Реферат на тему Процес управління Сутність планування прогнозування як функції управління
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2014-07-29Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Процес управління. Сутність планування (прогнозування) як функції управління.
Управління – це процес збору, переробки, передачі інформації і впливу на об’єкт управління для забезпечення його ціленаправленої поведінки при змінних умовах.
Управління – це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для формулювання і досягнення мети організації.
Управління – це процес, в якому діяльність, спрямована на досягнення цілей організації, розглядається не як одноразова дія, а серія безперервних взаємопов’язаних дій функцій управління. Найбільш оптимальний набір включає такі функції: планування, мотивацію, координацію, організацію, керівництво, розпорядливість, оцінку, представництво й ведення переговорів чи укладання угод прийняття рішень, дослідження, добір персоналу, контроль, комунікацію.
Управління виробництвом розглядається не як поодинокий факт, а як процес, серія безперервних дій, кожна з яких являє собою певний процес (схема 1). Такі дії названі управлінськими функціями. Серед них планування, організація, мотивація, контроль. Функції планування полягають передовсім у пошуку цілей тієї чи іншої фірми, визначенні шляхів їх досягнення.
SHAPE \* MERGEFORMAT
Схема 1. Управлінські функції
Теорія і цілі управління.
Досліджуються два трансформаційних процеси:
· Матеріальні процеси;
· Інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив.
Ці два процеси відбивають дві сторони управління:
· Вміст;
· Форма або засіб вивчення процесу.
Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки — менеджмент.
Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.
Управлінський цикл.
Управлінський цикл містить в собі чотири функції, — це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.
Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:
А) порушення мети;
Б) визначення вхідних передумов;
В) виявлення альтернатив;
Г) вибір найкращої альтернативи;
Д) введення і виконання плану.
Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.
Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи.
Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління.
Оборот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування.
Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав’язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії, що корегують.
Функції управління
Кожне підприємство чи організація є складною соціально-економічною системою, яка поєднує у виробничому процесі різноманітні матеріальні елементи, людські ресурси та інформаційні зв'язки. Зрозуміло, що підприємства розрізняються між собою за розмірами, сферами діяльності, технологічними процесами тощо. Проте всі вони як системи мають й деякі спільні характеристики. Тому в діяльності керівників будь-яких підприємств можна визначити і певні загальні риси, до яких в першу чергу відносяться функції управління.
Функції управління — це об'єктивно обумовлені загальні напрями або сфери діяльності, які у сукупності забезпечують ефективну кооперацію спільної праці.
Методи управління.
Реалізація функцій управління здійснюється за допомогою системи методів управління. Привести в дію організовану систему, щоб отримати потрібний результат, можливо лише шляхом впливу на неї управляючого органу чи особи. При цьому необхідні певні інструменти погодженого впливу, які і забезпечують досягнення поставлених цілей. Такі інструменти дістали назви методів управління.
Методи управління — це способи впливу на окремих робітників та виробничі колективи в цілому, необхідні для досягнення цілей підприємства.
Трьохрівнева система управління.
Управлінська інформація і закономірності її руху.
Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.
Інформація може бути класифікована по ряду позицій, в частковості:
1. По призначенню (одноцільова зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);
2. По можливості зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, чому свідчать написи і малюнки на склі; не інформація, що фіксується, використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);
3. По ступеню готовності для використання (первинна інформація являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, пройшовших через процес попередньої “очистки” і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення);
4. По повноті інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);
5. По ступеню надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими скривленнями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; завідомим розповсюдженням початково неправдивих відомостей).
Історичний розвиток науки про управління.
Необхідність в управлінській діяльності виникла фактично на перших етапах становлення людського суспільства. Первісні люди змушені були якось будувати свою діяльність. Так, під час полювання, пошуку рослинної їжі виникала необхідність створити групи мисливців, шукачів плодів тощо. Тому виникала потреба в перших, поки що примітивних, управлінських функціях (розробка плану полювання на мамонта, розміщення мисливців при полюванні на хижаків, розбирання туші і т.д.). Але ця управлінська діяльність здійснювалась непослідовно (кожний раз мала різний характер) та непродумане (не застосовувались єдині принципи та підходи, не враховувались закономірності та попередній досвід). Тому не можна говорити про те, що наука про менеджмент зародилась ще у первісні часи. Навіть з розвитком людського суспільства (рабовласницький лад, феодалізм тощо) певних обґрунтованих підходів та механізмів не було створено. З подальшим розвитком виробничо-господарської діяльності людей врешті-решт виникли певні організаційні форми (майстерні, господарства поміщиків, примітивні підприємства тощо). Однак у кожному випадку застосовувались свої особливі підходи в управлінні, які не базувались на узагальненнях, принципових положеннях, виявлених тенденціях.
