Реферат Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Министерство образования РФ
Казанский Государственный Технический Университет им. А.Н. Туполева
Курсовой проект
«Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле».
Выполнила ст.гр. 4652 Валиева А.А.
Преподаватель: Зарайский С.А.
Оценка______________
Дата______________
Казань 2006
Содержание
Аннотация…………………………………………………………………………3
Введение…………………………………………………………………………...4
1. Цели и задачи АИС………………………………………………………........5
1.1. Функционирование объекта управления………………………...........5
1.2. Функционирование системы управления……………………………22
1.3. Формирование целей и задач АИС…………………………………...24
2. Функциональная структура АИС……………………………………………27
2.1. Внешние объекты АИС..……………………………………………...27
2.2. Структура данных АИС…………………………………………….....27
2.3. Задачи и функции АИС……………………………………………….29
3. Математическое обеспечение АИС………………………………………....32
3.1. Построение математической модели………………………………...32
3.2. Разработка методов решения задач…………………………………..33
3.3. Решение задачи на контрольном примере…………………………..34
4. Информационное обеспечение АИС………………………………………..39
4.1. Проектирование базы данных………………………………………...39
4.2. Ведение базы данных………………………………………………….48
5. Технологический процесс обработки данных……...………………………51
5.1. Технология обработки данных……………………………………….51
5.2. Обеспечение достоверности и безопасности данных….……………55
6. Программное обеспечение АИС……………………………………...……..57
6.1. Прикладное программное обеспечение……………………………...57
6.2. Алгоритмы программ решения задач………………………………...58
7. Техническое обеспечение АИС……………………………………………..61
7.1. Определение списка задач по обработке данных…………………...61
7.2. Расчет времени ввода данных при ведении базы данных…………..62
7.3. Определение времени печати данных………………………………..64
7.4. Определение загрузки ЭВМ…………………………………………..65
8. Источники…………………………………………………………………….68
9. Приложения…………………………………………………………………..69
Приложение 1. Формы документов…………………………………………….69
Аннотация
Данная работа заключается в разработке автоматизированной информационной системы «АИС планирования закупок в оптовой торговле в ООО «Большой праздник».
Цель состоит в повышении эффективности планирования закупок.
В работе рассмотрены следующие задачи:
- Определение потребности в материале;
- Выбор поставщика.
Введение
Главной задачей фирмы Общества с ограниченной ответственностью «Большой праздник» является извлечение прибыли за счет оптовых продаж товаров потребителям.
Товар этой фирмы является сезонным (зимний ассортимент – елочные украшения, пиротехнические изделия; весенний ассортимент – садовый инвентарь, семена, удобрения, земля) у которого присутствует ограниченный срок хранения. Поэтому важнейшей задачей является эффективная реализация товаров, которая напрямую зависит от точного планирования закупок.
Правильное распоряжение ограниченными оборотными средствами, выбора наиболее подходящего поставщика, расчетом нужного ассортимента в количественном выражении осуществляет отдел закупок.
1.
Цели и задачи АИС.
1.1.
Функционирование объекта управления.
Оптовая фирма Общество с ограниченной ответственностью «Большой праздник» связана с приобретением и реализацией путем безналичных расчетов товаров сезонного характера (в зимнее время – новогодних; весной-осенью – садовыми изделиями (семена, луковичные, садовый инвентарь, удобрение, земля)) юридическим и физическим лицам для осуществления ими предпринимательской деятельности.
Согласно Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93), утвержденным постановлением Госстандарта России от 6 августа
Реализация товаров в оптовой торговле осуществляется по договорам купли-продажи, поставки. Реализация осуществляться со складов организации.
При оптовой торговле товары учитываются по покупным ценам, а именно по фактической себестоимости, включающей в себя в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 сумму фактических затрат на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, особо предусмотренных законодательством Российской Федерации).
В свою очередьфактические затратына приобретение товаров складываютсяиз сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу); расходов на оплату информационных и консультационных услуг, связанных с приобретением товаров; невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением товаров.
Реализация товаров производится в соответствии с положениями статьи 454 ГК РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель в свою очередь обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
Одним из видов договора купли-продажи является договор поставки товаров, по которому согласно статье 506 ГК РФ осуществляющий предпринимательскую деятельность поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Договор поставки заключается с каждым покупателем при первой покупке товара в двух экземплярах (один остается у нас).
В данной фирме согласно штатному расписанию работает тринадцать человек, из них: управление – директор; отдел закупок – заместитель директора по развитию, менеджер отдела закупок; отдел продаж – менеджер отдела продаж в количестве трех человек; бухгалтерия – главный бухгалтер, бухгалтер; секретариат – офис-менеджер; склад – кладовщики в количестве четырех человек.
Поставками занимается отдел закупок. Алгоритм действий заключается в следующем. Менеджер отдела закупок принимает от предполагаемых поставщиков коммерческие предложения, рассматривает их и если они нам подходят, советуясь с заместителем директора по развитию, заключает с ним договор. Далее вносит все данные в карточку поставщика. Заместитель директора по развитию пользуясь отчетом о нераспределенных товарных остатках на сегодняшний день, отчетом реализации товара за аналогичный заказываемый период, сведениями о максимально допустимой суммы на закупку товара и выбрав наиболее подходящих поставщиков на основании справочника поставщиков где указаны их коммерческие предложения на поставку и сведения о нарушении поставки формирует заявки товара по поставщикам, согласовывает их с директором. Эту заявку отправляет поставщику для осуществления поставки. После того как товар поступил менеджер отдела закупок на основании документов, которые принес кладовщик, приходует товар и фиксирует сведения о нарушении поставки, если такие имеются в журнале поставщиков.
При покупке товара за безналичный расчет. Алгоритм действий осуществляется следующим образом. Покупатель приходит в офис, где находится весь присутствующий ассортимент товара и просматривает его. На каждом товаре висит ценник, где указано наименование, код товара, цена, фасовка, количество штук в минимальной упаковке. Клиент записывает коды товара на ценнике и подходит к менеджеру. Менеджер отдела продаж проверяет задолженность покупателя, если ее нет, выписывает ему счет на оплату. По этому счету товар резервируется на 3 дня (либо по договоренности), т.е. в течение 3-х дней должна поступить оплата. Если она не поступает, товар автоматически снимается с резерва. Если поступает, продолжает находится в резерве, до того момента пока покупатель не придет выписывать товар, но максимальный срок оговорен. Когда покупатель придет ему на основании счета на оплату выписывают накладную (три экземпляра) и счет-фактуру (два экземпляра). Но при этом менеджер проверяет наличие и правильность заполнения доверенности, личность по паспорту. Менеджер отдела продаж отдает клиенту два экземпляра накладной, одну счет-фактуру, а один экземпляр накладной с подписью и доверенностью и счет-фактуру оставляет у себя. Далее клиент идет на склад получать товар. Кладовщики проверяют наличие накладной (подпись, печать), счет-фактуру, личность получателя по паспорту. Далее собирают и отдают товар, ставят на накладной подпись в графе отпустил, себе оставляют один экземпляр накладной с подписью клиента о том, что к количеству и качеству полученного товара претензий не имеет.
Также покупатели присылают заявки на товар по факсу или Интернету, менеджер отдела продаж проверяет задолженность и если ее нет выписывает счет на оплату и отправляет ее аналогичным способом.
Обязанности кладовщика
- быть в составе комиссии при инвентаризации товарно-материальных ценностей, в случае различия между числящихся остатках и остатков в наличии отвечать как материально-ответственное лицо.
- принимать товар, подписывать приходные накладные, если все в порядке, а если иначе составлять акт приемки товара. Все эти документы передавать менеджеру отдела закупок.
- отпускать товар покупателям по расходной накладной.
Обязанности менеджера отдела продаж
- обслуживать покупателей по безналичному расчету.
- оформлять соответствующие документы: заявка на закупку на основании данных об остатках товаров, оформлять договор поставки товара, если покупатель пришел впервые, выписывать счет на оплату, расходную накладную и счет-фактуру на основании оплаты.
Обязанности менеджера отдела закупок
- принимать от кладовщиков приходные накладные, акты приемки товара.
- разрешать разногласия в случае отклонений по приходной накладной.
- оприходовать товар, занести отклонения условий поставки, если они были в карточку поставщика.
- оформленные приходные накладные передавать бухгалтеру.
