Реферат Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
Челябинский государственный университет
Институт Экономики отраслей, бизнеса и администрирования
Кафедра экономики отраслей и рынков
РЕФЕРАТ
по предмету: Пакеты прикладных программ
Тема: «Бюджетирование на предприятии.
Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning»
Выполнила:
Студентка: 22ПС – 304 гр.
Седякина С
.
А
.
Проверил:
преподаватель
Фицнер М.А
Челябинск 2010
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………3
1 Методология бюджетирования, организационные аспекты, задачи и функции автоматизации бюджетирования…………………………………………………..4
1.1 Понятие бюджетирования………………………………………………………....4
1.2 Методология бюджетирования……………………………………………………4
1.3 Организационные аспекты………………………………………………………...5
1.4 Задачи и функции бюджетирования………………………………………………6
1.5 Задачи и функции автоматизации бюджетирования……………………………..7
1.6 Инструменты бюджетирования……………………………………………………8
2 Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning……………………………..10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………….21
Список литературы…………………………………………………………………………22
ВВЕДЕНИЕ
Сегодня многие российские предприятия стремятся внедрить автоматизированные системы бюджетирования (АСБ), а некоторые из них, в том числе предприятия нефтегазового комплекса – Газпром, Славнефть, ЛУКОЙЛ-Оверсиз, Ватойл, Российская Геофизическая Компания, уже внедрили или находятся в процессе внедрения таких систем. Оперативное планирование работы и последующий контроль за исполнением плановых заданий невозможны без формирования бюджета как основного инструмента гибкого управления, обеспечивающего высшее руководство точной, полной и своевременной информацией о реализации мероприятий по достижению целей развития предприятия.
Данная работа посвящена вопросам о том, каковы цели автоматизации и какие функции должна выполнять АСБ, а также при помощи какого программного обеспечения эти функции можно реализовать на практике, а в частности о системе Oracle Hyperion Planning.
1
Методология бюджетирования, организационные аспекты,
задачи
и
функции автоматизации
бюджетирования
1.1 ПОНЯТИЕ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Следует различать понятия "бюджет" и "бюджетирование". Бюджет - это насыщенный количественными показателями документ. Бюджетирование - это процесс составления и реализации данного документа в практической деятельности компании. В экономической литературе также существуют различные определения бюджетирования, каждое из которых зависит от того, каково назначение бюджета. Приведем некоторые из них.
Бюджетирование - это процесс разработки конкретных бюджетов в соответствии с целями оперативного планирования. Бюджетирование является основой правильной реструктуризации предприятия, оптимизации его структуры капитала (активов).
Итак, с учетом сказанного бюджетирование представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов планирования, контроля и анализа деятельности как всего предприятия в целом, так и его отдельных подразделений с целью разработки и принятия оптимальных управленческих решений. В основе бюджетирования лежит принцип "управления по центрам ответственности", согласно которому руководители подразделений и другие работники предприятия несут ответственность за планирование и выполнение целевых показателей, которые связаны с осуществлением их деятельности.
1.2 МЕТОДОЛОГИЯ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Методология бюджетирования исходит из того, что текущие планы и действия по их реализации должны согласовываться с глобальными целями развития и долгосрочной корпоративной стратегией. Поэтому построение бюджета осуществляется по определенным правилам. Отправной точкой служат разного рода прогнозы - прогноз продаж и прогноз наличия (доступности) необходимых ресурсов. После этого определяется принципиальный бюджетный фактор (или лимитирующий фактор) - то, что ограничивает деятельность предприятия и влияет на принятие соответствующих управленческих решений. Такое ограничение может быть как внешним по отношению к предприятию (емкость рынка и платежеспособный спрос), так и внутренним (производственная мощность и наличие других ресурсов). Для ограничений, которые желательно устранить, определяется принципиальная возможность такого устранения, а также то, с какими затратами это будет связано. Наконец, осуществляется построение системы планов (бюджетов), в результате чего происходит наполнение структуры корпоративного бюджета реальной информацией.
