Реферат Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
1. Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.
Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.[1]
Целью аудиторской проверки всех видов расчётов является проверка законности возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и своевременности их погашения, правильности организации учёта расчётов и мероприятий, проводимых под руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение невостребованной задолженности, и по их снижению.
В зависимости от принятой на предприятии учётной политикой формы организации бухгалтерского учёта аудитор может использовать в работе и соответствующие источники информации. Так, при применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:
· бухгалтерский баланс;
· журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);
· аналитическая ведомость по счёту 71;
· материалы инвентаризации расчётов;
· первичные документы.
В зависимости от количества подотчётных лиц и от величины оборотов по счёту 71 аудитор сам определяет метод проведения проверки – сплошной или выборочный. Чаще аудиторы применяют выборочный метод, однако, если учёт расчётов находится в запущенном состоянии, целесообразно принимать сплошной метод проверки. Этот метод используется аудиторами и при незначительном количестве подотчётных лиц.
Приступая к проверке, необходимо выяснить:
· правильно ли отражены по соответствующим статьям баланса остатки задолженности;
· причины образования задолженности работников предприятию по непогашенным в установленный срок суммам, выданным им в подотчёт на командировочные, административно-хозяйственные и операционные расходы;
· давность образования задолженности;
· реальность погашения задолженности подотчётных лиц;
· какие меры принимались руководством организации по своевременному взысканию задолженности;
· выполняются ли требования статьи 12 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» в части обязательного проведения инвентаризации расчётов перед составлением годового отчёта (инвентаризация расчётов с подотчётными лицами – проверка отчётов подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого расходования, а также правильность использования и отчёта по суммам выданных авансов каждому подотчётному лицу);
· правильно ли составлены бухгалтерские проводки по операциям с подотчётными лицами, правильно ли выведены остатки на конец каждого месяца по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и соответствуют ли записи в авансовых отчётах записям в журнале-ордере № 7 и главной книге.
При проведении проверки аудитор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации, правильность и законность оформления первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчётов.
В последнее время, как показывают проведённые аудиторские проверки, особенно много нарушений, а порой и злоупотреблений, допускается при выдаче наличных денег работникам в подотчёт на различные цели. Нередко нарушения в этих вопросах допускают и сами руководители предприятий (организаций).
Однако начнём всё же с бухгалтерского учёта этих операций.
Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). [2, стр.58]
Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Перейдём к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.
1.1.
Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
1.1.1.
Выдача наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг).
Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – РФ).[3]
Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.
При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:
· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Аудитор должен проследить, все ли необходимые подписи поставлены на расходном документе. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Аудитору важно обратить внимание кассира на то, что отсутствие подписи получателя в этих документах расценивается как недостача денежных средств в кассе.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Аудитору также необходимо проверить, не производится ли выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчётных сумм.
В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:
Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму
соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.
Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.
Если при проведении проверки предприятия аудитором установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их лицами длительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, рекомендуется провести проверку использования подотчётных сумм, получить объяснения от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и с учётом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчётного лица, так как несвоевременная сдача денежных средств в кассу предприятия может рассматриваться налоговыми органами как доход сотрудника.
Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.
Так, письмом Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые взносы на выданные работникам денежные авансы на командировочные, представительские и другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами. Этот подход свидетельствует о готовности ГНС РФ считать такие суммы доходом, вознаграждением работника.
С другой стороны – письмом ГНИ по г. Москве от 13.11.97 № 11-13/ 29227 со ссылкой на письмо ГНС РФ от 04.11.97 № 08-1-07-/ 1072 предусматривается в общеустановленном порядке производить налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными физическими лицами от работодателей, при уклонении от возврата этих средств, иной просрочки в их уплате либо необоснованном получении (т.е. речь идет об отсутствии факта списания этих средств с физического лица без оправдательных документов).
Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам производится за все время их нахождения у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты – со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.
Последняя ситуация обоснованна, поскольку в такой ситуации отсутствуют правовые основания делать вывод о получении работником предприятия дохода. Данные денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.
На этом основании решения налоговых органов о взыскания с предприятий сумм доначисленных взносов в пенсионный фонд (или подоходного налога) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.
Аудитору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также: принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь аудитору следует проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Предприятия часто пренебрегают этим пунктом, в частности, нередко можно увидеть в журнале-ордере или в главной книге проводку Д71-К71. Аудитору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.
Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
1.1.2.
Нормативные ограничения налично-денежного обращения при покупках за наличный расчёт.
В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений)[3], расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». [4] Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 1998 года в следующих размерах:
· между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;
· для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме пятнадцать тысяч рублей;
· для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей.
При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 [5] под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.
Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму тридцать тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель – юридическое лицо – через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем десять тысяч рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства.
Указанные выше нормативные ограничения обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» [6] предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа).
При этом на руководителей предприятий-нарушителей налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда (по состоянию на 1998 год она составляет 83 рубля 49 копеек).
Налагает соответствующие взыскания Государственная налоговая инспекция.
Также необходимо учитывать положения Письма Центрального банка РФ от 24 ноября 1994г. №14-4/308 [7], в котором сообщается, что пункт 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 [6] не распространяется на юридические лица, получающие платёж.
Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.
Аудитору также необходимо проследить, вносили ли подотчётные лица денежные средства на расчётные счета других организаций в качестве оплаты приобретаемых материальных ценностей, так как Указом Президента от 18 августа 1996 года № 1212 [8] установлено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц – владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчётный счёт.
1.1.3.
Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц в розничной торговле.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 [9] должен содержать следующие реквизиты:
· наименование организации-продавца;
· номер кассового аппарата;
· номер и дату выдачи чека;
· стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [10] должен содержать следующие реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления документа;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
По мнению автора статьи «Учёт расчётов с подотчётными лицами» [11]: «Документы, подтверждающие расходы, в виде товарного чека со штампом «оплачено» без чека ККМ приниматься к учёту не должны».
Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты НДС» (в редакции последующих изменений и дополнений) [12] суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.
Исключение – приобретение горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) за наличный расчёт по чекам автозаправочных станций (далее – АЗС), при этом НДС выделяется по расчётной ставке 13,79 % от стоимости приобретённых материалов, а также некоторые командировочные расходы, которые будут рассмотрены далее.
(Подробнее об особенностях учёта ГСМ, приобретаемого за наличный расчёт – будет рассмотрено в разделе 1.1.7. «Особенности учёта приобретения ГСМ за наличный расчёт»).
В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:
Дебет 10 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;
Дебет 12/1 Кредит 71 – на сумму приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП);
Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.
Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника (см. приложение 1) с приложением подтверждающих расходы документов.
При этом аудитором должны быть сопоставлены документы на приобретение за наличный расчёт канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.
Аудитору важно обратить внимание на обоснованность записей по кредиту счёта 71 в корреспонденции со счетами учёта затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков), подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг) без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при её участии) и подтверждающих использование приобретённого в процессе собственного производства.
Такими дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых МБП, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.
1.1.4.
Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц (кроме розничной торговли).
Прежде всего необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» [12] при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. [14] Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [3] заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.
В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:
Дебет 60 Кредит 71(50) – на сумму оплаченных счетов[1]
3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «Об утверждении порядка ведения журналов учёта счетов-фактур при расчётах по НДС». [15]
Такой порядок действует, начиная с первого января 1997 года.
В счёте-фактуре должны быть указаны:
· порядковый номер счёта-фактуры;
· наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги);
· наименование получателя товара (работы, услуги);
· наименование товара (работы, услуги);
· стоимость (цена) товара (работ, услуг);
· сумма налога на добавленную стоимость;
· дата представления счёта-фактуры;
В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 25 декабря 1996г. №109 [16] в целях создания благоприятных условий налогоплательщикам для перехода к новому порядку расчётов по налогу на добавленную стоимость на основе счетов-фактур, в качестве временной меры и впредь до особых указаний, допускается при составлении счетов-фактур поставщиками незаполнение отдельных реквизитов счетов-фактур (в частности, кодов ОКОНХ, ОКПО и ОКДП).
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. При получении товаров (работ, услуг) счёт-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.
Постановлением Правительства РФ от 2 февраля 1998 года № 108 [17] внесены изменения и дополнения в постановление Правительства РФ от 29 июля 1996 года № 914 «Об утверждении порядка ведения счетов-фактур при расчётах по НДС» [15]. Эти изменения позволяют подписывать выдаваемые счета-фактуры не только руководителю организации, но и другим уполномоченным на то руководством лицам. Исключены следующие реквизиты: коды поставщика и покупателя по ОКОНХ и ОКПО, коды товаров по ОКДП, а также подпись получателя.
Счёт-фактура, оформленный надлежащим образом, является основанием для зачёта (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.
При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приёмки выполненных работ, услуг) и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:
Дебет 10 (12,20,25,26,41,43,44,.…) Кредит 60 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.
Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счёту 19, субсчетам «НДС по приобретённым материальным ресурсам», «НДС по приобретённым МБП», «НДС при осуществлении капитальных вложений», «НДС по приобретённым нематериальным активам», «НДС по приобретённым услугам»:
Дебет 19 Кредит 60 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе
1.1.5. Документальное оформление покупок за наличный расчёт у физических лиц.
В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке товарно-материальных ценностей за наличные деньги. При этом возникают вопросы, в частности, по поводу отнесения НДС на расчеты с бюджетом, оформления документов, необходимых для осуществления закупок сельскохозяйственной продукции у населения и т.д.
В соответствии со статьей 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях. Предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.
Приобретение организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны составляться в соответствии с положениями ГК РФ и содержать паспортные данные физического лица – продавца имущества.
Закупку у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов и орехов осуществляют лица, назначенные и утвержденные приказом руководителя организации. Таковыми могут являться как сотрудники организации, так и физические лица, производящие работы или оказывающие услуги по договорам гражданско-правового характера.
Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5, при закупке у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов. Орехов организацией должен быть составлен закупочный акт, который утверждается руководителем организации (приложение № 2).
Закупочный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
· паспортные данные сдатчика продуктов;
· место его проживания;
· наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.
К акту должны быть приложены следующие документы:
· справки о принадлежности данной продукции сдатчику;
· заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.
Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ «По применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» [18] суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, подлежат обложению подоходным налогом у источника выплаты дохода (в нашем случае – бухгалтерией предприятия), а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей – пяти-тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда.
При расчете дохода, подлежащего налогообложению, сумма валового дохода уменьшается на тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда в год, рассчитанной на основе действовавших с начала года размеров и того размера, который действует на момент совершения сделки.
Для большей наглядности рассмотрим пример, составленный по данным 1996 года, так как в течение этого года менялся размер минимальной месячной оплаты труда.
Предприятием в марте через подотчетное лицо приобретены ТМЦ у физического лица на сумму 70000 тысяч рублей. ТМЦ принадлежали физическому лицу на праве собственности. Размер минимальной месячной оплаты труда на момент приобретения – 63250 рублей. Сумма, не подлежащая налогообложению, составляет 63250 тысяч рублей (63250 х 1000). В данном случае предприятие обязано удержать налог в сумме 810 тысяч рублей, то есть 12 процентов от 6750 тысяч рублей (70000 тыс.руб. – 63250 тыс.руб.). В сентябре у этого же физического лица приобретены ТМЦ на сумму 10000 тысяч рублей. Размер минимальной месячной оплаты труда с апреля составлял 75900 рублей. Налог следует исчислять следующим образом:
· общая сумма выплат – 80000 тысяч рублей (70000 тыс.руб. + 10000 тыс.).
· сумма, не подлежащая налогообложению на момент реализации имущества в сентябре, 70629 тысяч рублей, то есть: (63250 х 5 + 75900 х 7) : 12 х 1000 ;
· сумма, подлежащая налогообложению, 9371 тыс. рублей (80000 тыс.руб. – 70629 тыс.руб.).
· сумма налога – 1124520 рублей (12 процентов от 9371 тыс.).
Засчитывается ранее удержанная сумма налога – 810 тысяч рублей. Сумма налога, подлежащая удержанию, 314 тысяч рублей (1124 тыс.руб. – 810 тыс.руб.).
О всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны сообщать налоговым органам по своему местонахождению. Причем, если имущество продавалось через посредника (поверенного), такие сведения сообщаются о собственнике имущества.
В случае если предприятия выплачивали физическим лицам за приобретенное у них имущество суммы, не превышающие вышеуказанных размеров, и удержание налога в связи с этим не производилось, о выплаченной сумме они также не реже одного раза в квартал обязаны сообщать налоговому органу по своему местонахождению. Вопрос об исчислении налога таким физическим лицам решается налоговым органом по их постоянному местожительству исходя из суммы совокупного дохода.
Если предприятие через подотчетное лицо закупает у физических лиц скот и птицу (как в живом виде, так и продукты их убоя в сыром или переработанном виде)1, выращенных в личном подсобном хозяйстве (включая садовые и огородные участки), продукцию пчеловодства и охотничьего собаководства, а также полученную от разведения диких животных или птиц, а также выращенную в этом хозяйстве продукцию растениеводства или цветоводства в натуральном или переработанном виде, то суммы, выплаченные физическим лицам, подоходным налогом не облагаются (пункт 8 «у» Инструкции Государственной налоговой службы России от 29.06.95. № 35 «По применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» [18]).
Льгота по доходам от разведения диких животных может быть предоставлена лишь при условии, если эти животные не перечислены в перечне запрещенных к разведению в личных подсобных хозяйствах.
В настоящее время физическим лицам запрещены содержание лисиц, песцов, норок и других плотоядных пушных зверей, а также продажа, скупка или обмен шкурок этих животных.
Физическое лицо, имеющее личное подсобное хозяйство, садовый или огородный участок, должно предъявить справку органов местного самоуправления, правления садового, садово-огородного товарищества, выдаваемую по форме приведенной в приложении № 2 Инструкции № 35 (см. Приложение № 3), подтверждающую, что реализуемая продукция выращена в личном подсобном хозяйстве, на садовом или огородном участке, расположенном на территории РФ. При отсутствии такой справки бухгалтерия предприятия должна исчислить подоходный налог в общеустановленном порядке.
В документах на выплату физическим лицам денежных сумм делается соответствующая запись с указанием номера и даты выдачи справки, а также наименования органа, выдавшего её.
1.1.6. Документальное оформление покупок за наличный расчет у граждан-предпринимателей.
Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).
Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему Закону РФ «О подоходном налоге с физических лиц» [19] не освобождает организацию–покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.
Организация-покупатель должна представить сведения по форме согласно приложению № 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 года № 35 [18] (см. приложение № 4).
1При расчётах с подотчётными лицами по расходам, связанным с закупкой сельхозпродукции, необходимо учитывать следующее. Закупка сельхозпродукции должна осуществляться в соответствии с уставной деятельностью предприятия или лицензией на осуществление данного вида деятельности. Выдача наличных денег из касс банков на закупку сельхозпродукции у населения осуществляется без ограничения.
Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.
Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.
Суммы, израсходованные сотрудником в нарушение требований, предъявляемых законом, а также суммы по ненадлежаще оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации.
1.1.7. Особенности учета приобретения ГСМ за наличный расчет.
При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.
Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.
Автором статьи «Организация учета ГСМ на предприятиях [20] предложен такой вариант приказа:
Утверждаю
Директор _____________________
«_____»________________199__г.
ПРИКАЗ
Приказываю с 1 января 1996 года производить выдачу денежных сумм под отчет на приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет следующим сотрудникам: Иванову А.А., Петрову Б.Б., Сидорову В.В.
Выдачу денег производить 2 раза в месяц. Непременным условием выдачи каждой новой суммы является составление и утверждение авансового отчета по предыдущей сумме. расходы, не подтвержденные чеками АЗС, не возмещаются.
Сумму выдаваемых денежных средств определять по формуле: средняя цена за один литр бензина, действующая в текущем месяце х плановый расход бензина, установленный начальником транспортной службы для каждого автомобиля в зависимости от графика использования автомобиля.
Директор _________________
При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.
Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.
Составление внутренних актов для списания в том случае, когда водитель не получил при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.
Если такие расходы все-таки произведены, необходимо:
· произвести их за счет чистой прибыли предприятия;
· удержать с получивших деньги сотрудников подоходный налог;
· удержать с полученной суммы 1% взносов в Пенсионный фонд РФ;
· начислить 28% взносов в Пенсионный фонд РФ.
При отражении в учете расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. В соответствии с пунктом 19 Инструкции ГНС РФ от 11 октября 1995 года N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» при определении сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79% от стоимости этих материалов.
Выделение расчетным путем НДС со стоимости ГСМ, приобретенных за наличный расчет, производится и в том случае, когда сумма НДС в чеке АЗС не выделена.
Это, пожалуй, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС не выделяется.
В случае изменения размера снабженческо-сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при необходимости Государственной налоговой службой РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.
ПРИМЕР. В авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС оплата 700 литров бензина АИ-92 по цене 1,75 рублей за один литр на сумму 1225 рублей.
Данная сумма должна быть отражена в учете следующим образом:
1)
расчетным путем выделяется сумма налога на добавленную стоимость 1225*13,79%=168,93 рублей.
2)
расчетным путем исчисляется стоимость топлива 1225-168,93=1056,07 рублей.
В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом (см. табл.1.1.).
Таблица 1.1.
