Реферат Оформление должностной инструкции.
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Оглавление
1. ВОПРОС 1. 3
1.1. ДОКУМЕНТООБОРОТ. 3
1.2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ. 3
1.3. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. 3
1.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. 3
2. ВОПРОС 2. 3
2. 1.ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ. 3
2.2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ: СТРУКТУРА ТЕКСТА, СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ. 3
2.2.1. Что представляет собой должностная инструкция. 3
2.2.2. Значение должностной инструкции. 3
2.2.3. Содержание должностной инструкции. 3
2.2.4. Как оформить изменение. 3
2.2.5. Как связаны между собой заработная плата. 3
3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ – ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ 3
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ. 3
1. ВОПРОС 1
1.1. ДОКУМЕНТООБОРОТ
«Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения
(резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-
либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.
Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
· Прием и обработка входящих документов
Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).
Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.
Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.
· Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.
Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения. Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля
или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.
· Работа с исходящими документами
Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:
– составление проекта документа;
– согласование проекта;
– проверка правильности оформления документа, печать;
– подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска
печати);
– регистрация;
– тиражирование;
– отправка первого экземпляра документа адресату;
– подшивка второго экземпляра в дело.
Важный момент в делопроизводственном процессе – текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением
документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.
· Анализ документооборота и методы его совершенствования
Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и
подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.
Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.
Также существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается её руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством 03.11.94 «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти».
1.2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ
Следующий этап исследования – изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем. Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.
2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
1.3. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Документы, поступающие в университет на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудником канцелярии.
Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», которые передаются по назначению). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение связи.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:
— если адрес отправителя указан только на конверте;
— если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;
— если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции, к документам, поступившим из судебных органов.
* На полученном документе проставляется регистрационный штамп с указанием порядкового номера документа и даты его поступления. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
* Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, получают корреспонденцию в канцелярии ежедневно.
Срочная корреспонденция передается немедленно работниками канцелярии.
Регистрация документов — это запись сведений о документе по установленным правилам, фиксирующих факт его создания, движения, отправления или получения.
· Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Входящие документы регистрируют один раз — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
· В канцелярии университета регистрируют:
— приказы по основной деятельности, распоряжения;
— приказы и служебные задания на командировки;
— все входящие, внутренние и исходящие документы, подписанные ректором и проректорами университета;
— обращения работников, студентов университета по личным вопросам.
В отделе кадров регистрируют:
— приказы по личному составу;
— заявления работников университета о приеме, замещении, переводе, отпуске, увольнении;
— служебные записки по кадровым вопросам;
В юридическом отделе регистрируют договоры университета с внешними организациями.
В структурных подразделениях регистрируются все входящие, внутренние и исходящие документы.
Не регистрируются статистические сведения, бухгалтерские документы, периодические издания, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы и программы, прейскуранты, поздравительные письма и телеграммы и другие документы.
· Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются приказы, поступившие из вышестоящих органов, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения ректора, служебная переписка, обращения работников, студентов университета.
· Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Регистрационный номер документа дополняется цифровым или буквенным индексом согласно классификатору корреспондентов или согласно номенклатуре дел.
К регистрационному номеру личного обращения через дефис дописывается первая буква фамилии заявителя
· Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
— наименование организации (автора или корреспондента),
— наименование вида документа,
— дата и регистрационный номер документа,
— дата и индекс поступления,
— заголовок к тексту (краткое содержание документа),
— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата),
— срок исполнения документа,
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
— гриф (пометка) ограничения доступа к документу,
— внутренняя переадресация документов по исполнителям,
— код по тематическому классификатору, ключевые слова,
— количество листов документа,
— наличие приложений,
— должностное лицо, поставившее документ на контроль,
— промежуточные сроки исполнения,
— перенос сроков исполнения,
— срок хранения документа,
— статус документа (проект, версия),
— вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.).
· Для обеспечения контроля за поступлением, отправкой и исполнением документов подразделения используют регистрационно-контрольные формы (далее — РКФ), которые в бумажном виде представляют собой журналы регистрации документов, а в электронном виде — электронные карточки учета.
· Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день поступления. Документы, требующие срочного исполнения, докладываются немедленно.
· Поручение исполнения документов оформляется резолюцией на документе или на специальном бланке, включает фамилию, инициалы работника, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.
· Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения руководителей структурных подразделений переносятся в РКФ, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.
· После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить о результатах исполнения поручения должностному лицу, давшему поручение.
· Исполненный документ направляется в дело руководителем, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для направления в дело, в котором будет храниться документ.
1.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.
Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.
Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения. На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.
Документы, поступающие и создаваемые в управлении, подразделяются на контролируемые и неконтролируемые. К контролируемым мы отнесли документы, содержащие поручения, требующие исполнения и использования в справочных целях.