Как правило, структура корпоративного бюджета предусматривает наличие бюджетов операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, а также основного бюджета (мастер-бюджета), который содержит обобщенную информацию. Среди функциональных бюджетов можно выделить бюджеты продаж, производственных затрат, себестоимости продаж, непроизводственных затрат. Основной бюджет консолидирует информацию, представленную в функциональных бюджетах, и включает в себя три основные составляющие: прогнозный баланс, бюджет доходов и расходов (аналогичен отчету о прибылях и убытках) и бюджет движения денежных средств. Приведенная структура бюджетной модели наиболее типична, хотя на практике может применяться в различных вариациях, учитывающих особенности конкретного предприятия.
Методы формирования и пересмотра бюджетов довольно разнообразны. Достаточно вспомнить практику составления гибких бюджетов, которые, в отличие от жесткого бюджета, учитывают зависимость плановых показателей от уровня деловой активности предприятия (что крайне важно из-за различий в поведении постоянных и переменных затрат).
Еще один подход, весьма эффективный на практике, - скользящее планирование. Скользящий бюджет - это бюджет, который регулярно обновляется с течением времени путем добавления к периоду планирования одного интервала времени (месяца или квартала) в будущем и вычитания одного истекшего периода. При скользящем планировании компания всегда располагает планом на последующие двенадцать (или более) месяцев, причем сам бюджет постоянно поддерживается в актуальном состоянии, с учетом всей информации, имеющейся в распоряжении менеджеров на момент его пролонгации.
Наконец, заслуживает внимания функционально-стоимостное бюджетирование (activity based budgeting, ABB) - метод, являющийся логическим продолжением хорошо известной в теории, но весьма редко применяемой на практике концепции функционально-стоимостного учета (activity based costing, ABC). Функционально-стоимостное бюджетирование предусматривает выделение основных функций, определение для каждой из них носителей затрат (т. е. операций, потребляющих затраты), установление стоимости каждого носителя затрат, а затем - определение плановых уровней активности и соответствующих плановых затрат.
1.3 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ
Помимо методологии, важное место в системе бюджетирования занимают организационные аспекты. Для того, чтобы сотрудники, чья деятельность связана с планированием и контролем исполнения планов, могли эффективно взаимодействовать друг с другом, их работа должна быть определенным образом организована. Сделать это не всегда просто, ведь в бюджетный процесс могут вовлекаться десятки людей, представляющих самые разные подразделения и зачастую находящихся в разных регионах.
В таких случаях взаимоотношения между сотрудниками выстраиваются в иерархическом порядке, в соответствии со структурой центров финансовой ответственности (ЦФО) компании. В общих чертах при такой организационной схеме можно выделить три категории сотрудников:
- специалисты, отвечающие за весь бюджетный процесс в целом, включая формирование итоговых отчетов;
- специалисты, отвечающие за бюджетирование на уровне функциональных подразделений и (или) региональных структур;
- рядовые сотрудники, ведущие отдельные участки учета и планирования в финансово-экономических или функциональных подразделениях.
Составление бюджета в иерархической организационной среде может производиться при помощи двух основных подходов - "сверху вниз" (исходя из целевых параметров, намеченных руководством) и "снизу вверх" (когда подразделения сами формируют свои планы, на основе которых руководство определяет финансовые показатели всей компании). Часто применяется комбинированный подход: сначала определяют общие цели, вытекающие из стратегии компании и рыночных прогнозов (по принципу "сверху вниз"), а уже затем составляют реальный бюджет (по принципу "снизу вверх").
1.4 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
В общем случае в процессе бюджетирования выполняются следующие задачи:
· планирование на предстоящий период, позволяющий оценить эффективность работы предприятия, а затем сравнить достигнутые результаты с плановыми;
· прогнозирование на более длительный период, дающее возможность установить перспективные цели, и их выполнение в текущих планах развития предприятия;
· контроль и анализ деятельности отдельных подразделений предприятия на основе показателей, устанавливаемых для каждого подразделения;
· контроль и анализ деятельности всего предприятия в целом (либо группы компаний в целом) на основе общефирменных (или общекорпоративных) целевых показателей;
· планирование и контроль денежных потоков, поскольку важнейшим условием реализуемости любого плана предприятия является положительный баланс в любой момент.
