Реферат Автоматизация турфирмы. Автоматизированные системы управления турфирмой
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Министерство образования и науки Российской Федерации
Уральский международный институт туризма
Реферат по информатике
на тему «Автоматизация турфирмы. Автоматизированные системы управления турфирмой».
Выполнила студентка 305 группы факультета менеджмент туризма Сафрончева Ксения.
г. Екатеринбург
2008г
Введение
Туризм сегодня - это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие авиакомпании, гостиничные цепочки и туристические корпорации всего мира. Современный турпродукт становится более гибким и индивидуальным, более привлекательным и доступным для потребителя.
Туризм в России - одна из самых перспективных и быстроразвивающихся индустрий. Сдерживающим фактором для бурного и качественного роста является низкая информационная грамотность и слабые коммуникации[1]. Однако в России уже есть готовые решения для успешного использования в туризме по автоматизации бизнес процессов и подключение к сети Интернет.
Тема автоматизации деятельности туристической фирмы представляется мне наиболее актуальной, поскольку туризм в России - одна из самых перспективных и быстроразвивающихся индустрий. Менеджмент, персонал и автоматизация - вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит турфирме успех. Используя преимущества компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания.
Менеджмент, персонал и автоматизация - вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит турфирме успех.
Используя преимущества компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания. Объектом исследования дипломного проекта является один из сложных аспектов учета в туристической деятельности расчет себестоимости туристического продукта, а также автоматизация обработки и хранения данных, необходимых для управленческих нужд турфирмы.
Глава 1
Компьютерные системы, стремительно вытесняющие привычную для наших соотечественников “бумажную” информационную технологию, электронная почта, реализация турпродуктов в сети Интернет и заключение контрактов с помощью электронных подписей; телесовещания, электронные выставки и конференции, многочисленные справочно-поисковые службы, сетевые автоматизированные рабочие места – это лишь небольшой список тех возможностей, которые стали доступны российским туристским организациям с внедрением в их деятельность современных компьютерных и информационных технологий.
Внедрение системы автоматизации туристической компании, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы автоматизации, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы автоматизации.
Автоматизация должна включать в себя следующий набор функций:
· получение и обработка актуальной информации от туроператоров;
· ведение внутреннего документооборота;
· выстраивание взаимоотношений с туроператорами;
· ведение бухгалтерии;
· анализ данных и получение статистических отчетов.
Этапы автоматизации туристской компании
1. Первый этап начинается с момента признания высшим менеджментом роли информации и информационных технологий в принятии решений для осуществления туристскими организациями своей финансово-хозяйственной деятельности. Иными словами, руководство компании должно четко осознавать необходимость автоматизации технологических процессов формирования, продвижения и реализации турпродукта, ведения документации и бухгалтерского учета и т.д. От того, насколько руководство турфирмы и остальные сотрудники понимают важность стоящей перед ними проблемы, в значительной степени зависит и весь дальнейший успех предстоящей кампании. Что касается целей внедрения современных систем, то самыми распространенными из них на сегодняшний момент являются:
· замена морально устаревших информационных систем;
· получение конкурентных преимуществ (снижение себестоимости турпродукта, сокращение времени на обработку заказов и т.д.);
· расширение ассортимента предлагаемых услуг и границ рынка сбыта;
· автоматизация работы с партнерами и филиалами;
· автоматизация внутрифирменных процессов и оптимизация управления;
· использование сравнительно недорогих рекламных возможностей (реклама в сети Internet).
Заканчивается первый этап составлением плана основных работ по проекту автоматизации: определение последовательности действий, распределение их во времени и прочие операции, связанные с применением методов построения сетевых моделей, расчета критического пути, составления календарных планов и т.п.
2. Вторым основным этапом процесса автоматизации является поиск и анализ всей существующей информации о системах, представленных на российском рынке туристских информационных технологий. Данный этап подчиняется общепринятым принципам и стандартам проведения маркетинговых исследований и включает в себя сбор и анализ всей информации о функционирующих на рынке системах, их разработчиках и участниках, условиях подключения и эксплуатации. Все ведущие системы имеют свои представительства в России, развитие же глобальной компьютерной сети Internet позволяет провести недорогие кабинетные исследования и обойтись без крупных денежных расходов, уложившись при поиске необходимой информации в достаточно сжатые сроки. Немало этому способствуют и сами разработчики - большинство из них предоставляют возможности на практике оценить все достоинства и недостатки предлагаемых продуктов посредством бесплатной работы в тренировочных системах и демонстрационных версиях, также бесплатно распространяемых среди потенциальных пользователей.
Существует пять основных групп:
1. Функциональные задачи, к которым, помимо основных выполняемых функций относятся учет местных условий, возможность подключения к сети различных абонентов, совместимость с основными системами своего класса, функционирование в среде Windows и в сети Интернет.
2. Требования к режиму функционирования, который должен допускать возможность ввода, приема, передачи и обработки любой информации, а также круглосуточный режим работы и недопустимость длительной блокировки системы вследствие информационных перегрузок, возможность подключения новых и отключения старых, уже установленных, периферийных устройств без нарушения работы сети; информирование участников системы об изменении ее состава и обеспечение целостности и надежности передаваемых и хранимых данных.