Бухгалтерские записи
| Содержание операции | Сумма, руб. | Корреспондирующий счет (субсчёт) | |
| Выдано под отчет водителю на приобретение топлива за наличный расчет | 1225 | 71 | 50 |
| Оприходовано топливо в бак автомобиля | 1056,07 | 10/3 | 71 |
| Налог на добавленную стоимость, выделенный расчетным путем от стоимости топлива | 168,93 | 19 | 71 |
Так как сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между суммами налога, полученными от покупателей за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята к зачету.
С первого января 1997 года единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к зачету, является счет-фактура, а АЗС такого документа водителям не выдает, у предприятий нет основания для зачета сумм НДС, уплаченных при приобретении топлива за наличный расчет на АЗС. Одновременно, до внесения соответствующих изменений в инструкцию о порядке исчисления и уплаты НДС, предприятия не могут списывать суммы этого налога и на издержки производства и обращения.
Автор статьи «Организация учета ГСМ на предприятиях» [20] рекомендует впредь до урегулирования этого вопроса накапливать суммы НДС на счете 19.
Аудитору следует проверить: присутствует ли на чеках на закупку ГСМ упоминание об АЗС и, если такое упоминание есть, не принадлежит ли АЗС частному предпринимателю, – так как в обоих случаях нельзя выделять НДС расчётным путём.
1.1.8. Оформление и учет представительских расходов.
Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) [21] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год
| Объем выручки от реализации продукции (работ, услуг) или иной показатель, используемый при определении финансового результата, в год (включая НДС) | Предельные размеры представительских расходов, принимаемых при налогообложении прибыли |
| До 2 млн.руб. включительно | 0,5 процента от объёма |
| От 2 млн.руб. до 50 млн.руб. включительно | 10 тыс.руб. + 0,1 процента с объёма, превышающего 2 тыс.руб. |
| Свыше 50 млн.руб. | 58 тыс.руб. + 0,02 процента с объёма, превышающего 50 млн.руб. |
Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. В статье «Об использовании средств на представительские цели» [22] автор приводит разработанную с учетом конкретных условий и требований организаций смету представительских расходов (см. приложение № 5).
При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.
ü Последние на данный момент нормы указаны в письме Министерства финансов РФ от 27 мая 1996 г. № 49. [23] С первого июня 1996 года нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц установлены в следующих размерах:
· оплата питания (в сутки на одного человека) – до 85 рублей;
· оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом:
ü делегации, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов - до 115 рублей;
ü других делегаций – до 95 рублей;
· буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) – до 5 рублей;
· культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) – до 12 рублей;
· бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) – до 4,7 рублей;
· оплата труда переводчика (по счетам организации – в час) – до 24 рублей;
· приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой:
ü для руководителя делегации- до 76 рублей;
ü для членов делегации- до 45 рублей.»
Разумеется, что при составлении сметы для других организаций указанные нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.
Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.
Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.
Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.
Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.
Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.
Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).
В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 – выдано под отчёт на представительские расходы;
Дебет 26 Кредит 71 – списаны представительские расходы по предъявленным документам.
Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС, но в данном случае приобретения материальных ценностей (работ, услуг) производится у предприятий розничной торговли, поэтому НДС у покупателя к зачёту не принимается и расчётным путём не выделяется (пункт 19 инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» [12]).
Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.[24]
Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма и т.д.
В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии со статьями 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц».[19]
Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражаем на счёте 31 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов – Дебет 26 Кредит 31 – в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.
В соответствии с письмом ГНС РФ от 27.10.98 № ШС-6-02/768 для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно п. 19 «в» Инструкции Госналогслужбы России от 11.10.95 № 39 « О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость».
Таким образом, аудитору необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и начислить взносы в Пенсионный фонд.1
Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей, приобретение ГСМ за наличный расчёт) представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.
1.2. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.
Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.
Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.
Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления.
В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства РФ от 26.02.92г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» [25] Министерству финансов РФ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен.
В настоящее время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки, следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» [26] и Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей» [27].
Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции России от 3 июня 1993г. № 08-09/307 [28] не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.
Рассмотрим сначала учет расходов по командировкам внутри страны.
1.2.1. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны.
При проверке командировочных расходов аудитор прежде всего должен обратить внимание на следующее:
· имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку и указывается ли цель командировки;
· правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
· имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
· правильность и своевременность составления авансовых отчётов по командировкам;
· наличие оправдательных документов;
· полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчётной суммы;
· правильно ли исчислен НДС с суммы командировочных расходов в той их части, где применяется расчётная ставка;
· правильность исчисления и удержания подоходного налога с работников с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих в штате предприятия;
· правильность исчисления взносов во внебюджетные фонды со стоимости сверхнормативных суточных и других выплат, начисленных в пользу работника.
Аудитор должен выяснить, кому выданы авансы на командировку. Такие авансы, как правило, должны выдаваться лицам, работающим на данном предприятии. Из практики проверок известны случаи выдачи таких авансов работникам вышестоящих организаций. Аудитор должен отметить эти факты и одновременно посмотреть, не получил ли данный работник аванс на командировку и в своём учреждении.
Кроме того, аудитору следует учитывать: если целью командировки была доставка материальных ценностей и в течение командировки они были доставлены на служебном транспорте предприятия, то расходы по перевозке (командировочные, бензин и др.) нельзя ставить в удорожание стоимости доставленных ТМЦ, как зачастую это делают на предприятиях. Согласно Инструкции по применению плана счетов материалы учитываются по фактической себестоимости, которая определяется, в частности, исходя из затрат на транспортировку, осуществляемую силами сторонних организаций. Вышеописанные расходы следует отражать по дебету счетов учёта затрат.
Однако обо всём по порядку – сначала рассмотрим вопрос о том, что представляет собой служебная командировка.
1.2.1.1. Понятие служебной командировки и другие виды служебных поездок.
Служебной командировкой в соответствии с пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» [27] признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Из этого определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях на основании главы III «Трудовой договор (контракт)» КЗоТ РФ, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом (статья 15 КЗоТ РФ [29]).
Если работник принят на работу по трудовому соглашению и в трудовом соглашении определено, что он имеет свободный график работы и не содержится определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то такой договор можно признать трудовым договором в соответствии со статьёй 15 КЗоТ РФ. Свободный график работы, в данном случае, является одним из возможных вариантов внутреннего трудового распорядка. Следовательно, такой работник может быть направлен в служебную командировку.
Если же работник будет принят для выполнения конкретного объема работ (например, составление отчетности за определенный период, восстановление бухгалтерского учета и т.п.), то такой договор будет являться договором гражданско-правового характера (договор подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторский договор и др.).
В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. ( Основание- письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)
В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.
Существует особый порядок направления работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.
Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Срок командировки работников в министерства и другие государственные органы исполнительной власти не должен превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.
1.2.1.2. Порядок направления работника в командировку, документальное оформление командировки.
Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (см. приложение № 6).
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции [26] фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.
По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом (приложение № 7), в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете (приложение № 8).
Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций [3]. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.
Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме (см. приложение № 9).
Руководитель министерства, ведомства, предприятия приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.
Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.
В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 КЗОТ РФ.
Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
1.2.1.3. Возмещение расходов по командировке.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.
Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой ему стоимости места за сутки.
Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.
В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Министерство финансов РФ в письме от 12 мая 1992 года № 30 [32] сообщает, что Министерство путей сообщения своим указанием от 18 февраля 1992 года предоставило начальникам железных дорог право устанавливать плату за предоставление пассажирам постельных принадлежностей в поездах.
Начальникам железных дорог предложено разработать и обеспечить порядок выдачи пассажиру по его требованию документа, подтверждающего сумму взысканной платы за пользование постельными принадлежностями, а также обеспечить информацию пассажирам об установленной на железной дороге стоимости пользования постельными принадлежностями через поездное радио и объявления, вывешиваемые в поездах.
На основании вышеизложенного затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным письмом МФ РФ от 27.05.96 № 48, действующим с 01.07.96, в следующих размерах:
· оплата суточных – 22 руб. за каждый день нахождения в командировке;
· оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 4, 5 руб. в сутки.
При этом исходным документом, установившим новые нормы возмещения командировочных расходов при командировках в населенные пункты РФ и бывшие республики СССР, использующие рубль в качестве валюты, для работников министерств, ведомств и государственных предприятий является постановлением правительства РФ от 26.02.92г. № 122 [25]. Позднее нормы были распространены на все предприятия, организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.
Если командировка протекала в двух периодах с разными размерами норм размещения суточных и расходов по найму жилого помещения, то начисление сумм возмещения командировочных расходов, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг), производится раздельно для каждого периода: количество дней первого периода, умноженное на ставку первого периода, плюс количество дней второго периода, умноженное на ставку второго периода. [33, стр.8]
Руководители предприятий и организаций могут разрешать, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством:
· в бюджетных учреждениях – за счет экономии по сметам на их содержание;
· в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;
· в других организациях и на предприятиях – за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.
Так, например, Центральный банк РФ письмом «Об оплате командировочных расходов» [34] предоставил руководителям учреждений и организаций Центрального банка РФ право разрешать, в порядке исключения, производить оплату суточных в размере до 33 рублей работникам, командируемым в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, а также Хабаровский, Приморский края и Амурскую область.
Многие предприятия и организации считают недостаточными установленные государственные нормативы возмещения командировочных расходов и оплачивают их в повышенном размере, располагая для этого источниками, сформированными из прибыли, остающейся в распоряжении предприятий после налогообложения. На этих предприятиях в дополнение к государственным разрабатываются внутренние нормативы оплаты суточных и «квартирных» по командировкам. Разработка внутренних нормативов при оплате предприятием командировочных в повышенном размере является необходимой, так как такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при принятии к рассмотрению авансовых отчетов. Решение об установлении таких нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем предприятия и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.) имеющим законную силу для бухгалтерии. [33, стр.6]. Например:
ВЫПИСКА
из протокола № 25 собрания учредителей ОАО «Стимул» от 30.12.97.
1. Установить на первый квартал 1998г. следующие нормативы возмещения расходов по командировкам в пределах Российской Федерации:
1.1. Для генерального и исполнительного директора:
- суточные – 66 руб.
- расходы по найму жилого помещения – 200 руб. (при наличии подтверждающих документов), 30 руб. – без подтверждающих документов;
1.2. Для заместителей генерального директора и главного бухгалтера:
- суточные – 55 руб.
- расходы по найму жилого помещения – 180 руб. (при наличии подтверждающих документов), 20 руб. – без подтверждающих документов;
1.3. Для остальных работников предприятия:
- суточные – 44 руб.
- расходы по найму жилого помещения – 160 руб. (при наличии подтверждающих документов), 10 руб. – без подтверждающих документов.
Аудитору следует проверить: были ли случаи, когда предприятие выплачивало сотруднику командировочные расходы ниже установленных норм (или вообще не выплачивало). Так как в соответствии со ст.116 КЗоТ РФ [29] работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, расходы по проезду к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения, за командированным работником сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должности) и средний заработок.
Поскольку данная статья КЗоТ РФ четко закрепляет за работником право на возмещение командировочных расходов и получение соответствующих компенсаций, администрация организации обязана обеспечить выполнение правовых предписаний действующего законодательства.
Таким образом, возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком следует рассматривать как нарушение законодательства о труде.
В соответствии со статьей 249 КЗоТ РФ [29] должностные лица, виновные в нарушении законодательства о труде несут ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную) в порядке установленном законодательством.
Статьей 41 Кодекса РСФСР об административных правонарушениях [35] установлено, что нарушение должностным лицом предприятия, учреждения, организации независимо от форм собственности законодательства РФ о труде влечет наложение штрафа в размере до 100 минимальных размеров оплаты труда.
Государственный надзор и контроль за соблюдением законодательства о труде на предприятиях, в организациях независимо от форм собственности и подчиненности осуществляет государственная инспекция труда субъектов РФ. Привлечение к административной ответственности по ст.41 Кодекса об административных правонарушениях [35] осуществляется за нарушение конкретных норм законодательства о труде, выявляемые в процессе контроля и надзора за соблюдением трудового законодательства. Субъектом правонарушения является должностное лицо.
Аудитору необходимо проверить: были ли случаи оплаты суточных по однодневным командировкам. Согласно пункту 15 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР [26] при командировке в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, установленных законодательством.
При этом вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем предприятия, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В связи с этим возникает вопрос о том, за счет каких источников (себестоимости или чистой прибыли) возмещаются суточные, если руководителем организации издан приказ о невозможности возращения ежедневно из командировки в связи с условиями транспортного сообщения и характера выполняемого задания.
Если у работника ненормируемый рабочий день и в связи с характером выполняемой работы работник не имеет возможности возвращаться домой каждые сутки, то на основании приказа руководителя можно выплачивать данному работнику суточные, сумма которых относится на себестоимость. Этот вывод можно сделать, исходя из следующей ситуации.
Суточные не выплачиваются в том случае, если работник может вернуться, но не желает. Однако возможность возврата устанавливается приказом руководителя на основании производственной необходимости. В инструкции нет уточнений о том, куда относить суточные (на себестоимость или прибыль) в случае, если руководитель устанавливает необходимость их выплаты (по производственной необходимости), следовательно, и в этом случае суточные относятся на себестоимость в общем порядке. (Подробнее о списании командировочных расходов будет рассмотрено в подразделе 1.2.1.4).
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогообложением доходов работника.
Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.
Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался (Управления пассажирского отделения железной дороги, Агентства Аэрофлота и пр.), справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя предприятия с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель выносит резолюцию, в соответствии с которой бухгалтер действует при возмещении работнику командировочных расходов. Если резолюция руководителя положительная, то бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. В этом случае подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.
В нормативно-правовых актах о порядке компенсаций командировочных расходов установлено, что на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия могут относить те расходы, которые предусмотрены законодательством. В перечне этих расходов нет сумм, уплаченных за страхование по отдельной квитанции при покупке билетов на проезд в командировку. В практической работе возникают вопросы: следует ли включать данные выплаты в совокупный доход работника и являются ли такие расходы базой для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды? За счет каких источников финансируются такие расходы?
Согласно Указу Президента РФ от 07.07.92 № 750 «Об обязательном личном страховании пассажиров», в стоимость проезда включается стоимость страховки от несчастных случаев пассажиров воздушного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта на время поездки (полета). По отдельной квитанции пассажир приобретает добровольную страховку. Согласно пункту 8 «д» Инструкции ГНС РФ № 35, при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы.
Согласно Положению о составе затрат в издержки производства включаются платежи (страховые взносы) по добровольному страхованию средств транспорта (водного, воздушного, наземного), имущества, гражданской ответственности организаций – источников повышенной опасности, гражданской ответственности перевозчиков, профессиональной ответственности, по добровольному страхованию от несчастных случаев и болезней, а также медицинскому страхованию. При этом установлено, что суммарный размер отчислений на указанные цели, включаемый в себестоимость продукции (работ, услуг), не может превышать 1% объема реализуемой продукции (работ, услуг).
Следовательно, суммы, уплаченные за страхование по отдельной квитанции при покупке билетов на проезд в командировку, не включаются в совокупный доход работника и относятся на себестоимость продукции в указанных размерах.
Если учесть, что выплаченные суммы относятся к дополнительным расходам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей, то, согласно п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ПФ РФ, утвержденному постановлением Правительства РФ от 07.05.97. № 546, страховые взносы на них не начисляются. Также не начисляются взносы и в другие внебюджетные фонды.
Когда характер командировки предусматривает необходимость каких-либо производственных расходов (например, телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем предприятия до направления работника в командировку издается соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов. При этом данные затраты при наличии такого распоряжения и оправдательных первичных документов (счетов, квитанций) могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия. (Подробнее о порядке списания на себестоимость расходов по телефонным переговорам будет рассмотрено в подразделе 1.2.1.4).
Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?
Можно ли отнести эту разницу на убытки как штрафы за нарушение условий хозяйственных договоров, если билет был приобретен по безналичному расчету за счет средств предприятия по договору с транспортным агентством?
При отмене командировки суммы, полученные под отчет на командировочные расходы, подлежат возврату в кассу предприятия в полном объеме.
В соответствии со статьей 108 Воздушного кодекса РФ от 19 марта 1997 г. № 60-ФЗ при отказе пассажира от полета позднее, чем за 24 часа до отправления, пассажир имеет право получить обратно уплаченную сумму с удержанием сбора, размер которого не может превышать 25% суммы, уплаченной за воздушную перевозку.
Поскольку договор перевозки заключается между авиакомпанией и физическим лицом (пассажиром, чья фамилия указана в авиабилете), все права и обязанности по этому договору возникают непосредственно у пассажира. Таким образом, удержание сбора представляет собой штрафную санкцию, налагаемую на физическое лицо (пассажира), независимо от причин отказа от полета.
Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций , предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый подоходным налогом, так как такого рода выплаты не указаны в перечне льготируемых в подпункте «д» пункта 8 Инструкции ГНС № 35.
При рассмотрении второй части данного вопроса следует учитывать, что наряду с договором между предприятием и транспортным агентством на приобретение авиабилетов существует еще и договор перевозки между физическим лицом (пассажиром) и авиа перевозчиком, который удостоверяется выдачей авиабилета. Поэтому обязанность по уплате штрафных санкций в любом случае возлагается на пассажира.
Если денежные средства за сданный билет возвращаются на расчетный счет предприятия по безналичному расчету, возникающая разница должна быть удержана либо из начисленной заработной платы работника, либо внесена в кассу предприятия. Неудержание суммы штрафа приравнивается к выдаче компенсации и должно быть оформлено в указанном выше порядке.
