АННОТАЦИЯ

Данный документ содержит общие сведения о назначении БД-приложения «АРМ помощника начальника Управления ГОЧС г.Камышина» (далее- АРМ). В документации приведено описание условий выполнения программы, позволяющих дать общее сведения о необходимом составе аппаратных и программных средств. Здесь так же содержится подробная информация о правильном ходе выполнения программы.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Назначение программы……………………………………………………………………

2. Условия применения………………………………………………………………………

3. Выполнение программы…………………………………………………………………..

4. Сообщения оператору……………………………………………………………………..

1. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ

Программное обеспечение АРМ предназначено для использования в процессе документооборота на рабочем месте помощника начальника Управления ГОЧС г.Камышина..

2. УСЛОВИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Для эксплуатации программного обеспечения АРМ необходим IBM PC-совместимый компьютер со следующим составом технических и программных средств.

Минимальный состав технических средств, необходимый для работы программного продукта АРМ.

Рекомендуемый состав технических средств для боле комфортной работы:

Для корректной работы приложений необходимо установить операционную систе-

му Windows 95 или выше, а также программный продукт MS Visual FoxPro 6.0.

3. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОГРАММЫ

В связи с тем, что приложение работает в двух режимах: помощника начальника и других сотрудников, необходимо разделить их программу при помощи ввода пароля.

Для загрузки программного продукта АРМ, оператору необходимо передерживаться следующей последовательностью действий:

В режиме помощника.

• Сразу после запуска программы появляется окно ввода пароля (Рис.1), после чего программа будет ожидать действий пользователя.

Рис.1. Форма ввода пароля

• Пароль вводится при помощи клавиатуры или мыши. Далее открывается главное окно с меню (Рис. 2).

Рис. 2. Окно работы для сотрудников Управления

• После этого можно работать с программой, используя меню (Рис. 3).

Рис. 3. Меню

• После можно выбирать, нужный документ в пункте меню «Работа с документами». Выбрав, откроется форма заполнения данных. Где при помощи кнопки «Найти» можно выбрать предприятие или учебное заведение, по которому нужно работать с информацией (Рис. 4)

Рис. 4. Работа с формой

• Если надо работать с отчетами, то в пункте меню «Отчеты» необходимо выбрать «По объекту экономики», если вам надо посмотреть отчет по предприятиям и «По учебным заведениям», если вам соответственно нужны отчеты по учебным заведениям города.

• Как только вы выберете, что вам нужно, откроется форма запроса. Здесь из выпадающего списка надо выбрать тип отчета и объект, по которому надо просмотреть отчет (Рис. 5). После чего откроется выбранный вами отчёт, который можно распечатать (Рис. 6).

Рис. 5. Выбор отчета

Рис. 6. Отчет

• Для того чтобы добавить новый объект. Необходимо выбрать пункт меню «Добавить новый объект», где надо очень внимательно и првильно вписть название объекта (Рис. 7).

Рис. 7. Добавление нового объекта

• Если вам надо посмотреть сводки или распечатать их, то надо выбрать пункт «Сводки» и выбрать ту, которая вам нужна. После чего откроется нужная сводка (Рис. 8)

Рис.8.

• В пункте «Помощь» можно воспользоваться помощью и посмотреть информацию о разработчиках.

В режиме сотрудника

• Сразу после запуска программы появляется окно ввода пароля (Рис.8), после чего программа будет ожидать действий пользователя.

Рис. 9. Вход в режиме сотрудника

• После чего откроется главное окно с меню (Рис. 9).

Рис. 10. Окно и меню в режиме работы сотрудника

• Теперь можно пользоваться отчетами и сводками аналогично, как описано выше.

• Так же можно воспользоваться помощью и посмотреть информацию о разработчиках

4. СООБЩЕНИЯ ОПЕРАТОРУ

Сообщение представленные на рисунке 11, связаны с добавлением информации или ее обновление в базе данных при работе с информацией в форме.

Здесь написано, что информация изменилась, и не хотите ли вы сохранить изменения.

Рис. 11

Сообщение представленное на рисунке 12, выдается при первом запуске окна формирования отчета. Это связано с обновлением структуры временной таблицы.

Рис. 12

Сообщение представленное на рисунке 13, появляется, когда вы добавляете новый объект, а с таким именем уже есть в базе данных.

