·                    начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22–23].
Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по­зиции экономико-правовых, социальных отношений, а не меж­личностных. Дело в том, что официальным автором и адреса­том документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, автором документа является «кол­лективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.
Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста­точной юридической силой, или являются элементами, опре­деляющими его видовую принадлежность, например в гаран­тийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста адресатом, сокращают время на под­готовку текста и его восприятие [2,166–167].
Итак, особые условия делового общения, такие как офици­альный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре­бования, предъявляемые к официально-деловому письму. Ука­занные требования лежат в основе такого понятия, как культу­ра официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления дело­вых писем.
Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ­ема одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо­ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста­точности. Требование полноты предполагает, что документ дол­жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре­шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на­звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол­жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес­кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Предметом официальной переписки при всем ее многооб­разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло­гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч­ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. По композици­онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно­гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро­сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз­нотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каж­дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб­щением, предупреждением, приглашением и т. п.
Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе­ни характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достига­ется предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предмет­ная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значе­нием. Употребление слов без учета их значений может приве­сти к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно не­верно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла­гоприятным предлогом (прилагательное благоприятный име­ет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удоб­ный для чего-л.», например: благоприятный момент, благопри­ятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо­приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид­ным предлогом.
Под коммуникативной точностью понимают точность реа­лизации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот­ношения частей текста. Нарушение коммуникативной точнос­ти высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: со­держит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосо­четания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать зна­ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако­миться, так как он имеет официально-деловую окраску и упот­ребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:
·                    функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
·                    лаконичность и достаточность информативного содержания;
·                    логичность и структурированность изложения;
·                    стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
При составлении документа особое значение имеет оформ­ление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные при­знаки, установленные законом или распорядительными поло­жениями для отдельных видов документов. Именно реквизи­ты обеспечивают фактологическую достоверность и узнавае­мость официальных бумаг.
Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов».
Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО­СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со­став зависит от назначения документа.
Совокупность реквизитов документа называют формуля­ром.
В формуляр официального письма не входит реквизит «наи­менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.
Обычно документы (деловые письма) печатают на блан­ках – листах бумаги с воспроизведенными на них типограф­ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас­полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан­ков писем организации – угловые и продольные. Они разли­чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись­ма.
Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов.
Государственный герб Российской Федерации. Право ис­пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государ­ственной власти и управления.
Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
Эмблема. Эмблема организации – условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.
Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя
Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.
Код организации – автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).
Код документа указывают по Общегосударственному клас­сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Над наименованием организации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях – наи­менование консорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входит данная организация.
Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке.
Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».
Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.
Справочные данные об организации. Этот реквизит содер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те­лефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а так­же – номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. – коммерческие дан­ные. Все указанные сведения даются по усмотрению организа­ции.
Почтовый адрес отправителя должен соответствовать по­чтовым правилам Министерства связи России.
Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня­тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий­ском (по международным правилам написания адреса), напри­мер:
Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до­кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
Датой письма считается число его подписания.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
Данный реквизит включает наименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.
Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например
Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел
Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:
Научно-производственное
объединение «Комкон»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.Н. Ковалевой
Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени­ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):
·                   наименование адресата (наименование организации для юриди­ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
·                   название улицы, номер дома, номер квартиры;
·                   название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
·                   название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;
·                    страна (для международных почтовых отправлений);
·                    почтовый индекс.
На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру­гие модели, например:
Об организации выставки
О выделении аммиака из ФПТ-200М
По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI
На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
О подготовке проекта договора
Об организации института современных технологий управления
Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.
Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включает указание причин, целей составле­ния документа, а также изложение сути вопроса или предло­жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве­щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, поста­новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи­мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма­тивными актами или другими документами по данному вопро­су, например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред­лагаем Вам...
Во второй части формулируются предлагаемые или осу­ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностным лицам;
Уважаемые господа!
Господа!
Уважаемый господин директор!
Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра­вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от
вступительного обращения заключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:
С уважением...
С глубоким уважением...
С пожеланиями успехов...
С наилучшими пожеланиями...
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
Приложение:       1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские
заводы» на 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы информа­ционного
обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ; личная под­пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж­ностей, например:
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:
Васильев 32-45-78
Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:
Васильев Виктор Иванович
32-45-78
МЛ 2 01.04.2000
Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:
1.                 Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст.
2.                 Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).
Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:
1. Постскриптум
К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.
С уважением        .......................................
^{(сигнатура, факсимиле)}
2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.
