Реферат Инвентаризация как основной прием экономического контроля
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание
Введение
1. Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля
2. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение
3. Планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли
4. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли
5. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов.
6. Оценка эффективности инвентаризационной работы
Заключение
Список литературы
Введение
В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счёт самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов – за счёт заёмных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заёмных источников. Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений. Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности. Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств.
Организации и предприятия торговли имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь.
С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли.
На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова. Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции.
Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение. Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных.
Поэтому целью дипломной работы является освещение вопроса укрепления и сохранности собственности торговых организаций в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация.
Для достижения цели в дипломной работе освещается ряд задач:
· рассмотрение состояния сохранности собственности и необходимость её контроля в условиях рынка;
· рассмотрение основных этапов и технологии проведения инвентаризации и её особенностей в условиях рыночных отношений;
· проведение анализа результативности проведённых инвентаризаций и их влияние на состояние сохранности собственности.
1. Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля
Система универсального торгового комплекса № 5, объединяет в себе множество магазинов, которые сосредотачивают большие запасы товарно-материальных ценностей и денежные средства.
Поэтому за сохранностью необходимо осуществлять контроль, который можно осуществить, применяя инвентаризацию. Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса.
Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент.
Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).
Принципы инвентаризации: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность.
Инвентаризация как средство контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам.
В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т. д.)
По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии на недовложение; по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.
Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.
По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.
По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.
Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учёта состоит в установлении соответствия учётных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.
Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.
В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.
В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.
В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы.
Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.
Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия.
Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.
Но, кроме того, на сохранность собственности влияют и некоторые особенности торговли, которые обусловлены следующими причинами. Прежде всего, .то высокая степень децентрализации торговой сети. Торговля призвана прежде всего обслуживать население, поэтому организована разветвлённая розничная торговая сеть.
Кроме того, на предприятиях розничной торговли отсутствует натуральный учёт, из-за чего возникают затруднения в своевременности выявления нарушений. Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов хищений в торговле, в зависимости от которых осуществляются инвентаризации, направленные контролировать сохранность средств.
Значительная часть должностных хищений в торговле совершается упрощёнными способами, то есть путём присвоения выручки или товара. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим в торговле возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей реализацией их без отражения в учёте или крупные растраты, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий и организации торговли.
Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.
2. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение.
Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; на предприятиях, где выделены учётно-контрольные группы, – руководитель этой группы; начальники структурных подразделений (служб); представители общественности.
Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:
· заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;
· организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
· производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период; проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт;
· в необходимых случаях (при установлении серьёзных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;
· рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, – начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.
Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.
В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалиста (товаровед, технолог, экономист, работник бухгалтерской службы). В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления (отдела) торговли местных исполнительных и распорядительных органов.
Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения; участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.
Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.
3. Планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли
План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц (сезонность, время отпусков и т. д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.
Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества.
Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов (не менее 4-7 раз в год).
Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия.
Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.
Организация инвентаризации ценностей имеет большое и возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной деятельности предприятий, так как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определение суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятий. Что имеет немаловажное значение в условиях создания рыночных структур в стране.
Организационная сторона инвентаризации предусматривает различные нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической проверки и подсчёта ценностей. Положение об участии в проведении инвентаризации представителей общественности нередко не выполняются, а если и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие, уборщицы.
Также должна осуществляться совершенная организация деятельности инвентаризационной комиссии, которая недостаточно освещена в экономической литературе и практически не отражена в нормативных документах. Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на основании, по разработанной форме.
Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.
До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы[1].
Например, изложение общих правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений по результатам проведённых инвентаризаций.
Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений.
После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.
Последовательность осуществления этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике проведения инвентаризаций в розничной торговле, который показывает, что делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий (см. схема № 1).
Схема 1.
Процесс указания выполняемых процедур приводится в таблице 2.1.
Таблица 2.1.
Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации[2]
| Номер п/п | Содержание работ | Код работ |
| 1 | Оформление распоряжения о проведении инвентаризации ценностей и его вручению председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии. | 1-2 |
| 2 | Вручение распоряжения администрации предприятия, оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц. | 2-3 |
| 3 | Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей. | 3-4 |
| 4 | Получение от кассира последнего кассового отчёта с выведенными в нём остатками денег в кассе. | 4-5 |
| 5 | Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов. | 5-6 |
| 6 | Получение последнего товарно-денежного отчёта. | 4-8 |
| 7 | Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчёт. | 8-9 |
| 8 | Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и приложенных к нему документов. | 9-10 |
| 9 | Визирование всех документов приложенных к товарно-денежному отчёту. | 10-11 |
| 10 | Проверка весоизмерительных приборов, используемых комиссией. | 4-12 |
| 11 | Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и определение выручки текущего дня. | 6-7 |
| 12 | Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись. | 7-15 |
| 13 | Подготовка товаров и тары к инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка излишков на каждый вид товара. | 12-13 |
| 14 | Пересчёт и перемеривание товаров и тары. | 13-14 |
| 15 | Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в инвентаризационную опись. | 14-15 |
| 16 | Подписка о том, что все ценности поименованные в описи комиссией проверены в натуре. | 15-16 |
| 17 | Определение предварительных результатов инвентаризации. | 16-17 |
| 18 | Представление описей в бухгалтерию. | 17-18 |
| 19 | Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчёта материально ответственного лица. | 11-18 |
| 20 | Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии. | 18-19 |
| 21 | Составление сличительной ведомости по таре. | 19-20 |
| 22 | Составление расчёта естественной убыли и других нормируемых потерь. | 19-21 |
| 23 | Отражение данных в отличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. | 20-22 |
| 24 | Отражение данных расчёта нормируемых потерь в сличительной ведомости. | 21-22 |
| 25 | Определение окончательных результатов инвентаризации. | 19-22 |
| 26 | Рассмотрение результатов инвентаризации. | 22-23 |
| 27 | Принятие решений по результатам инвентаризации. | 23-24 |
| 28 | Отражение в учёте результатов инвентаризации. | 24-25 |
Данная сетевая модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что в свою очередь, скажется на улучшение организации торговли, увеличение товарооборота и как следствие, улучшение финансовых результатов.
Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приёмов проведения инвентаризации является ярлычный метод.
Его сущность состоит в том, что работники торгового предприятия подбирают одноимённые товары в порядке, удобном для их подсчёта. Затем подсчитав количество товаров и заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара. Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нём регистрационный номер, записать данные ярлыка в контрольную ведомость.
После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данные проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35-40 % сократить время проведения инвентаризации.
Для сокращения времени проведения инвентаризации можно порекомендовать применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться такой более эффективной формой её проведения как обмер, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.
4. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.
Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания.
Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении.
Товары, находящиеся на розничных торговых предприятиях в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству.
Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям. Товары, поступившие на предприятие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись. Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчёт, составленный после инвентаризации.
В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт ф. № 2026 (см. Приложение 3) и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.
На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи (см. Приложение 4).
В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цена должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не совершается.
Комиссия составляет опись в трёх экземплярах, а при передаче материальных ценностей (под копирку – 3, а два других материально ответственное лицо).
Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку).
Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы.
В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе «цена» указывается цена, по которой товар сдан под отчёт по товарным документам материально ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесён в опись.
Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.
Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или путём умножения количества ящиков на количество бутылок в одном, без проверки содержимого в каждом ящике.
Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись. На приходных документах делается отметка о том, что товар получен во время инвентаризации. Он приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике случаются не очень часто.
По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто. Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для неё две описи – на порожнюю и на занятую под товарами.
Если на торговом предприятии имеется остаток денег, не сданных в банк от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях (безотносительно к их характеру). Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также суму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо (бригадир, члены бригады) даёт подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.
На предприятиях с коллективной материальной ответственностью инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров. В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию в целом.
После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке:
· первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а так же экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, – в бухгалтерию организации, где ведётся учёт ценностей;
· второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу.
На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться и затем после проверки выводится результат инвентаризации.
5. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов.
Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.
Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.
Низкое качество инвентаризационной работы вызывается:
· несоблюдением принципа внезапности;
· нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий;
· неправильным составлением инвентаризационных описей;
· нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.
Наибольший эффект будут иметь инвентаризации в том случае, если контрольно-инвентаризационные службы будут вести систематические наблюдения за деятельностью предприятий.