Потреба в науці про менеджмент виникла в кінці XIX — на поч. XX ст. і пов'язана з появою великого машинного виробництва. Саме в цей період формуються великі підприємства, на яких працюють десятки, сотні і навіть тисячі людей. Постають проблеми планування їх діяльності, організування робочих місць, створення ефективної системи формування зацікавленості працівників в результатах роботи, розробки технологічних процесів, проведення точного обліку з метою забезпечення контролю тощо. Саме розвиток машинного виробництва поставив перед економістами та технологами питання про необхідність дослідження закономірностей в управлінні людьми, виявлення тенденцій розвитку виробничо-господарської діяльності під дією управлінського впливу розробки стандартних положень, інструкцій тощо. Так, в цей період з'явились перші наукові дослідження у сфері управління.
Сучасна теорія управління
Сучасна теорія управління в світі операється на дві основні теорії управління організаціями: вони були названі системним та ситуаційним.
В основі системного підходу лежить поняття системи.
Система (від грецького – утворення, складання) – це організована множина взаємопов’язаних компонентів та елементів, що взаємодіють між собою і зовнішнім середовищем в процесі досягнення поставлених цілей.
Системний підхід дав можливість зрозуміти, що ефективність будь-якої організації забезпечується не якимось одним її елементом, а є результатом, що залежить від багатьох факторів. У будь-якій системі важлива робота цілого – як результат досягнутої динамічної рівноваги. Системний підхід об'єднав внески різних управлінських шкіл, які в той чи інший час домінували в теорії та практиці управління.
Як доповнення до системного підходу, у 60-х роках виник підхід ситуаційний, який передбачає відмову від узагальнення, від виявлення універсальних закономірностей функціонування системи. За цим підходом, головним у забезпеченні ефективного управління організацією є вивчення конкретних умов її діяльності. Основні положення ситуаційного підходу в управлінні розроблені П. Друкером (професором з менеджменту Вищої школи бізнесу при Нью-Йоркському університеті).
Ситуаційний підхід передбачає, що підприємство в процесі своєї діяльності може опинитись в різних ситуаціях, які для свого вирішення вимагають застосування різних прийомів і методів управлінської діяльності.
Функція "Планування".
Найважливішою функцією управління підприємством є планування його діяльності.
Планування являє собою процес визначення цілей, яке підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, шляхів та умов її досягнення.
Планування об'єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати ресурси, комплексно, якісно та швидко вирішувати різноманітні завдання.
Під плануванням розуміють вид управлінської діяльності, який визначає перспективу та майбутній стан організації. З допомогою планування створюється орієнтир майбутньої діяльності організації.
Загальна мета внутрішньої координації діяльності підприємства скласти уяву про дійсний стан справ на підприємстві, визначити власні сильні та слабкі сторони і досягти бажаного результату.
Фахівці ринкової економіки виділяють такі позитивні результати формального планування:
- воно примушує керівників перспективно мислити;
- змушує чітко визначити свої завдання;
- робить підприємство більш підготовленим до ринкових змін;
- дає можливість застосувати контроль.
Система планування на підприємстві складається з розробки й застосування як перспективних так і поточних планів. Існує прямий зв’язок між успіхом підприємства і плануванням їхньої діяльності.
Світова практика бізнесу свідчить, що коли внаслідок стратегічних чи тактичних прорахунків збанкротує одне дрібне або середнє підприємство, соціальні наслідки можуть бути незначними. Але коли таке трапиться з індустріальним велетнем, який забезпечує роботою тисячі і десятки тисяч громадян, проблема набуває національного характеру.
Для того, щоб функція "Планування" досягла цілей, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах:
- а) принцип повноти.
Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності підприємства, усі дії та операції управління. Якщо при плануванні щось випаде з сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення зривів неузгодженості;
- б) принцип точності.
При плануванні потрібно максимально досягти високої точності в кількісних та якісних показниках.
- в) принцип безперервності.
Планування досягає поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється безперервно.
- г) принцип масовості.
Обгрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани.
Розрізняють два види планування:
- стратегічне планування;
- планування реалізації стратегії.