Это документы правительственных и вышестоящих органов и организаций, распорядительные документы организации, обращения граждан, документы, поступающие из других организаций, содержащие конкретные поручения (задания), просьбы, предложения.
Контроль исполнения документов ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу поставленных в них вопросах ведут руководитель, заместители руководителя, начальники отделов, ответственные исполнители, а контроль сроков исполнения документов осуществляется в отделе административной работы и финансового обеспечения (приемная).
Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в отделы и находящихся у исполнителей, ведут ответственные за делопроизводство соответствующего отдела.
Организация контроля исполнения документов - важная, но не единственная сторона этой делопроизводственной функции. Не меньшее значение имеет сама технология контроля исполнения документов, которая включает:
· -постановку документов на контроль;
· -проверку своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;
· -предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
· -снятие документа с контроля;
· -направление исполненного документа в дело;
· -учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
· -информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
Каждая ступенька этого процесса важна, несет свою функцию и тесно взаимосвязаны друг с другом. Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документа. А форма контроля (ручная или автоматизированная) выбирается исходя из возможностей и потребностей организации. Систематический, умело и корректный проводимый контроль исполнения документов повышает эффективность работы управления. На основании данных анализа о ходе и результате контроля руководитель принимает меры по должному соблюдению исполнительской дисциплины и повышению общей культуры работы с документами.
2. ВОПРОС 2
2. 1.ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ
Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.
Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12,14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия
они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя. Все инструкции подразделяются на две основные группы:
1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в
определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.
Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:
– рациональное распределение труда;
– оптимальное использование кадров;
– повышение эффективности деятельности организации;
– создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
– повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;
– обеспечение объективности при аттестации работника;
– соблюдение объективности при поощрении и взыскании;
– разрешение трудовых споров.
При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37.
Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и
исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
В разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ,
выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного
структурного подразделения, с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.
В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:
– законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;
– методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;
Требования к квалификации определяют:
– уровень профессиональной подготовки работника, необходимый
для выполнения должностных обязанностей;
– требования по стажу работы.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.
Раздел « Ответственность» конкретно указывает меру ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом.
Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции
руководителями организации или с помощью распорядительного акта
(приказа, распоряжения).
Изменения в инструкцию можно внести только посредством приказа или другого распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под роспись.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д.
Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, т.к. «зона адресата» – правый верхний угол – будет отведена для реквизита «Гриф утверждения».
К должностным инструкциям предъявляются повышенные требования к составу реквизитов и содержанию. Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.
2.2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ: СТРУКТУРА ТЕКСТА, СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ.
2.2.1. Что представляет собой должностная инструкция
Прежде чем приступить к разработке должностной инструкции, необходимо четко представлять, что это за документ. В Трудовом кодексе данное понятие не раскрывается, поэтому обратимся к экономическим словарям.
Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Как видно из данного определения, основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.
В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 сказано, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.
В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Что касается руководителя, директора организации и их заместителей, то их круг прав и обязанностей определен в уставе, а руководителей подразделений - специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.
Можно выделить две основные функции рассматриваемого документа. Он является своеобразным инструментом: а) структурирования производственных процедур; б) регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.
Если права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме не зафиксированы документально, возможны конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.
2.2.2. Значение должностной инструкции
Как мы уже говорили, должностная инструкция - это один из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она призвана регламентировать организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.
Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.
Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:
- четко сформулировать трудовую функцию работника;
- скоординировать действия работников, избегая дублирования;
- равномерно распределить нагрузку на работников;
- определить необходимую квалификацию персонала;
- обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;
- эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;
- при необходимости - обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.
Пример. ООО "Кристалл" воспользовалось услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. Затраты на оплату данных услуг ООО "Кристалл" учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически не обоснованны.
Доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера. Тогда будет ясно, что сторонняя организация выполняла задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.
2.2.3. Содержание должностной инструкции
Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дата;
- место разработки;
- гриф утверждения;
- виза согласования (если согласование предусмотрено);
- подпись руководителя структурного подразделения;
- расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.
Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова "Утверждаю" (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова "Утверждено" (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.
Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.
На обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.
Текст инструкции -
Начальник отдела перевозок
Иванов А.Я. Иванов
Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде:
С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка
экземпляр получил. работника подписи
Дата
В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями.
Ознакомимся со структурой данного документа. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.
1. Общие положения.
2. Функции работника.
3. Должностные обязанности.
4. Права и полномочия.
5. Ответственность.
Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел "Взаимоотношения (связи по должности)"
· Раздел "Общие положения".
В разделе "Общие положения" указывают:
- наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
- название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;
- подчиненность работника;
- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
- порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
- требования к стажу работы по специальности;
- квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
- организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.
