Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшее профессиональное образование

Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы
Факультет ИПОиИТ

Специальность ПИП

Форма обучения заочная

Курс 3
Максютова Роза Ришатовна

(фамилия, имя, отчество)
Разработка базы данных «Документооборот»
КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 
«К защите допускаю»

Руководитель

Доцент

Старцева О.Г.
Оценка при защите

_______________

_______________

«___» _________ 2010 г.
УФА 2010

Содержание
Введение…………………………………………………………………………..3

Обследование предметной области……………………………………………..5

Выбор среды для создания базы данных……………………………………….7

Выбор аппаратных средств………………………………………………………9

Описания создания базы данных……………………………………………….10

Заключение………………………………………………………………………18

Библиографический список……………………………………………………..19
Введение

Можно с большой степенью достоверности утверждать, что большинство приложений, которые предназначены для выполнения хотя бы какой-нибудь полезной работы, тем или иным образом используют структурированную информацию или, другими словами, упорядоченные данные. Такими данными могут быть, например, списки заказов на тот или иной товар, списки предъявленных и оплаченных счетов или список телефонных номеров ваших знакомых. Обычное расписание движения автобусов в вашем городе - это тоже пример упорядоченных данных.

При компьютерной обработке информации, упорядоченные каким либо образом данные принято хранить в базах данных - особых файлах, использование которых вместе со специальными программными средствами позволяет пользователю, как просматривать необходимую информацию, так и, по мере необходимости, манипулировать ею, например, добавлять, изменять, копировать, удалять, сортировать и т.д.

Таким образом, дать простое определение базы данных можно следующим образом. База данных - это набор информации, организованной тем, или иным способом. Пожалуй, одним из самых банальных примеров баз данных может быть записная книжка с телефонами ваших знакомых. Наверное, у вас есть сейчас или когда-либо была эта полезная вещь. Этот список фамилий владельцев телефонов и их телефонных номеров, представленный в вашей записной книжке в алфавитном порядке, представляет собой, вообще говоря, проиндексированную базу данных. Использование индекса - в данном случае фамилии (или имени) позволяет вам достаточно быстро отыскать требуемый номер телефона.

Предметная область - часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации управления и, в конечном счете, автоматизации. Предметная область представляется множеством фрагментов, например, организация - отделами дирекцией, бухгалтерией и т.д. Каждый фрагмент предметной области характеризуется множеством объектов и процессов, использующих объекты, а также множеством пользователей, характеризуемых различными взглядами на предметную область.

Словосочетание "динамически обновляемая" означает, что соответствие базы данных текущему состоянию предметной области обеспечивается не периодически, а в режиме реального времени. При этом одни и те же данные могут быть по-разному представлены в соответствии с потребностями различных групп пользователей.

Предметной областью базы данных «Документооборот» является рабочее место секретаря организации.

Целью создания базы данных является автоматизация рабочего места секретаря, упрощения его работы с документацией, и отслеживание местоположения документов по отделам, создание отчетов по разным критериям.

Задачами создания базы данных является создание базы данных с удобным интерфейсом не вызывающих проблем при работе, а также упрощение работы с документами.
Обследование предметной области

База данных предназначена для автоматизации рабочего места секретаря. Работа этого звена связана с накоплением большого количества информации, которая связана с регистрации входящей документации корреспонденции. Всю информацию о поступающих документах заносилась вручную на бумажные носители, что создавало большие неудобства, затрачивалось большое количество времени на поиск нужной информации о том или ином документе, нередко важная корреспонденция терялась. Сама картотека изнашивалась по ходу работы, т.е. через некоторое время бумага могла утратить своё было качество.

Для того чтобы создать информационную базу необходимо четко представить ее на бумажном носителе. Для начала необходимо рассмотреть схему документооборота организации (рис. 1).


Рассмотрев схему документооборота в организации можно придти к выводу, что возможна реальная потеря важных документов при таком большом количестве отделов, поэтому создание базы данных для секретаря просто необходима. С помощью применения базы предоставляется возможность, проследить в каком отделе находится документ в данный момент.

