Министерство культуры и туризма Украины

Харьковская государственная академия культуры
Кафедра менеджмент организаций
Реферат

«Планирование в менеджменте»
Подготовила

Студентка 3 курса

Группы 3-МО

Факультета менеджмент организаций

Палиенко Анастасия
Харьков – 2010

Содержание

Вступление

1.     Суть планирования и его виды

2.     Выбор цели как первостепенной задачи планирования

3.     Роль информации в планировании

Вывод

Список литературы
Вступление

Планирование — это одна из функций управления, которая представляет собой процесс выбора це­лей организации и путей их достижения. Пла­нирование обеспечивает основу для всех управленческих ре­шений, функции организации, мотивации и контроля ориен­тированы на выработку стратегических планов. Процесс планирования обес­печивает основу для управления членами организации.

Планирование представляет собой на­бор действий и решений, предпринятых руководством, кото­рые ведут к разработке специфических стратегий, предназна­ченных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Процесс планирования является ин­струментом, помогающим в принятии управленческих реше­ний. Его задача обеспечить нововведения и изменения в ор­ганизации в достаточной степени.

Процесс планирования состоит из нескольких взаимосвязанных этапов:

Особенностью процесса планирования является тот факт, что опи­са­ние или объ­яс­не­ние мно­гих эко­но­ми­че­ских яв­ле­ний пред­став­ля­ет со­бой про­цесс ре­ше­ния не­точ­ной за­да­чи, ба­зи­рую­щей­ся на субъ­ек­тив­ных оцен­ках. И дей­ст­ви­тель­но, ес­ли про­из­вод­ст­вен­ный про­цесс мож­но в из­вест­ном при­бли­же­нии опи­сать с по­мо­щью ма­те­ма­ти­че­ских фор­мул, вно­ся в них вре­мя от вре­ме­ни оп­ре­де­лен­ные кор­рек­ти­вы, то, на­при­мер, при пла­ни­ро­ва­нии хо­зяй­ст­вен­ной дея­тель­но­сти пред­при­ятия ма­те­ма­ти­че­ские ме­то­ды уже не да­ют тре­буе­мой точ­но­сти. На­при­мер, нель­зя (или, во вся­ком слу­чае, очень рис­ко­ван­но) про­счи­тать сбыт про­дук­ции да­же на бли­жай­ший пе­ри­од, опи­ра­ясь лишь на ма­те­ма­ти­че­ский ап­па­рат.

В этом, а так­же во мно­гих дру­гих слу­ча­ях, нет объ­ек­тив­но­го кри­те­рия, по­зво­ляю­ще­го сде­лать про­гноз на­деж­ным.

От­но­сить­ся к по­доб­но­го ро­да об­стоя­тель­ст­вам сле­ду­ет фи­ло­соф­ски, ведь ес­ли бы­ло бы воз­мож­но вла­деть всей опор­ной ин­фор­ма­ци­ей, эко­но­ми­ке не по­тре­бо­ва­лись бы ме­нед­же­ры в со­вре­мен­ном по­ни­ма­нии это­го сло­ва, да и спе­циа­ли­сты мно­же­ст­ва дру­гих про­фес­сий.

Так как на­ря­ду с объ­ек­тив­ны­ми дан­ны­ми при­хо­дит­ся ис­поль­зо­вать субъ­ек­тив­ную ин­фор­ма­цию, то воз­ни­ка­ет по­треб­ность в со­от­вет­ст­вую­щем ме­то­до­ло­ги­че­ском обес­пе­че­нии об­ра­бот­ки со­б­ран­ных дан­ных.

Та­ким об­ра­зом, по­треб­ность в ме­нед­же­рах, их зна­ние, опыт и ин­туи­ция тре­бу­ют­ся имен­но в тех на­прав­ле­ни­ях про­из­вод­ст­вен­ной и ком­мер­че­ской дея­тель­но­сти, ко­то­рые ме­нее все­го под­да­ют­ся фор­ма­ли­за­ции.
1.     Суть планирования и его виды

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

 - распределения ресурсов;

 - координации деятельности между отдельными подразделениями;

 - координации с внешней средой (рынком);

 - создания эффективной внутренней структуры;

 - контроля за деятельностью;

 - развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

В общем, в процессе планирования можно выделить:

 - процесс целеполагания (определение системы целей);

 - процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;

 - процесс развития или единство существующей системы работы организа-ции с ее будущим развитием.

Целеполагание - это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования.

