СОДЕРЖАНИЕ

                                                                                                                                   стр.

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………. 3

ГЛАВА I. Теоретические аспекты процесса внедрения систем автоматизации в туристических компаниях…………………………………………………………. 5

1.1. Понятие и функции рецептивного туроператора…………………………. 5

1.2. Основные проблемы и задачи при внедрении системы автоматизации в туристической компании…………………………………………………………... 9

1.3. Методика выбора программного обеспечения туристической компанией. 15

1.4. Туристическое информационное пространство……………………………. 18

1.5. Специальное программное обеспечение для комплексной автоматизации турфирмы на примере компаний «Мегатек»………………….………………… 22 

ГЛАВА II. Применение современных технологий автоматизации на примере рецептивного туроператора “Deluxe Group” и используемой программы “Sejour”…………………………………………………………………………….. 30

2.1. Сферы деятельности и оборудование офиса компании……………………. 30

2.2. Стандартное программное обеспечение……………………………………. 34

2.3. Специальное программное обеспечение……………………………………. 36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….… 43

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….... 45
ВВЕДЕНИЕ.

        Туризм сегодня – это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие авиакомпании, гостиничные цепочки и туристические корпорации всего мира. Современный турпродукт становится более гибким и индивидуальным, более привлекательным и доступным для потребителя.

        Персональный компьютер и Интернет, их доступность и надежность способствуют проникновению во все сферы общества новых информационных технологий. Эти технологии являются, возможно, первыми в истории человечества, обеспечивающими рост производительности в сфере услуг.

        Это наблюдается сегодня и в туризме. Ведь туризм и информация неразделимы:

·        решение о поездке принимается на основе информации;

·        сам тур в момент покупки - тоже только информация;

·        информацией обмениваются сотни раз в день все участники туристического рынка –  значит, нужно уметь работать с информацией, собирать, обрабатывать и принимать на её основе единственно верное решение.

        Поэтому развитие информационных технологий в туризме должно быть одним из первоочередных, на чем я и акцентировала внимание  в своей  курсовой работе. Здесь рассказывается о процессе автоматизации фирмы с помощью офисных программ.   

        Необходимость автоматизации процессов управления в туристической компании уже стала своего рода аксиомой, но проблемными по-прежнему остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии. При этом выделяются три главных вопроса: на каком уровне развития компании появляется необходимость специального программного обеспечения, каким образом его следует внедрять и как затем на основе новых технологий обеспечить эффективное взаимодействие с другими участниками рынка, поскольку проблема стандартизации обмена информацией между туроператорами и турагентствами остается на сегодняшний день одной из центральных для своего туристического Интернет-сообщества.

        Внедрение системы автоматизации туристической компании, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении систем автоматизации, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы автоматизации.
Глава I. Теоретические аспекты процесса внедрения систем автоматизации в туристических компаниях

1.1.          Понятие и функции рецептивного туроператора.

Интенсивное развитие индустрии туризма, возникновение и усиление конкуренции повлияли на структуру туроператоров и предопределили их дальнейшую специализацию.

По виду деятельности туроператоры бывают:

1.    Операторы массового рынка  они продают большое число турпакетов, в которых часто используются чартерные авиарейсы в определенные места назначения, главным образом в места назначения массового туризма.

2.    Специализированные операторы  это туроператоры, специализирующиеся на определенном продукте или сегменте рынка (на определенной стране, на определенном виде туризма и т.д). В свою очередь, такие специализированные операторы подразделяются на туроператоров:

а)    специального интереса (например, спортивно-приключенческий туризм, организация сафари в Африке и др.);

б)    специального места назначения (например, Турция, Франция и т.д.);

в)    определенной клиентуры (молодежные, бизнес-туры, семейные туры);

г)    специальных мест размещения (например, дома отдыха, турбазы и т.д.);

д)    использующих определенный вид транспорта (авиационный транспорт, теплоходы, ж/д поезда, автобусы).

По месту деятельности туроператоры бывают:

1.    Местные (внутренние) операторы - они ориентируют турпакеты назначением в пределах страны происхождения.

2.    Выездные операторы - они ориентируют турпакеты на зарубежные страны.

3.    Операторы на приеме они базируются в месте назначения (в стране назначения) и обслуживают прибывающих иностранных туристов в пользу других операторов и агентов.

Кроме того, в более общем смысле туроперейтинга принято разделять туроператоров на инициативных и рецептивных.

Инициативные туроператоры - это операторы, отправляющие туристов за рубеж или в другие регионы по договоренности с принимающими (рецептивными) операторами или напрямую с туристскими предприятиями. Отличием их от туристских агентств, занимающихся исключительно продажей чужих туров, является то, что они занимаются комплектацией туристского продукта, состоящего (по нормам ВТО) из не менее, чем трех услуг: размещение, транспортировка туристов и любая другая услуга, не связанная с первыми двумя. Классический инициативный туроператор формирует сложные маршрутные туры, комплектуя их из услуг местных туроператоров в разных местах посещения (по маршруту), обеспечивает проезд к месту начала путешествия и обратно и организует предоставление внутримаршрутного транспорта. К таким туроператорам относятся выездные туроператоры и внутренние туроператоры, занимающиеся отправкой внутренних туристов в другие регионы своей страны.

Рецептивные туроператоры - это туроператоры на приеме, т.е. комплектующие туры и программы обслуживания в месте приема и обслуживания туристов, используя прямые договоры с поставщиками услуг (гостиницами, предприятиями питания, досугово-развлекательными учреждениями и т.д.).

Рецептивный туроператор, как правило, оптовик: не только контролирует квоту мест в гостиницах своего туристского (курортного) центра, но и владеет комплексом экскурсионных, досугово-развлекательных и других услуг, контролирует службу гидов трансфера и гидов-экскурсоводов. Мировая практика показывает при этом, что основная масса доходов рецептивных туроператоров приходится на дополнительные услуги, потребляемые туристами на месте за дополнительную плату. А это значит, что кроме профессионального формирования пакета тура необходимо готовить еще и весь комплекс дополнительных услуг, опирающийся на инфраструктуру туризма, и делать это также профессионально.

Рецептивный туроператор основывается на территории государства, где осуществляется прием иностранных туристов, в соответствии с местным законодательством.