28 марта 2000 г. 18^Ш   .......................................
^{(сигнатура, факсимиле)}
Как видно из приведенных выше правил оформления рек­визитов документов, каждый реквизит выполняет определен­ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде­ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по­ступающей по каналам письменной связи.

4. Типы документов
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до­кумент – это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля­ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе­реписка ведется между должностными лицами, подразделе­ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод­чинения. Документацию этого типа называют служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лица­ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые и др. виды докумен­тов, каждый из которых характеризуется общностью требова­ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различа­ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.
По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог­раниченного доступа и конфиденциального характера.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк­земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].
В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак – форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе­ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп­равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля­ются:
·                    организационно-правовая документация;
·                    плановая документация;
·                    распорядительная документация;
·                   информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
·                   отчетная документация;
·                   документация по обеспечению кадрами (по личному соста­ву);
·                   финансовая документация;
·                   документация по материально-техническому обеспечению;
·                   договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч­реждения.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб­ных документов и официальных писем.
5. Структура и содержание служебных документов
Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.
Особая роль, которую играют распорядительные докумен­ты в системе управленческой документации, требует более под­робной характеристики требований, предъявляемых к структу­ре, языку и стилю документации этого типа.
Основная задача распорядительных документов – прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отли­чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы­ковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за испол­нением возложить на...; создать комиссию в составе...;уста­новить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юри­дический статус.
В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от тре­тьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.
Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целях раз­решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания по­становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
«В целях удовлетворения потребностей населения Россий­ской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Фе­дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:
«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос­ти. Решения оформляются в том же порядке, как и постанов­ления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
«Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...»
В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
Приказ – распоряжение руководителя, основной распоря­дительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне­ния подчиненными. В деятельности организаций различают­ся: приказы по организационным вопросам, основной деятель­ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль­ном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными рек­визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга­низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:
«Об организации Института современных технологий управле­ния»
«Об увеличении уставного капитала общества»
В первой части данного распорядительного документа ука­зывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа­ние документа не нуждается в пояснении, то его текст содер­жит только распорядительную часть.
Распорядительная часть приказа излагается в повелитель­ной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ­ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, кото­рые включают управленческие действия, носящие распоряди­тельный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе...
2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов. Например:
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со­бой.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично ру­ководителем, главным образом, коллегиального органа управ­ления в целях разрешения оперативных вопросов. По существу­ющей практике распоряжения издаются также руководителя­ми предприятий по вопросам частного характера.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так­же по вопросам, связанным с организацией выполнения при­казов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа­ния могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи­мости от содержания указания.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в сис­теме управления содержится в различных источниках. Важней­шее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служеб­ные записки и др.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила­гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со­стоит из двух частей. В вводной части акта указывается распо­рядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста­новленные факты, а также выводы и заключения.
Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо­ответствия заявленных в сопроводительных документах цен­ностей, документов и их наличия и т. д.
Например:
АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ
20 ноября 1999 г.                                                г. Новгород
Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объе­динения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чер­тежи изделия на 4 листах»).
В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.
Ст. уполномоченный
делопроизводства
Новгородского завода
телеаппаратуры                                       Подпись
Делопроизводитель                                            Подпись
Справка – документ, содержащий запрошенную информа­цию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определен­ная информация о предъявителе, чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рож­дения, стаж работы в последней должности или в целом, све­дения об образовании и т. д.).
Служебная записка – документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор­мационно-статистические и др.
Заявление – внутренний служебный документ, предназна­ченный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от име­ни одного лица, однако могут иметь место и коллективные за явления, когда проблема, поднимаемая в документе, затра­гивает интересы сразу нескольких человек или даже всего кол­лектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишет­ся по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ­ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указы­вается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
Главному энергетику обувной фабрики
Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению
Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине лис­та:
ЖАЛОБА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обра­щаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается сущ­ность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает зая­витель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших ука­заний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры... .
Образец заявления
Декану Северо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса, группы... Ф.И.О.
Заявление
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
25.03.2000                                                                                                                                                                                                   (подпись)
Отдельные виды документов, например, договор, доверен­ность используются для реализации юридических, информа­ционных связей между равными, не состоящими в отношени­ях соподчинения организациями и должностными лицами, т. е. | документационный обмен идет по горизонтали.
Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирую­щий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный до­говор содержит сведения:
·                    о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; о размере и составе уставного капитала;
·                    о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;
·                    о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сто­рон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и I «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это со­глашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).
Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юри­дических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:
·                    наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результа­ты выполнения;
·                    наименование документа, в соответствии с которым выполняет­ся работа;
·                    условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работ и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы;
·                    ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров;
·                    юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пун­кты и подпункты.
Оформляются договоры, как правило, на трафаретных блан­ках, на которых типографским способом напечатаны все требу­емые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных блан­ках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоря­жение транспортным средством, а также на получение свиде­тельства о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются организацией свое­му представителю на совершение сделок, получение денег, то­варно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
В тексте личной доверенности указывается доверитель, до­веренное лицо и вид действий по доверенности. Обязательны­ми реквизитами доверенности являются:
·                    наименование документа;
·                    место и дата написания;
·                    основной текст;
·                    удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
6. Структура и содержание официальных писем
В научной литературе существует несколько видов класси­фикации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, напри­мер, по тематическому признаку официально-деловую коррес­понденцию достаточно условно разделяют на деловую и ком­мерческую. (Следует отметить, что термины деловая перепис­ка, деловое письмо чаще используются в широком значении как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значение этих терминов реализуется при про­тивопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.) Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри­ятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (пись­ма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и отве­ты на эти виды писем).
По функциональному признаку различают письма, требу­ющие письма-ответа, и письма, не требующие письма-отве­та. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как пись­мо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать факт от­правки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления конста­тируют свершившийся факт и поэтому также не требуют отве­та.
По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных ин­станций (организаций).
По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять учас­тие в чем-либо – письмо-приглашение; извинение за наруше­ние договоренности – письмо-извинение и т. д. Многоаспект­ным считается письмо, содержащее однотип­ные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соот­ветствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содер­жащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.
По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуще­ствляется по определенному образцу. Это предполагает не толь­ко соответствие письма стандартным аспектам содержания (от­ражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и ис­пользование стандартных языковых и синтаксических конст­рукций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов пись­ма.
Нерегламентированное деловое письмо, как правило, от­ражает какую-либо исключительную, необычную производ­ственную ситуацию либо свидетельствует об особом значе­нии, которое придает письму составитель. В связи с этим тек­стовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтак­сических средств, в том числе выразительных.
Коммерческая корреспонденция. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сдел­ки.
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).
Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности, на от­ветное послание.
Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные выра­жения:
·                    Просим выслать нам предложение на поставку...
·                    Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...
·                    Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...
·                    Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...
·                    Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам...
Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-зап­рос может содержать следующую информацию:
·                    о принятии запроса к рассмотрению;
·                    о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;
·                    об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
·                    об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);
·                    об обещании направить предложение на поставку това­ра, интересующего покупателя.
Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.
В случае отказа поставить интересующий покупателя то­вар в письме-ответе могут быть использованы следующие ти­повые модели:
К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос поло­жительно и выслать Вам конкретное предложение на постав­ку...
Мы просим Вас отложить этот вопрос до... Просим Вас вернуться к этому вопросу в...
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет предложение (оферту).
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конк­ретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продав­ца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено­вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие усло­вия поставки в зависимости от характера товара.
При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
·                    В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...
·                    Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...
·                    Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...
·                    Цена ... составляет...
·                    Товар будет поставляться в... квартале текущего года ...
Ответ на предложение. Ответ на предложение может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с услови­ями предложения или не заинтересован в предлагаемом това­ре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав­цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сро­ков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло­вий контракта (договора).
Рекламация должна содержать: основания для предъявле­ния претензии; доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; тре­бование уценки товара и т. д.).
При составлении текста рекламации используются следу­ющие стандартные модели:
·                    К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что... К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены
·                    Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию на...
·                    Качество партии товара, полученного от Вас ... числа, оказа­лось ниже качества, оговоренного в контракте № ... При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:...
Коммерческое послание, помимо ясности и точности изло­жения, должно отличаться также определенной воздействую­щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж­ны учитываться психологические факторы его восприятия ад­ресатом. Элементами такого рода воздействия являются эти­кетные фразы и конструкции, не только создающие опре­деленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:
Согласно нашей договоренности просим сделать нам пред­ложение на поставку...
Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...
7. Унификация языка деловых бумаг
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение со­поставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.
Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра­вила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стан­дартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Особенность унификация языка служебных документов
состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую мак­симальное количество управленческих ситуаций» [1, 7].
Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создавае­мого документа.
Решение тех или иных задач делового общения реализу­ется в речевых действиях, ключевым словом которых являет­ся так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, на­правляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации дей­ствия и собственно речевого действия.