Само по себе наличие цели еще не означает, что она будет достигнута, необходимо наличие соответствующих материальных, финансовых и людских ресурсов. При этом часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения не менее № млн рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание цели и средства ее достижения. Как результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия по достижению целей, сроки, средства и исполнители.

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные планы не будут реализованы без соответствующей организации. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация занимает в отрасли (регионе, стране).

Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система управления организацией на текущий период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. Если брать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

1. Разрабатывается миссия организации.  Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями).

2. Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.

3. Определяются стратегические альтернативы.

4. Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели. Ответ на вопрос "что делать?". После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются:

 - тактика, или как добиться того или иного результата (ответ на вопрос "как делать?"). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными действиями работников;

 - политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;

 - процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;

 - правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

Виды планирования.

По широте охвата:

 - корпоративное планирование (для всей компании в целом);

 - планирование по видам деятельности (планирование производства ковров);

 - планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха).

По функции:

 - производственное;

 - финансовое;

 - кадровое;

 - маркетинговое.

По подфункции (например, для маркетинга):

 - планирование ассортимента;

 - планирование рекламы;

 - планирование продаж.

По временному периоду:

 - долгосрочное планирование - 5 лет и более;

 - среднесрочное планирование - от 2 до 5 лет;

 - краткосрочное планирование - до года.

По степени детализации планов:

 - стратегическое планирование;

 - оперативное или тактическое планирование.

По обязательности выполнения:

 - директивные планы для непосредственного обязательного исполнения;

 - индикативные планы, которые являются ориентирными и зависят от  индикаторов экономической, политической и т. д. деятельности.

План как итог планирования для исполнителей является директивным документом и должен включать как обязательные, так и рекомендательные показатели, причем с увеличением сроков планирования число индикативных (рекомендательных) показателей растет. Это связано с тем, что при долгосрочном планировании результат не может быть определен абсолютно точно, так как он зависит от изменения условий хозяйствования и имеет вероятностный характер. Планироваться могут конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование более совершенного техпроцесса или планирование вывода товара на рынок.

Различают три основные формы организации планирования:

"сверху вниз";  "снизу вверх";  "цели вниз - планы вверх".

Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.

Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.

Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки являются обязательными для всей организации.

Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и контроль за этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.
2.     Выбор цели как первостепенной задачи планирования

Одной из наиболее важных задач в  планировании  является  установление цели, для достижения которой формируется, функционирует и развивается  любое предприятие. В общем, установление целей для предприятия означает:

 - разработку общих целей;

 - определение конкретных, детализированных целей на заданный, 

сравнительно короткий период времени (2, 5, 10 лет);

 - определение путей и средств достижения цели;

 - контроль над достижением поставленных целей путем сопоставления  плановых показателей с фактическими показателями.

      Первым и, может быть  самым  существенным  решением  при  планировании будет выбор  целей  предприятия.  Предприятия,  которые,  вследствие  своего размера,  испытывают  необходимость  в  многоуровневых  системах,  нуждаются также в нескольких широко  сформулированных  целях,  также  как  и  в  более частных целях, связанных с общими целями организации.

      Основная  общая  цель  предприятия,  четко  выраженная   причина   его существования,  обозначается  как  его  миссия.  Цели   вырабатываются   для осуществления этой миссии.

      Миссия детализирует статус предприятия и  обеспечивает  направление  и ориентиры для определения целей и  стратегий  на  различных  организационных уровнях. Формулировка миссии предприятия должна содержать следующее:

1. Задача предприятия с точки зрения его основных  услуг  или  изделий,  его

   основных рынков и основных технологий

2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет  рабочие  принципы

   предприятия

3. Культура организации.

      Некоторые руководители никогда не заботятся о выборе и  формулировании миссии своей организации. Часто эта миссия кажется для них  очевидной.  Если спросить типичного представителя  мелкого  предпринимательства,  в  чем  его миссия, ответом, вероятно,  будет:  «Конечно,  получать  прибыль».  Но  если тщательно  обдумать  этот  вопрос,  то,  несоответствие  выбора  прибыли   в качестве общей миссии  становится  ясным,  хотя,  несомненно,  она  является существенной целью.

Прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему  предприятия.

Поскольку организация  является  открытой  системой,  она  может  выжить,  в конечном  счете,  только  если  будет  удовлетворять  какую-то  потребность, находящуюся вне ее самой.  Чтобы  заработать  прибыль,  необходимую  ей  для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует.  Поэтому именно в окружающей среде руководство подыскивает  общую  цель  организации.