Отечественные специалисты обычно выделяют от четырех до шести функций бюджетирования. Разногласия экономистов объясняются изменением функций бюджета в зависимости от этапа его формирования и реализации. Мы рассмотрим шесть функций:
· планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;
· координация и согласование деятельности различных подразделений предприятия;
· стимулирование руководителей всех рангов в достижении целей своих центров ответственности;
· контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины;
основа для оценки выполнения плана центрами ответственности и их руководителей;
· средство обучения менеджеров.
Планирование. Основные плановые решения обычно вырабатываются в процессе подготовки программ, и процесс разработки бюджета, по существу, является самым детализированным видом планирования, уточняющим основные операции по отдельным подразделениям или функциям компании на ближайший период.
Координация и связь. Координация в бюджетировании предполагает согласованность работы всех звеньев управления, аппарата управления и специалистов. Она обеспечивает единство отношений субъекта управления и объекта управления. Каждый центр ответственности влияет на работу других центров ответственности и сам зависит от их деятельности. В процессе разработки бюджета координируются отдельные виды деятельности таким образом, чтобы все подразделения организации работали согласованно. Важно, чтобы планы производства были скоординированы с планами отдела маркетинга, т.е. необходимо произвести количество продукции в соответствии с запланированным объемом продаж и желаемым уровнем конечных запасов готовой продукции. План закупки материалов должен составляться исходя из потребностей производства в количестве продукции, определенном в бюджете, и т.д.
Благодаря процессу бюджетирования руководство предприятия может координировать усилия, так как он предполагает определение взаимосвязей между подразделениями. В ходе бюджетного процесса часто обнаруживаются различие интересов и возможные конфликты. Именно бюджетный процесс позволяет выявить неэффективное использование ресурсов.
Стимулирование. Процесс составления бюджета может также стимулировать руководителей к достижению целей их центров ответственности и, следовательно, целей организации в целом. Каждый руководитель должен точно знать, что ожидают от их центров ответственности.
Стимулирующая роль бюджета проявляется еще больше, если менеджеры принимают активное участие в разработке бюджета своего подразделения.
Контроль. Разработанные бюджеты рассматриваются как ориентиры, с которыми сравниваются реальные результаты. Отслеживание различий в фактических и бюджетных данных позволяет своевременно применять меры или провести корректировку бюджета и изменить тактические задачи всех подразделений.
Оценка. Отклонения от бюджета, определяемые ежемесячно, служат для целей контроля в течение всего года. Сравнение фактических и бюджетных данных за год часто является главным фактором оценки деятельности каждого центра ответственности и его руководителя в конце года.
Обучение. Бюджет также служит хорошим средством обучения менеджеров. Составление бюджетов способствует изучению в деталях деятельности своих подразделений и взаимоотношений одних центров ответственности с другими центрами в целом по организации. Это особенно важно для лиц, вновь назначенных на должность руководителя центра ответственности.
1.5 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АВТОМАТИЗАЦИИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Таким образом, отвечая на вопрос о функциях АСБ, можно сказать, что "правильная" система должна поддерживать все необходимые методы формирования, пересмотра и контроля исполнения бюджета, а также организационные принципы, позволяющие сотрудникам компании эффективно взаимодействовать друг с другом. Кроме того, должна быть обеспечена возможность интеграции с другими информационными системами, что необходимо для организации комплексной системы управления предприятием.