Например:
В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...
Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.
Таким образом, все смысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
Подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
Приведение языковых и текстовых средств служебных до­кументов к единому образцу, т. е. стандартизация и унифика­ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб­ства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемким способом составления официально­го письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторя­ющейся информации.
Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в ка­честве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называет­ся типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торгов­ле, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их пе­ременной информацией, которая зависит от конкретной ситуа­ции. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело­вой переписке также используются трафаретные тексты, на­пример, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Тра­фаретным способом оформляются тексты договоров, соглаше­ний, контрактов. Применение трафаретных бланков существен­но сокращает время, затрачиваемое на составление докумен­тов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.
Пример текста-трафарета
СПРАВКА
Тов. ______________________ работает __________________________
^{(фамилия, инициалы)                                             (название учреждения)}
в должности ______________. Оклад______________
Справка выдана для предоставления___________________________
Начальник отдела кадров______________
Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового об­щения.
Языковые формулы официальных документов. Особен­ность языка и стиля официальных бумаг – использование ус­тойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых обо­ротов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За мно­голетнюю практику деловой переписки были выработаны язы­ковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мо­тивы, причины и цели официального послания; формулиро­вать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, завере­ние и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообще­ния, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, как правило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.
Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:
В подтверждение нашей договоренности ...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем) ...
В соответствии с письмом заказчика ...
В порядке оказания помощи прошу Вас ...
В ответ на Ваш запрос сообщаем ...
Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.
Помимо языковых моделей и синтаксических конструк­ций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство счи­тает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополне­ние к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.
8. Требования к языку и стилю документов
Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
·                    однозначность используемых слов и терминов;
·                    нейтральный тон изложения;
·                    соблюдение лексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
·                    смысловая достаточность и лаконичность текста.
Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точность письменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тек­сте документа должно употребляться только в одном значе­нии, принятом в официально-деловой письменной речи. В свя­зи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:
Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синони­мов также может приводить к смысловым нарушениям в тек­стах документов. Так, например, слова построить (стилисти­чески нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высо­кое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как след­ствие этого, имеют разную сочетаемость.
Обратите внимание на правильное и неправильное упот­ребление этих слов:
При употреблении терминов в деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто­ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель­ным и его значение может быть непонятным, следует прибег­нуть к одному из предлагаемых способов:
·                    дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;
·                    уточнить, расширить содержание термина словами ней­тральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорны­ми обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сооб­щения с заводом);
·                    убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наибо­лее типичная ошибка – немотивированное употребление ино­язычных слов вместо уже существующих для обозначения по­нятий привычных слов, например:
эксклюзивный вместо исключительный;
апеллировать вместо обращаться;
прерогативы вместо исключительное право и под.
В документах не должны употребляться слова и выраже­ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.
Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характер­ны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, рас­ходы по ремонту, центр по подготовке.
Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, со­держании беседы, разговора, выступления, например: отчи­таться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о но­вой сделке.
Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае нега­тивных последствий следует употреблять предлог из-за, напри­мер: Благодаря высокой технической квалификации специалис­тов поставленная задача была решена на высоком техничес­ком уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.
В официально-деловой письменной речи сложились пра­вила расположения определений. Так, согласованные опре­деления (выраженные прилагательными) ставятся перед опре­деляемым словом, а несогласованные (выраженные словосо­четанием) – после него. Например: актуальный вопрос, опто­вый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.
При сочетании согласованного и несогласованного опреде­лений первое обычно предшествует второму, например: акту­альный всесоюзного значения вопрос.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. На­пример:
приказ – издается; контроль – возлагается; цена – уста­навливается; задолженность – погашается; рекламация (пре­тензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется (оплачивается); оплата – производится (гарантиру­ется); должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовы­годное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т. п. – именные сочетания.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред­почтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосход­ной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наи­больший эффект, наименьший результат или сочетание поло­жительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо дей­ствительных. Например: не мы выполним, а нами будет вы­полнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдатель­ный залог, как правило, используется при необходимости под­черкнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма дей­ствительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сы­рья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопас­ности и т. п.).
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой ин­формации, необходимое и достаточное для реализации комму­никативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю­чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
Структура текста документа (логическое соединение смыс­ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни­маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распо­ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:
Направляем подробное описание автоматической системы управления.
Получение просим подтвердить.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 пред­ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку, согласно, следовательно и т. д.