     Необходимость  выбора  миссии  была  признана   выдающимися   руководителями задолго до  разработки  теории  систем.  Генри  Форд,  руководитель,  хорошо понимающий значение прибыли,  определил  миссию  «Форд»  как  предоставление людям дешевого транспорта.

      Выбор  такой  узкой  миссии  организации,  как  прибыль,  ограничивает возможность  руководства  изучать  допустимые  альтернативы   при   принятии решения.  В  результате  ключевые  факторы  могут  быть  не  рассмотрены   и последующие  решения  могли  привести   к   низкому   уровню   эффективности организации.

В общем, цели фирмы могут быть следующие:

1.  Общие  (глобальные)  цели,  разработанные  для  фирмы  в  целом,  должны отражать  концепцию  фирмы;  должны  быть   разработаны   на   длительную перспективу; определять основные  направления  программ  развития  фирмы; должны  быть  четко  сформулированы  и  увязаны   с   ресурсами;   должны ранжироваться по принципу приоритетности.

2. Специфические цели, разработанные в рамках общих целей по основным  видам деятельности  в  каждом  производственном  подразделении  фирмы,  которые выражаются в количественных и качественных  показателях  (рентабельность, норма прибыли).

3. Другие специфические цели (подцели):

   1. по маркетингу (уровень продаж, диверсификация, система распределения,

      объем сбыта);

   2. научные исследования и разработки (новые товары, качество  продукции,

      технологический уровень);

   3. производство (издержки,  качество,  экономия  материальных  ресурсов,

      новая и усовершенствованная продукция);

   4. финансы (структура и источники финансирования,  методы  распределения прибыли, минимизация налогообложения);

Цели должны быть:

1. конкретными и измеримыми;

2. ориентированными    во    времени    (долгосрочные,     среднесрочные, краткосрочными);

3. достижимыми;

4. взаимоподдерживающими (непротиворечивыми).

      Задачи  выбора  цели  определяются  каждой  фирмой  самостоятельно   в зависимости от деятельности, которой она занимается. В целом же  цели  любой фирмы сводятся к следующему:

1. Повышение контролируемой доли рынка.

2. Предвидение требований потребителя.

3. Выпуск продукции более высокого качества.

4. Обеспечение согласованных сроков поставок.

5. Установление уровня цен с учетом условий конкуренции.

6. Поддержание репутации фирмы у потребителей.
Вывод

Динамичный процесс планирования является  тем  зонтиком,  под  которым укрываются  все   управленческие   функции.   Не   используя   планирования, организации в целом и отдельные люди будут  лишены  четкого  способа  оценки цели  или  направления  корпоративного  предприятия.  Процесс   планирования является инструментом, помогающим в  принятии  управленческих  решений.  Его задача — обеспечить нововведения и изменения  в  организации  в  достаточной степени и обеспечить основу для управления членами организации.

 Некоторые организации могут достичь определенного  уровня  успеха,  не затрачивая  большого  труда   на   формальное   планирование.   Организация, создающая  планы,  может  потерпеть  неудачу  из-за  ошибок  в  организации, мотивации и контроле. Тем не менее, формальное  планирование  может  создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации.

Оперативный план должен разрабатываться с учетом текущих изменений  на рынке. Регулярность и последовательность  в  разработке  оперативного  плана организации — ключ к стабильному функционированию организации.

Стратегический план  должен  разрабатываться  скорее  с  точки  зрения перспективы  всей  организации,  а  не  конкретного  индивида.   На   личных предприятиях  основатель  предприятия  может  позволить  себе  относительную роскошь, сочетать личные  планы  со  стратегией  организации.  Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими  данными.

Чтобы эффективно конкурировать в  сегодняшнем  мире  бизнеса,  фирма  должна постоянно заниматься сбором  огромного  количества  информации  об  отрасли, рынке, конкуренции и других  факторах.  Стратегический  план  придает  фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей  привлекать  определенные типы работников, и, в то же время, не привлекать  работников  других  типов. Этот план открывает  перспективу  для  организации,  которая  направляет  ее сотрудников, привлекает новых работников и помогает  продавать  изделия  или услуги. Наконец, стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы  не только оставаться целостными в течение длительных  периодов  времени,  но  и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно быть  осуществить  их модификацию и переориентацию.
Список литературы
1.     Котлер Ф. Маркетинг менеджмент : экспресс-курс / Филип Котлер. — СПб. : Питер, 2005. — 464 с

2.     Мескон М. Х. Основы менеджмента : [учебник] : пер. с англ. / Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф ; [общ. ред. и вступ. ст. Л. И. Евенко]. — М. : Дело, 1997. — 704 с.