Реферат Задачи менеджмента
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московской области
«Международный университет природы, общества и человека «Дубна»
ФАКУЛЬТЕТ «ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ»
КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
«Теория управления»
на тему:
«Задачи менеджмента»
Выполнил:
Студент 3курса направления «Государственное и муниципальное управление» группы №3112
Циренков А.А.
Проверил:
к. э. н. Анфимова А.Ю.
Дубна, 2010
Оглавление
Введение. 3
1. Сущность задач в менеджменте. 5
1.1 Постановка задач в муниципальном управлении. 13
2. Виды и требования к постановке задач. 20
2.1 Общие задачи 20
2.2 Стиль управления и принятия решений 21
2.3 Требования к постановке задач 23
3. Принципы и методы постановки задач. 26
3.1 Принципы постановки задач 26
4. Практические примеры постановки задач. 30
Заключение. 32
Библиографический список. 35
Введение
В общем виде задачи управления выражают желаемое достижимое состояние объекта управления и его основных параметров, т.е. задачи управления – это относящееся к будущему, предполагаемое данным субъектом управления желательное состояние объекта управления и его отдельных параметров. Задачи управления определяют как направления изменений в объекте управления, так соответственно и содержание основных видов управленческой деятельности, т.е. содержание субъекта управления.
На основе поставленной задачи определяются различные способы ее выполнения, т.е. методы управления; происходят различные изменения в организационной структуре управления; осуществляется соответствующий подбор кадров; используется соответствующая техника управления.
Задачи управления в своей основе объективны, так как в них отражаются, прежде всего требования объективных экономических законов развития общества и особенности каждого этапа его развития. Субъективная сторона задач управления обусловлена тем, что они всегда осознаны, вырабатываются и формируются людьми.
Опытные менеджеры определяют постановку задач как существенный компонент, играющий серьезную роль в деятельности фирмы. Проще говоря, человек должен знать куда он хочет идти, прежде чем решать как туда попасть. И столь же очевидно, что постановка задач и последующая деятельность в соответствии с ними, одна из самых серьезных вещей, с которыми сталкивается менеджер.
Закономерно возникает вопрос: как влияет процесс постановки задач на качество управления? Улучшает ли эффективный процесс постановки задач качество управления в целом? Ответ на этот вопрос: «Да», Искусно поставленная задача увеличивает ваши планы как управляющего и укрепляет эффективность работы компании в целом.
Целью данной курсовой работы является раскрытие сущности задач менеджмента.
Для раскрытия поставленной цели перед работой стоят следующие задачи:
– рассмотреть сущность задач в менеджменте;
– дать понятие видов задач и требований к их постановке;
– охарактеризовать принципы и методы постановки задач.
Наличие задач увеличивает эффективность деятельности. Идея о том, что наличие задачи делает более эффективной деятельность менеджера, его подчиненных и компании в целом, выводится даже из интуитивного восприятия. Поэтому актуальность изучения вопросов правильной постановки задач является неоспоримой и в настоящее время.
1. Сущность задач в менеджменте
1.1 Задачи управления
Задача управления – желаемый результат деятельности, достигаемый за намеченный период времени и характеризующийся набором количественных и качественных данных или параметров этого результата. Достижение целей управления обеспечивается решением соответствующих комплексов задач. Можно сказать, что цель становится задачей, если указан срок ее достижения и конкретизированы количественные и качественные характеристики желаемого результата. Короче говоря, цель достигается в результате решения задач.
Распределение целей во времени и пространстве в соответствии с организационной структурой муниципальной системы образует иерархическую систему задач, последовательное и параллельное решение которых должно приводить к достижению поставленных целей. В иерархии управления задачи вышестоящего звена управления могут рассматриваться как цели нижестоящих звеньев.
В муниципальном управлении можно выделить три уровня задач (рис.1):
1 – стабилизация управляющих параметров и поддержание их на заданном уровне, контроль состояния муниципальных объектов;
2 – управление сферами жизнедеятельности муниципального образования с целью обеспечения населения услугами;
3 – оптимизация функционирования всего муниципального образования, исходя из заданного критерия качества функционирования с выдачей соответствующих данных о деятельности органов местного самоуправления в органы государственной власти и населению.
| 3 уровень | Оптимизация функционирования муниципального образования |
| 2 уровень | Управление сферами жизнедеятельности |
| 1 уровень | Стабилизация управляющих параметров |
Рис. 1. Уровни задач муниципального управления[1]
К основным задачам, способствующим достижению главной цели муниципального управления, относятся:
ü удовлетворение потребностей населения в различного рода услугах (в социально-культурных и иных сферах местной жизни);
ü реализация социально-экономического потенциала муниципального образования;
ü оптимальное сочетание местных и государственных интересов;
ü распределение социальных благ гарантированных государством (минимальный государственный социальный стандарт, обеспечивают их доступность, всеобщность, адресность и т.д.);
ü поддержание систем, обеспечивающих жизнедеятельность муниципального образования (пожарная и общественная безопасность, водоснабжение и канализация, и др.);
ü обеспечение условий для производства благ в видовом, количественном и качественном отношении превосходящих минимальный государственный социальный стандарт.
Задачи менеджмента – это относящееся к будущему желаемое состояние объекта управления – организации. Вообще задача – мысленное предвосхищение результата деятельности. Значит, задача – это идеальное описание результата деятельности.
Деятельность – процесс выполнения задачи. Не сами задачи как таковые приводят к результату, а процесс выполнения их с помощью материальных средств или действий.
Средства достижения – это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации – ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата. Задачи являются существенным элементом системы менеджмента, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую роль.