Оплата командировочных расходов при выполнении монтажных, наладочных, строительных работ, а также при направлении на курсы повышения квалификации и связанных с подвижным характером работы регламентируется по нормам, установленным Постановлением Минтруда РФ № 51 от 29.06.94 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории РФ». Порядок возмещения командировочных расходов предусматривает в этих случаях применение выплат, надбавок к заработной плате взамен суточных, определяемых в процентах к месячной тарифной ставке без учета коэффициентов и доплат. Как правило, указанным работникам жилое помещение предоставляется бесплатно, но в случае невозможности предоставления жилого помещения расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более установленной нормы расходов по найму жилого помещения при командировках на территории РФ.
Рабочим, руководителям и специалистам, командированным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, в случаях, когда эти работы продолжаются свыше двух месяцев, выплачивается за все время нахождения в месте командировки надбавка к заработной плате взамен суточных в размере 50% тарифной ставки (должностного оклада), но не выше размера установленной нормы суточных при командировках на территории РФ. При командировании на срок до двух месяцев этим работникам выплачиваются суточные по нормам, установленным законодательством.
Если работник был командирован для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ на срок более двух месяцев, но по распоряжению администрации вернулся к постоянному месту работы ранее двух месяцев, ему за время нахождения в месте командировки производится выплата надбавки к заработной плате в установленных размерах.
Если после окончания срока командировки администрация сочтет необходимым оставить работника с его согласия в месте выполнения монтажных, наладочных и строительных работ с оформлением в установленном порядке перевода на постоянную работу, ему выплачивается компенсация и предоставляются льготы в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Выплата взамен суточных надбавки к заработной плате в процентном размере от тарифной ставки (должностного оклада) на монтажных, наладочных и строительных работах не производится:
· работникам, принятым в месте производства монтажных, наладочных и строительных работ;
· работникам, направленным на монтажные, наладочные и строительные работы в порядке перевода в другую местность, на условиях, предусмотренным действующим законодательством;
· работникам во время нахождения в отпуске, а также за дни невыхода на работу по неуважительным причинам;
· работникам за время исполнения ими государственных или общественных обязанностей вне места производства монтажных, наладочных и строительных работ;
· работникам, командируемым для осуществления контроля за выполнением монтажных, наладочных и строительных работ.
Выплата взамен суточных надбавки к заработной плате в процентном размере от тарифной ставки (должностного оклада) производится за каждый календарный день нахождения работника на монтажных, наладочных и строительных работах.
При исчислении указанной надбавки за неполный месяц в начале определяется сумма надбавки за полный месяц. Затем эта сумма делится на количество календарных дней в данном месяце и умножается на число дней пребывания работника на монтажных, наладочных и строительных работах в данном месяце.
Женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, надбавка к заработной плате в процентном размере от тарифной ставки (должностного оклада) не выплачивается.
В соответствии с пунктом 23 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР [26] порядок и условия командирования военнослужащих устанавливаются Министерством обороны и Министерством внутренних дел.
Постановлением Правительства от 14 февраля 1994 года № 112 [36] было установлено: сохранять за лицами, участвующими в мероприятиях по обеспечению исполнения гражданами воинской обязанности (членами призывной комиссии, врачами-специалистами, средним медицинским персоналом и техническими работниками), за время участия в указанных мероприятиях средний заработок по месту работы, а если их участие в этих мероприятиях связано с выездом с постоянного места жительства, возмещать командировочные расходы по нормам, действующим в РФ.
Министерству обороны Российской Федерации в месячный срок после выставления счетов предприятиями, учреждениями и организациями должно компенсировать им выплаченные суммы на указанные мероприятия через военные комиссариаты.
Согласно Указу Президента РФ от 24 ноября 1995 года № 1177 [37] федеральным государственным служащим при направлении их в служебные командировки обеспечиваются:
а) выплаты суточных в порядке и размерах, установленных законодательством Российской Федерации при командировании в пределах РФ;
б) приобретение проездного документа на все виды транспорта при следовании к месту командирования и обратно к месту постоянной федеральной государственной службы по следующим нормам:
федеральным государственным служащим, замещающим высшую или главную государственную должность федеральной государственной службы:
· воздушным транспортом - по билету I класса;
· морским транспортом - в каютах I-IV групп судов регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
· речным транспортом - в каюте I категории пассажирских водоизмещающих и скоростных судов всех линий сообщения;
· железнодорожным транспортом - в вагоне с 2-местными купе категории "СВ" скорых фирменных поездов;
федеральным государственным служащим, замещающим ведущую, старшую или младшую государственную должность федеральной государственной службы:
· воздушным транспортом - по билету делового класса (бизнес-класса);
· морским транспортом - в каюте V группы судов регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
· речным транспортом - в каюте II категории пассажирских водоизмещающих судов и скоростных судов всех линий сообщения;
· железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорых фирменных поездов;
всем федеральным государственным служащим:
· морским транспортом - на всех видах судов транспортных скоростных линий и в каюте I категории судов паромных переправ;
· автомобильным транспортом (кроме такси) - по существующей в данной местности стоимости проезда;
в) бронирование и наем номера в гостинице по следующим нормам:
федеральным государственным служащим, замещающим высшую или главную государственную должность федеральной государственной службы, - по фактическим расходам, но не более стоимости двухкомнатного номера;
федеральным государственным служащим, замещающим ведущую, старшую или младшую государственную должность федеральной государственной службы, - по фактическим расходам, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
В случае если в населенном пункте отсутствует гостиница, федеральному государственному служащему обеспечивается предоставление иного отдельного жилого помещения либо аналогичного жилого помещения в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно;
г) предоставление рабочего места, пользование необходимыми материалами и оборудованием, а также всеми видами средств связи и транспортными средствами организаций, в которые федеральный государственный служащий направлен для выполнения должностных обязанностей и осуществления полномочий.
Федеральному государственному служащему по решению руководителя федерального органа государственной власти или его аппарата, иного государственного органа, образованного в соответствии с Конституцией РФ, возмещаются расходы по проезду к месту командирования и обратно к месту постоянной федеральной государственной службы (включая страховой сбор по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и расходов за пользование постельными принадлежностями, а также при продолжительности командировки свыше 30 суток - оплату багажа), по бронированию и найму жилого помещения на основании документов, предъявляемых им по месту своей постоянной службы.
Федеральным государственным служащим, замещающим высшую или главную государственную должность федеральной государственной службы, кроме того оплачиваются услуги залов официальных делегаций вокзалов и аэропортов.
Расходы, связанные с предоставлением федеральному государственному служащему при выполнении им должностных обязанностей и осуществлении полномочий в месте командировки рабочего места, обеспечением необходимыми материалами и оборудованием, пользованием средствами связи и транспортными средствами, возмещаются по решению руководителя федерального органа государственной власти или его аппарата, иного государственного органа, образуемого в соответствии с Конституцией РФ, направившего федерального государственного служащего в командировку, либо организацией, в которую командирован федеральный государственный служащий, по договоренности с соответствующим государственным органом или его аппаратом.
Руководители федеральных органов государственной власти или их аппаратов, иных государственных органов, образуемых в соответствии с Конституцией РФ, могут разрешать в отдельных случаях возмещать федеральным государственным служащим, замещающим ведущую, старшую или младшую государственную должность федеральной государственной службы, расходы, произведенные ими в служебной командировке, сверх норм, установленных настоящим Указом, но не выше, чем это предусмотрено для федеральных государственных служащих, замещающих высшую или главную государственную должность федеральной государственной службы.
Возмещение расходов на служебные командировки в пределах РФ федеральным государственным служащим производится за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание федеральных органов государственной власти или их аппаратов, иных государственных органов, образуемых в соответствии с Конституцией РФ.
Органам государственной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления рекомендуется применять нормы расходов на служебные командировки, установленные настоящим Указом, при служебных командировках государственных служащих органов государственной власти субъектов РФ и служащих органов местного самоуправления.
1.2.1.4. Порядок списания командировочных расходов. Документальное оформление командировочных расходов.
Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый отчет (приложение № 10).
В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:
· командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
· счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
· проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
· документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)
По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться, в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность. [38, стр.30]
Указать цель командировки важно, так как в соответствии с п.2 «и» Положения «О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость…», утвержденного постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552 [39], в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.
В некоторых случаях отнесение командировочных расходов на затраты определено целью командировки.
Расходы по участию в технической конференции могут быть отнесены на себестоимость продукции, если результат такого участия связан с совершенствованием производственного процесса. Обоснование правомерности расходов находится в компетенции предприятия.
Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся на себестоимость в пределах установленных норм, поэтому командировочные расходы могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.
Возмещение командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их на себестоимость зависит от разновидности обучения. В целом необходимо различать обучение, предполагающее получение знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в рамках заключения договора с высшим учебным заведением о подготовке специалиста (при условии, что данное учебное заведение имеет лицензию на образовательную деятельность, расходы по обучению рассматриваются как расходы на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с включением по норме затрат на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные расходы по такому обучению относятся на затраты.
Если обучение предусматривает получение аттестата на право занятия определенным видом деятельности (например, по программе Минфина России на получение аттестата профессионального бухгалтера или квалификационного свидетельства аудитора), то расходы по такому обучению относятся на счёт 88 «Нераспределённая прибыль» с удержанием подоходного налога, а также с отнесением командировочных расходов за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.
Если предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, не соответствующих профилю работы (например, курсы английского языка), то эти затраты относятся на счет 88 (соответственно и командировочные расходы). Практически такие расходы никогда не признаются налоговыми органами как производственные.
Сумма возмещения командировочных расходов, связанных с направлением работников на участие в бизнес – семинарах, семинарах по бухгалтерскому учету включается в себестоимость продукции только в том случае, если семинар организуется по проблемным вопросам и по своему содержанию является консультационным. В этом случае такие расходы можно рассматривать как консультационные услуги сторонней организации и соответственно производить списание расходов по семинару и командировочным расходам на себестоимость продукции (работ, услуг).
Вопрос об отнесении затрат, связанных с участием в консультационных семинарах в Москве, рассматривается в письме ГНС по г. Москве от 29.08.94. №11-13/ 11112. Следует обратить внимание, что данное нормативное письмо регулирует налоговое отношение только в Москве, в то время как для остальных регионов РФ такой конкретной правовой нормы ГНС РФ не установлено. В связи с этим не исключена вероятность отнесения как расходов по консультационным семинарам, так и командировочных расходов за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия [39, стр. 18].
Что делать в случае, если сотрудник не возмещает остаток по командировочным расходам в кассу предприятия и не представляет авансовый отчет об использованных подотчетных суммах?
Согласно ст.124 КЗоТ РФ [29] удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности предприятию, где они работают, могут производиться по распоряжению администрации для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выделенного в служебную командировку, если работник не оспаривает основания и размера удержания. При этом администрация вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного на возвращение аванса. Но надо помнить, что ст. 125 КЗоТ установлено, что общий размер всех удержаний не может превышать 20 % (а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50%) причитающихся к выплате работнику сумм, и производятся они (удержания) последовательно до полного погашения задолженности [38,стр.30].
Как уже говорилось, затраты по командировке, связанной с производственной деятельностью, подлежат отнесению на себестоимость продукции в соответствии с подпунктом «и» п.2 Положения о составе затрат.
Тем не менее, у бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
Автор статьи «Расчеты по командировкам: анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций» [40] предполагает выход из сложившейся ситуации.
В соответствии с п.8 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР” и п.59 постановления Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 года № 365 “Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей” на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы.
Следовательно, в рабочее время командированный работник может пользоваться служебным телефоном предприятия.
При рассмотрении вопроса о включении в себестоимость платы за телефонные переговоры, указанной в документах телефонной связи (полученных по домашним телефонам и телефонам с переговорных пунктов и из гостиничных номеров), письмом Госналогинспекции по г. Москве от 5 мая 1995 года № 11-13/6892 рекомендовано сравнить номера телефонов по документам телефонной станции с номерами, указанными в заключенных между предприятиями договорах, или других документах, подтверждающих наличие у этих организаций данных номеров. В случае неподтверждения принадлежности этих номеров предприятию, данные расходы в себестоимость (в целях налогообложения) не включаются.
Иными словами, по мнению Госналогинспекции по г. Москве, если в документах об оплате телефонных переговоров, представленных командировочным сотрудником, указан номер телефона вызываемого абонента, соответствующий номеру служебного телефона предприятия, то такие затраты могут быть включены в себестоимость.
Однако данная позиция не бесспорна. Действительно, в соответствии с п.п. «и» п.2 Положения о составе затрат оплата услуг связи относится на себестоимость. При этом, по нашему мнению, следует различать услуги связи, оказанные предприятию по договору с предприятием связи, и услуги, оказанные командированному сотруднику как физическому лицу, так как при оплате телефонных переговоров из гостиничного номера или с переговорного пункта командированный сотрудник заключает договор не от имени предприятия, а от своего имени (заключение договора в данном случае оформляется выдачей физическому лицу квитанции).
Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления подоходного налога и отчислений во внебюджетные фонды.
Учитывая недостаточность российской законодательной базы по этому вопросу, можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.
После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.
Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета. Аудитору следует проверить: совпадают ли эти данные авансового отчёта (суммы, корреспонденции) с данными журнала-ордера.
Как известно, с первого января 1995 года не производится деление командировочных расходов в пределах и сверх норм при отнесении на себестоимость. Все расходы, связанные с командировкой, отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (для малых предприятий, не использующих калькуляционные счета, на счете 20).
Вместе с тем, поскольку корректировка налогооблагаемой базы прибыли необходима, на большинстве предприятий вводятся отдельно субсчета к затратным счетам для выделения сверхнормативной величины расходов с целью последующего включения её в расчет налога на прибыль, облагаемая величина которой определяется внесистемно [39, стр.18].
Следует отметить, что согласно Указу Президента России от 08.05.96. № 685 [41] в редакции Указа от 24 июля 1997г. № 776 с 1998 года плательщики налога на прибыль предприятий и организаций относят на себестоимость в полном объеме все расходы, связанные с извлечением дохода, а также в полном объеме все внереализационные расходы, за исключением некоторых видов, например, командировочных расходов (вместе с представительскими) в части, не превышающей 10 % прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов, но до исчисления суммы командировочных расходов. При этом суммы расходов, связанных командировочными расходами, в части, превышающей соответствующие пределы, относятся налогоплательщиками на себестоимость в последующих отчетных периодах на указанных условиях (по определённым причинам этот Указ не действует).
С 1998 года командировочные и представительские расходы подлежат отнесению на себестоимость продукции (работ, услуг) в сумме, не превышающей 10 % прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов, но до исчисления суммы представительских и командировочных расходов.
Таким образом, нормированию подлежат не отдельные элементы командировочных расходов, а их общая сумма по предприятию за отчетный период. Связь между нормой командировочных расходов и прибылью предприятия практически исключает возможность командировок для убыточных предприятий и резко сокращает командировочные ресурсы предприятий, сводящих баланс с близкой к нулю прибылью.
Если предприятие при определенных командировочных расходах, полностью относимых на себестоимость, имело нулевую прибыль, то с введением нового порядка относимые на себестоимость продукции командировочные расходы сокращаются для него в 10 раз.
Не доставит особой радости данный порядок бухгалтериям предприятий, которым придется сначала оценивать прибыль без учета представительских и командировочных расходов, затем рассчитывать все подлежащие уплате с данной прибыли налоги, исходя из этого определять предельную сумму относимых на себестоимость командировочных и представительских расходов, после чего вновь рассчитывать прибыль и налоги уже с учетом данных расходов.
Кроме того, из формулировки п.3 Указа следует, что норма отнесения на себестоимость командировочных и представительских расходов должна определяться исходя из прибыли, исчисленной без учета этих расходов, но с учетом расходов на обучение, и наоборот, норма расходов на обучение определяется без учета отнесения их на себестоимость, но с учетом относимых на себестоимость командировочных и представительских расходов.
Бухгалтерия оказывается в замкнутом круге, поскольку, не определив одну из этих норм, не имеет возможности точно исчислить другую. Если же учесть, что аналогичным образом исчисляются и допустимые размеры отнесения на себестоимость благотворительных взносов и расходов, связанных с выплатой процентов по займам (кредитам), то без применения сложных математических методов задача становится практически невыполнимой. Ясность по данному вопросу может быть внесена только соответствующими нормативными документами, определяющими конкретный порядок расчетов.
Но наряду с отрицательными моментами следует отметить, что с другой стороны, по мере увеличения прибыли отчетного года предприятия вправе дополнительно списывать на издержки производства командировочные расходы, не списанные в предыдущем отчетном периоде текущего года по причине превышения исчисленной за этот период нормы, что специально оговорено в Указе № 685.
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:
Дебет 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).
1.2.1.5. Учет НДС с командировочных расходов.
Согласно п.19 Инструкции ГНС РФ «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» от 11.10.95. № 39 (с учетом изменений и дополнений) [12] суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации (предприятия).
В соответствии с вышеуказанным пунктом Инструкции суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке (16,67 %) от суммы затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.
Однако при этом не следует забывать о том, что сумма НДС может быть выделена расчетным путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством.
Так, например, необходимо помнить, что в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме такси, проезд в котором возмещению не подлежит), а также в морском, речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены.
При расчете сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 12 Инструкции ГНС РФ № 39 от налога освобождается плата за проживание в общежитиях.
Также не подлежат возмещению из бюджета суммы НДС при осуществлении затрат командированным сотрудником по приобретению материальных ценностей (работ, услуг) у организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров.
Что касается дополнительных производственных расходов, разрешенных к возмещению руководителем предприятия, то НДС по ним выделяется из общей суммы затрат в зависимости от направленности таких расходов и только в том случае, когда в первичных документах выделена сумма НДС (в приходных кассовых ордерах, накладных, счетах-фактурах).
Все вышесказанное относится к командировкам, связанным с производственной деятельностью организации. В случае же командирования сотрудника с целью, не связанной с производством, все командировочные расходы должны быть отнесены за счет соответствующего источника, которыми могут быть чистая прибыль или образованные за счет нее фонды. При этом подлежащие выделению суммы НДС также относятся на чистую прибыль.
Забегая вперед, следует отметить, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 14 Инструкции № 39 [12] услуги по перевозке пассажиров и багажа за пределы территорий государств- участников СНГ, в том числе и по территории Российской Федерации, при оформлении перевозок едиными международными перевозочными документами, а также услуги (работы) по перевозке пассажиров и багажа воздушными судами между Россией и государствами-участниками СНГ в связи с заключением Российской Федерацией межправительственных соглашений о воздушном сообщении с государствами –участниками СНГ считаются экспортируемыми и, соответственно, не подлежат обложению НДС.
В то же время данная льгота не распространяется на перевозки железнодорожным и автомобильным транспортом между Россией и государствами-участниками СНГ, следовательно, из стоимости таких билетов сумма НДС не может быть выделена расчетным путем.
(О командировках за пределы России будет рассмотрено в подразделе 1.2.2.)
1.2.1.6. Налогообложение командировочных расходов.
Для целей налогообложения затраты на командировки регулируют налоговые отношения, возникающие между работников предприятия и государством, а также налоговые отношения, возникающие между предприятием и государством. Первые определяются по отношению к подоходному налогу, вторые связаны с расчетом НДС, налогом на прибыль и внебюджетными фондами [39, стр.19]. (о налоге на добавленную стоимость было рассмотрено в подразделе 1.2.1.5., а о налоге на прибыль частично рассказано в подразделе 1.2.1.4. ).
Расчет подоходного налога с командировочных расходов предусматривается в следующих случаях:
· во-первых, если предприятием оплачены работнику сверхнормативные расходы суточных, документально подтвержденные расходы, которые не подлежат возмещению в общеустановленном порядке (такси, ресторанные счета и т.д.) не подтвержденные сверхнормативные расходы по найму жилья.
Согласно Инструкции ГНС РФ от 29.06.95. № 35 (с учетом изменений и дополнений № 8 от 31.03.99.) [18] пункт 8, подпункт «д» - «При оплате работником расходов на краткосрочные командировки внутри страны, так и за её пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (за исключением проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения,, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту. В случае оплаты расходов по найму жилого помещения при направлении в командировки внутри страны по установленным законодательствам нормам для оплаты жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплачиваемые суммы налогообложению не подлежат».
Стоимость жилого помещения, подтвержденная соответствующими документами (как в пределах норм, так и сверх норм), не рассматривается в качестве дохода, подлежащего обложению подоходным налогом.
В случае принятия руководителем организации решения о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплаченные суммы, превышающие установленные нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника [44, стр.43].
Суммы, выделенные командированным работникам на питание и включенные в счет за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат, а в случае оплаты включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога согласно письму ГНС РФ от 14.06.96. № ВГ-8-08-442 [45].
· во-вторых, согласно п.4 разъяснения ГНС РФ от 23 апреля 1994 года № ЮБ-6-08/9 в том случае, когда в командировку (как внутри страны, так и за её пределы) направляется физическое лицо, выполняющее работы по договору гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) относятся на себестоимость продукции (работ, услуг). Однако сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договорами гражданско-правового характера, следовательно, все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.
В отдельных случаях на практике возникают сложности по разграничению трудовых и гражданско-правовых договоров. Однако необходимо помнить, что предметом гражданско-правового договора является лишь определенный результат труда, выполнение индивидуального конкретного трудового задания, осуществляемого без подчинения исполнителя работы внутреннему трудовому распорядку предприятия. Следовательно, поездка гражданина, осуществляющего деятельность согласно гражданско-правовому договору, с целью выполнения работы вне места его проживания не может рассматриваться в качестве служебной командировки.
Если условиями договора гражданско-правового характера предусмотрено возмещение заказчиком расходов, связанных с выполнением исполнителем работ вне места его проживания, то в соответствии с подпунктом «д» пункта 6 статьи 3 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» такие суммы фактически произведенных и документально подтвержденных расходов исключаются для целей налогообложения из совокупного дохода исполнителя при подаче им декларации в налоговую инспекцию по итогам года.
В остальных случаях суммы, направленные заказчиком на возмещение расходов исполнителю в связи с выполнением работ вне места его проживания, подлежат налогообложению в общеустановленном порядке [45,стр. 44]. Если предприятие направило работника в командировку для выполнения служебного поручения и оформило это в порядке, предусмотренном законодательством, а оплату поездки произвело другое предприятие, то в налогооблагаемый доход гражданина не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы. При отсутствии договора на выполнение работ между организацией, направившей гражданина в командировку, и организацией, с которой гражданин состоит в трудовых отношениях, стоимость поездки, оплаченной организацией, следует рассматривать как личный доход гражданина, подлежащий налогообложению на общих основаниях [30, стр. 7]. Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый подоходным налогом доход работника сумм, по которым работник не отчитался в течение установленного срока.
Если работник не представил авансовый отчет о расходовании сумм, выданных ему на командировочные расходы, или не возвратил в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм в установленный срок, бухгалтерия вправе из начисленной работнику заработной платы удержать данную задолженность в установленном действующим законодательством порядке.
Если на предприятии подотчетные суммы числятся за получившими их работниками длительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока отчета о командировочных расходах, рекомендуется получить письменные объяснения от соответствующих подотчетных лиц и рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный годовой доход каждого из этих подотчетных лиц или, если это возможно, удержать указанные суммы из заработной платы соответствующих подотчетных лиц.
По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается подоходным налогом на общих основаниях. При этом подоходный налог начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Подоходный налог".
Недопустимо производить списания задолженности подотчетных лиц без представления ими соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Подотчетные суммы, необоснованно списанные с лиц без удержания из заработной платы (доходов), на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих лиц того календарного года, в котором суммы были списаны.
Предприятия, не удержавшие с указанных сумм подоходный налог, привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном статьей 21 названного Закона.
Сверхнормативные и неподтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным ставкам.
Согласно п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы в Пенсионный фонд РФ, утвержденного 07.05.97. № 546 [48] страховые взносы не начисляются на «суммы, выплачиваемые в возмещение расходов, и иные компенсации работникам (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемых им в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность». Размеры страховых взносов, подлежащих уплате в Пенсионный фонд РФ, установлены Федеральным законом от 04.01.99 № 1-ФЗ «О тарифах страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и Фонды обязательного медицинского страхования на 1999 год» [47].
Согласно статье 1 указанного Закона организации-работодатели уплачивают страховые взносы в размере 28% от выплат, начисленных в пользу работника по всем основаниям независимо от источников финансирования, работающие граждане – в размере 1% от установленных выплат.
Таким образом, предприятие должно уплачивать взносы в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов (кроме сумм проживания сверх норм) в размере 28% от данных выплат, а также удерживать страховой взнос в Пенсионный фонд РФ в размере 1% от выплат, полученных работником. [39, стр.18]
Суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, подлежат обложению подоходным налогом по совокупности с оплатой труда, на них начисляются взносы в ПФР, ФОМС и ГФЗН.
1.2.2. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам за пределы Российской Федерации.
Расходы, связанные с командировками за пределы РФ, встречаются на предприятиях Архангельской области редко и поэтому рассмотрим их не столь подробно, как были рассмотрены расходы по командировкам внутри страны.
1.2.2.1. Правовое регулирование командировок за границу.
Оформление командировок за границу регулируется постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Правила об условиях труда советских работников за границей» [27] с учетом постановления правительства РФ от 01 декабря 1993 года № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» [48], а также инструктивным письмом ЦБ РФ № 107 от 2 сентября 1994 года «Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ»[49].
Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.
В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока, выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Когда работник организации направляется в командировку в страну, входящую в состав СНГ, оформление ее осуществляется по аналогии с командировкой на территории России – то есть выписывается командировочное удостоверение. Загранпаспорт в случае командировок в страны – члены СНГ не требуется.
Обязательное требование при оформлении загранкомандировки – это приказ руководителя предприятия с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания.
В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства – бывшие республики СССР, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта, по отметкам контрольно-пропускных пунктов которого определяется время пребывания работника в загранкомандировке.
Предприятия могут использовать еще два документа, определяющих цель командировки – это командировочное задание, оформляемое на момент поездки, и командировочный отчет, оформляемый после приезда работником. Эти документы специально не регламентированы, но многие аудиторы советуют их использовать для обоснования производственного характера поездки и иных моментов, связанных с включением в затраты, или применением льготы по налогообложению. Так, например, если предприятие доказывает льготу по экспортным работам и услугам в связи с тем, они были произведены в стране импортера, отчет о командировке может быть подтверждением этого, поэтому не следует пренебрегать оформлением таких документов.
1.2.2.2. Компенсации по заграничной командировке.
Едва ли не главной целью аудитора при проверке расходов по заграничным командировкам является проверка правильности возмещения затрат.
Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ (они были рассмотрены в разделе 1.2.1.3.), оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:
· по получению виз и загранпаспорта;
· по прописке загранпаспорта при необходимости;
· по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;
· оплата за провоз багажа.
Аудитору следует проверить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.
Также необходимо при проверке затребовать копию загранпаспорта, так как при загранкомандировках функции документа, удостоверяющего фактическое время пребывания работника в месте командирования, выполняет его заграничный паспорт. Поэтому при возвращении из загранкомандировки он должен приложить к авансовому отчёту его копию с отметками контрольно-пропускных пунктов, в которых указаны даты пересечения границы. Авиабилеты, приложенные к авансовому отчёту, не являются основанием для оплаты суточных и подтверждением факта пребывания за границей.
Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.
До 06.08.92 при краткосрочных командировках в государства – бывшие республики СССР действовали те же нормы возмещения, что и при командировках в пределах РФ. С 06.08.92 задним числом с опозданием почти на полгода Постановлением Правительства РФ от 22.02.93 № 148 [50] были введены новые нормы выплаты суточных при командировках в данные государства. Первоначально одинаковые для всех бывших республик СССР, кроме Прибалтики, а затем установленные с учётом реальной стоимости жизни в этих государствах нормы выплаты суточных приведены в таблице 1.6.
Таблица 1.3.
Изменение размера суточных в странах, входящих в состав Содружества Независимых Государств в 1990-х годах
| Государство командировки | Размер суточных | |||
| с 06.08.92, руб. | с 01.07.93, руб. | с 01.01.94, руб. | с 01.06.94, долл. США | |
| Азербайджан | 250*) | 1500 | 10**) | 12 |
| Армения | 250*) | 1500 | 10**) | 12 |
| Беларусь | 250 | 750 | 4000 | 10 |
| Грузия | 250*) | 1500 | 10**) | 12 |
| Казахстан | 250 | 850 | 5500 | 10 |
| Кыргызстан | 250 | 1000 | 4000 | 10 |
| Молдова | 250 | 850 | 5500 | 10 |
| Таджикистан | 250*) | 1000 | 10**) | 12 |
| Туркменистан | 250 | 750 | 2500 | 10 |
| Узбекистан | 250 | 750 | 2500 | 10 |
| Украина | 250 | 850 | 5500 | 10 |
Примечания:
*) До 30.06.93г. включительно суточные выплачивались с надбавкой 20%.
**) Долларов США.
При этом с 1997 года письмом Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 [51] опять установлены единые нормы суточных, выплачиваемые работникам, направляемым в краткосрочные командировки в бывшие республики СССР (кроме Латвии, Литвы и Эстонии) в размере 20 долларов США в день, для работников учреждений России – 14 долларов США.
Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платёжного средства) по соотношению рубля с национальной валютой, установленному в данном государстве.
При краткосрочных командировках в Латвию, Литву и Эстонию согласно письму Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 [51] суточные, начиная с 1997 года, выплачиваются из расчёта 25 долларов США в день, работникам учреждений России – 18 долларов США. До введения данного письма в действие расходы на выплату суточных составляли:
ÿ 10 долларов США с 06.08.92;
ÿ 17 долларов США с 01.12.93.
Действующие с 01.12.93 до 01.05.96 нормы суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках в прочие зарубежные государства утверждены Постановлением Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 [48]. Нормы, действовавшие до указанного срока, по состоянию на 1 апреля 1993 года приведены в приложении к письму Министерства финансов РФ от 26.04.93 № 52 [52].
С 01.05.96 при краткосрочных командировках в зарубежные государства действуют нормы, утверждённые письмом Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 в редакции письма Минфина РФ от 29.03.96 № 34 [53].
Размеры суточных тех стран, куда в краткосрочные командировки из Архангельской области наиболее часто направляются работники, приведён в таблице 1.7.
Таблица 1.4.
Размеры суточных в некоторых странах мира по данным на 01.01.98 и нормативные акты, регулирующие эти размеры
| Государство | Основание | Дата введения норм | Наименование валюты | Краткосрочные командировки | Работникам загранучреж-дений1 |
Германия | Постановление Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 | с 01.12.93 | немецкая марка | 112 | 78 |
| США | Постановление Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 | с 01.12.93 | доллар США | 58,00 | 41,00 |
Норвегия | Письмо МФ РФ от 29.03.96 № 34 | с 01.05.96 | норвежская крона | 296,00 | 207,00 |
| Финляндия | Письмо МФ РФ от 29.03.96 № 34 | с 01.05.96 | финская марка | 250,00 | 175,00 |
| Швеция | Письмо МФ РФ от 29.03.96 № 34 | с 01.05.96 | шведская крона | 396,00 | 277,00 |
Примечание:
1Работникам загранучреждений РФ и другим категориям работников при краткосрочных командировках в пределах государства, где находятся загранучреждения.
При оформлении загранкомандировок следует соблюдать следующие правила. Командировка должна быть оформлена приказом руководителя предприятия с указанием её цели, сроков и страны пребывания.
Суточные за время командировки выплачиваются:
· в рублях по нормам, действующим на территории РФ, при проезде по территории РФ;
· в иностранной валюте при проезде и во время пребывания на иностранной территории.
При этом день пересечения границы при следовании в командировку относится к оплачиваемым в иностранной валюте, при возвращении – в рублях.
Аудитор должен обратить внимание на следующие нюансы при выплате суточных:
· при обеспечении во время командировки бесплатным питанием суточные выплачиваются в размере 30% от установленных;
· в случае выезда в командировку и возвращения из неё в один и тот же день суточные выплачиваются в размере 50 % установленной суммы;
· когда принимающая сторона помимо питания обеспечивает работника средствами на личные нужды, то направляющая сторона суточные не выплачивает;
· при направлении за границу учащихся, обеспеченных за счёт принимающей стороны питанием, но не получающих средства на личные нужды, направляющая сторона суточные выплачивает в размере 15 %;
· при направлении работника в командировку в две и более страны суточные со дня выбытия из одной страны в другую выплачиваются в размере 100 % по нормам страны, в которую направляется работник.
Командировочные могут выдаваться в валюте одной из стран пребывания, например, если сотрудник направлен в командировку по маршруту Москва – США – Бразилия – Москва, то командировочные расходы могут возмещаться только в долларах США. [54, стр. 9]
Что касается размеров суточных, то отдельным категориям работников выплачиваются надбавки к ним (30% – 50%) согласно приложению № 2 к Постановлению Правительства РФ от 01.12.93 №1261 [50]. При этом, когда таким категориям суточные выплачиваются не полностью (например, в размере 30% - см. ранее), то эти проценты (30%) исчисляются от нормы с включением установленных надбавок.
Возмещение расходов по найму жилья при загранкомандировках возможно только при подтверждении их соответствующими документами. Исключение составляют работники автотранспортных предприятий – водители, осуществляющие международные перевозки (для них распоряжением Совета Министров СССР от 19.09.83 № 1764p [55] предусмотрены нормы выплат).
При возмещении расходов по найму жилого помещения следует помнить о предельных нормах, которые установлены письмами Министерства финансов РФ № 52 от 26.04.93, № 102 от 01.08.94 в части, не противоречащей письму Министерства финансов РФ № 14 от 13.02.97г. [57]. Эти нормы, как и суточные, дифференцированы по странам; они установлены исходя из стоимости одноместного номера в гостиницах среднего разряда.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилых помещений в тех странах, куда в краткосрочные командировки из Архангельской области наиболее часто направляются работники, приведены в таблице 1.8.
Таблица 1.5.
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилых помещений в некоторых странах мира по данным на 01.01.98
| Государство | Основание | Дата введения норм | Наименование валюты | Оплата за наём жилого помещения |
| Германия | Письмо МФ РФ от 04.04.94. № 40 | с 01.04..94 | немецкая марка | до 260 |
| США | Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52 | с 01.12.93 | доллар США | до 100 (в Нью-Йорке – до 130) |
| Норвегия | Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52 | с 01.12.93 | норвежская крона | до 600 |
| Финляндия | Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52 | с 01.12.93 | финская марка | до 600 |
| Швеция | Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52 | с 01.12.93 | шведская крона | до 650 (в Стокгольме, Гётеборге, Мальмё – до 800) |
Письмом Министерства финансов РФ 13.02.97 № 14 [58] утверждены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран – бывших республик СССР (табл. 1.9.).