3. Возможность дальнейшего развития и модернизации системы, что должно предусматриваться ее архитектурным решением. Пропускная способность системы должна быть достаточной с точки зрения количества подключенных сетевых ресурсов, разнообразия используемых технологий и протоколов соединения, а используемое оборудование должно обеспечивать переход на высокоскоростные технологии следующего поколения при минимальных затратах. Кроме этого, система должна поддерживать все стандартные интерфейсы и интегрировать различные виды информации (аудио, видео, текст и т.д.). Метод же подключения конкретного пользователя должен определяться индивидуально, исходя из его формы (туроператор, турагент, объект размещения и т.д.), а также требований производительности, стоимости и места расположения абонента.
4. Надежность. Используемое в системе программно-аппаратное решение должно гарантировать сохранность данных и программного обеспечения при отказах отдельных технических средств системы или аварийном отключении электропитания, а также быстрое восстановление системы в случае отказов за счет применения автоматических средств контроля работоспособности.
5. Конфиденциальность и внешние коммуникации, а именно: обеспечение идентификации связывающихся абонентов системы и защиты передаваемой по каналам связи информации, управление разграничением доступа; автоматический контроль нарушения правил доступа в систему (сбор информации о попытках несанкционированного доступа), организация удаленного доступа через средства телекоммуникаций и наличие интерфейсов выхода в основные GDS, а также взаимодействие с отечественными и зарубежными специализированными базами и банками данных.
Для правильной оценки вариантов и выбора системы, удовлетворяющей всем предъявленным в ходе отбора требованиям, на данном этапе возможно применение методов функционально-стоимостного анализа, потребительской оценки, а также метода определения конкурентоспособности ИПУ по техническим и экономическим показателям.
Окончательное решение по вопросу автоматизации принимается после расчета показателей эффективности внедрения информационной системы на объекте и оценки рисков, с которыми турфирма может столкнуться в ходе ее эксплуатации.
3. Третий этап - это планирование, начинается с определения потребностей компании в ресурсах, требующихся для внедрения системы. Для этого необходимо совершить ряд следующих действий:
· поиск и определение источников финансирования программы. Ими могут быть собственные денежные ресурсы компании (прибыль, фондовые отчисления), резервы инвесторов, заемные средства, бюджетные ассигнования, лизинг и т.д.;
· анализ обеспеченности техническим оборудованием. Любая современная система подразумевает наличие, как минимум, 486 процессора и 8Mb оперативной памяти (минимальные требования к функционированию Windows) для клиентского программного обеспечения и Pentium 200, 64Mb и 2Gb памяти на жестком диске для серверного обеспечения, а также модема и периферийных устройств - принтера, сканера;
· определение потребности в трудовых ресурсах, включая разработку должностных инструкций, выделение имеющихся или найм дополнительных сотрудников, распределение полномочий и ответственности;
· выделение места для работы (кабинета, рабочего стола и т.д.).
Заканчивается этап планирования оценкой затрат, предстоящих в ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени.
Основными затратами туристкой организации при внедрении автоматизированной системы являются следующие:
· затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);
· затраты на обучение персонала, поиск и найм дополнительных работников;
· затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;
· затраты, связанные с заключением договоров с поставщиками туруслуг, агентами, финансовыми организациями;
· затраты, связанные с получением информации (особенно это относится к данным, предоставляемым различными фирмами на коммерческой основе).
Только после определения необходимых ресурсов и утверждения бюджета реализуемого проекта можно переходить к следующему этапу.
4. Четвертый этап представляет наибольшую трудность для туристской компании и включает в себя несколько моментов
1. Поиск организации, предоставляющей услуги по подключению к системе и ее сервисному обслуживанию (установка необходимого оборудования и ПО, обучение персонала, последующая модернизация и т.д.). Как показало проведенное исследование, количество таких организаций (операторов) невелико, поскольку на практике обслуживание системы производится или самим разработчиком, или его представителем;
2. Установление контакта и проведение переговоров. На данном этапе решаются как основные, так и дополнительные вопросы, требующие принятия каких-то отдельных решений (например, по возможности реализации для корпоративных клиентов турфирмы специального набора услуг);
3. Подписание договора с оператором на подключение и обслуживание АС (после внесения всех поправок), и, если требуется, дополнительных соглашений;
4. Заключение договора с провайдером на подключение и абонентское обслуживание в глобальной сети Интернет. При выборе провайдера необходимо руководствоваться следующими основными критериями:
· репутация провайдера на рынке услуг Интернет;
· скорость связи с сервером (ping) определяет, насколько быстро приходит от сервера ответ на любой запрос с компьютера. Чем меньше задержка, тем лучше: связь считается хорошей, если задержка составляет менее 200 миллисекунд;
· длина пути количество промежуточных компьютеров (роутеров), через которые проходят любые данные, прежде чем попасть с компьютера на сервер (и обратно). Желательно, чтобы и этот параметр был минимальным, так как чем длиннее путь, тем больше вероятность того, что один из роутеров по пути будет перегружен и скорость связи снизится;
· скорость обмена данными количество килобит, передающихся за секунду с сервера на компьютер. Минимальным считается параметр 4,4, максимальное же значение зависит от типа модема и от уровня загрузки сети;
· коэффициент потери пакетов показывает, сколько процентов данных, посылаемых компьютером на сервер, теряется на просторах Интернет. Поскольку данные не доходят, они автоматически пересылаются повторно, хотя потерь и не происходит, на это тратится время. Поэтому, чем меньше коэффициент, тем лучше;
· стоимость услуг средства, затраченные на подключение и пользование услугами провайдера. Рассчитываются, исходя из потребности пользователя в Интернете (количества часов в месяц): минимальная потребность 5-7 часов, умеренная 25-30 часов, из которых 5часов в ночное или иное льготное время, а также потребность в неограниченном доступе. Исходя из этого, определяются и тарифные планы фиксированная или почасовая оплата, неограниченный доступ;
· качество модемной связи в большей мере зависит от конкретной АТС, с которой звонит пользователь.