ФУНКЦИИ АСБ
●Облегчать совместную работу, взаимодействие и управление на крупных предприятиях с множеством подразделений;
●Предоставлять базу для непрерывного планирования с учетом изменений в управлении и повторяющихся циклов планирования;
●Обеспечивать простоту использования и развертывания через Веб;
●Улучшать процесс принятия решений с помощью отчетов, анализа и планирования;
●Ускорять процесс моделирования за счет использования комплексных бизнес:правил и способов распределения при планировании
1.6 ИНСТРУМЕТЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
В качестве программных средств, которые можно рассматривать как инструменты бюджетирования, можно выделить:
- электронные таблицы;
- финансовые модули корпоративных систем управления;
- заказные разработки (выполняемые силами внешних разработчиков или собственных специалистов);
- специализированные системы бюджетирования.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ
Электронные таблицы (в частности, Microsoft Excel) используются довольно часто, особенно на начальных стадиях развития систем бюджетирования. Это объясняется тем, что они просты и доступны, с ними умеют работать практически все сотрудники, а стоимость лицензий на программное обеспечение невысока. Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса, но могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако по мере усложнения бюджетной модели и роста объема данных электронные таблицы быстро достигают предела своих функциональных возможностей, поскольку они не содержат никаких встроенных функций бюджетирования - ни методологических, ни организационных. В таких случаях использование электронных таблиц превращает бюджетирование в рутинную неэффективную работу (наибольшие сложности возникают в части анализа и консолидации данных), а регулярно возникающие ошибки (ведь таблицы не содержат встроенных средств контроля!) могут привести к неверным управленческим решениям. Поэтому на определенном этапе применение электронных таблиц в качестве инструмента бюджетирования становится крайне нежелательным.
ФИНАНСОВЫЕ МОДУЛИ КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Казалось бы, решить проблемы автоматизации бюджетирования можно при помощи корпоративных систем управления (ERP), которые в настоящее время внедряются или уже используются многими предприятиями (к числу таких систем относятся SAP R/3, Oracle E-Business Suite, Baan IV, MBS-Axapta и др.). Все такие системы содержат финансовые модули, которые тесно связаны с модулями управления производственными, логистическими и прочими операциями (именно в этом - источник эффективности ERP-систем). ERP-системы по сути являются транзакционными, т. е. предназначенными для управления отдельными операциями: закупками, отгрузками, перемещениями материалов, обработкой заказов в рабочих центрах и т. п. Поэтому ERP-системы полностью обеспечивают потребности финансового планирования на оперативном уровне (формирование платежного календаря). Но бюджетирование выходит за рамки оперативного планирования и базируется на агрегированной информации, представляя собой управление тактического и стратегического характера. Кроме того, важным требованием к бюджетированию является его многовариантность (возможность составления и оценки разных сценариев), что также не обеспечивается ERP-системами. Поэтому даже сами разработчики ERP-систем для целей бюджетирования рекомендуют использовать дополнительные инструменты.
ЗАКАЗНЫЕ РАЗРАБОТКИ
Еще одна категория систем, применяемых для бюджетирования, - заказные разработки. Они могут быть выполнены либо внешними программистами, либо персоналом собственного департамента автоматизации (в качестве основы для разработки обычно используются реляционные базы данных или OLAP-системы). Но при этом предприятие получает весь набор проблем, связанных с собственной разработкой. Во-первых, все упомянутые функции бюджетирования потребуется не настраивать в готовой системе, а разрабатывать заново, что наверняка потребует значительных затрат времени и денег. Во-вторых, велик риск неэффективности: программные продукты, разработанные "с нуля", как правило, уступают по качеству готовым решениям, доказавшим свою жизнеспособность в жестких рыночных условиях. В-третьих, если заказная разработка выполнена внешними программистами, то ее поддержка будет связана со значительными затратами, а если программный продукт создан специалистами собственной службы автоматизации, то возникает зависимость предприятия от небольшой группы своих же сотрудников. Таким образом, заказные разработки вряд ли можно считать приемлемым решением для автоматизации задач бюджетирования, особенно на крупных предприятиях.
