Реферат Прием иностранной делегации
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Профессиональное училище № 71
Реферат
на тему:
«Прием иностранной делегации»
Проверила: мастер группы 103
Пожникова Н.М
Выполнила: учащаяся группы 103
Меркулова Н.Н.
Челябинск 2008
Содержание
Введение
1. Приглашение ………………………………………………………………..4
2. Регистрация ………………………………………………………………….5
3. Встреча в аэропорту …………………………………………………………6
4. Гостиница …………………………………………………………………....8
5. Переговоры…………………………………………………………………..10
6. Программа пребывания……………………………………………………..14
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Подготовка встречи делегации в крупных компаниях занимается протокольный отдел. В некоторых фирмах создается специальный оргкомитет. Но обычно протокольной отдел и оргкомитет заменяет офис – менеджер или секретарь.
В этой ситуации перед офис – менеджерами и секретарями встает ряд вопросов о том. Как правильно подготовиться к приему делегаций на фирме. Как подготовиться помещение для переговоров? Как приготовить и подать чай и кофе участникам переговоров?...
В некоторых фирмах заведен четкий порядок работы с зарубежными партнерами. Приему делегации предшествует переписка. Секретарь по определенному образцу составляет письмо – приглашение. Партнеры извещают о своей готовности к приезду примерно за месяц. За это время согласовывается дата, время прибытия, должность партнеров. В ответ принимающей стороне направляется письмо сотрудничестве.
Приглашение
Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:
Ø Фамилию и имя
Ø Число, месяц и год рождения
Ø Пол, гражданство . номер паспорта
Ø Цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.)
Ø Маршрут следования
Ø Дату въезда и выезда из страны
Ø Наименование принимающей организации
Ø Фамилию и должность лица, подписавшего соглашения
Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получении я визы.
Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.
Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:
Ø Письмо – запрос на визу от иностранной фирмы.
Ø Российскую визовую анкету.
Ø 3 фото 4×5 см.
Ø Полученное приглашение.
Ø Паспорт.
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.
Регистрация
Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».
Свой паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течении 3 дней, исключая праздничные и выходные дни.
От регистрации освобождаются:
Ø Лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей.
Ø Лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей.
Ø Лица, прибывшие на сток до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней.
Ø Лица, не достигшие 18 летнего возраста.
Ø Лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации.
Ø Иностранные туристы, совершающие круизы.
Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев.
Встреча в аэропорту (на вокзале)
Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.
На встречу, делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.
В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.
После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.
Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.
Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.
В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.
В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.
Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место
читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.
Гостиница
К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня номера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласования, и к моменту приезда делегации все необходимые платежи уже должны быть произведены.
Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руководителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представитель протокольного отдела или административно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти положенные формальности.
После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с программой.
Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.
Рассмотрим протокол визита вежливости.
В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сотрудник протокольного отдела и провожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностранцев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.
По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это почетное место. Хозяин кабинета занимает кресло слева от дивана. В результате, как и полагается по этикету, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на диван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, приглашают сесть даму, а по левую руку - гостя. Переводчик занимает место произвольно.
Не полагается принимать почетных гостей сидя за своим письменным столом или во главе стола для заседаний. Такое расположение собеседников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирования в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых вопросов, связанных с программой.
Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже через 5-7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.
В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.
Переговоры
Переговоры имеют целью найти приемлемое решение взаимо актуальной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.
На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему, интересы участников в ее разрешении; формируется общий подход и собственная позиция на переговорах; определяются их возможные результаты. Готовятся документы (заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов), переводятся на рабочий язык переговоров. Составляется досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Собираются официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере. А также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.
Второй этап — собственно ход переговоров.
Третий — анализ достигнутых результатов.
В данной статье основное внимание будет уделено организационно-протокольной стороне переговоров.
По взаимной договоренности определяется время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендуется в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше времени, то переговоры проводятся с перерывом.
Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера. Уделяется внимание оформлению помещения. На столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. По протоколу, одновременно выставляемые флаги (флажки) разных стран должны быть одинакового размера и размещены на одном уровне. Зал может быть украшен цветами. На столе раскладывают блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов бумаг, кроме переговорных.
Если на столе для переговоров стоят пепельницы, курить нельзя. В таком случае полагается подготовить помещение для курения.
Должно быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).
Телефоны, пейджеры, сотовая связь в период переговоров не должны мешать работе. На входной двери должна быть табличка о переговорах с просьбой не входить. Обстановка переговоров должна быть спокойной и конфиденциальной.
На стол переговоров еще до начала ставят бутылки с минеральной водой, стаканы или фужеры, на один-два больше числа участник.
В перерыве подается угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты, т.п. Желательно еду организовать в отдельном помещении. Если такой возможности нет, угощение вносят в зал заседания. Персонально обслуживаются только руководители делегаций, остальные участники обслуживают себя сами. Алкогольные напитки могут быть предложены только после завершения переговоров и подписания протоколов.
Обслуживание переговоров иностранной делегацией производят только секретарь руководителя и сотрудницы учреждения. Официанты и буфетчики не привлекаются
Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.
После прибытия делегации гостей происходит процедура официального представления. Руководители делегаций обмениваются визитными карточками.
