменить фильтр (Filter by Form) используются для определения порядка сортировки или критериев фильтрации записей в таблице. Команда Файл Печать (File Pnnt) применяется для печати таблицы, а команда Файл Предварительный просмотр (File^Print Preview) —для предварительного просмотра страниц перед печатью.