5. Заключение договора с банком оператора на открытие и обслуживание транзитного счета - для быстрого получения и автоматического отслеживания платежей, а также, при желании, для оплаты услуг, не покидая офиса.
Специализированное программное обеспечение жизненно необходимо не только персоналу их фирм для упрощения и ускорения работы, а в первую очередь им самим. Ибо данное программное обеспечение есть механизм учета, контроля и управления бизнесом, без которого невозможно говорить не только о развитии фирмы, но даже и о простом существовании бизнеса на прежнем уровне.
Глава 2
1.Программный комплекс «САМО-ТурАгент».
Программный комплекс для автоматизации турфирмы - «САМО-ТурАгент», реализованный на самых современных средствах разработки, предусматривает автоматизацию всего цикла деятельности турагентства. Сотрудники турагентства могут приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции.
Программный комплекс поставляется в двух версиях:
Для небольших офисов (устанавливается на один компьютер)– учет и контроль заявок и денежных средств введется одним человеком.
Для средних и крупных компаний (распределенная система) – учет введется каждым менеджером индивидуально, работа введется только со своими заявками, под своим паролем, все данные сохраняются в единую базу данных. Контроль осуществляется директором или старшим менеджером, с возможностью доступа ко всем данным под своим паролем.
Особенности САМО-ТурАгент:
1. История заявки. Специальный раздел в форме заявки. Данная функция позволяет отследить все изменения, которые претерпевает заявка в процессе работы над ней, а именно: какой пользователь вносил изменения, какие именно изменения, дату и время внесения изменений;
2. Скорая оплата. В данном разделе отображаются все заявки, у которых срок оплаты туроператору истекает сегодняшним и\или завтрашним днем;
3. Добавлен отчет «Баланс по платежам». Отчет отражает данные о приходе\расходе денежных средств по всем используемым валютам за искомый период;
4. Добавлен отчет «Список туристов». Отчет выдает данные о туристах, отправляющихся по определенному направлению, использующих определенный транспорт и размещение за искомый период;
5. Добавлена печатная форма «Письма постоянным клиентам». Дает возможность создать письма постоянным клиентам на основании введенного вами шаблона. Реализована возможность сортировки клиентов по дням рождения;
6. Транслитерация имени и фамилии туристов теперь выполнена на английском языке без указания отчества;
7. Теперь все отчеты выполнены в редакторе печатных форм Fast Report, что ускоряет процесс их формирования;
8. Поиск и загрузка предложений из поисковой системы BRONNI.RU;
9. Возможность самостоятельно создавать новые папки заявок (функция «Заявки+»);
10. Расширен раздел «Клиенты». Новые функции: дневник менеджера («Общение с клиентами»), мини call-center «Звонки на обработку»;
11. Добавлены отчеты «Работа менеджеров по выездам и оплатам», «Работа менеджеров по выездам», «Финансовый отчет»;
12. Новая система регистрации;
13. Новая система учета общения с клиентами, удобный учет телефонных звонков, контактов и встреч, с возможностью создания ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ЗАЯВКИ. На основе введенных в нее данных пользователь программы имеет возможность создания основной заявки;
14. Панель сообщения и система напоминаний о близких оплатах, встречах, началах тура, получение сообщений между пользователями программы – получила более удобные вид и расположение;
15. Новые возможности администрирования данных – теперь вы имеете возможность замены неправильно введенных или задублированных данных (названия партнеров, городов, отелей и т.д.), на правильные значения;
16. Другие возможности: В договор добавлена информация о туроператоре, функция сохранения параметров всех фильтров на время работы в программе. Для SQL Net - запрещен доступ к данным отчетов для пользователя с ограниченными правами. В фильтрах добавлены поиск по началу тура, по окончанию тура, по создателю заявки.
