Реферат Опыт организации работы с документами за рубежом
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
РОСОБРАЗОВАНИЕ
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ»
(ДГТУ)
Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «организация и технология документационного
обеспечения управления»
На тему: Опыт организации работы с документами за рубежом
Работу выполнила:
Студентка 3 курса
Группы ГДУ-32
Василенко Анастасия
Анатольевна
Работу проверила:
Ватолина Марина
Владимировна
Дата сдачи:
Ростов-на-Дону
2010
Содержание
Введение ……………………………………………………………………..3
1. Зарубежный опыт стандартизации………………………………………4-11
1.1 История становления и развития международной организации по стандартизации………………………………………………………………4-5
1.2 Современное состояние международной стандартизации в области управления документами…………………………………………………..6-11
2. Опыт организации работы с документами в зарубежных странах……12-20
2.1 Опыт работы с документами в Австралийском союзе……………….12-16
2.1.1 Государственная система стандартизации Австралийского союза..12-13
2.1.2 Архивный фонд Австралийского союза……………………………..14-16
2.1 Опыт работы с документами в Италии………………………………...17-20
3. Анализ современного состояния управления документами в России ..21-27
Заключение…………………………………………………………………..28-29
Список использованных источников………………………………………30
Введение
Тема курсовой работы актуальна, потому что изучая опыт организации работы с документами за рубежом можно проследить основные тенденции развития делопроизводства и, анализируя их, применять эти новшества в России.
Цел работы - проанализировать опыт организации работы с документами за рубежом.
Задачи работы:
- изучать зарубежный опыт стандартизации;
- анализировать опыт организации работы с документами в зарубежных странах;
- анализировать современное состояние управления документами в России.
Для написания курсовой работы были использованы:
- нормативно-правовые акты;
- интернет ресурсы;
- периодические издания («Делопроизводство», «Секретарское дело»).
Методами исследования являются: сравнительный анализ, исторический.
1. Зарубежный опыт стандартизации
1.1 История становления и развития международной организации по стандартизации
Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации - ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC), международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).
Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) - это глобальная сеть, определяющая, какие стандарты требуются для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она официально была учреждена 23 февраля
Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: “…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности”.
ИСО объединяет 64 страны. ИСО - негосударственная организация: ее члены не являются правительственными делегатами, как, например, в Организации Объединенных Наций. Тем не менее, ИСО занимает особую позицию между государственными и негосударственными организациями. Это происходит оттого, что, с одной стороны, многие из учреждений ИСО являются частью государственных структур в своих странах или находятся под опекой своего государства. С другой стороны, другие члены ИСО являются абсолютно частными, созданными местными союзами промышленных организаций.
О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.
Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных ради всех стран-участниц. Любая сторона мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО [16].
Таким образом, основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.
1.2 Современное состояние международной стандартизации в области управления документами
Организационно в ISO входят руководящие и рабочие органы. Руководящие органы: Генеральная ассамблея (высший орган), Совет, Техническое руководящее бюро. Рабочие органы — технические Комитеты (ТК), подкомитеты, технические консультативные группы (ТКГ).
Генеральная ассамблея — это собрание должностных лиц и делегатов, назначенных комитетами-членами. Каждый комитет-член имеет право представить не более трех делегатов, но их могут сопровождать наблюдатели. Члены-корреспонденты и члены-абоненты участвуют как наблюдатели.
Совет руководит работой ISO в перерывах между сессиями Генеральной ассамблеи. Совет имеет право, не созывая Генеральной ассамблеи, направить в комитеты-члены вопросы для консультации или поручить комитетам-членам их решение. На заседаниях Совета решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании комитетов-членов Совета. В период между заседаниями и при необходимости Совет может принимать решения путем переписки.
Совету ISO подчиняется семь комитетов: ПЛАКО (техническое бюро), ПРОФКО (методическая и информационная помощь); КАСКО (комитет по оценке соответствия); ИНФКО (комитет по научно-технической информации); ДЕВКО (комитет по оказанию помощи развивающимся странам); КОПОЛКО (комитет по защите интересов потребителей); РЕМКО (комитет по стандартным образцам).
