Реферат Принципы и методы внедрения информационных технологий, координации и поддержки бизнеса с помощью
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 02
1. Краткая характеристика предприятия 05
2. Анализ информационных потоков 09
3. SWOT-анализ информационной инфраструктуры 11
3.1. Пути исправления положений, мероприятия, минимизирующие риски 14
3.2. Оптимизация рабочих процессов 16
4. Детальный план реализации направления 18
4.1. Детальный проект решения проблемы. Расчет стоимости проекта 19
4.2. Анализ экономической эффективности 27
4.3. Критерии экономической эффективности проекта 29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ (с выводами) 30
Список использованной литературы 33
В В Е Д Е Н И Е
Когда вы стратегически определились с тем, какими видами деятельности вы занимаетесь, неплохо бы составить перечень продуктов и услуг, соответствующих этим видам деятельности. Что вы можете предложить уже сегодня? Какую продукцию нужно готовить на перспективу? Почти в любом вузовском учебнике можно прочитать о том, как готовится и анализируется «товарный портфель» фирмы, как важно поддерживать ассортиментный ряд.
Жизнь, как обычно, оказывается сложнее и богаче любых учебников. Есть общеизвестный пример: человек покупает дрель, но нужна ему вовсе не дрель, а дырки в стене. Если пойти чуть дальше, то и дырки нужны не сами по себе, а для того, чтобы повесить полочку. Как только будет придуман другой, недорогой и менее варварский способ крепления полочки, ни дырки, ни дрель будут не нужны.
Можно пойти еще дальше - а полочка-то для чего нужна? Причины могут быть разными. Например: чтоб нужные вещи всегда были под руками. Или: чтобы гости восхитились – «какая красивая полочка, сам сделал или купил?» Что конкретно предложить этому человеку - сильно зависит от того, какие его потребности, нужды, амбиции или желания мы хотим удовлетворить.
Если цель фирмы - продать и больше никогда не видеть этих людей, то нет необходимости думать о качестве оборудования, стоимости сервиса, каких-то технологиях. Одноразовые отношения в бизнесе как случайные связи в жизни. Серьезные фирмы ориентируются на долгосрочные партнерские отношения, где выгода обязательно должна быть взаимной, а степень доверия - высокой.
Целью моей курсовой работы будет являться закрепление, углубление и систематизация теоретических знаний, полученных при изучении профессиональных и специальных дисциплин на основе изучения деятельности предприятия по производству мебели, а также приобретение необходимых навыков практической работы при расчетах.
Достижение поставленной цели обусловило необходимость решения следующих задач:
1. Дать краткую характеристику предприятию;
2. Проанализировать информационные потоки на предприятии;
3. Сделать SWOT-анализ информационной инфраструктуры предприятия;
4. Предложить свои пути исправления положений, а также мероприятия, минимизирующие риски;
5. Подробно рассказать об оптимизации рабочих процессов;
6. Предложить детальный план реализации направления;
7. Произвести расчет стоимости предлагаемого проекта;
8. Провести анализ экономической эффективности реализуемого проекта;
9. Сделать выводы о целесообразности реализации этого проекта, а именно Выводы по проекту оптимизации процессов и выводы по работе с MS Project.
Объектом исследования является частное предприятие – фирма «Ромул», с 1993 года является одним из крупнейших российских разработчиков и производителей мебели.
Предметом исследования явились принципы и методы внедрения информационных технологий, координации и поддержки бизнеса с помощью новых информационных программ.
В процессе работы используются материалы из отечественных библиографических источников и электронные сайты Интернета. С ними можно ознакомиться в списке источников литературы.
.
Фирма «Ромул» была образована осенью 1993 года, с того времени фирма прочно основалась на рынке производства мебели. Самое важное, что она имеет свой мебельный цех. Он же соответственно и занимается производством мягкой мебели – диванов, кресел, кушеток и т.д. Имеется фирменный магазин, в котором работают два продавца. В магазине представлены образцы типовых моделей мебели, которую производит цех.
Большой проблемой для всех легально работающих предприятий является конкуренция со стороны «теневиков». По приблизительным оценкам, мебель, собранная кустарями в гаражах и ангарах, занимает около 15-20% всего рынка. Качество ее оставляет желать лучшего, что подрывает доверие потребителей ко всей мебели отечественного производства. Кроме того, «теневики» обычно копируют чужие брэндированные образцы и продают их по более низким ценам.
Со слов директор «Ромула» А.С. Романенко ситуация порой доходит до смешного, - кустари приходят в мебельный магазин с нашим каталогом и говорят: «Вот такой стол мы сделаем на 500 рублей дешевле!» А ведь многие директора магазинов, как это ни печально, соглашаются. Это бьет по нашему престижу, так как продукция, собранная «на коленке», качеством не отличается.