- принимать коммерческие предложения от поставщиков, согласовывать с заместителем директора и если они подходят, заключать с ним договор на поставку и вносить все сведения в карточку поставщика.
Обязанности бухгалтера
- принимать и проверять правильность оформления от менеджера закупок приходных накладных, а от менеджера продаж расходных накладных.
- проводить инвентаризацию склада на начало года в составе комиссии, заполнять соответствующие документы, вносить корректировки в случае отклонений. В случае недостачи, эту сумму делить на количество работников склада и вычитать с заработной платы.
- каждое утро связываться с клиент-банком принимать выписку за предыдущий день. Вводить ее в 1С бухгалтерию, для того чтобы менеджеры отдела продаж знали кто проплатил по безналичному расчету.
- сообщать директору остатки денежных средств на утро, и приносить счета на оплату собранными за предыдущий день (вода, реклама, канцелярские товары и прочие) и расчеты на проплату налогов.
- забирать подписанные счета на оплату и перечислять денежные средства по банк-клиенту.
Обязанности Главного бухгалтера
- вести учет и контроль для налогового учета на фирме.
- сдавать в установленный сроки в инспекцию межрайонной налоговой службы, пенсионный фонд, фонд социального страхования, государственную статистику отчеты.
- заниматься всеми вопросами организаторского, претензиционного характера возникшими в ходе работы организации в области бухгалтерского учета.
Обязанности заместителя директора по развитию.
- производить закупку товара на основании отчета о нераспределенных товарных остатках на сегодняшний день, отчета о реализации товаров за аналогичный заказываемый период, сведений о максимально разрешимой суммы на закупку, коммерческих предложений от поставщиков, сведений о нарушении поставки, предварительно согласовав окончательную заявку на закупку товара по поставщикам с директором.
- заниматься всеми вопросами организаторскими, претензиционными вопросами, которые возникают в ходе работы организации.
Контекстная диаграмма состоит из одного блока – планирование закупок в оптовой торговле. Входным потоком является остатки на начало года, приходная накладная, расходная накладная, заявки клиентов, коммерческие предложения поставщиков. Выходным потоком является заявка на закупку товара по поставщикам.
Сотрудники фирмы в своей работе руководствуются следующими документами:
- Гражданский кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ;
- Устав фирмы;
- Должностные инструкции;
- Нормативные документы и инструкции по заполнению;
- Справочник контрагентов;
- Номенклатурный справочник;
Процесс организации закупки товара сотрудники осуществляют с помощью технических средств обработки информации, таких как:
- Компьютеры: Pentium III и выше;
- Оперативная память: не менее 256 Mb;
- Видеокарта: обеспечение режима работы с разрешением не менее 800*600.
- Монитор: не менее 15.
Для обработки заявок от клиентов, выписки счетов на оплату и первичных бухгалтерских документов, а также для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами используется программа «1С: предприятие-Торговля и склад, редакция 7.7».
Диаграмма А0 – планирование закупок в оптовой торговле.
Учет движения товара на складах производится бухгалтером, кладовщиками и менеджерами отдела продаж и менеджером отдела закупок. Все они работают на основании должностных инструкций, справочника контрагентов, номенклатурного справочника и нормативных документов и инструкций по их заполнению. Кладовщики на основании приходной накладной принимают товар на склад, и в случае нарушений условий поставки оформляют соответствующие документы и подают сведения менеджеру отдела закупок. Также менеджер отдела закупок при поступлении распоряжения от заместителя директора по развитию формирует отчет о нераспределенных остатках товара на сегодняшний день и отчет о реализации товара за аналогичный заказываемый период. Менеджеры отдела продаж работают непосредственно с клиентами, они выписывают товар, на основании остатков на текущий момент времени, который формируется при помощи остатков на начало года, приходных накладных, расходных накладных.
Организация закупки товара производится совместно с менеджером отдела закупок, заместителем директора по развитию и директором. Заместитель директора по развитию на основании предоставленных отчетах нераспределенных остатках товара на сегодняшний день, продажи товара за аналогичный период от менеджера отдела закупок формирует заявку на закупку товара, который необходим в количественном выражении. Далее производится выбор поставщика на основании коммерческих предложений от поставщиков, также учитываются сведения о нарушении поставки обработанные менеджером отдела закупок. Далее формируется заявка на закупку товара по поставщикам и согласовывается с директором.
Диаграмма А1 – движение товара на складах.
Движение товаров на складах включает в себя этапы поступления, контроль условий выполнения поставок, учет реализации, расчет остатков товара. Кладовщики принимают товар на основании приходной накладной. Они оперируют на основании должностных инструкций и методики получения товара. Во время получения товара производится контроль условий выполнения поставок (количества, качества) оформляется приходная накладная, а в случае несоответствия также и акт приемки товара и все сведения передаются менеджеру отдела закупок. Учет реализации товара производится на основании выписанной расходной накладной, которую выписывает менеджер отдела продаж клиенту. С этой накладной он идет на склад где получает товар. Выдает товар кладовщик. Расчет остатков товара формируется с помощью остатков на начало года, приходных накладных, расходных накладных, заявок клиентов в результате формируются остатки товаров на складах на каждый день.
Диаграмма А2 – организация закупки товара.
Заместитель директора по развитию, руководствуясь должностной инструкцией, методикой определения потребности в материале, номенклатурным справочником, справочником контрагентов и полученным отчетом нераспределенных остатках товара на сегодняшний день, отчетом о реализации товара за аналогичный заказываемый период формирует предварительную заявку на заказ. Далее производится выбор поставщика. Основным критерием при выборе поставщика является коммерческие предложения поставщиков, основными пунктами которых является прайс-лист поставщика; данные о условиях поставки; приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа); широта и постоянство ассортимента; ритмичность поставок, отлаженная логистика; наличие дополнительных услуг (документальное сопровождение товара, резервирование дефицитного товара, возврат бракованного товара), рекламная поддержка, наличие или отсутствие договора на поставку. Также учитывается сведения о нарушении поставки (отсутствие брака, скорость выполнения заказа, человеческий фактор), которые предоставляется менеджером отдела закупок.
1.2.
Функционирование системы управления.
Задачи АИС:
1. Определение потребности в материале.
Входные данные:
отчет нераспределенных остатках товара на сегодняшний день;
отчет о реализации товара за аналогичный заказываемый период.
Выходные данные:
предварительная заявка на заказ.
2. Выбор поставщиков.
Входные данные:
предварительная заявка на заказ;
сведения о нарушении поставки.
коммерческие предложения поставщиков.
Выходные данные:
Заявки на закупку товара по поставщикам.
Первая задача в настоящий момент выполняется следующим образом. Заместитель директора по развитию ориентируясь на предоставленный отчет нераспределенных остатках товара на сегодняшний день и отчета о реализации товара за аналогичный заказываемый период (т.е. на тот период на который товар заказывается) предоставленный менеджером отдела закупок формирует предварительную заявку на заказ.
После того, как выполнена первая задача, заместитель директора по развитию приступает к выполнению второй задачи. Получив предварительную заявку на заказ. Он начинает заниматься одной из основных проблем (второй задачей), возникающих при закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером оптовой фирмы. Поэтому здесь учитываются сведения о нарушении поставки поставщиками полученные от кладовщиков и занесенные в карточку поставщика менеджером отдела закупок. Также рассматриваются коммерческие предложения поставщиков, основными критериями является:
- широта и постоянство ассортимента;
- конкурентоспособные цены и приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа);
- ритмичность поставок, отлаженная логистика;
- высокий уровень сервиса и качественное обслуживание клиентов:
▪ отсутствие брака, недостачи, пересортицы;
▪ скорость выполнения заказа;
▪ человеческий фактор (внимательность к клиенту);
▪ бонусы (премирование фирмы по результатам работы).
- наличие дополнительных услуг, таких как:
▪ документальное сопровождение товара;
▪ резервирование дефицитного товара;
▪ возврат бракованного товара;
▪ консультирование о товарах;
▪ услуги по фасовке мелкого товара;
▪ доставка мелкими партиями.
- возможность предоставления актуальной коммерческой информации;
- совместный маркетинг продукции, рекламная поддержка.
Далее заместитель директора по развитию выбирает наиболее подходящих поставщиков, формирует заявку на закупку товара по поставщикам, которая в дальнейшем согласовывается с директором.
