Реферат Организация делопроизводства в муниципальных органах власти
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ
«Допущен к защите»
Заведующей кафедрой
___________________
«___»___________2009г.
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Тема: Организация делопроизводства в муниципальных органах власти
| |
Исполнитель Шашкина Анастасия Евгеньевна
350800 Документоведение и ДОУ 2-9331/6-4
Руководитель: Романова Елена Вениаминовна – к.ф.н., ст. преподаватель
Дата сдачи законченной работы_______________________________________
Барнаул - 2009
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………...3
Глава 1. Документационное обеспечение управления в муниципальных органах власти………………………………………………...10
1.1. Понятие документационного обеспечения управления и муниципальных органов власти…………………………………………………………………...10
1.2. Особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти………………………………………………...29
Глава 2. Организация делопроизводства в органах местного самоуправления………………………………………………………………….53
2.1. Классификация документов органов местного самоуправления………...53
2.2. Характеристика организации документооборота органов местного самоуправления………………………………………………………………….73
Глава 3. Документационное обеспечение управления Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края………….89
3.1. Организация работы с документами Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края………………………….89
3.2. Классификация служебных документов Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края………………………...103
Заключение……………………………………………………………………...117
Список используемой литературы…………………………………………….123
Приложения 1-5. Организационная документация…………………………..128
Приложения 6-11. Распорядительная документация………………………...188
Приложения 12-22. Информационно-справочная документация…………...195
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность: Документы фиксируюткаждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.
Состояние разработанности проблемы: Исследованию данной проблемы посвящено довольно много источников, которые можно разделить на несколько групп.
К первой группе можно отнести учебную литературу, описывающую основы делопроизводства вобщем. Перечень книг по этой теме: Делопроизводство – Т.В. Кузнецова; М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов; А.А. Белов, А.Н. Белов; М.В. Стенюков; Л.В. Павлюк, Н.И. Воробьев; А.В. Пшенко; Л.В. Санкина; А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая.
Вторая группа исследует организацию органов местного самоуправления. Перечень книг по этой теме: Государственное и муниципальное управление – В.Е. Чиркин; О.Е. Кутафин, В.И. Фадеев; М. Пискотин; Ф. Бородкин; М.В. Поиликарпов.
Третья группа представляет нормативно-методическую базу по документационному обеспечению управления. Эта база представлена следующими источниками: Федеральный закона от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998; ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств, 1982, № 2; Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М.: Главархив, 1990; Основные правила работы архивов организаций, - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М., 1975.
При изучении источников по данной проблеме видно, что проблема организации делопроизводства в органах местного самоуправления исследована широко и многосторонне.
Объект: Делопроизводство и муниципальные органы власти.
Предмет: Особенности делопроизводства в муниципальных органах власти на примере органов местного самоуправления Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Цель: Анализ организации делопроизводства в муниципальных органах власти.
Задачи: Поставленная нами цель формирует следующие задачи:
1. Проанализировать понятия «документационное обеспечение управления» и «муниципальные органы власти».
2. Выявить особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
3. Рассмотреть классификацию документов органов местного самоуправления.
4. Охарактеризовать организацию документооборота органов местного самоуправления.
5. Систематизировать и описать документы издаваемые Администрацией Зудиловского сельсовета.
Гипотеза. Организация делопроизводства в муниципальных органах власти соответствует общим требованиям и стандартам делопроизводства. Делопроизводство, в общем, и конкретно в органах местного самоуправления не стоит на месте, а с каждым днем усовершенствуется, меняя стандарты и методы организации.
Теоретико-методологическая база
. Основой дипломной работы является нормативно-методическая база делопроизводства. Она определяется как совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методологическими пособиями.
В дипломной работе нормативно-методическая база представлена в виде:
1. Законов: «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; «О бухгалтерском учете».
2. Государственных стандартов: ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
3. Государственных инструкций, положений, правил: Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.; Основные правила работы архивов организаций; Основные правила работы государственных архивов СССР; Основные правила работы государственных архивов РФ; Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях; Примерная Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края; Устав, инструкция по делопроизводству и должностные инструкции Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Система принципов, научных методов и различных, характеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков (групп – при регистрации документов, категорий – при их исполнении) составляют научную основу современной организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Научная основа данной работы представлена в виде:
1. Учебных изданий по курсу «Делопроизводство и документооборот» авторов А.А. Белова, А.Н. Белова, Т.В. Кузнецовой, М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова, М.В. Стенюкова.
2. Учебных изданий по курсу «государственное и муниципальное управление РФ» авторов В.Е.Чиркина, И.И. Овчинникова, О.Е. Кутафина, В.И. Фадеева.
3. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М.: Главархив, 1990.
Методологической основой исследования является принцип историзма, который помогает проследить изменения в проведении работы с документами в прошлом, настоящем и зачатках будущего.
В методологии исследования дипломной работы был использован структурно-функциональный подход, позволивший изучить строение и функционирование документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Так же методом исследования данных по дипломной работе является типологический метод. В результате типологизации сформировались статистически устойчивые группы признаков, создающих модель организации делопроизводства в сфере муниципальной власти.
Эмпирическая база. Эмпирическую базу составляетнаблюдение и анализ организации делопроизводства в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. То есть в базу входят документы, издаваемые Администрацией Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края: организационные (устав, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству); распорядительные (постановления, распоряжения, решения); информационно-справочные (справки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и факсы).
Методы исследования. Обобщенный анализ, синтез, сравнительный метод, наблюдение.
Новизна исследования.
1. Произведен комплексный анализ организации документационного обеспечения в муниципальных органах власти. Рассмотрены определения муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления, а также раскрыта система организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
2. Раскрыт характер и особенности делопроизводства в органах местного самоуправления. Описана классификация делопроизводства и характеристика организации документооборота в органах местного самоуправления.
3. Изучены теоретические и практические данные на примере Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. Описана структура администрации сельсовета и охарактеризованы особенности организации документационного обеспечения Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Теоретическая и практическая значимость работы. Приведенные в работе данные важны для дальнейших исследований для улучшения и упрощения ведения делопроизводства в муниципальных органах власти.Разработки дипломной работы могут быть применимы в делопроизводстве соответствующих органах муниципальной власти. Дипломное исследование может быть использовано при подготовке учебных вузовских спецкурсов по документационному обеспечению управления.
Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, шести параграфов, заключения, списка литературы и приложений. Общий объем работы составляет ………….. страниц машинописного текста.
ГЛАВА 1. ДОУ в муниципальных органах власти
1.1. Понятие муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления
Органы муниципальной власти — это избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. [1]
Муниципальные органы власти можно определить, как местное самоуправление.
Органы местного самоуправления — это органы самоуправляющихся территориальных сообществ, каковыми, по сути, являются муниципальные образования. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения (представительным органом) и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Им принадлежит особое место в демократической системе управления обществом и государством, и оно определяется, прежде всего, тем, что наличие органов самоуправления, обеспечивает такую децентрализацию системы управления, которая делает эту систему наиболее пригодной к обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иных местных традиций. С помощью органов местного самоуправления осуществляется организация власти на местах, обеспечивается самостоятельное решение гражданами вопросов местной жизни, организационное обособление управления местными делами в системе управления обществом и государством.
Органы местного самоуправления не являются составной частью государственного механизма управления. Они согласно Конституции РФ (ст. 12) не входят в систему органов государственной власти, поэтому представляют собой самостоятельную форму реализации народом своей власти. Вместе с тем, не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Поэтому принимаемые ими в пределах своих полномочий решения обязательны на территории местного самоуправления для всех организаций, должностных лиц, граждан, общественных объединений. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации.[2] Ими же определяются условия, а также порядок контроля государства за осуществлением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий. Вместе с тем осуществление местного самоуправления органами государственной власти и государственными должностными лицами не допускается. Решения органов местного самоуправления могут быть отменены органами, их принявшими, либо признаны недействительными по решению суда.
В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Население может утвердить структуру органов местного самоуправления на местном референдуме. Решение о структуре органов местного самоуправления может быть принято представительным органом муниципального образования и закреплено в уставе муниципального образования. Федеральный закон от 28 августа 1995 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» предусматривал лишь один обязательный орган местного самоуправления, который должен быть в каждом муниципальном образовании: представительный орган местного самоуправления. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» по-новому решает вопрос о наличии в структуре органов местного самоуправления обязательных органов, уделяя значительно больше внимания правовому регулированию вопросов формирования и деятельности органов местного самоуправления, нежели Федеральный закон 1995 г.
Структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования, глава муниципального образования, местная администрация, контрольный орган муниципального образования, иные органы местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования. Участие органов государственной власти и их должностных лиц и формировании органов местного самоуправления, назначении на должность и освобождении от должности должностных лиц местного самоуправления допускается только в случаях и порядке, установленных законом.[3] Изменение структуры органов местного самоуправления осуществляется не иначе как путем внесения изменений в устав муниципального образования. Решение представительного органа муниципального образования об изменении структуры органов местного самоуправления вступает в силу не ранее чем по истечении срока полномочий представительного органа муниципального образования, принявшего указанное решение.[4] Финансирование расходов на содержание органов местного самоуправления осуществляется исключительно за счет собственных доходов бюджетов соответствующих муниципальных образований.