Впрочем, есть и другая точка зрения: кустари в некотором роде подталкивают «белый» мебельный рынок к развитию. Подпольщики переманивают низкими ценами часть оптовиков и розничных продавцов. В ответ мебельным компаниям приходится совершенствовать дизайн и конструкцию своих изделий.
Как происходит взаимодействие предприятия с внешней средой? Продавцы принимают заказы на производство мебели от покупателей. Покупатель выбирает модель, расцветку обивки и комплектацию (существуют комплекты мебели – например, диван и два кресла в едином стиле, но покупатель может заказать только диван или диван и одно кресло). Продавец оформляет договор и принимает предоплату. Срок исполнения заказа – обычно одна-две недели.
В цехе работают 5 мастеров, каждый из которых «ведет» несколько заказов. Мастер занимается всеми операциями – от распилки пиломатериалов до обтяжки мебели тканью. Часть материалов – фурнитура (ручки, гвозди, шурупы, шарниры, подвижные блоки) и матрацы - закупается на стороне.
Заказы распределяются между мастерами директором цеха. Он также занимается закупкой материалов (дерева, фанеры, ткани и фурнитуры) и координирует работу.
Когда заказ готов, продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты и передает их водителю.
Водитель доставляет заказ клиенту, забирает оставшуюся часть оплаты заказа и подписывает документы у клиента. После доставки заказа водитель сдает документы и деньги бухгалтеру, который контролирует правильность расчетов и оформления.
У цеха также есть собственный дизайнер-технолог, который занимается разработкой новых моделей мебели.
Функции продавца в магазине заключаются в следующем:
· прием заказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия. Заказ принимается продавцом в магазине при мебельном цехе. Покупатели могут варьировать расцветку обивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату;
· организация доставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказа продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты.
Дизайнер-технолог технологического отдела выполняет две не связанные между собой задачи: изготовление новых моделей мягкой мебели и технологическая проработка заказов. С первой задачей все ясно - дизайнер-технолог, изучая спросы покупателей, создает новые модели мягкой мебели. Вторая задача состоит в следующем: после получения информации о новом заказе дизайнер-технолог по необходимости проводит технологическую коррекцию рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации - карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Затем формирует ведомости комплектации - список материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества.
Кладовщик выполняет следующие функции:
· после получения накладной на получение требуемого количества материалов со склада передает материалы в мастерскую для изготовления заказа;
· создает суммарную ведомость на закупку недостающего количества материала у поставщиков;
· производит прием закупленных материалов на склад.
Всю работу над конкретным заказом выполняет один мастер. Его работу можно разбить на четыре этапа: распиливает пиломатериалы, обрабатывает части изделия и собирает каркас модели; производится раскройка чехлов, в которые затем будет уложена набивка (мягкие элементы); создаются пружинные блоки (этот этап пропускается, если блоков нет в модели). Последним этапом является обтяжка мягкой мебели тканью.
Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент на предприятии существуют следующие структурные проблемы:
1. Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию.
2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
3. Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.
4. Нет электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.
5. Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Как следствие – неэффективное использование труда мастеров.
Любая организация существует для того, чтобы добиться чего-то. Конкретная цель ясна обычно с самого начала. Однако с течением времени программа может потерять свою четкость. Многие фирмы разрабатывают миссию своей деятельности. Хорошо проработанная миссия позволяет сотрудникам фирмы почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость, нацеливает на достижения. Таким образом, миссию фирмы «Ромул» можно сформулировать в виде девиза: «Мы поможем создать уют в каждом доме».
В рамках данной миссии можно сформулировать цели, стоящие перед организацией и представить их графически в виде дерева целей на схеме 01.
2. Анализ информационных потоков на предприятии
Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.
Схема 02. Информационная модель предприятия
Пояснения к нумерации стрелок:
Продавец в магазине принимает заказ на производство мягкой мебели от покупателя. Далее информация о заказе (1) передается директору, который передает заказ в мастерскую, и в технологический отдел.
В Технологическом отделе подготавливаются 2 вида документов: ведомость комплектации (2) уходит в бухгалтерию, а технологическая документация (3) передается в мастерскую.
В бухгалтерии формируется накладная на получение материалов (4) и передается на склад.
Если необходимые материалы есть в наличии, то кладовщик подготавливает накладную на передачу материалов (5), она отправляется в мастерскую. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку (6), которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта (7) в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами (8).
После выполнения заказа, информация о его готовности (9) поступает из мастерской в магазин. Продавец связывается с покупателем, сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа (10) продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию.
В бухгалтерию так же передается предоплата (11) и остаток оплаты заказа (12).