2. SAMO-Incoming (автоматизация турфирм на приеме)
Программный комплекс "SAMO-Incoming" предназначен для автоматизации турфирм, обслуживающих туристов на приеме. Здесь учтены все этапы технологического процесса принимающей фирмы: от подготовки цен туроператорам до продажи экскурсий и получения статистических отчетов.
1. Описание гостиниц, цены нетто, расчет цен туроператоров через наценки. Вводится себестоимость гостиниц на разные типы комнат, варианты размещения, сезоны и виды питания. Для экономии сил и времени в программе есть мастер импорта цен из таблиц MS Excel. Определяются типы сезонов и наценки в разных валютах и для разных туроператоров. Программа расчета автоматически создает цены продажи туроператорам;
2. Формирование прайс-листа для туроператоров в формате MS Excel. Специальный отчет формирует прайс-лист в формате MS Excel, форматируя его печати каталога или отправки по электронной почте;
3. Квотирование номеров в гостиницах: учет и контроль бронирования. Вводятся блоки номеров в гостиницах. Затем при бронировании программа автоматически осуществляет контроль остатков номеров и запрещает бронировать (или дает рекомендацию не бронировать – в зависимости от прав доступа), когда все номера проданы. Визуальный контроль (Монитор бронирования гостиниц) и специальные отчеты в MS Excel помогут руководителю легко ориентироваться в текущем состоянии бронирования;
4. Наземное обслуживание: услуги, трансферты, экскурсии. Справочники услуг позволяют описывать услуги (и их стоимость), которые предоставляются туристам непосредственно на месте отдыха. Себестоимость экскурсий складывается из себестоимостей отдельных услуг, входящих в состав экскурсии;
5. Справочники: гиды, водители, автобусы. Дополнительные справочники созданы для ведения учета по гидам и контроля их комиссии, описания автотранспорта на балансе и в аренде, привязки водителей к конкретным автобусам для трансферта и др.;
6. Оформление заявок. Поступающие от туроператоров заявки вводятся в программу с помощью "Мастера оформления заявки". На каждую заявку выписывается форма бронирования для гостиницы. Полученное подтверждение (или отказ) отмечается в заявке и может быть отправлено туроператору по электронной почте в виде счета на оплату забронированных услуг. Заявки могут отправляться в гостиницу общим списком в виде "Листа бронирования"/"Листа отмены";
7. Счета туроператорам, контроль счетов гостиниц, баланс по партнерам. Ведется учет выставленных туроператорам счетов на оплату услуг (гостиницы, трансферта, дополнительных услуг). Каждый счет может быть распечатан отдельно или подготовлен суммарный счет для контроля, например по итогам месяца. Заявки, на которые выставлен счет, закрываются для редактирования. Бухгалтер может контролировать правильность счетов, полученных от гостиниц. Справочник "Расчеты с партнерами" хранит все входящие и исходящие платежи, а специальный отчет подсчитывает текущий баланс по каждому партнеру (туроператору, гостинице, партнерам, предоставляющим дополнительные услуги);
8. Планирование трансфертов и распределение туристов в автобусах. Специальные отчеты и "Мастер формирования трансферта" помогут спланировать трансферты туристов из аэропорта в гостиницу и обратно, а также поездки на экскурсии. Каждый турист закрепляется за определенным автобусом вместе с водителем и гидом. Готовятся списки на трансферт на базе автобуса, гида и списки для заказа автобусов в сторонней фирме;
9. Списки, отчеты. Более 100 выходных отчетов и печатных форм позволяют автоматически получать различные списки туристов (на рейс, на тур, с размещением по номерам, для трансфертов и экскурсий), сводные балансовые отчеты, статистические отчеты по гостиницам, туроператорам, туристам. Программный комплекс "SAMO-Incoming" максимально совмещен с программным комплексом для туроператоров "САМО-Тур". Гостиницы, размещения, цены и подтверждения бронирования автоматически поступают в базу данных туроператора, а заявки на бронирование (в том числе детали перелета, дополнительные услуги) - в базу данных принимающей фирмы.
3.Компания ТИТБИТ
Компания Титбит- разработчик специального программного инструментария для специалистов туристического бизнеса.
Все наши программы - это конфигурации общего программного комплекса Titbit, они имеют один и тот же интерфейс, но разную структуру (чем сложнее программа, тем больше функциональных модулей она содержит). Т.е. по мере усложнения программа «прирастает» блоками функций, как кубиками. Поэтому всегда возможен переход от более простой программы на более сложную (после доплаты разницы в стоимости), сам процесс перехода довольно прост - как технически, так и организационно.
Дополнительно все программы последнего выпуска (7.0) укомплектованы встроенной функцией для интеграции с системой А2А (системой "доставки" ценовых предложений). А2А - наш новый проект, пока еще находящийся в разработке.
Базовые программы - предназначены для автоматизации основных технологических операций и функций, выполняемых специалистами турфирмы. На сегодняшний день в ассортименте - три базовых программы-конфигурации комплекса Titbit. Они просты в установке и в обслуживании (не требуют наличия сотрудников со специальной квалификацией), надежны в использовании (проверены десятками компаний из разных регионов). Для снижения трудозатрат нами разработаны еще и надстроечные модули к программам, реализующие функции экспорта-импорта данных. Например, подключение модуля импорта отелей позволит за 10-15 мин "закачать" из файла поставщика в базу данных программы информацию о десятках отелей!