Функции рецептивного туроператора:

1)    Комплектующая – это комплектация тура из отдельных услуг;

2)    Сервисная – обслуживание туристов на маршрутах;

3)    Гарантийная – это предоставление туристам гарантий по заранее оплаченным туристским услугам в обусловленном количестве и на обусловленном уровне;

4)    Взаимодействие с поставщиками услуг на туры на договорной основе с:

- гостиницами - на предоставление туристам мест проживания;

- предприятиями питания - по предоставлению туристам питания;

- транспортными предприятиями, фирмами и компаниями — на предоставление транспортного обслуживания туристов;

- экскурсионными фирмами, музеями, выставочными залами, парками и прочими заведениями — по предоставлению туристам экскурсионного обслуживания;

- фирмами, оказывающими различные бытовые услуги, - на соответствующее обслуживание туристов;

- администрацией спортивных сооружений - на возможность для туристов пользоваться спортивными сооружениями;

- менеджерами шоу, кино, видео, театральных предприятий -на посещение их туристами;

Взаимодействие с поставщиками услуг на туры должно носить как перспективный, так и текущий характер - постоянная проработка новых и контроль действующих туров и туристских программ.

5)    Расчет стоимости тура, транстура и определение цены с учетом рыночной ситуации. Установление тарифов и цен на свои услуги по комплектации туров разного состава, классности и др.;

6)    Обеспечение туристов, путешествующих по маршрутам туров, всеми необходимыми материалами рекламно-сувенирного характера, специальным снаряжением и инвентарем;

7)    Подготовка, подбор и назначение на маршруты кадров, выполняющих функции контакта с туристами, координации и контроля за выполнением программ обслуживания (гидов-экскурсоводов, инструкторов, аниматоров, методистов и т. д.);

8)    Рекламно-информационная деятельность для продвижения своего туристского продукта к потребителям;

9)    Продвижение и реализация туров потребителям через систему турагентств;

10)                       Контроль за надежностью и качеством обслуживания;

11)                       Постоянная оперативная связь с туристами во время обслуживания, решение возникающих вопросов.
1.2.Основные проблемы и задачи при внедрении системы автоматизации в туристической компании.

        Основные проблемы, с которыми сталкивается туристическая компания при внедрении системы автоматизации[1]:

·        Отсутствие постановки задачи менеджмента в туристической компании;

·        Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры туристической компании;

·        Сопротивление сотрудников туристической компании;

·        Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы;

·        Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения или назначение ответственного за внедрение.

Рассмотрим эти проблемы более подробно.

1)     Отсутствие постановки задачи менеджмента в туристической компании.

Дело в том, что большинство руководителей управляют компанией, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего ведения и весьма неструктурированных данных о ее состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить в каком-либо виде описать структуру деятельности своей компании или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности туристической компании в целом, так и на успех проекта автоматизации.

        Одна из целей автоматизации – внедрение определенной технологии управления. Какова будет технология, определяется заказчиком и возможностью софта. Задача системы автоматизации состоит в том, что она навязывала определенную технологию работы туристической компании. Управленцы работают с аналитикой, которую подстраивают под себя.

     2) Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности туристической компании.

        Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации в туристической компании, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию ее структуры и технологий ведения бизнеса. Несомненно, можно автоматизировать все по принципу «как есть», однако этого не следует делать по ряду причин. Поэтому одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное т достоверное обследование компании во всех аспектах ее деятельности. В результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволит уменьшить производственные затраты, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. На основе итогового заключения строится вся дальнейшая схема построения информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде функциональных рабочих мест, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимого спада активности текущей коммерческой деятельности. Хотя структура может остаться прежней, функции должны поменяться – в этом смысл автоматизации. Если раньше сотрудник искал. Подготавливал данные, то с внедрением автоматизации он будет их анализировать и оптимизировать.

     3) Сопротивление сотрудников предприятия.

        При внедрении систем автоматизации в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием и вполне способно сорвать или существенно затянуть внедрение этой системы. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, человеку, занимающемуся оформлением виз и проработавшему несколько лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Хотелось бы добавить еще один важный  фактор активного сопротивления внедрению системы автоматизации, – это боязнь некоторых должностных лиц туристической компании того, что после внедрения системы все процессы работы станут достаточно прозрачными и возможность каких-то «левых» действий (например, отправка туристов или оформление визы без ведома компании и т.д.) прекратится.

        Руководители, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственным, проводящим внедрение системы автоматизации, вести разъяснительную работу с персоналом, а также:

- создавать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;

- наделять ответственного за внедрение достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;

- всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

        Руководством должны быть четко сформулированы и озвучены цели автоматизации. Это не сокращение персонала или уменьшение зарплаты. Это повышение «управляемости, технологичности» компании.

        Персонал должен только увеличиваться (с увеличением объема продаж), зарплаты должны только расти (персонал становится более квалифицированным, сокращаются непроизводственные потери, изменяются функции работников).

        Необходимо рассказывать, что именно будет автоматизировать система для каждого из сотрудников: кто-то не будет выписывать документы от руки, кто-то – рыться по каталогам, кот-то нажмет кнопку и получит ответ. Конечно, любая автоматизация делается для руководства – ему все плюсы очевидны, остальным надо их показывать.

     4) Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы автоматизации.

        На этапе внедрения системы автоматизации временно возрастает нагрузка на сотрудников компании. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей им необходимо осваивать новые знания и технологии. В течение некоторого времени сотрудникам приходится как вести дела в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с  этим внедрение системы автоматизации может затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

- повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

- принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

        Должен быть разработан план внедрения, который согласовывается с руководителями автоматизируемых подразделений. Желательно производить внедрение в «низкий»  сезон подразделения, иначе любой сбой, любая недоработка софта приведут к приостановке внедрения.

        Ведение двойного документооборота неизбежно, но он сводится к минимуму, особенно ручные операции. Документы печатаются из софта и подшиваются как обычно.

        По поводу мотивации сотрудников есть главный тезис: «Вам будет проще, легче, быстрее, соответственно возрастут зарплаты и премии».

     5) Формирование квалифицированной группы внедрения или назначение ответственного за внедрение.

        При формировании группы внедрения или при назначении ответственного за внедрение необходимо придерживаться следующих принципов:

- специалистов для этих работ нужно назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

- с особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся информация.

        Другой подход: ответственные  за внедрение – руководители подразделений. С ними согласовываются цели, функции, сроки – им и отвечать. Они уже назначают ответственных. Администраторов должно быть два. Один отвечает за софт, другой за данные – его функция важна: первичное наполнение справочников, настройка программ  и т.п.

        Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе внедрения системы автоматизации, и методы их решения являются наиболее распространенными. Естественно, каждая компания имеет свою уникальную специфику, и при внедрении могут появится различные нюансы, которые требую дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

        Выводы:  Перед тем как осуществлять проект внедрения, необходимо максимально формализовать его цели, старательно подойти к выбору программного обеспечения для автоматизации туристической компании. Нужно стараться просмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс, характерный для программных и интеллектуальных продуктов.