Разработанные дизайнером проекты новых моделей мягкой мебели (13) передаются директору для утверждения.
Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальные службы: налоги (14), пенсионные начисления работников цеха (15), коммунальные платежи (16).
Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию директору (17).
3. SWOT-анализ информационной инфраструктуры фирмы
Вы когда-нибудь задумывались о том, что делает перед боем хороший военачальник? Он изучает поле предстоящей битвы, выискивая все выигрышные возвышенности и опасные болотистые места, оценивает свои силы и силы противника. Если он этого не сделает, он обречет свою армию на поражение.
В бизнесе работают те же принципы. Бизнес — это нескончаемая череда мелких и крупных сражений. Если перед битвой фирма не оценит свои сильные и слабые стороны предприятия, не определит рыночные возможности и угрозы (те самые неровности местности, которые приобретают огромное значение в разгар боя), её шансы на успех резко уменьшатся.
Для того чтобы получить ясную оценку сил организации предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ. Действительно, сегодня интерес к проблемам стратегического управления обостряют неожиданные изменения во внешней среде, требующие быстрой и адекватной реакции компании для поддержания и усиления её конкурентоспособности.
Таблица 01. Анализ внешней среды
|
Таблица 02. Анализ внутренней среды
| 3. ВНУТРЕННИЕ СЛАБЫЕ СТОРОНЫ « S » - силы | 4. ВНУТРЕННИЕ СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ «О» - возможности |
| нехватка оборудования | гибкая политика руководства |
| нехватка рабочей силы | небольшой штат организации |
| не оптимизированы рабочие процессы | перспективный коллектив |
| недостаточно высокая прибыль | сравнительно недорогие исходные материалы |
| транспортные издержки | хорошая репутация у клиентов |
На основе полученных данных мы определим стратегии, которые может использовать «Ромул» для успешного развития.
На поле SO («силы – возможности») такими стратегиями могут быть:
Стратегия роста - выход на новые рынки. Например, целесообразно открыть производство в других городах области или регионах страны. Достаточно эффективным будет приобретение производств настоящих поставщиков. Подобная политика снизит в дальнейшем расходы фирмы.
На поле ST («силы – угрозы») возможны следующие действия:
Стратегия роста - в данном случае предпочтительнее начать оказывать еще одну услугу. Таковой может быть выпуск офисной мебели. Подобный шаг повысит конкурентоспособность, а, соответственно, увеличится количество клиентов. Это может быть и приобретение предприятий конкурентов. Например, можно соединиться с другим подобного профиля предприятием. Это улучшит производственную базу, повысит мощности фирмы. И, в конце, концов, на одного конкурента станет меньше.
На поле WO («слабости – возможности») предлагаю использовать следующие стратегии:
Стратегия роста: наиболее эффективными для «Ромула», на мой взгляд, являются действия по усилению позиций на рынке. Сюда относится создание положительного устойчивого имиджа в регионе Череповца и Вологодской области, увеличение количества клиентов и другое. Стратегия сокращения расходов также является целесообразной, так как прибыль у компании невелика, а цены на материалы растут. Предполагаемые затраты потребуют больших финансовых вложений, поэтому сейчас необходимо снизить планку расходов. Например, используя возможность начала работы с другими поставщиками, существует вероятность покупки более дешевых материалов.
На поле WT («слабости – угрозы») необходимо осуществить следующее:
Стратегия роста - необходимо наладить работу по предоставлению новой услуги. Это может быть пошив чехлов для мебели, так как данное производство очень тесно связано с производством мебели. На мой взгляд, компания «Ромул» может начать предоставлять новую услугу на базе уже существующих. Такие действия приведут к увеличению прибыли без затрат на новое оборудование. Конкурентоспособность также повысится.
Наиболее предпочтительной для компании «Ромул» на данном этапе развития является стратегия усиления позиций на рынке Череповца и Вологодской области. Это обусловлено тем, что у фирмы еще не хватает мощности для выхода на новые рынки других областей не говоря уже о зарубежных рынках.
Но при этом у компании все-таки существует ряд преимуществ, благодаря которым она является довольно сильным конкурентом в своем регионе. Поэтому следует укрепить свои позиции перед таким значительным шагом, как выход на новые рынки.
В то же время генеральная цель фирмы – выход на Российские рынки. А выбранная стратегия, безусловно, частично ведет к достижению поставленной планки.
При этом соотношение результатов с риском тоже говорит в пользу выбранной стратегии, так как приданной раскладке фирма практически ничего не «ставит на карту», а, наоборот, уменьшая свои слабости, улучшает сильные стороны, минимизирует угрозы и расширяет возможности.
Пожалуй, единственный минус такой стратегии – постепенное улучшение состояния фирмы, а не скачковое. Но, как говорится, «поспешишь – людей насмешишь» или «Тише едешь – дальше будешь!».