Если вы уже являетесь пользователем базовой программы ТИТБИТ последнего выпуска (7.0), есть возможность подключить к ней надстроечную программу "Titbit" и стать обладателем системы Он-лайн - бронирования туров – механизм подключения прост, дополнительного оборудования и специального системного ПО не требуется.
Базовые программы:
Первое - конфигурация используется для автоматизации самого трудоемкого технологического процесса - калькулирования турпакетов и формирования программным способом прайс-каталогов и СПО различных видов. Программа не реализует никаких учетных задач, является инструментом менеджера при подготовке к продажам турпродукта. Устанавливается как в локальном, так и в сетевом варианте.
Дополнительно к программе может быть подключен модуль импорта ("подкачки") данных из файлов от поставщиков отелей.
Второе - конфигурация содержит не только расчетный блок, но и блок для выполнения некоторых учетных функций, а именно задач, связанных с контролем и управлением загрузкой транспортных средств (чартеры, автобусы). Это самый оптимальный набор функций для турфирм среднего уровня, которые строят свой бизнес на "потоковом" туризме. Устанавливается как в локальном, так и в сетевом варианте.
Дополнительно к программе может быть подключен модуль импорта ("подкачки") данных из файлов от поставщиков отелей.
Третье - конфигурация является самой многофункциональной модификацией комплекса. Кроме расчетного блока, используемого менеджерами при подготовке к продажам, она содержит блок учетно-аналитических функций, благодаря чему позволяет автоматизировать все основные процессы деятельности турфирмы, связанные с продажами турпродукта и управлением этими продажами из офиса. Система устанавливается только в сетевом исполнении, при этом ее стоимость не зависит от количества пользователей, включенных в контур сети.
Дополнительно к программе могут быть подключены как модули импорта ("подкачки") данных из файлов от поставщиков отелей, так и специальные опции или надстройки для интеграции программы с другими системами (с 1-С, с собственным веб-сайтом турфирмы, а также с программой онлайн-бронирования туров "Titbit").
4.«МЕГАТЕК»
Компания «Мегатек» работает на рынке ПО для турбизнеса с
Разработчики подчеркивают, что "Мастер-Тур" поставляется в комплекте с лицензионным SQL-сервером SQLBase фирмы Centura. В состав поставки может входить модуль, позволяющий программе работать с серверами: Microsoft SQLServer и др. Для удобства работы в программе реализована возможность обмена данными с агентствами, имеется возможность подготовки ценовых предложений и обмена заявками.
Для туроператоров предусмотрено сопряжение "Мастер-Тур" с комплексом "Мастер-InterLook", предназначенным для автоматизации работы принимающей стороны (в том числе для операторов, имеющих разветвленную агентскую сеть продаж). Отличительные особенности "Master-Interlook" – наличие специфического для туроператора на приёме механизма ценообразования и отображения на разных уровнях детализации взаиморасчётов с туроператорами, с одной стороны, и с поставщиками услуг – с другой. Комплекс "Mастер-Web" может использоваться операторами, работающими с "Мастер-Тур", для создания своего собственного on-line интернет-магазина. Он позволяет организовать продажу туров без установки специальных программных средств в агентствах и без дополнительного описания своих туров и цен для выставления их в Интернете (вся необходимая информация берется из базы данных "Мастер-Тур"). С помощью "Mастер-Web" туроператор получает возможность online-реализации через агентства не только туров, но и авиабилетов, гостиниц и других сегментов тура. Агентство, в свою очередь, может бронировать туры на сайте оператора, иметь оперативную информацию о наличии мест, самостоятельно составлять и рассчитывать заявки любой сложности. Комплекс "Мастер-Агент" предназначен для автоматизации деятельности турагентства. Основные функции программы - импорт ценовых предложений туроператоров; поиск предложений (по дате заезда, стране, отелю и цене); мастер быстрого оформления заявок; печать документов; ведение оплат за туруслуг и взаиморасчетов; автоматизированная отправка заявок туроператору. Программа написана с использованием технологий Microsoft NET и Remoting. Обмен данными с туроператорами реализован на базе XML Web services.
На предстоящей выставке MITT-2003 компания «Мегатек» планирует представить новые версии программных продуктов "Мастер-Тур", "Мастер-Web", "Мастер-Агент". К обширному списку функциональных возможностей добавятся обмен информацией в связках туроператор - принимающая сторона, туроператор - туроператор и туроператор - турагент, режимы "быстрого оформления туристов", автоматического расчета цен на отели по формулам, импорта цен из приложений MS Office, появятся новые экраны работы с оформленными путевками. Будут расширены возможности финансового блока, дополнены экраны сбора статистической информации, модернизирован учет и введение квот, новый интерфейс. В финансовый блок "Мастер-Тура" и "Мастер-Агента" добавится обмен данными с бухгалтерской программой 1С. Сопряжение с 1С будет выполнено на базе системы "Б&Т Турагентство", созданной компанией 1С Франчайзи "Бухучет и Торговля". Кроме того, планируется внедрение поддержки технологии Net во всей линейке программных продуктов «Мегатек».[2]
Лидер
Лидер на рынке ПО автоматизации туризма является компания «САМО-Софт» занимающая ведущее место среди российских компаний – разработчиков программного обеспечения для автоматизации предприятий туристической отрасли. За 17 лет работы, а фирма была основана в 1991 году, компанией были реализованы многие успешные проекты, среди которых можно выделить разработки информационно-аналитических систем для Российского Фонда Федерального Имущества (РФФИ), ряда подразделений ТВЦ, информационного агентства "Интерфакс", Верховного Совета России и региональных Советов, Министерства Транспорта России и др.