Документами, используемыми для выполнения задачи закупки (т.е. получаемые документы) являются совокупность документов, которые в последующем формируют нераспределенные остатки товаров на сегодняшний день, такие как остатки товара на начало года, приходная накладная, расходная накладная, заявки клиентов (см. альбом форм документов). В процессе организации закупки создается документ, который используются для закупки товара - это заявка на закупку товара по поставщикам. Все документы должны быть оформлены должным образом в соответствии с требованиями сотрудничающих организаций, и требованиями налоговой инспекции. Образцы правильно оформленных документов представлены в альбоме форм документов.
Структура документов.
В условиях небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать «из головы», основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может быть уместиться даже в самой светлой голове. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение.
Внедрение ИС облегчит работу сотрудников отдела закупок, значительно повысит надежность и скорость обработки информации, а так же, за счет усовершенствования процесса закупки увеличит прибыль организации.
1.3.
Формирование целей и задач АИС.
Целью разработки АИС является увеличение прибыли предприятия за счет повышения эффективности планирования закупок.
Для достижения цели необходимо решить 2 задачи:
1. Определение потребности в материале;
2. Выбор поставщика.
Для того чтобы увеличить прибыль предприятия необходимо повысить качество работы с клиентами, оперативности закупки товара и доставки товара в кратчайшие сроки, а также точность планирования закупок, т.к. товар является сезонным. Неточное планирование приведет к тому, что товар останется на складе до следующего сезона, который приводит к простою складских помещений и залеживанию товара. Добиться планирования закупки товара можно, решив поставленные перед нами задачи.
Чтобы рассчитать потребность в материале в закупках, необходимых для выполнения совокупности заказов, нужно оценить потребность в товаре при наличии нераспределенных товарных остатков на складе, отчет динамики продажи товара за последние три года. Результатом решения этой задачи будет являться предварительная заявка на заказ. Этот документ используется отделом закупки.
Следующей важной задачей при закупке товара, является выбор поставщика. Важность объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером. Здесь рассматриваются основные этапы выбора поставщика в совокупности. Такие как сведения о нарушении поставки поставщиками полученные от кладовщиков; широта и постоянство ассортимента; конкурентоспособные цены и приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа); ритмичность поставок, отлаженная логистика; высокий уровень сервиса и качественное обслуживание клиентов (отсутствие брака, недостачи, пересортицы; скорость выполнения заказа; человеческий фактор (внимательность к клиенту); бонусы (премирование фирмы по результатам работы)); наличие дополнительных услуг (документальное сопровождение товара; резервирование дефицитного товара; возврат бракованного товара; консультирование о товарах; услуги по фасовке мелкого товара; доставка мелкими партиями); возможность предоставления актуальной коммерческой информации; совместный маркетинг продукции, рекламная поддержка. Также учитываются сведения о нарушении поставок, если такие имелись. Результатом решения этой задачи будут являться заявка на закупку товара по поставщикам. Этот документ используется, как отделом закупки, так и директором.
2.
Функциональная структура АИС.
2.1.
Внешние объекты АИС.
Совокупность внешних объектов составляют пользователи АИС. Это персонал отдела закупок, отдела продаж, бухгалтерии а также руководящий состав организации.
Е – пользователи АИС
Е1 – персонал отдела закупок
Е2 – персонал отдела продаж
Е3 – персонал бухгалтерии
Е4 – руководящий состав
Е5 – заместитель директора по развитию
Е6 – менеджер отдела закупок
Е7 – менеджер отдела продаж
Е7 – бухгалтер-материалист
|
2.2.
Структура данных АИС.
Информационными данными системы являются различные справочники и законы и инструкции, справочники и методики, заявки, первичные бухгалтерские документы.
М – Информационные элементы модели
М1 - Справочники
М2 – Заявки
М3 – Первичные бухгалтерские документы
М4 – Отчеты
М5 – Данные о контрагентов
М6 – Данные о товарах
М7 – Прайс-лист поставщиков
М8 – Заявки клиентов
М9 – Заявка на закупку товара по поставщикам
М10 – Приходная накладная
М11 – Расходная накладная
М12 – Счет-фактура
М13 – Счет на оплату
М14 – Отчет нераспределенных остатков товара
М15 – Отчет продажи
2.3.
Задачи и функции АИС.
Диаграмма DFD.1 – Диаграмма организации закупки товара
Организация планирования закупки товара включает в себя множество этапов: проведение инвентаризации на складе, обработка приходных накладных, обработка заявок клиентов и выписка счетов, расчет остатков товара на определенное число, обработка коммерческих предложений поставщиков, расчет денежных средств на закупку товара, формирование заявок на закупку товара по поставщикам. Каждый этап выполняет определенный сотрудник.
Менеджер отдела продаж на основании полученных заявок от покупателей сверяет их журналом остатков товара и если возможна поставка требуемого товара, обрабатывает заявку и выписывает счет на оплату, который хранится в журнале счетов и заявок и отдается клиенту на оплату.
Бухгалтер, в начале каждого года используя журнал остатков товара, формирует отчет об остатках товара числящихся, проводит инвентаризацию на складе в составе комиссии и на основании полученных данных, вводит коррективы в журнал сличительных ведомостей и формирует отчет об остатках товара скорректированных на начало года и передает менеджеру отдела закупок.
Менеджер отдела закупок контролирует поступление товара, на основании приходной накладной и акта приемки товара полученной от кладовщика и журнала заявки на закупку товара, где отражается заявка на закупку товара, на основании которой поставщик поставил товар. Обрабатывает эту накладную, согласовывая все возникшие разногласия с поставщиком, вводит их в журнал приходных накладных и отражает карточке поставщика сведения о нарушении поставки. В дальнейшем полностью оформленная накладная отдается бухгалтеру, а сведения о нарушении поставки заместителю директора по развитию. Также менеджер отдела закупок, используя журнал остатков товара, формирует отчет нераспределенных товарных остатков товара на сегодняшнее число и предоставляет заместителю директора по развитию, также формирует отчет продажи товара за аналогичный период за последние три года. Следующие данные, которые подготавливает заместителю директора по развитию, производятся на основании полученных коммерческих предложений от поставщиков, которые он просматривает и если заинтересовывает, заключает договор на поставку и вносит в справочник поставщиков, после чего подает сведения вышеуказанному сотруднику при его требовании при формировании заявки на закупку товара.
Директор на основании сведений остатков денежных средств на утро и журнала платежных поручений, которые подготовлены для оплаты, производит расчет денежных средств, и сведения о максимальной сумме на закупку передает заместителю директора по развитию.
Заместитель директора по развитию на основании сведений о максимальной сумме на закупку, сведений о нарушении поставок поставщиками, отчет нераспределенных остатков товара на сегодняшний день, отчета продажи товара за аналогичный период формирует заявку на закупку товара по поставщикам, которая хранится в журнале заявок на закупку товара. Эта заявка отдается директору на согласование. После отправляется поставщику, на основании которой поставщик поставляет товар.
3.
Математическое обеспечение АИС
3.1. Построение математической модели.
В автоматизированной информационной системе планирования закупки товара в оптовой торговле сезонного товара основной задачей является определения потребности товара, когда необходимо создать запас с целью удовлетворения спроса. Так как товар является сезонным необходимо точно планировать закупку в противном случае этот товар останется на складе на целый год, что приведет неэффективному использованию оборотных средств, к простою складов и уменьшению срока годности товара. Прогноз спроса товара строится с использованием метода линейной аппроксимации [3, с.68].
В этой задаче необходимо определить размер заказа i-ого товара на планируемый период (РЗi). Определяем желаемый максимальный запас i-ого товара (ЖМЗi) на основе отчета о реализации товара за аналогичный заказываемый период последних 3-х лет за минусом текущего запаса (ТЗi), т.е. на основании отчета нераспределенных товарных остатков на сегодняшний день.
РЗi = ЖМЗi – ТЗi (1)
Далее необходимо осуществить закупку товаров у наиболее приоритетных поставщиков с учетом минимальной цены и надежности.
Введем обозначения:
xij – количество i-ого наименования товара, от j-ого поставщика.
i = 1,n; j = 1,m
Pij – объем i-ого товара (шт.), который поставляет j-поставщик.
Сij – цена i-ого товара от j-ого поставщика.
С – максимально разрешимая сумма на закупку.
Сi – объем реализованного i-ого товара.
