Управление офисом.

         Управление офисом – составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем ведения современного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.

         Офис – особый вид организаций, оказывающих различные услуги в сфере управления и других сферах.

Продукт управленческого труда – принятие решений.

Предмет управленческого труда – управленческий процесс (как организовать процесс???).

Отличительная черта управленческого труда – она базируется на информации.

Специфика управленческого труда – не создает материальных благ.

Труд по управлению – целесообразная деятельность управленческих работников направленная на осуществление процесса управления.

Содержание управленческого труда – совокупность действий управленческих работников по реализации функций управления.

Управление – непрерывный процесс воздействия на объект управления. Для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов.

Задачи руководителя:

- КАК ВНЕДРИТЬ НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ?

- КАК ВЫПУСКАТЬ КОНКУРЕНТНО СПОСОБНЫЙ ТОВАР?

- КАК ОБЕСПЕЧИТЬ КАЧЕСТВО?

- РЕШЕНИЕ КОМПЛЕКСНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ МЕР

- ПОИСК НОВЫХ МЕТОДОВ СТИМУЛИРОВАНИЯ ТРУДА

         - ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ  ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ

         - РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНЫХ ПЛАНОВ И ИХ ДОСТИЖЕНИЕ

         - КОРДИНАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ С ДРУГИМИ КОМПАНИЯМИ

         - ПОСТОЯННОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ

         - ОПТИМИЗАЦИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

         - ПОИСК ЭФФЕКТИВНЫХ СТИЛЕЙ РУКОВОДСТВА

         - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МОТИВАЦИИ

Культура организации.

         Культура организаций – комплекс правил, традиций, ритуалов, символов с которыми связана вся деятельность компании и должны постоянно совершенствоваться. > каждый человек должен обладать «фирменным патриотизмом». > искусство управления.(1% в состоянии работать в условиях рынка)

Д/З сообщение о «проблемах управления офисом»  и «ит Стратегии»
Структура бизнеса и субъекты управления.

         Основа предпринимательского бизнеса – частная собственность.

Современные формы негосударственной собственности.

Частная собственность

Групповая собственность

Коллективная собственность

Кооперативная собственность

Акционерная собственность

Паевая

Компоненты предпринимательского бизнеса.

Производство продукции

Коммерция (торговля)

Коммерческое посредничество

Типы предпринимательских фирм.

1.     Предприятие – учреждение в форме: фабрики, фермы, шахты, магазины и т.д. выполняющих одну или несколько специфических функций по производству и реализации товаров (услуг).
2.     Фирма – организация, которая владеет этими предприятиями и ведет на них хозяйственную деятельность. Внутри фирмы предприятия могут быть объединениями горизонтального, вертикального типов или конгломератами.

         Горизонтальный тип – фирма владеющая сетью магазинов розничной торговли – образцы горизонтального типа (все предприятия находятся на одной стадии (продажа).)

         Промышленные фирмы владеющие предприятиями занятыми на различных стадиях производства представляют собой вертикальные (комбинирование предприятий).

         Конгломераты – охватывают предприятия, функционирующие в различных отраслях.

3.     Отрасль – группа фирм, производящих (реализующих) одинаковую или подобную продукцию.

Выделяют частные фирмы, коллективные предприятия с неограниченной ответственностью, государственные, и муниципальные, ООО, объединения предприятий, филиалы, и представительства фирм.

 ДЗ должностная инструкция ОФИС МЕНЕДЖЕРА

 
Специфика деятельности офиса. Виды офисных работ. Роль руководителя офиса.

Руководитель – управляющий,  директор, менеджер, администратор .

Руководитель офиса является профессиональный администратором с преобладанием информационных функций. Его должность подразумевает прежде всего, коммуникации и документирования.

Офис-менеджеры:

- руководитель класса  А – площадь 5000м²  и 400 человек.

Офис менеджер подчинятся генеральному директору.
Профессиональные качества офис-менеджера.

Общие требования:

1.     Опыт работы по данной специальности, высшие образование по профилю предприятия или техническое образование.

2.     Знание разговорного иностранного языка

3.     Информационная компетенция

4.     Знание законодательства и нормативно-правовых актов

5.     Деятельность по управлению персоналом

6.     Знание рыночной экономики, предпринимательства и бизнеса

7.     Коммерческие условия, соглашения, договоры, контракты

8.     Знание основ социологи, психологии, мотивации труда, основ делопроизводства и эдо.