        Важно выбрать то программное обеспечение, которое максимально близко по идеологии управления. Потом что-то менять в программном обеспечении – путь бесперспективный (для этого надо хорошо разбираться в программировании, проектировании и знать систему изнутри). Иначе получится чемодан без ручки – и выкинуть жалко, и носить неудобно.

        Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы автоматизации среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями ответственного для внедрения.

        Важно создать среди всех сотрудников атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий.

       Внедрение системы автоматизации, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий.
1.3. Методика выбора программного обеспечения туристической компанией.

        Если решение о необходимости использования программного обеспечения (ПО) в компании принято твердо и окончательно, встает следующий вопрос: какое программное обеспечение выбрать?

        Критериев выбора может быть несколько:

1.             Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.

2.             Стоимость владения программным обеспечением.

3.             Перспективы  развития программного обеспечения.

4.             Возможность интеграции с другими значимыми модулями, используемыми в компании.

        Рассмотрим данные критерии более подробно.

     1) Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.

        Чтобы определить, насколько программное обеспечение соответствует требования компании, следует обратиться к спешному опыту использования этого ПО в компании аналогичного профиля (в данном случае критериями могут быть объем отправляемых туристов, направление туризма, количество туристов, количество специалистов, работающих в системе). Здесь надо исметь ввиду, что успешность внедрения оценивается руководителем, менеджерами, IT-специалистом и бухгалтерией по-разному. Поэтому хорошо бы знать мнение всех участников бизнес-процессов (при этом можно сделать акцент на ту категорию работников компании, автоматизация чьей работы является наиболее актуальной).

        Фирмы-разработчики программного обеспечения охотно идут на установку ПО для опытной эксплуатации. В течение двух-трех недель каждый из предполагаемых пользователей программы может ознакомиться со своим участком работы. Если разработчики сами демонстрируют возможности ПО, особое внимание нужно уделить наиболее актуальным для каждого из участников процессов вопросам.

     2) Стоимость владения ПО.

        Стоимость ПО является конечной суммой, которую надо заплатить в редчайших случаях. При определении стоимости владения ПО необходимо обратить внимание на следующие составляющие. Самая важная из них – стоимость внедрения. Внедрение предполагает настройку системы под конкретные требования или изменение существующей технологии, обучении персонала.

        По мере развития компании могут происходить значительные изменения в бизнес-процессах,  - изменение в формах документов, появление новых входных и выходных форм. Важно знать, какие вопросы программное обеспечение позволяет решать силами IT-специалиста туристической компании, а при каких ситуациях неизбежно потребуется участие представителя разработчика. В столь динамичном виде бизнеса, как туризм, вопросу сопровождения ПО следует уделить особое внимание. Следует знать, какое количество специалистов разработчика занимается сопровождением ПО. Исходя из их числа, количества сопровождаемых фирм и времени сопровождения можно определить предел, при котором увеличение количества сопровождаемых фирм приведет к неизбежному ухудшению качества.

        Важнейший пункт: постараться максимально больше возможных вопросов, связанных с внедрением и сопровождением, обсудить до начала работ и отразить достигнутые договоренности в контракте. Следует уточнить время, в течение которого разработчики устранят выявленные ошибки.

     3) Перспективы развития ПО.

        Большинство разработчиков с радостью поделятся с специалистами своими идеями по развитию ПО. Ведь создание программного обеспечения – процесс творческий, а люди творческого склада с удовольствием делятся идеями. Не следует забывать, что идеи бывают утопическими. Поэтому  нужно воспринимать планы разработчиков через призму опыта. О возможности реализации планов можно судить по уже реализованным проектам и по степени их успешности. Так как разработка технологического решения – процесс длительный, рекомендуется ознакомиться с количеством значимых нововведений в программное обеспечение за определенный промежуток времени.  Это позволяет уяснить, насколько динамично меняется программное обеспечение.

     4) Возможность интеграции с другими значимыми модулями, используемыми в компании.

        Едва ли в ближайшее время появится программное обеспечение, охватывающее все аспекты деятельности туристической компании (туроператора и турагента). Поэтому задачей первостепенной значимости является интеграция с различными приложениями, используемыми туристической компанией. Это системы поиска и бронирования туров и авиабилетов, бухгалтерские программы. Возможность интеграции с различными программами говорит о компетентности разработчиков  и их готовности к компромиссам.
1.4. Туристическое информационное пространство.

        С 1997 года разработчики компании «САМО-Софт» начали задумываться о создании единой базы данных предложений туроператоров. И, естественно, столкнулись с отторжением этой идеи туроператорами. Рынок, как таковой, к тому времени не был сформирован, турагентских сетей не было, а подобное предложение могло привести к значительному понижению цен на формирующемся рынке. Отложили. Но, так или иначе, идея была реализована. Появились компании аккумулирующие предложения туроператоров. И сами туроператоры стали первыми пользователями подобных систем для анализа предложений конкурентов. Интерес к ним стали проявлять и агентства для маркетингового анализа рынка. Появилась конкуренция среди компаний, предлагающих маркетинговые инструменты для анализа предложений туроператоров.

        Компании, собирающие и обрабатывающие предложения туроператоров, строят свой бизнес на разной основе. Одни пытаются брать абонентскую плату с туроператоров, другие с агентств, третьи и с тех и с других.

        Связано это с тем, что процесс сбора информации сопряжен со значительными сложностями, связанными с тем, что структуры предложений туроператоров существенно разнятся. И даже созданные на сегодняшний день конверторы, не в состоянии исключить ручную и визуальную обработку информации. А это в свою очередь требует серьезных затрат. Платежеспособность агентств не велика, а крупные туроператоры резонно полагают, что база данных, не имеющая предложений основных игроков, неинтересна агентствам. Почему и отказываются от абонентской платы.