• Организующая роль – организация и направление средств для выполнения задач.
• Мотивирующая роль – мотивация деятельности по активизации людей на выполнение задач.
• Контролирующая роль – сравнение фактического и заданного (целевого) параметров системы.
Иерархия задач означает, что индивидуальные задачи определяют задачи более высокого уровня и, наоборот, задачи верхнего уровня складываются (логически) из задачи нижнего уровня и так далее до главной задачи.
Классификация задач:
– по уровню (народнохозяйственные, отраслевые, территориальные, предприятия и т.д.),
– сроку действия (перспективные, текущие),
– охвату проблемы и масштабу действия (стратегические, тактические). Требования к задачам:
• согласование и совместимость;
• реалистичность (достижимость);
• понятность для исполнителя;
• гибкость (обратная связь).
Стратегия – это определенная на достаточно длительный период совокупность ориентиров и направлений, правил и норм деятельности.
Стратегический менеджмент использует различные средства для выполнения задач: гибкие организационные структуры, менеджмент человеческих ресурсов и др. Обязательную процедуру целевого управления составляет построение дерева целей и задач. Метод дерева целей предусматривает структуризацию целей и выявление связей между целями и средствами достижения целей (рис. 1). Главная цель разбивается на несколько целей, выполнение которых позволит достичь ее. Каждая из этих целей в свою очередь разбивается на еще более мелкие цели, которые легче выполнять, контролировать и корректировать при необходимости. Такой ступенчатый подход делает, более реальным достижение главной цели.
Рис. 1. Дерево целей и задач[2]:
1 – главная цель (корневая); 2 – подцели или цели уровня 1 (средства по отношению к главной цели); 3 – цели уровня 2 или задачи управления, которые необходимо решить для достижения целей уровня 1; 4 – данные, показатели, необходимые для решения задач
Недостаток дерева целей – статичность иерархии целей, хотя на достаточно большом отрезке времени состав целей, их иерархия и характеристики меняются. Практически это решается учетом динамики процессов, применением ЭВМ и др.
Задачи управления, сформулированные в результате структуризации целей управления, подразделяются на три типа: работа с людьми, с предметами и информацией. Цели организации связаны практически со всеми категориями управления (рис. 2).
Рис. 2. Связь целей организации с основными категориями теории управления[3]
Существует ряд причин, по которым наличие задач улучшает деятельность руководителя. Прежде всего, задача позволяет менеджеру выбрать, правильное направление для реализации своих усилий. В этой области были также проведены интересные исследования. При этом были сопоставлены интеллектуальный уровень и способность к поставке четких задач. Был получен следующий результат, чем выше интеллектуальный уровень человека, тем чаще он использует в жизни тактику выполнения задач и рассчитывает варианты их выполнения, и тем легче этот человек воспринимает задания, которые ему выдаются его руководителем.
Если же интеллектуальный уровень низок, человек, как правило, не использует эту тактику. При этом, если это подчиненные, то менеджеру приходится уделять очень много времени на разъяснение им того, что наличие задач – не просто прихоть руководителя, и что любому необходимо их придерживаться.
Другим важным моментом является способность руководителя при наличии задач создавать основу для правильного распределения своих усилий по отношению к каждому подчиненному и, в конечном итоге, это ведет к улучшению качества управления.
Недавние исследования помогли выявить причины возникновения некоторых трудностей и проблем в процессе управления организацией. Плохое выполнение заданий стали следствием неопределенности, в которой находились служащие или результатом нечетко отданных указаний. Если перед человеком поставили задачи, процент неопределенности сразу же резко снижается. Задачи выступают как рычаги управления поведением служащих, таким образом увеличивая предсказуемость причинно-следственных отношений.
Одним из ключевых принципов теории постановки целей является принцип активизации деятельности за счет наличия конкретной задачи. Этот принцип основан на концентрации усилий на достижении промежуточных целей. Если человек знает поставленную перед ним ближайшую цель, она ему ясна) начинает работать принцип самомотивации, поскольку довольно легко распределить свои усилия для достижения этой цели и рассчитать путь, по которому эти усилия будут наименьшими. Но постановка цели допускает расхождение конечного результата с исходным вариантом, что часто побуждает к творческим поискам на уровне индивидуума или организации. Более того, когда специфические и общие цели четко соотнесены между собой, то дополнительные нововведения работают по принципу рычага, усиливая их положительное влияние на конечный результат,
Наличие задач является связующим звеном в системе координации направлений деятельности. Единая задача способствует механизму взаимодействия между индивидуумами внутри организации.
Каждый из них имеет свою конкретную задачу, но желаемый суммарный результат от выполнения этих задач представляет собой общую цель организации. Например, задача, состоящая в создании благополучия в населенном пункте, предполагает соглашение и взаимодействие между отделом по управлению здравоохранением, городским хозяйством, отделом общественных связей, все они играют свою роль в едином спектакле. Успех каждого зависит от деятельности других. Наличие задач координирует общие действия через связь отдельных звеньев в единое целое. Для достижения максимальной пользы от всех вышеперечисленных характеристик нужно добиться того, чтобы все они имели место и взаимодействовали между собой.
Например, при плохой работе организации постановка задач не применяется совсем, либо применяется только частично, т.е. отсутствие задач снижает эффективность работы. Какие действия необходимо предпринимать в этой ситуации?
1. Поскольку наличие задач является ориентиром для управления, необходимо обратить внимание на те элементы структуры организации, где поставленная задача не привела к росту производительности.
2. Необходимо предпринимать решительные действия в ситуации, когда неопределенность становится тормозом развития. Например, служащий не понимает, зачем он выполняет ту или иную работу. В данном случае, простое движение к конкретной задачи или участие в ее разработке позволяет значительно сократить неопределенность и устранить ее дезорганизующий эффект.