Функции местного самоуправления обусловлены его природой, местом в системе народовластия, теми задачами и целями, к достижению которых направлена муниципальная деятельность. Под функциями местного самоуправления понимаются основные направления муниципальной деятельности.[5] Функции местного самоуправления отличаются определенной устойчивостью и стабильностью, ибо в них проявляется постоянное, целенаправленное воздействие населения, органов местного самоуправления на муниципальные отношения в целях наиболее эффективного решения вопросов местного значения. В совокупности они показывают возможности и эффективность системы местного самоуправления, характеризуя социальное предназначение местного самоуправления (должное) и процесс его осуществления (сущее).[6] С учетом роли местного самоуправления в организации и осуществлении власти народа, задач, решаемых в процессе муниципальной деятельности, и полномочий местного самоуправления можно выделить следующие основные его функции:
1. обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения;
2. управление муниципальной собственностью, финансовыми средствами местного самоуправления;
3. обеспечение комплексного развития территории муниципального образования;
4. обеспечение удовлетворения потребностей населения в социально-культурных, коммунально-бытовых и других жизненно важных услугах;
5. охрана общественного порядка;
6. представительство и защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных Конституцией РФ и федеральными законами.
Согласно Конституции РФ местное самоуправление в Российской Федерации осуществляется в различных организационных формах (ст. 130). В своей совокупности эти формы образуют систему местного самоуправления в рамках соответствующих муниципальных образований, посредством которой обеспечивается решение вопросов местного значения, местной жизни.[7] Единство системы местного самоуправления обусловлено тем, что она основывается на демократических принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, строится с учетом роли и функций местного самоуправления в обществе и государстве, а также исторических и иных местных традиций и определяется населением соответствующих муниципальных образований самостоятельно. Единство данной системы проявляется в разграничении предметов ведения и полномочий между различными формами ее осуществления, а также в том, что все ее организационные формы находятся в тесной взаимосвязи, взаимодействии и взаимозависимости. В рамках этой взаимосвязи и взаимозависимости одни формы являются производными от других или связаны между собой отношениями руководства, подотчетности и ответственности или подотчетности и подконтрольности. Федеральный закон устанавливает формы взаимодействия муниципального района с городскими и сельскими поселениями, которые входят в состав муниципального района; допускает возможность формирования представительного органа муниципального района из представителей соответствующих органов местного самоуправления поселений.[8] Федеральный закон предусматривает развитие межмуниципального сотрудничества. Муниципальные образования могут формировать межмуниципальные объединения, учреждать хозяйственные общества и другие межмуниципальные организации.[9] Понятие «система местного самоуправления» используется для характеристики публично-властной организации и форм деятельности населения, формируемых им органов по решению вопросов местного значения в муниципальном образовании.
Закон закрепляет несколько групп организационных форм, посредством которых осуществляется местное самоуправление в Российской Федерации.[10]
К первой группе относятся формы непосредственного осуществления населением местного самоуправления. Непосредственная демократия в системе местного самоуправления осуществляется посредством различных форм прямого волеизъявления населения или его отдельных групп, проживающих в границах районов, городов, районов в городах, поселков, сельских поселений, в которых осуществляется местное самоуправление. Она играет особую роль в его реализации, которая определяется, прежде всего, тем, что посредством таких форм прямой демократии, как выборы, собрания населения, и ряда других обеспечиваются формирование и функционирование всех важнейших звеньев системы местного самоуправления – его органов. Имея это в виду, можно сказать, что в практике местного самоуправления формы непосредственной и представительной демократии переплетаются, дополняя друг друга. Кроме того, роль непосредственной демократии в осуществлении местного самоуправления определяется тем, что некоторые ее формы (местные референдумы, сходы граждан и другие) входят в систему местного самоуправления в качестве ее неотъемлемой части.
Вторую группу составляют органы и должностные лица местного самоуправления, на которые возлагается основная повседневная работа по осуществлению местного самоуправления на территории соответствующих муниципальных образований. Органы местного самоуправления выступают одной из основ демократической системы управления обществом, позволяющей демократизировать аппарат управления и решать местные вопросы с гораздо большей эффективностью по сравнению с централизованной системой управления; обеспечивать учет интересов малых сообществ при проведении государственной политики; оптимально сочетать интересы и права человека и интересы регионов и государства в целом.
В третью группу входят формы участия населения в местном самоуправлении, центральное место в которой занимает территориальное общественное самоуправление. Многочисленные, разнообразные формы участия населения в осуществлении местного самоуправления служат массовой опорой местного самоуправления, укрепляют его связи с населением. В их деятельности проявляется непосредственная гражданская инициатива населения, питаемая устойчивыми интересами различных общественных групп. Они трансформируют эти интересы и традиции в активное гражданское поведение, практическую работу.
Правовое регулирование местного самоуправления в России относится к предметам ведения субъектов Федерации. К совместному ведению Федерации и субъектов РФ относится лишь установление общих принципов системы местного самоуправления.[11] В соответствии с этим Федерация вправе издавать законы об общих принципах местного самоуправления и делает это. Детально местное самоуправление регулируется законами субъектов РФ и уставами самих муниципальных образований. Правовое регулирование не ограничивается принципами. Правовая основа местного самоуправления – это совокупность различных нормативных правовых актов и отдельных правовых норм, регулирующих вопросы местного самоуправления.[12] В состав правовой основы местного самоуправления в России входят, прежде всего, некоторые международно-правовые нормы, содержащиеся в актах международного права. Это общепризнанные принципы и нормы международного права, а также международные договоры, ратифицированные государством. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят также положения, содержащиеся в других правовых актах. Это — Конституция РФ (ст. 12, гл. 8 и др.); основные законы (конституции, уставы) субъектов РФ; рамочные федеральные законы (об общих принципах организации местного самоуправления, 1995 г.); федеральные законы, издаваемые в развитие рамочных законов и регулирующие основы отдельных сторон местного управления на федеральном уровне (о финансовых основах местного самоуправления, 1997 г., об основах муниципальной службы, 1998 г. и др.); указы Президента РФ (например, об утверждении основных положений государственной политики в области развития местного самоуправления, 1999 г.); постановления Правительства РФ (например, о федеральном реестре муниципальных образований, 1998 г.); постановления Конституционного Суда РФ (Суд указывал, например, что субъекты Федерации не вправе подменять местные органы самоуправления путем создания местных органов государственной власти субъекта Федерации); законы субъектов Федерации о местном самоуправлении (такие законы или законы с подобным названием приняты во всех субъектах РФ); уставы муниципальных образований; некоторые другие правовые акты конкретного муниципального образования.[13] В состав правовой основы местного самоуправления могут входить положения федеральных правовых актов и актов субъектов РФ, которые в целом относятся к другим областям регулирования, но включают те или иные нормы, затрагивающие вопросы местного самоуправления (например, законы об образовании, о библиотечном деле, о порядке приватизации государственного и муниципального имущества, о недрах и другие). Особое место среди источников муниципального права занимают уставы муниципальных образований и Европейская хартия местного самоуправления 1985 г. Устав — это учредительный документ муниципального образования, имеющий для данного образования всеобъемлющий характер, являющийся основой муниципального нормотворчества и характеризующийся особым (усложненным) порядком принятия и изменения.[14]
Устав является основным актом, регулирующим вопросы местного управления в рамках отдельно взятого муниципального образования. Он принимается либо представительным органом, либо на местном референдуме. В соответствии с законами субъектов РФ в уставе муниципального образования должны быть отражены: границы и состав территории; вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования; порядок участия местного населения в решении этих вопросов; структура и порядок формирования органов местного самоуправления и его должностных лиц; наименования выборных органов и должностных лиц; срок их полномочий; виды, порядок принятия и вступления в силу нормативно-правовых актов органов местного самоуправления; гарантии прав, основания и виды ответственности органов и должностных лиц (отзыв, выражение недоверия, досрочное прекращение полномочий и другое); вопросы муниципальной службы; порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью; особенности организации местного самоуправления в районах с компактным проживанием этнических групп, казачества, с учетом исторических и иных традиций. Уставы муниципальных образований подлежат государственной регистрации. Кроме уставов в состав правовой основы конкретного муниципального образования входят нормативные правовые акты, принимаемые органами и должностными лицами местного самоуправления. К их числу могут относиться регламенты работы местных представительных органов, решения представительных органов местного самоуправления (например, об установлении местных налогов и сборов), положения о территориальном общественном самоуправлении внутри муниципальных образований. При регулировании полномочий органов муниципальных образований используется принцип субсидиарности. В применении к разграничению предметов ведения государства (РФ) и государственных образований (субъектов РФ), с одной стороны, и муниципальных образований — с другой, он означает: вопросы, которые можно решать на низшем уровне, не следует передавать на верхний уровень; муниципальным органам передаются задачи, с которыми не могут справиться объединения граждан путем использования самоорганизации, других форм непосредственной демократии.
Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления.
Субъектами, носителями полномочий выступают органы местного самоуправления, их должностные лица и определенная категория граждан – избиратели.[15] Каждый из этих трех элементов имеет свою компетенцию (например, представительный орган – в сфере бюджета, глава муниципального образования – в области управления, граждане – определяя состав избранных или досрочно отзывая их), но при их объединении с учетом предметов ведения возникает новое качество, не свойственное ни одному из элементов в отдельности, компетенция муниципального образования. Перечень предметов ведения, приведенный выше, свидетельствует, что местное самоуправление обладает значительной компетенцией в различных областях. Предмет ведения и полномочие сливаются в конкретное мероприятие, составляя в данном мероприятии компетенцию местного самоуправления и более конкретную компетенцию органа (например, главы администрации муниципального образования), осуществляющего поставленную задачу. Общие положения о предметах ведения муниципального образования получают свою конкретизацию в полномочиях, составляя вместе с первыми компетенцию муниципального образования, получающую свое развитие в полномочиях его органов и должностных лиц.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.[16] В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов. Поэтому делопроизводство также называют документационным обеспечением управления. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.
Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует:
· правила оформления документов;
· правила работы с документами;
· обеспечение сохранности документов;
· порядок передачи документов на архивное хранение;
· работу службы делопроизводства (функции, структуру);
· внедрение новых информационных технологий;
· работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
· юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
· законами РФ;
· государственными и отраслевыми стандартами;
· общероссийскими классификаторами;
· государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
· инструкциями по делопроизводству конкретной организации.
Документационное обеспечение управления выполняет ряд следующих функций.
Установление форм и реквизитов документов. Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа»[17]. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение xозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц[18].
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов[19]. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы. В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной).
В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов». Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210 х 297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р 6.30-2003. «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: «постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
При создании документа обычно могут быть использованы реквизиты[20]:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации – автора документа;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. код формы документа;
8. наименование организации – автора документа;
9. справочные данные об организации – авторе документа;
10. название вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. адресат;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле;
20. текст документа;
21. отметка о наличии приложения;
22. подпись;
23. гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати;
26. отметка о заверении копии;
27. отметка об исполнителе;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа в организацию;
30. идентификатор электронной копии документа.
По сравнению с прежним ГОСТ Р 6.30-97 появились новые реквизиты: идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер по общегосударственному реестру. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, «название вида документа» и «справочные данные об организации»; «гриф утверждения документа» и «адресат». Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.[21] Так как документы складываются из одних и тех же составных частей, изучив порядок составления и оформления этих реквизитов, заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.
В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами.
Первый этап прием и первичная обработка документов – операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших – секретарем-референтом. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины.
Следующимэтапом является распределение документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически врем решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме секретарь-референт. Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть распределить документы, в учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача распределителя на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»[22]. Она позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Контроль исполнения документов – важнейшая составная часть системы делопроизводства. Эффективность работы предприятия зависит от строгого выполнения всех принятых решений и постановлений. Систематическая проверка исполнения – это одно из главных условий правильной организации контроля. Контроль исполнения помогает улучшить работу предприятия, дисциплинирует работников, повышая их личную ответственность за порученное дело.
Этап работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом – «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».[23] В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса. Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. Для того чтобы обращение могло быть рассмотрено и на него был дан ответ, оно должно быть грамотно составлено, то есть иметь все необходимые составные части. Обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись, считаются анонимными. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.
Последним этапом является справочно-информационное обслуживание граждан.Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства.[24] Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Таким образом, можно выделить следующее. Муниципальные органы власти являются муниципальным образованием. Они имеют свою систему распределения должностей и полномочий, а также регулируют свою деятельность рядом документов (Конституция РФ, федеральные законы, уставы). Делопроизводство играет важную роль в организациях. Оно регулируется нормативно-методической базой, имеет свои функции, а так же этапы проведения работ. Муниципальные органы власти, как и любая организация, осуществляют документационное обеспечение управления.
1.2. Особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы.
· Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции.Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник получает ответственный исполнитель, названный в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
· Подготовка, оформление и размножение документов.Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».[25] Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов, в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации (или товарный знак) должна быть зарегистрирована вустановленном законом порядке. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5 х 2,5 см.
Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.[26] Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Наименование организации,являющейся автором документа,
должно соответствовать наименованию, закрепленному во всех учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (в положении об организации). Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Наименование вида документа,составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2008 года следует оформлять: 10.06.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2008 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Ссылка на регистрационный номер и дату документавключает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.[27]
В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. В состав реквизита адресат при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат по отношению к самой длинной строке.
Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.[28] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ) без кавычек, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа. Допускается в реквизите гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления, зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.
Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Допускается не давать заголовок к тексту па документах формата А5.
Отметка о контроле. Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
Текст документа пишут на русском языке при направлении его:
а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.[29]
Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.[30] В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.[31]
Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.[32] Грифы согласования располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. В реквизитах подпись, гриф утверждения и гриф согласования должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия.
Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.[33] Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
Оттиск печати.На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Отметка о заверении копии документа.При заверении копии документа ниже реквизита подпись проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.[34]
Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные:
а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
б) слова «В дело»;
в) номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, вкотором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организациюрасполагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.[35]
· Организация контроля и проверки исполнения служебных документов призвана обеспечить их своевременное и качественное исполнение. Под контролем документов понимают непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.[36]
Контролю подлежат наиболее важные документы, поэтому в каждой организации составляют индивидуальный перечень контролируемых документов с обязательным привлечением юриста и после апробации его утверждает руководитель.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.[37] Типовые сроки исполнения устанавливают для наиболее массовых категорий документов. В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать десяти дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем и обязательно указываются или в резолюции, или в самом документе. Срок может быть продлен только лицом (или учреждением), который его установил. Продление производится немедленно по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока.
Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготовляемых при взятии документов на контроль. В контрольной картотеке карточки группируются по срокам исполнения.
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки. Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделяется специальный раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения здания или по ожидаемой дате получения ответа.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Документ может снять с контроля лишь то должностное лицо, которое его поставило на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля относятся в контрольную карточку.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и на основе анализа разрабатываются конкретные предложения по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию контроля в целом.
· Работа с обращениями граждан имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом – «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».[38] В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов.
Технология работы с обращениями граждан требует организации:
- приема граждан;
- приема и первичной обработки письменных обращений;
- регистрации обращений;
- направления обращений на рассмотрение;
- уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
- уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
- контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
- информационно-справочной работы по обращениям;
- извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
- группировки в дела и текущего хранения обращений;
- анализа поступивших обращений.[39]
Обращение граждан в органы муниципальной власти может быть подано в письменной форме лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на них может являться доказательством даты получения документа, а так же на нем указан адрес автора. На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.[40]
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом[41]. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».
Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения. В случае, когда полученное обращение не относится к компетенции получившего его учреждения работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю.
Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего, должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.[42] Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника. Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем не один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях – безотлагательно, но не позднее 7 дней, Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.
Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан. Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку.
Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку, другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина илиучреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. В соответствии со ст. 15 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации» (с изменением от 24 июля 1998 г.) «Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан Российской Федерации, направленные в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык Российской Федерации».[43] Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа,которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и датупринятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.
На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
· Составление номенклатуры дел и формирование дел.Номенклатура дел это «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»[44]. Во-первых, главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким об
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы архивов организаций», «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».[45] Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел[46].
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные; примерные и типовые[47]. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер»[48].
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы архивов организаций» рекомендуют: «В номенклатуру дел организаций из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики»[49]. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса.
«Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений»[50]. Обязательно включение в номенклатуру дел общественных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй – в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий – в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел. Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечит правильное хранение и быстрый поиск документа.
После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года. Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел»[51]. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Порядок формирования, хранения и оформления дел должен бы изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции делопроизводству конкретного учреждения, с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
В каждом структурном подразделения и выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет служба делопроизводства, ведомственный архив и ответствующий государственный архив[52].
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело 1 имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»). В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома. Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.
Систематизация отдельных категорий документов имеет особенности[53]. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся отдельных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела[54]. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии и документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
Изъятие документов организации может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома.[55]
· Порядок хранения документов и передачи дел в архив.Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, что обеспечивает их полную сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. По окончании года все дела, законченные делопроизводством, передаются в архив организации штатному работнику архива, а при его отсутствии – работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за архив. Одновременно с передачей в архив проводится проверка соответствия заголовков дел их содержанию, при этом уточняются как заголовки, так и сроки хранения исходя из состава и содержания документов в делах. Работу эту в муниципальных органах власти проводит экспертная комиссия, назначаемая приказом руководителя, состоящая из специалистов и возглавляемая заместителем руководителя. В составе комиссии в качестве непосредственного исполнителя работает и заведующий архивом (ответственный за архив).
Органы местного самоуправления обязаны по действующему законодательству регулярно представлять в архивные органы описи дел, отобранные на постоянное хранение, и в установленные сроки передавать эти дела в государственные или муниципальные архивы. Уничтожение документов временного (не более 10 лет) хранения производится по истечении этих сроков по актам, утверждаемым руководителем организации, но если эта организация передает документы в государственный или муниципальный архив, - то лишь после утверждения архивным органом описи таких документов за соответствующий период. Документы, представляющие историческую и научную ценность, а также картотеки помещаются в папки с тремя клапанами и завязками или в коробки. Дела, подлежащие временному хранению, разрешается оставлять на скоросшивателях и не уточнять расположение документов внутри дела.
Быстрый доступ и поиск хранимой информации обеспечивают различными мерами: классификацией и кодированием массива информации, созданием двухконтурных систем хранения, применением информационно-поисковых систем (ИПС) и т. п. Компактность хранилища оценивают объемной плотностью.
Государственные и муниципальные архивы - это хранилища тех документов, по которым пишется история, все они хранятся постоянно как память истории.[57] Особую ценность представляет документация по личному составу, необходимая, прежде всего, для обеспечения социальной защиты граждан и удовлетворения их социально-правовых запросов. Эта документация имеет долговременные сроки хранения в архиве организации (в основном 75 лет).