Словарь кадрового делопроизводства. Требования к персоналу - качественные характеристики, которыми должен обладать "идеальный" сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы.
Квалификационная характеристика - краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.
Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции - необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя. Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет.
Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.
Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.
Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает. Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.
Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).
Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.
· Раздел "Характеристика работ" содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
· Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.
Кроме работ, предусмотренных в разделе "Характеристика работ", рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации.
Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе "Должен знать", рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.
Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.
Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: "Должностные обязанности", "Должен знать", "Требования к квалификации".
Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:
- высших должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности;
- главных должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
- ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;
- старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы - без предъявления требований к стажу.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
· Раздел "Функции". Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное - обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
· Раздел "Обязанности". Иногда этот раздел объединяют с разделом "Функции", что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.
· Раздел "Права и полномочия". В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность.
Это всего 4 пункта, в то время как раздел "Обязанности" включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.
· Раздел "Ответственность". В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.
· Раздел "Взаимосвязи". Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.
2.2.4. Как оформить изменение
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
Несколько слов скажем о согласовании должностной инструкции. Оно производится в два этапа.
Первый - техническое согласование. Должностную инструкцию необходимо согласовать с юридической службой организации, чтобы проверить ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании для определения уровня затрат.
Второй - согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования помогает исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Также он помогает определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.
Далее согласованная инструкция утверждается. Руководитель издает приказ об ее утверждении и на самой инструкции ставит в графе "Утверждаю" свою подпись, дату утверждения. Наличие печати на этом документе необязательно.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют и заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий (обычно копия, заверенная надлежащим образом) - у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
В заключение работника знакомят с должностной инструкцией. Факт ознакомления фиксируется подписью работника с указанием даты в листе ознакомления, который может являться частью должностной инструкции, приложением к ней или отдельным документом. Поскольку работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, на практике ознакомление с этим документом фиксируется в трудовом договоре (например: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен"). Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.
.
2.2.5. Как связаны между собой заработная плата
и должностная инструкция?
Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст. 21 ТК РФ, согласно которой работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в зависимости от своей квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.
В соответствии со ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. При этом запрещается какая-либо дискриминация при установлении и изменении размеров заработной платы и других условий оплаты труда.
Если в одной организации трудятся несколько кадровых единиц с одинаковым названием должности, то и оклады им должны быть установлены одинаковые. Но вместе с тем не все выполняют одинаковые функции, несут одинаковую нагрузку. Для работодателя есть выход из данной ситуации - должностная инструкция. Можно установить категории для должностей работников и прописать в должностных инструкциях их обязанности. Обязанности специалиста 1-й категории должны отличаться от обязанностей специалиста 2-й и т.д. У них также должны быть разные требования к образованию, опыту работы. Законным выходом из ситуации может быть и введение в название должностей слов "старший", "младший", "ведущий", "главный", здесь также необходимы разные должностные инструкции.
Очевидно, что показатели, отражающие качество труда и влияющие на заработную плату работника, должны характеризовать степень выполнения им различных требований относительно выполняемых работ. Должностная инструкция как раз и устанавливает такие показатели. Во избежание налоговых и административных споров рекомендуем работодателю разработать должностные инструкции для каждой должности, чтобы обосновать размер заработной платы, выплачиваемой сотрудникам.
3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ – ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ
Учреждение Российской академии наук Кольский научный центр РАН (КНЦ РАН) Отдел по управлению имуществом и земельными ресурсами КНЦ Должностная инструкция ____________№ ______________ г.Апатиты Мурманской обл. экономиста | | УТВЕРЖДАЮ Председатель КНЦ РАН, академик ___________________В.Т.Калинников " 16 " апреля 2009 г. | г. |
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность экономиста отдела по управлению имуществом и земельными ресурсами КНЦ РАН Ивановой Марины Ивановны.
1.2. Экономист должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации труда и заработной плате; по планированию, учету и анализу деятельности учреждения; организацию плановой работы на предприятии; порядок разработки перспективных и годовых планов производственно-хозяйственной деятельности; планово-учетную документацию; порядок определения себестоимости товарной продукции, порядок и сроки составления отчетности; формы и системы оплаты труда и материального стимулирования; методы определения численности работников; тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих; порядок тарификации работ и присвоения разрядов рабочим и установления должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате, расчета премий; методы учета и анализа показателей по труду и заработной плате; возможности применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета показателей по труду и заработной плате, правила ее эксплуатации; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда; формы и порядок финансовых расчетов; структуру учреждения; порядок оформления и организацию документооборота по участкам учета; порядок и сроки составления отчетности;
1.3. Экономист назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя КНЦ РАН.