3.1. Пути исправления положений, указанные в п. 3 (Таблицы 02).
И мероприятия, минимизирующие риски,
указанные в п. 1 (Таблицы 01).
Перенесем данные из таблицы 02 и рассмотрим возможные пути исправления слабых внутренних сторон. Для наглядности оформлю свои предложения в таблицу 03. Меняется волевым решением руководства.
Таблица 03. Пути исправления слабых сторон
| 3. ВНУТРЕННИЕ СЛАБЫЕ СТОРОНЫ « S » - силы | ВОЗМОЖНЫЕ ПУТИ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ |
| Нехватка оборудования | Аренда, лизинг; Покупка подобного предприятия; Слияние с другим(и) подобным(и) предприятием(ями) |
| Нехватка рабочей силы | Привлечение мигрантов; Сезонная работа для студентов; |
| Не оптимизированы рабочие процессы | Провести разделение трудовых операций; Запланировать внедрение проекта оптимизации; |
| Недостаточно высокая прибыль | Минимизировать издержки; Максимизировать текущую прибыль; Поучить инвестиции в обмен на долю оборотных средств; |
| Транспортные издержки | Контроль за не использованием транспорта в личных целях; Оптимизировать организацию рейсов; |
Перенесем данные из таблицы 01 и рассмотрим возможные варианты минимизации внешних угроз. Для наглядности оформлю свои предложения также в таблицу 04. Влияние руководства не мыслимо, возможно учитывать и минимизировать при верном прогнозе.
Таблица 04. Варианты минимизации внешних угроз
|
Таки образом, рассмотрев возможности «Ромула», ее слабые и сильные стороны, проведя анализ угроз, исходящих из внешней среды, можно определить стратегию фирмы, при этом опираясь на цели организации.
Так как компания работает на рынке с сильной конкуренцией, то для нее наилучшей будет комбинированная стратегия, нацеленная на решение своих конкурентных преимуществ и предусматривающая более глубокое проникновение и географическое развитие рынках. Это можно сформулировать следующим образом:
Сначала минимизировать издержки и тем самым укрепить свою конкурентную позицию, при этом освоить продажу в уже имеющихся магазинах сопутствующих товаров (картины, осветительные приборы, покрывала, зеркала и другие предметы дизайна и интерьера), затем выйти на новые рынки, заключив договора в регионах, затем закрепиться в них, путем покупки существующих торговых мебельных предприятий, а в дальнейшем стремиться к приобретению доли акций производящих предприятий.
3.2. Оптимизация рабочих процессов
Для оптимизации рабочего процесса работы нашего мебельного цеха можно выбрать программу СУБД Microsoft Access. MS Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Её успех заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Основные особенности данной СУБД:
1. MS Access имеет один из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программных продуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных. При разработке программы широко используются такие современные решения, как панели инструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панели свойств, гипертекстовые ссылки и др.
2. Широко развитый пользовательский интерфейс. Существует возможность создавать в клиентских приложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.
3. Широкие возможности документирования и создания помощи пользователям. Окна подсказок, «ярлыки» подсказок, отличная документация на русском языке и встроенная система помощи – отличительные особенности СУБД Microsoft Access.
4. Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе и дома.
Следовательно, проектируемая система может быть легко применена и перенесена между множеством компьютеров для облегчения общения между различными пользователями – директором – продавцами – мастерами и т.д.
Например, перемещения между модельными рядами мебели осуществляется с помощью кнопок перехода внизу формы. Чтобы увидеть, какие предметы входят в конкретный модельный ряд, создан список предметов.
Покупатель может увидеть внешний вид предметов, их характеристики и цены. После выбора покупателем модели по вкусу, продавец может начать оформлять заказ. Для этого предназначена кнопка «Начать оформление заказа».
После нажатия кнопка блокируется, и становятся доступными кнопки «Открыть заказ №», «Добавить в заказ» и «Виды обивок». Кнопка «Добавить в заказа» добавляет выбранный предмет в заказ. Кнопка «Виды обивок» открывает каталог обивочных тканей. Кнопка «Открыть заказ №» открывает форму оформления заказов. В каталоге тканей покупатели могут ознакомиться с вариантами обивки для мебели.
Также в программе можно откорректировать заказ: данные о заказчике, комплектация, обивку и т.д. Чтобы выбрать другую обивку, нужно дважды нажать на соответствующее поле. После того, как заказа полностью сформирован, можно распечатать договор, выдать ведомость комплектации на изготовление заказа и ведомость на закупку недостающих материалов. Данные о материалах берутся из таблицы «Справочник Материалов» модуля «Склад», доступ к программе бухгалтерии позволяет контролировать добавление новых материал и расход имеющихся. Исключается возможность хищений, контроль за сохранностью почти 100%.