3. Если мотивация перестала оказывать необходимое действие на подчиненных, может быть применена самомотивация через постановку задач, особенно в группах сотрудников с невысокой квалификацией. Здесь могут присутствовать такого рода настроения, «Другие не делают, почему я должен? Это всего лишь работа». Избежать совсем подобных высказываний нельзя, но с помощью постановки конкретных задач их можно значительно сократить.
5. Особое внимание должно быть уделено возможности использования постановки задач для накопления знаний на уровне индивидуума и организации в целом. Наличие задач позволяет служащему приобрести необходимые знания для их достижения и в полной мере ощутить свою роль в общем деле.
6. Наконец, руководитель должен уметь извлекать максимальную пользу из координирующей функции, которую выполняет постановка задач.
Даже если ваша организация процветает, должна быть налажена действенная система контроля за выполнением поставленных целей в жизнь. Для этого необходимо:
1. Определить, описывают ли рабочие поставленные цели задачи управления организацией. Получают ли рабочие вовремя всю необходимую информацию для решения стоящих перед ними задач.
2. Выполняют ли поставленные цели функции устранения элементов неопределенности? Эти функции могут быть реализованы путем разъяснения того, что должно быть сказано, в какие сроки и как это может быть измерено. И даже если производство невелико и его результаты не нуждаются в особом учете, менеджер должен четко знать, каков будет конечный результат.
3. Уже само по себе наличие единой задачи является мотивирующим фактором, но руководитель должен прилагать в этой сфере дополнительные усилия. Например, всячески поощрять участие подчиненных в процессе постановки задач, обязательно доводить до их сведения результаты успешной работы, что убедит их в важности процесса разработки задач.
4. Чтобы стало заметно влияние единой задачи на рост темпов производства в долгосрочном периоде, необходимо, чтобы был задействован механизм накопления знаний. Для этого, возможно, потребуется время на проведение разъяснительных бесед.
5. Задачи каждого из подразделений организации или ее служащих должны быть четко и логично связаны между собой так, чтобы их взаимодействие вело к выполнению общей задачи.
1.1 Постановка задач в муниципальном управлении
Развитие муниципального управления и местного самоуправления находятся сегодня на переднем плане демократических преобразований и формирования гражданского общества в России. Это – важнейшая задача, решение которой определяет как прочность системы гражданских институтов, так и возможности эффективной организации хозяйственной жизни на территориях России.
Одним из вопросов, крайне актуальных для развития муниципального управления и местного самоуправления, является уровень профессионализации их деятельности и, соответственно, кадровая обеспеченность. Отсюда, в свою очередь, вытекает актуальность вопроса подготовки и переподготовки кадров для сферы муниципального управления.
Развитие системы местного самоуправления в России формирует муниципальное управление как новую сферу управленческой деятельности и новую профессиональную квалификацию. Это происходит из-за того, что задачи, с которыми сегодня имеют дело органы местного самоуправления, существенно отличаются от задач, которые решали местные советы и их исполнительные комитеты в советской структуре территориального управления, а также от задач, которые решаются в системе государственного, производственного и бизнес-управления.
Между тем кадровый состав органов муниципального управления, а вместе с ним принципы и формы организации их работы, во многом являются прямыми наследниками советской системы территориального управления, построенной в иных условиях для решения иных задач.
Сотрудники органов муниципального управления, сформировавшиеся в условиях советской власти часто оказываются не в состоянии перейти к новым формам организации работы, требующим самостоятельной управленческой позиции и соответствующих ей организационных технологий. Новые сотрудники, пришедшие работать в органы местного самоуправления в последние годы, не обременены стереотипами старых управленческих подходов, однако, часто, вообще не обладают навыками профессиональной управленческой деятельности. Наконец, образовательные учреждения, которые поставляют новых сотрудников, разрабатывают программы для их подготовки и переподготовки, главным образом, на основе подходов, существующих в сфере государственного, производственного и бизнес-управления, поскольку специальных разработок для муниципального управления сегодня практически нет.
Важность задачи профессионализации муниципального управления сегодня не вызывает сомнения, по сути, ни у кого. Недостаточность профессионализма бросается в глаза всем, кто сталкивается с работой органов муниципального управления. Но для реальной постановки задач, направленных на профессионализацию муниципального управления, непосредственной очевидности недостаточно. Нужно ответить на вопросы о том, в чем собственно, состоит и как организуется деятельность органов местного самоуправления, где и какого профессионализма в ней недостает, за счет чего эта недостача может быть преодолена. Здесь начинаются разночтения, связанные, в первую очередь с тем, как разные специалисты, оценивающие положение дел в сфере муниципального управления, видят его смысл и основные задачи.
Логика формирования институтов местного самоуправления и гражданского общества определяет один подход к пониманию задач муниципального управления, логика построения централизованной системы государственного управления – другой. Представление о том, что задачи муниципального управления связаны, в первую очередь, с организацией муниципального хозяйства дает один тип ответов на вопрос, к чему нужно готовить муниципальных управленцев, представление о том, что эти задачи состоят в анализе потребностей и интересов местного сообщества и построении работе профессионального управленца на этой основе – другой, помещение этих задач в контекст организации и оформления социальной активности жителей – третий и т.д.
Главное здесь в том, что ни один круг ответов не является исчерпывающим, поскольку каждый из них обращен к одной из граней муниципального управления. В этом плане, каждый, по-своему, прав. Но серьезная постановка вопроса о профессионализации требует также ответа на вопрос, как эти очень разные - подчас взаимоисключающие - ориентации могут быть собраны в специфических технологиях управленческой работы, носящей имя муниципального управления.