Но особое, и, в конечном счете, определяющее место компания "САМО-Софт" заняла на рынке туристических технологий. Не случайно наши разработки, такие, как «САМО-Тур» для автоматизации туроператоров, «САМО-ТурАгент» для автоматизации туристических агентств, «SAMO-Incoming» для автоматизации принимающей стороны, модуль Он-лайн бронирования для продажи туров через Интернет широко известны профессионалам туристической отрасли. Это компания была пионерами в разработке и внедрении программного обеспечения для турагентств. География распространения программных продуктов так же широка, как и сама наша необъятная Родина – «САМО» успешно используют в Калининграде, Санкт-Петербурге, Барнауле, Иркутске, Воронеже, Екатеринбурге, Якутске, Владивостоке и Хабаровске.
В частности, появилась возможность ведения базы данных постоянных клиентов, расширена система финансового учета, учета телефонных звонков, разработан новый прайс-лист агентства, оптимизированы многие существующие функции, появились новые отчеты. По многочисленным просьбам агентств-пользователей добавлена функция формирования турпакета из услуг нескольких туроператоров.
Пакет данного комплекса стоит от 20000 руб. цена зависит от количества рабочих станций.
Глава 3
Программа "ТурУЧЕТ" - решит основные Ваши задачи в офисе турфирмы: удобство получения информации о финансовом состоянии турагентства, текущих договорах с туристами, операторами и контрагентами.
Описание «ТурУчет» - программы для автоматизации туристического агентства.
Основные функции программы – учет и автоматизация работы в турфирме, оформление и печать пакета документов по выбранному клиентом туру (печать Путевки осуществляется на Вашем типографском бланке новой формы ТУР-1) , учет денег заплаченных оператору и от клиента, построение финансовых отчетов. Кроме того реализована возможность ведения внутренних платежей и затрат в Вашей фирме - с возможность видеть сальдо за любой период с учетом счета (касса, банк, нал.), проекта (турбизнес, внутр.расходы, авиакассы, и т.д.) Вся информация сохраняется в единой базе данных, чтобы несколько менеджеров с разных ПК могли одновременно вносить новые данные, корректировать, и строить отчеты по этой информационной базе данных.
Программа ТурУЧЕТ состоит из следующих компонентов:
1. Главная форма - интерфейс управления программой, откуда вызываются другие формы: список всех клиентов в базе на которых оформлены договора; справочники стран, операторов, менеджеров, и курсов валют; форма работы с отчетами; импорт и общие настройки программы.
2. Карточка клиента содержит реквизиты клиента, ФИО (автоматический транслит в английский), паспортные данные и список туров, в которых участвует клиент.
3. Карточка тура отображает всю информацию по туру, стоимость тура у оператора, сумма и сроки оплаты клиента, список всех участников тура, отчетный месяц, к которому относится тур. Есть возможность создавать туры по шаблону , добавления существующих в базе клиентов с их реквизитами в карточку тура. Отсюда выводятся на печать необходимые документы: договор, путевка, заявка для туроператора, заявка для оператора (при этом в этот набор печатных документов может быть легко добавлен любой другой, имеющийся в формате MS Word, например счет, приходный/расходный кассовый ордер).
4. Форма ОТЧЕТЫ позволяет отфильтровать внесенные в базу туры по различным критериям, например, по отчетному месяцу, по какому-то оператору, по статусу и др. При нажатии на кнопку - эти данные выводятся в EXCEL . Кроме семи уже настроенных стандартных отчетов, отслеживающих ежемесячное финансовое состояние турфирмы, можно создать любые другие необходимые для анализа информации отчеты. В программе Вы можете настроить под собственные нужды вывод только тех колонок, которые Вам необходимы, а также задать дополнительные вычисления, цвет и выравнивание ячеек. Каждый тур в программе относится к своему отчетному месяцу(2005-01, 2005-02, 20...) Характеристики отчетных месяцев (статус закрытия месяца, даты начала и завершения) вы задаете самостоятельно.
5. Форма Настройки программы позволяет настроить под нужды агентства печать необходимых шаблонов документов в формате MS Word. Здесь также можно задать такие параметры как коэффициент пересчета курсов валют для денег от клиента и расчетов с оператором, значения по умолчанию и проверки на обязательное заполнение полей, сортировку выпадающих списков "Страны" и "Операторы" - по алфавиту или приоритету, другие настройки.
