Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них. [10]
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5.
 Реквізити службового листа:
11 - дата (проставляють у день підписання документа);
12 - індекс (проставляють у день підписання документа);
13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);
15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);
16 - адресат;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виго­товленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);
20 — позначка про контроль;
21 — текст;
22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі по­треби);
23 — підпис;
24 — гриф погодження;
25 — візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);
26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
28 — прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);
30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 — позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант. [3, 7]
5. Методика розроблення інструкцій з діловодства. Характеристика Примірної інструкції з діловодства № 1153 від 17 жовтня 1997р.
 Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,  Раді  міністрів  Автономної Республіки   Крим,  місцевих  органах  виконавчої  влади  (далі  - Примірна інструкція) встановлює  загальні  правила  документування управлінської  діяльності  міністерств,  інших центральних органів виконавчої  влади,  Ради  міністрів  Автономної  Республіки  Крим, місцевих органів  виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок  роботи  з  документами  з  моменту їх створення   або надходження до відправлення або передачі в архів установи.
 Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.
 Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади,  нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами  нормативно-правові  акти  з  питань  організації документів у діловодстві, мають право  перевіряти  ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.
Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та  кількості  структурних підрозділів  в  установах  може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.
Відповідальність за організацію діловодства  в  установі несе  керівник  установи.  Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів,  цієї Примірної інструкції та  інструкцій  з діловодства установ покладається на управління справами,  загальні відділи, канцелярії або секретарів (далі - канцелярія).
     В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.
Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ.  Керівник установи  в  межах наданих йому прав зобов'язаний:
 здійснювати  контроль  за  дотриманням  строків, установлених для виконання актів законодавства,  доручень  Президента  України, Прем'єр-міністра  України;
     вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
     не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;
     забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;
     всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
     забезпечувати організацію   навчання  працівників  діловодної служби установи  та  її  структурних  підрозділів  для  підвищення кваліфікації;
     здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною інструкцією.
У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.
Органи виконавчої влади здійснюють  діловодство,  ведуть документацію і листування між собою державною мовою.
     У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.
Документування управлінської діяльності установ
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
     Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту  управлінських  дій,  передавання, зберігання  і  використання  інформації  протягом певного часу або постійно.
В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений  номенклатурою  справ  та  необхідний і достатній для документування їх діяльності.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
     Видання розпорядчих  документів  установ  визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.
     З питань,  що  становлять  взаємний  інтерес  і  належать  до компетенції  різних установ,  можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставами  для  прийняття  розпорядчих   документів   в установах є:
     Конституція і закони України, постанови Верховної  Ради  України,  акти  Президента  України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
     провадження виконавчої і розпорядчої  діяльності  з  метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
     потреба у правовому регулюванні діяльності.
Розпорядчі  документи,  що  надходять  до  установи  від органів  вищого рівня,  доводяться до організацій,  що належать до сфери її  управління.  Установа має право розсилати  ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня,  повинні мати посилання на них із зазначенням  найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Хід  обговорення  питань  і  рішення,  що  приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи   оформляються   на   підставі  записів  і стенограм, зроблених у ході засідань.
     У разі коли засідання стенографується, зміст виступів  до протоколу не заноситься.  Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
     Якщо хід засідання  фіксується  на  магнітній  плівці  шляхом запису  на  магнітофоні чи диктофоні,  після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців  і організацій,  що  належать  до  сфери управління установи,  шляхом надсилання їм рішень.
     Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).
Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами  та організаціями,  окремими громадянами може надсилати листи.
     Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін  інформацією, дати усні роз'яснення,  вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.
Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу. [3, 15]
6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації
Уніфікація та стандартизація управлінських документів
Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.
Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. [ 6,13]
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
ДКУД містить 15 класів:
1) організаційно-розпорядча документація;
2) первинно-облікова;
3) банківська;
4) фінансова;
5) звітно-статистична;
6) планова;
13) бухгалтерсько-облікова документація;
10) цінова документація і т. д.
Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:
1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);
2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);
3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;
4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).
Уніфікована система фінансової документації включає:
- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;
- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д. [6, 14]
На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:
1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]
7. Основні правила групування документів у справі
Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
– до справи включаються документи, робота над якими завершена;
– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;