        Предположение, что в ближайшие годы все туроператоры станут использовать одно программное обеспечение и в связи с этим формат станет одним – утопично. Многие крупные туроператоры имеют свои отделы разработки программного обеспечения и не откажутся от своих технологий. Поэтому при существующем сегодня многообразии форматов предложений туроператоров схема взаимодействия туроператор – турагентства выглядит так: так называемые информационно-маркетинговые агентства собирают и обрабатывают информацию, поддерживая свои базы данных (БД) в актуальном состоянии, а агентства, подписанные на обновление БД, получают возможность использовать эту информацию. В большинстве случаев компании, аккумулирующие информацию, не предоставляют агентствам программное обеспечение (ПО), позволяющее автоматизировать их деятельность полностью. Они либо предлагают web-интерфейс для работы с БД, либо локальное ПО, функции которого сводятся к отбору необходимой информации. Возникает необходимость в полноценном агентском ПО, которое наряду с возможностью анализа рынка, даст еще и возможность максимально быстро ввести в БД заявку клиента, оформленную на основании предложения любой сложности (а может и дополнить стандартное предложение дополнительными услугами), напечатать все необходимые туристу документы, проконтролировать оплату, получить аналитическую и статистическую информацию. Для этой цели необходимо осуществить совмещение полнофункционального ПО с БД предложений туроператоров. Это не сложно, но такое сопряжение для каждого программного обеспечения надо писать заново.

        Можно возразить, что агентства имеют возможность напрямую осуществить отбор нужного предложения и сделать заявку на бронирование в on-line системе резервирования туроператора. Да, это так, более того, современные технологии позволяют не только увидеть наличие мест и максимально быстро получить подтверждение заявки, но осуществить все это на уровне взаимодействия БД туроператора и турагентства. Правда, все это возможно лишь в случае использования одного стандарта обмена информацией и туроператором и агентствами. Это удобно, когда туроператор работает со своим собственным агентством или своею сетью агентств. На практике же независимое агентство работает с десятками туроператоров, и получить общую картину своей работы не в состоянии. Каждый раз для получения отчета, агентству придется обращаться к сайту конкретного туроператора и получать отчет по заявкам, сделанным только у него. Общей картины работы агентства не получается. Надо сводить данные многих туроператоров.

        Период «взросления» у агентств происходит довольно быстро. Критериями выбора туроператора, с которым работает агентство, является не только стоимость услуг и их качество, но и скорость, и удобство получения информации о новых ценах и услугах, скорость подтверждения заявки, удобство оплаты и получения документов. И если с внутриофисной автоматизацией и собственными Интернет представительствами в большинстве туроператорских компаний дела обстоят благополучно, то взаимоотношения с компаниями, специализирующимися на сборе и распространении информации, а так же с разработчиками профессионального туристического ПО оставляет желать лучшего.

        Исходя из вышесказанного, разумным кажется путь создания отраслевого стандарта обмена информацией. И такая попытка уже сделана группой компаний разработчиков ПО для туристического рынка. Уже существует стандарт TRAVELXML (Extensible Markup Language – язык расширенной разметки, прародителем которого является известный язык HTML).

        Какие же перспективы это сулит рынку? Хотелось бы провести аналогию. Скорость прохождения банковского платежа не зависит от того, какое ПО используют банки-корреспонденты. Существует банковский формат обмена данными, и он автоматически конвертируется из одного ПО в другое. Различие внутренних форматов БД не влияет на скорость прохождения платежа.

Итак:

 - первый и самый главный плюс –  это скорость доставки предложений до агентств. Скорость ввода предложений компаниями, специализирующимися на их сборе, возрастет на порядки - пополнение будет происходить автоматически. В связи с этим их БД существенно расширятся;

  - второе: единый формат заявки позволит турагентствам пересылать заявки, сделанные в любой офисной системе турагентства в любую офисную систему туроператора;

 - третье: это существенно снизит стоимость услуг компаний, осуществляющих сбор этой информации, а значит, существенно расширит число турагентств использующих подобные системы.

        Опыт показывает, что громадную часть времени туроператоры тратят на ввод цен (приятное исключение составляют туроператоры имеющие «свои» принимающие стороны или те, кто сумел договориться со своими принимающими сторонами о формате обмена). Так вот, если на Российском рынке появится отраслевой стандарт предложений, если он будет открытым, есть значительная вероятность того, что и предложения принимающих сторон будут поставляться в отраслевом формате. Главным же препятствием, как и в 1997 году, видится неумение участников рынка (технологических компаний, туроператоров и крупных сетей турагентств) договориться. Но стремительное развитие Интернет технологий, качество внутриофисной автоматизации туроператоров и турагентств неизбежно приведет к единому стандарту обмена информацией между участниками рынка туруслуг. Хотелось бы, чтобы и государственные структуры, призванные содействовать развитию туристического бизнеса оказали посильное содействие в создании единого Российского стандарта обмена информацией. И лучше если это произойдет раньше.
1.5. Специальное программное обеспечение для комплексной автоматизации турфирм на примере компании «Мегатек».

        Попытки создать универсальное программное обеспечение, удовлетворяющее разнообразным потребностям любой фирмы – от небольшого турагентства до крупного туроператора, привели к созданию ряда программ и программных комплексов.

        Создание первых программ было начато еще в пору существования Управления по автоматизации бывшего Центрального Совета по туризму и экскурсиям. Тогда в рамках отраслевой автоматизированной системы управления «Турист» был создан пакет проблемно-ориентированных прикладных программ, каждая из которых была направлена на автоматизацию определенного вида деятельности турфирмы. Вот перечень этих программ: Руководитель, Генератор отчетов, Электронная почта, Телефонный справочник, Ежедневный помощник, Диспетчер, Контроль выполнения поручений, Делопроизводство, Библиотека нормативно-справочной информации, Планирование, Кадры, пакет Бухгалтерский учет, программа по расчету труда и зарплаты, Склад, Маркетинг, Туристско-экскурсионное бюро, Гостиница, Автотранспортное туристское предприятие.

        Сегодня эти программы не отвечают требованиям дня. Вместо них на рынке представлены современные программы и программные комплексы, разработанные под типовую туристскую фирму или заказные.

        Фирма «Мегатек» (Москва), существующая с ноября 1996 г., стала лидером продаж своих программных комплексов «Мастер-Тур» и «Мастер-Web». Около 130 фирм закупили и используют ее программное обеспечение, при этом 80% продаж составляют туроператоры, 20% – турагенты.

        Силами разработчиков «Мегатек» и «СФТ» в Интернете создается система дисконтных продаж туристских услуг, рассматриваются проблемы стыковки этого программного обеспечения с глобальными системами бронирования.

        Программные комплексы «Мастер-Тур» и «Мастер-Web» отвечают всем требованиям, предъявляемым к современным программным комплексам: известность, функциональная полнота, технологичность, фирменная система поддержки, модульность, гибкость и открытость архитектуры, дружелюбность интерфейса.