Стратегічне планування включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.
Стратегічне планування полягає в розробці стратегії.
Стратегія являє собою детальний всеохоплюючий комплексний план, що розробляється на перспективу, і повинен сприяти досягненню місії організації та досягненню її цілей. Стратегія розробляється та формулюється вищим керівництвом, а її реалізація передбачає участь всіх рівнів управління, а інформаційне забезпечення для затвердження стратегії створюють продукції чи працівники, що надають роботи чи надають послуги.
Стратегічний план повинен розроблятися з точки зору перспективи усієї організації, а не якогось окремого її представника.
Стратегія планування здійснюється у спеціальному плановому відділі з невеликою чисельністю (близько 5-10 чоловік) і приймається на нарадах вищого керівництва один раз в рік.
Мескон, Альберт і Хедоурі запропонували таку схему процесу стратегічного планування.
Управління – це процес збору, переробки, передачі інформації і впливу на об’єкт управління для забезпечення його ціленаправленої поведінки при змінних умовах.
Управління – це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для формулювання і досягнення мети організації.
Управління – це процес, в якому діяльність, спрямована на досягнення цілей організації, розглядається не як одноразова дія, а серія безперервних взаємопов’язаних дій функцій управління. Найбільш оптимальний набір включає такі функції: планування, мотивацію, координацію, організацію, керівництво, розпорядливість, оцінку, представництво й ведення переговорів чи укладання угод прийняття рішень, дослідження, добір персоналу, контроль, комунікацію.
Управління виробництвом розглядається не як поодинокий факт, а як процес, серія безперервних дій, кожна з яких являє собою певний процес (схема 1). Такі дії названі управлінськими функціями. Серед них планування, організація, мотивація, контроль. Функції планування полягають передовсім у пошуку цілей тієї чи іншої фірми, визначенні шляхів їх досягнення.
SHAPE \* MERGEFORMAT
| Планування |
| Організація |
| Мотивація |
| Контроль |
Схема 1. Управлінські функції
Теорія і цілі управління.
Досліджуються два трансформаційних процеси:
· Матеріальні процеси;
· Інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив.
Ці два процеси відбивають дві сторони управління:
· Вміст;
· Форма або засіб вивчення процесу.
Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки — менеджмент.
Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.
Управлінський цикл.
Управлінський цикл містить в собі чотири функції, — це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.
Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:
А) порушення мети;
Б) визначення вхідних передумов;
В) виявлення альтернатив;
Г) вибір найкращої альтернативи;
Д) введення і виконання плану.
Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.
Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи.
Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління.
Оборот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування.
Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав’язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії, що корегують.
Функції управління
Кожне підприємство чи організація є складною соціально-економічною системою, яка поєднує у виробничому процесі різноманітні матеріальні елементи, людські ресурси та інформаційні зв'язки. Зрозуміло, що підприємства розрізняються між собою за розмірами, сферами діяльності, технологічними процесами тощо. Проте всі вони як системи мають й деякі спільні характеристики. Тому в діяльності керівників будь-яких підприємств можна визначити і певні загальні риси, до яких в першу чергу відносяться функції управління.
Функції управління — це об'єктивно обумовлені загальні напрями або сфери діяльності, які у сукупності забезпечують ефективну кооперацію спільної праці.
Методи управління.
Реалізація функцій управління здійснюється за допомогою системи методів управління. Привести в дію організовану систему, щоб отримати потрібний результат, можливо лише шляхом впливу на неї управляючого органу чи особи. При цьому необхідні певні інструменти погодженого впливу, які і забезпечують досягнення поставлених цілей. Такі інструменти дістали назви методів управління.
Методи управління — це способи впливу на окремих робітників та виробничі колективи в цілому, необхідні для досягнення цілей підприємства.
Трьохрівнева система управління.
| Цілі |
| Керівник підприєм-ства |
| Прийняття рішення |
| Служби організації виробництва |
| Прийняття рішення службою організації виробництва |
| Виробництво |
| Продукція |
| Реалізація продукції |
| Обчис-лювальний центр |
| I рівень |
| II рівень |
| III рівень |
| Перероб-лена інфор-мація над-ходить ке-рівнику |
Управлінська інформація і закономірності її руху.
Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.