Для реализации базы данных необходимо осуществление следующих операций:

~       добавлять и удалять в базу данных записи;

~       изменять и обновлять записи;

~       быстро осуществлять поиск нужных записей по критериям поиска;

~       создавать отчеты баз данных, как в электронном виде, так и с возможностью вывода их на печать;

~       необходим контроль за правильностью ввода данных;

~       работа с большим объемом данных из разных таблиц и т.д.;

Все эти операции должны осуществляться в удобной для пользователя форме и не вызывать затруднений при работе.
Выбор среды для создания базы данных

Существует несколько способов представления больших объемов данных. Наиболее успешно базу данных. Данную программу можно разработать с применением таких сред, как Visual FoxPro, Delphi, Microsoft Access.

Среда программирования
Delphi – пакет средств разработки приложений. Позволяет создавать приложения для работы с базами данных. Эта среда программирования основана на объектно-ориентированном программировании (ОПП).

К достоинствам относятся удобный интерфейс, высокая скорость работы, большое количество библиотек компонентов. Данная среда программирования позволяет создавать программы с дружественным интерфейсом.

К недостаткам Delphi можно отнести следующее:

~       для разработки приложений в этой среде необходимы особые навыки программирования, знание среды Pascal.

~       также опыт применения ЭВМ для построения прикладных систем обработки данных показывает, что самым эффективным инструментом являются не универсальные алгоритмические языки высокого уровня, а специализированные языки для создания систем управления данными.

Visual

FoxPro – это динамическая среда разработки реляционных баз данных. Она содержит объектно-ориентированные инструментальные средства, позволяющие быстро и легко создавать полноценные приложения. Проект, созданный таким способом, становится расширенным, обобщенным. Его функционирование можно проверить сразу после создания.

Visual FoxPro использует язык  запросов SQL, основанный на наборах записей, позволяющих администратору базы данных управлять действиями пользователя и программами.

Достоинства среды Visual FoxPro. Позволяет организовать нормализацию данных для улучшения надежности и эффективности структуры баз данных, обеспечивает целостность ссылочной системы, осуществляет разработку приложений, использующих все средства программировании FoxPro, использует подход OLE для увеличения эффективности систем управления реляционными базами данных.

Существенным недостатком Visual FoxPro является неудобство визуального создания средства разработки баз данных, и механизм визуального объектно-ориентированного программировании – Microsoft Visual Basic For Applications (VBA).

Достоинством
Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Также в Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать, данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут предоставляться одной таблицей. Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователя или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы.
Выбор аппаратных средств

Программа разработана в СУБД Microsoft Access 2003, которая является 32-х разрядным приложением и работает под управлением под управлением операционной системы Microsoft Windows. Для обеспечения нормальной работы в СУБД и эффективности проектирования программы должна быть использована следующая конфигурация компьютера:

~       центральный процессор класса Pentium III 433 МГц;

~       объем оперативной памяти не менее 128 Мб;

~       минимальная емкость жесткого диска 3 Гб;

~       привод для чтения компакт-дисков;

~       привод для чтения гибких дисков;

~       стандартный манипулятор «мышь»;

~       стандартная клавиатура;

~       стандартный монитор.

Программный продукт, оперирует с достаточно большим объемом информации. Данное обстоятельство накладывает дополнительные требования для компьютера, где будет установлена эта программа. Одним из таких требований является быстродействие системы в целом. При достаточно быстром обмене информации между процессором и памятью компьютера можно существенно сократить сроки поиска требуемой информации. Данное быстродействие можно достигнуть, используя современные процессоры и модули памяти, которые работают на одной тактовой частоте системной шины не ниже 100 МГц.
Описания создания базы данных

В Базе данных можно выделить следующие таблицы: «Дата поступления», «Входящая корреспонденция», «Отписано», «Отдел», «Сотрудники».

Для создания таблицы в Access следует описать ее структуру в режиме конструктора. Описание поля включает: имя, тип данных, примечания, свойства поля.

Дата поступления:

~       Дата поступления – дата и время;          

~       Ответственный секретарь - текстовый.

Входящая корреспонденция:

~       Входящий номер - счетчик;

~       Отправитель - текстовый;

~       Дата поступления – дата и время;

~       Номер документа - текстовый;

~       Содержание – поле MEMO;

~       На особом контроле - логический.

Отписано:

~       Входящий номер – счетчик;

~       Автор резолюции - текстовый;

~       Исполняющий отдел – текстовый, мастер подстановок;

~       Срок исполнения – дата и время;

~       Снято с учета - логический;

~       Примечания – текстовый.

Отдел:

~       Отдел – текстовый;

~       Начальник отдела – текстовый;

~       Внутренний номер – числовой;

~       Телефон - числовой.