9.     Знание порядка планирования, проектирования и технологии работы

Минимальные требования:

1.Опыт, образование и языки (ООЯ)
Дополнительные требования:

1.Опыт административно-хозяйственной работы (АХЧ) или опыт работы с персоналом

2.Дополнительное образование
Специальные требования:

1.Специфика деятельности предприятия

2. владение методами руководства

3. Умение водить автомобиль, эксплуатация техники и всей вспомогательной техники
Деловые качества:

1.     Организаторские способности

2.     Деловая коммуникация

3.     Профессиональный этикет

4.     Организационное поведение, корпоративная культура

5.     Ответственность, хорошая память и аналитический склад ума

6.     Высокая работоспособность

7.     Обучаемость

8.     Профессиональная интуиция

9.     Настойчивость и оптимизм

10. Выполнение дрес-кода

11. Культура речи, контроль расхода бюджета, умение закупать всё необходимое, знать структуру цен.
Компетенция руководителей офиса

Главная цель руководителя офиса- эффективность, которая напрявлена на эффективность предприятия в целом.

Задачи:

1.Закупки

2.пропускной режим

3. интернет, телефон

4. управление зданием

5. ремонт оборудования

6. Условия работы

7. обеспечение функционирования рабочих мест

8. оперативное организационное обеспечение сотрудников

9. подбор персонала

10. кадровый учёт

11. !!! создание благоприятного микроклимата в коллективе

12. предупреждение и профилактика конфликтов

13. ведение деловых переговоров

14. физическая безопасности сотрудников и сохранность материальных ценностей
Функции руководителя офиса
1.     Административный                                            2.  Обеспечивающий              

Функциональный блок                                           функциональный блок  
1-    Административная(организационно управленческая и координационная)

Регулятивная( планово-отчетная)

Контрольная (оценочная и учётная деятельность)

2-    Информационная (коммуникационная и документационная)

Маркетинговая (экономическая и кризисное реагирование)

Хозяйственная (организация жизнеобеспечивания офиса и финансовое и материальное обеспечивание).
Управление персоналом:

1.     Планирование

2.     Организация

3.     Мотивация

4.     Контроль
Офис – служба, отдел, обеспечивающая организационную работу по представительству компании  и ведению делопроизводства.
Норма сегодняшнего дня – «управление вприглядку».

Менеджер отслеживает повышение квалификации, организует обучение.

В традиционном офисе используют ЭОД – электронный обмен данными.

Виртуальный офис – это среда в которой сотрудники фирмы используют множество виртуальных устройств (информационную супермагистраль) и выходя за пределы временных и пространственных ограничений достигает высокопроизводительного обмена знаниями и данным.

Настоящая цель работника виртуального офиса – не деньги, не успех, а общественное признание.

Характеристики виртуального офиса :

1.человеческий капитал

a)     пользователь

b)    Разработчики

c)    Обучение создание командной среды

d)    Роль руководства

2.     технология

a)    передовые направление

b)   упрощенные решении

c)    программные инструменты и разработка программ

d)   аппаратное обеспечение (серверы-менеджеры системы)

e)    стандарты

f)     проведение технологических исследований и разработки

3.     телекоммуникации

a)    внутренняя среда (компьютерная сеть)

b)   внешняя среда

c)    связи с внешним миром

4.     регулирование и правительственное вмешательство

5.     новая культура ( Артур Андерсен – консультационный бизнес).

Макдональдс – маркетинг.

Nike – проектирование, маркетинг и распространение.
 

Офис в современной системе управления.
Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определённой последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определённо базируется на операциях, имеющих в своей основе ораганизационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.

Организационно-административная деятельность предполагает служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные  действия, свойственные, как правило, труду руководителя.

Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учётные, счётные, вычислительные и коммуникационно -технические операции, выполняемые техническими исполнителями.

Роль руководителя офиса

Управление офисом – целесообразное воздействие, организующее труд служащих. Это также воздействие на многие другие процессы развития социально-экономической системы.

Административное управление – управление, осуществляемое по формально утвержденным полномочиям с учётом организационных требований.

Административная функция – помимо того, что она базируется на основных функциях менеджмента – планиование, организация, мотивация, контроле, включает в себя также прогнозирование, распорядительство, координацию, руководство основной деятельностью административной сулжбы, подбор и расстановку персонала, обеспечение правовой и социальной зщищённости служащих офиса.