1.4. Режим работы экономиста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в КНЦ РАН.
1.5. Непосредственно экономист подчиняется начальнику ОФМО КНЦ РАН
1.6. Общее руководство осуществляет (положение об отделе по управлению имуществом и земельными ресурсами КНЦ ) начальник юридического отдела.
1.7. Экономист должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, компьютерными программами.
2. Функциональные обязанности
• Заключение договоров и ведение перечней договоров (на услуги оказываемые КНЦ РАН) по защите сведений, составляющих гостайну, на логистические услуги, договоров хранения, договоров по услугам ЦОП, ЭМУ, РСУ и договоров по услугам автобазы с учреждениями РАН. Учет «сумм» по заключенным договорам.
• Ведение перечней договоров, заключенных сотрудниками служб КНЦ РАН по услугам автобазы (предоставление парковочного места, ТО-1, ТО-2, ЕТО, гостехосмотр) и договорам поставок. Учет «сумм» по заключенным договорам.
• Заключение договоров и ведение перечней договоров на услуги, оказываемые сторонними организациями КНЦу РАН. Учет «сумм» по заключенным договорам.
Заключение договоров, ведение перечней договоров, оплачиваемых из внебюджета. Учет «сумм» по заключенным договорам.
• Переписка с организациями, с которыми заключены договоры.
• Сдача документов в архив (подготовка документов к архивированию, в т.ч. подбор документов, передача их в РИО для переплетных работ, составление описей и т.д.)
• Еженедельный отчет по исполнению федерального бюджета по расходам.
• Расчет расценок на услуги ЦОП.
• Выполнение разовых, дополнительных отчетов
• Представление копий документов по запросам проверяющих органов.
• Составление простых программ ( в Excele) для выполнения своих должностных обязанностей (расчетов, отчетов и учета).
3. Права
3.1 Экономист имеет право:
3.1.1. Требовать предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей
3.1.2. Вносить предложения администрации учреждения по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям экономиста и всего учреждения в целом.
3.1.3. . Не предоставлять справки, расчеты и бухгалтерские документы по требованию руководителей подразделений без особого на то распоряжения начальника ОФМО и заместителя председателя КНЦ РАН.
4. Ответственность
4.1. Экономист в пределах, определенных действующим законодательством о труде, несет ответственность за:
4.1.1. невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководства и администрации КНЦ РАН.
4.1.3. несоблюдение трудовой дисциплины, нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в КНЦ РАН.
4.1.4. за не сохранность, порчу товаров и иных материальных ценностей, если не сохранность, порча произошли по его вине.
4.1.5. за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну.
5.1. Экономист в своей деятельности взаимодействует с должностными лицами других подразделений в соответствии с положением об отделе по управлению имуществом и земельными ресурсами КНЦ РАН
Начальник ОФМО -главный бухгалтер Н.Н.Петрова
Начальник юридического отдела
(осуществляющий руководство
отдела по управлению имуществом
и земельными ресурсами КНЦ РАН) А.А.Сидоров
Начальник юридического отдела
А.А.Сидоров
" 16 " апреля 2009 г.
Начальник ОФМО – главный бухгалтер
Н.Н.Петрова
" 16 " апреля 2009 г.
Начальник отдела кадров и аспирантуры
В.В.Кузнецова
" 16 " апреля 2009 г.
С инструкцией ознакомлена : ______________Иванова М.И.
" 16 " апреля 2009 г.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Андреева , В.И. Делопроизводство : организация и ведение :учеб. - практ. Пособие/ В.И. Андреева.-2 –е изд., перераб. И доп. –М. : КНОРУС - 2007.-248 с.
2. Березина, Н.М.. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова.-3-е изд. перераб. и доп.- СПб.: Питер.-2008.-224 с.
3. ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : принят и введ. постановлением Госстандарта РФ от 29 февр. 1998 г. № 28.-Электрон. дан. – Режим доступа : http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658
4. Кирсанова,М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления :учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.-5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение.-2003.-2-320 с.
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13 мая 2008 г.) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
7. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
8. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 24 июля 2007 г.) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru/
9. Нормативные акты Президента и Правительства РФ
10. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
11. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 19 мая 2008 г.) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
12. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 15.04.2005 № 221. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=52967
13. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23 сентября 2005 г.) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
14. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
15. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
16. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
18. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
19. Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
20. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
21. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru
22. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
23. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
24. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
25. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/
26. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.ifap.ru/library/gost/1548912007.pdf
27. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (в ред. изменений № 52/2009 ОКОУ, утв. Приказом Ростехрегулирования от 23.04.2009 № 150-ст) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=90244;fld=134;dst=4294967295
