Реферат Учет расчетов с подотчетными лицами 12
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ГЛАВА 1. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами
1.1.
Основы регулирования служебных командировок на территории Республики Беларусь и за пределами Республики Беларусь
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам. При отсутствии своей кассы разрешается выдавать кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.
Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.
Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.
Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с ТКРБ, ст. 91) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.
Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.
· оприходование в кассу наличных денег;
· соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;
· прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;
· выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов;
· порядок использования выручки;
· порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
· ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.
Выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в соответствии с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.
Данным нормативным документом также установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.
Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.
Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля
Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.
В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.
Заработная плата переводится работнику, направленному в служебную командировку, по его просьбе за счет организации, которая его командировала.
При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.[8,15]
1.2. Порядок возмещения расходов по служебным
командировкам в РБ
В соответствии с законодательной базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.
Так, в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, командированному работнику возмещаются следующие расходы:
· по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.
Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.
Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.
Расходы по проезду воздушным, водным и железнодорожным транспортом возмещаются по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купе. В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу первого класса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс»);
· по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.
Командированному работнику также по представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.
Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.
Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;
· за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.
При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.
В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы.
В случае включения в стоимость номера в гостинице, где проживает командированный работник, стоимости завтрака суточные возмещаются командированному работнику в размере 70 % от установленной нормы;
· расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.
Расходы по провозу багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу.
При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).
В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.
За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.
В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.[12,c.11-21]
ГЛАВА 2. Учет расчетов с подотчетными лицами в СООО «МАРКО»
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия
СООО «Марко» - одно из ведущих предприятий РБ по производству высококачественной натуральной обуви.
За сравнительно небольшой срок — 17 лет — совместное общество с ограниченной ответственностью «Марко» стало самым заметным игроком на обувном рынке Беларуси. За эти годы компания инвестировала в развитие своих производств десятки миллионов долларов. Только на начальном этапе на покупку оборудования было направлено более 5 млн. немецких марок. Еще 2,5 млн. долларов прямых инвестиций было вложено в создание предприятия «Сан Марко», которое специализируется на выпуске детской обуви.
В начале производственной деятельности производилось всего несколько моделей мужской обуви, выпуск в месяц составлял порядка 5,5 тыс. пар обуви. Но уже в 1994 году было выпущено 320 тыс. пар обуви, в 1995-м — 540 тыс. пар. Сегодня в компанию «Марко» входит три обувных предприятия. Совместно СООО «Марко», СООО «Сан Марко» и ОАО «Красный Октябрь» производят около 3 млн. пар обуви в год. СООО «Марко» укомплектовано более чем 1 тыс. единиц основного технологического и вспомогательного оборудования. С ростом производства создавались и новые рабочие места. Вначале их было всего несколько десятков, теперь же на обувных предприятиях компании «Марко» работает уже около 2,6 тыс. человек.
В 2002 году предприятие начало выпуск комфортной домашней женской и мужской обуви из текстильных материалов и спилка, в 2003 году — нового вида зимней обуви типа «унты» по традициям и мотивам северных «народностей». В марте 2005 года «Марко» начало производство спортивной и прогулочной обуви. Эта линия получила название «Марко-спорт». В 2008 году в магазины поступила новая коллекция «Марко-бутс». Тепло и защита от влаги и загрязнений - вот что делает «Марко-бутс» настоящей «внедорожной обувью».В целом же, коллекция моделей обуви «Марко» сегодня представлена более чем 1 000 образцами мужской, женской, подростковой и детской обуви традиционного клеевого, литьевого и сандально-клеевого методов крепления с верхом из натуральной кожи. Такой широкий ассортимент очень удобен, в частности, и для фирменной торговли компании. Фирменная сеть «Марко», пожалуй, самая большая среди белорусских предприятий. Сегодня она насчитывает 28 магазинов, которые расположены практически во всех областных и крупных районных городах Беларуси. Только в Минске немногим более чем за год было открыто 4 «фирменных» торговых предприятия. За март и апрель 2005 года открылись 2 торговых центра «Марко» в Бресте. В первом полугодии 2006 года открылся магазин в Могилеве. А в перспективе «Марко» собирается охватить своей фирменной сетью все белорусские города с численностью населения свыше 20 тыс. человек. По схожей схеме «Марко» готовится работать и на российском рынке. В 2005 году в Москве открыты два фирменных магазина «Марко». Но самым значительным проектом станет создание торгового дома Витебской области в Москве. Уже выделен участок под его строительство, начаты проектные работы. Планируется, что общая площадь этого объекта составит около 7 тыс. квадратных метров. А все финансовые затраты по проектированию и строительству торгового дома берет на себя «Марко». Ежегодный выпуск и успешная реализация порядка 3 млн. пар обуви в год позволяет компании «Марко» прочно удерживать лидерство не только среди белорусских, но и всех других производителей данной продукции на постсоветском пространстве.