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Наконец, последняя категория программных средств - специализированные системы бюджетирования. Примером могут служить Hyperion Pillar и Hyperion Planning - две разработки корпорации Hyperion, схожие по функциональности, но различающиеся по методологическим моделям и техническим подходам. Такие системы изначально нацелены на решение задач бюджетирования и содержат всю необходимую функциональность, как методологическую, так и организационную. Внедрение таких систем требует определенной настройки (что позволяет учесть специфику конкретного предприятия), но это именно настройка готового приложения, а не разработка собственного продукта. Важным моментом является то, что каждая из специализированных систем используется во многих компаниях (в частности, количество предприятий-пользователей систем Hyperion исчисляется тысячами), а это означает, что, развивая свои продукты, фирма-разработчик непременно учитывает потребности своих многочисленных заказчиков.
Следует особо подчеркнуть интеграционные возможности специализированных систем бюджетирования, ведь для успешного функционирования система бюджетирования должна уметь обмениваться информацией с остальными системами управления, работающими на предприятии.
Прежде всего, подчеркнем необходимость интеграции системы бюджетирования с системами учета и оперативного планирования (как правило, эти функции реализуются в системах класса ERP). Такая интеграция необходима, поскольку именно эти системы содержат значительную часть данных для разработки бюджетов, а также практически всю фактическую информацию, необходимую для контроля. Интеграция специализированной системы бюджетирования с корпоративной ERP-системой может считаться наилучшим решением, что подтверждается практикой ведущих международных компаний. Не случайно разработчики систем бюджетирования уделяют интеграции с ERP большое внимание. Например, уже упомянутые системы Hyperion Pillar и Hyperion Planning содержат целый ряд интеграционных функций, а также позволяют организовать "бесшовную" интеграцию с основными ERP-системами - SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications и др. Для этого компанией Hyperion разработаны специальные шлюзы, сертифицированные производителями соответствующих ERP-систем.
Следует также обратить внимание на интеграцию системы бюджетирования с корпоративной аналитической системой (Management Information System, MIS). Такие системы, как правило, строятся с применением OLAP-технологий (On-Line Analytical Processing) и обеспечивают информационную поддержку руководителей высшего и среднего звена. Сочетание системы бюджетирования с корпоративной аналитической системой предоставляет руководителю качественно новые возможности. Примером может служить интеграция программных продуктов Hyperion - систем бюджетирования Hyperion Pillar или Hyperion Planning с OLAP-системой Hyperion Essbase (такое сочетание используется многими компаниями, что свидетельствует о его эффективности). При этом данные системы бюджетирования используются OLAP-приложением в качестве основы для решения всего комплекса аналитических задач, что обеспечивает эффективную поддержку финансового анализа и других аналитических процессов.
2 Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning
Oracle Hyperion Planning – решение для автоматизации процессов прогнозирования, финансового планирования и бюджетирования. На сегодняшний день Oracle Hyperion Planning является одним из лучших программных продуктов в области управления эффективностью предприятия.
Внедрение Oracle Hyperion Planning открывает перед организациями следующие возможности:
следующие возможности:
- Значительно повысить достоверность и детальность прогнозов, бюджетов и информации об их
- выполнении;
- Принципиально сократить бюджетный цикл (на недели и даже месяцы);
- Существенно снизить трудоемкость формирования бюджетов;
- Облегчить внесение изменений в бюджетные модели;
- Анализировать данные об исполнении бюджетов в различных разрезах, на разных уровнях детализации, оперативно выявляя причины отклонений;
- Эффективно управлять бюджетным процессом, контролировать его на всех этапах в режиме реального времени.
Решение Oracle Hyperion Planning может применяться в организациях любой отраслевой направленности. Фактически, система представляет собой конструктор и обладает значительными возможностями в плане настройки
(проектирования) моделей, аналитических разрезов, документов, отчетов и процедур для максимального соответствия требованиям менеджмента компании. В результате, конкретные формы отчетности, ввода данных, настройки моделей и процессов будут различаться в каждой компании. В то же время в состав поставки продукта входит типовая модель бюджетирования, которая может использоваться как отправная точка при внедрении системы.