4. План реализации выбранного направления из п. 3 Таблицы 03
Миссия предприятия - определенный смысл его существования, который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.
Миссия фирмы «Ромул» - разработка и производство высококачественной мягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бы все запросы и создавала комфорт потребителю.
Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:
1. Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию.
2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
3. Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.
4. Не электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.
5. Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Как следствие – неэффективное использование труда мастеров.
Для того, чтобы решить структурные проблемы предприятия необходимо иметь детальный план решения проблем. Цели – создание информационной системы (ИС), соответствует миссии предприятия и, как правило, следует из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия.
Для осуществления миссии предприятия и устранений назревших проблем принято решение разработать и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы мебельного цеха. Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всего производственного процесса – это и есть основной план, который мы рассмотрим в работе.
4.1. Детальный проект решения проблемы
Расчет стоимости проекта.
Одной из целей создаваемой информационной системы – это создание электронного каталога моделей мебели, производимой в цехе, а также связь этого каталог с прайс-листом. То, что наш мебельный цех работает только со стандартным набором мебели, значительно облегчает задачу.
Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталога конечно же ложится на дизайнера-технолога. Он должен подготовить технологическую документацию и ведомость комплектации на каждую модель мебели, изготовляемую в цехе. Тогда после занесения этой документации в каталог, можно сразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления конкретной модели мебели. А это значительно уменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизацию бизнес-процессов будем проводить с предположением, что такой электронный каталог мягкой мебель уже создан.
Бизнес-процесс «Оформление заказа».
От качества работы продавца и правильной приемки заказа зависит очень многое. В первую очередь, - будет ли доволен заказчик и придет ли он в наш магазин снова. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место.
При правильной подготовке рабочего места продавца продать покупателю можно лишь то, что реально можно сделать. Для этого продавца необходимо обеспечить электронным каталогом с ассортиментом мебели, информацией о состоянии склада материалов (например, какую отделку можно сегодня предлагать заказчику), прайс-листами, а также средствами для расчета и оформления заказа. Очень важным моментом является обучение продавцов пользоваться созданным электронным каталогом.
Продавец помогает заказчику выбрать модель мебели с помощью электронного каталога. Причем уже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии склада материалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство или же понадобиться некоторое время на закупку недостающих материалов. Информация о выбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этом автоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточке заказа так же учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) и дополнительные параметры (размер предоплаты). Оговорив условия оплаты и доставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договор и счет на оплату заказа).
И хотя в данном бизнес-процессе у нас стало на одну технологическую операцию больше, но это с лихвой окупается удобством для клиентов.
Схема 03 Бизнес-процесс «Оформление заказа»
При оптимизации данного бизнес-процесса мы использовали два метода – метод уменьшения входов и выходов бизнес-процесса и метод минимизации устной информации. Применение автоматизированных средств регистрации заказа позволяет увеличить скорость выполнения операций бизнес-процесса.
Бизнес-процесс «Выполнение заказа».
При формировании заказа на предыдущем шаге у нас автоматически сформировалась вся необходимая документация для передачи заказа в производство, накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Это позволило нам удалить ставшие ненужным вспомогательные бизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов со склада». Подобный подход позволяет практически полностью исключить ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.
Еще один шаг по оптимизации данного бизнес-процесса - мы можем применить здесь метод параллельного выполнения работ.
Распределение труда в мастерской позволит увеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Напомню, что все работы по изготовлению заказа выполняются одним мастером поэтапно. Считаю, что очень редко можно встретить универсального специалиста, который грамотно и без ошибок сможет собрать с нуля модель мягкой мебели.
Поэтому предлагаю каждый этап по производству мягкой мебели закрепить за конкретным мастером. То есть у каждого мастера в мастерской будут свои функциональные обязанности. Так как в штате предприятия числится пять мастеров, то на самый трудный участок работ – сборка готовой модели и обтяжка тканью – можно назначить двух мастеров. Тогда не придется производить сокращение численности штата. При такой организации производства первые три этапа - деревообработка и изготовление каркасов, изготовление чехлов и мягких элементов и изготовление пружинных блоков – можно проводить параллельно.
Так же использовать при оптимизации данного бизнес-процесса еще один метод – метод организации точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить перед последней операцией бизнес-процесса - сборкой модели мебели. В случае обнаружения технологического несоответствия изготовленных элементов, они будут отправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовых изделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроля предлагается внедрить перед сдачей готового заказа.
Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Видно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо. Но все же, его можно оптимизировать его, автоматизировав вторую операцию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается только распечатать их и передать водителю.
Бизнес-процесс «Разработка новой модели».