Таким образом, можно сделать следующие выводы. В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. Организация работы с документами проходит в несколько этапов. Каждый этап имеет свои особенности. Все эти правила также распространяются и на организацию делопроизводства в органах местного самоуправления.
ГЛАВА 2. Организация делопроизводства в органах местного самоуправления
2.1 Классификация документов органов местного самоуправления.
Документы органов местного самоуправления должны быть составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Организационно-распорядительные документы – документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.[58] Вся документация делится на три основные группы документов:
1. Организационные документы;
2. Распорядительные документы;
3. Информационно-справочные документы.
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:
1. Документы по личному составу;
2. Документы по обращениям граждан.
Организационная документация органов местного самоуправления представляет собой уставы, правила и инструкции, определяющие статус организации, его структурных подразделений и порядок их работы.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.[59] Они могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные уставы разрабатываются на основе типовых. Уставы утверждаются вышестоящими органами. Они относятся к обязательным учредительным документам. Устав оформляется на бланке. Его формуляр имеет следующие реквизиты[60]:
1. Название органа местного самоуправления;
2. Гриф утверждения;
3. Название документа, место издания и дату;
4. Индекс, заголовок, отметки о согласовании, визы и текст.
Текст устава состоит из следующих разделов:
1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации);
2. Организационное единство (структурные подразделения в их взаимосвязи);
3. Регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
5. Отчетность и ревизионная деятельность;
6. Реорганизация и ликвидация.
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного (или утвержденный его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.[61] Заголовок инструкции четко очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.[62] Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в органах местного самоуправления, относятся постановления, решения, распоряжения.
Постановления – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.[63]
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.[64] Распоряжения составляются в основном по вопросам:
1. Информационно-методического характера;
2. Повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
3. Связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение). Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:
1. изучение существа вопроса;
2. подготовка проекта документа;
3. согласование документа;
4. подписание.[65]
Процедура составления, согласования и оформления распорядительного документа описывается в инструкции по делопроизводству. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.[66] Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» («решил») в решении; «предлагаю» – в распоряжении. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «пред
С новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.[67]
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят: герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Полностью подготовленные проекты документов представляются па подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.[68] В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются в самом документе. Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
К информационно-справочной документации относятся акты; письма; факсы; справки; телефонограммы; докладные и служебные записки; протоколы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.[69] Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Сначала члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия[70], актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел[71] и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание». После слова «Основание» ставится двоеточие, указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Некоторые виды актов требуют утверждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003.[72]
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой.[73] По содержанию и назначению письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, письма – запросы сопроводительные и т.д. Подготовка письма включает следующие стадии:
1. Изучение существа вопроса;
2. Сбор необходимых сведений;
3. Подготовка проекта письма;
4. Согласование проекта;
5. Подписание руководителем.
Письмо должно иметь дату, номер, ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах – ответах), адресат, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе. В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части. В водной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантии).
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.[74]
Справки бывают двух видов:
1. Содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;
2. Выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.
Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев. Справки должны иметь:
1. Наименование вида документа;
2. Адресат (в справке по производственным вопросам);
3. Дату и номер (при необходимости);
4. Заголовок к тексту (в справке по производственным вопросам);
5. Текст;
6. Подпись;
7. Печать (при необходимости).
Датой справки является дата ее подписания должностным лицом.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.[75] От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. Телеграммы подразделяются по срочности на внеочередную, правительственную, срочную и другие. Категория телеграммы указывается перед адресатом. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами.
Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два знака. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие – двтч, кавычки — квч, скобки — скб.[76] Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.[77] Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. Обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.[78]
Докладные записки в зависимости от содержания бывают:
1. Инициативные – содержат предложения или замечания от имени составителя;
2. Информационные – содержат сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса;
3. Отчетные – сообщают о завершении работы или о ходе выполнения распоряжений, указаний, планов.
С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки– адресуемые руководителю учреждения или подразделения, в котором работает составитель и внешние – адресуемые руководству вышестоящего органа.[79]
Текст как внешней, так и внутренней докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй содержатся выводы и предложения.
1. Должность, фамилия, имя и отчество руководителя, на чье имя адресуется докладная записка;
2. Должность, фамилия, имя и отчество автора докладной записки;
3. Наименование;
4. Указание, по какому вопросу составлена докладная записка;
5. Текст;
6. Перечень приложений;
7. Дата составления докладной записки;
8. Подпись должностного лица, составившего докладную записку.
Документом, близким по назначению докладной записке, является служебная записка. Это документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Служебная записка – документ официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, однако широко применяемый в практической деятельности организаций.[80]
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и составляется от руки или с помощью компьютера. Реквизиты служебной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Служебная записка должна содержать заголовок к тексту, который состоит из двух частей: первой части с изложением причины содержания, послужившей основанием для написания документа, и второй – содержащей предложения, просьбы.
Объяснительная записка - письменное изложение причин нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступлений от узаконенных правил в работе и т. д.[81]
Докладная и объяснительная записки похожи по оформлению и по приемам изложения. Разница заключается в том, что докладная записка составляется в большинстве случаев по инициативе самого отправителя, а объяснительная записка – по требованию вышестоящего должностного лица. К докладной и объяснительной запискам могут быть приложены документы, подтверждающие или углубляющие их содержание.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.[82] Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания. Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги и имеет следующие реквизиты[83]:
1. Наименование организации;
2. Наименование вида документа;
3. Дату;
4. Номер; указание места издания;
5. Заголовок к тексту;
6. Текст;
7. Подписи.
Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года. Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание или протоколируемого мероприятия.
Текст протокола состоит из двух частей. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель – инициалы и фамилия; Секретарь – инициалы и фамилия; Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ:/ ВЫСТУПИЛИ:/ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)». Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме. Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.[84] К протоколу подшиваются представленные на рассмотрении материалы: справки, доклады, проекты.
Группу документов по личному составу составляют документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения. К документам по личному составу относятся следующие документы.
Трудовой договор— документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.[85] Трудовой договор составляется:
1. в письменной форме;
2. в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами один экземпляр для работника, другой - для работодателя).
Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок или на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор). Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. В трудовом договоре могут предусматриваться условия: об испытании; о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если оно производилось за счет работодателя); иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Приказ по личному составу– правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.[87] При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и/или указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
В последнее время при приеме на работу получили широкое распространение документы – резюме, автобиография. Особенностью резюме является сообщение сведений об образовании, о трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, составляется она в произвольной форме. Автобиография хранится в личном деле работника.
Характеристика – официальный документ, выданный администрацией учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций.[88] В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4.
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.[89] Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника новой. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу. По общему правилу прием на работу без трудовой книжки запрещается. По требованию работника может быть выдан дубликат трудовой книжки, заполненный по общим правилам.
Личная карточка— документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность).[90] Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Заполняются личные карточки, как правило, рукописным способом работником кадровой службы. При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
Особое внимание требует ведение личных дел. Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.[91] Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения. Каждое личное дело формируется в отдельной папке.
Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Граждане России имеют правонаправлять личные и коллективные обращения в органы местного самоуправления. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть обращения, затем принять решения, а так же произвести необходимые действия и дать мотивированный ответ в установленный срок. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. Обращениябывают следующих видов.
Жалоба— документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.[92] Жалоба может содержать просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов или критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий (или бездействия) которых произошло нарушение.
Заявление– вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан.[93] Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение- документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.
Петиция– письменное обращение граждан, содержащее просьбу, требование или запрос, направленное органам власти и управления. Петиция может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных или муниципальных органов, предприятий и общественных организаций и требования по их устранению.
Порядок работы с обращениями гражданможет быть установлен нормативными документами[94]: федеральными; региональными; отраслевыми; муниципальными. Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Делопроизводство по обращениям граждан в органах местного самоуправления ведется отдельно от обработки других видов документов.
Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами подшиваются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Все документы органов местного самоуправления делятся на три основные группы – организационные, распорядительные и информационно-справочные. Исходя из специфики работы с документами, можно выделить документы по личному составу и документы по обращениям граждан. Каждая группа представлена несколькими видами документов. Эти документы имеют особенности оформления и участвуют в документообороте органов местного самоуправления.
2.2 Характеристика организации документооборота органов местного самоуправления.
Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[95].
Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.
Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.
Одним из этапов в организации документооборота является прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения.
При приеме и регистрации корреспонденции, проверяется правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений; вскрываются полученные пакеты, бандероли или посылки, кроме тех, на которых имеется надпись «лично». При вскрытии конверта устанавливается наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщают об этом отправителю; прикрепляются к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отравления и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожаются. Документы систематизируются на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Пакеты с надписью «лично» передаются адресатам или уполномоченным ими лицам. Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, они регистрируются.[96]
Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни – дежурным. Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.
Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень таких документов следующий[97]:
1. Телеграммы и письма о разращении командировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
3. Сводки и информации, присланные для сведения.
4. Рекламные извещения и плакаты, поздравительные письма и пригласительные билеты.
5. Бухгалтерские документы. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
6. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).
Входящая корреспонденция регистрируется: срочная – вне очереди, остальные – в течение дня её поступления. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяется единая регистрационная карточка. На каждый регистрируемый документ заполняется два экземпляра карточек. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая – после записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения. Лицевая сторона карточки заполняется в момент поступления документа, а оборотная сторона заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению – обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа.
Регистрационные карточки систематизируются и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел первой части картотеки.