Для удобства ведения переговоров заранее готовится «Протокольный список присутствующих» с указанием фамилии, имени (для россиян и отчества), должности, места работы членов делегаций.
После того как произошло представление, руководитель принимающей делегации приглашает всех за стол переговоров.
Рассадка за столом двусторонних переговоров в составе делегации может быть проведена с использованием одного из следующих вариантов:
1. Главы делегаций располагаются на первых местах во главе прямоугольного стола, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом — заместитель и члены делегаций в соответствии с должностным рангом (по убывающей).
2. Главы делегаций занимают места в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них располагаются заместители, по левую — переводчики. Остальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в соответствии с должностным рангом.
3. Делегации располагаются за круглым столом по схеме варианта №2.
Если двусторонние переговоры происходят «с глазу на глаз» между «хозяином кабинета» и главным гостем, то для рассадки может быть использован протокол по схеме «Визита вежливости». Второй вариант —
«хозяин кабинета» предлагает провести переговоры за специальным столом и приглашает гостя сесть напротив.
Некоторые вопросы, касающиеся правил поведения участников переговоров.
Переговоры протекают при соблюдении правил субординации. По протоколу переговоры ведут руководители делегаций. Остальные члены делегации вступают в разговор только по приглашению своего лидера.
Строго соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать комнату переговоров, за исключением случаев, связанных с потребностью в медицинской помощи.
В случае деловой необходимости делегация может попросить о перерыве в заседании.
Для успешного продвижения по пути переговоров члены делегации должны не только владеть профессиональными знаниями и навыками ведения переговоров, но и обладать серьезной подготовкой в области делового общения, знать принципы, нормы и правила делового этикета. К числу его главных принципов относятся: принцип уважения достоинства личности, принцип целесообразности действий, принцип эстетизма, принцип уважения традиций и обычаев других народов.
Участникам переговоров необходимо понимать ситуацию общения, находить наиболее приемлемую линию поведения. Владеть правилами речевого этикета — обращения и привлечения внимания, приветствия, согласия и несогласия, одобрения и неодобрения, внесения предложения, извинения, комплимента. Использования
грамматических и лексических норм, позволяющих вести переговоры в дипломатической форме.
Нужно следить за содержанием и формой своей речи с учетом общения через переводчика: говорить четко, точно формулировать мысль, быть немногословным. Важно слушать и слышать собеседника. Твердость в отстаивании интересов своей компании, организации должна сочетаться с уважением позиций и потребностей партнеров.
Нужно быть корректным, то есть ориентироваться на нормы «приличного» поведения в любых, в том числе в острых, конфликтных случаях. Необходимо контролировать свои движения, жесты, мимику и адекватно интерпретировать реакцию собеседников.
Этикет в силу своей нормативности предъявляет строгие требования к стилю самоподачи участников переговоров, в том числе к деловому стилю их одежды на переговорах.
УТВЕРЖДАЮ
_________________________
(подпись) М.П.
ПРОГРАММА
Пребывание немецкой делегациив количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству
Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»
Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,
Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,
Хельга Редигер – переводчик.
Срок пребывания – 00 дня.
Прибытие 00.00.0000
Убытие 00.00.0000
Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич
Тел: 773 30 56
| Дата | Время | Мероприятия | Ответственные |
| 00.00 | 8.00 | Встреча в аэропотру | Сидоров А.А. |
| | 9.00 | Размещение в гостинице | Сидоров А.А. |
| | 10.00 | Уточнение программы пребывания | Иванов И.А. |
| | 12.00 – 14.00 | Переговоры на фирме | Демченко Д.Н. Мажара И.Ф. Овсянникова А.А. |
| | 14.00 – 15.00 | Обед | Соловьева Н.Н. |
| | 15.00 – 17.00 | Продолжение переговоров | |
| | 17.00 – 21.00 | Свободное время | Мечетина Т.Г. |
| 00.00 | 10.00 – 14.00 | Продолжение переговоров | |
| | 14.00 – 15.00 | Обед | Соловьева Н.Н. |
| | 15.00 – 16.00 | Подписание соглашения о сотрудничестве | Демченко Д.Н. |
| | 16.00 – 19.00 | Свободное время | Матвеева Р.М. |
| | 21.00 – 23.00 | Торжественный ужин | Дегтярев Д.Е. |
| 00.00 | 10.00 | Проводы в аэропорту | Сидоров А.А. |
Начальник Отдела внешних сношений л.п. К.И.Баринов
Заключение
Прием иностранной делегации, проведение переговоров – сложный комплекс задач, которые необходимо решать для успеха дела. В период подготовки и ходе визита бывают задействованы многие сотрудники и даже целые структурные подразделения. Активная роль в оказании помощи своему руководителю в этом деле может принадлежать профессиональному, хорошо воспитанному и ответственному секретарю. Прием иностранной делегации в наше время очень ответственное мероприятие нужно грамотно все организовать. В моем реферате раскрыта тема полностью.
Список используемой литературы:
1. Логинова А.С. Этикет и культура поведения секретаря – референта.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2005. Стр 102 – 110
2. Михалькевич Г.Н. Этикет международного общения.: учебное пособие: «Книжный дом» стр 98
3. Соловьев Э.Я. Современый этикет. Деловой протокол. 5-е изд., перерааб. и .доп. – М.: издательство «Ось - 89», 2001 стр 58 - 62