αi – весовой коэффициент, учитывающий объем прибыли от реализации товара.
Рассчитаем весовой коэффициент товара:
Ci / ∑Ci = αi
n (2)
∑ αi = 1
i=1
Для получения максимальной эффективности закупки необходимо чтобы удовлетворялось условие:
n m
∑ ∑ xij αi → max (3)
i =1 j=1
При следующем ограничении:
Сумма каждого i-ого товара (шт.) заказываемого у всех поставщиков не должно превышать размера заказа (РЗi).
n m
∑ ∑ xij ≤ РЗi РЗi ≥ 0 (4)
i =1 j=1
Объем i-ого заказываемого товара, заказываемого у j-ого поставщика не должен превышать объема i-ого товара (шт.), который поставляет j-ый поставщик.
xij ≤ Pij (5)
Сумма всех товаров в ценовом выражении не должно превышать максимально разрешимой суммы на закупку товара.
n m
∑ ∑ xij Сij ≤ С (6)
i =1 j=1
3.2. Разработка методов решения задач.
Решение задачи планирования закупки товара. Данная задача линейного программирования большой размерности (номенклатура товаров несколько тысяч наименований, поставщики – сотни фирм), поэтому решается эвристическим методом.
Алгоритм решения включает следующие шаги:
1. Определяем размер заказа по каждому товару на планируемый период. Для этого формируем отчеты по продажам за аналогичный заказываемый период за последние три года.
2. Вычисляем весовой коэффициент, учитывающий объем прибыли от реализации товара αi.
3. Выбор поставщика, осуществляется по следующему принципу:
3.1. выбираем j-ого поставщика, который обеспечивает надежность поставки, наименьшую цену i-го товара согласно прайс-листам,;
3.2. если поставщик удовлетворяет наши потребности на величину РЗi, то вся поставка возлагается на j-го поставщика, идти к п.3.4.
3.3. если не полностью, то разница между потребностью и объемом, который может быть поставлен поставщиком, обеспечивающим min цену и надежность среди оставшихся поставщиков i-ого товара, идти к п.3.1.
3.4. если список не завершен и сумма, предназначенная для закупки товаров, не превышена, то выполняется п.3.1., иначе конец алгоритма.
После выполнения всех шагов алгоритма формируются окончательные заявки на закупку товара по поставщикам, которая согласовывается с директором и в дальнейшем осуществляется поставка товара.
3.3. Решение задачи на контрольном примере.
Решим задачу на контрольном примере для 15 наименований товаров, которые могут поставить 5 поставщиков с максимально разрешимой суммой на закупку в размере 12500 рублей.
1. Определяем РЗi.
1.1. МЖЗi определяем на основании отчетов продажи за аналогичный заказываемый период. Берем отчеты последних 3-х лет.
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 800 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 600 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 415 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 275 |
| 5. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 210 |
| 6. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 190 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 170 |
| 8. | 8912 | Томат Ранний | 150 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 150 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 85 |
| 11. | 11331 | Томат Белый налив о,3 г. | 40 |
| 12. | 13150 | Томат Русский богатырь | 35 |
| 13. | 13167 | Томат Челнок | 20 |
| 14. | 9416 | Томат Рубин | 15 |
| 15. | 10009 | Томат Европа-Азия | 5 |
| | | Итого: | 3160 |
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 1000 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 500 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 385 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 300 |
| 5. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 150 |
| 6. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 250 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 190 |
| 8. | 8912 | Томат Ранний | 145 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 200 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 100 |
| 11. | 11331 | Томат Белый налив о,3 г. | 30 |
| 12. | 13150 | Томат Русский богатырь | 50 |
| 13. | 13167 | Томат Челнок | 35 |
| 14. | 9416 | Томат Рубин | 25 |
| 15. | 10009 | Томат Европа-Азия | 10 |
| | | Итого: | 3370 |
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 900 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 800 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 300 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 210 |
| 5. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 300 |
| 6. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 180 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 250 |
| 8. | 8912 | Томат Ранний | 140 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 130 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 110 |
| 11. | 11331 | Томат Белый налив о,3 г. | 30 |
| 12. | 13150 | Томат Русский богатырь | 50 |
| 13. | 13167 | Томат Челнок | 50 |
| 14. | 9416 | Томат Рубин | 20 |
| 15. | 10009 | Томат Европа-Азия | 5 |
| | | Итого: | 3675 |
Исходя из графика 1., мы видим динамику продаж томата «Розовый гигант», для МЖЗi берем среднее значение за 3 года, которое в данном случае является 880.
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 880 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 630 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 370 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 260 |
| 5. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 220 |
| 6. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 210 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 200 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 160 |
| 8. | 8912 | Томат Ранний | 145 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 100 |
| 11. | 13150 | Томат Русский богатырь | 45 |
| 12. | 13167 | Томат Челнок | 35 |
| 13. | 11331 | Томат Белый налив о,3 г. | 30 |
| 14. | 9416 | Томат Рубин | 20 |
| 15. | 10009 | Томат Европа-Азия | 10 |
| | | Итого: | 3315 |
1.2. Формируем отчет нераспределенных товарных остатков на сегодняшний день, т.е. текущий запас (ТЗ).
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 50 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 0 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 100 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 25 |
| 5. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 90 |
| 6. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 10 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 65 |
| 8. | 8912 | Томат Ранний | 0 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 50 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 15 |
| 11. | 11331 | Томат Белый налив о,3 г. | 60 |
| 12. | 13150 | Томат Русский богатырь | 15 |
| 13. | 13167 | Томат Челнок | 30 |
| 14. | 9416 | Томат Рубин | 0 |
| 15. | 10009 | Томат Европа-Азия | 10 |
| | | Итого | 520 |
1.3. Определяем размер заказа, который равен желаемому максимальному запасу минус, текущий запас.
РЗi = ЖМЗi – ТЗi
РЗi ≥ 0
Размер заказа на февраль 2006 года.
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 830 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 630 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 270 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 235 |
| 5. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 200 |
| 6. | 8912 | Томат Ранний | 145 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 135 |
| 8. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 130 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 110 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 85 |
| 11. | 13150 | Томат Русский богатырь | 30 |
| 12. | 9416 | Томат Рубин | 20 |
| 13. | 13167 | Томат Челнок | 5 |
| | | Итого | 2825 |
2. Расположим товар в порядке убывания αi. При закупке товара берем в 1-ую очередь тот товар, у которого αi наибольший.
Ci / ∑Ci = αi
n
∑ αi = 1
i=1
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) | λi |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 830 | 0,29380 |
| 2. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 630 | 0,23299 |
| 3. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 270 | 0,09558 |
| 4. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 235 | 0,08319 |
| 5. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 200 | 0,07080 |
| 6. | 8912 | Томат Ранний | 145 | 0,05133 |
| 7. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 135 | 0,04779 |
| 8. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 130 | 0,04602 |
| 9. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 110 | 0,03894 |
| 10. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 85 | 0,02009 |
| 11. | 13150 | Томат Русский богатырь | 30 | 0,01062 |
| 12. | 9416 | Томат Рубин | 20 | 0,00708 |
| 13. | 13167 | Томат Челнок | 5 | 0,00177 |
| | | Итого | 2825 | 1 |
3. Сравнив коммерческие предложения 5-ти поставщиков, выбираем двух поставщиков ООО «Агрофирма АЭЛИТА», ООО «Семена НК» и формируем заявки на закупку товара по поставщикам, при этом учитываем:
n m
∑ ∑ xij ≤ РЗi РЗi ≥ 0 (4)
i =1 j=1
xij ≤ Pij (5)
n m
- ∑ ∑ xij Сij ≤ С (6)
i =1 j=1
От кого: ООО «Большой праздник».
Кому: ООО «Агрофирма АЭЛИТА».
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) | Цена (руб.) | Итого |
| 1. | 13079 | Томат Бычье Сердце Розовое | 630 | 4,30 | 2709 |
| 2. | 6409 | Томат Волгоградский скороспелый | 235 | 4,25 | 998,75 |
| 3. | 8912 | Томат Ранний | 145 | 4,10 | 594,5 |
| 4. | 7742 | Томат Суперстейк F1 | 130 | 9,11 | 1184,30 |
| 5. | 11362 | Томат Сибирский скороспелый | 35 | 4,10 | 143,50 |
| | | Итого: | 1175 | | 5630,05 |
Заявка на закупку товара 20.01.2006 г.