С точки зрения пользователей, система представляет собой единый инструмент для формирования планов, прогнозов и бюджетов, оснащенный интуитивно-понятным интерфейсом. Исключительная простота, надежность и удобство применения позволяют участвовать в процессе планирования максимальному числу сотрудников без необходимости дополнительного обучения работе с системой и наличия специфических знаний в области финансов.чевые преимущества
Технологические особенности продукта
· Ядром системы является центральная база данных на платформе OLAP-сервера Hyperion Essbase, обеспечивающего широкие возможности в области многомерного анализа данных, прогнозирования, моделирования и распределения расходов по различным алгоритмам, непротиворечивость данных, высокую степень масштабируемости системы, управление доступом пользователей;
· Работа пользователей может вестись в одном из 2-х режимов: web-интерфейc либо «надстройка» над Microsoft Office Excel. При этом для Excel-режима существует возможность работы по принципу «офф-лайн» (загрузив бюджетные данные из центральной базы данных на свой компьютер, пользователь временно может отсоединиться от неё, ввести новые данные, произвести расчеты, а затем, при следующем подключении, синхронизировать эту информацию с центральным хранилищем);
- Система интегрируется с корпоративной электронной почтой для рассылки напоминаний и уведомлений участникам бюджетного процесса;
- Система интегрируется с корпоративными службами каталогов (LDAP, Microsoft Active Directory), что обеспечивает управление аутентификацией и авторизацией пользователей системы бюджетирования в рамках принятых в организации инструментов и регламентов.
Основной процесс системы Oracle Hyperion Planning: процесс согласования бюджета. В этом процессе важны следующие составляющие: бюджетный блок с данными, общий план действий (со списком задач), права доступа к данным и их передача между пользователями, индивидуальные списки задач пользователей, бизнес правила для форм.
Взаимодействие пользователей и структуру задач в рамках процесса бюджетирования (согласования бюджета) можно представить в виде следующей схемы, иллюстрирующей алгоритм бюджетного процесса (бюджетного цикла) (Рис.1).
Рис.1 - Алгоритм бюджетного процесса
В системе можно настроить различные контуры планирования. Например, в годовом контуре планирования возможно формирование бюджета доходов и расходов, движения денежных средств, баланса бюджетов продаж, производства, запасов, инвестиций, капитальных затрат на строительство, затрат на персонал, затрат на маркетинг, ИТ-бюджетов и др. - в целом, нет ограничений на набор и состав бюджетов, которые будут вестись и контролироваться в системе.
В рамках стратегического контура планирования (на 3-5 и более лет вперед) в Hyperion Planning возможно реализовать планирование по целевым показателям деятельности (связанным с финансами, персоналом, клиентами и пр.), бюджеты доходов и расходов, ДДС, инвестиций и прочие. То есть все бюджеты, которые планируются на год, можно реализовать, при необходимости, на более длительный период планирования.
Можно обеспечить связь стратегического и годового контуров планирования, когда при начале годового планирования копируются соответствующие данные из стратегического бюджета и используются отправной точкой для годового планирования. Можно реализовывать различные методики планирования: «сверху – вниз», «снизу – вверх», комбинированную. Кроме этого, возможно скользящее планирование (с периодической корректировкой бюджетов на будущие периоды на основе фактических данных прошедшего периода).
Hyperion Planning поддерживает ведение сложных иерархических справочников, c возможностью создания альтернативных иерархий, настраиваемой системой агрегации и возможностью выполнения сложных правил пересчета и консолидации данных.
Кроме того, в Hyperion Planning реализован настраиваемый механизм распределения данных по различным аналитикам (справочникам). Например, можно распределить расходы обслуживающих подразделений (бэк-офиса) на центры возникновения прибыли (по заданной базе распределения, драйверу распределения) с целью анализа прибыльности бизнес - подразделений. Или распределять доходы и расходы по группам клиентов, продуктам, с целью анализа их доходности. Система позволяет настраивать сложные алгоритмы распределения доходов и расходов.