Говоря о муниципальном управлении как особой сфере управленческой деятельности, нужно выделять эту специфику, по крайней мере в трех основных аспектах. Необходимо понимать, как различаются между собой и как взаимосвязаны:
· муниципальное и государственное управление: здесь возникают проблемы четкого оформления разных интересов государства, регионов, отдельных территорий и проживающих на них местных сообществ, построения принципов, схем и механизмов согласования этих интересов, распределения полномочий и ответственности, построения систем управления, обеспечивающих максимальное использование имеющихся ресурсов, и повышение качества жизни;
· муниципальное и отраслевое управление: основной набор проблем, возникающих здесь, связан с тем, что каждая из предметных сфер, обеспечивающих жизнь места, обладает своей спецификой и порождает свой круг задач и забот: жилищно-коммунальных, образовательных, здравоохраненческих и т.д. -- одновременно, развитие места как целого требует целостного взгляда, определяющего расстановку приоритетов и координацию задач, определяющих развитие отдельных сфер -- интересы отраслей и места как целого, опять-таки, разные, и эта разница снова порождает вопросы о схемах, механизмах и системах согласования интересов и максимизации использования имеющихся ресурсов;
· муниципальное управление и муниципальная служба: здесь нужно решать задачи, связанные с обеспечением работы организационных систем муниципального управления и точным разнесением задач и интересов разных уровней управления, в частности задач, обеспечивающих воспроизводство и обеспечение деятельности, с которыми, в первую очередь, связано понятие службы, и задач, обеспечивающих развитие деятельности и принятия решений в соответствии с требованиями текущих ситуаций, что составляет содержание понятия управления -- за этими наборами задач, опять-таки, возникают разные наборы интересов и, соответственно, вопрос о схемах и механизмах их согласования и максимизации использования имеющихся ресурсов;
Точность понимания специфики задач, связанных с конкретными аспектами муниципального управления, непосредственно определяет точность постановки образовательных задач и точность учебных программ, формируемых для решения образовательных задач того или иного уровня.
Для постановки задач, связанных с профессионализацией муниципального управления, важным обстоятельством является то, что сегодняшнее состояние сферы муниципального управления нельзя рассматривать как сложившееся и завершенное. Это утверждение верно даже по отношению к развитым странам Запада, которые во многом служат примером и образцом для сегодняшней России. Свидетельство этому - постоянный поиск новых решений и подходов. Тем более это верно для России, вовлеченной на протяжении уже десятка лет в процесс практически тотального реформирования.
Следствием незавершенности сферы муниципального управления является то, что на целый ряд вопросов, жизненно важных для осуществления профессиональной деятельности, сегодня нет отчетливых ответов. Нет не только конкретного управленца, но вообще ни у кого. Работать и принимать решения, тем не менее, необходимо. В этих условиях, поиск и построение новых ответов становятся необходимой составляющей повседневной работы муниципального управления, а в числе обязательных составляющих профессиональной деятельности муниципальных управленцев оказываются открытость изменениям и готовность к освоению новых направлений и форм организации работы, самостоятельному поиску и принятию нестандартных решений.
Как готовить управленца, который будет работать в такой сфере деятельности? Как переподготавливать управленцев, уже включенных в систему деятельности муниципального управления, но сформированных в логике отношений, не соответствующих задачам этой системы? Это вопросы, ответы на которые нужны для построения системы работы по подготовке и переподготовке муниципальных управленцев, работающую на решение задачи профессионализации муниципального управления.
Ответ на эти вопросы требует разворачивания серьезной исследовательской и экспериментальной работы в сфере муниципального управления и образования муниципальных управленцев.
Образовательные учреждения, которые могли бы стать центрами такой работы, обращены к ней в явно недостаточной степени В вузах, академиях, институтах, учебных центрах, занимающихся подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации муниципальных управленцев, специфика муниципального управления обычно растворена в проблематике государственного управления либо в общеуправленческом содержании.
Основная специальность, по которой ведется подготовка муниципальных управленцев, называется "Государственное и муниципальное управление", и в структуре государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки специалиста по этой специальности муниципальная специфика не задана никак. Как наименование специальности, так и ее содержательная проработка сегодня в большей степени представляют собой вызов для размышления и объект для критики, нежели инструмент организации подготовки кадров в сфере муниципального управления и профессионализации деятельности органов местного самоуправления1.
Учебников и учебных пособий по муниципальному управлению (тем более таких, в которых анализируется реальный опыт такого управления в современной России) практически нет.
Использование сложившихся подходов к преподаванию и содержанию вузовских курсов без их серьезной переработки и соответствующего научно-методического обеспечения приводит к разрыву между тем, что читается в учебных аудиториях и тем, что происходит в реальной практике развивающегося управления. Сегодняшняя ситуация с подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации муниципальных управленцев требует формирования новой генерации подходов и содержания образовательной работы.
Их основой должна стать ориентация на собственно управленческое образование, основной целью которого является не передача знаний и/или готовых технологий работы, но формирование (выращивание) профессионального мироотношения и технологий организации деятельности. Обучать управлению означает вырабатывать у человека умение действовать, а не передавать ему знание о том, как надо действовать. Передача таких знаний - очень важный этап - особенно на стадии первичной профессиональной подготовки, - но, при всей своей важности, она всегда остается вспомогательным моментом в общей системе управленческого образования. Центральные точки такого образования - особенно на этапах переподготовки и повышения квалификации - осмысление собственного опыта и практики работы, тренинги, действия в модельных ситуациях, анализ конкретных случаев, проектные разработки, ориентированные на решение практических задач и проблем.