Інформація може бути класифікована по ряду позицій, в частковості:
1. По призначенню (одноцільова зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);
2. По можливості зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, чому свідчать написи і малюнки на склі; не інформація, що фіксується, використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);
3. По ступеню готовності для використання (первинна інформація являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, пройшовших через процес попередньої “очистки” і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення);
4. По повноті інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);
5. По ступеню надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими скривленнями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; завідомим розповсюдженням початково неправдивих відомостей).
Історичний розвиток науки про управління.
Необхідність в управлінській діяльності виникла фактично на перших етапах становлення людського суспільства. Первісні люди змушені були якось будувати свою діяльність. Так, під час полювання, пошуку рослинної їжі виникала необхідність створити групи мисливців, шукачів плодів тощо. Тому виникала потреба в перших, поки що примітивних, управлінських функціях (розробка плану полювання на мамонта, розміщення мисливців при полюванні на хижаків, розбирання туші і т.д.). Але ця управлінська діяльність здійснювалась непослідовно (кожний раз мала різний характер) та непродумане (не застосовувались єдині принципи та підходи, не враховувались закономірності та попередній досвід). Тому не можна говорити про те, що наука про менеджмент зародилась ще у первісні часи. Навіть з розвитком людського суспільства (рабовласницький лад, феодалізм тощо) певних обґрунтованих підходів та механізмів не було створено. З подальшим розвитком виробничо-господарської діяльності людей врешті-решт виникли певні організаційні форми (майстерні, господарства поміщиків, примітивні підприємства тощо). Однак у кожному випадку застосовувались свої особливі підходи в управлінні, які не базувались на узагальненнях, принципових положеннях, виявлених тенденціях.
Потреба в науці про менеджмент виникла в кінці XIX — на поч. XX ст. і пов'язана з появою великого машинного виробництва. Саме в цей період формуються великі підприємства, на яких працюють десятки, сотні і навіть тисячі людей. Постають проблеми планування їх діяльності, організування робочих місць, створення ефективної системи формування зацікавленості працівників в результатах роботи, розробки технологічних процесів, проведення точного обліку з метою забезпечення контролю тощо. Саме розвиток машинного виробництва поставив перед економістами та технологами питання про необхідність дослідження закономірностей в управлінні людьми, виявлення тенденцій розвитку виробничо-господарської діяльності під дією управлінського впливу розробки стандартних положень, інструкцій тощо. Так, в цей період з'явились перші наукові дослідження у сфері управління.
Сучасна теорія управління
Сучасна теорія управління в світі операється на дві основні теорії управління організаціями: вони були названі системним та ситуаційним.
В основі системного підходу лежить поняття системи.
Система (від грецького – утворення, складання) – це організована множина взаємопов’язаних компонентів та елементів, що взаємодіють між собою і зовнішнім середовищем в процесі досягнення поставлених цілей.
Системний підхід дав можливість зрозуміти, що ефективність будь-якої організації забезпечується не якимось одним її елементом, а є результатом, що залежить від багатьох факторів. У будь-якій системі важлива робота цілого – як результат досягнутої динамічної рівноваги. Системний підхід об'єднав внески різних управлінських шкіл, які в той чи інший час домінували в теорії та практиці управління.
Як доповнення до системного підходу, у 60-х роках виник підхід ситуаційний, який передбачає відмову від узагальнення, від виявлення універсальних закономірностей функціонування системи. За цим підходом, головним у забезпеченні ефективного управління організацією є вивчення конкретних умов її діяльності. Основні положення ситуаційного підходу в управлінні розроблені П. Друкером (професором з менеджменту Вищої школи бізнесу при Нью-Йоркському університеті).
Ситуаційний підхід передбачає, що підприємство в процесі своєї діяльності може опинитись в різних ситуаціях, які для свого вирішення вимагають застосування різних прийомів і методів управлінської діяльності.
Функція "Планування".
Найважливішою функцією управління підприємством є планування його діяльності.
Планування являє собою процес визначення цілей, яке підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, шляхів та умов її досягнення.
Планування об'єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати ресурси, комплексно, якісно та швидко вирішувати різноманітні завдання.
Під плануванням розуміють вид управлінської діяльності, який визначає перспективу та майбутній стан організації. З допомогою планування створюється орієнтир майбутньої діяльності організації.
Загальна мета внутрішньої координації діяльності підприємства скласти уяву про дійсний стан справ на підприємстві, визначити власні сильні та слабкі сторони і досягти бажаного результату.