Он не нуждается в оптимизации.
Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
Как мы уже выяснили, данный бизнес-процесс можно совсем удалить, т.к. вся необходимая технологическая документация теперь храниться в электронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформления договора на заказ.
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
После оформления заказа в базе данных сразу формируется накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразу передаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии».
Невозможно четко и экономично работать, не имея точного представления о состоянии дел на предприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечить, используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, а особенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса «Работа бухгалтерии» происходит в основном за счет автоматизации всего документооборота мебельного цеха, т.к. работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации на предприятии.
Бизнес-процесс «Работа склада».
Точные сведения о наличии материалов на складе, возможность контролировать график выполнения заказов, реально оценивать объемы доходов и расходов жизненно необходимых для любого руководителя предприятия. Поэтому автоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизации бизнес-процесса «Работа склада» мы использовали метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Теперь у нас на одну операцию меньше – ведомость на закупку недостающего материала оформляется автоматически сразу же после оформления договора.
Ну и, конечно же, автоматизировав работу склада, мы существенно сократили время выполнения заказа. Накладная на получения материалов для выполнения заказа не проходит теперь длинную цепочку исполнителей (технологический отдел, бухгалтерия), а сразу же поступает на склад после оформления договора. Работа кладовщика так же значительно облегчилась.
Анализируя роль и значение информационных технологий для современного этапа развития общества, можно сделать вполне обоснованные выводы о том, что эта роль является стратегически важной, а значение этих технологий в ближайшем будущем будет быстро возрастать. Именно этим технологиям принадлежит сегодня определяющая роль в области технологического развития государства. Аргументами для этих выводов является ряд уникальных свойств информационных технологий, которые и выдвигают их на приоритетное место по отношению к производственным и социальным технологиям. Наиболее важные из этих свойств, приводятся ниже.
Информационные технологии сегодня играют исключительно важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации. Эти средства быстро ассимилируются культурой нашего общества, так как они не только создают большие удобства, но снимают многие производственные, социальные и бытовые проблемы, вызываемые процессами глобализации и интеграции мирового сообщества, расширением внутренних и международных экономических и культурных связей, миграцией населения и его всё более динамичным перемещением по планете. В дополнение ставшим уже традиционными средствам связи (телефон, телеграф радио и телевидение) в социальной сфере все более широко используются системы электронных телекоммуникаций, электронная почта, факсимильная передача информации и другие виды связи.
Сетевые информационные технологии представляют собой актуальное и перспективное направление развития информационных технологий.
Их цель – не только обеспечение обмена информацией между отдельными пользователями информационно - вычислительных систем, но также и создание для них возможности кооперативного использования распределенных информационных ресурсов общества, получения справочной, документальной и другой информации из различного рода специализированных информационных фондов.
В последнее время центральной темой публикаций не только компьютерной прессы, но и массовых изданий стала сеть Internet, приковав к себе внимание специалистов по информационным технологиям, бизнесменов, рядовых пользователей и всего цивилизованного мира.
Понятие экономической эффективности предполагает оценку результатов действия какой-либо системы или процесса и характеризует общественную выгоду от проведения того или иного мероприятия. Экономическую эффективность проекта можно определить как совокупность полученных доходов за вычетом расходов от внедрения проекта. Экономическая эффективность проекта – основной критерий, определяющий целесообразность его внедрения. Эффективность проекта находится в прямой зависимости от разницы между доходами от проекта и расходами на его внедрение, продвижение и обслуживание. Оценку прямой эффективности проекта производят путем сравнения полученных доходов от произведенных расходов. Затраты, произведенные в разное время, должны быть приведены на момент внедрения.
Внедрение проекта будет эффективным, если расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Ер) будет больше граничного.
Срок окупаемости капитальных вложений (Ток) рассчитывается по формуле:
· Инвестиционные затраты – 250 тыс. руб.
· Эксплуатационные затраты – 32000 тыс. руб., в том числе:
· обслуживание счетов – 18000 тыс. руб./год;
· прочие затраты – 14000 тыс. руб./год
В ниже приведенной таблице рассчитаны основные затраты.
Таблица 05. Потребность в ресурсах
| № | Наименование | Цена, тыс. руб. |
| 1 | Расходы на обслуживание счетов | 10000 |
| 2 | Вспомогательные компоненты и упаковочный материал | 1000 |
Произведем расчет себестоимости услуги по данному проекту.