Таблица 1.6.
Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран
(введены с 1 апреля 1997 года)
(в долларах США в день)
| Азербайджан | в г.Баку на остальной территории | До 50 До 40 |
| Армения | в г.Ереване на остальной территории | До 55 До 40 |
| Белоруссия | в г.Минске на остальной территории | До 35 До 25 |
| Грузия | в г.Тбилиси на остальной территории | До 90 До 40 |
| Казахстан | в г.Алма-Ата на остальной территории | До 45 До 25 |
| Киргизия | в г.Бишкеке на остальной территории | До 70 До 40 |
| Латвия | в г.Риге на остальной территории | До 110 До 60 |
| Литва | в г.Вильнюсе на остальной территории | До 90 До 50 |
| Молдавия | в г.Кишеневе на остальной территории | До 35 До 20 |
| Таджикистан | в г.Душанбе на остальной территории | До 45 До 40 |
| Туркмения | в г.Ашхабаде на остальной территории | До 40 До 25 |
| Узбекистан | в г.Ташкенте на остальной территории | До 100 До 25 |
| Украина | в г.Киеве на остальной территории | До 70 До 40 |
| Эстония | в г.Таллинне на остальной территории | До 110 До 50 |
Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. При этом вся выплаченная сумма должна быть учтена при начислении взносов в Пенсионный фонд РФ (с 1 января 1999 года еще и в ГФЗН).
При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.
Аудитору следует обратить внимание бухгалтера на тот факт, что расходы за найм жилого помещения компенсируются за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни экономией в другие дни.
Работникам, имеющим право на получение надбавок к суточным (см. ранее), затраты на проживание возмещаются в размере фактических затрат независимо от установленных предельных норм на указанные цели.
Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.
Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.
Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).
Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.
Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.
Расходы за пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при возмещении их дополнительно относятся на чистую прибыль предприятия, так же, как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки.
При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением подоходного налога, взносов в фонды).
Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о ходе проведения переговоров и др. (О телефонных переговорах подробнее было рассмотрено в разделе 1.2.1.4.)
1.2.2.3. Оформление заграничных командировок. Выдача аванса.
При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный1 или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.
Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:
· приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;
· приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.
За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.
Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.
Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Форма его ведения установлена Положением № 62 [57].
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ [3] валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.
Многие предприятия практикуют закупку в обменных пунктах наличной иностранной валюты для оплаты командировок.
Аудитору следует обратить внимание работников предприятия на тот факт, что Центральный банк РФ издал 25 июня 1997 года Положение № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» [57], которое вступило в силу с момента его публикации в «Вестнике Банка России» № 50 от 5 августа 1997 года.
В пункте 2.1. Положения содержится запрет на покупку юридическими лицами наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Иными словами, речь в данном пункте идет о ситуациях, когда организация выдает подотчетному лицу (например – кассиру) наличные средства в рублях, а приобретенную наличную иностранную валюту приходует в кассу.
Однако распространяется ли это ограничение на приобретение дорожных чеков за наличные рубли? Хотя в Положении № 62 на этот счет ничего не сказано, тем не менее, по мнению автора статьи «Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу» [60] на данный вопрос следует дать отрицательный ответ.
Дело в том, что в соответствии с пунктом 1.33 Инструкции Центрального банка РФ от 27 февраля 1995 года № 27 «О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками» (с последующими изменениями и дополнениями) [59]в обменных пунктах уполномоченных банков запрещается покупка или продажа не только наличной иностранной валюты, но и платежных документов в иностранной валюте, а также совершенно других валютно-обменных операций от имени либо по поручению организаций (резидентов и нерезидентов). Под платежными документами в иностранной валюте в данной Инструкции понимаются дорожные чеки, именные чеки и денежные аккредитивы, выраженные в иностранной валюте.
Таким образом, приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченному банке.
При покупке в уполномоченном банке дорожных чеков, эмитентами которых являются юридические лица-нерезиденты, сумма иностранной валюты сразу списывается со счета клиента, поэтому учет дорожных чеков необходимо вести на балансовом счете 56 «Денежные документы».
Операции по оприходованию и выдаче под отчет дорожных чеков сопровождаются в бухгалтерском учете проводками:
Дебет 56 Кредит 52 – оприходование купленных у банка дорожных чеков по номиналу;
Дебет 71 Кредит 56 – выдача дорожных чеков под отчет командируемому лицу.
В случае, если банк при продаже дорожных чеков взимает комиссионное вознаграждение, эти расходы можно отнести на себестоимость по статье «оплата услуг банков» в соответствии с подпунктом «и» пункта 2 Положения о составе затрат, что в бухгалтерском учете отражается проводкой:
Дебет 20 (26) Кредит 52 – списана на затраты сумма комиссионного вознаграждения банку.
Выдав дорожные чеки под отчет, бухгалтер с ними встретится уже только при обработке авансового отчета.
Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.
Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ. Если национальная валюта не котируется ЦБ РФ, то пересчет расходов производится по справочному курсу или с помощью кросс-курса, запрашиваемому в валютном отделе банка.
Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.
Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.
Пример. Согласно приказу работник направлен в загранкомандировку в США с 15 по 21 апреля 1997г. Работник выезжает 15 апреля и в этот же день пересекает границу России. При возвращении назад граница России пересечена 21 апреля.
Время нахождения в командировке составляет 7 дней с учетом дня отъезда и дня приезда. Из этого периода сотрудник в течение 6 дней находится на иностранной территории, поэтому суточные за 6 дней оплачиваются исходя из нормы, действующей на территории США. 1 день оплачивается по нормам, действующим на территории РФ. Итого размер суточных составляет:
- 34 долл. x 6 дней = 204 доллара США.
- 22 000 руб. x 1 день = 22 000 рублей.
Аудитору следует привлечь внимание бухгалтера и тому факту, что предприятия имеют возможность выдавать командируемым сотрудникам сверх установленных норм только рублевые средства.
Выдача командируемым сверхнормативных сумм в валюте рассматривается как нарушение правил ведения валютных операций в части осуществления расчетов в валюте с гражданами-резидентами при отсутствии лицензии (см. пункты 1 и 4 статьи 2 и статью 14 Закона РФ от 9 октября 1992 года № 3617-1 «О валютном регулировании и валютном контроле» [60]).
Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в составе соответствующего счета открываются для учета данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:
Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 80 «Прибыли и убытки»
или
Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 83 «Доходы будущих периодов».
1.2.2.4. Списание расходов. Особенности отражения операций по заграничным командировкам.
Положением № 62 [57] установлен новый срок представления авансовых отчетов после возвращения из служебной загранкомандировки – 10 календарных дней (пункт 6.1. Положения № 62), в отличие от ранее установленного срока в 3 рабочих дня, который продолжает действовать для командировок по России (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ [3]).
Еще через 10 рабочих дней с момента возвращения командированным лицом неизрасходованных валютных средств либо дорожных чеков, но не позднее 20 календарных дней с даты возвращения из служебной командировки работника, организация обязана сдать неизрасходованные валютные средства либо дорожные чеки в уполномоченный банк и представить ему отчет по установленной форме, в котором приводятся сведения, содержащиеся в авансовом отчете об израсходованных подотчетных суммах. Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.
Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента – в валюту страны убывания (согласно письму Госналогслужбы РФ от 14 июня 1996г. № ВГ-8-08/442 [61]).
Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Образуется курсовая разница со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчёт по день утверждения авансового отчёта, фиксируемая по счёту 80 «Прибыли и убытки» или субсчёту «Курсовые разницы» счёта 83 «Доходы будущих периодов» (в зависимости от учётной политики предприятия).
Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, начиная с 1995 года ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению подоходным налогом в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок. При этом следует обратить внимание на следующие моменты:
Ø Если превышение норм выплаты суточных легко устанавливается путем сопоставления фактически выданных сумм с действующей нормой, то факт превышения норм расходов по найму жилого помещения может быть определен, как правило, только после проведения расчетов. Дело в том, что местная валюта страны командирования может не соответствовать валюте, в которой установлены нормы по найму жилого помещения. Например, командированный в Чехию работник представил счета из гостиницы в чешских кронах при установленной норме в 32 доллара США. В связи с этим одной из наиболее частых встречающихся ошибок является применение кросс-курсов соответствующих валют, найденных в публикациях о состоянии дел на мировых валютных рынках.
Для проверки соответствия документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения в местной валюте установленным нормам (например, в долларах США) необходимо исходить из официального курса ЦБ РФ рубля к доллару, а также рубля к валюте страны командирования и на этой базе рассчитывать текущий кросс-курс данных валют к доллару США.
Ø Выступая агентами валютного контроля, банки запрашивают копию приказа на командирование работников предприятия и выдают валютные средства в пределах установленных законодательством норм расходов. В связи с этим предприятия имеют возможность выдавать командируемым сотрудникам сверх установленных норм только рублевые средства. В случае издания дополнительного приказа, предусматривающего направление в командировку меньшего количества работников, чем ранее планировалось, перераспределение снятых наличными валютных средств в пользу выезжающих за границу не производится. Выдача командируемым сверх нормативных сумм в валюте рассматривается как нарушение правил ведения валютных операций в части осуществления расчетов в валюте с гражданами-резидентами при отсутствии лицензии (см. п.п. 1 и 4 статей 2 и 14 Закона РФ от 09.10.92 № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле»).
После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.
Кроме того, по результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:
Дебет 50-2 «Касса в долларах США» (например)
Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами»
и
Дебет 52 «Валютный счёт»
Кредит 50-2 «Касса в долларах США»
При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 80 «Прибыли и убытки» или 83 «Доходы будущих периодов».
2. Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с персоналом по прочим операциям.
Этот раздел бухгалтерского учёта включает в себя:
· расчёты за товары, проданные в кредит;
· расчёты по предоставленным займам;
· расчёты по возмещению материального ущерба;
· расчёты по удержанию и выплате алиментов по исполнительным листам.
Вышеуказанные расчёты возникают по различным причинам. Предприятие обязуется быть посредником между рабочими и служащими и третьими лицами, организациями (по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит, по ссудам молодым семьям, на строительство садовых домиков), ведёт расчёты по возмещению материального ущерба и т.п. [2, стр.68]
Большинство операций по этим расчётам находит своё отражение в корреспонденции со счётом 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».
Счёт 73 – активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности работников предприятию:
ü за товары, проданные в кредит;
ü по непогашенным ссудам, а также сумму задолженности материально-ответственных лиц предприятию по недостачам и хищениям.
В ходе аудиторской проверки в первую очередь необходимо установить причины образования задолженности работников предприятию по непогашенным в установленный срок суммам:
ü за товары, проданные в кредит;
ü по предоставленным займам;
ü по возмещению материального ущерба;
ü удержанным из заработной платы работников предприятия в пользу отдельных лиц на основании первичных документов или постановлений судебных органов;
ü по недостачам, хищениям или порче материальных ценностей и денежных средств.
Во-вторых, проверить: какие меры принимались руководством предприятия по своевременному взысканию задолженности.
В-третьих, необходимо проверить законность удержаний из заработной платы работников задолженности в пользу предприятия или других лиц. [62, стр.296]
2.1. Расчёты за товары, проданные в кредит.
Эти расчёты в настоящее время практически не ведутся. Тем не менее, возможность таких расчётов существует и Инструкция по применению плана счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий [63] даёт нам следующее описание операций по этому счёту.
#G0Предприятия, на которых работают лица, купившие товары в кредит, и которые полностью возмещают торговым организациям суммы предоставленного ими покупателям кредита за счет кредита банка, при оплате банком соответствующих ра- счетных документов дебетуют счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетом 93 "Кредиты банков для работников". По мере удержания с работников предприятия очередных платежей указанные предприятия дебетуют счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", после чего удержанные суммы перечисляются в погашение кредита банка с кредита счета 51 "Расчетный счет" в дебет счета 93 "Кредиты банков для работников".
Предприятия, не пользующиеся кредитами банка для погашения задолженности своих работников за приобретенные ими товары в кредит, на основании выданных этими работниками поручений-обязательств удерживают из их заработной платы суммы очередных платежей, дебетуя счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с кредитом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (по лицевым счетам торговых организаций). По мере перечисления удержанных сумм торговой организации счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
Аудитору в ходе проверки необходимо проверить правильность расчётов за товары, проданные в кредит, наличие договоров, сроки представления поручений-обязательств покупателей, порядок погашения кредита и т.д.
2.2. Расчёты по предоставленным займам.
На субсчете 73-2 "Расчеты по предоставленным займам" отражаются расчеты с работниками предприятия по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).
По дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50 "Касса" или 51 "Расчетный счет". Если средства выданы работнику непосредственно банком в счет предоставленного предприятию кредита (без предварительного зачисления этих средств на расчетный счет предприятия), то записи по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" производятся в корреспонденции со счетом 93 "Кредиты банков для работников".
На сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредитуется в корреспонденции со счетами 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (в зависимости от принятого порядка платежа). Погашение кредитов банка отражается во всех случаях по дебету счета 93 "Кредиты банков для работников" и кредиту счетов учета денежных средств, с которых были получены причитающиеся банку суммы.
В настоящее время многие предприятия выдают своим работникам денежные средства взаем на безвозмездной основе. В связи с этим в практической работе бухгалтеров часто возникают следующие вопросы: как правильно оформить договор беспроцентного займа, как производить расчеты по удержанию задолженности с работника по денежным средствам, выданным взаем, и как удерживать подоходный налог с материальной выгоды, полученной работником в результате получения от предприятия денежных средств взаем на беспроцентной основе.
В соответствии со ст. 807 ГК РФ по договору займа (приложение № 11) одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.
Той же статьей предусмотрено, что договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. Правовое значение данного положения состоит в том, что заемщик не может принудить заимодавца к выдаче займа, поскольку обещание о его предоставлении юридической силы не имеет.
Согласно ст. 808 ГК РФ договор займа между предприятием и работником должен быть заключен в простой письменной форме.
Простая письменная форма договор займа может считаться соблюденной, если заемщиком в подтверждение договора займа и его условий представлена расписка, удостоверяющая передачу заимодавцем денежных средств заемщику. Несоблюдение письменной формы договора займа не является основанием для признания такого договора незаключенным. В данном случае будет действовать п. 1 ст. 162 ГК РФ, которым предусмотрено, что несоблюдение простой письменной формы договора лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания в подтверждение его заключения и его условий, но не лишает их права приводить письменные доказательства (например, переписка, подтверждающая факт займа, документы о переводе заимодавцем денежных средств заемщику).
Сторонами договора займа могут быть любые лица, как юридические, так и физические.
Часто возникает вопрос, правомочно ли предприятие выдавать денежный заем , не являясь банковской организацией. Важное значение в данной связи имеет письмо Высшего Арбитражного Суда РФ от 10.08.94 № С1-7/ОП-555, которым разъяснено, что небанковская организация вправе как на возмездной, так и на безвозмездной основе размещать свои свободные денежные средства по договору займа, но только в том в случае, если эта деятельность не начинает носить систематического характера, не становится основным видом деятельности и прямо не запрещена законом.
Помимо перечисленных выше требований предприятию-заимодавцу следует также соблюсти еще ряд требований для того, чтобы выдача займа была правомерной.
Прежде всего, денежные средства должны быть выделены предприятием-работодателем за счет собственных средств, что следует отразить в договоре займа.
В соответствии с законодательством заем денежных средств может быть осуществлен как в рублях, так и в иностранной валюте.
Заем денежных средств в иностранной валюте должен соответствовать требованиям Закона РФ от 09.10.92 № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле». В частности, п. 1 ст. 5 вышеуказанного Закона и п. 6 раздела 2 Инструкции ЦБ РФ от 29.02.92 № 7 «О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, организациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведен6ия операций на внутреннем валютном рынке РФ» установлено, что заем денежных средств в иностранной валюте осуществляется исключительно в безналичном порядке через текущие валютные счета заемщиков в уполномоченных банках. Указанное требование законодательства также следует отразить в договоре займа денежных средств в иностранной валюте.
Как следует из ст.809 ГК РФ, стороны договора займа могут исключить право заимодавца на получение с заемщика процентов на сумму займа. Чаще всего договор займа между предприятием-работодателем и работником заключается на безвозмездной основе, т.е. без уплаты работником процентов.
Срок и порядок возврата суммы займа определяется сторонами в договоре. Однако если срок возврата договором не установлен либо определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем соответствующего требования. Сумма займа может быть возвращена досрочно, если иное не предусмотрено договором займа.
Обычно предприятие-работодатель в договоре займа специально оговаривает вопрос досрочного возврата сумы в случае увольнения по любым основаниям работника, получившего заем от предприятия.
Обязанности заемщика и последствия их нарушения предусмотрены ст. 810-813 ГК РФ. В частности, моментом исполнения обязанности по возврату займа считается либо момент фактической передачи его заимодавцу, либо момент зачисления сумы займа на банковский счет заимодавца. Применительно к заключению договора займа между предприятием и работником таким моментом будет считаться удержание предприятием части суммы займа из заработной платы работника.