При объеме документооборота до 500-600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме. Журнал регистрации входящей корреспонденции содержит следующие графы:
1. порядковый номер;
2. дата и индекс документа;
3. откуда прибыл документ;
4. краткое содержание документа;
5. кому адресован документ;
6. расписка в получении документа и дата.
Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машинно-ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого ввода их с документа. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс.[98]
На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется. Индекс входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера дела по утвержденной номенклатуре, в котором он должен храниться.
Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На нижнем поле этого листа указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция. Резолюция должна содержать:
1. указание, кому конкретно поручается исполнение документа (фамилия, инициалы),
2. предписываемое действие,
3. способ, порядок и срок его исполнения,
4. личную подпись руководителя и дату ее написания.
Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из них, которые требуют наиболее спешного исполнения. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации. На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает отметку «В дело», № дела, в котором будет храниться документ, и заверяет её своей подписью.[99]
Следующий этап организации документооборота включает в себя подготовку, оформление и размножение служебных документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках в соответствии со стандартом унифицированной системы документации, в котором указаны все правила оформления документов.[100]
Составление и оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:
1. указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке учреждения);
2. указание вида документа;
3. индекс и дата документа;
4. составление заголовка документа;
5. текст документа;
6. адресат;
7. проставление отметок о согласовании текста документа;
8. удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
9. проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его «В дело».
Важным реквизитом документа является правильное указание его автора. Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под наименованием учреждения. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос; «О чем?». Документы, оформленные на бумаге формата А5, не нуждаются, как правило, в заголовке. Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год. Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки Проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования.
Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Журнал регистрации постановлений состоит из следующих граф[101]:
1. порядковый номер;
2. дата документа;
3. наименование постановления;
4. кто подписал документ;
5. исполнитель и дата исполнения;
6. отметка об исполнении.
Журнал регистрации распоряжений имеет следующие графы[102]:
1. порядковый номер;
2. дата документа;
3. содержание документа;
4. кто подписал документ;
5. исполнитель;
6. отметка об исполнении.
Остальная документация регистрируется в журнале исходящей документации, которая имеет следующие графы:
1. дата и индекс документа;
2. корреспондент;
3. краткое содержание;
4. отметка об исполнении документа.
Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Государственная система документационного обеспечения управления[103] рекомендует примерный перечень документов, на которые ставится круглая печать. Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации, заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ.
Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений или распоряжений они должны быть экономически необходимыми, целесообразными, обоснованными, деловыми, конкретными, краткими, не более четырех машинописных страниц, с указанием способа и срока исполнения. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.
Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составлялся, как правило, по одному вопросу.
Материалы к различным заседаниям и совещаниям, постановления и распоряжения размножаются в администрациях районов, городов, сел и поселков в соответствии с установленными регламентами их работы.
Документы печатаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм) с соблюдением полей: левое и верхнее - 20 мм; правое и нижнее по 10 мм. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Следующий этап документооборота – организация контроля и проверки исполнения служебных документов. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления.
Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.
На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю.
Установлен следующий перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения[104]:
1. законы Российский Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – согласно указанному в них сроку;
2. указы, распоряжения Президента Российской Федерации – 10 дней или к указанному в них сроку; 5-7 дней при условии подготовки по ним предложений;
3. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Алтайского края, постановления краевого Законодательного Собрания, постановлений и распоряжения администрации края – согласно указанному в них сроку;
4. запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующим дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно;
5. до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
6. до 5 дней - по письмам и запросам депутатов краевого Законодательного Собрания;
7. письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций -10 дней; исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку;
8. обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 месяца;
9. критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, - до 1 месяца;
10. телеграммы (телефонограммы) – от 2 до 5 дней.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение исходящих – со дня отправки, внутренних – с момента, подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются). Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.[105] Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.
Очередным этапом организации документооборота является оформление и отправка исходящей корреспонденции. Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.
Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной карточки или в журнале установленной формы.[106] При карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером отправляемого документа – ответа является входящий номер документа – запроса и дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отправляемом документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.
Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа и исходящего номера.
Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге.[107] Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.
Большую роль в организации документооборота в органах местного самоуправления играет составление номенклатур дел и их формирование.
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению.[108] Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным органом. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности представительного органа и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в администрациях района и города осуществляют управляющие делами, заведующие общими отделами, администрациях сел и поселков – заместители глав администраций, в отделах, управлениях и комитетах – лица, ответственные за организацию делопроизводства. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:
1. проверяется правильность отнесения документов в тo или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и т.п.;
2. устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
3. изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
4. в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
5. неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Заключительной частью организации документооборота в органах местного самоуправления является порядок хранения документов и передача дел в архив. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов.[109] Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка – заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы расписок в получении и приеме дела.
Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного, хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лег включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администраций. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение.
Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.[110]
При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано Дело на государственное хранение.[111]
В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно.[112] Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве. Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется «Основными Правилами работы государственных архивов».[113]
Формы описи дел постоянного и долговременного хранения, и том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения имеются в методических указаниях по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Хранение документов по нотариату должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.01.97 № 188, и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Документооборотом является движение документов в организации с момента их поступления или издания до момента их исполнения или отправки. Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с правилами и нормами делопроизводства. Но движение документов в органах местного самоуправления все-таки имеет свои особенности, которые описаны в примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления с учетом общепринятых норм. Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.
Документационное обеспечение управления в соответствии с индивидуальной инструкцией можно рассмотреть на примере Администрации Зудиловского сельсовета.
ГЛАВА 3. ДОУ Администрации Зудиловского сельсовета
3.1. Организация работы с документами Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Зудиловский сельсовет образован в составе Первомайского района Алтайского края решением исполнительного комитета Алтайского краевого Совета депутатов трудящихся от 11 января 1965 года № 1.
Муниципальное образование Зудиловский сельсовет Первомайского района Алтайского края наделено статусом сельского поселения законом Алтайского края от 2 декабря 2003 года № 64-ЗС «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом сельского, городского поселения, городского округа, муниципального района». Граница поселения утверждена законом Алтайского края от 2 декабря 2003 года № 64-ЗС «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом сельского, городского поселения, городского округа, муниципального района» и совпадает с административно–территориальной границей Зудиловского сельсовета. В границах поселения находятся следующие сельские населённые пункты: с. Зудилово и пос. Ильича.
Население поселения составляют граждане Российской Федерации, место жительства которых расположено в пределах поселения, и в соответствии с международными договорами Российской Федерации и федеральными законами иностранные граждане, постоянно или преимущественно проживающие на территории поселения.[114]
Органы местного самоуправления поселения имеют право на:
1) создание музеев поселения;
2) участие в организации и финансировании проведения на территории поселения общественных работ для граждан, испытывающих трудности в поиске работы, а также временной занятости несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет;
3) совершение нотариальных действий, предусмотренных законодательством, в случае отсутствия в поселении нотариуса;
4) участие в осуществлении деятельности по опеке и попечительству;
5) осуществление финансирования и софинансирования капитального ремонта жилых домов, находившихся в муниципальной собственности до 1 марта 2005 года;
6) создание условий для осуществления деятельности, связанной с реализацией прав местных национально-культурных автономий на территории поселения;
7) оказание содействия национально-культурному развитию народов Российской Федерации и реализации мероприятий в сфере межнациональных отношений на территории поселения.
Порядок реализации переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий устанавливается решением Совета депутатов Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края, которое должно содержать:
1) полномочия органов местного самоуправления по осуществлению отдельных государственных полномочий, перечень мероприятий по подготовке и организации их осуществления;
2) порядок использования материальных ресурсов и финансовых средств, переданных органам местного самоуправления для осуществления отдельных государственных полномочий;
3) порядок внутреннего контроля за осуществлением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий.[115]
Структуру органов местного самоуправления составляют:
1) Совет депутатов Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края;
2) глава Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
3) администрация Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Установленные, но не распределённые законодательством и Уставом полномочия органов местного самоуправления до их распределения Советом депутатов находятся в ведении администрации сельсовета.
Муниципальные выборы проводятся на основе всеобщего, равного и прямого избирательного права при тайном голосовании. Выборы депутатов проводятся по многомандатным избирательным округам, а главы сельсовета– по муниципальному избирательному округу, включающему в себя всю территорию муниципального образования, с применением мажоритарной системы относительного большинства. Решение о назначении выборов депутатов Совета депутатов и главы сельсовета должно быть принято не ранее чем за 90 дней и не позднее, чем за 80 дней до дня голосования. В случае досрочного прекращения полномочий Совета депутатов и (или) главы сельсовета или досрочного прекращения полномочий депутатов, влекущего за собой неправомочность Совета депутатов, соответствующие досрочные выборы проводятся в сроки, установленные федеральным законом. Итоги голосования и результаты муниципальных выборов подлежат официальному обнародованию. Гарантии избирательных прав граждан при проведении муниципальных выборов, порядок назначения, подготовки, проведения, установления итогов и определение результатов муниципальных выборов устанавливаются федеральным законом и принимаемым в соответствии с ним законом Алтайского края.
Совет депутатов является постоянно действующим представительным органом поселения. Совет депутатов состоит из 16 человек: 15 депутатов и глава сельсовета с правом решающего голоса. Срок полномочий Совета депутатов и его депутатов составляет 4 года. Совет депутатов обладает правами юридического лица и действует на основании Устава. Полное наименование юридического лица «Совет депутатов Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края» помещается на штампах и бланках Совета депутатов, а также на соответствующих печатях. Местом нахождения Совета депутатов является с. Зудилово, ул. Школьная, 68.