При составлении деловых бумаг следует учитывать инфор­мационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предло­жении определяется принципом «линейной» подачи материа­ла. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспо­могательная – в начале предложения до сказуемого. В зависи­мости от того, где находится то или иное словосочетание, ме­няется смысл предложения. Например:
По решению арбитражного суда задолженность необходимо по­гасить до 1 июля 2000 года.
Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.
В первом предложении целью высказывания является ука­зание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указа­ние на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак­теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свой­ства, текстовые обозначения и т. д.
Сокращения, используемые в текстах документов, подчи­няются определенным правилам:
1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (сло­восочетание) поразному или писать его в одном месте пол­ностью, а в другом сокращенно.
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за со­бой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79).
Речевой этикет в документе. Этикет – установленный по­рядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок по­ведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюде­ние определенной дистанции между работниками, занимаю­щими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпи­мость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение исполь­зовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важ­нейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2, 179–180].
В деловой переписке использование этикетных средств так­же носит регламентированный характер.
Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное по­ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства.
Наиболее общей формулой обращения, которая может ис­пользоваться независимо от перечисленных факторов, являет­ся:
Уважаемый господин ...(фамилия)!
Уважаемая госпожа ... (фамилия)!
Уважаемые господа!
Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форму­ла вежливости: С уважением.
Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ...
Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгово­го комплекса ...
Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового обо­рудования ...
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфи­денциального содержания, а также в документах, оформлен­ных на бланках должностных лиц.
Как подчеркивают специалисты в области делового этике­та, тональность деловых писем должны определять коррект­ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по­слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор­мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то­нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикет­ных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:
На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и пло­дотворному сотрудничеству.
9. Новые тенденции в практике русского делового письма
Девяностые годы двадцатого века стали периодом значи­тельных изменений в экономике, в области социальных отно­шений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения.
Новые ситуации делового общения требуют совершенство­вания форм документационного обеспечения. Появляются но­вые виды документов. Лексикон официально-деловой письмен­ной речи пополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем, больше значе­ние придается убеждающей, воздействующей силе делового послания. Происходящие изменения требуют глубокого анали­за и, возможно, станут предметом отдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциями происходя­щих изменений может представлять интерес для тех, кто осва­ивает законы письменного делового общения.
Юридические и правовые аспекты взаимоотношений меж­ду работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип докумен­тов, является термин контракт (письменный договор, согла­шение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловой пись­менной речи, он не только успешно сосуществует с терминоло­гическими словосочетаниями трудовой договор, трудовое со­глашение в качестве синонима, но и, в известной мере, вытес­няет их из речевого обихода. Понятие контракт шире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение, оно распрос­траняется не только на отношения между работником и рабо­тодателем, но и на торгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Так письменный дого­вор между предприятиями, производящими продукцию, и организациями, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом. В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачных контрактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финан­совые отношения супругов, в частности в случае развода. Та­ким образом, иноязычный термин контракт, получая все бо­лее широкое распространение и являясь многозначным в терминосистеме делового письма, вступает в синонимические от­ношения с русскоязычными терминами данной предметной области. Но всегда ли уместно замещение устоявшихся, при­нятых в данной языковой культуре терминов иноязычными? Каковы причины этих тенденций?
Вхождение России в систему мировых экономических от­ношений определяет необходимость соответствия отечествен­ной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. Однако среди недавно появившихся ино­язычных терминов таких, например, как оферта (предложе­ние), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т. д. с указа­нием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме – жанр рекламного текста (письмо-презентация), чар­тер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязыч­ные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на­звания давно бытующих понятий и явлений (контракт – дого­вор, соглашение; оферта – коммерческое предложение; прайс-лист – прейскурант). Заимствования первого типа мотивиро­ваны появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа – стремлением приблизиться к мировым стандартам офи­циально-деловой терминологии. Однако именно вторая тенден­ция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насы­щению деловой письменной речи заимствованиями.
В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифи­цированному стилю изложения.
Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.
Реклама в деловой речи. В последнее время широкое рас­пространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резю­ме.
Требования к языку и стилю такого рода документов суще­ственно отличаются от требований к составлению строго регла­ментированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требова­ния, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью при­влечь внимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используется вопросно-от­ветный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегирован­ный, усиливающие воздействующий эффект письма.
Уважаемый ...
Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам.
Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в по­следующие четыре месяца цены возрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас.
Широкое использование оценочных конструкций типа: бе­зупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (доб­рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успеш­ное (плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоцио­нальную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность.