Оформление документов в текстовом процессоре

Microsoft Word

Содержание

1. Введение

2. Рекомендации по именованию стилей

3. Пользуйтесь только чистыми стилями

4. Создавайте общий базовый стиль для нескольких схожих стилей

5. Создавайте символьные стили для выделенного текста

6. Стиль для обычного текста

7. Стиль для рисунков

8. Стиль для заголовков таблиц

9. Стиль для заголовка содержания

10. Пять доводов в пользу связанных и один в пользу вставленных рисунков

11. Избегайте градиентов в заголовках окон на снимаках экрана

12. Заголовки списков не должны отрываться от самих списков

13. Желательно,чтобы строки таблиц не разрывались

14. Как сделать перекрестную ссылку на рисунок согласно ГОСТ

15. Как сделать на каждой странице рамки в соответствии с требованиями ЕСКД

16. Используйте в качестве длинного тире именно этот символ, а не минус и не дефис

17. Пользуйтесь признаком "С новой страницы" и символом разрыва страницы

18. Вставляйте неразрывный пробел между числом и обозначением единицы

измерения

1. Введение.

 Данный реферат содержит ряд рекомендаций по оформлению документов в

текстовом процессоре Microsoft Word. Эти рекомендации будут полезны разработчикам

технической документации, техническим писателям, системным аналитикам, научным

сотрудникам - всем, кому приходится использовать текстовый процессор для подготовки

документов со сложными структурами и большого объема.

 Его основная задача состоит в том, чтобы предостеречь читателя от наиболее распространенных ошибок, совершаемых при оформлении документов. Кроме того, в реферате показано, каким образом можно добиться соответствия документа, созданного в Microsoft Word, некоторым требованиям ГОСТ.

Приведенные рекомендации в целом направлены на создание документов, обладающих

следующими свойствами:

Устойчивость. Длительное редактирование и многократные правки документа не

приводят к неожиданным самопроизвольным изменениям форматирования или сбоям

в работе Microsoft Word.

Переносимость. На разных компьютерах, разных версиях операционной системы и

Microsoft Word документ выглядит и обрабатывается примерно одинаково.

Наследуемость. Каждый следующий автор, принимая документ в обработку, может

быстро разобраться в том, какими методами выполнялось его форматирование, в

частности, понять состав и назначение используемых стилей.

Поддерживаемость. Форматирование документа в целом, а также абзацев и строк,

несущих схожую смысловую нагрузку (например, всего основного текста или всех

врезок), при необходимости можно изменить, выполнив минимальный объем ручной

работы.

2. Рекомендации по именованию стилей.

Бессистемное присвоение имен создаваемым стилям приведет к тому, что через некоторое

время в них будет трудно разобраться даже самому автору. Поэтому при создании стилей

следует придерживаться определенных правил именования. Эти правила, вообще говоря,

могут быть разными. Важно, чтобы они имели под собой рациональную основу и всегда

соблюдались.

Имена стилей должны быть лаконичными, но внятными. Стремитесь к тому, чтобы

назначение стиля было в целом понятно по его имени без дополнительных пояснений.

Набирайте имена стилей латинским шрифтом. Не употребляйте в именах стилей

символы национальных алфавитов, даже если используемая вами версия Microsoft

Word это допускает.

Образуйте имена стилей от английских слов и аббревиатур. Например, стиль для

врезок лучше назвать Inset, а не Vrezka.

Не используйте в именах стилей пробелы. Пробелы можно просто пропускать или

набирать вместо них символы подчеркивания.

Всегда используйте один и тот же принцип для образования имен стилей из нескольких

слов. Обычно части имени пишут либо слитно с прописной буквы (NoteImportant),

либо со строчной через символ подчеркивания (note_important).

Старайтесь составлять имена так, чтобы при лексикографическом упорядочении

близкие по функции стили оказывались рядом. Например, inset_note, inset_

warning, не note и warning.

Именуйте стили так, чтобы они отчетливо выделялись в списке стандартных стилей.

Например, каждое имя может начинаться каким-нибудь префиксом, стандартным для

проекта или для организации.

Замечание

Документы Microsoft Word могут обрабатываться всевозможными утилитами производства третьих фирм. Это могут быть, например, конверторы для преобразования документов в формат HTML илиWinHelp. Такое программное обеспечение не всегда корректно обрабатывает пробелы, символы национальных алфавитов и другие не совсем "программистские" детали в именах стилей.

Создавая стили, принимайте во внимание, что, возможно с ними придется работать не только вам, но и кому-то другому потом. Стили должны быть такими, чтобы вашим последователям было легко в них разобраться. Они будут благодарны вам.

3. Пользуйтесь только чистыми стилями.

Оформляйте текст только стилями, не используя в добавление к ним форматирование

вручную. Если у вас возникла потребность оформить абзац или строку нестандартным для

документа способом, лучше потратьте время на создание дополнительного специального

стиля.

Пример 1. К чему ведет форматирование вручную

Допустим, все абзацы основного текста начинаются с красной строки, но вам захотелось, чтобы первые абзацы разделов красной строки не имели. Тогда вы берете и в каждом таком абзаце вручную делаете нулевой отступ. К чему это приведет? Во-первых, если потребуется вернуть первым абзацам разделов отступ, эту работу снова придется выполнить вручную. Во-вторых, можете ли вы без эксперимента уверенно сказать, что произойдет с абзацными отступами исправленных абзацев, если вы измените абзацный отступ на уровне стиля?

4. Создавайте общий базовый стиль для нескольких схожих стилей.

Нередко для схожих по функции фрагментов текста приходится создавать схожие по

оформлению стили, различающиеся одним-двумя свойствами. Например, для врезок типа

"замечание" и "совет" могут быть созданы стили inset_note и inset_tip имеющие

одинаковые свойства абзаца и шрифта, но разные рамки.

В подобных случаях целесообразно создать дополнительный стиль, обладающий всеми

дублирующимися свойствами, а от него образовать все "родственные" стили с

характерными для них индивидуальными особенностями.

Использование базового стиля позволяет:

быстро создавать новые родственные стили. Если вернуться к приведенному примеру,

это могут быть стили для других врезок: предостережение, важной информации,

примеров и т.п.

Быстро менять свойства однотипных стилей, например, задать шрифт сразу для всех

типов врезок.

Базовый стиль может не применяться в документе непосредственно, а служить только для создания и автоматического обновления производных стилей.

5. Создавайте символьные стили для выделенного текста.

Часто нужно так или иначе изменить начертание, размер или шрифт некоторых слов в

тексте (например, выделить названия элементов интерфейса полужирным начертанием).

Для этого принято пользоваться соответствующими кнопками (например, Полужирный или Курсив) и комбинациями клавиш.

Однако подобная практика влечет за собой ряд неудобств. В частности, если после

написания текста возникнет необходимость поменять начертание или размер шрифта сразу для многих однотипных элементов, то придется менять параметры каждого выделенного фрагмента вручную.

Поэтому удобнее создавать символьные стили для выделенных элементов текста. В таком

случае при необходимости внести изменение в стиль вы будете менять его параметры

только один раз.

Отличительный признак символьных стилей: у них нет параметров, свойственных абзацу.

Для каждого символьного стиля можно назначить комбинацию клавиш. Таким образом упростится

процесс применения символьных стилей.

6. Стиль для обычного текста

Стиль Обычный, которым большинство авторов имеет обыкновение набирать основной

текст документа, является базовым для стилей заголовков, а также ряда служебных стилей:

колонтитулов, номеров страниц и т.п. Вместе с тем время от времени может возникать

необходимость изменить форматирование основного текста.

Поэтому, используя стиль Обычный, вы рискуете попасть в одну из следующих неприятных

ситуаций:

вы изменяете свойства обычного стиля. Соответствующим образом меняются свойства

всех стилей, которые на нем основаны. В результате вы тратите время на исправление

"съехавших" заголовков, колонтитулов и номеров страниц.

Вы вручную форматируете все абзацы основного текста. Если потребность в

изменении форматирования основного текста возникает снова, вы выполняете эту

работу еще раз.

Для основного текста рекомендуется создавать отдельный стиль, например, my_normal.

7. Стиль для рисунков

Рисунок в документе принято снабжать подрисуночной подписью. Если рисунок оказывается

внизу страницы, подрисуночная подпись может переместиться на следующую страницу, что

некрасиво, а главное, практически лишает ее смысла.

Чтобы избежать отрыва подрисуночной подписи от рисунка, рекомендуется создавать для

рисунков специальный стиль, обладающий свойством не отрывать от следующего. Этот

стиль всегда назначается абзацу, в котором находится рисунок[1].

[1] Речь не идет о плавающих рисунках.

8. Стиль для заголовков таблиц

Аккуратный внешний вид таблицы в документе Microsoft Word помимо всего прочего

определяется некоторыми особенностями поведения заголовков столбцов.

Для строки заголовков столбцов рекомендуется задать свойство повторять как заголовок

на каждой странице. Тогда при перетекании таблицы со страницы на страницу заголовки

столбцов будут дублироваться в начале каждого продолжения таблицы.

Чтобы на той странице, с которой таблица начинается, никогда не оставалась только строка

с заголовками столбцов, рекомендуется задать для последних свойство абзаца не

отрывать от следующего.

9. Стиль для заголовка содержания

Отсутствие отдельного стиля для заголовка содержания ведет к ряду весьма не приятных

ошибок. Часто авторы оформляют заголовок содержания стилем заголовка первого уровня. В этом случае содержание документа ссылкой на само себя.

В текстовом процессоре Microsoft Word имеется активная по умолчанию функция автоматического

распознавания стилей. Поэтому, если вы вручную отформатируете заголовок содержания так, чтобы

он выглядел как заголовок первого уровня, ему будет принудительно назначен стиль заголовка первого уровня.

В результате ссылка на содержание снова окажется в содержании. Конечно, вы можете отключить

эту функцию у себя на компьютере, но у того, кто будет работать с документом после вас, она

может быть включена.

Чтобы избежать подобной ошибки, рекомендуется создавать для заголовка содержания

специальный стиль, основанный на стиле Обычный.

10. Пять доводов в пользу связанных и один в пользу

вставленных рисунков

Как известно, в текстовом процессоре Microsoft Word предусмотрено три способа включить

графическое изображение в документ:

·        вставка в документ графического файла;

·        вставка в документ ссылки на графический файл;

·        вставка в документ и самого графического файла, и ссылки на него.

Вставка в документ ссылок на графические файлы имеет следующие преимущества:

1. Большое количество вставленных рисунков часто приводит к тому, что Microsoft Word

начинает работать нестабильно. Рисунки могут перестать отображаться, они будут

потеряны и, возможно, их придется подготовить заново. Со связанными рисунками

таких проблем практически не возникает.

2. Вставленный рисунок не всегда удается корректно извлечь с оригинальным

разрешением. А это иногда требуется, например, чтобы поместить снимок экрана из

документации в статью или рекламную листовку. Связанный рисунок всегда доступен в

виде оригинального графического файла.

3. При редактировании можно переслать рисунки, в совокупности обычно имеющие

ощутимый объем, однократно, а затем обмениваться только самим документом.

4. Сколько бы раз рисунок не повторялся в документе, мы храним одну его копию. Если

такой рисунок изменяется, достаточно однократно заменить старый файл на новый.

Это особенно актуально для значков, пиктограмм и графических кнопок.

5. В случае небольших изменений иногда бывает проще отредактировать снимок экрана в

графическом редакторе, чем сделать его повторно. Связанный рисунок в отличие от

вставленного всегда можно корректно отредактировать.

Единственное бесспорное преимущество вставленных рисунков состоит в том, что этот

способ избавляет авторов от необходимости создавать и поддерживать каталог

иллюстраций.

11. Избегайте градиентов в заголовках окон на снимках экрана.

Перед тем, как делать снимки экрана, рекомендуется отключать цветовой градиент в

заголовках активных окон (рис. Рисунок 1).

Рисунок 1. Снимок экрана с градиентом

Вред от градиента заключается в следующем:

При использовании некоторых способов черно-белой печати (например, на ротапринте)

изображение получается низкого качества. Градиент, который неплохо смотрится на

экране в видеорежимах с высоким цветовым разрешением, превращается в

размазанную грязь.

Для передачи градиента требуется высокое цветовое разрешение, что затрудняет

использование для хранения рисунков экономичных графических форматов GIF, BMP

16 цветов, BMP 256 цветов.

12. Заголовки списков не должны отрываться от самих

списков

Часто возникает ситуация, когда заголовок маркированного или нумерованного списка

остается на одной странице, а сам список переносится на следующую. Чтобы избежать

этого назначайте заголовку списка свойство абзаца ,,не отрывать от следующего”. Тогда

под заголовком читатель будет видеть хотя бы первый пункт списка. Желательно создавать

для заголовков списков специальный стиль.

Если список состоит из 2-3 коротких пунктов, то целесообразно назначать свойство абзаца.

Не отрывать от следующего всем пунктам кроме последнего.

13. Желательно, чтобы строки таблиц не разрывались

Конечно, таблица таблице рознь, но обычно разрыв строки таблицы (т.е. перетекание

строки таблицы со страницы на страницу) смотрится плохо. Поэтому рекомендуется в

свойствах таблицы отменять установленное по умолчанию свойство ,,разрешить разрыв

строки”.

14. Как сделать перекрестную ссылку на рисунок согласно ГОСТ

Эта рекомендация в равной мере относится к рисункам и таблицам, но далее без ограничения общности мы будем рассматривать ссылки на рисунки.

Согласно требованиям ГОСТ 2.105 ссылка на рисунок оформляется следующим образом:

Если ссылка предшествует рисунку: рис. 25.

Если ссылка следует за рисунком: см. рис. 25.

Проблема заключается в том, что соответствующая функция Microsoft Word не

поддерживает ни таких перекрестных ссылок, ни хотя бы ссылок только на номер. В лучшем

случае можно получить перекрестную ссылку вида Рисунок 25. Тем не менее существует

вполне корректный способ сделать ГОСТовскую перекрестную ссылку. Он заключается в

том, что слова рис. или см. рис. набираются вручную, а перекрестная ссылка подправляется

таким образом, чтобы в ней отображался только номер рисунка.

Процедура 1. Для того чтобы сделать перекрестную ссылку только на номер рисунка:

1. Создайте перекрестную ссылку вида Рисунок 25.

2. Выделите номер рисунка в подрисуночной подписи.

3. Выберите в меню Вставка пункт Закладка. После этого на экран будет выведено

диалоговое окно Закладка (рис. Рисунок 2).

4. Установите флажок Скрытые закладки. Не создавая закладку, нажмите на кнопку

Закрыть.

Рисунок 2. Скрытые закладки

5. Повторно выберите меню Вставка пункт Закладка. После этого на экран будет

выведено диалоговое окно Закладка (рис. Рисунок 3). В списке закладок будет

выделена закладка, охватывающая цель перекрестной ссылки.

Рисунок 3. Переопределение закладки

6. Нажмите на кнопку Добавить.

Описанным способом перекрестную ссылку на определенный рисунок корректно получается

сформировать только один раз. В дальнейшем при необходимости ее можно тиражировать с

помощью функций копирования-вставки.

Закрытие и повторный вызов на экран диалогового окна Закладка требуется только при

формировании перекрестной ссылки первый раз в текущем сеансе работы с Microsoft Word.

15. Как сделать на каждой странице рамки в

соответствии с требованиями ЕСКД

Стандарты группы ЕСКД требуют, чтобы в документах определенных типов на каждой

странице присутствовали рамки с атрибутивной информацией. Создание регулярных рамок

вокруг текста является проблемой, так как очевидных штатных средств сделать это в

Microsoft Word не предусмотрено.

Для реализации таких рамок применяется следующий прием. Рамка любой нужной

конфигурации создается с помощью средств рисования и представляет собой плавающий

рисунок. Чтобы рамка отображалась на каждой странице, этот рисунок связывают с абзацем

в любом из колонтитулов.

16. Используйте в качестве длинного тире именно этот

символ, а не минус и не дефис

 Для того чтобы вставить в документ длинное тире:

1. Выберите в меню Вставка пункт Символ. После этого на экране будет отображено

диалоговое окно Символ (рис. Рисунок 4).

2. В диалоговом окне Символ выберите в списке пункт EmDash.

3. Нажмите на кнопку Insert.

Рисунок 4. Вставка длинного тире

Вставить в документ длинное тире также можно нажатием комбинации клавиш Ctrl-Alt-

серый минус.

17. Пользуйтесь признаком "С новой страницы" и

символом разрыва страницы

Не пытайтесь добиться переноса каких-либо элементов текста на следующую страницу с

помощью последовательности новых абзацев. Как только вы внесете какие-либо изменения

в документ, вам придется сразу же исправлять такой "перенос".

Всегда используйте в таких случаях признак "С новой страницы" или символ разрыва

страницы.

18. Вставляйте неразрывный пробел между числом и

обозначением единицы измерения

Принято вставлять неразрывный пробел в следующих случаях:

·        между числом и обозначением единицы измерения; 

·        перед длинным тире;

·        при оформлении перекрестных ссылок между элементами ссылки;

·        при указании на какой-либо фрагмент документации (глава, раздел и т.д.) между

названием этого фрагмента и его номером, а так же в ряде других случаев.

Техническая тематика

Автомобилестроение

Машиностроение

Металлургия

Приборостроение

Строительство

Электроэнергетика

Инструкция по эксплуатации

Экономическая тематика

Банковская документация

Бизнес-планы

Бухгалтерская отчётность

Годовой отчёт

Маркетинговые исследования

Деловая корреспонденция

Тендерная документация

Юридическая тематика

Доверенности

Договора

Учредительные документы

Графическое оформление документов

При переводе каталогов, буклетов, описаний, технических схем, инструкций, руководств по эксплуатации и аналогичных документов неизбежно возникает вопрос идентичности графического оформления, сохранения цветовой гаммы и фирменного стиля.

Мы имеем богатый опыт в области графического оформления, вёрстки, допечатной подготовки и предлагаем вам различные варианты оформления в зависимости от категории сложности и вашего бюджета:

Реферат

По дисциплине «Основы информатики»

На тему: Графические возможности Microsoft Word

Выполнила: студентка группы ЭВ-2

Румянцева С.В.

Проверила: Степаненкова Т. В.

Москва 2006 год.Содержание

1.Вставка в документы рисунков и других объектов 3
2.Вставка рисунков из библиотеки Microsoft Clip Gallery 4
3.Импортирование графики из других приложений Microsoft Office 5

3.1.Встраивание объектов

3.2.Связывание объектов 5

7
4.Преобразование текста посредством Microsoft WordArt 8
4.1.Формат объекта WordArt

4.2.Форма WordArt

4.3.Обтекание текстом 10

10

10
5.Представление содержимого таблиц в виде диаграмм с помощью
Microsoft Graph

11
6.Рисование простых рисунков и схем с помощью панели инструментов Рисование

12
6.1.Автофигуры

6.2.Надпись 14

14
Список литературы 17

1. Вставка в документы рисунков и других объектов

Графические инструменты Microsoft Word предоставляют разнообразные возможности оформления документов. С их помощью можно изготовить буквально все: от пригласительного билета до газеты или плаката для доски объявлений. Создавая документ, можно комбинировать различными способами текст и рисунки, оформлять текст, используя спецэффекты: обрамление, заполнение и т.д. Хорошо иллюстрированный текст доставляет при чтении больше удовольствия и позволяет читателю быстро воспринять наиболее важную информацию (так, графики и диаграммы более выразительно передают сухие колонки цифр). Спецэффекты улучшают внешний вид документа, делают его привлекательнее.

В Word все команды, предназначенные для работы с графическими объектами, сосредоточены в подменю команды Рисунок из меню Вставка.

Существует несколько способов вставки графических объектов в документ:

· вставка рисунков из библиотеки Microsoft Clip Gallery;

· импортирование графики из других приложений Microsoft Office ("Добавление рисунков из файла", "Встраивание объектов", "Связывание объектов");

· преобразование текста посредством Microsoft WordArt;

· представление содержимого таблиц в виде диаграмм с помощью Microsoft Graph;

· рисование простых рисунков и схем с помощью панели инструментов Рисование.

В документ Word можно импортировать графику самых различных форматов. Встраивание иллюстраций в документы Word сопровождается их конвертированием в привычные для него форматы. Этот процесс называют импортом иллюстраций. Word "понимает" большинство распространенных и стандартизованных графических форматов (см. табл 1).

Таблица 1

Перечень основных графических форматов

Расширение файла Описание
.WMF Метафайл Windows.
.EPS Инкапсулированный PostScript.
.TIF Тэгированная графика.
.CGM Метафайл Computer Graphics
.WPG Word Perfect Graphics.
.EMF Метафайлы Enhanced Metafile.
.GIF Файлы Graphics Interchange Format.
.JPG Файлы JPEG File Interchange Format.
.DRW MicrografX Designer 3.0 / Draw.
.PCX PC Paintbrush.
.BMP, .RLE, .DIB Windows Bitmaps.
.PNG Файлы Portable Network Graphics.
.DXF Формат AutoCAD 2-D.
.PCT Macintosh PICT.
.CDR Corel!DRAW.
.PCD Kodak Photo CD.
.TGA True Vision Targa.
2. Вставка рисунков из библиотеки

Microsoft Clip Gallery

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов. Эта рисунки очень разнообразны: изображения людей, географические карты, карикатуры и многое другое.

Если библиотека Microsoft Clip Gallery установлена (ее можно установить отдельно от пакета Microsoft Office; для этого требуется не менее 200 Мб памяти на жестком диске), просмотреть ее содержимое можно в диалоговом окне команды Картинки из подменю Вставка | Рисунок.

Диалоговое окно Microsoft Clip Gallery обеспечивает доступ к иллюстративным вставкам определенного типа.

Все иллюстрации разбиты на категории (коллекции). Пользователи могут пополнять библиотеку Clip Gallery новыми иллюстрациям (пункт меню Копировать в коллекцию), а также переименовывать и удалять имеющиеся коллекции. Для этих целей предназначен пункт меню Правка (смотри рисунок 2).

Просмотреть справочную информацию о выбранном файле позволяет пункт меню Просмотр и свойства. Посредством пункта меню Копировать в коллекцию осуществляется вставка новых элементов в Clip Art Gallery. Если нужно вставить в библиотеку иллюстрации из Internet, то нужно воспользоваться кнопкой Коллекция картинок в Интернете.

3. Импортирование графики из других приложений Microsoft Office

Команда Из файла из подменю Рисунок предоставляет возможность импортировать в Word-документ произвольный файл. В Word-документ можно импортировать файлы самых различных форматов. После активизации команды открывается стандартное диалоговое окно открытия файла, в котором можно выбрать нужный файл:

Если импортируемый файл отсутствует в списке, следует выбрать другую папку или диск.

Механизм встраивания и связывания объектов (Object Linking and Embedding - OLE) в среде Windows позволяет существенно упростить обработку иллюстраций.

Различают два способа размещения объектов в текстовых документах. Это встраивание и связывание.

3.1. Встраивание объектов

При встраивании рисунков и иллюстраций (меню Вставка, команда Объект) в документ вместе с объектом (например, иллюстрацией) сохраняется полная информация о форматах, используемых в программе-источнике, ее имени и т.п. Эта информация позволяет в случае необходимости изменить объект, обратившись к программе, посредством которой он был создан. Двойной щелчок на объекте приводит к запуску программы-источника и загрузке в нее объекта. При закрытии окна этой программы объект автоматически обновляется.

После вставки рисунка объем документа Word увеличивается, поскольку графика сохраняется вместе с документом. Чтобы избежать увеличения объема документа, следует создать связь с графическим файлом, а не сохранять графическое изображение в документе. Такой механизм называется связыванием, и будет рассмотрен далее.

После выполнения команды Вставка | Объект на экране появляется следующее диалоговое окно, в котором на вкладке Создание выбирается приложение, с помощью которого требуется создать объект.

Примечание. Если включить опцию В виде значка, то в документе будет находиться не изображение объекта, а его значок, двойной щелчок на котором откроет объект.

По щелчку на кнопке OK открывается выбранное приложение, где создается объект. После этого вместо инструментов Microsoft Word появляются инструменты выбранного приложения, либо это приложение открывается в новом окне.

Для возврата к документу в первом случае нужно щелкнуть на свободном от рисунка месте. Во втором случае - при выполнении команды меню Файл | Выход и возврат ..., где вместо многоточия располагается имя документа Word. Созданный объект будет помещен в Word-документ.

Двойной щелчок на объекте приведет к автоматической загрузке соответствующего приложения и размещения в нем данного объекта.

3.2. Связывание объектов

Чтобы создать связь с графическим файлом, не включая его в документ, вызовите команду Вставка | Объект и в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Создание из файла.

В строке Имя файла указывается имя необходимого файла. Это имя можно набрать вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой Обзор.

Установка флажка Связь с файлом позволяет не внедрить файл в документ, а установить связь между документом и файлом. Таким образом, описываемый механизм можно использовать как для реализации внедрения (не устанавливать флажок Связь с файлом), так и связывания (установить флажок Связь с файлом).

Внешне внедренный рисунок ничем не отличается от связанного.

Если документ имеет связанные объекты, то, используя пункт меню Правка | Связи, можно изменить параметры связей:

Дадим краткую характеристику элементов этого диалогового окна:

· кнопка Обновить - используется для обновления связей. Прежде чем воспользоваться ею, необходимо выделить обновляемые связи щелчком левой кнопки мыши по нужной связи;

· кнопка Открыть источник - открытие приложения, использованного для создания объекта;

· кнопка Сменить источник - нажатие этой кнопки позволяет изменить исходный файл для текущей связи;

· кнопка Разорвать связь - удаляет связь между документом и файлом. Файл из связанного превращается во внедренный, что не позволит, при изменении файла, видеть эти изменения в документе;

· Способ обновления связи:

o автоматически - обновление связи будет осуществляться автоматически при открытии документа;

o по запросу - для каждой связи при открытии документа будет выдано сообщение на ее обновление;

· флажок Разорвать связь - установка этого флажка позволит никогда не обновлять связь.

Использование связанных объектов позволяет избежать существенного увеличения размеров документа, но имеется опасность "потери" связанных файлов, например, при копировании документа на дискету. Если документ содержит связанные объекты, то их тоже нужно скопировать.

4. Преобразование текста посредством Microsoft WordArt

Microsoft WordArt служит для создания фигурного текста. Существует возможность добавлять к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать его в одну из стандартных форм и тем самым придать ему вертикальную ориентацию, волнообразный изгиб и т. д.

Для создания фигурного текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Для этой же цели имеется специальная панель инструментов WordArt.

Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения можно использовать кнопки панели рисования.

Примечание. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Вывод панели WordArt на экран и ее удаление с экрана осуществляются с помощью пункта меню Вид | Панели инструментов | WordArt.

Стандартная схема построения рисунка WordArt такова. После нажатия кнопки Добавить объект WordArt появляется окно Коллекция WordArt, где необходимо выбрать один из стилей надписи. Отказ от выбора одного из стилей равносилен отказу от создания объекта WordArt. Если пока не требуется задавать какой-то особый фигурный стиль для текста, то достаточно выбрать самый первый из стилей в левом верхнем углу окна. Этот стиль соответствует горизонтальному тексту без спецэффектов.

По нажатию кнопки OK на экране отображается окно, где можно изменить текст надписи и простейшее форматирование: задать тип и размер шрифта, а также полужирное или курсивное начертание.

После закрытия окна изменения текста введенная надпись переносится на экран, и становится доступным весь арсенал средств WordArt.

Для редактирования созданного объекта WordArt достаточно выделить его щелчком левой клавиши мыши. На экране появится панель инструментов WordArt.

Примечание. Если панель инструментов WordArt не появилась, то ее можно отобразить при выполнении пункта меню Вид | Панели инструментов | WordArt.

Рассмотрим более подробно назначение каждой кнопки.

Таблица 2

Кнопки панели инструментов WordArt

Название кнопки Назначение
Добавить объект WordArt Эта кнопка используется для создания нового объекта WordArt.
Изменить текст Нажатие этой кнопки выводит на экран окно, в котором можно изменить надпись:
Коллекция WordArt Использование этой кнопки позволяет изменить внешний вид объекта WordArt
Формат объекта WordArt Используется при изменении границ и заполнения объекта WordArt.
Форма WordArt Позволяет отобразить надпись по определенному шаблону.
Обтекание текстом Задает взаимное расположение объекта WordArt и текста документа.
Выровнять буквы WordArt по высоте Включение этой опции позволяет установить размер строчных букв как у прописных.
Вертикальный текст WordArt Щелчок по этой кнопке приводит к вертикальному отображению текста WordArt.
Выравнивание WordArt Позволяет задать выравнивание текста объекта WordArt.
Межзнаковый интервал WordArt Задает расстояние между буквами в объекте WordArt.

Остановимся на более подробно на назначении некоторых кнопок.

4.1.Формат объекта WordArt

По щелчку на этой кнопке на экране появляется диалоговое окно Формат объекта WordArt

Наибольший интерес в этом окне вызывает опция Заливка. Изменение способов заливки позволяет получить интересные градиентные соотношения, осуществить заливку каким-либо узором или рисунком.

4.2.Форма WordArt

Щелчок на этой кнопке отображает на экране диалоговое окно с шаблонами форм.

Выбор необходимой формы производится щелчком по ней левой кнопки мыши. После этого надпись изменяется согласно выбранному шаблону.

4.3.Обтекание текстом

Как и любой рисунок в документе Microsoft Word, объект WordArt может находиться внутри текста в различных состояниях. В окне Формат объекта WordArt отношение объекта к остальному тексту определяется параметрами на вкладке Положение или выбором соответствующего пункта меню, появляющегося по нажатию на эту кнопку в панели WordArt:

Текст может либо обтекать рисунок различным образом, либо проходить сквозь него.

Использование остальных кнопок из меню WordArt сложности не представляет.

5. Представление содержимого таблиц в виде диаграмм с помощью Microsoft Graph

Воспринимать информацию, содержащуюся в документе, намного легче, если он включает диаграммы, таблицы и иллюстрации. Диаграмма Microsoft Graph (MS Graph) позволяет создавать и встраивать в тексты таблицы и диаграммы.

Чтобы встроить в Word-документ объект (диаграмму) из MS Graph, следует установить курсор в позиции вставки и вызвать команду Объект меню Вставка.

В диалоговом окне вставки объекта, в списке типов объектов нужно выбрать элемент Диаграмма Microsoft Graph. После нажатия кнопки ОК откроется окно программы MS Graph, содержащее некоторую диаграмму:

В этом окне расположено два окна: окно таблицы и окно диаграммы.

Диаграмма, созданная в MS Graph, в любой момент соответствует данным в таблице. По своему желанию пользователь может изменить тип диаграммы. Для этого необходимо выбрать команду Тип диаграммы в меню Диаграмма. В открывшемся диалоговом окне Тип диаграммы указать тип диаграммы (линейная, круговая и т.д.) и нажать кнопку ОК.

Может возникнуть необходимость изменить не только тип диаграммы, но и шрифт. Для изменения шрифта нужно выполнить двойной щелчок внутри легенды.

В результате на экране появится диалоговое окно Формат легенды, содержащее раздел Шрифт.

Открыв его, пользователь получит возможность выбрать гарнитуру шрифта, его кегль, начертание и т.д.

Диалоговые окна для форматирования других элементов диаграммы открываются таким же способом - двойным щелчком мыши на нужном элементе.

Чтобы вставить полученную диаграмму в Word-документ, следует щелкнуть в документе (вне диаграммы). В результате диаграмма будет вставлена в документ. Размеры диаграммы можно изменять с помощью маркеров прямо в документе.

Для изменения диаграммы нужно маркировать ее и выполнить двойной щелчок, чтобы открыть прикладную программу MS Graph. После внесения изменений и возвращения в документ все изменения отразятся в нем автоматически.

6. Рисование простых рисунков и схем с помощью панели инструментов Рисование

В Word имеется графический редактор, позволяющий быстро строить несложные рисунки. Благодаря наличию этого редактора нет необходимости для построения каждого рисунка обращаться к какой-либо внешней программе.

Возможности, предоставляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Поэтому ограничимся кратким обзором этого приложения.

Для редактирования рисунков нужно использовать панель инструментов Рисование, которую можно вывести на экран с помощью кнопки в стандартной панели инструментов, либо с помощью пункта меню Вид | Панели инструментов | Рисование.

Панель Рисование содержит следующие инструменты:

Таблица 3

Средства панели инструментов Рисование

Название Кнопки Назначение
Действия Содержит наборы действий по упорядочению рисунков, выравниванию, группировке и т.д.
Выбор объектов Инструмент, позволяющий выбирать объекты в активном окне. Для выделения нескольких объектов следует провести указателем по всем объектам при нажатой кнопке мыши.
Продолжение таблицы 3

Свободное вращение Поворот выбранного объекта на произвольный угол. После выбора объекта следует нажать эту кнопку и повернуть объект на один из углов.
Автофигуры Выбор для построения одной из стандартных фигур из панели инструментов Автофигуры.
Линия Рисование прямой линии. Для рисования линии под углом, кратным 15 градусам, следует удерживать нажатой клавишу Shift.
Стрелка Рисование линии со стрелкой на конце. Для проведения линии под углом, кратным 15 градусам, следует удерживать нажатой клавишу Shift.
Прямоугольник Рисование прямоугольника. Для создания квадрата следует удерживать нажатой клавишу Shift.
Овал Рисование овала в текущем окне. Для создания круга следует удерживать нажатой клавишу Shift.
Надпись Надписи используются для размещения текста, такого, как заголовок или выноска, на рисунках и диаграммах.
Добавить объект WordArt Создание специального текстового эффекта.
Цвет заливки Изменение заливки для выделенного объекта. Заливка может быть градиентной, текстурной, узорной или состоять из рисунков.
Цвет линий Добавление, изменение или удаление цвета линий выделенного объекта.
Цвет шрифта Форматирование выделенного текста заданным цветом.
Тип линии Выбор толщины выделенной линии.
Тип штриха Выбор штриховой или штрихпунктирной линии для выделенной фигуры или рамки.
Вид стрелки Выбор типа стрелки для выделенной линии.
Тень Выбор типа тени для выделенного объекта.

Вставка в документы рисунков и других объектов. Вставка рисунков из библиотеки Microsoft Clip Gallery. Импортирование графики из других приложений Microsoft Office. Преобразование текста посредством Microsoft WordArt. Диаграммы Microsoft Graph.

         i.           

ор типа тени для выделенного объекта.
Объем Выбор стиля для объемного эффекта.

Необходимо отметить, что большинство инструментов панели Рисование можно использовать для редактирования любого графического изображения, а не только того, которое было создано во встроенном графическом редакторе Word.