Образовательных подходов в сфере подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных управленцев, соответствующих такой постановке вопроса, как и преподавателей, готовых работать в рамках таких подходов, сегодня крайне недостаточно, а учебные заведения, опирающиеся на традиции образования сложившиеся в других условиях и для решения других задач, в большинстве своем, оказываются не в состоянии обеспечить исследовательскую и экспериментальную работу, необходимую для формирования новых подходов и нового содержания управленческого образования.
2. Виды и требования к постановке задач
2.1 Общие задачи
Чтобы управлять усилиями и действиями организации в целом, каждый управляющий должен иметь представление об общих задачах, связанных с фундаментальными причинами образования компании.
Организационные задачи. Задачи организации могут быть определены как основная причина ее существования. Высшие учебные заведения, существуют с целью развивать научные исследования и готовить высокоинтеллектуальную молодую смену. Правительство выполняет задачи обеспечения национальной безопасности, внутреннего порядка и социальной защиты. Задача больницы – возвращать людям здоровье.
В то время как организационные задачи несут очень большую смысловую нагрузку, они все же не являются центральным элементом в системе общих задач.
Миссия организации – это элемент общей задачи, который выделяет данную организацию среди других и обозначает масштаб ее деятельности.
Опытные менеджеры обычно обращают внимание на три основных элемента в разработке миссии:
1. Основной продукт (услуга),
2. Главный рынок для реализации товаров (услуг).
3. Технологическая система производства.
Каждый из этих трех элементов незаменим, поскольку только их комбинация составляет полную картину.
Значение организации. В последнее время менеджерам довольно часто приходится проводить со своими служащими особую работу по разъяснению значения данного производства и его пользы для общества в целом. Значение организации, как это уже говорилось, – это философская и этическая категория, внешне и внутренне соответствующая задача.
Руководители часто рассматривают значение (ценность) своей организации как часть их задачи и миссии.
2.2 Стиль управления и принятия решений
Общие задачи, которые определяют основное направление развития производства, предполагают соответствующий стиль управления и принятия решений на протяжении всего жизненного пути фирмы.
Повышение квалификации служащих и отношения с коллективом. Служащие на любой работе всегда ценят предоставляемые им широкие возможности для профессионального роста. Организации с гибкой системой управления уделяют этому вопросу особое внимание при постановке задач. В конечном итоге получается колоссальная отдача (увеличение производительности, снижение текучести кадров) от любых мероприятий, позволяющих служащим реализовать творческий потенциал и сделать карьеру.
Хорошие отношения с коллективом со стороны руководства могут поддерживаться через уделение внимания интересам рабочих. Подобные действия укрепляют уверенность служащих в заинтересованности руководителя поддерживать их благосостояние. Среди задач подобного рода могут быть принятие программ по укреплению безопасности на рабочем месте, различного рода поощрения за выполнение установленных норм или достижение поставленной задачи, вовлечение служащих в процесс управления и т.д.
Технологическая деятельность. Менеджер должен решать практически постоянно вопрос о том, стоит ли в данном месяце (году) проводить техническое перевооружение или производство будет эффективным и на существующей технологической базе.
Ответственность перед обществом. Каждая преуспевающая организация на определенном этапе своего развития становится неким социальным институтом, который возлагает на себя определенного рода обязанности перед потребителями и обществом в целом. И в такой организации менеджер при постановке задач будет учитывать все местные, национальные и международные особенности среды. Примером может служить участие в благотворительных и образовательных программах, специальная работа с членами социальных меньшинств, общественные услуги, политическая деятельность и вклад в общее экономическое развитие [14].
Когда менеджер решает, какие сферы должны охватывать задачи, он не должен ограничиваться одной сферой, а направлять их сразу на несколько, как и было предложено в предыдущем разделе. Независимо от специфики сферы, для которой менеджер ставит задачу, следующие советы будут весьма полезны.
1. Убедить, что задачи затрагивают верхушку организации. Если высшее руководство не имеет задач, нижние уровни организации теряют направление, и люди на этих уровнях могут предположить, что постановка целей сама по себе не важна.
2. Дайте ясную формулировку миссии организации и убедитесь, что все члены организации знакомы с ней. Подчиненные часто не имеют достаточного представления о ней, и это ведет к тому, что миссия, которая наполняет работу смыслом и значением, становится второстепенной. Менеджеры должны систематически напоминать людям ключевые задачи организации, задавая вопросы: «Для чего мы работаем? Что является целью этой организации? На чем она фокусирует свое внимание?»
3. Убедитесь, что каждый человек, рабочая группа или единица в организации имеют по меньшей мере одну ясную, понятную, регулярно контролируемую задачу.
4. Не назначайте кому-либо больше, чем 6–9 задач одновременно. Перегрузка подчиненных слишком большим количеством задач рассеивает их усилия и подрывает их эффективность [13].
2.3 Требования к постановке задач
А. Задачи должны содержать сроки их выполнения.
Приведенные выше три задачи являются эффективными не только потому, что они количественно определены, но еще и потому, что каждая указывает сроки для выполнения этой задачи. Намного лучше утверждать, что тот или иной показатель должен возрасти на некоторую величину, указывая при этом определенный период времени. Проведение подобной тактики помогает менеджеру определить, с какой частотой проводить обзорные проверки, чтобы в случае отклонения от графика было достаточно времени, чтобы активизировать деятельность и привести его к норме. В конечном итоге, определение временных рамок помогает служащим узнавать, когда определенные стадии, от которых зависит их собственная работа, будут завершены.
Б. Задачи должны быть краткими.