Фахівці ринкової економіки виділяють такі позитивні результати формального планування:
- воно примушує керівників перспективно мислити;
- змушує чітко визначити свої завдання;
- робить підприємство більш підготовленим до ринкових змін;
- дає можливість застосувати контроль.
Система планування на підприємстві складається з розробки й застосування як перспективних так і поточних планів. Існує прямий зв’язок між успіхом підприємства і плануванням їхньої діяльності.
Світова практика бізнесу свідчить, що коли внаслідок стратегічних чи тактичних прорахунків збанкротує одне дрібне або середнє підприємство, соціальні наслідки можуть бути незначними. Але коли таке трапиться з індустріальним велетнем, який забезпечує роботою тисячі і десятки тисяч громадян, проблема набуває національного характеру.
Для того, щоб функція "Планування" досягла цілей, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах:
- а) принцип повноти.
Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності підприємства, усі дії та операції управління. Якщо при плануванні щось випаде з сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення зривів неузгодженості;
- б) принцип точності.
При плануванні потрібно максимально досягти високої точності в кількісних та якісних показниках.
- в) принцип безперервності.
Планування досягає поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється безперервно.
- г) принцип масовості.
Обгрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани.
Розрізняють два види планування:
- стратегічне планування;
- планування реалізації стратегії.
Стратегічне планування включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.
Стратегічне планування полягає в розробці стратегії.
Стратегія являє собою детальний всеохоплюючий комплексний план, що розробляється на перспективу, і повинен сприяти досягненню місії організації та досягненню її цілей. Стратегія розробляється та формулюється вищим керівництвом, а її реалізація передбачає участь всіх рівнів управління, а інформаційне забезпечення для затвердження стратегії створюють продукції чи працівники, що надають роботи чи надають послуги.
Стратегічний план повинен розроблятися з точки зору перспективи усієї організації, а не якогось окремого її представника.
Стратегія планування здійснюється у спеціальному плановому відділі з невеликою чисельністю (близько 5-10 чоловік) і приймається на нарадах вищого керівництва один раз в рік.
Мескон, Альберт і Хедоурі запропонували таку схему процесу стратегічного планування.
| Встановлення місії організації |
| Визначення цілей організації |
| Оцінка і аналіз зовнішнього середовища |
| Управління дослідження сильних та слабких сторін організації |
| Аналіз стратегічних альтернатив |
| Вибір стратегії |
| Реалізація стратегії |
| Оцінка стратегії |
Управління за цілями – це підхід згідно з яким кожен керівник організації повинен мати чіткі цілі, що забезпечить досягнення цілей керівників вищого рівня.
Процес управління за цілями здійснюється за такими етапами:
1. Встановлення цілей;
2. Планування дій;
3. Перевірка і оцінка роботи;
4. Контролювання і регулювання результатів.
Управління за цілями є достатньоефективний спосіб, але можливі невдалі програми управління за цілями.
а) відсутність вищого керівництва;
б) труднощі при формуванні цілей;
в) дефіцит часу;
г) відсутність відповідної кваліфікації у працівників;
д) відсутність індивідуальних стимулів;
е) негативний вплив зовнішнього середовища;
є) неможливо об’єднатись навколо конкретно ідеї;
є) вплив конфліктів, стресів та оцінки перемін.
Стратегічне планування включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.
Сутність планування як функції управління
Аби спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:
1) сформулювати цілі, до яких прагне організація;
2) визначити шляхи досягнення встановлених цілей;
3) на закладі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.
Все це в сукупності і характеризує в широкому розумінні сутність функції планування. Можна дати таке визначення функції планування: планування – це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.
Управляючий елемент у структурі системи виконує функцію планування. Планування — це процес визначення мети діяльності, передбачення майбутнього розвитку та поєднання індивідуальних завдань членів організації для досягнення загального результату.
Планування – є первісною з-поміж решти функцій управління, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення визначають характер здійснення всіх інших функцій управління.
До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування.
Мета планування полягає в створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.
Схематично процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:
1. Встановлення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.
2. Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання шляхів, якими організація досягатиме очікуваних результатів.
Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії перетоврення стратегії у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхо розробки забезпечуючих планів та бюджетів.
На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:
1) за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;
2) за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;
3) за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.
Цілі управлінського планування
Мета – це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні рубежі фірми).
Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам:
- цілі мають бути конкретними та вимірюваними;
- цілі мають бути зорієнтованими у часі;
- цілі мають бути реалістичними, досяжними, такими, що не перевищують можливостей організації;
- цілі мають бути не суперечливими, узгодженими, взаємопов’язаними;
- цілі мають бути сформульованими письмово.