ПЛАКО (PLACO — Planning Committee) подготавливает предложения по планированию работы ISO, по организации и координации технических сторон работы. В сферу работы ПЛАКО входят рассмотрение предложений по созданию и роспуску технических комитетов, определение области стандартизации, которой должны заниматься комитеты.
ПРОФКО обязан оказывать методическую и информационную помощь Совету ISO по принципам и методике разработки международных стандартов. Силами комитета проводятся изучение основополагающих принципов стандартизации и подготовка рекомендаций по достижению оптимальных результатов в данной области. ПРОФКО занимается также терминологией и организацией семинаров по применению международных стандартов для развития торговли.
КАСКО (CASCO — Committee on conformity assessment) занимается вопросами подтверждения соответствия продукции, услуг процессов и систем качества требованиям стандартов, изучая практику этой деятельности и анализируя информацию. Комитет разрабатывает руководства по испытаниям и оценке соответствия (сертификации) продукции, услуг, систем качества, подтверждению компетентности испытательных лабораторий и органов по сертификации. Важная область работы КАСКО — содействие взаимному признанию и принятию национальных и региональных систем сертификации, а также использованию международных стандартов в области испытаний и подтверждения соответствия. КАСКО совместно с МЭК подготовлен целый ряд руководств по различным аспектам сертификации, которые широко используются в странах-членах ISO и МЭК: принципы, изложенные в этих документах, учтены в национальных системах сертификации, а также служат основой для соглашений по оценке соответствия взаимопоставляемой продукции в торгово-экономических связях стран разных регионов.
ДЕВКО (DEVCO — Commitete on developing country matters) изучает запросы развивающихся стран в области стандартизации и разрабатывает рекомендации по содействию этим странам в данной области. Главные функции ДЕВКО: организация обсуждения в широких масштабах всех аспектов стандартизации в развивающихся странах, создание условий для обмена опытом с развитыми странами; подготовка специалистов по стандартизации на базе различных обучающих центров в развитых странах; содействие ознакомительным поездкам специалистов организаций, занимающихся стандартизацией в развивающихся странах; подготовка учебных пособий по стандартизации для развивающихся стран; стимулирование развития двустороннего сотрудничества промышленно развитых и развивающихся государств в области стандартизации и метрологии.
КОПОЛКО (COPOLCO — Committee on consumer policy) изучает вопросы обеспечения интересов потребителей и возможности содействия этому через стандартизацию; обобщает опыт участия потребителей в создании стандартов и составляет программы по обучению потребителей в области стандартизации и доведению до них необходимой информации о международных стандартах. Этому способствует периодическое издание Перечня международных и национальных стандартов, а также полезных для потребителей руководств: «Сравнительные испытания потребительских товаров», «Информация о товарах для потребителей», «Разработка стандартных методов измерения эксплуатационных характеристик потребительских товаров» и др.
РЕМКО (REMCO — Committee on reference materials) оказывает методическую помощь ISO путем разработки соответствующих руководств по вопросам, касающимся стандартных образцов (эталонов). Так, подготовлен справочник по стандартным образцам и несколько руководств: «Ссылка на стандартные образцы в международных стандартах», «Аттестация стандартных образцов. Общие и статистическое принципы» и др. Кроме того, РЕМКО — координатор деятельности ISO по стандартным образцам с международными метрологическими организациями, в частности, с МОЗМ — Международной организацией законодательной метрологии [10; стр 66-70].
Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.
Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.
Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».
Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation - Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1:Principles) . Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности . Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы. Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами [4].
Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ [13; стр64-66].
Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными [5].
В марте
Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times).
Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами[7].
Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) устанавливает правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей [8].
В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация - требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials) [13; стр64-66] .
Из вышенаписанного можно прийти к выводу что, в настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.
2.1 Опыт работы с документами в Австралийском союзе
2.1.1 Государственная система стандартизации Австралийского союза
Весь опыт Австралии в области документационного обеспечения управления является квинтэссенцией наработок ее специалистов.
Государственная система стандартизации Австралийского союза представлена Стандартами Австралии, организацией учрежденной в 1922. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Австралийского союза достаточно обширна. Вполне правомерно сказать, что Австралия- один из лидеров области. Примером тому может послужить ее национальный стандарт AS 4390-1996, который был взят Международной организацией по стандартизации за основу при разработке ISO 15489:2001, а значит, рекомендован всем странам, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO, как эталон при создании соответствующих национальных стандартов.