Чтобы проиллюстрировать возможности продукта, приведем пример бюджетной формы из системы на базе Hyperion Planning. (Стоит отметить, что форма ввода в Hyperion - это отображение выбранного пересечения аналитик в виде плоской таблицы. Т.е. мы показываем выбранную часть куба в плоском виде, при этом есть возможность перемещаться по срезам.)
Рис.2 - Пример бюджетной формы из системы на базе Hyperion Planning
Рис.3 - Пример бюджетной формы из системы на базе Hyperion Planning
Рис.4 - Пример бюджетной формы из системы на базе Hyperion Planning
Ввод данных организован очень удобно для пользователей: слева список бюджетов, в центре – выбранный бюджет (редактируемая бюджетная форма) со значениями по статьям бюджета и периодам времени. Сверху фильтры, которые позволяют вывести данный бюджет по определенным ЦФО, или по проектам (если стоит задача бюджетировать в разрезе проектов). Есть функция исключения внутренних оборотов – то есть, по сути, можно сделать консолидацию по группе компаний. Над фильтрами могут быть еще заданы «закладки» – те аналитические «срезы», в которых ведется дополнительная аналитика данных: по продуктам, каналам продаж и пр. Фиксируется версия бюджета (текущая, утвержденная…). Таким образом, получается многомерное представление о планируемых показателях.
В Hyperion Planning встроены также функции для расчета таких характеристик, как расчет процентов по кредитам, амортизация, чистая приведенная стоимость, внутренняя доходность и др. – всего порядка 300 функций, которые нередко требуются для расчетов бюджетных показателей.
Есть возможность вести корректировку данных по группам (пропорционально изменяя значения), вести детализацию данных, консолидированных в ячейке (см. рисунки 2, 3, 4). Например, для статьи Канцтовары, можно завести спецификацию всех расходов и договоров в виде иерархического списка, которые составляют эту статью.
Для обеспечения план-факт анализа Hyperion Planning интегрируется в информационную среду компании (Рис.5). Соответственно, обеспечивается интеграция с учетной системой (на рисунке в качестве финансовой системы приведена Oracle E-Business Suite – интерфейсы такой интеграции уже реализованы; но источником фактических данных могут выступать и транзакционные системы других производителей – 1С и пр.), куда из системы бюджетирования передается бюджет расходов для оперативного контроля исполнения бюджета. Оперативный контроль ведется в транзакционной системе, там же реализуются функции блокирования средств. Соответственно, обратно в систему бюджетирования передаются данные для проведения план-факт анализа.
Можно интегрировать систему бюджетирования и с приложениями управления производством: из бюджетирования выгружается план продаж, в модуле Производство планируются потребность в материалах, производственные задания, и агрегированный бюджет производства «возвращается» в Hyperion Planning (стоит отметить, что интерфейсы для такой интеграции не входят в состав стандартного пакета приложений Hyperion Planning, их придется разрабатывать дополнительно).
Рис.5 – Схема реализации план-факт анализа
На основании данных бюджетов, а также информации, полученной из других систем, строятся соответствующие отчеты, таблицы, диаграммы и пр. (для этого используются инструменты Web Analysis и Financial Reporting – они поставляются бесплатно вместе с лицензиями Hyperion Planning). Примеры построения план-факт отчетов, прогнозов в Hyperion Planning (Рис.6, Рис.7, Рис.8, Рис.9):
Рис.6 - Пример построения план-факт отчетов (1)
Рис.7 - Пример построения план-факт отчетов (2)
Рис.8 - Пример построения план-факт отчетов (3)
Рис.9 - Пример построения план-факт отчетов (4)
Система предоставляет гибкий механизм согласования и передачи бюджетов в рамках бюджетного процесса. Функциональность согласования бюджетов дает возможность в любой момент времени отслеживать, кому какие бюджеты отправлялись на согласование, какие получены резолюции и пр. Если руководитель утвердил бюджет – этот факт документирован в системе. Ведется «история согласования» бюджетов. Встроенная система оповещения обеспечивает направление сотрудникам, запаздывающим с выполнением своей задачи, согласованием или утверждением бюджета, сообщений с напоминанием.