Статьей 811 ГК РФ установлены новые правила о последствиях просрочки возврата суммы займа. Такая просрочка рассматривается как один из случаев неправомерного пользования чужими денежными средствами. Влекущего обязанность заемщика, если иное не установлено договором или законом, уплатить проценты в размерах, установленных статьей 395 ГК РФ.
Широко применяемые в практике банковского кредитования меры по обеспечению возврата займа, такие как предоставление гарантий, поручительств, использование залога, в практике заключения договоров займа предприятиями и работниками обычно не используются.
При заключении между предприятием-работодателем и работником договора займа возникают два рода правоотношений: трудовые и гражданские.
Трудовые отношения возникают при регулировании оснований и пределов удержаний денежных средств из заработной платы работника, установленных ст. 124, 125 КЗоТ РФ. Так, согласно ч. 1 ст. 124 КЗоТ РФ администрация вправе производить подобные удержания лишь в случаях, специально предусмотренных законодательством. Например, удержания из заработной платы для погашения задолженности предприятию могут производиться:
ü для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы, возврата излишне выплаченных в результате счетной ошибки сумм и пр.;
ü при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, за неотработанные дни отпуска;
ü при возмещении ущерба, причиненного работником предприятию.
Согласно ст. 125 КЗоТ РФ при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% причитающейся работнику заработной платы.
Здесь следует обратить внимание работодателей на ст. 66 Федерального Закона от 21.07.97 № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве», вступившего в силу с 6 ноября 1997 года. Пунктом 1 данной статьи установлено, что при исполнении исполнительного документа с должника может быть удержано не более 50% заработной платы и приравненных к ней платежей и выдач до полного погашения взыскиваемых сумм.
Однако все эти ограничения относятся лишь к тем случаям, когда необходимость удержания денежных сумм из заработной платы вытекает из трудовых отношений, связывающих его с работодателем.
В случае же заключения договора займа между предприятием и работником указанные ограничения не применяются, поскольку здесь между сторонами возникают отношения гражданско-правового характера. В соответствии с п.1 ст.810 ГК РФ стороны могут определить срок и порядок возврата займа по договоренности. При этом наиболее удобным способом возврата займа является удержание соответствующей суммы из заработной платы работника. Размеры таких удержаний определяются сторонами по договоренности и без учета ограничений, установленных ст. 125 КЗоТ РФ и ст. 66 ФЗ «Об исполнительном производстве». Из этого следует, что предприятие-работодатель вправе удержать из заработной платы работника денежную сумму в таком размере, который был заранее оговорен сторонами в договоре займа.
Вместе с тем предприятию-работодателю следует учитывать требования ст.96 КЗоТ РФ, определяющей, что работодатель обязан начислить соответствующую сумму заработной платы работнику и только после этого произвести удержание суммы, установленной в договоре займа между предприятием и работником.
Как известно, в связи с изменениями и дополнениями №4 от 27 марта 1997 года в Инструкцию Госналогслужбы от 29 июня 1995г. №35 [18] и с введением понятия «материальная выгода» суммы предоставленных займов стали попадать под всё более пристальное внимание налоговых органов.
В совокупный годовой доход не включаетс#G0я материальная выгода в виде экономии на процентах при получении заемных средств от предприятий, учреждений, организаций, а также физических лиц, зарегистрированных в качестве предпринимателей, если:
· процент за пользование такими средствами в рублях составляет не менее двух третей от ставки рефинансирования, установленной Банком России;
· процент за пользование такими средствами в иностранной валюте составляет не менее десяти процентов годовых.
Материальная выгода в виде положительной разницы между суммой, исчисленной исходя из двух третей ставки рефинансирования, установленной Банком России, по средствам, полученным в рублях, или исходя из 10 процентов годовых по средствам, полученным в иностранной валюте, и суммой фактически уплаченных процентов по полученным заемным денежным средствам, подлежит налогообложению в составе совокупного годового дохода физических лиц.
В случае получения беспроцентной ссуды, подлежащая налогообложению материальная выгода определяется в размере двух третей ставки рефинансирования Банка России по рублевым ссудам или исходя из 10 процентов годовых по беспроцентным ссудам в иностранной валюте.
В таком же порядке производится исчисление материальной выгоды по ссудам, срок возврата которых договором не установлен или определен до востребования.
При расчете материальной выгоды в целях налогообложения принимается ставка рефинансирования Банка России, действовавшая в течение срока пользования заемными средствами. В случае изменения ставки рефинансирования новая учетная ставка применяется начиная с расчетного месяца, следующего за месяцем ее изменения.
Сумма материальной выгоды, подлежащая налогообложению, исчисляется в случаях выдачи ссуды наличными денежными средствами, денежными средствами в безналичном порядке, а также в натуральной форме по свободным (рыночным) ценам на дату выдачи.
Налогообложение материальной выгоды определяется ежегодно в течение всего срока пользования заемными средствами по истечении каждого расчетного месяца исходя из разницы между исчисленной суммой процентов по ссуде в размере двух третей ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в течение периода пользования рублевыми заемными средствами, и суммой фактически уплаченных процентов по этой ссуде за истекший период отчетного года. Если же уплата процентов по заемным средствам не осуществлялась, расчет производится исходя из суммы процентов в размере двух третей ставки рефинансирования Банка России.
Налогообложению подлежит сумма материальной выгоды, исчисленная на начало отчетного года с той части заемных средств, которая осталась невозвращенной на момент уплаты процентов за пользование этими средствами.
В случае выдачи физическому лицу в отчетном году ссуды, переходящей к погашению на следующий год, налогооблагаемая материальная выгода рассчитывается ежемесячно в течение всего периода пользования такими ссудами. Рассмотрим всё вышесказанное на примере.
Пример. Физическое лицо 12 марта получило ссуду на предприятии по месту работы на 6 месяцев из расчета 5% годовых. Размер ссуды - 20,0 миллионов рублей. Условиями ссудного договора предусмотрено, что уплата процентов и возврат ссуды производится одновременно не позднее 11 сентября отчетного года. Ставка рефинансирования Банка России на момент выдачи ссуды 48 процентов годовых, с 10 июля - 36 процентов годовых.
При расчете налогооблагаемого дохода работника за январь-сентябрь должна быть включена сумма материальной выгоды, полученная в виде экономии на процентах. Для ее расчета определяем две трети ставки рефинансирования. За первые четыре расчетных месяца (12 марта - 11 июля) пользования ссудой - 32% годовых [(48 : 3) х 2], за пятый и шестой (12 июля - 11 сентября) - 24% [(36 : 3) х 2]. При исчислении совокупного облагаемого дохода по истечении апреля-июля ежемесячно учитывается материальная выгода в сумме 533 тыс.руб. [(20 млн.руб. : 12) х 32%], по истечении августа - 400 тыс.руб. [(20 млн.руб. : 12) х 24%].
Работник 11 сентября вернул сумму долга 20,0 млн.руб. и сумму процентов за все время пользования ссудой 500 тыс.руб. {(20,0 : 12 х 5% х 6 месяцев}.
Всего в совокупный налогооблагаемый доход работника за январь - сентябрь подлежит включению материальная выгода в размере 2 432 тыс.руб. {{(533 х 4) + (400 х 2)} - 500}.
Не определяется для целей налогообложения материальная выгода при выдаче по заявлению работника заемных средств в счет предстоящей оплаты труда на срок не более месяца в размере его среднемесячного заработка.
Не определяется для целей налогообложения материальная выгода по ссудам, выдаваемым физическим лицам - страхователям, заключившим договора добровольного страхования жизни, не превышающим размер произведенного страхового взноса.
Не облагаются подоходным налогом заемные средства, полученные физическими лицами на льготных условиях на строительство (приобретение) жилого дома или квартиры в соответствии с законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и решениями органов местного самоуправления.
С суммы заемных средств, получаемых физическими лицами на льготных условиях на строительство (приобретение) жилого дома или квартиры в ином порядке, не установленном законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и решениями органов местного самоуправления, производится исчисление подлежащей налогообложению материальной выгоды.
Кроме проверки правильности исчисления материальной выгоды, аудитору важно также проверить полноту и правильность расчётов по выданным членам трудового коллектива беспроцентным ссудам.
Необходимо проверить обоснованность выдачи этих ссуд, правильность оформления документов на выдачу ссуд. Особое внимание аудитору следует обратить на полноту и своевременность погашения ссуд. На практике встречаются случаи, когда ссуды умышленно своевременно не погашаются и по истечении срока исковой давности списываются за счёт предприятия (один из многих способов ухода от налогообложения физических лиц).
2.3. Расчёты по возмещению материального ущерба.
На субсчете 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником предприятию в результате недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Аудитору следует, кроме всего прочего, проверить правильность аналитического учёта по счёту 73-3 «Расчёты по возмещению материального ущерба», правильность составления бухгалтерских проводок по этому счёту и соответствие записей аналитического учёта по счёту 73-3 записям в журнале-ордере № 8, главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учёта).
В ходе проверки аудитор должен проверить прежде всего вопросы, относящиеся к принятию мер по недостачам, выявленным в ходе проведённых инвентаризаций.
Он должен установить, законно ли отнесены суммы по выявленным недостачам ТМЦ и денежных средств на счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», при этом прежде всего обращается внимание на правильность документального оформления результатов произведённого зачёта недостач имеющимися их излишками.
Все эти вопросы, несомненно, очень важны и как справедливо считает автор статьи «Материальная ответственность работников за ущерб, причинённый предприятию» [65]: «Правовое регулирование вопросов, связанных с возмещением материального ущерба, причинённого работником предприятию, имеет большое значение, так как, с одной стороны, необходимо обеспечить охрану собственности предприятия, а с другой – защитить работника от возможных излишних или неправомерных удержаний в счёт возмещения материального ущерба».
Порядок возмещения ущерба и разрешения споров по этому вопросу зависит от того, в каких отношениях находятся организация (независимо от её организационно-правовой формы) и работник, причинивший ущерб. Если работник не является штатным сотрудником и выполняет работу на основании гражданско-правового договора (например, договора подряда или поручения), то возмещение ущерба производится в соответствии с нормами гражданского законодательства (глава 59 Гражданского кодекса РФ). В том случае, когда с работником заключён трудовой договор (контракт), при решении этого вопроса необходимо руководствоваться трудовым законодательством (статьи 118 – 126 КЗоТ РФ).
В случае нарушения статьи 2 КЗоТ РФ, устанавливающей обязанность работника бережно относиться к имуществу организации, ему предоставляется право добровольно полностью или частично возместить причинённый ущерб.
В любом случае речь о возмещении ущерба может идти лишь при наличии следующих условий:
1. Ущерб причинён противоправными действиями работника (то есть нарушением им своих трудовых обязанностей).
2. Работник виновен в причинении ущерба, то есть действовал умышленно и неосторожно.
3. Должна быть причинная связь между действиями работника и нанесённым ущербом.
Причём все эти три условия должны иметь место в совокупности и их наличие для привлечения работника к ответственности должна доказать администрация предприятия.
Аудитором при проверке должно быть обращено внимание на такой вопрос, как соблюдение требований КЗоТа о сроках и порядке проведения расследований по выявленным недостачам ТМЦ и денежных средств и привлечения виновных к ответственности.
Важно также установить: во всех ли случаях привлечения работника к ответственности требовалось его согласие.
Особое внимание аудитор должен обратить на наличие невзысканной задолженности, отнесённой на виновных лиц и выяснение причин её образования.
Следует также помнить, что возмещение материального ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или иной ответственности за действия или бездействия, которыми причинён ущерб.
Что касается размера возмещаемого ущерба, то КЗоТом установлено два вида материальной ответственности: ограниченная и полная. Причём при определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб (неполученные доходы не учитываются).
Наиболее распространённым видом материальной ответственности является ограниченная материальная ответственность, когда за ущерб, причинённый организации, работник несёт материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.
Случаи же полной материальной ответственности (то есть когда либо возмещает ущерб в полном размере без каких-либо ограничений) строго ограничены трудовым законодательством. Такая ответственность наступает в следующих случаях:
1. Ущерб причинён преступными действиями работника, установленными приговором суда. При этом ответственность по возмещению ущерба может быть наложена на работника только при наличии приговора суда. Если будет вынесен оправдательный приговор, то вопрос о возмещении ущерба должен рассматриваться в порядке гражданского судопроизводства.
2. В соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причинённый предприятию при исполнении им своих трудовых обязанностей.
3. Между работником и организацией заключён письменный договор о полной материальной ответственности работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей.
4. Ущерб причинён не при исполнении трудовых обязанностей. В этом случае возмещению подлежит ущерб, причинённый как в рабочее, так и в свободное от работы время (например, водитель после окончания смены использовал служебную машину и попал в аварию).
5. Имущество и другие ценности были получены работником под отчёт по разовой доверенности или по другим разовым документам.
6. Ущерб причинён недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий, продукции (в том числе при их изготовлении), а также инструментов, измерительных приборов, спецодежды и других предметов, выданных работнику в пользование.
7. Ущерб причинён работником, находившимся в нетрезвом состоянии (доказательством администрации в этом случае могут быть акты об отстранении от работы, медицинское заключение, а также свидетельские показания и др.).
Для обобщения информации о наличии сумм недостач и потерь от порчи ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации, предназначен счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По дебету счёта 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются:
· по недостающим (похищенным) или полностью испорченным ТМЦ – их фактическая себестоимость (в снабженческих, сбытовых, торговых предприятиях – стоимость по продажным ценам при ведении учёта по этим ценам);
· по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основным средствам – их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом первоначального износа);
· по частично испорченным материальным ценностям – сумма определившихся потерь.
При этом в бухгалтерском учёте делаются следующие записи:
Дебет 84 Кредит 08 (10,12,40,41…).
Суммы взысканий с виновных лиц учитываются на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (субсчёт «Расчёты по возмещению материального ущерба»). При этом делается проводка:
Дебет 73 Кредит 84.
При решении вопроса о возмещении ущерба большое значение имеет правильное определение его размера.
Размер ущерба определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учёта исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.
При хищении, недостаче, умышленном уничтожении или умышленной порче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.
Разберём примеры некоторых хозяйственных операций, связанных с недостачами.
Пример 1. В результате проведённой инвентаризации кассы была обнаружена недостача в размере одного миллиона рублей.
Факт недостачи будет отражён в бухгалтерском учёте при помощи проводки:
Дебет 84 Кредит 50 – 1 000 000 рублей.
Указанная сумма подлежит взысканию с кассира, с которым предприятием заключён договор о полной материальной ответственности.
В бухгалтерском учёте эта операция будет отражена следующим образом:
Дебет 73 Кредит 84 – 1 000 000 рублей.
По мере удержания в установленном порядке этой суммы из заработной платы работника в бухгалтерском учёте будет произведена следующая запись:
Дебет 70 Кредит 73 – на сумму удержаний.
Пример 2. В результате проведения инвентаризации выявлена недостача хозяйственного инструмента по вине материально-ответственного лица на сумму пятьсот тысяч рублей. Сумма начисленного износа – двести пятьдесят тысяч рублей. Факт недостачи материально-ответственным лицом признан. Руководитель предприятия принял решение взыскать стоимость недостачи по рыночной цене – семьсот тысяч рублей.
В бухгалтерском учёте будут сделаны следующие проводки:
1. Списана остаточная стоимость недостающих ценностей: Дебет 84 Кредит 12 – 250 000 рублей.
2. Списана сумма начисленного износа:
Дебет 13 Кредит 12 – 250 000 рублей.
3. С виновного лица взыскивается фактическая стоимость с учётом износа: Дебет 73 Кредит 84 – 250 000 рублей.
4. Отражена разница между рыночной стоимостью и фактической стоимостью с учётом износа:
Дебет 73 Кредит 83 – 450 000 рублей (700 000 рублей – 250 000 рублей).
5. Погашена задолженность виновного лица:
Дебет 50 Кредит 73 – 700 000 рублей.
6. Отнесено на прибыль по мере взыскания:
Дебет 83 Кредит 80 – 450 000 рублей.
Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально-ответственным лицом или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счёта 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счёта 83 «Доходы будущих периодов»:
Дебет 84 Кредит 83.
Одновременно на эту сумму дебетуется счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» и кредитуется счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Дебет 73 Кредит 84
с последующим списанием со счёта 83 «Доходы будущих периодов» на счёт 80 «Прибыли и убытки» по мере погашения задолженности виновным лицом.
Если размер ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, то его возмещение производится по распоряжению администрации (при письменном согласии работника) путём удержания из заработной платы. При этом в целях защиты интересов работников трудовым законодательством установлены ограничения удержаний из заработной платы: ежемесячная сумма удержаний не может превышать двадцати процентов, а при удержании по нескольким исполнительным листам – пятидесяти процентов.
В том случае, если работник не согласен с тем, чтобы у него производили удержания, а также когда речь идёт о возмещении ущерба в полном размере, вопрос о возмещении ущерба решается в судебном порядке. Для обращения администрации в суд по вопросам взыскания сумм в возмещение причинённого материального ущерба статьёй 211 КЗоТ РФ установлен срок в один год со дня обнаружения причинённого работником ущерба.
2.4. Расчёты по удержанию алиментов по исполнительным листам.
Порядок уплаты алиментов установлен Семейным кодексом РФ [66] и Временной инструкцией № 339 «О порядке удержания алиментов по исполнительным документам, переданным для производства взыскания предприятиям, учреждениям и организациям», зарегистрированной Министерством юстиции РФ 10 сентября 1993 года, в части, не противоречащей Семейному кодексу РФ.