        Достоинства программных комплексов:

1. Известность – программное обеспечение используют огромное число фирм фирм. Клиентами «Мегатек» являются фирмы «Инна-Тур», «КМП», «BSI», «Мегаполюс-Тур», «Санаторно-курортное объединение “Русь”», «Бюро путешествий “Ориент”», «Светал», «Скайтер», «Норд», «Саквояж», «Академтур», «DSBW-Tours-Континент» и др.

2. Функциональная полнота – «Мастер-Тур» обеспечивает полную автоматизацию турфирмы любого функционального уровня – от туристского агентства до туроператора, разрабатывающего и реализующего широкий спектр туров – от индивидуальных до групповых (включая чартерные программы) по неограниченному количеству стран и маршрутов. Автоматизированы и фронтофисные, и бэкофисные технологии работ, ведется учет финансово-экономических показателей туристской фирмы.

        Программные комплексы обеспечивают возможность работы в сети как в режиме локального офиса, так и в режиме удаленного доступа. Удаленный доступ «туроператор – турагентство» позволяет автоматизировать реализацию турпродукта через сеть турагентств, делая связь между туроператором и турагентом максимально оперативной, что, в конечном счете, повышает уровень и качество обслуживания клиентов и обеспечивает онлайновое бронирование.

        Например, компания имеет офисы в четырех различных городах. «Мастер-Web» обеспечивает ей открытие Интернет-сервера, через который из любого из трех офисов, подключившись к Web-серверу, в реальном режиме времени можно просматривать информацию об интересующих турах, авиабилетах, специальных предложениях, знакомиться с программами групповых или индивидуальных туров, просчитывать их стоимость и бронировать понравившийся тур. «Мастер-Тур» и «Мастер-Web» связывают воедино эти офисы между собой, обеспечивая мгновенный доступ к единой базе данных фирмы.

3. Технологичность – используются передовые технологии турбизнеса и современные информационные технологии: клиент-сервер, Internet, Java, Active-X, Centura-SQL Windows, Centura Web Devoloper и Centura Team Devoloper.

        В качестве сервера баз данных используется лицензионный сервер SQLBase компании «Centura». В области сетевых решений фирма «Мегатек» отдает предпочтение лицензионным программным продуктам корпорации Microsoft –в качестве базового решения для сервера локальной сети, шлюза, брандмауэра, платформы для сервера баз данных, сервера Internet, Windows  в качестве сетевого клиента и Internet Explorer как средство доступа к Internet.

        Применение этих передовых технологий обеспечивает оперативность и корректность изменений программ, возможность быстрого реагирования на изменяющееся законодательство (например, введение 2%-го налога с продаж нашло быстрое отражение в программных комплексах, куда были внесены соответствующие исправления).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

4. Фирменная система поддержки – быстрое реагирование на изменения, консультации (два раза в неделю очные и ежедневно – «горячая линия», доступность новых версий).

5. Модульность и взаимосвязь модулей – программные комплексы состоят из модулей, правила работы в которых одинаковы и осваивать которые можно по частям. Каждый модуль программного комплекса «Мастер-Тур» представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест – экранов, адаптированных к выполнению специфических функций соответствующих специалистов туристской фирмы.

6. Гибкость – программные комплексы «стыкуются» между собой, с ТОС (Туристская Операционная Система) и «Travel Agent-2000».

7. Дружелюбный интерфейс, ориентированный на работу с мышью. Программный комплекс «Мастер-Тур» имеет интерфейс:

- с бухгалтерской программой «1С»;

- с программами рассылки информации по факсу («Delrina WinFax Pro») и по E-mail через Интернет;

- с текстовым процессором MS Word (более 200 различных отчетных встроенных форм).

        Программный комплекс «Мастер-Тур».

        Программный комплекс «Мастер-Тур» предназначен для полной автоматизации внутриофисной деятельности туристской фирмы, с акцентом на бэкофисные технологии, позволяя:

- формировать турпродукт, просчитывать ожидаемую прибыль по туру и размер комиссионных агенту, комплектовать группы и работать с индивидуалами, ускорять и упрощать процесс оформления туристов – распечатывать весь пакет необходимых документов (туристские путевки, различные списки туристов, ваучеры, анкеты в посольства, финансовые отчетные формы и т. д.), избегать ошибок при работе с клиентами;

- квотировать любые услуги, составляющие тур, что исключает возможность перепродажи;

- отслеживать ход оплаты по туру и контролировать проведение тура;

- оценивать текущее финансовое состояние фирмы и др.

        Основными понятиями программы являются «Тур», «Услуга». Формально «Тур» – это набор (блок) услуг, продаваемых клиенту. Как правило, это авиаперелет, трансфер, проживание, несколько экскурсий, виза, страховка. Кроме этого, могут встречаться какие-то специфические для турфирмы услуги. Каждая услуга имеет свою стоимость, которая зависит от типа услуги (например, разное проживание), ее длительности и партнера, предоставляющего эту услугу турфирме.

        «Мастер-Тур» состоит из двух модулей: туристского и финансового. Каждый модуль внешне представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) – экранов, адаптированных к выполнению специфических функций соответствующих специалистов туристской фирмы.

Туристский модуль состоит их нескольких рабочих мест:

- формирование турпродукта;

- реализация турпродукта;

- работа с партнерами;

- работа в Интернете;

- администратор.

        Каждое рабочее место – это совокупность экранов. Например, экран «Конструктор туров» адаптирован для работы менеджера, разрабатывающего туры, вводящего цены на отели, квоты мест, даты регулярных туров и т. п.

        Экран «Реализация турпродукта» реализует работу бронирующего и продающего менеджеров и т. д.

        Сначала администратор системы разграничивает права доступа пользователей к информационной системе – кому и какие операции разрешены (например, менеджер продаж имеет право только продавать готовый продукт, но не формировать его, цены и квоты определяет обычно другой менеджер или финансовый директор).

        Затем следует формирование тура, которое начинается с заполнения справочников, ввода квот на услуги и дат туров.

Формирование турпродукта:

        Работа начинается с заполнения справочников (ввод основных справочных данных: стран, городов, отелей, экскурсий, авиаперелетов и т. д.), оценки и систематизации своих ресурсов, подготовки иллюстративных материалов и т. д.

        Режим «Квоты на услуги»: вводятся имеющиеся квоты на конкретные услуги, например на определенные авиаперелеты и т.п. Происходит назначение и редактирование системы цен, скидок и т. д.

        Режим «Дата и загрузка туров»: происходит определение графика поездок, календарных периодов и т. д.