6. Форма курсов валют ежедневно накапливает в себе курсы валют, которые автоматически выкачиваются с интернет-сайта Центробанка России (возможность скачать курс за любой период). Эти курсы валют в дальнейшем используются для расчета сумм в карточке тура.
7. Форма Фирмы-контрагенты позволяет вести картотеку фирм, с которыми контактирует Ваша компания. У каждой фирмы Вы можете задать свой «Статус», по которому впоследствии группировать список. В карточке фирмы можно создавать карточки контактных лиц по фирме или привязывать фирме существующих в базе клиентов. По фирмам и контактным лицам можно также вывести отчет в Excel.
8. Форма ЗАТРАТЫ/ДОХОДЫ позволяет вести учетные записи по текущим затратам в фирме (покупка нового оборудования и т.п.), а также по приходам - Возврат от оператора и др. Каждый платеж можно отнести на свой счет. В конце месяца есть возможность добавить из справочника постоянных затрат (зарплата сотрудникам, аренда, телефон и пр.) в текущий отчетный месяц и также вывести данный в виде отчета. Возможность ежемесячного АРХИВИРОВАНИЯ позволяет Вам после того как месяц завершен и построены все отчеты - перенести все данные в АРХИВНУЮ базу данных, которая находится, например, на съемном носителе (флешка). При необходимости данные могут быть вновь подкачены выборочно из АРХИВА.
9. Возможность синхронизации ссылок в папке "Избранное" между компьютерами в сети, где установлен ТурУЧЕТ позволяет на всех Ваших ПК видеть одинаковый список "Избранного" в браузере Internet Explorer.
10. Многовалютность: Возможность задать в качестве основной валюты в ТурУЧЕТ не только РУБЛИ, но и например Тенге, Гривны, Белорусские рубли, и др. В этом случае к этой валюте происходит пересчет купленных у операторов туров за USD и EUR(пересчет курсов), а также вывод при печати суммы прописью выбранной валюты.
11. Импорт только что забронированных Вами туров на сайтах операторов и поисковых систем: ТУРЫ. РУ, ФОРОС, COREL, MOS-TRAVEL, ЕХАТЬ. РУ, НЕВА, SKAYWAY. Список может быть дополнен по Вашим потребностям. Забронированный Вами тур должен быть открыт на ПК в Internet Explorer. В ТурУЧЕТ переносится вся занесенная Вами информация о туре и клиентах (этот модуль предоставляется отдельно).
12. Экспорт (автозаполнение) на сайт оператора лона и пароля из карточки оператора в программе ТурУЧЕТ.
13. Экспорт на сайты операторов НЕВА, ПЕГАС, Мостревел, TEZ-TOUR, EHAT, CORAL информации о клиентах(паспортные данные и др.). Значения автоматически вставляются в пустые соответствующие поля на открытой странице сайта оператора (должна быть открыта страница, где тур уже выбран, но поля для туристов пустые).
14. Расчет курсовых разниц по приходу и расходу денежных средств по каждому туру и вывод в отчет Excel.
15. Напоминания о днях рождения клиентов за определенное количество дней (при запуске ТУРУЧЕТ).
16. Возможность создавать задачи-напоминания себе или другим сотрудникам. Привязка напоминаний к конкретному клиенту или туру. Всплывающие напоминания к моменту времени окончания задачи.
17. Возможность внести прайс-лист о стоимости номеров по отелю/санаторию или просто любой фирме.
ТурУЧЕТ - решит основные Ваши задачи в офисе турфирмы: удобство получения информации о финансовом состоянии турагентства, текущих договорах с туристами, операторами и контрагентами.
При использовании программы ТурУЧЕТ, можно заметить, что :
· сократится время, затрачиваемое на оформление клиента менеджером (Введя один раз все данные по клиенту при первом его обращении, сокращается время оформления следующих заявок этого клиента);
· исчезнут ошибки в платежных и других документах (курсы и проценты высчитываются автоматически.);
· появится возможность оперативно отслеживать состояние потока заказов, не упускать из вида наиболее привлекательных клиентов и т.д.
Стоимость пакета данной программы: 1200 у.е. сервер и 2 раб. места
Заключение
Центральное место среди современных информационных и компьютерных технологий в туризме занимают автоматизированные системы, интегрированные с сетью Интернет.
Внедрение данных систем автоматизации деятельности офисов туристских компаний позволяет повысить качество продукта и сократить затраты на поиск, сбор и обработку информации, обеспечить взаимодействие в режиме реального времени с участниками рынка, расширить ассортимент услуг, а также автоматизировать процессы ведения документации, отчетности, бухгалтерского учета. При этом эффективность внедрения российских систем в несколько раз превышает показатели западных аналогов.
Эти компании, имеют возможности распределять риск между различными рынками применяя современные материалы маркетинговых схем и доступа на международный рынок труда, также выигрывают и от активного внедрения новых технологий.