Цілі, сформульовані з урахуванням зазначених вимог, виступають своєрідними нормативами, за допомогою яких менеджер може робити висновки про ефективність своєї майбутньої практичної діяльності.
Будь-яка організація має багато різноманітних цілей, сукупність яких утворює складну структуру. Це передбачає необхідність класифікації цілей. Цілі організації можна класифікувати за кількома критеріями.
Глобальна мета – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору суспільства. Глобальна мета – це уявлення про суспільне призначення організації.
Місія організації – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору самої організації. Місія деталізує статус організації, надає орієнтири для визначення її задач.
Задачі організації – це заяви організації про те, як, за допомогою чого вона збирається виконувати свою місію. Задачі організації формулюються у конкретних показниках діяльності і розраховані на певні строки. Вони являють собою специфічні для данної організації шляхи реалізації місії. Організації, як правило, встановлюють декілька задач.
Встановлення цілей є першою фазою в процесі плануваня. Тому ефективність планування багато в чому залежить від якості реалізації цієї фази.
Планування, як основна функція управління
Сутність планування
Призначення планування як функції управління полягає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємств. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою. Тому планування повинно забезпечити взаємоув'язку між окремими структурними підрозділами фірми, які включають всю технологічну ланку: наукові дослідження і розробки, виробництво та збут. Ця діяльність опирається на виявлення та прогнозування споживчого попиту, аналіз й оцінку наявних ресурсів та перспектив розвитку господарської кон'юктури. Звідси випливає необхідність зв'язку планування з маркетингом та контролем з метою постійного коригування показників виробництва і збут слідом за змінами попиту на ринку.
В залежності від змісту, мети і завдань виділяють такі форми планування та види планів:
1. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду:
- перспективне планування (прогнозування);
- середньострокове планування;
- поточне (бюджетне, оперативне) планування.
2. Види планів:
а) в залежності від змісту господарської діяльності — плани науково-дослідницьких та дослідницько-конструкторських робіт; виробництва і збуту; матеріально-технічного постачання; фінансовий план;
б) в залежності від організаційної структури підприємства (фірми) — плани виробничої дільниці; плани дочірньої компанії.
Планування — це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плануються. Планування містить у собі визначення:
- кінцевої та проміжної мети;
- завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;
- засобів та способів їх вирішення;
- необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу .
Нині значна увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвитку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпечують досягнення поставленої мети. Перспективне планування допомагає приймати рішення з комплексних проблем діяльності фірми в міжнародному масштабі:
- визначення напрямів і розмірів капіталовкладень та джерел їх фінансування;
- впровадження технічних новинок і прогресивної технологи;
- диверсифікація виробництва й оновлення продукції;
- форми здійснення закордонних інвестицій в умовах придбання нових підприємств;
- удосконалення організації управління вокремих підрозділах і кадровій політиці .
В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.
В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що майбутнє буде краще, ніж минуле.
Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове обгрунтування проблем, з якими може зіткнутися фірма в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку фірми на плановий період. За основу при розробці стратегічного плану беруть:
- аналіз перспектив розвитку фірми, завданням якого є виявлення тенденцій і факторів, що впливають на розвиток відповідних тенденцій;
- аналіз позицій у конкурентній боротьбі, завдання якого полягає у визначенні, наскільки конкурентоспроможна продукція фірми на різних ринках і що фірма може зробити для поліпшення результатів роботи в конкретних напрямах;
- вибір стратегії на основі аналізу перспектив розвитку фірми в різних видах діяльності та визначення пріоритетів з конкретних видів діяльності з точки зору її ефективності й забезпечення ресурсами;
- аналіз напрямів диверсифікації видів діяльності, пошук нових, більш ефективних її видів і визначення результатів, що очікуються.
Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк, оскільки він найбільш точно відповідає періоду оновлення виробничого апарату та асортименту продукції. В цих планах формуються основні завдання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми в цілому і кожного підрозділу (реконструкція та розширення виробничих потужностей, освоєння нової продукції і розширення асортименту); стратегія збуту; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачання з урахуванням внутріфірмової спеціалізації та кооперування виробництва. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної довгостроковою програмою розвитку.
Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки оперативних планів для фірми в цілому та її окремих підрозділів. Наприклад, програми маркетингу, планів з наукових досліджень, планів з виробництва, матеріально-технічного забезпечення. Основними ланками поточного плану виробництва є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні), Це детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами .
Реалізація оперативних планів здійснюється через систему бюджетів або фінансових планів, які складаються на рік або короткий строк по кожному підрозділу окремо. Бюджет формується на основі прогнозу збуту, що необхідно для досягнення визначених планом фінансових показників. При його складанні насамперед враховуються показники, що розроблені в перспективних або оперативних планах. Через бюджет здійснюється взаємозв'язок між перспективним, поточним та іншими видами планування.
Планування як функція управління підприємством
Планування – це прогнозування (визначення) параметрів керуємого процесу (або результатов його діяльності) на основі сопоставлення інформації про потреби зовнішньої среди в результатах діяльності цього об’єкта і його можливостей з урахуванням розвитку самого об’єкта, що направлено на досягнення поставленої перед системою мети.
Управління являє собою ціленаправлену координацію суспільного виробництва. Це управління машинами, механізмами і т. п. При цьому здійснюється і управління людьми та їх відносинами, які виникають у процесі виробництва.
У ринкових умовах організація, планування, мотивація, контроль і регулювання, які необхідні для формування і досягнення цілей, повинні бути як результативними, так і ефективними.
Планування виконує велику роль, вирішуючи питання про те, якими повинні бути цілі організації, що повинна робити організація і як це робити. Саме за допомогою планування керівництво підприємства прагне встановити основні напрями для прийняття рішень, які забезпечать цей процес як єдине ціле.
Таким чином, сутність планування, як функції управління підприємством, полягає в обгрунтуванні цілей і шляхів їх досягнення на основі виявлення комплексу завдань і робіт, а також визначення ефективних методів, способів і ресурсів усіх видів, необхідних для виконання цих завдань та встановлення їх взаємозв'язку. Планування є основною ланкою та організаційним початком всього процесу реалізації цілей підприємства.
Розглядаючи планування у вузькому розумінні, його можна визначити як систематизовану підготовку рішень. Планування, з цієї точки зору, означає системну підготовку до формування майбутнього стану підприємств. Головний сенс планування полягає у підвищенні ефективності діяльності підприємства шляхом цільової орієнтації та координації всіх процесів, виявлення ризиків і зниження їх рівня, підвищення гнучкості й адаптованості до змін.
Основними загальними функціями управління підприємства є планування і прогнозування, організація, координація і регулювання, активізація і стимулювання, облік, аналіз і контроль.
Планування у структурованій за різновидами управлінській діяльності є основою для прийняття управлінських рішень.
Прогнозування
Прогнозування – це метод планування, в якому предсказання майбутнього спирається на накопичений досвід та поточні предположення відносно майбутнього.
Прогнозування в управлінському циклі передує плануванню і його завдання полягає в науковому передбаченні розвитку виробництва, а також у пошуку рішень, які забезпечать розвиток виробництва та його частин в оптимальному режимі.
Прогнозування - це метод, в якому використовується як накопичений в минулому досвід, так і поточні припущення стосовно майбутнього з ціллю його визначення. Якщо прогнозування виконано якісно, результатом стане картина майбутнього, яку можна використовувати як основу для планування.
Передумовою планування є прогнозування. Останнє являє собою виявлення об'єктивних (реальних) тенденцій, станів розвитку бізнесу в майбутньому, а також альтернативних шляхів розвитку і термінів їх здійснення. Прогноз повинний дати бізнесмену уявлення про напрямок розвитки, про засоби досягнення цілі, про результат його дій. Успіх майбутнього визначає не тільки сьогодення, але і минуле. Прогноз неможливо відокремити від планування, він його органічна частина. Це положення стосується не тільки народногосподарської структури в цілому, але і кожного суб'єкта , що хазяйнує.
Загальні цілі фірми формулюються і встановлюються на основі загальної місії організації і визначених цінностей і цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб внести внесок в успіх організації, цілі повинні мати ряд характеристик.
1. По-перше, цілі повинні бути конкретними і вимірними. Висловлюючи свої цілі в конкретних вимірних формах, керівництво створює чітку базу відліку для наступних рішень і оцінки ходу роботи.
2. Конкретний горизонт прогнозування являє собою іншу характеристику ефективних цілей. Цілі звичайно встановлюються на тривалі або стислі тимчасові проміжки. Довгострокова ціль має обрій планування приблизно рівний п"ятьом рокам. Короткострокова ціль в ряді випадків подає один із планів організації, що варто завершити в межах року. Середньострокові цілі мають обрій планування від одного до п'ятьох років.