От кого: ООО «Большой праздник».
Кому: ООО «Семена НК».
| № п/п | Код товара | Наименование товара | Количество (шт.) | Цена (руб.) | Итого |
| 1. | 11356 | Томат Розовый гигант | 830 | 4,38 | 3635,40 |
| 2. | 9773 | Томат Космонавт Волков | 270 | 4,36 | 1177,20 |
| 3. | 11336 | Томат Де Барао Красный | 200 | 4,25 | 850 |
| 4. | 11365 | Томат ФИТОфтороустойчивый | 135 | 5,09 | 687,15 |
| 5. | 11333 | Томат Грибовский грунтовый о,5 г. | 110 | 4,67 | 513,7 |
| | | Итого: | 1545 | | 6863,45 |
4.
Информационное обеспечение АИС.
4.1.
Проектирование базы данных.
Формирование и анализ требований.
Рассмотрим нашу предметную область как локальное представление закупки товара.
Проектная процедура для выделенных локальных представлений функциональных задач.
1. Определим список информационных элементов нашей локальной области:
«Справочник контрагентов» (М5);
«Справочник товаров» (М6);
«Прайс-лист поставщика» (М7);
«Заявка клиента» (М8);
«Заявка на закупку поставщику» (М9);
«Приходная накладная» (М10);
«Расходная накладная» (М11);
«Отчет нераспределенных остатков товара на складе» (М14);
«Отчет продажи за аналогичный заказываемый период» (М15).
2. Т.к. у нас одно локальное представление не рассматриваем возможность поглощения другими локальными представлениями и рассматриваем только его.
3. Определяем содержание базы данных и массивов временного хранения данных.
3.1.«Справочник контрагентов»
(М5). Многократное использование данных о клиентах и поставщиках требуется постоянно для работы в области торговли, т.к. большинство клиентами и поставщиками работаем неоднократно. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.2. «Справочник товаров» (М6). Многократное использование данных о товарах требуется постоянно для работы в области торговли. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.3. «Прайс-лист поставщика» (М7). Многократное использование данных о цене товара по каждому поставщику требуется постоянно для работы в области закупки. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.4. «Заявка клиентов» (М8)
. Многократное использование фрагмента. Время старения информации значительно. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.5. «Заявка на закупку товара поставщику» (М9)
. Многократное использование фрагмента. Время старения информации значительно. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.6.«Приходная накладная» (М10) Многократное использование данных о поступлении товара поставщиками требуется постоянно для работы в области торговли. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.7.«Расходная накладная» (М11) Многократное использование данных о приобретении товара клиентами требуется постоянно для работы в области торговли. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.8.«Отчет нераспределенных остатков товара на складе» (М14) Многократное использование данных об остатков товара требуется постоянно для работы в области торговли. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
3.9.«Отчет продажи за аналогичный заказываемый период» (М15) Многократное использование данных об объеме проданных товаров требуется постоянно для работы в области торговли. Делаем заключение о необходимости использования базы данных.
Отразим результаты первого этапа проектирования базы данных, в таблице 1:
Таблица 1.
| № | Наименование локального представления | Наименование информационного элемента | Форма хранения информационного элемента |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Локальное представление формирование отчета о нераспределенных остатков товара на складе; | «Справочник товаров» (М6). | База данных |
| 2 | Локальное представление формирование отчета о нераспределенных остатков товара на складе; | «Приходная накладная» (М10). | База данных |
| 3 | Локальное представление формирование отчета о нераспределенных остатков товара на складе; | «Расходная накладная» (М11) . | База данных |
| 4 | Локальное представление формирование отчета о нераспределенных остатков товара на складе; | «Заявка клиента» (М8). | База данных |
| 5 | Локальное представление формирование отчета продажи товара за аналогичный период; | «Справочник товаров»(М6). | База данных |
| 6 | Локальное представление формирование отчета продажи товара за аналогичный период; | «Расходная накладная» (М11) . | База данных |
| 7 | Локальное представление обработка заявок на закупку товара по поставщикам; | «Отчет нераспределенных остатков товара на складе» (М14). | База данных |
| 8 | Локальное представление обработка заявок на закупку товара по поставщикам; | «Отчет продажи за аналогичный заказываемый период» (М15) | База данных |
| 9 | Локальное представление обработка заявок на закупку товара по поставщикам; | «Прайс-лист поставщика» (М7). | База данных |
| 10 | Локальное представление обработка заявок на закупку товара по поставщикам; | «Справочник контрагентов» (М5). | База данных |
Концептуальное проектирование базы данных
Процесс концептуального проектирования предполагает следующую последовательность действий:
1. Определение сущностей и их характеристик: наименование, описание, количество экземпляров;
2. Формирование множества атрибутов и их характеристик (название, описание доменов, типов элементов данных каждой сущности);
3. Определение связей между сущностями, характеристик связей и роли каждой сущности в соответствующих связях.
1. Определяем множество сущностей. Поставим в соответствие каждому информационному элементу БД сущность. Результаты выполнения шага в таблице 2.
Таблица 2.
| Код сущности | Наименование сущности (наименование информационного элемента, документа) | Количество экземпляров сущностей |
| S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 | Отчет продажи за аналогичный заказываемый период Отчет о нераспределенных остатках товара на складе Справочник контрагентов Расходная накладная Приходная накладная Заявка на закупку товара по поставщикам Заявка клиентов Прайс-лист поставщика Справочник товаров | 900 900 900 900 900 900 900 900 900 |
2. Определяем атрибуты каждой сущности, домены и типы данных. Для количественных значений указываются вариации. Результаты выполнения этапа приведены в таблицах 3 и 4. Таблица 3.
| Наименование сущности | Наименование атрибута | Наименование домена |
| 1 | 2 | 3 |
| S1 | ||
| Отчет продажи за аналогичный заказываемый период | 1. Период | 1. Календарная дата |
| 2. Код товара | 2. Код товара | |
| S2 | ||
| Отчет о нераспределенных остатках товара на складе | 1. Дата | 1. Текущая дата |
| 2. Код товара | 2. Код товара | |
| 3 Остаток на начало года | 3 Остаток на начало года | |
| S3 | ||
| Справочник контрагентов | 1.Код поставщика (покупателя) | 1.Код поставщика (покупателя) |
| 2 Наименование | 2 Наименование | |
| 3. Адрес | 3. Адрес | |
| 4. Банковские реквизиты | 4. Банковские реквизиты | |
| 5. Договор | 5. Договор | |
| 6. Условия оплаты | 6. Условия оплаты | |
| 7. Срок поставки | 7. Срок поставки | |
| 8. Рекламная поддержка | 8. Рекламная поддержка | |
| 9. Возврат бракованного товара | 9. Возврат бракованного товара | |
| 10.Нарушение условий поставки | 10.Нарушение условий поставки | |
| S4 | ||
| Расходная накладная | 1. Номер расходной накладной | 1. № расходной накладной |
| 2. Дата накладной | 2. Календарная дата | |
| 3. Код покупателя | 3. Код покупателя | |
| 4. Код товара | 4. Код товара | |
| 5. Количество | 5. Количество | |
| 6. Цена | 6. Цена | |
| 7. Сумма | 7. Сумма | |
| S5 | ||
| Приходная накладная | 1. Номер приходной накладной | 1. № приходной накладной |
| 2. Дата накладной | 2. Календарная дата | |
| 3. Код поставщика | 3. Код поставщика | |
| 4. Код товара | 4. Код товара | |
| 5. Количество | 5. Количество | |
| 6. Цена | 6. Цена | |
| 7. Сумма | 7. Сумма | |
| S6 | ||
| Заявка на закупку товара поставщику | 1. Номер заявки поставщика | 1. № заявки поставщика |
| 1. Дата | 1. Календарная дата | |
| 3. Код поставщика | 3. Код поставщика | |
| 4. Код товара | 4. Код товара | |
| 5. Количество | 5. Количество | |
| 6. Цена | 6. Цена | |
| 7. Сумма | 7. Сумма | |
| S7 | ||
| Заявка клиентов | 1. Номер заявки покупателя | 1. № заявки покупателя |
| 2. Дата заявки | 2. Календарная дата | |
| 3. Код покупателя | 3. Код покупателя | |
| 4. Код товара | 7. Код товара | |
| 5. Количество | 5. Количество | |
| 6. Цена | 6. Цена | |
| 7. Сумма | 7. Сумма | |
| S8 | ||
| Прайс-лист поставщика | 1. Код прайс поставщика | 1. Код прайс поставщика |
| 2. Дата обновления листа | 2.Дата обновления листа | |
| 3. Код товара | 3. Код товара | |
| 4. Вид упаковки | 4. Вид упаковки | |
| 5. Цена | 5. Цена | |
| 6. Код поставщика | 6. Код поставщика | |
| S9 | | |
| Справочник товаров | 1. Код товара | 1. Код товара |
| | 2. Наименование товара | 2. Наименование товара |
| | 3. Единица измерения | 3. Единица измерения |
| | 4. Количество в min упаковке | 4. Количество в min упаковке |
| | 5. Цена продажи | 5. Цена продажи |
Таблица 4.