Рис. 13

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

В настоящее время всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей (служащих, учащихся, и т.д.) помогая им сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.

В Управлении до сих пор для поиска необходимых данных по тому или иному предприятию просматривают огромные папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине, тогда приходится восстанавливать информацию заново. Иногда результаты были напрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.

С развитием прогресса и компьютерного рынка программного обеспечения, в Управлении появилась необходимость создания программного продукта способного сократить все человеческие затраты и усилия, а главное оперативно выдавать результат необходимый работнику, а также заменить большие архивы на структурированное хранение в электронном виде.

Эта система способна хранить различную информацию, собирать, анализировать, искать.

Для данной системы важным фактором являются технические характеристики оборудования (объемы и скорости накопителей информации, типы процессоров) – от этого зависит результат и производительность такой системы. Еще одним важным фактором делопроизводства Управления ГОЧС является как хорошо организованная база данных, так и сам пользовательский интерфейс. Данный набор всех перечисленных компонентов необходимых для организации автоматизированного рабочего места может позволить себе не только Управление, но и объекты экономики- предприятия и учебные заведения.

Данная выпускная работа имеет целью автоматизировать процессы делопроизводства в Управлении ГОЧС г.Камышина. Основной целью является создание и поддержка интерфейса взаимодействия автоматизированного рабочего места помощника начальника Управления ГОЧС, обеспечивающего оперативный обмен данными (сведения, донесения, основные данные, обеспеченность и т.д.), резервное хранение, а также организацию поиска объекта экономики и информации о нём.

В данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное, и аппаратное обеспечение сможет обеспечить достойную работу Управления ГОЧС г.Камышина.

Основной результат данной работы и состоит в разработке программного продукта для обеспечения стабильной работы помощника начальника Управления ГОЧС.

Постановка задачи складывается из ниже перечисленных пунктов.

1. Изучить проблемы автоматизации делопроизводства в Управлении ГОЧС г.Камышина;

2. Обосновать и выбрать средство программирования;

3. Разработать программный продукт;

4. Протестировать программный продукт.

1.АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ГОЧС ГОРОДА КАМЫШИНА

1.1.Описание работы Управления ГОЧС г.Камышина:

1.1.1.Описание Управления ГОЧС г.Камышина

Управление ГОЧС г.Камышина организовано централизованно и осуществляется в целях поддержания высокой готовности и своевременного выполнения возложенных на неё задач в мирное и военное время.

Управление ГОЧС осуществляется:

- в звене: город-объект экономики - путём принятия соответствующих решений на заседаниях, отдача начальником ГО приказов, постановке задач по техническим средствам связи и с использованием подвижных средств, а также личным общением.

При постановке задач и передаче донесений не допускается разглашение действительных целей проводимых мероприятий и других сведений, содержащих военную и государственную тайну.

В экстренных случаях распоряжения и указания должностным лицам, подчиненным непосредственно начальнику ГО может отдавать от его имени начальнику Управления ГОЧС с последующем докладом начальнику ГО.

Для поддержания системы управления в постоянной готовности к выполнению задач в любых условиях обстановки осуществляется круглосуточное дежурство оперативных дежурных Управления ГОЧС города на основном пункте управления, дежурного по ГУВД, диспетчеров химически опасных объектов, а также ОГПС-9, станции скорой помощи, межрайонных электросетей, ОАО «Межрайгаз», жилищно-ремонтное предприятие (ЖРЭП) с основными задачами:

- приём и передача сигналов (распоряжений) на перевод ГО с мирного на военное положение, а также на объявление сигнала «воздушной тревоги»;

- приём и проверка достоверности данных об авариях, катастрофах, надвигающихся и наступивших стихийных действиях;

- оповещение органов управления и населения об опасности заражения аварийно химически опасными веществами (АХОВ).