Тогда инвентаризационные бригады уже на этапе составления заданий и рабочих планов и инвентаризаций могли бы решать, в каких торговых предприятиях необходимо провести внезапные сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей, что придало бы плановым инвентаризациям больше целесообразности и повысило их эффективность, так как при выборе объектов для проведения инвентаризации ревизоры могли бы руководствоваться объективными выводами анализа данных отчётности.
На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий. К проведению инвентаризационной работы должны привлекаться руководители или их заместители, товароведы, бухгалтера и другие работники, хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное значение имеет образование, а так же стаж работы, непосредственно в торговле и стаж работы на занимаемой должности. Однако в торговле многие руководители не участвуют при проведении инвентаризации.
При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:
· не оговорённое исправление цены, количества и суммы;
· подчистки записей, добавление и дописки цифр;
· неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам инвентаризационных описей;
· не соответствие количества единиц товаров по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией;
· неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;
· указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных товаров;
· записи об остатках определённых товаров в описи на конец отчётного периода в большем объёме, чем записи тех же товаров в описи на начало периода (если по этим товарам не было движения).
Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её проведения. Для ускорения инвентаризаций применяют специальные книги, построенные по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация отражается в них как обычно, последующие на вкладыша с указанием лишь количества и стоимости товаров. Это позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи и экономить при проведении инвентаризации не менее 25 % времени.
Дальнейшее совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ.
Рассмотренные методы проведения инвентаризаций позволяют сократить сроки её проведения, повысить достоверность и точность данных.
Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.
При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить товары в завышенных количествах и принять меры по рассмотрению или завозу отсутствующих товаров. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления товарными запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации. Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят.
Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников магазина способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне. Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не компетентными лицами.
Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы.
Необходимо контролировать не только 10-15 % наименований наиболее ценных товаров, числящихся по описи, но и проверять нет ли припрятанных ценностей с целью сокрытия излишков товара и экономии естественной убыли товаров.
Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности, находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.
Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут цели.
6. Оценка эффективности инвентаризационной работы
С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности.
Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются следующие: инвентаризационные комиссии действуют как временный орган; специалисты, проверяющие плохо ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои обязанности, права и обязанности, права и ответственность, отсутствует чёткая регламентация инвентаризаций (проведения, оформления, подведения итогов и принятия решений по результатам проверки, реализаций через правоохранительные органы); нет методик зачёта пересортицы и описаний естественной убыли; не обоснован порядок расчёта материального ущерба; отсутствует контроль за состоянием инвентаризационной работы; 41,3 % членов инвентаризационных комиссий не имеют специального образования.
В связи с этим необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям: наличие разработанных и утверждённых планов; полнота охвата объектов и своевременность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий; качество инвентаризационного процесса; достоверность и правильность составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правильность отражения на счетах бухгалтерского учёта и в учётных регистрах.
Исходным моментом для определения непосредственных результатов деятельности должно являться степень или уровень выполнения определённых задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо, чтобы существовала система показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчёта отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддаётся количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество труда.
Состояние и эффективность инвентаризационной работы целесообразно проверять по следующим показателям.
1. Показатель своевременности. Данный показатель характеризует проведение инвентаризаций в срок, установленный планом. Он определяется отношением количестве своевременно проведённых инвентаризаций ко всем планируемым инвентаризациям.
2. Показатель выполнения плана проведения инвентаризаций, рассчитываемый как отношение фактически проведённых инвентаризаций к их плановому количеству.
3. Показатель соблюдения сроков выведения результатов инвентаризаций. Он исчисляется как отношение числа инвентаризаций, по которым результаты выведены в срок, ко всем проведённым инвентаризациям.
4. Показатель участия руководителя, его заместителя и главного бухгалтера предприятия в проведении инвентаризаций. Он исчисляется как отношение числа инвентаризаций, проведённых под председательством этих должностных лиц, ко всем проведённым инвентаризациям.
5. Таким же образом можно определить показатель участия руководителя (его заместителей и главного бухгалтера) в проведении контрольных проверок качества инвентаризаций.