Сотрудники:

~       Отдел - текстовый;

~       Фамилия Имя Отчество - текстовый;

~       Занимаемая должность - текстовый;

~       Стаж работы - числовой;

~       Адрес - текстовый;

~       Телефон - числовой;

~       Семейное положение – текстовый, мастер подстановок;

~       Прочее – поле MEMO.

	Рис. 2. Схема данных

Таблицы «Дата поступления», «Входящая документация», «Отписано» связаны с собой как последовательность, т.е. из одной таблицы вытекает вторая, а из второй третья. Также последовательно связаны таблицы «Отдел» и «Сотрудники». Осуществление связи между таблицами «Отдел» - «Отписано» - не представляет последовательность. В таблице «Отписано» неудобно постоянно набирать отделы организации и поэтому связь с таблицей «Отдел» обеспечивает выборку всех отделов из раскрывающего списка (рис 2.).
После проектирования таблицы были созданы запросы:

- Запрос «Дата поступления документа».

Рис. 3. Запрос «Дата поступления документа»

В поле Дата поступления мы вводим [Введите дату поступления]и при запуске запроса будет выходить поле с просьбой ввести дату, после ввода даты запрос выведет всю документацию поступившую в данный момент времени (рис .4.)

Рис. 4. Ввод даты в запрос

                                     
- Запрос «Контроль – Отдел». Принцип сортировки такой же как и в предыдущем запросе, только в поле введения значения параметра будет вводиться не дата, а исполняющий отдел в руках которых находится документация на особом контроле.

- Запрос «Отдел» - Сортирует всю документацию, находящуюся в отделах.

- Запрос «Отправитель» - Сортирует документацию по отправителям корреспонденции и документации.

- Запрос «Дата и контроль» - Сортирует документацию находящуюся на особом контроле по датам.

На основе вышеописанных запросов были созданы отчеты:

- Отчет «По отделам» (рис .5).

	Рис. 5. Отчет по отделам

- Отчет «по дате» (рис.6).

Рис.7. Отчет «Входящая документация на особом контроле

- Отчет «Входящая документация на особом контроле» (рис. 7).

- Отчет «Контроль – Отдел» (рис. 8).

	Рис.8. Отчет «Контроль – отдел»

На основе отчетов была создана форма «Отчеты» в которой хранятся все вышеперечисленные отчеты. Именно находясь в одной форме отчеты удобны для просмотра и при необходимости распечатки (рис. 9).

Рис. 9. Форма «Отчеты»

Рис.9. Форма «Отчеты»

При открытии базы данных автоматически открывается кнопочная форма «Документооборот» (рис. 10).

	Рис. 10. Главная кнопочная форма «»Документооборот»

Главная кнопочная форма состоит их форм:

-   «Входящая документация» (рис. 11).

	Рис. 11. Форма «Входящая документация

Форма «Входящая документация» имеет подчиненную таблицу «Отписано» и ссылку на форму «Отчеты». Также на форме имеются кнопки  - сохранить,  - отменить,  - удалить,  - новая запись,  - поиск,  - переходы по записям.

- Форма «Отделы организации» (рис.12.).

Рис. 12. Форма «Отделы организации»

Форма «Организация» имеет подчиненную форму «Сотрудники», для редактирования или поиска в форме «Сотрудники» необходимо использовать вертикальную прокрутку.

Рис 14. Форма «Руководители»

- Форма «Руководители организации»(рис 13.).

Заключение

База данных «Документооборот» готова к использованию. Программа позволяет быстро и легко модифицировать базу данных, в которой находятся исходные данные: добавлять новые записи, удалять ненужные записи и редактировать существующие. Кроме того, приложение дает возможность пользователю получать результат своей работы в виде отчета. Отчет можно просмотреть и при необходимости распечатать на принтере.

Эксплуатационное назначение – программа применяется пользователями ПЭВМ для автоматизации документооборота в организации.
Библиографический список

1.     Малыхина М.П., Базы данных: основы, проектирование, использование,  2-е издание перераб. и доп.  – СПб: БХВ – Петербург, 2007. – 528 с. ;

2.     Голицына О.Л., Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.И., «Информационные технологии». Учебник – М.:ФОРУМ ИНФРА, 2006 г. – 544 с.;

3.     Голицына О.Л., Партыка Т.Л., Попов И.И., «Системы управления базами данных». Учебное пособие – М.:ФОРУМ ИНФРА 2006 г. – 352 с.;