| № | Наименование домена | Тип элемента данных | Список значений или пример значения |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Счетчик для приходов | Chard(4) | 1 |
| 2. | Номер прихода | Num (10) | 1 |
| 3. | Счетчик для поставщиков | Chard(2) | 7 |
| 4. | Наименование поставщика | Char(40) | ООО «Семена НК» |
| 5. | Адрес поставщика | Char (50) | 141100, Московская область, г. Щелково, ул. Заводская, 15 |
| 6. | Контактный телефон поставщика | Char (15) | (49656) 70-582 |
| 7. | Номер счет-фактуры | Char (10) | 00000002 |
| 8. | Дата прихода | Date | 29.10.2005 |
| 9. | Год | Char(20) | Штукатурка «Ротбанд» |
| 10. | Номер накладной | Char (10) | 00000002 |
| 11. | Наименование клиента | Char (30) | ООО «Плезир» |
| 12. | Адрес клиента | Char (50) | Республика Татарстан, г.Казань, ул.Искра, д.17 |
| 13. | Контактный телефон клиента | Char(20) | (843) 2785-877 |
| 14. | ИНН | Char (10) | 1657895641 |
| 15. | Наименование банка | Char (50) | Банк «Ак Барс» |
| 16. | Расчетный счет | Char (20) | 42234500000000256910 |
| 17. | Дата накладной | Date | 29.01.2005 |
| 18. | Счетчик для строк прихода | Счетчик | 1 |
| 19. | Код товара | Chard(3) | 1 |
| 20. | Наименование товара | Char (20) | Тыква «Крошка» |
| 21. | Счетчик для товаров | Char (20) | 213 |
| 22. | Текущая цена товара | Num (8,2) | 511,00 |
| 23. | Цена товара | Num (8,2) | 378,00 |
| 24. | НДС | Num (2,2) | 18,00 |
| 25. | Цена продажи | Num (8,2) | 511,00 |
| 26. | Количество | Num (5,2) | 4 |
| 27. | Единица измерения | Char(5) | шт. |
| 28. | Дата поступления товара | Date | 29.09.2005 |
| 29. | Процент наценки | Num (Percent) | 35% |
| 30. | Цена из прайса | Num (8,2) | 511,00 |
| 31. | Счетчик для расхода | Chard(4) | 012 |
| 32. | Номер расхода | Num (5) | 12 |
| 33. | Дата расхода | Date | 05.10.05 |
| 34. | Год | Char(4) | 2005 |
| 35. | Код предприятия | Chard(4) | 01 |
| 36. | Наименование предприятия | Char(30) | ООО «Большой праздник» |
| 37. | Основание для расхода | Char(30) | Доверенность |
| 38. | Счетчик для строк расхода | Счетчик | 215 |
| 39. | Процент скидки | Num (Percent) | 5% |
| 40. | Количество заказанного товара | Num(5,2) | 10 |
| 41. | Количество принятого товара | Num(5,2) | 10 |
| 42. | Номер накладной | Num(5) | 04 |
В таблице использовали обозначения:
- Date – дата.
- Char(n) – строка символов длиной не более n.
- Chard(n) – цифровая строка длиной не более n.
- Num(n,m) – число с общим количеством разрядов n, включая точку и m разрядов после десятичной запятой.
Определим связи между сущностями. Концептуальная модель БД (ERD) приведена на рис.4.1, концептуальная модель БД (ER) на рис.4.2.
Рис. 4.1. Концептуальная модель БД (ERD).
Рис. 4.2. Концептуальная модель БД (ER).
Логическое проектирование баз данных.
Результат построения системы функциональных зависимостей приведен в таблицах. Таблица 5.
| Наименование отношения | Наименование атрибута | Функциональная зависимость |
| 1 | 2 | 3 |
| Отчет продажи за аналогичный заказываемый период | 1. Период | * |
| 2. Код товара | | |
| | ||
| Отчет о нераспределенных остатках товара на складе | 1. Дата | * |
| 2. Код товара | * | |
| 3 Остаток на начало года | | |
| | ||
| Справочник контрагентов | 1.Код поставщика (покупателя) | * |
| 2 Наименование | | |
| 3. Адрес | | |
| 4. Банковские реквизиты | | |
| 5. Договор | | |
| 6. Условия оплаты | | |
| 7. Срок поставки | | |
| 8. Рекламная поддержка | | |
| 9. Возврат бракованного товара | | |
| 10.Нарушение условий поставки | | |
| | ||
| Расходная накладная | 1. Номер расходной накладной | * |
| 2. Дата накладной | | |
| 3. Код покупателя | | |
| 4. Код товара | | |
| 5. Количество | | |
| 6. Цена | | |
| 7. Сумма | | |
| | ||
| Приходная накладная | 1. Номер приходной накладной | * |
| 2. Дата накладной | | |
| 3. Код поставщика | | |
| 4. Код товара | | |
| 5. Количество | | |
| 6. Цена | | |
| 7. Сумма | | |
| | ||
| Заявка на закупку товара поставщику | 1. Номер заявки поставщика | * |
| 2. Дата | | |
| 3. Код поставщика | | |
| 4. Код товара | | |
| 5. Количество | | |
| 6. Цена | | |
| 7. Сумма | | |
| | ||
| Заявка клиентов | 1. Номер заявки покупателя | * |
| 2. Дата заявки | | |
| 3. Код покупателя | | |
| 4. Код товара | | |
| 5. Количество | | |
| 6. Цена | | |
| 7. Сумма | | |
| | ||
| Прайс-лист поставщика | 1. Код прайс поставщика | * |
| 1. Дата обновления листа | | |
| 2. Код товара | | |
| 3. Вид упаковки | | |
| 4. Цена | | |
| 5. Код поставщика | | |
| | | |
| Справочник товаров | 1. Код товара | * |
| | 2. Наименование товара | |
| | 3. Единица измерения | |
| | 4. Количество в min упаковке | |
| | 5. Цена продажи | |
Результатом логического проектирования БД является логическая модель БД, представленная на рис.4.3.
Рис. 4.3. Логическая модель БД.
4.2.
Ведение базы данных.
Укажем события для каждого отношения базы данных. В список включаются события, наступление которых вызывает добавление, удаление или изменение элементов отношения. Для каждого документа, подтверждающего наступление события, определяем источник и частоту формирования документа.
Для отношения “ Справочник контрагентов ” событиями являются:
1. Добавление новых контрагентов (добавление элемента отношения).
2. Удаление некоторых контрагентов (удаление элемента отношения).
3. Изменение данных некоторых контрагентов (замена элемента отношения).
Для отношения “Справочник товаров” событиями являются:
1. Добавление нового товара в связи с расширением ассортимента (добавление нескольких элементов отношения).
2. Удаление товара в связи с отказом от данного товара (удаление нескольких элементов отношений).
Для отношения “Прайс-лист поставщика” событиями являются:
1. Добавление новых видов товаров (добавление элемента отношения).
2. Удаление некоторых видов товаров (удаление элемента отношения).
3. Изменение данных некоторых товаров (замена элемента отношения).
Для отношения “ Заявки клиентов ” событиями являются:
1. Введение новых заявок (добавление элемента отношения).
2. Изменение некоторых заявок (замена элемента отношения).
Для отношения “ Заявки поставщику ” событиями являются:
1. Введение новых заявок (добавление элемента отношения).
2. Изменение некоторых заявок (замена элемента отношения).
Для отношения “Приходная накладная ” событиями являются:
1. Введение новых приходных накладных (добавление элемента отношения).
2. Изменение некоторых приходных накладных (замена элемента отношения).