Долгосрочные и краткосрочные задачи наиболее эффективны, когда они кратки.
Менеджеры часто игнорируют это требование и включают в формулировку задачи описание методов, которые будут использованы при достижении этой задачи, вместо того, чтобы просто сформулировать желаемый результат. Средства или методы, которые будут использоваться при достижении задач, лучше записать отдельно, как часть планов, которые менеджер собирается осуществить.
В. Задачи должны призывать к превышению стандартов.
В большинстве случаев стандарты – это минимальный уровень приемлемого выполнения того или иного вида деятельности, существующий как для отдельных рабочих, так и рабочих групп или подразделений организации. Стандарты обычно отражают низкий уровень исполнения, который приемлем в этой организации. Задачи же являют собой желаемый результат, который должен быть выше стандарта.
Г. Задачи должны быть реалистичны.
Задачи, которые устанавливают слишком высокую планку, никогда не будут достигнуты. Исследования неоднократно показывали, что люди работают наиболее продуктивно, когда задачи установлены на так называемом побудительном уровне – достаточно высоком, чтобы было к чему стремиться, но не настолько высоком, чтобы потерпеть неудачу, и не настолько низком, чтобы не нужно было затрачивать усилия для их достижения.
Д. Задачи должны быть гибкими.
Задачи должны быть достаточно гибкими, чтобы их можно было усовершенствовать в случае непредсказуемых или экстраординарных изменений ситуации. Но гибкость обычно достигается в ущерб специфичности – очень важной характеристике эффективной задачи. Путь для решения этой дилеммы довольно прост, не стоит относиться к задаче с позиции «Все или ничего».
Е. Задачи должны быть приемлемыми.
Задача более эффективна, когда люди, которые ответственны за ее выполнение, считают ее приемлемой. Когда задачи отражают результаты, соответствующие их собственным восприятиям и предпочтениям, особенно когда они принимали участие в постановке этих задач, люди еще более энергично будут стараться их выполнить.
Задачи, которые отвечают всем критериям, упомянутым выше, скорее всего должны быть приемлемыми, особенно когда они также соответствуют мнениям и предположениям менеджеров, которые должны следить за их выполнением. Один из путей, каким менеджеры обычно пытаются сделать задачи приемлемыми, заключается в том, чтобы собрать тех, кто несет ответственность за выполнение задач, выслушать их предложения и на их основе сформулировать задачи. Управление по задачам включает эту идею [16].
Задачи, которые обладают восемью вышеперечисленными качествами, более эффективны, чем те, которые ими не обладают. Но метод, каким ставятся задачи, – это не единственный вопрос, который заслуживает внимания.
Менеджер может убедиться, что он изложил цели эффективным, оптимальным образом, если он запомнит несколько следующих советов:
1. Излагайте каждую задачу с точки зрения результата, а не деятельности.
2. Убедитесь, что каждая задача имеет временные рамки, т.е. указан срок, в течение которого она должна быть выполнена.
3. Убедитесь, что каждый, кто участвует в выполнении общей задачи, имеет измеримые промежуточные задачи, даже если они ставятся произвольно. Но будьте готовы регулировать общую задачу, чтобы она осталась реалистичной.
4. Когда вы не совсем уверены и не можете точно поставить задачу, определите хотя бы ее приемлемые результаты.
5. Когда задачи зависят от некоторых условий, изложите эти условия.
6. Когда постановка задач идет совместными усилиями, не отвергайте второстепенные и незначительные варианты. С их помощью вы можете поставить более точную задачу. В противном случае, недостаток точности может задушить инициативу.
3. Принципы и методы постановки задач
3.1 Принципы постановки задач
Знание того, какие сферы должны охватывать задачи, и какими качествами обладают эффективные задачи, очень важно, но постановка хорошей задачи сама по себе не помогает менеджеру улучшить управление организации. Если вы хотите извлечь всю выгоду, которую может предложить эффективная задача, в каждый подход менеджера к постановке задач должны быть включены пять основных принципов использования этих целей.
1. Обсуждение задач
Задачи намного более эффективны, когда подчиненные, которые несут ответственность за их выполнение, принимают участие в их постановке. Задачи базируются на анализе, предположениях, предпосылках и интуиции относительно будущих событий. Сами задачи, их уровень, временные рамки и т.п. – это предмет для споров и расхождений во мнении. Вовлечение же подчиненных в процесс обсуждения задач ведет к увеличению их ответственности по своим обязательствам, что открывает в этой довольно сложной ситуации положительные стороны для менеджера.
На индивидуальном уровне участие в постановке задач дает человеку повышенное чувство ответственности за выполнение этой задачи. На групповом уровне обсуждение методов и способов выполнения задач, а также сроков облегчает общение между взаимозависимыми подразделениями в любой организации. В конечном итоге, обсуждение, проходящее сверху вниз по всем уровням управления внутри организации, помогает обеспечить последовательность выполнения общих, долгосрочных и краткосрочных задач.
Польза от обсуждения задач может быть увеличена двумя дополнительными чертами: «подписанием документов» и отчетностью. Согласно методу «подписания документов», менеджеры и их подчиненные, которые вовлечены в процесс постановки задачи, подписываются или ставят свои инициалы под конечными целями. Этот документ является чем-то вроде контракта, в котором записано, что должно быть сделано, как это должно быть исполнено, какие ресурсы необходимы для достижения желаемого результата. Использование этого метода обычно способствует постановке более ясных задач и уменьшает двусмысленность, главным образом, потому, что человек не будет подписываться под задачами или средством их выполнения, если они двусмысленны или неясны.