В рамках своей деятельности в ISO Стандарты Австралии обеспечивают работу подкомитета «Управление архивами/документацией», созданного в структуре технического комитета «Информация и документация», формируя его секретариат. Последний ответственен за разработку и внедрении следующих международных стандартов:
- ISO 15489-1:2001;
- ISO 15489/TR-2:2001;
- ISO 22310:2006;
- ISO/TS 23081-2:2007
В
Хотя стандарт AS ISO 15489-2002 во многом повторяет содержание стандарта AS 4309-1996, однако между ними есть и ряд существенных различий, касающихся терминологии, структуры, подхода к освещению различного рода вопросов [9].
Стандарт AS ISO 15489-2002 был разработан и внедрен как международный стандарт, и для обеспечения соответствия его норм принятым в международной практике некоторые термины были изменены.
Стандарт AS 4390-1996 и смежные с ним были пересмотрены, укрупнены и модернизованы, превратившись тем самым в AS ISO 15489-2002. В то время как AS 4390-1996 содержит шесть частей, AS ISO 15489-2002 – две (непосредственно стандарт и вспомогательные материалы технического характера). Соответственно содержащаяся в , AS ISO 15489-2002 информация существенно отличается от представленной в AS 4390-1996, в основном за счет краткости и сжатости. Стандарты Австралии после издания AS ISO 15489-2002 попытались выделить ключевые компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в новый стандарт, и опубликовать их в виде приложений, дополнений к текущему нормативно-методическому акту по организации управления документами [11; стр 66-70].
Таким образом, необходимо подчеркнуть, что глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO.
2.1.2 Архивный фонд Австралийского союза
Архивный фонд Австралийского союза представлен сетью профильных органов, ответственных не только за хранение документов Архивного фонда страны, но и за разработку законодательных и нормативных актов в области архивного дела. В эту сеть входят: Национальный архив Австралии, Австралийское общество архивистов и государственные архивы субъектов Федерации.
Национальный архив Австралии был образован в
Параллельно менялся и статус Национального архива Австралии. Закон об архивах
Должность руководителя Национального архива Австралии официально звучит как «генеральный директор». Совет Национального архива Австралии был учрежден в соответствии с параграфом 10(1) Закона об архивах 1983. В состав совета входят: сенатор, член Палаты представителей, а также еще 11 человек , за назначение которых ответственен министр по делам культуры и спорта.
В структурном отношении Национальный архив Австралии состоит из пяти отделов: «Доступ и связь», «Консультационные услуги», «Координация на национальном уровне», «Организация работы с документами и их хранение», «Управление правительственной информацией», каждый из которых возглавляет один из заместителей генеральный директор».
Австралийское общество архивистов – общественная организация, которая была образована
В функции Австралийское общество архивистов входят:
- воспитание собственных квалификационных кадров, предполагающее проведение специализированных тренингов и семинаров;
- содействие организации хранения документальных материалов Архивного фонда страны, надзор за их использованием надлежащим образом;
- всесторонняя помощь в проведении научных изысканий в области архивного дела;
- публикация и распространение иными способами информации, касающейся организации архивного дела Австралийского союза.
Решение вопросов текущей деятельности Австралийского общества архивистов возложено на совет, члены которого избираются по результатам внутреннего голосования.
Рабочими органами Австралийского общества архивистов являются целевые группы, к которым относятся:
- целевая группа «Архивы организаций»;
- целевая группа «Электронные документы»;
- целевая группа «Проблемы коренного населения»;
- целевая группа «Архивы местных органов исполнительной власти»;
- целевая группа «Архивы школ»;
- целевая группа «Архивы университетов».
Государственный архив штата Виктория учрежден Законом о государственных архивах
Государственный архив штата Виктория находится в ведении Отдела по культуре департамента премьер министра и кабинета министров.
К компетенции Государственный архив штата Виктория относятся:
- подготовка стандартов, регулирующих процессы создания документов правительства штата;
-консультирование представителей государственных структур по вопросам реализации положений стандартов на практике. Проведение тренингов и семинаров.