Для отношения “Расходная накладная ” событиями являются:
1. Введение новых расходных накладных (добавление элемента отношения).
2. Изменение некоторых расходных накладных (замена элемента отношения).
Для отношения “Отчет нераспределенных остатков товара на складе ” событиями являются:
1. Поступление товара (добавление элемента отношения).
2. Резервирование товара (резервирование элемента отношения).
3. Расходование товара (расход элемента отношения).
Для отношения “Отчет продажи товара ” событиями являются:
1. Расходование товара (расход элемента отношения).
Окончательный список событий выглядит следующим образом (в скобках указана частота наступления событий в течении года):
1. Добавление новых контрагентов (добавление элемента отношения).
2. Удаление некоторых контрагентов (удаление элемента отношения).
3. Изменение данных некоторых контрагентов (замена элемента отношения).
4. Добавление нового товара в связи с расширением ассортимента (добавление нескольких элементов отношения).
5. Удаление товара в связи с отказом от данного товара (удаление нескольких элементов отношений).
6. Изменение данных некоторых товаров (замена элемента отношения).
7. Введение новых заявок клиентов (добавление элемента отношения).
8. Изменение некоторых заявок клиентов (замена элемента отношения).
9. Введение новых заявок поставщика (добавление элемента отношения).
10. Изменение некоторых заявок поставщика (замена элемента отношения).
11. Введение новых приходных накладных (добавление элемента отношения).
12. Изменение некоторых приходных накладных (замена элемента отношения).
13. Введение новых расходных накладных (добавление элемента отношения).
14. Изменение некоторых расходных накладных (замена элемента отношения).
15. Поступление товара (добавление элемента отношения).
16. Резервирование товара (резервирование элемента отношения).
17. Расходование товара (расход элемента отношения).
Выделим следующие классы событий связанные с изменениями данных:
· о контрагентах;
· о товарах;
· о прайс-листах поставщиков;
· о заявках клиентов;
· о заявках поставщику;
· о приходных накладных;
· о расходных накладных;
· о отчете нераспределенных остатков товара на складе;
· о отчете продажи товара.
Таким образом, можно сформулировать список задач по поддержке БД в актуальном состоянии:
1. «Ведение данных о контрагентах»;
2. «Ведение данных о товаре»;
3. «Ведение данных о прайс-листах поставщика»;
4. «Ведение данных о заявках клиентов»;
5. «Ведение данных о заявках поставщику»;
6. «Ведение данных о приходных накладных»;
7. «Ведение данных о расходных накладных»;
8. «Ведение данных о отчете нераспределенных остатков товара на складе»;
9. «Ведение данных о отчете продажи товара»
Каждому событию соответствует функция определенной задачи.
Прикладное программное обеспечение схемы диалога.
Прикладное программное обеспечение позволяет пользователям работать с АИС в привычном оконном интерфейсе. Решение всех задач скрыто от пользователей и происходит автоматически. Для пользователей нет никаких отличий в интерфейсе оконных форм – решаются ли управляющими элементами данной оконной формы оптимизационные задачи или задачи ведения базы данных. Это обусловлено созданием условий для максимальной мобильности операторов, которые должны овладеть системой в максимально короткие сроки без отрыва от производства. Экранные формы, программные модули для решения оптимизационной и расчетной задач полностью создаются вручную, как и на любом языке программирования.
Пользователями проектируемой системы будут персонал отдела закупок, продаж и бухгалтерии. Полномочия отдела закупок заключаются в возможности подготовки заявки на закупку товара по поставщикам, соответственно для него будет открыт доступ к необходимым видам документации. Аналогично полномочия отдела продаж и бухгалтерии будут определены в соответствии с их профессиональной деятельностью - обработка заявок и выписка первичных бухгалтерских документов соответственно. Темой диалога определена планирование закупки товара. Задачи которые будут решаться различными пользователями описаны ранее и на их основании определены полномочия.
Где введены следующие обозначения:
1 – задачи;
2 – определение возможного решения функциональных задач;
3 – определение возможного ведения базы данных;
4 – выбор поставщиков;
5 – планирование закупок товара;
6 – поддержание стабильности ассортимента товаров (данные об остатках товара и его реализации);
7 – определение возможного ведения данных о товарах и характеристиках товара;
8 – определение возможного ведения данных о контрагентах;
9 – определение возможного ведения данных о приходах и расходах.
На рисунке показана структура алгоритмов для задач поддержки БД в актуальном состоянии и решения функциональных задач.
5.
Технологический процесс обработки данных
Известно два основных подхода к построению модели технологического процесса обработки данных (ТПОИ):
1. Модели ТПОИ, ориентированные на события;
2. Модели ТПОИ, ориентированные на процессы.
В курсовом проекте используется второй подход к построению моделей ТПОИ.
В моделях ориентированных на процессы ТПОИ представляется в виде ориентированного графа. Вершинами графа являются процессы, элементы данных и объекта управления. Процессы представляют собой работы, операции пользователей АСОИУ, выполнение задач автоматизированной обработки данных. Вершины в схеме (в соответствии с содержанием задач автоматизированной обработки данных). Вершины в схеме (в соответствии с содержанием процесса) имеют различное символическое обозначение определенные ГОСТом. Дуги указывают на связи между вершинами. Такими связями являются управляющие (технологические) между процессами, управляющие (команды) между процессами и объектом управления, информационные, отражающие отношение между элементами данных и объектом управления с другой стороны.
Технологический процесс обработки данных представлен на рис.5.
5.1. Обеспечение достоверности и безопасности данных
Расчет достоверности обработки информации
Под достоверностью информации понимается мера ее истинности. Исходными данными для расчета достоверности информации является технологический процесс обработки данных (ТПОД).
Достоверность информации оценивается вероятностью не искажения сообщений. Пусть ТПОД имеет n последовательных этапов. Если известны вероятности возникновения ошибок на каждом этапе, то достоверность обработки информации определяется выражением:
Р = П (1 – р(i)).
Важнейшей функцией АИС является обеспечение необходимой достоверности обработки информации. Реализация этой функции связана с выполнением процедур повышающих достоверность информации. Примерами таких процедур являются:
- визуальный контроль экранной формы или бумажного документа;
- повторный ввод данных;
- метод контрольных сумм;
Пусть в последовательном ТПОД присутствует k-ая операция повышения достоверности информации. Вероятностью обнаружения ошибок на k-ой операции равна q(k). Тогда достоверность информации после выполнения k-ой операции можно определить по формуле:
Р(k) = P (k-1) + q(k) * (1-P(k-1)).
Рассмотрим пример расчета достоверности обработки информации. ТПОД включает пять последовательных операций с соответствующими вероятностями искажения информации и обнаружения ошибок.
1.Запоминание первичного документа (р(1) = 10-4);
2.Ввод данных в ЭВМ (р(2) = 2*10-4);
3.Визуальный контроль вводимых данных (q(3) = 0,9);
4. Обработка данных на ЭВМ (р(4) = 10-8);
5.Печать результатов обработки данных (р(5) = 3*10-4);
Необходимо обеспечить достоверность обработки данных с вероятностью ошибки не более 2*10-5
1.Определим достоверность информации после выполнения перовй операции:
Р(1) = 1-р(1) = 1-10-4 = 0.9999
и вероятностью ошибки
Q(1) = 1-Р(1) = 1-0.9999 = 0.0001.
2.Определим вероятность информации после второй операции:
Р(2) = Р(1)*(1-р(2)) = 0.9999*(1-2*10-4) = 0.9997
и вероятность ошибки
Q(2) = 1-Р(2) = 1-0.9997 = 0.0003.
3.Определим достоверность информации в связи с обнаружением и исправлением ошибок при выполнении третьей операции:
Р(3) = Р(2)+Q(2)*q(3) = 0.9997+0.0003*0.9 = 0.99997
и вероятностью ошибки
Q(3) = 1-Р(3) = 1-0.9997 = 0.00003
4.Определим достоверность информации при завершении четвертой операции:
Р(4) = Р(3)*(1-р(4)) = 0.99997*(1-10-8) = 0.99996997
и вероятностью ошибки
Q(4) = 1-Р(4) = 1-0.9999699 = 0.0000311
5.Определим достоверность информации при завершении пятой операции:
Р(5) = Р(4)*(1-р(5)) = 0.999969997*(1-10-4) = 0.9998699
и вероятность ошибки
Q(5) = 1-Р(5) = 1-0.9997899 = 0.00013211.