Независимо от того, проводится ли «подписание документов» или нет, менеджеры должны всегда иметь ясную отчетность, когда идет постановка задач. Это означает просто разъяснение, кто ответствен за выполнение каждой поставленной задач.
2. Определение приоритетов
Организация и менеджеры, которые возглавляют эти организации, ставят огромные количество самых различных задач. Опытные менеджеры среди всех стоящих перед ними задач выделяют приоритеты. Они фокусируют свое внимание на задачах в тех сферах, где результаты имеют решающее значение. Вместо того, чтобы попасть в ловушку, руководствуясь принципом «делай все правильно», они применяют другой принцип – «делай то, что правильно!» Исследования в этой области показали, что наиболее эффективные менеджеры те, кто умеет из всех поставленных задач выделить приоритеты.
3. Обеспечение регулярной обратной связи
Исследования неоднократно показывали, что могут быть достигнуты более высокие результаты исполнения, если обеспечивается обратная связь, нежели в случаях, когда исполнение идет само по себе, без всякого наблюдения и контроля. Мы – общество судей, и люди хотят знать, на какой стадии выполнения задачи они находятся. Этот простой принцип часто не принимается во внимание менеджерами, которые довольствуются тем, что во время ежегодной фазы планирования ставят задачи и больше к ним не возвращаются ни на следующий год, ни в течение следующего периода, чтобы проверить их с самого начала. Когда же людям регулярно обеспечивают обратную связь, они не только с большим усердием добиваются выполнения задачи, т. к. у них появился еще один мотивирующий фактор, но и начинают работать более производительно. Лучший способ – разбить процесс выполнения задачи на этапы и проводить «обратную связь» (устно или через обычные отчеты) на каждом этапе выполнения задачи [9].
4. Связь задачи с системой поощрения
Эффективность постановки задач возрастает, когда задачи соединяются с системой поощрения и рецензирования. Система, которая поощряет выполнение взаимоустановленных задач, внушает исключительные обязательства по отношению к этим задачам. Однако кроме этого необходимо обеспечить справедливость системы поощрения.
Система поощрения должна отмечать постановку эффективных задач независимо от того, выполнены они или нет.
Применение этих пяти принципов увеличит ваш успех при использовании задач в качестве орудия управления. Действительно, эти принципы лежат в основе двух методов управления, которые сегодня очень популярны в деловых кругах.
Применение пяти принципов для использования задач в качестве орудия управления, которые мы только что описали, может сослужить хорошую службу менеджерам. Следующие советы содержат девять основных идей для воплощения этих принципов в конкретные действия. Речь пойдет о том, как менеджеру ставить задачи вместе со своими подчиненными.
1. Привлекайте людей, которые несут ответственность за выполнения задачи, к принятию участия в их постановке.
2. Начинайте постановку задач с кратких набросков. Проведите «мозговую атаку» и лишь потом начинайте «оттачивать» цели.
3. Убедитесь, что задачи отражают реальные интересы организации. Проверьте каждую задачу, задав следующий вопрос: «Как она связана с целью нашей деятельности?»
4. Выделите приоритеты. Разделите все задачи на три группы, необходимые, желательные и те, которые могут подождать. Выполняйте их соответственно.
5. Регулярно (по меньшей мере раз в квартал) обсуждайте прогресс в выполнения задачи.
6. Не забудьте связать все задачи подчиненных с системой поощрения.
7. Избегайте «активности» задач. Задачи должны включать результаты, которых надо достичь, а не то, что надо сделать.
8. Убедитесь, что средства, используемые для выполнения задач, не стали задачами сами по себе.
9. Постановка эффективной задачи становится тем легче, чем чаще вы этим занимаетесь.
4. Практические примеры постановки задач
В области бюджетной политики в 2009 году основными задачами Совета депутатов и Администрации города Дубны были:
-расширение видов платных услуг с целью замещения части расходов, осуществляемых за счет бюджетных средств;
-повышение персональной ответственности служб за расходованием средств по обязательствам, возникшим в результате реализации органами местного самоуправления делегируемых полномочий за счет субсидий и субвенций, переданных с другого уровня бюджетной системы;
-учет и контроль инвестиционной деятельности;
-практическая реализация адресных инвестиционных программ в муниципальном секторе экономики;
-завершение расчетов по долговым обязательствам в сфере коммунального хозяйства;
-работа по совершенствованию действующей в городе налоговой системы в пределах имеющихся у города прав;
-реализация системы бюджетного финансирования через целевые программы;
-реализация государственной политики в области управления муниципальной собственностью в сфере ЖКХ;
-конструктивное осуществление политики заимствований в коммерческих банках;
-совершенствование методов управления городской собственностью, так как доходы от использования городской земли и недвижимого имущества являются важными доходными источниками бюджета;
Характеризуя сложившуюся систему взаимодействия Администрации города с Советом депутатов нормотворческом процессе следует выделить следующие основные направления этого взаимодействия:
-планирование нормативной деятельности;
-использование Главой города права внесения в Совет депутатов нормативных актов;
-согласительный процесс при доработке и повторном рассмотрении проектов нормативных решений;
-представительство Главы города в Совете депутатов;
-установление тесных контактов между депутатскими комиссиями, управлениями и отделами Администрации;
-взаимодействие аппарата Главы города и аппарата Совета депутатов;
Одним из важных направлений совместной работы Администрации и Совета депутатов является подготовка проекта бюджета города на очередной год.
Работа над проектом бюджета строилась на основе Положения «О бюджетном процессе в городе Дубне».