        Режим «Конструктор туров»: происходит конструирование туров для продажи, формируются типовые туристские блоки – «кирпичики», из которых складываются групповые или индивидуальные туры. Экран формирования и расчета туров разделен на несколько сегментов:

1) сегмент маршрута – географическая привязка;

2) сегмент операции с формируемым туром;

3) сегмент формирования-редактирования услуг;

4) сегмент программы тура (описание тура);

5) сегмент расчета тура.

        Все остальные рабочие места туристского блока программы «Мастер-Тур» в этой работе не описаны.

        Программный комплекс «Мастер-Web»

«Мастер-Web» позволяет туроператору, работающему с «Мастер-Тур», открыть Интернет-магазин (Интернет-сервер) для продажи своих туров или авиабилетов в режиме реального времени (рис. 5.6). Для этого, кроме установки «Мастер-Тур» и «Мастер-Web», оператору достаточно определить туры и сегменты, выставляемые для продажи в сети, назначить права доступа различным категориям пользователей или клиентов (турагентства или простые пользователи). Вся необходимая информация берется из базы данных комплекса «Мастер-Тур», который используется в офисе фирмы. Возможна организация динамически обновляемых справочников по отелям, экскурсиям, условиям размещения, сервису и т. д.

Клиенты, подключившись к Web-серверу оператора, могут в реальном режиме времени:

- просмотреть информацию об интересующих турах, авиабилетах, специальных предложениях, ознакомиться с программами групповых или индивидуальных туров;

- просчитать их стоимость;

- забронировать понравившийся тур.

        Подключение к серверу туроператора может выполняться из стандартного браузера. «Мастер-Web» разработан на популярном средстве создания Web-приложений Centura Web Developer c использованием технологии Java.

        Турагенты, используя «Мастер-Web», могут бронировать туры, авиабилеты, горящие путевки через Интернет в реальном режиме времени, причем это ничем не отличается от бронирования этого же тура в офисе туристской фирмы.

        «Мастер-Web» состоит из нескольких рабочих мест (пунктов в главном меню системы резервирования туристских услуг):

- регистрации в системе бронирования;

- бронирования туров;

- бронирования авиабилетов;

- специальные предложения;

- работа с забронированным туром.

        Работа удаленного клиента, бронирующего понравившийся тур, может осуществляться в нескольких режимах:

- режим гостя;

- режим турагента;

- режим полного доступа к информации туроператора.

        Работу программного комплекса «Мастер-Web» можно посмотреть на серверах компаний: «Мостравел», «Инна-Тур», «Мегаполюс Турс» и др.

        В состав программного комплекса «Мастер-Web» включена компонента, позволяющая удаленным турагентствам, использующим программу «Travel Agent-2000» подключаться к системам резервирования туроператоров, использующих «Мастер-Web», бронировать туры и включать необходимую информацию в свою базу данных.

        В связи с бурным развитием Интернета и электронной коммерции фирма «Мегатек» не ограничилась созданием специального программного обеспечения для автоматизации отдельной туркомпании и ее информационного обмена с потребителями услуг, она разрабатывает программы для стыковки этого программного обеспечения с системами бронирования «Алеан» и создания в Интернете системы дисконтных продаж туристских услуг разных турфирм.

        Фирма «Мегатек» совместно с компанией «СФТ» (Туристская Информационная Система – ТИС) открыла Интернет-сервер продажи туров – сервер МегаТИС. Он

        Информация о турах из баз данных туроператоров, работающих на программном комплексе «Мастер-Тур», будет автоматически переноситься на этот сервер – это позволит упростить процесс внесения информации, улучшить ее качество, а самое главное – предоставить клиенту системы максимальный сервис в поиске и подборе тура. Кроме того, при покупке туристских услуг компании через Интернет ею предоставляются скидки. Для привлечения посетителя, а в дальнейшем, возможно, и своего клиента, на сервере функционирует своего рода клуб для людей, любящих путешествия.
 
Глава II. Применение современных технологий автоматизации на примере туроператора “Deluxe Group”.

2.1. Сферы деятельности и оборудование офиса компании.

        Компания “Deluxe Group” была основана в 1998 году, и с момента своего основания ее деятельность направлена на обслуживание VIP клиентов. Компания является самостоятельным субъектом. Является также юридическим лицом, руководствуется в своей деятельности законодательством Турции; имеет самостоятельный баланс, свой фирменный бланк, печать с полным наименованием на государственном языке, необходимые штампы, действует на  принципах хозяйственного расчета.

        Главной целью компании является наполнить рынок услуги, занять свой сегмент рынка. Основными задачами являются предоставление качественных и безопасных услуг, четкое планирование своей деятельности (грамотный менеджмент и маркетинг), привлечение как можно большего количества клиентов с помощью рекламы, бонусов, системы скидок, особой ценовой политики.

        Основными правовыми документами во взаимоотношениях между предприятиями являются коммерческие контракты (договора), представляющие собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

        В 2005 году произошли существенные изменения в организационной структуре компании, и расширилась сфера ее деятельности. Объединившись с JTC Travel и Sport Service Turkey,  Deluxe Group поставила цель быть еще сильнее и создавать новые возможности для предоставления улучшенного, надежного и безопасного сервиса. Так,  благодаря объединению с JTC Travel и Sport Service Turkey, стало возможным обслуживать запросы в различных сферах туризма. Принадлежащая компании “Deluxe Group” фирма Do it, которая предоставляет все виды спорта на природе, дает возможность провести туры в огромном приключенческом парке.

        JTC – это агентство, предоставляющее полный спектр услуг по организации и проведению от небольших собраний и бизнес-семинаров до международных конференций и выставок, экологических фестивалей, социальных мероприятий, включающих ночные вечеринки, гала-ужины, гольф и другие спортивные мероприятия.  JTC работает со всеми секторами бизнеса и промышленности. Компания поддерживает до 30 событий в году, что позволяет ей быть одной из самых быстрорастущих и уважаемых организаций, участвующих в страховых конференциях.

        Sport Service Turkey специализируется не только в туристическом бизнесе, но и активно занимается организацией турниров по таким видам спорта, как: футбол, атлетика, мотоспорт, гольф, серфинг, теннис, стрельба из лука, гандбол, баскетбол, волейбол и по развлекательному спорту. И одно из самых основных направлений – это организация учебно-тренировочных сборов для профессиональных футбольных клубов. Доказательством служит тот факт, что на протяжении многих лет успешно проводятся сборы многих профессиональных футбольных клубов из России, Европы, Азии, СНГ и Прибалтийских Республик.