Кроме того, как постоянно действующий орган, обеспечивает работу комиссии по ЧС (КЧС) Российской Системы предупреждения чрезвычайных ситуаций (РСЧС). Управление силами РСЧС заключается в целенаправленной деятельности руководящего состава Управления ГОЧС. Всех подсистем и уровней по поддержанию их в готовности и руководство ими при действиях по защите населения, предупреждению ликвидаций ЧС. Оно включает: организацию осуществления мероприятий по поддержанию готовности органов управления РСЧС; сбор и анализ обстановки; подготовку расчетов и предложений для принятия начальником ГО (председателем комиссии по ЧС) решения; уточнения планов и своевременное доведения задач до подчинённых; планирование действий; организацию и поддержанию взаимодействий; всестороннее обеспечение привлекаемых сил; организацию управления и контроль исполнения.

1.1.2. Описание работы помощника начальника Управления ГО и ЧС г.Камышина

Помощник начальника Управления по боевой подготовке (ведущий специалист 1 категории) подчиняется начальнику и зам.начальника Управления по делам ГОЧС города и отвечает за планирование, организацию и осуществление контроля подготовки руководящего состава городского звена областной подсистемы ГОЧС, объектов экономики, рабочих и служащих, личного состава гражданские организации гражданской обороны (ГОГО) и перерабатывающего населения по ГО и действиям по ЧС.

На него возлагается:

• разработка планов-графиков проведения комплексных учений, объектовых

тренировок, командно-штатных и тактико-специальных учений ГФ;

• оказание методической помощи в организации, подготовки всех категорий обучаемых

на курсах ГО города и ОЭ;

• оформление отчетных документов по результатам обучения.

Он обязан:

1. При функционировании в режиме повседневной деятельности:

• принимать участие в планировании боевой моб.подготовки управления ГОЧС города и

городского звена областной подсистемы ГОЧС;

• разрабатывать план основных мероприятий по подготовке ГО, предупреждению и

ликвидации последствий ЧС на следующий учебный год;

• разрабатывать организационно-методические указания начальника ГО города на

следующий учебный год;

• разрабатывать проекты приказов, распоряжений начальника ГО и начальника

Управления ГОЧС города по оперативной работе, боевой подготовке и доводить их до городских служб, объектов экономики и курсов ГО города;

• вести учет ГОГО города, оказывать помощь службам и объектам экономики в их

создании и подготовке, систематически проверять их готовность;

• руководить учебной и методической работой курсов ГО города, осуществлять

контроль за состоянием их работы и оказывать им методическую помощь;

• выполнять в порядке взаимозаменяемости, обязанности других работников

управления;

• участвовать в работе по комплексной и целевой проверке состояния ГО, организации

и ходе боевой подготовки в службах ГО города, на объектах экономики (ОЭ) и оказывать им методическую помощь;

• принимать участие в пропаганде ГО среди населения;

• обобщать и распространять положительный опыт в подготовке объектов экономики,

руководящего состава формирований и обучения населения;

• планировать и осуществлять контроль за проведением мероприятий по созданию и

совершенствованию учебно-методической базы (УМБ) ГО на объектах экономики, курсах ГО и учебных заведениях города;

• разрабатывать планирующие документы на проведение комплексных командно

штабных, специальных учений и тренировок и участвовать в их проведении;

• оказывать помощь штабам служб и ОЭ в вопросах планирования основных

мероприятий по подготовке ГО, предупреждения и ликвидации последствий ЧС;

• участвовать в разработке и корректировке Плана ГО, плана действий по

предупреждению и ликвидации ЧС;

• принимать участие в подборе кадров курсов ГО и их аттестации;

• выполнять распоряжения начальника и зам.начальника управления;

• выполнять правила внутреннего распорядка, правила и нормы охраны труда, техники

безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Выполнять другую работу по распоряжению начальника Управления и его заместителя.

2. В режиме повышенной готовности:

• готовить предложения по организации подготовки населения к действиям в условиях

чрезвычайных ситуаций;

• участвовать в проверках состояния подготовки рабочих и служащих потенциально

опасных объектов и населения, проживающего вблизи них, к действиям в условиях ЧС;

• подготовиться к ведению рабочей карты по обстановке в районах ЧС;

• участвовать в подготовке постановлений, приказов, распоряжений, донесений и

других документов по предотвращению ЧС и проектов документов по их ликвидации;

• уточнять состав сил и средств, взаимодействующих организаций, их готовность и

возможный порядок их использования.