Удержание алиментов производится на основании нотариально удостоверенного соглашения об оплате алиментов или на основании исполнительного листа, при утрате исполнительных листов – их дубликаты. Исполнительный лист высылается по месту работы ответчика и является обязательным для исполнения на всей территории РФ.
Поступившие в бухгалтерию предприятия исполнительные листы регистрируют в специальном журнале и хранят как бланки строгой отчетности.
Алименты могут удерживаться также на основании письменных заявлений граждан о добровольной уплаты алиментов. В таком заявлении следует указать фамилию, имя, отчество заявителя и получателей алиментов, дату рождения детей или других лиц, на содержание которых взыскиваются алименты, адрес лица, которое будет получать алименты, размер алиментов.
Размер алиментов, указанный в исполнительном листе определяется судом и взыскивается ежемесячно: на одного ребёнка – одна четвёртая, на двух детей – одна третья, на трёх и более детей – половина заработной платы и иного дохода.
В случае, когда взыскивание алиментов в долевом отношении к заработку работника, обязанного уплачивать алименты, определить затруднительно, суд может установить размер алиментов в твёрдой денежной сумме.
Полученные организацией исполнительные документы регистрируются и позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, назначаемому приказом руководителя. Бухгалтерия также регистрирует исполнительные документы и хранит их наравне с ценными бумагами.
Администрация организации обязана ежемесячно удерживать алименты из заработной платы лица, уплачивающего алименты, в трёхдневный срок со дня её выплаты.
Взыскание алиментов производится в размерах, указанных в исполнительном листе, в нотариально удостоверенном соглашении или в заявлении о добровольной уплате алиментов, с начисленной суммы заработка после удержания из него взноса в Пенсионный фонд и подоходного налога.
Виды доходов, из которых должны удерживаться алименты на несовершеннолетних детей, определены постановлением Правительства РФ от 18 июля 1996 года № 841 [67], утвердившим «Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей».
Удержание алиментов на содержание несовершеннолетних детей в соответствии с Перечнем производится со всех видов заработной платы (денежного вознаграждения, содержания) и дополнительного вознаграждения как по основному месту работы, так и за работу по совместительству, которые получают родители в денежной и натуральной форме, в том числе:
· с суммы, начисленной по тарифным ставкам, должностным окладам, по сдельным расценкам, или в процентах от выручки от реализации (выполнения работ и оказания услуг);
· со всех видов доплат и надбавок к тарифным ставкам и должностным окладам (за работу во вредных и опасных условиях труда, в ночное время; занятым на подземных работах, за квалификацию, совмещение профессий и должностей, временное заместительство, допуск к государственной тайне, учёную степень и учёное звание, выслугу лет, стаж работы и т.п.);
· с премий (вознаграждений), имеющих регулярный или периодический характер, а также по итогам работы за год, вознаграждения за выслугу лет (алименты с выплат, производимых за соответствующий расчётный период, в случаях, когда начало или окончание взыскания алиментов не совпадают со временем, за которое производится выплата, удерживаются пропорционально времени, в течение которого работник их уплачивает);
· с оплаты за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни;
· с заработной платы, сохраняемой за время отпуска, с денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также в случае соединения отпусков за несколько лет;
· с сумм районных коэффициентов и надбавок к заработной плате (удержание алиментов производится с суммы районных коэффициентов и надбавок к заработной плате в местностях проживания плательщика алиментов независимо от места проживания детей, на содержание которых производится удержание алиментов) и мн. др.
· Кроме вышеуказанных выплат удержание алиментов также производится:
· со всех видов пенсий и компенсационных выплат к ним, с ежемесячных доплат к пенсиям, за исключением надбавок, установленных к пенсии на уход за пенсионером, на нетрудоспособных иждивенцев, а также компенсационной выплаты неработающему трудоспособному лицу на период осуществления ухода за пенсионером;
· со стипендий, выплачиваемых обучающимся в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования, с пособия по безработице, а также со стипендии, получаемой безработным в профессионального обучения и переобучения;
· с пособия по временной нетрудоспособности, в том числе по беременности и родам;
· с сумм, выплачиваемых в возмещение вреда, причинённого увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей, за исключением дополнительно понесённых расходов, вызванных повреждением здоровья, в том числе расходов на лечение, дополнительное питание, приобретение лекарств, протезирование, посторонний уход, санаторно-курортное лечение, приобретение специальных транспортных средств, подготовку к другой профессии и др.
В соответствии с Перечнем удержание алиментов из сумм командировочных расходов не производится. Однако это касается тех командировочных расходов, нормы которых определены нормативными актами Министерства финансов РФ. То есть алименты удерживаются с расходов, произведённых сверх норм командировочных расходов, после удержания подоходного налога.
Вместе с этим следует отметить, что в соответствии со статьёй 106 Семейного кодекса РФ [66] при отсутствии соглашения об уплате алиментов получатель алиментов вправе обратиться в суд с требованием о взыскании алиментов и уже суд определит, с каких сумм должны быть удержаны алименты на детей.
В соответствии с Перечнем предусмотрено удержание алиментов с суммы, равной стоимости питания, кроме лечебно-профилактического, выдаваемого (оплачиваемого) в соответствии с законодательством о труде. В связи с этим следует производить удержание алиментов с денежной компенсации, выдаваемой военнослужащим, работникам органов внутренних дел и другим приравненным к ним лицам вместо продовольственного пайка, поскольку эти выплаты носят постоянный характер.
Однако с денежной компенсации, выдаваемой военнослужащим вместо вещевого обеспечения, не следует производить удержание алиментов, так как в соответствии с Инструкцией о составе фонда заработной платы и выплат социального характера, утверждённой постановлением государственного комитета по статистике РФ от 10 июля 1995 года № 89 [68], стоимость выдаваемой бесплатно форменной одежды, обмундирования не относится к фонду заработной платы и выплатам социального характера.
Для лиц, отбывающих наказание в исправительно-трудовых колониях и тюрьмах, алименты исчисляются со всей суммы заработка, дохода от занятия предпринимательской деятельностью, пенсии осуждённого.
Исчисление алиментов, подлежащих удержанию из заработной платы работников учреждений и специалистов, работающих за границей, в пользу лиц, проживающих в России, производится со всех видов заработка, получаемого как в иностранной валюте, так и в рублях. Пересчёт иностранной валюты в рубли производится бухгалтером по биржевому курсу на день получения заработной платы в банковском учреждении.
Требования по взысканию алиментов являются взысканиями первой очереди.
При увольнении или переводе должника на другое место работы бухгалтерия производит на исполнительном листе отметки обо всех удержаниях алиментов, о сумме оставшейся задолженности и заверяет их печатью организации.
Администрация организации обязана сообщить в трёхдневный срок об увольнении лица, уплачивающего алименты, а также о его новом месте работы или жительства судебному исполнителю или получателю алиментов.
Операции по взысканию и уплате алиментов отражаются в бухгалтерском учёте следующими проводками:
Дебет 70 Кредит 76 субсчёт «Расчёты по исполнительным документам» - на сумму удержанных алиментов;
Дебет 76 субсчёт «Расчёты по исполнительным документам» Кредит 50 – выдача суммы алиментов их взыскателю из кассы;
Дебет 76 субсчёт «Расчёты по исполнительным документам» Кредит 51 – перевод суммы алиментов по почте или перечисление на банковский счёт взыскателя.
Аудитору при проверке необходимо установить правильность и обоснованность удержаний по исполнительным листам в пользу других предприятий и лиц, а также своевременность перечисления удержанных сумм получателю. [69, стр. 108]
Главная цель аудитора при проверке таких операций – проверить правильность расчёта алиментов.
Рассмотрим два примера расчётов сумм алиментов к удержанию, приведённых в статье «Учёт удержания алиментов по исполнительным документам» [70].
Пример 1. Оклад работника равен одному миллиону рублей. Алименты удерживаются по одному исполнительному листу в размере одной четвёртой от заработка работника.
Сумма, подлежащая учёту при удержании алиментов один миллион рублей.
Удержан 1% в Пенсионный фонд – 10 000 рублей.
Необлагаемый подоходным налогом минимальный месячный размер оплаты труда – 83 490 рублей.
Удерживаемый подоходный налог по ставке 12%:
(1 000 000 – 10 000 – 83 490) х 0,12 = 108 781 рублей.
Сумма дохода за полностью отработанный месяц:
1 000 000 – 10 000 – 108 781 = 881 219 рублей.
Таким образом, сумма взимаемых алиментов равна:
881 219 х 0,25 = 220 305 рублей.
На руки работник получит за вычетом налогов, определённых законодательством, и суммы взимаемых алиментов сумму, равную:
881 219 – 220 305 = 660 914 рублей.
Пример 2. Работнику предприятия положен отпуск за последние два года. Вместе с отпускными, что составляет пять миллионов рублей, работник получил материальную помощь в размере четырёх миллионов рублей. Алименты выплачиваются по одному исполнительному листу. Определим размер удерживаемых алиментов.
Так как алименты взимаются с заработной платы, сохраняемой за время отпуска, а также с денежной компенсации за неиспользованный отпуск, в случае соединения отпусков за несколько лет, то сумма, подлежащая учёту при взыскании алиментов, составит девять миллионов рублей.
Удержан 1% в Пенсионный фонд – 50 000 рублей
Минимальная месячная оплата труда, не входящая в облагаемый совокупный доход, - 83 490 рублей.
Сумма материальной помощи в пределах до двенадцатикратного размера минимальной месячной оплаты труда в год не включается в совокупный облагаемый доход и не облагается подоходным налогом.
Двенадцать не облагаемых подоходным налогом минимумов месячной оплаты труда составят 1 001 880 рублей.
Удерживаемый подоходный налог по ставке 12%:
(9 000 000 – 50 000 – 83 490 – 1 001 880) х 0,12 = 943 755 рублей.
Алименты удерживаются с суммы:
9 000 000 – 50 000 – 943 755 = 8 006 245 рублей.
Размер взыскиваемых алиментов:
8 006 245 х 0,25 = 2 001 561 рублей.
Алименты удерживаются одновременно с их расчетом один раз в месяц по месту выдачи заработной платы и других платежей.
При удержании алиментов с должника, отработавшего неполный рабочий месяц вследствие прогула, сумма задолженности определяется, исходя из заработной платы за полный рабочий месяц, независимо от того, что заработок за фактически проработанное время позволяет удержать алименты в минимальном размере.
Задолженность по алиментам не образуется в случае:
ü использования участниками Великой Отечественной войны и приравненными к ним лицами двухнедельного отпуска без сохранения заработной платы;
ü начисления заработной платы лицам, совмещающим работу с обучением в вечерних и заочных учебных заведениях, за период экзаменов (кроме вступительных) и прохождения производственной практики, если сохраненный за ними максимум заработной платы окажется ниже установленного законом минимума;
ü начисления заработной платы за время простоя (не превышающего календарный месяц) либо перевода на другую работу или должность, независимо от оснований такого периода, в меньшем размере, чем раньше.
Алименты выдаются лично взыскателю по расходному кассовому ордеру. При выдаче денег лично взыскателю или по его доверенности кассир должен отметить в расходном кассовом ордере номер, место, дату выдачи предъявленного паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, а также место прописки получателя.
При переводе взыскателям сумм алиментных платежей по почте бухгалтерия (расчетный отдел) обязана оборотной стороне талона к почтовому переводу в разделе «Для письменного сообщения» указать сумму заработка, за какой месяц взысканы алименты и количество фактически отработанных должником рабочих дней, сумму подоходного налога, процент и сумму удержания, в том числе в счет погашения задолженности, сумму оставшейся задолженности.
На основании письменного заявления, поданного в бухгалтерию получателем алиментов, взысканные по алиментным платежам суммы могут быть перечислены на счет взыскателя в сберегательный банк.
Если адрес лица, в пользу которого взыскиваются алименты, неизвестен, то об этом уведомляется народный суд по месту нахождения данного предприятия, организации и удержанные суммы перечисляются на депозитный счет этого суда.
О движении исполнительного листа в каждом случае письменно извещается взыскатель алиментов.
Случается, что начало или окончание взыскания алиментов с сумм, выплаченных за соответствующий расчетный период (это могут быть вознаграждения за выслугу лет, вознаграждения по итогам работы за год), не совпадает со временем, за которое выплачивается вознаграждение. В такой ситуации алиментные платежи удерживаются пропорционально времени, дающему право на получение алиментов.
Если указанные суммы начисляются после увольнения должника и возвращения исполнительного листа, то бухгалтерия (расчетный отдел) выплачивает начисленные суммы взыскателю без исполнительного листа, о чем уведомляет суд, в который отправлен исполнительный лист.
По достижении ребенком совершеннолетия и при отсутствии задолженности по алиментам исполнительный лист возвращается в суд, вынесший решение. При наличии задолженности исполнительный лист остается на предприятии, в организации до ее погашения.
3. Аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям.
Предприятие по роду своей деятельности направляет своих работников в командировки, как внутри страны, так и за ее пределы, осуществляет административно-хозяйственные расходы.
Кроме того, предприятие выдает работникам беспроцентные ссуды, производит с работников удержания по исполнительным листам.
3.1
Аудит расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами предприятие ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной книге.
Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.
В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.
Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например (таблица № 3.1):
Таблица 3.1
| Ф.И.О. п/о лица | Остаток п/о сумм | Выдано из кассы | |||
| Дата | Сумма | Дата выдачи | № РКО | сумма | |
| Поспелова А.Н. | 01.02.98 | 51 452 | 10.02.98 | 122 | 27652 |
| Браженков А.В. | 01.02.98 | 1 044 | 09.02.98 | 111 | 7044 |
| Соколов А.В. | 01.05.98 | 27 981 | 12.05.98 | 459 | 32891 |
| Форд И.А. | 01.07.98 | 8 080 | 02.07.98 | 628 | 7610 |
| Овчинникова Е.М. | 01.08.98 | 1 418 | 20.08.98 | 703 | 1891 |
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 350 руб.
Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:
· отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
· в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца ( а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе);
· в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);
· не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов ( а/о Овчинниковой Е.М. в феврале );
· на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;
· на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.
Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.98 Форд И.А. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.98 Поршнева А.Е. проведен в апреле и др.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 113 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10, 12 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные МБП учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 12 «МБП». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено: Дт 12/1 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05.98 приобретен сетевой фильтр типа «Pilot» стоимостью 200 руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 12/1 Кт 71.
В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено: Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб. Следовало отразить: Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб. стоимость ацетона;
Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.
Согласно а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.98 приобретен музыкальный центр стоимостью 6013 руб. В учете отражено: Дт 88 Кт 71 – 6013 руб.
Согласно вышеупомянутой Инструкции приобретение музыкального центра следовало отразить в учете следующим образом:
Дт 12/1 Кт 71 – 6013 руб. приобретен музыкальный центр
Дт 12/2 Кт 12/1 – 6013 руб. передача в эксплуатацию
Дт 88 Кт 13 – 6013 руб. начислен износ за счет прибыли предприятия. ( в соответствии с учетной политикой предприятия износ начисляется в размере 100% при поступлении МБП).
Кроме того, при приобретении музыкального центра нарушен лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, составляющий в феврале 1998 года 3000 руб. в соответствии с Письмом ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» от 29.09.97 № 525.
В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся. Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.98 Форд И.А., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 84 руб.
На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по а/о № 46 от 26.02.98 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 650 руб.
В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:
Дт 41 Кт 71 – 650 руб. оприходован товар
Дт 46 Кт 41 – 650 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись
Дт 46 Кт 68 – 130 руб. начислен НДС (650*20%)
Дт 88 Кт 46 - 680 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия
Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.
Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.
В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):
· к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.98 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 3735 руб.
· в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и комнатные двери на сумму 450 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.
· Согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.98 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.
Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:
ü к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;
ü к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;
ü к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик Бадыгин Л.В.
Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.98 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.
Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3.2):
; расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.98 № 11а работникам ОАО для служебных поездок;
; расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (г. Новодвинск).
Таблица 3.2
| Ф.И.О. подотчетного лица | Назначение расходов | I квартал | II квартал | III квартал | IV квартал | Итого |
| Буримова А.А. | проездные | 6 270 | 4 560 | 6 840 | 7 380 | 25 050 |
| Шестериков Б.Н. | проездные | - | 2 280 | - | - | 2 280 |
| Абатурова О.Н. | маршр. лист | 41 | 787 | 264 | 696 | 1 788 |
| Болотова А.Н. | маршр. лист | 150 | - | - | - | 150 |
| Панасенко Т.И. | маршр. лист | 96 | 56 | 160 | 118 | 430 |
| Мыпкина Л.Я. | маршр. лист | 11 | 92 | - | 104 | 207 |
| Лихачева А.В. | маршр. лист | 137 | 134 | 64 | 104 | 439 |
| Гурьева В.Н. | маршр. лист | 50 | 66 | - | - | 116 |
| Старкова Л.В. | маршр. лист | 49 | - | - | - | 49 |
| Всего | | 6 804 | 7 975 | 7 328 | 8 402 | 30 509 |
Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные внебюджетные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в Новодвинск – оформлять командировки.
Согласно Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. Предприятие данный пункт не учитывает, например:
s по авансовому отчету Буримовой А.А. от 25.04.98 в ИПП «Правда Севера» приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 1 250 руб.