В состав Совета депутатов входят:
1) глава сельсовета;
2) заместитель председателя Совета депутатов;
3) постоянные комиссии;
4) секретарь.[116]
Организационное, правовое, информационное, материально–техническое обеспечение деятельности Совета депутатов осуществляет администрация сельсовета.
Глава сельсовета является высшим должностным лицом поселения. Срок полномочий главы сельсовета составляет четыре года. Глава сельсовета осуществляет свои полномочия на постоянной основе. Главой сельсовета может быть избран гражданин Российской Федерации, гражданин иностранного государства - участника международного договора Российской Федерации, в соответствии с которым иностранный гражданин имеет право быть избранным в органы местного самоуправления, не моложе 21 года, обладающий избирательным правом. Глава сельсовета вступает в должность не позднее чем через 10 дней со дня официального обнародования общих результатов выборов главы сельсовета. С момента принесения присяги глава сельсовета считается вступившим в должность. Полномочия прежнего главы сельсовета с этого момента прекращаются. Глава сельсовета исполняет полномочия председателя Совета депутатов и возглавляет администрацию сельсовета, руководит её деятельностью на принципах единоначалия и несёт полную ответственность за осуществление её полномочий. Глава сельсовета подконтролен и подотчётен населению и Совету депутатов. Глава сельсовета ежегодно отчитывается перед избирателями. Полное наименование юридического лица «Администрация Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края» помещается на штампах и бланках администрации сельсовета, а также на печатях. Местом нахождения администрации сельсовета является с. Зудилово, ул. Школьная, 68. Администрация сельсовета состоит из структурных отделов.
Заместитель главы администрации сельсовета назначается на должность главой сельсовета по согласованию с Советом депутатов, освобождается от должности распоряжение главы сельсовета.[117] Основным направлением деятельности является осуществление контроля за исполнением постановлений, распоряжений главы сельсовета и общий контроль за деятельностью работы администрации сельсовета.
Секретарь администрации сельсовета назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета.[118] Секретарь администрации осуществляет следующие обязанности: работа с похозяйственными книгами, делопроизводство, кадры, опека и попечительство, ЗАГС, контроль за работой делопроизводителя (специалиста I категории) и т.д.
Специалист I категории назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета. В функции входит ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением постановлений, распоряжений и других служебных документов.
Специалист II категории назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета. Специалист II категории отвечает за регистрацию граждан, своевременное внесение изменений в похозяйственные книги и отвечает за своевременную сдачу отчетов.
Землеустроитель назначается на должность и освобождается с должности распоряжением главы сельсовета. Землеустроитель осуществляет контроль за использованием и охраной земель и ведение учета, и распределение земель в границах населенного пункта.
Бухгалтерия организует:
1. бухгалтерский учет;
2. контроль за поступлением денежных средств и их расход в кассе, в бюджетном счете казначейства;
3. расчеты с поставщиками и подрядчиками;
4. составление и исполнение средств расходов и т.д.
Старший инспектор военно-учетного стола осуществляет:
1. постановку на воинский учет;
2. снятие с воинского учета;
3. выявление граждан подлежащих постановке на воинский учет;
4. внесение изменений в карточки первичного учета граждан;
5. ведение учета участников ВОВ, лиц, принимавших участие в локальных конфликтах (Афганистан, Чечня), и т.д.
Первомайское отделение милиции (ПОМ), т.е. участковые назначаются и снимаются с должности, а также подчиняются Первомайскому РОВД Алтайского края.
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.[119]
Основными принципами для оперативной работы с документами являются:
1. единый порядок составления документов и работы с ними;
2. четкое разделение функций и обязанностей между работниками сельсовета, исключающее дублирование документных операций;
3. современное техническое оснащение делопроизводства (оргтехника);
4. целесообразность всех делопроизводственных операций;
5. умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.
Организация работы с документами в Зудиловском сельсовете проходит на основании Инструкции по делопроизводству в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Вся документация разделяется на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются:
1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
3. Сводки и информации присланные для сведения.
4. Рекламные извещения и плакаты.
5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени)
8. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация регистрируется специалистом в журналах. Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля. На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется. Основным принципом регистрации является однократность. Регистрация корреспонденции ведется специалистом первой категории.
Входящая документация – документы, поступившие в учреждение из других организаций или от граждан.[120] Входящая документация регистрируется в журнале регистрации входящих документов. В администрации две книги: одна для регистрации входящих документов от граждан, вторая – от организаций. Журнал состоит из следующих граф:
1. порядковый номер;
2. фамилия имя отчество (если от граждан), наименование организации (если от организаций);
3. адрес заявителя;
4. дата поступления;
5. краткое содержание;
6. кому направлено;
7. расписка в получении;
8. отметка об исполнении.
Телефонограммы принимаются секретарем сельсовета. Они записываются в прошнурованную книгу с названием их порядкового номера, наименованием и номером телефона отправителя, наименованием адресата, текста, времени принятия телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего и принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой и дата. Срочная входящая корреспонденция регистрируется вне очереди, остальная в течение дня.
Исходящие документы – официальные документы, отправляемые из организации.[121]
Исходящая документация регистрируется в журнале исходящих документов. Журнал состоит из следующих граф:
1. Порядковый номер документа;
2. Дата документа;
3. Кому адресован документ;
4. Краткое содержание.
Отправку исходящей корреспонденции ведет специалист 1 категории. При отправке исходящей корреспонденции проверяется наличие указанных в письме приложений, правильность указаний адресов, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.
Внутренние документы – официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.[122]
Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в журнале регистрации. Под расписку передаются исполнителям контролируемые документы.
Организация контроля и проверки исполнения служебных документов в сельсовете проходит следующим образом.Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возложена на руководителя администрации. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется специалистом I категории. Сроки исполнения документов установлены в соответствии с ГСДОУ. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администрации, требующие исполнения, письма для депутатов, а так же обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления, исходящих – со дня отправки, внутренних – с момента подписания. Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, если срок исполнения документов не указан он должен быть исполнен в срок не более 10 дней.[123] Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы. После исполнения документ снимается с контроля тем лицом, которым он был поставлен на контроль. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документах обобщаются специалистом I категории и докладываются руководителю.
Оформление и оправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. При подготовке исходящей корреспонденции ответственный работник должен руководствоваться главой 3 Инструкции по делопроизводству в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится отметка «подлежит возврату». Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в администрации несет руководитель. При личном приеме граждан их письменные и устные обращения подлежат централизованной регистрации. Все поступающие письменные обращения также регистрируются в день поступления. Ответы на обращения граждан даются руководителем администрации, его заместителем или назначенными специалистами. Они даются в письменной и устной форме. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На каждое обращение оформляется обложка дела. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной в установленном порядке номенклатурой дел. По истечении сроков хранения документы по обращениям граждан уничтожаются по акту.
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел учитывается, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности администрации.[124] Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:
· проверяется правильность отнесения документов в тo или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях;
· устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
· изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
· в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел.
Документы представительного органа, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года.
Формированием документов в дела в администрации занимается секретарь администрации и специалист I категории. Формированию подлежат все исполненные документы, списанные «В дело». Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляет заместитель главы администрации. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих. Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше заводят второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственных архив хранятся в специальных шкафах. Дела помещены вертикально, корешками наружу. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение. Сроки хранения документов берутся из индивидуальной номенклатуры дел, согласованной с муниципальным архивным органом.
В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы расписок в получении и приеме дела. Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в ведомственный архив. Дела временного хранения менее 10 лет включительно передаются в ведомственный архив по усмотрению руководителя.
Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение. В делах постоянного хранения и по личному составу листы нумеруются простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью. Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве. Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется «Основными Правилами работы ведомственных архивов». Хранение документов по нотариату должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.0.1.97 № 188, и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Итак, можно подвести итог. Делопроизводство в администрации сельсовета осуществляется по общепринятым правилам, но более обособлено с помощью инструкции по делопроизводству. Эта инструкция делает уклон именно на ведение документационного обеспечения управления в конкретно Зудиловской администрации сельсовета.
3.2. Классификация служебных документов Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края
Классификация служебных документов – распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними.[125]
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
По сфере использования документы Администрации Зудиловского сельсовета можно разделить на:
1. Организационные документы.
2. Распорядительные документы.
3. Информационно-справочные документы.
Так же выделяют документы по личному составу и письменные обращения граждан.
Организационные документы в сельсовете представлены в виде Устава муниципального образования «Зудиловский сельсовет» Первомайского района Алтайского края, Должностных инструкций и инструкцией по делопроизводству в администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Устав[126] сельсовета представляет свод правил, регулирующих деятельность сельсовета и его взаимоотношения с организациями и гражданами. На титульном листе проставлены отметки о регистрации в Государственно-правовом комитете и Главном управлении Министерства юстиции РФ по Сибирскому федеральному округу. Так же имеются отметки о регистрации изменений, внесенных в Устав 7 июня 2006 года и 22 июня 2007 года. Устав сельсовета состоит из нескольких глав. Первая глава «Общие положения». Второй главой является «Участие населения в осуществлении местного самоуправления». Глава третья «Совет депутатов». Следующие главы: «Глава сельсовета», «Администрация сельсовета», «Избирательная комиссия сельсовета. Статус депутата, главы сельсовета», «Муниципальные правовые акты», «Муниципальная служба», «Муниципальное имущество», «Бюджет поселения», «Взаимодействие органов местного самоуправления. Взаимоотношения органов местного самоуправления с иными органами власти», «Ответственность органов местного самоуправления», «Заключительные положения». Главы состоят из определенного количества статей, которые раскрывают их содержание. Документ заканчивается подписью Главы администрации и датой создания.
Должностные инструкции[127] Администрации состоят из следующих реквизитов:
1. Наименование вида документа.
2. Текста (разделен на несколько пунктов: общие положения, функции, должностные обязанности, ответственность и режим работы).
3. Грифа утверждения (утверждены Главой администрации).
4. Отметки ознакомления.
С помощью должностных инструкций регламентируется деятельность каждого должностного лица в учреждении.
Инструкция по делопроизводству администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края, утвержденная Распоряжением Администрации сельсовета от 14.02.2003 года №3, определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению, движению, контролю исполнения, контролю и использованию документов в администрации. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда Алтайского края возлагается на Заместителя Главы Администрации сельсовета. Инструкцией регламентируется каждый этап работы с документацией.
Она состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование вида документа.
2. Заголовок к тексту.
3. Текст.
4. Гриф утверждения (утверждено распоряжением администрации сельсовета).
Текст инструкции по делопроизводству состоит из следующих пунктов:
· Общие положения;
· Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции;
· Подготовка, оформление и размножение служебных документов;
· Организация контроля и проверки исполнения служебных документов;
· Оформление и отправка исходящей корреспонденции;
· Работа с обращениями граждан;
· Составление номенклатуры и формирование дел;
· Порядок хранения документов и передачи дел в архив.
Распорядительные документы администрации представлены: распоряжениями, постановлениями и решениями. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа. Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа; согласование документа и его подписание. Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для исполнения задач, возложенных на учреждение. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, распоряжения и решения тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Распоряжения[128] в администрации являются документированными приказами главы, оформляются централизованным способом и состоят из:
· наименования организации,
· наименования вида документа,
· даты и регистрационного номера,
· места издания,
· заголовка к тексту,
· текста,
· подписи,
· отметки об исполнителе,
· отметке о контроле.
Постановление[129] является правовым актом, изданным в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. Они также оформляются централизованно и имеют следующий состав реквизитов:
· наименование организации,
· наименование вида документа,
· дата и регистрационный номер,
· место издания,
· заголовок к тексту,
· текст,
· подпись,
· отметка об исполнителе,
· отметка о контроле.
Решение[130] – это документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решение состоит из следующих реквизитов:
· наименование организации,
· наименование вида документа,
· дата и регистрационный номер,
· место издания,
· заголовок к тексту,
· текст,
· подпись,
· отметка об исполнителе,
· отметка о контроле.
Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации, являются обязательными к исполнению в отличие от последних. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. К информационно-справочной документации относятся следующие виды документов.
Справки[131] содержат информацию по какому-либо вопросу. Справки выдаются делопроизводителем организации, как ее сотрудникам, так и жителям села. Справки имеют следующие реквизиты:
· угловой штамп администрации с ее данными и датой,
· наименование вида документа,
· заголовок к тексту,
· текст (в табличной или обычной форме),
· подписи и печать.
Справки бывают о составе семьи, о личном подсобном хозяйстве, о переименовании улицы, о наличии приусадебного участка и другие. Также сельсовет может выдавать характеристики[132] с места жительства для жителей с. Зудилово и пос. Ильича.
Акт[133] – документ, с помощью которого подтверждается установленный факт, событие, действие. Акты, издаваемые администрацией сельсовета, разнообразны. Имеются как трафаретные, так и обыкновенные. Акты имеют следующие реквизиты:
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· дату и регистрационный номер;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подписи;
· печать;
· приложения (если есть).
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части акта указывается основание его составления. Далее указывается состав комиссии в алфавитном порядке. В основной части акта излагаются:
· цели и задачи;
· сроки проведенной комиссией работы;
· результаты (выводы, заключения, предложения).
Письмами[134] называют документы, которые служат средством общения администрации с учреждениями или частными лицами. Письма бывают разных видов: информационные, рекламные, извещения, подтверждения, гарантийные, ответы и другие. Письмо состоит из реквизитов:
· наименование администрации со справочными данными,
· номер и дата документа,
· ссылка на номер и дату документа,
· адресат,
· заголовок к тексту,
· текст,
· отметка о наличии приложений,
· подпись и печать администрации,
· отметка об исполнителе.
В письмах не указывают наименование вида документа за исключением гарантийного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель – предложение, отказ, просьба, гарантия.
Так же информационно-справочная документация представлена докладными и объяснительными записками, телеграммами, телефонограммами и факсами.
Большая часть информационно-справочной деятельности администрации сельсовета является ведение похозяйственных книг, где записываются хозяйства населенных пунктов с. Зудилово и пос. Ильича. Похозяйственная книга представляет собой журнал похозяйственного учета формы № 1. Каждая книга имеет порядковый номер для удобства ее использования. В данной книге записываются все хозяйства, в которых проживают лица, зарегистрированные (постоянно) на территории сельской администрации.
Похозяйственные книги заполняются в ручную. На первой странице указывают номер книги, наименование администрации, название улицы и страницы, которые занимает в книге эта улица.[135] По каждому хозяйству в книге содержится следующая информация:
1. Лицевой счет, адрес хозяйства, ИНН;
2. Список членов хозяйства[136];
3. Земли, находящиеся в пользовании граждан;
4. Жилой фонд;
5. Скот, являющийся собственностью граждан;
6. Технические средства, являющиеся собственностью хозяйства.
В списке членов хозяйства указываются следующие данные:
· фамилия, имя, отчество;
· отношение к члену хозяйства, записанного первым;
· пол;
· наличие образования;
· наименования учебного или рабочего учреждения;
· дата прибытия и убытия.
О землях, находящихся в пользовании[137] граждан в таблицу вносят следующие данные:
· количество земельных участков;
· сведения о правах на землю;
· сельхозугодия;
· лесные земли;
· земли под постройками;
· посевная площадь.
Раздел «жилой фонд»[138] содержит информацию о:
· владельце дома;
· дате постройки;
· материале стен и кровли;
· хозяйственных постройках;
· площади дома;
· числе комнат и этажей.
В разделах о скоте[139] и технический средствах[140] указываются данные о видах, группах и количестве скота и технических средств соответственно.
Все данные проставляются на соответствующий год. Каждый раз в конце года данные книг проверяются конкретно у членов хозяйства. При проверке они ставят свою подпись на год проверки, а ниже ставит подпись проверяющий. Книги для удобства пользования обычно содержат информация за 4-5 лет.
После окончания срока действия книги составляют в сейф, где они хранятся. На книги составляется перепись, которая крепиться к внутренней стороне дверки сейфа. На книги так же составляется Алфавитка похозяйственных книг – своего рода перепись книг и их содержимого. С ее помощью можно быстро найти кто жил по определенному адресу в определенный год.
Похозяйственные книги играют огромную роль в информационно-справочной системе организации делопроизводства в сельсовете. Так как на их основании выдается большое количество справок: о составе семьи, о личном подсобном хозяйстве, о печном или центральном отоплении, о переименовании улиц, о переделке номеров дома, выписки из похозяйственных книг, о наличии приусадебного участка и другие. Так же делаются выписки[141] с похозяйственных книг. Они содержат информацию о собственнике хозяйства и его родственниках.
В рамках дипломного исследования был представлен следующий проект. С целью упрощения и систематизации информационно-справочной работы Администрации Зудиловского сельсовета была разработана компьютерная версия похозяйственных книг.
| Адрес хозяйства, ФИО члена хозяйства записанного первым, номер по земельно-кадастровой документации, ИНН | ||||||||
| Фамилия, имя отчество (полностью) | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| Пол | | | | | | | | |
| Дата рождения | | | | | | | | |
| Документ об образовании | | | | | | | | |
| Учащимся: наименование учебного заведения | | | | | | | | |
| Место работы, должность (профессия) | | | | | | | | |
| Дата прибытия и возвращения в хозяйство (для временно уехавших) | | | | | | | | |
| Выбывшим из хозяйства указать дату и причину выбытия | | | | | | | | |
Земли, находящиеся в пользовании граждан | Скот, являющийся собственностью хозяйства | ||||||
| На 01.06 | 2009 | 2010 | 2011 | Виды и группы скота | 2009 | 2010 | 2011 |
| Количество земельных участков | | | | Крупный рогатый скот | | | |
| Сведения о правах на земли | | | | Свиньи | | | |
| Земли под постройки | | | | Овцы | | | |
| Посевная площадь | | | | Козы | | | |
| Жилой фонд | Технические средства, являющиеся собственностью хозяйства | ||||||
| Владелец дома | 2009 | 2010 | 2011 | Виды и группы тех. средств | 2009 | 2010 | 2011 |
| | | | |||||
| Документы, подтверждающие право собственности | | | | Грузовые автомобили | | | |
| Год постройки, материал стен и кровли | | | | Легковые автомобили | | | |
| Площадь дома, число комнат и этажей | | | | Мотоциклы | | | |
Поиск по программе можно осуществлять по адресу хозяйства. Так же можно дополнить программу шаблонами справок и выписки из похозяйственной книги, которые будут заполняться автоматически в соответствии с данными указанными в книге.
| Заполнить на основании данных похозяйственной книги |
| ВЫПИСКУ ИЗ ПОХОЗЯЙСТВЕННОЙ КНИГИ |
| СПРАВКУ О СОСТАВЕ СЕМЬИ |
| СПРАВКУ О ПОДСОБНОМ ЛИЧНОМ ХОЗЯЙСТВЕ |
| СПРАВКУ О НАЛИЧИИ ПРИУСАДЕБНОГО УЧАСТКА |
| СПРАВКУ О ПЕЧНОМ ОТОПЛЕНИИ |
| СПРАВКУ О ЦЕНТРАЛЬНОМ ОТОПЛЕНИИ |
Разработанная версия похозяйственных книг способствует тому, что уменьшит количество времени работы со многими справками и выписками соответственно увеличит количество принятых граждан. Так же это намного удобнее, чем искать в ручную в книге необходимую информацию.
В итоге можно сделать следующие выводы. По сфере использования документы Администрации Зудиловского сельсовета можно разделить на: организационные, распорядительные и информационно-справочные. Организационные документы в сельсовете представлены в виде Устава муниципального образования «Зудиловский сельсовет» Первомайского района Алтайского края, Должностных инструкций и инструкцией по делопроизводству в администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. Распорядительные документы администрации представлены: распоряжениями, постановлениями и решениями. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Информационно-справочная документация представлена в виде справок, актов, характеристик. Оформление документов проходит в соответствии с общепринятыми нормами и правилами, но учитывая положения Инструкции по делопроизводству Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Представленный в дипломе проект автоматизированной версии похозяйственных книг во многом упрощает работу со справками и выписками. Данные разработки применимы для пользования в органах местного самоуправления.
Заключение
В ходе исследования по теме дипломной работы выяснилось следующее.
Органы муниципальной власти являются избираемыми непосредственно населением и (или) образуемыми представительным органом муниципального образования органом, наделенными собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации. В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования. Можно выделить следующие основные функции органов местного самоуправления: обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения; управление муниципальной собственностью, финансовыми средствами местного самоуправления; обеспечение комплексного развития территории муниципального образования; обеспечение удовлетворения потребностей населения в социально-культурных, коммунально-бытовых и других жизненно важных услугах; охрана общественного порядка; представительство и защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных Конституцией РФ и федеральными законами.
Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления.
Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами. Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами: прием и первичная обработка документов; распределение документов; регистрация документов; контроль исполнения документов; работа с обращениями населения; справочно-информационное обслуживание граждан. Делопроизводство играет важную роль в организациях.
В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции; подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и проверки исполнения служебных документов; работа с обращениями граждан; составление номенклатуры дел и формирование дел; порядок хранения документов и передачи дел в архив.
Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация этапов документооборота органов местного самоуправления совпадает с этапами организации работы с документами муниципальных органов власти в общем, но имеет свои особенности. Документы органов местного самоуправления должны быть составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Вся документация делится на три основные группы документов:
1. Организационные документы. Организационная документация органов местного самоуправления представляет собой уставы, правила и инструкции, определяющие статус организации, его структурных подразделений и порядок их работы.
2. Распорядительные документы. К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в органах местного самоуправления, относятся постановления, решения, распоряжения.
3. Информационно-справочные документы. К информационно-справочной документации относятся акты; письма; факсы; справки; телефонограммы; докладные и служебные записки; протоколы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Так же выделяют организацию работы с письменными обращениями граждан. Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Граждане России имеют правонаправлять личные и коллективные обращения в органы местного самоуправления. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть обращения, затем принять решения, а так же произвести необходимые действия и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Одним из муниципальных органов власти является Зудиловский сельсовет, образованный в составе Первомайского района Алтайского края решением исполнительного комитета Алтайского краевого Совета депутатов трудящихся от 11 января 1965 года № 1. Муниципальное образование Зудиловский сельсовет Первомайского района Алтайского края наделено статусом сельского поселения законом Алтайского края от 2 декабря 2003 года № 64-ЗС «Об установлении границ муниципальных образований и наделении их статусом сельского, городского поселения, городского округа, муниципального района». Местом нахождения администрации сельсовета является с. Зудилово, ул. Школьная, 68. Администрация сельсовета состоит из структурных отделов: заместитель главы администрации сельсовета; секретарь администрации сельсовета; специалист I категории; специалист II категории; землеустроитель; бухгалтерия; старший инспектор военно-учетного стола; Первомайское отделение милиции.
Организация работы с документами в Зудиловском сельсовете проходит на основании Инструкции по делопроизводству в Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края. Организация работы с документами представляет собой организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Вся документация разделяется на регистрируемые и нерегистрируемые. Этапы работы с документами так же совпадают с этапами работы органов местного самоуправления, но обособлены инструкцией по делопроизводству.
Классификация служебных документов определяется как распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. По сфере использования документы Администрации Зудиловского сельсовета можно разделить на :
4. Организационные документы.
5. Распорядительные документы.
6. Информационно-справочные документы.
Каждая группа документов в Администрации Зудиловского сельсовета представлена определенными их видами, которые совпадают с общепринятыми нормами.
Большая часть информационно-справочной деятельности администрации сельсовета является ведение похозяйственных книг, где записываются хозяйства населенных пунктов с. Зудилово и пос. Ильича. Похозяйственная книга представляет собой журнал похозяйственного учета формы № 1. Каждая книга имеет порядковый номер для удобства ее использования. В данной книге записываются все хозяйства, в которых проживают лица, зарегистрированные (постоянно) на территории сельской администрации. Похозяйственные книги играют огромную роль в информационно-справочной системе организации делопроизводства в сельсовете. Так как на их основании выдается большое количество справок: о составе семьи, о личном подсобном хозяйстве, о печном или центральном отоплении, о переименовании улиц, о переделке номеров дома, выписки из похозяйственных книг, о наличии приусадебного участка и другие. В рамках дипломного исследования с целью упрощения и систематизации информационно-справочной работы Администрации Зудиловского сельсовета была разработана компьютерная версия похозяйственных книг. Это уменьшит количество времени работы со многими справками и выписками.
Итак, проследив организацию документационного обеспечения управления в органах муниципальной власти, органах местного самоуправления и конкретно Администрации Зудиловского сельсовета можно сказать что, чем уже область исследования, тем конкретнее требования к организации работы с документами.
Список используемой литературы
1. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.: Управление персоналом, 2005. – 200 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: КРОНУС, 2006. – 248 с.
4. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Книжный мир, 2004. – 340 с.
5. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 1998. – 256 с.
6. Бородкин Ф. Ценности населения и возможности местного самоуправления. – М.: СОЦИС, 1997. – 158 с.
7. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. – М.: МИФИ, 1996. – 68 с.
8. ГОСТ Р5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998.
9. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов/ Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
11. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / под ред. Панасенко Ю.А. – М.: издательство Риор, 2005. – 271 с.
12. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)/Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2002. – 359 с.
13. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)/Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2003. – 359 с.
14. Делопроизводство. Справочное пособие. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 115 с.
15. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М., 1975.
16. Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях. Утверждена приказом Министерства финансов РФ от 10.07.2002 № 65.
17. Конституция РФ.
18. Кирсанов М. Современное делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 346 с.
19. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. – М.: ИНФРА – М.; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2004. – 364 с.
20. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. – М.: Омега–Л. 2007. – 239 с.
21. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 255 с.
22. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. – М.: ИМПЭ, 2003. – 96 с.
23. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления). – М.: ЮНИТИ-ДАТА, 2003. – 359 с.
24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.
25. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – 288 с.
26. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000. – 383 с.
27. Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право Российской Федерации: Учебник. – М.: Юристъ, 1997. – 428 с.
28. Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право Российской Федерации. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 672 с.
29. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. – М., 2004. – 234 с.
30. Муниципальное право России: Программа. – М.: МГЭИ, 1997. – 16 с.
31. Овчинников И. И. Местное самоуправление в системе народовластия. М., 1999. – 317 с.
32. Организация работы с документами./Под ред. В.А. Кудряева – М.: ИНФРА-М, 1998. – 378 с.
33. Основы государства и права; под ред. О.Е. Кутафина – М.: Юристъ, 1994. – 238 с.
34. Основные правила работы государственных архивов СССР. – М., 1984.
35. Основные правила работы архивов организаций, - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.
36. Основные правила работы государственных архивов РФ/Росархив ВНИИДАД. – М.:Российская политическая энциклопедия. 2002.
37. ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях.
38. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере с документами. – СПб.: «Издательский ТД «ГЕРДА», 1997. – 127 с.
39. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
40. Правила составления и оформления служебных документов. – М.: «Москнига», 1986г. – 183 с.
41. Примерная Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края. Утверждено Распоряжением администрации края от 05.01.2000 г. №1-р.
42. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. – с. 256
43. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М.: Главархив, 1990. – 89 с.
44. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций).- М.: Приор-издат, 2006. – 173 с.
45. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Приор, 2002. – 203с.
46. Стенюков М.В. Делопроизводство в управлении персоналом: Образцы документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой.- М.: ПРИОР, 2000. – 112 с.
47. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Издательство ПРИОР, 2001. – 188 с.
48. Слиньков В.Н. Делопроизводство и менеджмент. - Киев: Изд-во Альтера, 2002. – 196 с.
49. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств, 1982, № 2.
50. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
51. Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление. – М.: Юристъ, 2004. – 320 с.