3. В режиме чрезвычайной ситуации:

• принимать участие в анализе, сложившейся в результате ЧС по данным разведки;

• в составе оперативной группы управления находиться в районе ЧС и принимать

участие в ее ликвидации;

• организовать усиленное наблюдение и ведение разведки на аварийном ОЭ;

• вести рабочую карту по сложившейся обстановке в районе ЧС;

• участвовать в подготовке постановлений, распоряжений, приказов, донесений и

других документов для ликвидации последствий ЧС.

1.1.2.Документы, разрабатываемые Управлением ГОЧС города.

По своему предназначению документы, разрабатываемые Управлением ГОЧС, подразделяются на оперативные, мобилизационные и административно-организационные.

Оперативные документы подразделяются на документы по управлению и оперативно-информационные документы. К оперативным документам относятся: планы ГО; планы действий (взаимодействия) по предупреждению ликвидаций ЧС; планы основных мероприятий и другие планы; решения, приказы и распоряжения; рабочие карты, схемы, план города и другие.

Оперативно-информационные документы состоят из донесений, сводок, информаций, сообщений, отчётов, журналов действий сил ГО и РСЧС, отчётных карт и другие.

Мобилизационными являются документы, относящиеся к планированию и проведению мобилизационной работы.

К административно-организационным относятся документы, касающиеся повседневной организаторской, административной, учебной и хозяйственной деятельности Управления ГОЧС.

Основными планирующими документами Управления ГОЧС являются: план гражданской обороны на военное время; план действий города по предупреждению и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.

Кроме того, в Вышестоящие органы Управления ГОЧС представляются (докладываются) решения, планы, директивы, донесения и другие документы. В подчинённые органы Управления, формирования ГО высылаются выписки из документов в объёме, необходимом для выполнения задач.

В Управлении ГО используются формализованные документы, которые применяются при оставлении приказов, распоряжении, донесений, сводок, справок и расчётов по обеспеченности и другие. Бланки формализованных документов разрабатываются с учётом их использования при помощи средств связи и АСУ.

1.1.3.Организация информации.

Информация организуется и проводится постоянно. Информационное обеспечение функционирования Управления ГОЧС осуществляется информационно-управляющей системой, в состав которой входят: абонентские пункты Управления ГОЧС города; средства связи и передачи данных.

Порядок сбора информации о ЧС и обмена её между органами государственной власти и Управления ГОЧС определяется Правительством Российской Федерации.

Информация включает: сбор, обработку, анализ и обобщение сведений, содержащихся в докладах, донесениях и сводках подчинённых; анализ и оценку сведений, поступающих от вышестоящих и взаимодействующих органов Управления; разработку и представления донесений, сводок и отчётов вышестоящие органы Управления; обмен информации между органами и пунктами Управления и внутри них, между службами ГО, взаимодействующими и соседями.

Информация по характеру содержащихся в ней сведений, может быть срочной, текущей и чрезвычайной.

К срочной относится информация, содержащая сведения, сроки и очерёдность, которых заранее установлено табелем срочных донесений или представляются по отдельным распоряжениям.

К текущей информации относятся постоянно или периодически поступающие, запланированные к получению сведения. Обычно они докладываются по требованию или по мере накопления. Сроки их предоставления не устанавливаются.

К чрезвычайной относится информация, содержание которой требует незамедлительного принятия решения, она доводится до соответствующих должностных лиц и органа Управления немедленно.

Информация организуется начальником Управления ГОЧС. Им устанавливается порядок сбора, обработки и прохождения информации.

Для осуществления информации используются различные виды отчётно-информационных документов. Основными из них являются донесения и сводки. По характеру содержащихся сведений, донесения могут быть срочными и несрочными, сводки - только срочными. Срочные донесения и сводки представляются по времени, установленному табелем срочных донесений, внесрочные – в зависимости от обстановки или по требованию.

Итоговые донесения и сводки представляются за определённый промежуток времени, обычно за сутки.

Текущая информация внутри органа Управления (комиссии по ЧС, оперативных групп, служб ГО и другие) осуществляется путём её доведения до структурных подразделений (отделов, отделений, рабочих групп) в соответствии с графиком или по мере необходимости. Для этой цели могут использоваться громкоговорящая селекторная связь, средства автоматизированной информационной управляющей системы и другие.

Для доведения важнейших данных может организовываться оперативное ориентирование руководства.