Примечание. В последних версиях Word при размещении графических фигур в документе появляется полотно, на котором (или внутри которого) осуществляется построение графических изображений. Оно помогает упорядочить и изменить размеры объектов в рисунке. Отключить его можно при выполнении пункта меню Сервис | Параметры, и на вкладке Общие убрать переключатель Автоматически создавать полотно при вставке автофигур.

6.1.Автофигуры

В Microsoft Word имеется множество стандартных изображений, включающих геометрические фигуры, стрелки и др. Эти изображения получили название автофигур.

Автофигуры можно вставлять непосредственно с панелей инструментов Рисование и Автофигуры или с помощью пункта меню Вставка | Рисунок | Автофигуры. В этом случае на экране появится меню, где можно выбрать необходимую группу автофигур.

6.2.Надпись

Надписи предоставляют пользователям возможности создания специальных эффектов для текста. Надпись - это контейнер, который вводится текст с тем, чтобы его можно было расположить в любом месте страницы.

Надписи вставляются двумя способами:

· вы можете вставить пустое текстовое поле, ввести и оформить текст или

· вставить надпись вокруг выделенных абзацев.

Для вставки выделенного текста в надпись предназначена команда Надпись из меню Вставка. Вставленная надпись вытесняет текст документа с того места, в котором оно помещается. Размер надписи устанавливается автоматически в соответствии с размером выделенного фрагмента. Форматирование всех вставляемых в поле абзацев сохраняется. Однако, маркируя текст, помещаемый в надпись, следует помнить, что информация о форматировании абзацев хранится в маркерах. Поэтому форматирование текста сохраняется только в том случае, если в маркированную область входят и маркеры абзацев. В противном случае содержимому надписи назначается стиль Normal.

Перед вставкой пустой надписи следует убедиться, что документ не содержит выделенных абзацев. Затем нужно вызвать команду Надпись из меню Вставка, установить указатель мыши в том месте страницы, где должен находиться левый верхний угол поля, и при нажатой левой кнопке мыши задать нужные размеры поля.

После вставки текстового поля на экране появляется панель инструментов Надпись. Если панель инструментов Надпись не появилась, то ее можно отобразить при выполнении пункта меню Вид | Панели инструментов | Надпись.

В следующей таблице описаны кнопки панели инструментов Надпись.

Таблица 4

Средства панели инструментов Надпись

Название кнопки Назначение
Создание связи с надписью С помощью этой кнопки устанавливается связь между надписями. Связав несколько полей, пользователь может задать перетекание текста из одной части документа в другую.
Разрыв связи Разрывает связь между надписями.
Предыдущая надпись Переход к предыдущей надписи в документе.
Следующая надпись Переход к следующей надписи в документе.
Направление текста Осуществляет изменение направления текста с горизонтального на вертикальное и наоборот.

При создании сложных рисунков, состоящих из нескольких фигур, очень часто используются возможности, предоставляемые пунктом меню Действия панели Рисование:

Более подробно мы остановимся только на двух командах этого пункта.

Команда Порядок позволяет изменить местоположение выделенной фигуры, разместив ее перед или за другими фирурами. Представьте, что каждая фигура изображается на отдельной прозрачной плоскости. Пользователю кажется, что все фигуры изображаются на одном и том же листе (ведь плоскостей он не видит). Такое расположение отдельных фигур позволяет менять местами плоскости, перенося некоторые фигуры на передний план, а другие - на задний. Для того, чтобы изменить местоположение плоскости с фигурой, достаточно ее выделить, щелкнув по ней левой клавишей мыши, выполнить Действия | Порядок и в появившемся окне выбрать необходимое значение.

Команды Группировать и Разгруппировать позволяют объединить в один рисунок несколько отдельно нарисованных фигур и разбить ранее сгруппированный рисунок на отдельные части. Группировка рисунка заставляет Word рассматривать его как единое целое (перемещение, копирование такого рисунка происходит как единого целого). Для того, чтобы сгруппировать несколько фигур в один рисунок, нужно сначала выделить эти фигуры. Выделение осуществляется щелчком по фигурам левой кнопкой мыши при нажатой клавише Shift.

Примечание. Для выделения фигур можно воспользоваться кнопкой Выбор объектов, расположенной справа от кнопки Действия. Нужно включить ее, а потом заключить в прямоугольник все подлежащие объединению фигуры. Однако, следует обратить внимание, что этот режим выделения не выключается автоматически. Для его отключения нужно снова щелкнуть по этой кнопке (отключить ее).

При необходимости разгруппировать рисунок (например, для его исправления), нужно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши и выполнить Действия | Разгруппировать.

Список литературы

1. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации / Под ред. А.П. Пятибраьова. - М.: Финансы и статистика, 1998.

2. Игер Б. Работа в Internet. - Пер. с англ. - М.: БИНОМ. - 1996.

3. Ланджер М. Microsoft Office Excel 2003 для Windows. - НТ Пресс - 2005.

4. Миллхоллон М., Мюррей К. Word 2002. Эффективная работа. - Питер. - 2003.

5. Основы информатики: Учеб. пособие / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова и др.; Под ред. А.Н. Морозевича. - Мн.: Новое знание, 2001.