Компьютерная система совершила структурную перестройку. В конце 60-х годов она применялась в США. Потом систему использовали тур операторы. В вертикальную интеграцию вошел широкий круг туристских продуктов: средства проживания, развлечения, аренда транспортных средств. На макроуровне система информационных технологий позволяет интегрировать предложения туристских продуктов и их распределение. На микроуровне внедрение передовых технологий ведет к более эффективному и быстрому управлению фирмой. В гостиничном хозяйстве такая система выполняет множество различных функций: контролирует системы электроснабжения, упрощает деятельность менеджеров, выполняя функции бронирования и расчетов с клиентами, оказывает поддержку маркетинговому отделу в составлении баз данных, осуществляет управление складированием и учетом заказов и счетов за потребление продуктов и напитков, и т.д. К новым технологиям относятся современные разработки программ для турагентств и турфирм. Сюда же можно отнести и Интернет. Они значительно облегчают работу персонала и делают ее более эффективной.
Что касается использования Интернета в качестве инструмента турбизнеса, то можно констатировать, что, несмотря на все национальные особенности, этот союз состоялся. Даже простейший способ: создание Web-сайта и вывешивание на нем прайс-листов уже приносит выгоду пользователю. Эта форма особенно оправдана на самых массовых направлениях.[3]
С точки зрения клиента и поставщика услуг, турагенты, бесспорно, нужны, если, конечно, они работают профессионально. Но новые технологии могут существенно упростить и реорганизовать работу турагентств. Кроме того, цена Интернет-инфраструктуры высока и ее нельзя недооценивать. Интернет - это лишь еще одно средство для маркетинга продукта. Интернет не устраняет агента, он делает его труд более эффективным. Но, разумеется, если агенты готовы вкладывать в Интернет средства и использовать его. Так, авиакомпании изобрели GDS (глобальные системы распределения), чтобы сократить расходы и уменьшить нагрузку на персонал служб бронирования.
Список использованных источников
1. Гуляев В.Г. “Организация туристской деятельности”. – М.: НОЛИДЖ, 1996.
2. Кожевников Д. Интегрированные системы управления предприятием – перспективный рынок России. IDC, -2002.
3. Папирян Г. А. Международные экономические отношения: маркетинг в туризме. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 160 с.: ил.
4. Постовалов С.Н. Программирование в системе 1С:Предприятие 7.7(компонента "Бухгалтерский учет") . Новосибирск.-2002.
5. Свириденко С. “Информация и информационные технологии в современном обществе”. - М.: МНЕПУ, 1993.
6. Ширяев Д., Мочалин В. Выбор оптимальной информационной системы. – Москва: открытые системы, №10, -2001.
7. http://www.k-press.ru/comp/2003/3/Maximenko/Maximenko.asp
Глоссарий
· База данных - набор таблиц и процедур для хранения и обработки данных, которыми оперирует программный комплекс.
· Заявка - заказ тура от одного заказчика для одной группы туристов (семьи, нескольких семей, группы друзей и др.).
· Локальная вычислительная сеть - объединение компьютеров в единое информационное пространство в рамках одного (или более) офисов.
· Он-лайн бронирование - бронирование тура через интернет (на сайте туроператора или на сайтах других компаний, объединяющих туроператоров) в режиме реального времени, с АВТОМАТИЧЕСКИМ занесением в базу данных туроператоров (а не отправкой ее на электронную почту туроператора).
· Принимающая фирма - компания, организующая прием туристов в стране, где проходит тур. В том числе, организацией трансфертов, экскурсий и досуга туристов.
· Программный комплекс - набор программ и функций, взаимодействующих между собой и объединенных для решения единой прикладной задачи. Например, для автоматизации технологического процесса туроператора.
· Рабочая станция - рабочее место пользователя программного комплекса. Количество рабочих станций означает количество пользователей, одновременно работающих в программе. При этом программа устанавливается на неограниченное количество компьютеров.
· Сервер
- выделенный компьютер, который взаимодействует с компьютерами пользователей по локальной вычислительной сети. На сервер устанавливается база данных и другие обслуживающие программы (почтовые, антивирусные и др.). Этот компьютер работает автономно.
· Трансферт - доставка туриста из одного пункта в другой в пределах места проведения тура, например переезды из аэропорта в гостиницу и обратно, переезд из одной гостиницы в другую, доставка к месту проведения экскурсии.
· Тур
- организованное путешествие в страну или группу стран, имеющее определенный маршрут и программу пребывания.
· Турагентство
- розничный продавец туров. Это компания-посредник между туроператором и туристом.
· Туроператор
- компания, занимающаяся формированием туров, расчетом турпакетов и оптовой продажей туров.
· Турпакет
- набор услуг различных категорий (проживание, доставка, страхование, виза, экскурсия, др. услуги), объединенных для предоставления туристам в рамках одного тура.
[1] Гуляев В.Г. Новые информационные технологии в туризме. – М.: "Издательство ПРИОР", 1999. – 144 с.
[2] www.1megatec.ru более подробная информация о продуктах компании
[3] Гуляев В.Г. Новые информационные технологии в туризме. – М.: "Издательство ПРИОР", 1999. – 144 с.
