Внутрифирменный документооборот по организации ремонта

Государственным комитетом РФ по статисти­ке утвержден и введен в действие ряд уни­фицированных форм первичной учетной до­кументации (постановления Госкомстата Рос­сии от 30.10.1997 № 71 а, от 18.08.1998 № 88, от 25.12.1998 № 132, с учетом изменений и дополнений). Среди этих унифицированных форм для оформления операций по ремонту имущества используются следующие: — форма № ОС-3 «Акт приемки-сдачи от­ремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» (подписы­вается работником организации, уполно­моченным на приемку основных средств, и представителем ремонтного подразделе­ния организации (при хозяйственном спо­собе работ), утверждается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего передается в бухгал­терию). Если ремонт выполнен сторонней организацией (подрядным способом), акт составляют в двух экземплярах;

—     форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (в случае осу­ществления капитального ремонта);

—     форма № ИНВ-10 «Акт инвентариза­ции незаконченных ремонтов основных средств» (применяется при инвентариза­ции незаконченных ремонтов зданий, со­оружений, оборудования и других объек­тов основных средств). Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на осно­вании проверки состояния работ в нату­ре, подписывается всеми членами комис­сии, после чего один экземпляр передает­ся в бухгалтерию, второй — материально ответственным лицам. Форма содержит данные об экономии и перерасходе затрат на выполнение ремонта по сравнению с планом, которые применяются для выяв­ления внутренних резервов и в системном бухгалтерском учете не отражаются;

—     форма № КС-3 «Справка о стоимости вы­полненных работ и затрат» (применяется для расчетов и составляется ежемесячно специалистом организации, выполнявшей в отчетном периоде работы по капиталь­ному ремонту зданий и сооружений). За­полняется в двух экземплярах: первый — для подрядчика (строительной организа­ции), второй — для заказчика (владельца ремонтируемого объекта). При осуществлении операций, по которым не утверждены унифицированные формы, ор­ганизации имеют право использовать формы, разработанные самостоятельно, при условии их соответствия требованиям Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгал­терском учете».

Ремонт основных средств рекомендуется проводить в соответствии с планом, сфор­мированным в разрезе видов основных средств, подлежащих ремонту, в денеж­ном выражении исходя из системы (графи­ка) планово-предупредительных ремонтов, разрабатываемой организацией с уче­том технических характеристик основных средств (возраста, степени фактической из­ношенности и др.), условий их эксплуатации и других причин. Этот план и система (гра­фик) утверждаются руководителем органи­зации или уполномоченным им на это ли­цом (главным инженером, главным механи­ком и т.п.).

В целях обеспечения контроля над свое­временностью возврата основных средств из ремонта инвентарные карточки (фор­ма № ОС-6) на данные объекты в картоте­ке переставляются в группу «Основные сред­ства в ремонте». При возвращении основных средств из ремонта производится обратное перемещение инвентарных карточек в груп­пу «Основные средства в эксплуатации». Если после ремонта объекты передаются в запас, инвентарные карточки включаются в группу «Основные средства в запасе».

Одним из самых важных документов для оформления операций по ремонту ОС явля­ется дефектная ведомость — акт визуально­го осмотра объекта ОС, требующего ремонта. Он составляется комиссией в составе пред­ставителей бухгалтерской службы, службы, в которой эксплуатируется данный объект, и ремонтной службы организации (либо под­рядчика по ремонту). Дефектная ведомость должна состоять из трех разделов-.

—     идентификация осматриваемого объек­та (инвентарный номер, данные изгото­вителя, адрес и данные БТИ для объек­тов недвижимости, паспорт транспортно­го средства для автотранспорта и проч.);

—     причины, по которым объект требует ре­монта (ссылка на технические регламен­ты при осуществлении периодическо­го планово-предупредительного ремонта, рассмотрение причин поломки при ава­рийном ремонте и т.д.);

—     перечень работ, необходимых для приве­дения объекта в рабочее состояние (ино­гда указывается также плановая стои­мость этих работ).

Если дефектная ведомость содержит ука­занные сведения, это позволяет организации:

—     разработать и внедрить мероприятия по устранению причин аварийного ремон­та. что обусловит реальную экономию средств на ремонт и эксплуатацию ОС;

—     обосновать экономическую оправдан­ность производства ремонтных работ для целей налогообложения прибыли (ст. 252 Налогового кодекса РФ), поскольку без дефектной ведомости бухгалтеру сложно доказать налоговому инспектору, почему, например, данный объект ремонтируется каждый год, а не раз в два-три года;