Дт 19 Кт 71 - 250 руб.
s по авансовому отчету Кургановой Г.А. от 28.08.98 в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., ы учете отражено:
Дт 26 Кт 71 – 2 500 руб.
Дт 19 Кт 71 - 500 руб.
Эти расходы следовало отразить по дебету счета 31 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.
Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:
s услуги Архангельского правления Всероссийского общества инвалидов ( Дт 26 Кт 71 – 178 руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.98).
s услуги ТОО «КИРА» (Дт 26 Кт 71 – 150 руб., Дт 19 Кт 71 – 30руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.98) и др.
При условии оформления необходимых документов эти суммы можно отнести на себестоимость.
Согласно а/ № 95 в апреле Сопырину М.В. возмещены командировочные расходы в сумме 7 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Саранск).
Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.
Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.
Согласно а/о № 76 в январе возмещены командировочные расходы по командировке в г. Москву Вьюнову П.В. в сумме 1 876 руб., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 158 руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 158 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Москва-Архангельск» на рейс 2327 в сумме 30 руб. К а/о прилагается авиабилет «Москва-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 30 руб.
Согласно а/о № 80 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке ( 5 февраля) в сумме 50 руб. Согласно п. 15 Инструкции № 62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 50 руб.
По а/о № 91 от 23.03.98 (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 50 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Архангельск 20 марта. Прилагаются 2 авиабилета: Архангельск-Москва – 20.03.98, Москва-Архангельск – 21.03.98. Таким образом , отметка в командировочном удостоверении противоречит дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные следовало оплатить в сумме 100 рублей из расчета двух суток. Кроме того, следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов в сумме 4,5 руб.
Согласно а/о в июле Садыковой Э.Р. приобретены авиабилеты для генерального директора Зязина В.В. маршрутом «Москва-Ларнака-Москва» стоимостью 4 600 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Но авансовый отчет и командировочное удостоверение Шарова В.М., подтверждающие производственный характер поездки, отсутствуют. Таким образом, считаем, что завышена себестоимость на 4 600 руб.
Согласно а/о № 152 В мае Коренькову В.С. оплачены расходы по оплате автостоянки автомобиля «Мицубиси» с 11.05.98 по 11.06.98 в сумме 150 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Считаем, что расходы неправомерно отнесены на себестоимость, т.к. автомобиль на балансе либо в составе арендованных основных средств не числится. Следовало расходы по оплате автостоянки данного автомобиля в сумме 150 руб. включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и начислить взносы в Пенсионный фонд РФ.
Согласно а/о от 23.02.98 Зязину В.В. возмещены командировочные расходы в сумме 2 529 руб., в т.ч. расходы по проживанию в гостинице (3 суток) в сумме 315 руб., в учете отражено:
Дт 26/1 Кт 71 – 300 руб. расходы в пределах норм
Дт 26/2 Кт 71 - 15 руб. расходы сверх норм
Итого: 315 руб.
Письмом МФ РФ от 27.05.96 № 48 утверждены нормы возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения в размере 145 руб. в сутки. В соответствии с п. 19 Инструкции ГНС № 39 НДС, уплаченный по таким расходам, возмещается из бюджета
Таким образом, расходы следовало отразить в учете следующим образом:
Дт 26/1 Кт 71 – 262,5 руб. расходы по найму жилого помещения в пределах норм
Дт 26/2 Кт 71 - 52,5 руб. НДС с суммы расходов в пределах норм
Итого: 315 руб.
Следовательно, предприятием завышена себестоимость и недовозмещен НДС в сумме 52,5 руб.
Аналогичное замечание по а/о Носкова А.А.
Согласно а/о в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п.2 Инструкции о служебных командировках № 62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.
Таким образом, завышена себестоимость в сумме 3 815 руб.
Согласно а/о от 23.03.98 Благушиной Г.П. возмещены командировочные расходы, в т.ч. расходы по оплате проезда в сумме 632 руб. (в т.ч. оплата постельных принадлежностей – 49 руб.).
В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 632 руб.
В соответствии с п. 19 Инструкции ГНС № 39 возмещению из бюджета подлежат суммы НДС, оплаченные по расходам, связанным с расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Таким образом, данные расходы следовало отразить:
Дт 26 Кт 71 – 572 руб. расходы по проезду
Дт 19 Кт 71 - 105 руб. сумма НДС
Итого: 632 руб.
Следовательно, завышена себестоимость и недовозмещен НДС в сумме 105 руб.
По а/о Носкову А.А. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения. Письмом МФ РФ от 27.05.96 № 48 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 4.5 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 9 руб. (4,5 * 2).
Представительские расходы возмещены по а/о № 30 Зайцева В.Л.,
в январе в сумме 861 руб., по а/о № 57 от 11.01.98 Головань О.Н. в сумме 124 руб., а/о № 140 от Форд И.А. в сумме 1 956 руб. и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.
Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах, установленных законодательством. Письмом МФ РФ от 6 октября 1992 года № 94 утверждены нормативы для исчисления размеров представительских расходов в год в пределах, утвержденных Советом (Правлением) смет предприятий на отчетный год. Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии оправдательных документов, оформленных в соответствии с вышеуказанным Письмом МФ.
На предприятии составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.
Предприятие оплачивает расходы по обслуживанию квартиры по адресу: ул.Октябрьская. д. 20, кв. 18 (жилой фонд) Например, по а/о № 289 Шадрина А.Б. в августе оплачено за подключение газовой плиты по указанному адресу в сумме 142 руб. (в т.ч. НДС 24 руб.); по а/о № 346 от 30.09.98 оплачено за изготовление ключей для служебной квартиры в сумме 12 руб.
В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 130 руб.
Дт 19 Кт 71 - 24 руб.
Итого: 154 руб.
Так как источником содержания квартиры является прибыль предприятия, то эти расходы следовало отразить за счет прибыли: Дт 88 Кт 71 – 154 руб. Таким образом, завышена себестоимость в сумме 130 руб., излишне возмещен НДС в сумме 24 руб.
Предприятием оплачены ритуальные услуги, медикаменты, медицинские услуги в связи с несчастным случаем на производстве в сумме 9 234 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.
Положением о составе затрат не предусмотрено отнесение данных расходов на себестоимость. Следовало вышеуказанные расходы отразить за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия и включить в облагаемую базу для начисления взносов в Пенсионный фонд.
Предприятием в течение года уплачена госпошлина в Архангельский Арбитражный суд за подачу кассационной жалобы по делу увольнений работников и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. В соответствии с п. 15 Положения о составе затрат судебные издержки и арбитражные расходы включаются в состав внереализационных расходов. Таким образом, следовало отразить: Дт 80 Кт 71.
Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Форд И.А. № 60 на сумму 21,7 руб., № 89 от 27.04.98 на сумму 22 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.
Согласно авансовому отчету № 302 в октябре Зайцеву В.Л. возмещены расходы по загранкомандировке в г. Лимассол (о. Кипр) с 12 по 14 октября в сумме 3 610,43 руб.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/95), утвержденному приказом МФ РФ от 13.06.95 № 50 расходы в иностранной валюте, произведенные работником, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Предприятием пересчет произведен на дату совершения расходов. Следует заполнить все реквизиты авансового отчета, в том числе дату составления и утверждения и произвести перерасчет.
Работнику возмещены суточные за время нахождения в загранкомандировке в сумме 833,49 руб. (135 долларов США исходя из 45 долларов США в сутки). В соответствии с письмом МФ РФ «О порядке выплаты суточных работникам, направленным в краткосрочные командировки за границу» от 17.05.96 № 1037-ИХ работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде их РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ.
Дата пересечения границы при следовании работников за границу и возвращении в РФ определяется по отметке контрольно-пограничных пунктов РФ в заграничном паспорте работника. Поэтому необходимо к авансовому отчету приложить копию загранпаспорта.
К данному авансовому отчету не приложен загранпаспорт, в командировочном удостоверении нет отметок о нахождении работника в г. Лимассол. Согласно авиабилетам работник выбыл с территории РФ 12 октября, въехал – 14 октября.
Письмом МФ РФ от 29.03.96 № 34 с 01.05.96 утверждены нормы суточных на территории о. Кипр в размере 45 долларов США в сутки. В соответствии с письмом МФ РФ «О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках « от 26.04.93 № 52 ( с последующими дополнениями и изменениями) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения на о. Кипр составляет 65 швейцарских франков в сутки.
Работником оплачены расходы по проживанию в отеле за 2 суток в сумме 170 швейцарских франков (85 швейцарских франков в сутки). Таким образом, произведены расходы сверх норм, предприятием такие расходы не выделены.
Кроме того, следует отметить, что аванс работнику следует выдавать в валюте или в рублях, пересчитанных по курсу ЦБ РФ на день выдачи.
Согласно авансовому отчету от 21.11.98 Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по загранкомандировке в Германию для проведения переговоров по заключению контракта в сумме 14 309 руб. В учете отражено:
Дт 71/2 Кт 50/2 – 1500 DM (13 545 руб.) – выдан аванс в ин. валюте
Дт 26 Кт 71/2 - 886 DM (7 964,4 руб.) – списаны расходы, произведенные в ин. валюте
Дт 26 Кт 71/1 - 4 702 руб. – списаны расходы, произведенные в рублях
Дт26/2 Кт71/2- 144DM(1621,1руб.) – расходы сверх норм, предусмотренных законодательством
Дт 50/2 Кт 71/2 – 3 959,5 руб. - внесен в кассу остаток аванса
Дт 71/1 Кт 50/1 - 4702 руб. - погашена задолженность перед работником расходов в рублях
Предприятием при оформлении данной командировки допущены следующие нарушения:
ü пересчет расходов, произведенных в валюте, в рубли по курсу ЦБ РФ произведен не на дату утверждения авансового отчета, а на дату совершения расходов;
ü не произведен расчет курсовой разницы.
Следовало расходы по данной командировке отразить следующим образом:
1. Работник направлен в командировку сроком на 4 дня с 11 по 14 ноября 1998 г.
2. По отметкам в загранпаспорте пересечение границы при выезде – 11 ноября, при въезде – 14 ноября.
3. Аванс на командировку выдан 7 ноября.
4. Приказом по предприятию установлен расход суточных за каждый день пребывания в командировке в размере 150 DM за исключением дня возврата из командировки, который оплачивается по норме, установленной при командировке в пределах РФ (22 руб. в сутки). Расходы по найму жилья возмещаются на основании фактически документально подьвержденных данных.
5. При возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, который был утвержден 17 ноября 1998 г.
6. Курс ЦБ РФ на дату выдачи аванса – 9,03 руб. за 1 DM, на дату утверждения авансового отчета – 10,05 руб. за 1 DM.
7. Норма расхода суточных – 112 DM за каждый день пребывания за рубежом и 22 руб. – за день пересечения границы при возврате из командировки.
8. Норма расхода найма жилья 140 DM за сутки проживания. Оплата произведена за 3 суток.
На основании представленных командировочных расходов произведены расчеты расхода по норме и сверх нормы (таблица № 3.3).
Таблица № 3.3
| Содержание операции | Расходы по норме | Сверхнормативный расход, | Итого | |||
| DM | Руб. | DM | Руб. | DM | Руб. | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Проезд в оба конца | | 4 500 | | | | 4 500 |
| Проезд до аэропорта | | 30 | | | | 30 |
| Проживание в гостинице | 420 | 4 221 | 60 | 603 | 480 | 4 824 |
| Суточные в валюте | 336 | 3 376,8 | 114 | 1 145,7 | 450 | 4 522,5 |
| Суточные в рублях | | 22 | | | | 22 |
| Оплата провоза багажа | | 150 | | | | 150 |
| Оплата визы | 100 | 1 005 | | | 100 | 1 005 |
| Итого | 856 | 13 304,8 | 174 | 1 748,7 | 1 030 | 15 053,5 |
На основании расчетной таблицы № 1 в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки (таблица № 3.4).
Таблица № 3.4
| Содержание операции | Сумма (расчет), руб. | Корреспондирующие счета | |
| Выдан аванс в иностранной валюте | 13 545 (1 500 DM *9,03) | 71/2 | 50/2 |
| Приняты и подлежат возмещению командировочные расходы (итог гр. 7 табл. № 1) в том числе: - по норме (итог гр. 3 табл. № 1) - сверх нормы (итог гр.5 табл.№ 1) | 15 053,5 13 304,8 1 748,7 | 26/1 26/2 | 71/1,2 71/2 |
| Произведен возврат неиспользованной валюты | 4 723,5 (470 DM*10,05) | 50/2 | 71/2 |
| Отражена курсовая разница за период с 7 по 17 ноября | 1 530 | 71/2 | 83 |
| Погашена задолженность произведенных расходов в рублях (стр.3+стр.4+стр.7+стр.8 гр.3 табл.№1) | 4 702 | 71/1 | 50/1 |
Таким образом, в результате неправильного отражения командировочных расходов предприятием занижена себестоимость в сумме 766 руб., занижена облагаемая база налога на прибыль в сумме 1 530 руб.
В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок. Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.
3.2 Аудит расчетов с персоналом по прочим операциям.
Предприятие на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражает расчеты с работниками по исполнительным листам, выданным займам, по возмещению материального ущерба.
Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге и балансе.
К счету 73 открыты субсчета:
73/2 – Расчеты с работниками по предоставленным займам
73/3 – Расчеты с работниками по возмещению материального ущерба
73/4 – Расчеты с работниками по исполнительным листам
Предприятие выдает работникам беспроцентные ссуды по заявлениям согласно составленным договорам с указанием срока возвращения полученных сумм.
Однако предприятием не всегда заключаются договоры займа, например, в сентябре выдана ссуда Кравцову А.Е. в сумме 15 000 руб. согласно заявлению работника, договор займа не составлен. В соответствии со ст. 808 ГК РФ в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, договор займа должен быть заключен в письменной форме независимо от суммы.
Большинству работников задолженность по займам погашается за счет прибыли предприятия. Например, погашена задолженность по займу Головань О.М. в сумме 39 000 руб. В учете отражено: Дт 88 Кт 73/2 – 39 000 руб. погашена задолженность
Дт 73/2 Кт 69/2 – 390 руб. удержан с работника 1 % в Пенсионный фонд
Дт 88 Кт 69/2- 10 920 руб. начислены взносы в Пенсионный фонд
Дт 73/2 Кт 68/2 – 5 760 руб. удержан с работника подоходный налог
Сумма 6 150 руб. (390 + 5 760) числится в учете по дебету счета 73/2 и рассматривается предприятием как новый заем, с этой суммы рассчитывается материальная выгода для удержания подоходного налога. Данную сумму следовало удержать с работника: Дт 50,70 Кт 73/2 и не рассматривать ее в качестве займа, поскольку соответствующий договор не заключен.
Предприятием допущены ошибки при исчислении суммы алиментов, взыскиваемых с работников по исполнительным листам.
Например, неверно определена сумма дохода работника, обязанного уплачивать алименты, с которой должно производиться удержание.
Горшкову Р.М. в апреле произведены следующие начисления:
1. Должностной оклад – 2 500 руб.
2. Премия по итогам за месяц – 800 руб.
3. Компенсация оплаты проезда к месту работы и обратно – 50руб.
4. Материальная помощь в связи с рождением ребенка – 300 руб.
В соответствии с пп. а), в), к) п. 1 и пп. л) п. 2 постановления Правительства РФ от 18.07.98 № 841 сумма заработка, с которой должны быть удержаны алименты, составит 3 350руб. (2 500 руб. + 800 руб. + 50 руб.).
Предприятием доход, с которого произведены удержания алиментов, определен в сумме 3 650 руб., т.е. с учетом материальной помощи.
Кроме того, предприятию следует учесть, что в соответствии со ст. 65 Федерального закона РФ «Об исполнительном производстве» при обращении взысканий по исполнительным документам на заработную плату и иные виды доходов работника размер удержаний исчисляется от суммы, оставшейся после удержания налогов.
Предприятием данный момент не учтен, и сумма алиментов рассчитана от суммы без удержания налогов.
Сумма удержаний по исполнительному листу по данным предприятия составила 912,5 руб.(3 650 * 25%), (по решению суда работник обязан уплачивать алименты на одного ребенка в размере 25 % своего заработка).
Расчет должен быть следующим:
1. Определяется сумма, подлежащая уплате в Пенсионный фонд РФ: 3 350 * 1% = 33,5 руб.
2. Сумма подоходного налога: (3 350 – 33,5 – 166,98) * 12% = 377,94 руб.
3. Общая сумма удержаний составит 411,44 руб. (33,5 + 377,94)
4. Алименты удерживаются с суммы 2 938,56 руб. (3 350 – 411,44)
5. Сумма удержаний по исполнительному листу составит 734,64 руб. (2 938, 56 * 25%)
Таким образом, предприятием излишне удержаны алименты с работника в сумме 177,86 руб.
На предприятием выявлены недостачи товарно-материальных ценностей, недостачи в кассе. Записи в бухгалтерском учете сделаны правильно.
С учетом вышеизложенных замечаний рекомендуем внести исправления.
[1] Кредит счёта 71 согласно Инструкции по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий, напрямую не корреспондирует с дебетом счёта 60 (см. приложение № 1). Однако я считаю, что использование этой проводки в бухгалтерском учете необходимо.
1 Следует отметить, что с 01.01.99 облагаемая база для начисления взносов в фонд занятости населения определяется аналогично облагаемой базе для начисления взносов в Пенсионный фонд.
1 Дорожные чеки – платежные документы в иностранной валюте