        VIP обслуживание клиентов, которое фирма впервые начала предлагать на российском рынке с момента своего основания, позже стали предлагать и другие компании. Но благодаря многолетнему опыту и сложившейся клиентской базе «Deluxe Group» будет оставаться впереди. В компьютерной базе компании ведется архив на всех VIP-гостей. Благодаря этому есть возможность учитывать их личные предпочтения по размещению в отеле, трансферу, гиду.  Для таких клиентов предлагается много альтернатив трансферов и экскурсий на вертолетах и машинах класса «люкс», однодневных и многодневных круизов на роскошных яхтах, проживания в эксклюзивных виллах с бассейнами.

        С апреля по октябрь 2007 года было принято: 3000 человек – турецкие гости и около 4000 человек – гости из России и стран СНГ. Прогноз на 2008 год составляет: минимум 4500 и 5000  человек соответственно. “Deluxe Group” работает в основном с отелями 5 звезд не только на средиземноморском побережье, но и на Эгейском. В регионе, где я проходила стажировку, компания работала с 32 отелями 5 звезд.

        Компания не летает собственными чартерными рейсами, но сотрудничает с ведущими авиакомпаниями РФ – «Аэрофлот», «Красс-аэр», «Сибирь», «Атлант-Союз», «Кавказские минеральные воды», обеспечивающими высокий уровень организации перевозки туристов. Туристы летают на комфортабельных Boeing-757 и Ил-86.

        Компания “Deluxe Group” располагает стабильно работающей дилерской сетью, имеет контакты с 5 российскими, 80 отелями на Анталийском побережье и 5 в Стамбуле, с большинством из которых имеются эксклюзивные контракты на продажу номеров по привлекательным ценам. Так как компания занимается обслуживанием VIP и туристов и корпоративных клиентов, это позволяет получать значительные скидки в лучших отелях Турции, а так же бронировать наилучшие типы номеров, бронировать любое количество номеров в высокий сезон и праздничные даты, организовывать рекламные туры. Для гарантированного и качественного обслуживания туристов практикуется аренда отелей под патронажем компании.

        Эффективное и взаимовыгодное взаимодействие с партнерами, использование современных компьютерных технологий, позволяющих организовать оперативное получение информации о бронировании отелей, учет чартерных перевозок, формирование внутрифирменной финансовой и аналитической отчетности – важнейшие факторы успешной профессиональной работы компании. 

        На сайте компании можно подробно ознакомиться с предоставляемыми ею услугами и при желании забронировать любую из вышеперечисленных программ отдыха, не выходя из дома.

        Основными средствами автоматизации офиса “Deluxe Group” являются 15 персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. Сотрудники компании совместно используют не только оборудование (принтер, модем, накопители для компакт-дисков), но и  информацию. Разные группы сотрудников могут работать одновременно над одним файлом. Другие документы в это же время могут печататься или переводиться, могут быть направлены для одобрения другим специалистам компании. Тем самым документооборот превращается из бумажного в электронный.

        Компания регулярно производит поэтапную модернизацию компьютеров («наращивание» оперативной памяти, замену жестких дисков, внедрение мультимедийных приставок, факс-модемных и других устройств, закупку новых моделей ПК). 

        Руководство “Deluxe Group” проводит тщательный отбор кадров и уделяет большое внимание повышению квалификации и переподготовке сотрудников.
2.2. Стандартное программное обеспечение.

        На всех компьютерах в офисе установлено стандартное программное обеспечение – пакет MS Office, которое используется каждым работником офиса.

        Программа MS Word используется в основном для ведения деловой переписки, оформления прайс-листов, путевок, различных бланков и прочей документации.

        Программа MS Excel используется для расчета стоимости туров. Для оперативного расчета туров в MS Excel сотрудниками компании “Deluxe Group” разработан шаблон расчета цен. Обычно в таблицах отражаются следующие данные (в стоимость тура) включены: стоимость проживания в сутки; количество дней; сумма «Итого» (стоимость проживания в сутки, умноженная на количество дней); трансфер; медицинская страховка; стоимость авиаперелета. Далее сумма «Итого» (или себестоимость тура), которая включает в себя: (стоимость проживания в сутки, умноженная на количество дней) + трансфер + медицинская страховка + стоимость авиаперелета. Далее к себестоимости тура прибавляются комиссионные для турагентств + накладные расходы фирмы. Последняя графа «Итого» суммирует данные: стоимость проживания в сутки + количество дней проживания + трансфер + медицинская страховка + стоимость авиаперелета + комиссионные турагентствам + накладные расходы “Deluxe Group”.

        Маркетолог компании с успехом применяет программу MS Excel для маркетингового исследования рынка, составления таблиц, сводок, написания всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которые могут содержать также рисунки и диаграммы.

        Программа MS Access применяется для создания и ведения всевозможных баз данных, содержащих информацию о партнерах – турагентах и поставщиках. Несмотря на большие объемы баз данных, умелый пользователь может в считанные минуты найти интересующую его информацию.

        Программа MS PowerPoint используется сотрудниками для показа презентаций о своей компании, выбранном направлении или отеле, где собирается отдохнуть клиент.

        Исходя из опыта, программа MS Word применяется большинством работников, MS Excel использует треть сотрудников, а MS Access и MS PowerPoint – единицы. Это обусловлено тем, что большую часть дня менеджеры, составляющие основной процент пользователей, занимаются оформлением заявок, прайсов и прочей документации при помощи программы MS Word. Программу MS Excel используют менее интенсивно, в основном для калькуляций. Готовые базы данных MS Access используются в основном как справочный материал. MS PowerPoint применяется только двумя сотрудниками офиса, что объясняется отсутствием достаточного количества разработанных презентаций.
2.3. Специальное программное обеспечение.

        Стандартного программного обеспечения недостаточно для автоматизации рабочего процесса в современном туристском офисе. Требуется и специальное программное обеспечение. В “Deluxe Group” с успехом применяют многообразные специализированные программы.

        Программный комплекс “Sejour”:

        Программный комплекс для автоматизации туристского офиса “Sejour”, разработанный компанией “Sunbilgisayar”, гарантирует сотруднику туристского офиса наличие любой информации о каждом туре, каждом клиенте, каждом партнере и их взаиморасчетах; точность выполнения калькуляций тура; мгновенное заполнение любых стандартных форм документов (анкет, листов бронирования, ваучеров, румминг-листов и т.д.).

        “Sejour” используют практически все туроператоры, работающие в Турции по приему туристов, наиболее известные из них: Tez tour, Sunrise tour, Mostravel, GTI, Natalie Tours, Нева.