6. Коэффициент качества инвентаризаций. Он определяется отношением количества достоверных инвентаризаций ко всем проводимым инвентаризациям.
7. Коэффициент охвата инвентаризаций контрольными проверками, учитывающий уровень проверки достоверности проводимых инвентаризаций. Определяется путём отношения количества проводимых контрольных проверок данных инвентаризаций к общему числу инвентаризаций.
8. Коэффициент возмещения выявленного ущерба. Указанный показатель рассчитывают как отношение размера возмещённого ущерба к общей сумме выявленной недостачи.
Предлагаемые показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, сравнить и определить лучшие предприятия по организации и проведению инвентаризационной работы, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением собственности предприятия.
Вместе с тем целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результатами качественно и эффективно проведённой инвентаризации могут быть: взыскание выявленных недостач, оприходование неучтённых излишков, погашение вскрытой дебиторской задолженности, обеспечение внесения в кассу денежных начётов. При этом следует сравнивать затраты на инвентаризацию с дополнительными доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения.
Заключение
В первую очередь нужно совершенствовать сам процесс проведения инвентаризаций. Для этого необходимо пользоваться наиболее эффективными и рациональными её методами:
· ярлычный метод;
· применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей;
· обмер и последующий подсчёт;
Также необходимо увеличить процент охвата инвентаризаций контрольными проверками, увеличивающих достоверность инвентаризационных данных.
Для увеличения товарооборота необходимо сокращать до минимальных размеров сроки проведения инвентаризаций. Этого можно достигнуть применяя рациональные приёмы их проведения, а также использование электронно-вычислительной техники при выведении результатов инвентаризаций.
Необходимо уделять огромное внимание кадрам, особенно молодым. Повысить роль квалификационных комиссий по приёму на работу лиц, связанных с материальной ответственностью, что позволяет практически исключить проникновение на эти должности граждан, имеющих судимость или уволенных по недоверию.
Особое внимание уделяется совершенствованию работы с кадрами, воспитанию у них чувства ответственности за порученное дело, укреплению трудовой и производственной дисциплины.
Лица, не внушающие доверия, судимые и допустившие недостачи в больших объёмах освобождены или же освобождаются от занимаемой должности.
Продолжается работа по дальнейшему укреплению счётно-бухгалтерского аппарата.
Это позволит более оперативно управлять предприятием, вскрывать недостатки в работе предприятий и принимать меры по их устранении, что играет огромную роль в деле сохранения собственности особенно в условиях рыночных отношений.
Список литературы
1. О бухгалтерском учёте и отчётности. Закон Республики Беларусь: Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3322-XII.–Мн.: Экаунт, 1994 – С. 12.
2. Об изменениях сроков и порядке проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчётов, а также ревизий в предприятиях и организациях потребительской кооперации: Постановление правления Центросоюза № 19 от 24 января 1989.
3. Сост. Ковалевич И. Н. Бухгалтерский учёт и контроль в Республике Беларусь: Сб. норматив. актов: в 6-ти т. Т. 4 Учёт имущества – Мн.: Амалфея, 1996. – 832 с.
4. Исправление отчётных данных по результатам инвентаризации и проверок, проводимых самой организацией и налоговыми органами // Экономика и учёт в торговле.–1998.–№1.–С. 46-50.
5. Списание сумм недостач и хищений материальных ценностей: Письмо № 142 от 23.12.93. НЭГ № 1 1994 г.
6. Андреев В. Д. Использование экономического анализа в ревизионной работе – Экономика, 1985.
7. Андреев В. Д. Ревизия и аудит: Учебное пособие – Мн.: Высшая шк.,1996
8. Белый И. Н., Сушкевич А. Н. Организация бухгалтерского учёта и внутреннего аудита на предприятиях и в организациях.–Мн.: Экаунт,–1996.
9. Белый И. Н. и др. Теория бухгалтерского учёта: Учебник для уч-ся сред. спец. учеб. заведений// Мн.: Мисанта, 1997. –153 с.
10. Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учёт в торговле и общественном питании: Практ. пособие.–М.: МАГИС, 1996. –421 с.: табл.
11. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учёт: Учеб. пособие. –Мн.: ИНФРА-М, 1997.–560 с.