Анализируя структурную схему организации Архивного фонда Австралийского союза, можно сделать вывод, что профильные органы являют собой совокупность федеральной государственной организации, федеральной общественной организации и государственных организаций субъектов, и выполняют «триединую функцию»:
- разработчика законодательных и нормативных актов в области архивного дела;
- контролера-ревизора, который призван следить за реализацией их положений на практике;
- образовательной среды [12; стр 70-72].
Итак, Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире.
2. 2 Опыт работы с документами в Италии
Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.
Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.
Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой соответствует ряду документов в журнале регистрации . Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.
При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.
В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.
Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.
Помимо журналов, о которых говорилось выше, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио . Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.
Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.
В Президентском указе 1963 года, о коем уже упоминалось выше, определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.
Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора, региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций и другие организации.
Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций [20].
Итак, делопроизводство в Италии стало развиваться поздно. Большое влияние оказало Французское правительство в таких областях как классификация документов и система регистрации. На сегодняшний день итальянская система делопроизводства мало чем отличается от других европейских систем.
3. Анализ современного состояния управления документами в России
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам [1].
Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
Законодательство Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.
Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой действует ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она состоит из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Она представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) [2].
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…., используемые в деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы»[17].
В настоящее время в области ДОУ можно выделить несколько проблем и путей их решения. Необходимо введение закона о документации.
Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Для обеспечения унификации необходима разработка новых стандартов.
Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-2003. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с
Англия: с
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро.
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей [18].
Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Заключение
Нужно отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) намного дальше продвинулись в вопросах применения информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в вопросах электронного документооборота и применения электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ИСО еще в
Эти факты говорят о том, что в развитых странах не представляют управление документами без применения информационных технологий. Там уже давно не делят делопроизводствона традиционное, как это еще принято у нас, и с применением информационных технологий. У них любое делопроизводство основано на применении современных информационных технологий, другого просто не может быть.
Второе, что нужно отметить, это некоторые специфические подходы к управлению документами, характерные для д
елопроизводства Западной Европы и Соединенных Штатов, что, между прочим, нашло отражение в стандарте ИСО-15489, в разделе, устанавливающем требования к процессам управления документами. В стандарте процессы управления документами начинаются не с регистрации документов, а с экспертизы и определения сроков хранения документов. Регистрация у них тоже присутствует, но она не на первом месте. По большому счету в этом противоречия нет, потому что мы тоже определяем сроки хранения документов, но у нас это, как правило, делается после исполнения документа, когда он (или копия) передается в дело на хранение[15; стр 30-32].
Еще одно отличие: одной из функций делопроизводства в России является контроль исполнения документов.. В том виде, как эта функция реализована в российском делопроизводстве , наверное, этого нет нигде. В каждой стране есть своя специфика делопроизводства поэтому можно сказать, что контроль за сроками исполнения документов — это российская специфика.
В настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами в международной ассоциации по стандартизации любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.
Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.
Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире.
Глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO.
В действующем законодательстве РФ содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста
Список использованных источников
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.-М.,1991
3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
4. ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами»
5. ИСО 23081-1:2004 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов»
6. ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах»
7. ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь»
8. ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов»
9. AS ISO 15489-2002 «Record Managent-General»
10. Д.В.Волкова.Деятельность международной организации по стандартизации. Делопроизводство.2006 № 2.стр 66-70
11. А.С. Голотник. Государственная система стандартизации Австралийского союза как индикатор процессов мировой глобализации// Делопроизводство 2007.-№4.стр 66-70
12. А.С. Голотник. Структурная схема организации архивного фонда Австралийского союза// Делопроизводство 2008.-№1.стр 70-72
13. О.Ю. Митченко. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации//Секретарское дело.2005. № 2.стр64-66
14. О.Ю.Митченко , О.И.Рысков . Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3. стр 71-74
15. В.Я Янковая. Делопроизводство на Западе// Секретарское дело.2000.-№36.стр 30-32
16. www.wikipedia.ru
17. www.revolution.allbest.ru
18. www.directum.ru
19. www.rgt.ru
20. www.ECM-Journal.ru