Таблица 06. Полная себестоимость продукции
| № | Наименование элементов затрат | Всего, тыс. руб. |
| 1 | Основные затраты · Обслуживание счетов · Дополнительные затраты | 10000 796,61 |
| 2 | Вспомогательные материалы | 1000 |
| 3 | Энергия | 44312 |
| Всего материальных затрат | 65108,61 | |
| 1 | Заработная плата персонала | 96000 |
| 2 | Заработная плата управленческого персонала | 120000 |
| Всего затрат на оплату труда | 216000 | |
| | Всего затрат на отчисления на соц. нужды | 76896 |
| | Затраты на амортизацию основных средств | 120 |
| | Прочие затраты | 4000 |
| Итого полная себестоимость услуги | 353124,61 | |
| | Себестоимость единицы реализованной продукции | 19,618 |
Теперь можно определить валовую прибыль, годовой возврат капитала и срок окупаемости проекта:
1. Валовая прибыль проекта = 18000 т * 900$ * 30 руб./$ – 353124,61 = 485246875,39
Для определения чистой годовой прибыли необходимо посчитать налоги: 108799759,55 руб./год
Чистая годовая прибыль = 485246875,39 – 108799759,55 = 376847115,84 руб./год
2. Срок окупаемости вложенных средств = 600000000 / (120 + 376847115,84) = 1,5 года
4.2. Критерии экономической эффективности проекта
Задание 01. Ответьте на вопрос: «При достижении определенных значений, каких параметров проект можно считать успешным?».
Одним из самых понятных критериев успешности проекта, естественно, является финансовый критерий, например отдача на затраты или прибыль. Для проектов, нацеленных на выполнение внешнего заказа, этот критерий является и основным. При подборе финансовых показателей проекта главным является исключение из этих показателей характеристик, напрямую не связанных с проектом.
Например, учет в прибыльности проекта административных издержек фирмы-исполнителя способен исказить показатели прибыльности проекта, и, как следствие, привести к неадекватной оценке успешности работы менеджера проекта. Возможная система финансовых оценок проекта может быть основана на использовании валовых показателей прибыльности, принимающих во внимание только прямые затраты данного проекта.
Это позволяет оценить деятельность менеджера проектов в области его прямой ответственности, т. е. без учета административных расходов, амортизации, налогов, обычно находящихся вне влияния менеджера проекта.
Задание 02. Определите, какие показатели основной деятельности предприятия улучшатся?
Считаю, что при внедрении проекта по оптимизации процессов улучшатся следующие показатели:
1. Окупаемость вложений, последующее сокращение затрат;
2. Профессионализм определенного количества сотрудников;
3. Увеличение продаж, повышение качества обслуживания клиентов, сокращение ошибок и т.п.;
4. Ускорится процесс передачи информации внутри предприятия (при всей отдаленности объектов друг от друга);
5. Повысится прозрачность информации, объективность работы каждого члена команды;
6. Упорядочится информация покупки, расхода, вклада каждого в общее дело;
7. Повысится удовлетворенность сотрудников;
Задание 03. Какова точка безубыточности?
Точка безубыточности — минимальный объем производства и реализации продукции, при котором расходы будут компенсированы доходами, а при производстве и реализации продукции предприятие начинает получать прибыль. Точку безубыточности можно определить в единицах продукции, в денежном выражении или с учётом ожидаемого размера прибыли.). Точка безубыточности в денежном выражении — такая минимальная величина дохода, при которой полностью окупаются все издержки (прибыль при этом равна нулю):
где
BEP (англ. break
-
even
point) — точка безубыточности,
TFC (англ. total
fixed
costs) — величина постоянных издержек,
VC (англ. unit
variable
cost) — величина переменных издержек на единицу продукции,
P (англ. unit
sale
price) — стоимость единицы продукции (реализация),
C (англ. unit
contribution
margin) — прибыль с единицы продукции без учета доли переменных издержек (разница между стоимостью продукции (P) и переменными издержками на единицу продукции (VС)).
Главным недостатком рассматриваемого показателя является игнорирование налоговых выплат. Поэтому данный метод чаще всего используется при сопоставлении проектов «внутри» одного предприятия.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Выводы по поставленным целям и задачам работы:
Главная цель курсовой работы достигнута. Я закрепила полученные теоретические знания, полученные при изучении профессиональных и специальных дисциплин. А также решила поставленные передо мной в курсовой работе задачи, а именно:
10. Дала характеристику предприятию;
11. Проанализировала и описала информационные потоки на предприятии;
12. Сделала SWOT-анализ информационной структуры предприятия;
13. Предложила свои пути исправления положений, а также мероприятия, минимизирующие риски;
14. Подробно рассказала об оптимизации рабочих процессов;
15. Предложила детальный план реализации направления;
16. Произвела расчет стоимости предлагаемого проекта;
17. Провела анализ экономической эффективности реализуемого проекта;
18. Сделала выводы о целесообразности реализации этого проекта, а именно Выводы по проекту оптимизации процессов и выводы по работе с MS Project.