Руководитель офиса(офис-менеджер) – лицо, организующее работу административной службы и персонифицирующее решение группы специалистов офиса.

Функция руководителя офиса. Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предприятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия)  и го статус равен статусу его первых заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.

Работа руководителя офиса регламентируется ( в зависимости от маштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечающее установленным квалификационным требованиям. Эту должность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы и стажем работы на руководящих должностях в коммерческих структурах.

Руководитель офиса в пределах своих функций имеет следующие должностные обязанности:

·       Осуществление руководства всеми видами работ в офисе;

·       Направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей;

·       Обеспечение выполнения всех обязательств предприятия перед государством, поставщиками, заказчиками и банками;

·       Обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий труда;

·       Обеспечение соблюдение  законности деятельности офиса, активное использование правовых средств для совершения управления;

·       Решение всех вопросов в пределах представленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам – руководителям функциональных служб офиса.

Содержание труда руководителя офиса:

·       Планирует работу коллектива исходя из общих задач,

·       Определяет долю участия в выполнении работы каждого подразделения и подчинённых работников;

·       Организует собственный труд и труд подчинённых по выполнению работ;

·       Контролирует ход выполнения работы;

·       Оценивает и стимулирует деятельность подчинённых.

По данным обследований, продолжительность рабочей недели руководителя офиса может составлять от 60 о 80т (и более)часов, при этом его рабочее время распределяется следующим образом: запланированные заседания и встречи- 59%, незапланированные встречи-10, работа с документами-22, телефонные переговоры-6, поездки и др.-3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с информацией.

Приоритетные требования к руководителю офиса:

·        Лидерство;

·        Эффектность руководства;

·        Видение перспектив;

·        Достижение согласия;

·        Предприимчивость;

·        Гибкость в смене роли;

·        Восприимчивость;

·        Гибкий стиль;

·        Способность к анализу;

·        Решение проблем.
Документирование управленческой деятельности.

-фиксация на бумаге или на других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

Dokumentum (свидетельство) - поучительный пример, способ доказательства.

Унифицированные системы документации – комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и содержащих информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

ГСДОУ- -государственные системы документационного обеспечения управления.

Право издания РД определяется конституцией.
Инструкции по документированию управленческой деятельности.

Согласование управленческого документа.

Очередность внутреннего согласования проекта документа:

1.     С отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными органами.

2.     С работниками, ответственными за решение функциональных вопросов.

3.     С финансовым подразделением или гл.бухгалтером.
Согласование – визирование.
Реквизиты бланка для писем.

Реквизиты документа( требуемое, необходимое)
Распорядительные документы:

- постановления;

- распоряжения;

- приказ;

- решение;

- протокол.

Протокол:

                            Место

Тема

Председатель –

Секретарь-

Присутствовали –

Повестка дня:

1.     Слушали

Выступили

Постановили

2.     Слушали

Выступили

Постановили
Председатель           подпись
Оформление  выписки из протокола:

Дата                                                                                               номер

                                                        Место

Тема

Председатель-

 Секретарь-

Присутствовали-

Повестка дня:

Слушали:

Постановили:
Председатель                                                                     Подпись

Секретарь                                                                           подпись
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоличного принятия решения в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.

Группы приказов:

       I.            Приказы по организационным вопросам

    II.            Приказы по основной деятельности

 III.            Приказы по личному составу

Приказы по организационным  вопросам:

1.     Создание, реорганизация, ликвидация учреждения

2.     При утверждении структуры штатов – в целях утверждения или введении в действие различных документов

3.     При создании, временных, постоянных, коллегиальных или совещательных органов

Приказы по личному составу (кадровые) – регулируют приём, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников.

Требования по оформлению приказа: на бланке приказа или общий бланк организации.

Обязательные реквизиты приказа: наименование выше стоящей организации, название вида документа,  дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Приказы по организационным вопросам и основной производственной деятельности: заголовок( о чём этот приказ) – обязательные реквизиты приказа, текст состоит из 2-х частей (Вступительная(констатирующая) и Распорядительная).

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в рассуждение.

Распорядительная часть- в повелительной форме от первого лица ед.числа и начинается словом приказываю, которое печатается прописными буквами баз промежутков с новой строки от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые номеруются арабскими цифрами. Пункты распорядительной части, содержащие поручения включают наименование исполнителей, предписываемые действия, конкретный срок исполнения. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит только одно задание.

Выписка из приказа – это копия какой-либо части подлинного документа.