Бюджетная и налоговая политика ориентирована на содействие социальному и экономическому развитию городского округа Дубна на предстоящий год и направлена на достижение следующих основных целей:
-повышение уровня жизни населения и сохранение социальной стабильности в городском округе Дубна;
обеспечение роста налоговой базы в целях стабильного наращивания доходной части городского бюджета;
-создание условий для обеспечения сбалансированности бюджетных ресурсов и безусловное исполнение действующих обязательств;
-повышение эффективности бюджетных расходов;
Реализация намеченных мероприятий проводимой бюджетной и налоговой политики в 2009 году в целом позволила обеспечить сохранение благоприятной экономической среды и макроэкономической стабильности в городе.
В 2009 году сохранилась тенденция роста заработной платы работников бюджетной сферы. Общий объем расходов бюджета на выплату зарплаты работникам бюджетной сферы составит около 550 млн. рублей.
Заключение
Задача – это желаемое (достижимое) состояние объекта управления или отдельных его параметров.
Задачи обладают определенными свойствами:
1. Они имеют объективно-субъективный характер. Объективность проявляется в необходимости учета при их постановке требований экономических законов и закономерностей развития конкретного предприятия; субъективность означает, что задачи разрабатываются людьми и зависят от компетентности, опыта, психологических особенностей руководителей.
2. Задачи выступают в качестве побудительного мотива, который регулирует действие людей, являясь своеобразным внутренним законом, которому человек подчиняет свою волю.
3. Задачи управления обладают движущей силой, пронизывающей всю хозяйственную деятельность фирмы, ее трудового коллектива.
4. Задачам соответствуют свойства соподчиненности, развертываемости и ранжированности.
Соподчиненность – отражает их последовательно подчиненный характер.
Развертываемость – проявляется в том, что задача конкретизируется в нескольких подцелях, локальных, частных (например, социальная задача включает условия труда, быта, отдыха).
Ранжированность (соотносительная важность) подчеркивает, что отдельные задачи в конкретный момент имеют неодинаковую значимость для деятельности организации, что позволяет устанавливать приоритет задач.
Соподчиненность, развертываемость и ранжированность задачи положены в основу особого метода упорядочения задач, который получил название «дерево задач». Он представляет собой схематичное изображение всей совокупности подцелей, работ, которые должны быть выполнены для достижения поставленной задачи.
Задачи выполняют определенную функциональную нагрузку. Они оправдывают миссию предприятия (более общую задачу, характеризующую назначение фирмы на рынке). Значение задач в функционировании предприятий весьма существенно.
Задачи играют основополагающую роль в организации труда ее работников, улучшении состава кадров и совершенствовании используемых методов в управлении.
Учитывая многообразие задач их классифицируют по ряду признаков:
1. По содержанию выделяют задачи:
– экономические;
– социальные;
– идеологические;
– научно-технические.
2. По временному признаку:
– краткосрочные (в пределах года);
– среднесрочные (2–3 года);
– долгосрочные (5 и более лет).
3. По уровням управления:
– общегосударственные;
– отраслевые;
– фирменные;
– отдельных подразделений;
– отдельного человека.
Правильная постановка задач обеспечивает 50% успеха.
При постановке задач должны учитываться ряд требований:
– реальности (их выполнимость к определенному сроку);
– контролируемости (выделение промежуточных результатов и сроков их выполнения);
– конкретности (предполагается количественное измерение поставленных задач);
– ясности (исключение двусмысленности и разночтения);
– исключение конфликтности между отдельными подразделениями, группами людей или отдельными работниками из-за несогласованности интересов;
– гласности, что достигается привлечением возможно большего количества работников к выработке и выбору целей.
Условиями реализации поставленной задачи являются:
– соответствие задачи потребностям организации, ее миссии;
– обеспеченность ресурсами;
– разработка механизма выполнения задачи.
Задачам присущи также соподчиненность, развертываемость и соотносительная важность. Разработать более детальную классификацию задач управления для организаций невозможно из-за большого их разнообразия, обусловленного отраслевой спецификой, различными формами собственности, различным уровнем развития организаций и т.д. На основе обобщения практики управления возможно лишь определить наиболее распространенные направления, по которым устанавливаются задачи управления организациями: прибыльность, положение на рынке, производительность, финансовые ресурсы, мощности организации, разработка и освоение новых видов изделий и прогрессивных технологий, изменения в организации и управлении, трудовые ресурсы, работа с покупателями, социальная ответственность организации.
Установленные задачи должны иметь силу закона для организации, всех ее подразделений и всех работников. Но это требование не означает неизменности установленных задач – они корректируются, когда этого требуют обстоятельства. В этом случае процесс изменения задач носит сугубо ситуационный характер.
Библиографический список
1. Зотов В.Б. Система муниципального управления [Текст]: Учебник для вузов. – СПб.: Лидер, 2006. – с.493.
2. Можаева Н. Г., Богинская Е. В. Муниципальное управление [Текст]: Учебник для студентов. – М.: Гардарики, 2009. – с.254.
3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Пер. с англ. – М.: Дело, 2009. – 800 с.
4. Общий менеджмент / Под ред. А.К. Казанцева. – М.: ИНФРА-М, 2006. -208 с.
5. Радугин А.А. Основы менеджмента. – М.: Центр, 2009. – 432 с.
6. Суетенков Е.Н., Пасько Н.И. Основы менеджмента. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 240 с.
7. Юкаева B.C. Менеджмент: Краткий курс: Учебное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008. – 104 с
[1] 1 Зотов В.Б. Система муниципального управления [Текст]: Учебник для вузов. – СПб.: Лидер, 2006. – с.493.
[2] Радугин А.А. Основы менеджмента. – М.: Центр, 2009.
[3] Радугин А.А. Основы менеджмента. – М.: Центр, 2009.