Генеральный директор СООО «Марко» действует на основании Устава, в котором закреплены правовой статус общества, предмет и цели деятельности организации, порядок распределения полученной прибыли, права и обязанности органов управления организацией, размер уставного капитала и т.п.
В соответствии с Уставом СООО «Марко» имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности, является собственником принадлежащего ему имущества и отвечает данным имуществом по своим обязательствам.
Уставный фонд СООО «Марко» составляет 40 000,00 долларов США.
Руководство текущей деятельностью организации осуществляет Генеральный директор. Срок полномочий Генерального директора составляет 1 год, однако он может переизбираться неограниченное число раз. Генеральный директор организует выполнение решений Общего собрания участников СООО «Марко», без доверенности действует от имени организации, представляет её интересы, совершает сделки, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками организации.
Бухгалтерия СООО «Марко» представлена главным бухгалтером, бухгалтером-кассиром и пятью специалистами, занимающимися различными участками бухгалтерского учета (бухгалтер материального стола, бухгалтер по расчету заработной платы, бухгалтер по учету основных средств).
В основные задачи бухгалтерии организация входит:
1) формирование учетной политики;
2) ведение бухгалтерского и налогового учетов;
3) своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности;
4) контроль за движением имущества и выполнением обязательств и др.
Обязанности между работниками бухгалтерии в СООО «Марко» четко распределены. Четкое разделение должностных полномочий позволяет более оперативно обрабатывать информацию и сокращать время на ее проверку.
Производительность труда данной организации в 2008 году составила 317 единиц товарной продукции на одного среднегодового работника, что на 97 единиц товарной продукции меньше по сравнению с 2007 годом и на 259 единиц – по сравнению с 2006 годом или на 737% и 34% соответственно.
Процесс реализации продукции характеризуется благоприятными тенденциями в отношении анализируемой организации. Однако ситуация усугубляются ростом дебиторской и кредиторской задолженностей. В среднем за исследуемый период времени кредиторская задолженность превышает дебиторскую в 1,5 раза. В последующем это может повлечь за собой потерю финансовой независимости и инвестиционной привлекательности. Сертификат соответствия СООО «Марко» представлен в приложении И.
Основные экономические показатели СООО «Марко» представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1. Основные экономические показатели исследуемого предприятия за 2006-2008 гг.
| № | Показатели | | | | Отклонения | |
| 1 | Доход от реализации, тыс. руб. | 160075 | 110643 | 160095 | 20 | 0,3 |
| 2 | Среднегодовая численность работающих, чел. | 440 | 419 | 440 | 0 | 0 |
| 3 | Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб. | 451653,5 | 431481,5 | 404691 | -46962,5 | 1,02 |
| 4 | Среднегодовая стоимость текущих средств, тыс.руб. | 504243,5 | 483630,5 | 448253 | -55990,5 | 0,01 |
| 5 | Производительность труда, тыс. руб. | 363807 | 264064 | 363852 | 45 | 2,25 |
| 6 | Фондоотдача, тыс. руб. | 0,354 | 0,256 | 0,396 | 0,042 | 0,27 |
| 7 | Фондоемкость, тыс. руб. | 2,822 | 3,9 | 2,528 | -0,3 | 0,64 |
| 8 | Среднегодовая стоимость, тыс. руб. | 955897 | 915112 | 860344,5 | -9555,2 | 2,3 |
| 9 | Средняя за год величина собственного капитала, тыс. руб. | 463069 | 382815 | 352070 | -110999 | -1,75 |
| 10 | Оборачиваемость активов, раз | 1,167 | 0,121 | 0,186 | 0,981 | -0,25 |
| 11 | Оборачиваемость текущих активов, раз | 0,317 | 0,229 | 0,357 | 0,04 | 0,25 |
| 12 | Продолжительность одного оборота текущих активов, дни | 1134 | 1574 | 1008 | -126 | -1,26 |
| 13 | Рентабельность продаж, % | 36,63 | 5,84 | 14,87 | -21,76 | 0,22 |
| 14 | Рентабельность активов, % | 0,21 | - | - | - | - |
| 15 | Рентабельность собственного капитала, % | 0,4 | - | - | - | - |
Примечание. Источник: разработка автора
Как видно из таблицы 2.1. в целом во всем показателям можно сказать, что происходит ухудшение в 2006 году и относительно ухудшение в 2008 году. В 2007 и 2008 годах предприятие сработало убыточно 2007 год – 96 млн., 2008 – 60 млн., а в 2006 – 2 млн.[15]
2.2. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм
2.2.1.Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы
Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные и командировочные расходы.
Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:
· не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;
· не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;
· до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.
Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.
В соответствии с приказом руководителя СООО «Марко» подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО) (Приложение № 1). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Дебет71- Кредит50.
Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:
· наименование организации;
· номер документа и дата его составления;
·
· ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
· документ, на основании которого оформляется данный РКО;
· документ, удостоверяющий личность работника;
· сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.
К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.
Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Дебет 44,10- Кредит 71.
В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
В этом случае физические лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии на прямую может составляться запись Дебет 44- Кредит 50, исключающая записи Дебет 71 - Кредит50 (выдан аванс) и Дебет 44 - Кредит71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету). [3, c.205-213]
2.1.2. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы
Командировка на СООО «Марко» оформляется приказом (распоряжением) (Приложение № 2) с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (Приложение № 3), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:
· номер командировочного удостоверения;
· штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;
· ФИО, должность и место работы командируемого работника;
· пункт назначения;
· срок командировки;
· цель командировки;
· документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.
На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.
Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.
Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах (Приложение № 4). Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.
Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.
Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.
Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.
За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.
Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.
При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.
На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.
Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО, а в бухгалтерии составляется запись Дебет 71 - Кредит 50,51.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (Приложение № 5).
Основными реквизитами авансового отчета являются:
· наименование организации;
· ФИО и должность работника;
· номер и дата составления авансового отчета;
· назначение аванса;
· сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
· и некоторые другие реквизиты.
На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:
· дата;
· порядковый номер документа;
· кому, за что и по какому документу уплачено;
· сумма оплаты;
· итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.
К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:
· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
· проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.
Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Дебет 50 - Кредит 71 и оформлением ПКО.
В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника. Данная операция сопровождается записью Дебет 70- Кредит 71.
Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Таким образом, на данном торговом предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.[4, c. 15-27], [15]
2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной валюте
Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.
Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.
Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.
На основании журнала-ордера СООО «Марко» корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы.
Таблица 2.1. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
| Содержание операций | Корреспонденция счетов | Сумма | |
| дебет | кредит | ||
| Сотруднику предприятия Манулик Т.А. выдан аванс на командировочные расходы | 71 | 50 | 10830 |
| Списана сумма денежных средств, выданная сотруднику предприятия Олешкевич А. на хозяйственно-операционные расходы | 44 | 71 | 86017 |
| | ||||
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ |
| Получены денежные средства в кассу | 50 | 51 | 30000 | Приходный кассовый ордер, выписка банка по расчетному счету |
| Выданы денежные средства под отчет для приобретения Интернет-карты <*> | 71 | 50 | 30000 | Расходный кассовый ордер |
| Отражена стоимость приобретенной Интернет- карты как предоплата за пользование сетью Интернет | 61 | 71 | 26000 | Авансовый отчет, оправдательные документы |
| Остаток денежных средств внесен подотчетным лицом в кассу | 50 | 71 | 4000 | Приходный кассовый ордер |
| По истечении срока пользования Интернет-картой | ||||
| Признаны расходы за пользование сетью Интернет | 20 | 60 | 26000 | Бухгалтерская справка |
| Произведен зачет задолженности | 60 | 61 | 26000 | Бухгалтерская справка |
Примечание. Источник: разработка автора
Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.
Дебет 10, 20,26 - Кредит 71.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.
Дебет 84 - Кредит 71.
Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Дебет 73.2- Кредит 71.
На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Дебет 94 - Кредит 71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Дебет 73.2- Кредит 94.
При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:
· приходование валюты, полученной в банке – Дебет 50.4 – Кредит 52;
· списание выданной в подотчет валюты – Дебет 71 - Кредит 50.4;
· после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Дебет 20,26 - Кредит 71.
Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.
Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.[7,15]
2.4. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в СООО «Марко»
В СООО «Марко» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.
Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:
· сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
· порядок представления авансовых отчетов;
· запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
· запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.
Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.
Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.
К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию.
Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.
Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.
В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.
В СООО «Марко» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.
Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.
А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе.
Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.
Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта.
Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.
Согласно НК РБ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РБ, и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.
Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.
Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).
Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.
Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.
Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.