Система позволяет для каждого пользователя или группы пользователей сделать персональный список задач. На рисунке (Рис.10) приведена форма персонализации заданий: для каждого пользователя можно составить список задач, которые он должен сделать: заполнить какие-то формы бюджетные и пр. Пользователь, когда входит в систему, видит список поставленных ему задач, с заданными сроками их исполнения (Рис.11). Соответственно, выполненные задачи он отмечает, и финансовый директор может контролировать выполнение задач – что происходит со сроками, кто в данный момент согласовывает бюджет и т.д.
Рис. 10 - Форма персонализации заданий
Рис. 11 - Список поставленных задач, с заданными сроками их исполнения
Возможен ввод бюджетных данных в Hyperion непосредственно из программы Ms Excel – для этого устанавливается специальная программа, Smart View, которая интегрирует Excel и Hyperion Planning. При работе с системой бюджетирования сотрудники могут не использовать стандартный интерфейс системы, а работать, как привыкли, с Excel-файлом – для этого из Hyperion в Excel выгружается соответствующая форма, пользователь вводит или редактирует данные, и при сохранении они передаются обратно в Hyperion.
Чем еще полезна эта функция, помимо удобства привычной работы сотрудника? Бывают ситуации, когда в файлах Excel реализуются специфичные громоздкие расчеты какого-то показателя, проводимые однократно для формирования какой-то конкретной статьи бюджета, которые нет смысла автоматизировать в Hyperion Planning. В таких случаях из Hyperion выгружают бюджетную форму, ставят ссылку на файл Excel с расчетами (по сути, знак «=»), результат расчета копируется в соответствующую ячейку бюджетной формы, и при сохранении результат предается в систему бюджетирования. Естественно, это разовые ссылки, но, тем не менее, такой механизм интеграции системы с существующими Excel-файлами имеется.
Стоит упомянуть также возможность работы с данными в режиме "offline", с последующей загрузкой данных в систему пользователем или администратором бюджетного процесса.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Точное прогнозирование доходов и эффективности операций – насущная проблема, с которой сегодня сталкивается множество предприятий. Несмотря на понимание того, что недостаточность планирования и прогнозирования может иметь значительное негативное влияние на бизнес, наиболее общим решением для бюджетирования и планирования до сих пор являются изолированные электронные таблицы, делающие процесс планирования ненадежным и неэффективным. В результате – длинные бюджетные циклы и неточность прогнозов, которые препятствуют быстрой реакции на рыночные изменения, заставляют компании терять потенциальные возможности и нести расходы в неперспективных сегментах бизнеса.
Поэтому необходима система, которая позволит превратить существующие разрозненные таблицы в единую систему и предоставит платформу для будущего планирования в масштабах всей организации, а расширенный процесс бюджетирования позволит объединить финансовые и бизнес-подразделения. Одна из таких систем Oracle Hyperion Planning, которая обеспечивает возможность бизнес-анализа и планирования в единой среде, позволяет производить сложный анализ бизнес-операций и использовать полученную информацию для создания точных прогнозов и планов без привлечения сторонних инструментов.
Список литературы
1.
Д.В.Исаев, Д.В.Хомаза, Газовая промышленность, 2003, #5. - с. 50-53
2.
А. Войко, к.э.н., ст. преподаватель кафедры "Финансы, денежное обращение и кредит" ГУУ. "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 2, январь
3. HYPERIONSYSTEM™ 9 PLANNING. Выпуск 9.2. Руководство пользователя. Copyright 2004–2006 Hyperion Solutions Corporation.
4.
Мастер-класс: "Бюджетирование в Hyperion Planning". http://www.topsbi.ru/default.asp?artID=1529