Выводы по проекту оптимизации процессов
Подводя итог, выскажу предположение, что главный риск прямого применения SWOT-анализа заключается даже не в том, что в реальной действительности невозможно учесть все факторы внешней среды и внутреннего состояния предприятия, а в том, что эти, модели рассмотрены на недостаточном уровне. Поэтому необходимо:
Руководству фирмы «Ромул» не нужно буквально следовать рекомендациям данного проекта, чтобы не «прогореть». Необходимо помнить, что предложенные мною модели придумали обычные люди, поэтому не следует ограничиваться прочитанным – нужно смелее развивать изученное, опираясь на свой практический опыт и опять же свой здравый смысл.
В то же время для повышения эффективности использования таких инструментов, как SWOT-анализ, следует аккуратнее вникать в суть предлагаемых различными авторами технологических рекомендаций, пытаясь глубже осмыслить, что стоит за этими рекомендациями.
Следует иметь в виду, что аналитическая работа требует много сил и времени, в результате чего этих ограниченных ресурсов может не хватить на главное, без чего не могут родиться смелые варианты стратегических действий, - на свободную фантазию.
Даже если сотрудники уверены, что и так прекрасно обо всем осведомлены, все же стоит провести SWOT – анализ, так как в этом случае он поможет структурировать имеющуюся информацию о предприятии и рынке и по-новому взглянуть на текущую ситуацию и открывающиеся перспективы.
Другими словами, применение SWOT-анализа позволит систематизировать всю имеющуюся информацию и, видя ясную картину «поля боя», сотрудники смогут принимать взвешенные решения, касающиеся развития рассматриваемого бизнеса.
SWOT-анализ позволит выбрать оптимальный путь развития бизнеса, избежать опасностей и максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении организации ресурсы.
Считаю, что результатом проделанной работы по внедрению в «Ромуле» информационной системы можно считать следующие результаты:
1. Повысилась производительность труда и устойчивость бизнеса;
2. Оптимизирована технология производства мебели и повысилось качество конечного продукта, продукция стала более конкурентоспособной;
3. Время обработки заказов сократилось в несколько раз, причем это время имеет тенденцию к дальнейшему сокращению по мере накопления базы изделий и опыта работников;
4. Достигнута значительная экономия материалов;
5. Наладилась согласованная работа всех подразделений;
6. У руководства предприятия появилась эффективная система отчетности, позволяющая своевременно определять состояние дел в цехе и вовремя отслеживать положительные и отрицательные изменения для принятия обоснованных управленческих решений;
7. Да просто работать всем работать стало интереснее!
Выводы по работе с MS Project
Страна сейчас переживает шоковый момент. Зачастую руководитель фирмы чувствует себя человеком, которому делают дефибрилляцию. Запускают импульс в несколько тысяч вольт и смотрят на экран: запустилось — не запустилось сердце... Ведь так исторически сложилось, что у нас в России привыкли заработать за два месяца, за полгода, за два года, окупаемость в семь-восемь лет никому не интересна.
Какие сроки окупаемости вложений в проекты можно считать приемлемыми? На этот вопрос в разных отраслях и компаниях отвечают по-разному: например, в строительстве это может быть 3-7 лет, в производстве — 2-4 года, в ИТ -секторе — 1-2 года. При сроке окупаемости в 1,5 года можно считать, что проект эффективен.
Конечно, это не самый лучший показатель, но сегодня самый выгодный бизнес-проект, к сожалению, только посадка конопли.
Список использованной литературы
1. Виханский О.С. Стратегическое управление. – М., 1995.
2. Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг. – М., 1991.
3. Котлер Ф. Основы маркетинга. – М., 1992.
4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель... – М., 1993.
5. Маркетинг. Под/ред. Э.А. Уткина – М., 1998.
6. Основы коммерции. Аванесов Ю.А. Клочко А.Н. – М., 1995.
7. Основы предпринимательского дела. Осипов Ю.М. и группа авторов – М., 1992.
8. Основы стратегического менеджмента. К. Боумэн. – М., 1997.
9. Основы стратегического управления. П.В. Забелин, Н.К. Моисеева. /Учебное пособие. – М., 1998.
10. Панкратов Ф.Г, Серегина Т.С. Коммерческая деятельность. – М., 1996.
11. Румянцева З.П., Саломатина Н.А. Менеджмент организации. – М., 1995.
12. Рыночная экономика: возникновение, эволюция, сущность. Валовой Д. – М., 1997.
13. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом? – М., 1995.
14. Теория экономического анализа. Баканов М.И., Шеремет А.Д. – М., 1993.
15. Хойер В. Как делать бизнес в России. – М., 1992.
16. Шапиро В.Д. и группа авторов. Управление проектами. – С-Пб, 1996.
