ФГОУ СПО

Уфимский Торгово-Экономический Колледж
РЕФЕРАТ

На тему:

Должностной и численный состав ДОУ
Выполнила: студентка гр 2801 Камалова Л.И.

Проверила: преподаватель Сулейманова Э.Н.
Уфа – 2010
Оглавление:

Введение……………………………………………………………...4

1) Функции основных подразделений службы

документационного обеспечения управления…………………..4-8

2) Нормативы и расчёт численности…………………………...8-10

3) Категории…………………………………………………….10-12

Заключение…………………………………………………………12
ВВЕДЕНИЕ:

   Термин "Документационное Обеспечение Управления (ДОУ)" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

   Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.
1.        Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления:

  

    Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

секретариат;

экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

отдел совершенствования делопроизводства;

копировально-множительное бюро;

протокольная группа;

редакционная группа;

приемная;

архив.

  Секретариат – информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)

- планирование рабочего дня руководителей

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов

- составление и оформление документов по заданиям руководителей

- аналитическая работа по документам по заданию руководителя

- организация телефонных переговоров руководителей

- организация командировок и деловых встреч руководителей и др.
Экспедиция – прием корреспонденции, поступающей в адрес организации

- распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения

-  обработка отправляемых из организации документов

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов – регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

- ведение информационно-справочной работы по документам организации

- подготовка документов для представления на рассмотрение руководства

- контроль за правильностью оформления документов

- формирование дел

- подготовка дел к передаче на хранение в архив организации

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов – организация контроля за сроками исполнения документов

- постановка документов на контроль

- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

- снятие документов с контроля

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

- подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан – регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

- подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

- направление обращений граждан на исполнение

- контроль за сроками исполнения обращений граждан

- отправка писем-ответов гражданам

- обобщение результатов исполнения обращений граждан

- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

- подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов – перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

- считывание документов

Отдел совершенствования делопроизводства – разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

- разработка и корректировка номенклатуры дел организации

- консультирование работников организации по вопросам работы с документами

- методическое  руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

- проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

- организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

- постановка задач автоматизации делопроизводства

Копировально-множительное бюро – копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

- протокольная группа разработка планов работы коллегиальных органов

- оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

- подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

- ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

- рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

- оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

- контроль за исполнением решений коллегиальных органов

- оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа – редактирование документов, издаваемых в организации

- корректорская правка

- подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан) – организация приема посетителей руководством организации

- составление плана работы приемной

- ведение учетной документации по личному приему граждан

- организация исполнения документов, полученных при личном приеме

- обобщение результатов приема посетителей

- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив (организации) – ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива

- прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

- организация работы по составлению номенклатуры дел организации

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления

         

2.   
Нормативы и расчёт численности
     Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

     Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду, содержащиеся в информационном продукте "Помощник документоведа и архивиста":

   Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;

   Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;

   Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;

  Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

        Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:

Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;

Норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;

Норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;

Норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);

Норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:

_{То = Тн + Тнн}

         где То – общая годовая трудоемкость работ;

         Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

         Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

    Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников.
3.   
Категории

   

     В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

- руководители;

- специалисты;

- другие служащие (или технические исполнители). 

К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

- заведующий архивом;

- заведующий канцелярией;

- заведующий копировально-множительным бюро;

- заведующая машинописным бюро;

- заведующий экспедицией.

    На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала. К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

- документовед;

- инспектор по контролю за исполнением поручений. 

     На практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

- архивариус;

- делопроизводитель;

- машинистка;

- секретарь-машинистка;

- секретарь незрячего специалиста;

- секретарь руководителя;

- секретарь-стенографистка;

- стенографистка;

- экспедитор.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

   В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

   В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

   В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

 В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

 От вышесказанного, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

- документирование деятельности;

- организация работы с официальными документами.

   Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации, необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме, а так же очень важен подбор сотрудников для такой ответственной работы.
***

Список использованной литературы:

"Энциклопедия делопроизводства" - 2010 © ЗАО "ТЕРМИКА"