3. Ціль повинна бути досяжною, - щоб служити підвищенню ефективності організації.
4. Щоб бути ефективними, множинні цілі організації повинні бути взаємно підтримуючими - тобто дії і рішення, необхідні для досягнення однієї цілі, не повинні заважати досягненню інших цілей.
Прогноз (від гр. Prognosis - передбачення) означає спробу визначити стан якогось явища чи процесу в майбутньому. Процес складання розробки (прогнозу) називається прогнозуванням.
Прогнозування розвитку підприємства - це процес наукового обгрунтування можливих кількісних та якісних змін його стану в майбутньому, а також альтернативних способів досягнення очікуваного стану.
Процес прогнозування завжди базується на певних принципах. Основними з них є:
· Цілеспрямованість;
· Системність;
· Наукова обгрунтованість;
· Багаторівневий опис;
· Інформаційна єдність;
· Адекватність об'єктивним закономірностям розвитку;
· Послідовне розв'язування невизначеності;
· Альтернативність.
Система методів прогнозування формується за допомогою фіксування можливих і структурованих за певними ознаками методів розробки прогнозів майбутнього стану (рівня розвитку) того чи іншого суб'єкта господарювання.
Сутність прогнозування
Дослідження показали, що правильно організоване прогнозування приносить користь. Так як будь-яке управлінське рішення за своєю суттю являється прогнозним, прогнозування створює фундаментальну основу підприємницької та менеджерської діяльності в будь-якій сфері при виконанні різних притаманних їм функцій. Роль прогнозування в підприємницькій діяльності і менеджменті нерозривно пов’язана з роллю прийняття рішень, а прийняття управлінських рішень - вузлова процедура циклу управління в діяльності підприємців та менеджерів всіх рівнів. Нерозривний зв’язок рішення і прогнозування пояснюється тим, що ще до прийняття рішення необхідно: отримати інформацію, обробити її, провести аналіз інформації, пред’явити інформацію в зручній формі. Прогнозування відбувається одночасно на базі:· інтуїтивної інформації з використанням уяви;
· предметної інформації і логіки;
· кількісних даних і математичних методів.
Прогнозування відбувається в інтересах розвитку організаційно-виробничої системи (ОВС) в умовах невизначеності або випадковості. Прогнозист повинен в результаті передпрогнозних досліджень структурувати інформацію про об’єкт прогнозування, проаналізувати її і прийняти рішення про те, який з методів відповідає конкретним умовам прогноза. При цьому важливо на етапі підготовки рішення про вибір методу прогнозування виділити як ті методи, застосування яких можливо в умовах вирішуємої задачі, так і ті методи, застосовувати які неможливо. Важливу роль в цьому може відіграти типове уявлення про об’єкт прогнозування. Об’єктом прогнозування частіше за все являються сукупність ОВС і зовнішнього середовища. Прогнозування орієнтовано на дослідження розвитку зовнішнього середовища ОВС, розглядає бізнес або його елемент як деяку цілісність, носить системний характер. Результат же прогнозування може носити тільки якісний характер.
Планування є важливою частиною господарської практики. Досвідчені керівники розуміють, що всі великі бої спочатку виграють на папері - на плані, а тільки після цього у реальному житті. Успішно працюючі підприємства здійснюють не тільки довгострокове планування, але і детальну розробку оперативних поточних планів по кожному підрозділу, кожному робочому місці.
Література:
- Юргутіс І. А., Кравчук І.І. «Основи менджменту» Київ «Освіта», 1998р., стр.19-22, 27-29, 30, 37.
- Учебное пособие «Основы менеджмента», Москва. Издательство «Центр», 1998г., стр. 27-33, 70, 76-78.
- Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент», 3е издание, Москва 1998г., стр.31, 36.
- Словарь «Основы менеджнента», стр.695, 692, 690.
- Майкл Мескон, Майкл Альберт, Ф. Хедоури. Москва, издательство «Дело», 1997г.
- Герчикова И.Н. «Менеджмент», 3е издание, Москва «Банки и биржы». Издательское объединение «Юнити» 1997, стр. 488-491, 155-157.
- Галькович Р.С., Набоков В.И. «Основы менеджмента», Москва «Инфра-М», 1998г., стр. 20-23.