 Основные возможности программы (интерфейс на английском языке, очень прост в использовании):

1)         Описание услуг, предоставляемых туристам: гостиниц, страхования, визовой поддержки, дополнительных услуг; квотирование услуг: номеров гостиниц, мест транспорта и мест тура; предоставляет всю необходимую информацию о туристах – индивидуальных и корпоративных.
2)         Passenger traffic – позволяет получать информацию о клиентах (дате и времени их прилета/вылета), видах заказанных трансферов (заказан ли они вообще), а так же позволяет внести данные о гиде, обслуживающем клиентов (время, когда гид назначает инфо-коктейль, место проведения).

                        

  

3)         Tours – заполняются поля, основываясь на данных по продажам гидами экскурсионных билетов. Эти поля: наименование тура, фамилия клиента, отель, номер комнаты, время начала экскурсии, стоимость, номер билета (на чье имя он зарегистрирован). Благодаря этому все туры  классифицируются в отдельные группы, что позволяет сэкономить массу времени  по поводу организации транспорта, гида и времени.


Благодаря этому окну можно составлять статистику продаж экскурсий, а набрав имя гида в определенном окне – получить подробную информацию о сроках и количества продаж. Система автоматически выполняет всю калькуляцию по подсчетам общего количества полученных денег, аннулированных билетов, и возвращенных денег в связи с этим,  а также комиссионные гиду (см. рис.).


4)         Operation – в этом окне отображаются все транспортные компании, с которыми сотрудничает туроператор, виды транспорта, которые они предоставляют, а также цены в зависимости от типа транспортного средства и выбранного маршрута. Выбрав меню Coach manager menu, менеджер получает всю информацию о ТС и их стоимости на группу и из расчета на 1 человека, подсчитанной автоматически.



5)         Hotel Reservation Reports and Statistics – позволяет отслеживать статистику о наполняемости отеля за определенный период времени. Главное условие – контракты с отелями должны быть внесены заблаговременно, а также резервации должны вводиться каждый день. Отчет можно просмотреть в любое время и за любой период. Информация выводится в виде графиков, что существенно облегчает ее понимание, а так же дает возможность затем предоставить ее в качестве слайдов на презентациях либо собраниях.



6)         Tour Reservation Reports and Statistics – с помощью этой функции можно отслеживать работу каждого гида и агентства в целом в плане обслуживания туристов (с точки зрения их посещаемости туров), то есть наглядно увидеть статистику-  сколько человек заехало за определенный период и сколько выезжали на экскурсии.


7)         Invoice Control – позволяет вести учет расчетов с отелями за предоставленные услуги; формирование итоговых отчетов и списков: для гостиниц; статистический анализ. Доступ к этому меню имеет ограниченный круг лиц в компании.



8)         Airline Arrival/Departure – дает возможность в режиме онлайн просмотреть табло вылетов и прилетов различных аэропортов, информация обновляется в зависимости от выбора направления. Благодаря этой функции становится возможным быстро изменить время трансферов в случае изменения времени вылета/прилета.


Дополнительные возможности программы:

- Гибкая система администрирования: назначение прав доступа, как отдельным пользователям, так и группам пользователей, назначение правил контроля менеджеров по продаже, индивидуальные настройки интерфейса каждого пользователя и др.;

- Встроенный редактор печатных форм, настраиваемые документы, списки, отчеты в редакторах MS Word, MS Excel; дружественный, понятный интерфейс пользователя.
        Исходя из собственного опыта, можно выделить следующие недостатки:

- база данных у программы “Sejour” очень обширна, и очень часто выдается информация по отелям и агентствам, но общая, то есть не разбитая по параметрам (например, по звездности отелей, но числу мест).

- при резервациях, сделанных на семьи, где один из членов приезжает и уезжает в течение отдыха несколько раз, в  “Sejour” это не отображается, указаны только первая дата прилета и последняя дата вылета этого человека.

- в городе Анталья находится фирма, занимающаяся обслуживанием данной программы, и очень часто, что в течение высокого сезона они выпускают 3-4 обновленных версии,  и агентства вынуждены обновлять свои системы, что доставляет массу неудобств в работе, особенно в высокий сезон, а нередко приводит и к ошибкам.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

        Перед тем как осуществлять проект внедрения, необходимо максимально формализовать его цели, старательно подойти к выбору программного обеспечения для автоматизации туристической компании. Нужно стараться просмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс, характерный для программных и интеллектуальных продуктов.

        Важно выбрать то программное обеспечение, которое максимально близко по идеологии управления. Потом что-то менять в программном обеспечении – путь бесперспективный (для этого надо хорошо разбираться в программировании, проектировании и знать систему изнутри). Иначе получится чемодан без ручки – и выкинуть жалко, и носить неудобно.

        Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы автоматизации среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями ответственного для внедрения.

        Важно создать среди всех сотрудников атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий.

       Внедрение системы автоматизации, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий.

        В создании отраслевого стандарта обмена информацией есть преимущества:

- первый и самый главный плюс –  это скорость доставки предложений до агентств. Скорость ввода предложений компаниями, специализирующимися на их сборе, возрастет на порядки - пополнение будет происходить автоматически. В связи с этим их БД существенно расширятся;

  - Второе. Единый формат заявки позволит турагентствам пересылать заявки, сделанные в любой офисной системе турагентства в любую офисную систему туроператора;

 - Третье. Это существенно снизит стоимость услуг компаний, осуществляющих сбор этой информации, а значит, существенно расширит число турагентств использующих подобные системы

        Руководители турфирм всех рангов должны осознать, что специализированное программное обеспечение жизненно необходимо не только персоналу их фирм для упрощения и ускорения работы, а в первую очередь им самим. Ибо данное программное обеспечение есть механизм учета, контроля и управления бизнесом, без которого невозможно говорить не только о развитии фирмы, но даже и о простом существовании бизнеса на прежнем уровне.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1)     www.samo.ru

2)     www.asst.ru

3)     www.iape.ru

4)     www.tury.ru

5)     www.sanbilgisayar.com

6)     www.megatec.ru

7)     ГОСТ Р 50690-2000. TOURIST SERVICES. GENERAL REQUIREMENTS.

8)     Журнал «ТУТ. Туристические технологии» март, 2003. – М.: Московская типография №13, 2003.

9)     Журнал «ТУТ. Туристические технологии» март, 2005. – М.: Московская типография №13, 2005.

10)Журнал «Турбизнес.Технологии», №10 (62), июль 2002.

11)Ильина Е.И. Туроперейтинг: Организация деятельности. – М.: Финансы и статистика, 2007.

12)Плотникова Н.И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса: Часть1. – М.: Советский спорт, 2000.