Вероятность искажения информации превышает допустимое значение. Поэтому вводим дополнительную операцию визуального контроля информации.
6.Определим достоверность информации в связи с обнаружением и исправлением ошибок при выполнении этой операции:
Р(6) = Р(5)*Q(5)*q(6) = 0.9998699+0.0001311*0.9 = 0.9999878
и вероятность ошибки
Q(6) = 1-Р(6) = 1-0.9999878 = 0.000311.
Требования к системе обработки данных по достоверности выполняются.
6.
Техническое обеспечение АИС
6.1. Определение списка задач по обработке данных
Все множество задач разделим на два класса:
- задачи подготовки принятия решения;
- задачи поддержки БД в актуальном состоянии.
Список задач подготовки принятия решений приведен в таблице 1.
Список задач по поддержанию БД в актуальном состоянии приведен в таблице 2.
Таблица 1.
| Наименование задачи | Наименование оператора | Частота решения задачи в год |
| Оценка эффективности работы и выбор поставщиков | Заместитель директора по развитию | 4 |
| Определение потребности в материале | Заместитель директора по развитию | 24 |
Таблица 2.
| | Наименование задачи | Наименование пользователя | Частота решения задачи в год |
| 1 1.1. 1.2. | Ведение данных о товарах: Добавление данных; Удаление данных. | Менеджер отдела закупок | 4 1 |
| 2 2.1. 2.2. 2.3. | Ведение данных о контрагентах Добавление данных; Изменение данных; Удаление данных. | Менеджер отдела закупок Менеджер отдела продаж | 12 1 1 |
| 3. 3.1. | Ведение данных о приходах Добавление данных по приходам | Менеджер отдела закупок | 24 365 |
| 4. 4.1. | Ведение данных о расходах Добавление данных по расходам | Менеджер отдела продаж | 24 365 |
6.2. Расчет времени ввода данных при ведении базы данных
Процедура ввода данных чаще всего связана с поддержкой базы данных (БД) в актуальном состоянии, с выполнением операций первоначальной загрузки БД, с добавлением, удалением и корректировкой данных. Ввод данных оператором обычно осуществляется с использованием клавиатуры.
|
где wi - частота выполнения i - ой операции (i
=1,n) за период времени (например, за один день);
qi -количество символов, вводимых оператором при однократном выполнении i - ой операции (i
=1,n);
vi - скорость ввода символов при выполнении i
- ой операции (i=1,n).
Расчет времени данных производится для каждой операции. Рассматриваются все операции, связанные с поддержкой базы данных в актуальном состоянии, с вводом данных определяющих состояние управляемого процесса, если сбор данных осуществляется вручную.
Время, затраченное на ввод данных, определим с учетом скорости ввода одного символа (v=0.8 символ/сек) по формуле 6.2.
t = q / v (6.2.)
Для определения времени ввода информации необходимо воспользоваться формулой (6.1.).
Расчет времени ввода данных производится для каждой операции.
Оператором выполняются:
1.операции по ведению данных о товарах;
2.операции по ведению данных о контрагентах;
3.операции по ведению данных о приходах и расходах.
Результаты расчета приведены в таблице 3.
Таблица 3.
| № | Наименование операции | Частота выполнения в день | Количество вводимых символов при однократном выполнении | Количество вводимых символов в день | Скорость ввода | Время ввода данных (сек, мин). |
| 1 | Добавление данных о товарах | 4 | 20 | 80 | 0.8 | 100 0,28 |
| 2 | Удаление данных о товарах | 1 | 20 | 20 | 0,8 | 25 0,069 |
| 3 | Добавление данных о контрагентах | 12 | 100 | 1200 | 0,8 | 1500 4,17 |
| 4 | Удаление данных о контрагентах | 1 | 20 | 20 | 0,8 | 25 0,069 |
| 5 | Добавление данных о приходах | 24 | 240 | 5760 | 0,8 | 7200 20 |
| 6 | Добавление данных о расходах | 36 | 240 | 8640 | 0,8 | 10800 30 |
| | Всего | 78 | 640 | 15720 | | 19650 54,588 |
6.3. Определение времени печати данных.
Результатом анализа параметров операций сводится в таблицах 4,5,6.
Таблица 4.
| № | Наименование носителей | Документы | |||
| Приходная накладная | Расходная накладная | Заявка клиента | Отчет о нераспределенных остатках | ||
| 1 | Тип носителя | Бумага | Бумага | Бумага | Бумага |
| 2 | Вид носителя | Листовой | Листовой | Листовой | Листовой |
| 3 | Толщина носителя | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 4 | Ширина листа | 207 | 207 | 207 | 207 |
| 5 | Длина листа | 299 | 299 | 299 | 299 |
| 6 | Формат | А4 | А4 | А4 | А4 |
| 7 | Ширина поля | 204 | 204 | 204 | 204 |
| 8 | Длина поля | 295 | 295 | 295 | 295 |
| 9 | Двухсторонняя печать | нет | нет | нет | нет |
| 10 | Количество экземпляров | 3 | 3 | 3 | 3 |
| 11 | Количество цветов | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12 | Количество градаций яркости | 1 | 1 | 1 | 1 |
Таблица 5.
| № | Наименование параметров | Номера операций | |||
| Приходная накладная | Расходная накладная | Заявка клиента | Отчет о нераспределенных остатках | ||
| 1 | Размер шрифта (ширина символа) | 12 | 12 | 12 | 12 |
| 2 | Количество символов в строке | 40 | 50 | 50 | 50 |
| 3 | Количество строк в тексте | 25 | 10 | 10 | 40 |
| 4 | Количество символов в тексте | 1000 | 500 | 500 | 2000 |
| 5 | Высота шрифта (высота символа) | 3 | 3 | 3 | 3 |
| 6 | Количество строк на странице | 25 | 25 | 25 | 40 |
| 7 | Количество страниц текста | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 8 | Размер шрифта (ширина символа) | 14 | 14 | 14 | 14 |
1 страница печатается примерно 0,3 мин. Т=2,7 мин; за год Т=8,1 мин.
Таблица 6.
| Наименование задачи (печать документа) | Приходная накладная | Расходная накладная | Заявка клиента | Отчет о нераспреде-ленных остатках |
| Номер операции печати | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Марка принтера | HP LaserJet 1020 | HP LaserJet 1020 | HP LaserJet 1020 | HP LaserJet 1020 |
| Стоимость принтера | 5500 рублей | 5500 рублей | 5500 рублей | 5500 рублей |
| Стоимость печати (рублей) | 0,35 | 0,35 | 0,35 | 0,35 |
| Время печати | 80 1,2 | 80 1,2 | 80 1,2 | 80 1,2 |
6.4. Определение загрузки ЭВМ
Потребность пользователя в средствах вычислительной техники, осуществляющих операции по вводу, выводу или обработке информации оценивается временем выполнения этих операций за определенный период времени (здесь год) – формула 6.3.
Т=Т1+Т2+Т3 (6.3)
где:
Т1 – время ввода информации пользователям, ч;
Т2 – время печати выходных документов, ч;
Т3 – время ведения диалога и принятия решения при работе в реальном масштабе времени, ч.
Т=54,588+0,135+22,75=77,473
Учитывая время возможного использования ЭВМ в определенный период времени S, определим количество ЭВМ, необходимые для удовлетворения потребностей пользователя – формулы 6.4; 6.5.
q = T/S (6.4)
S = s *t*g (6.5)
где:
t – продолжительность рабочего дня,ч.;
s – количество смен в рабочем дне;
q – количество рабочих дней в году.
t=8; s=1; g=256;
S=8*256=2048 ч.
Q=77,783/2048=0,0378 шт.
Вывод: для решения функциональных задач и задач поддержки БД в актуальном состоянии ресурсов одного компьютера достаточно.
7.
Источники
1. Методические пособия к практическим занятиям:
1.1. Практическое занятие №1. Методология функционального моделирования IDEF0.
1.2. Практическое занятие №2. Методология описания процессов IDEF3. Связи между действиями процесса.Соединения и иерархия диаграмм IDEF3.
1.3. Практическое занятие №3. Методология функционального моделирования в системе IDEF3.
1.4. Практическое занятие №4. Построение диаграмм потоков данных.
1.5. Практическое занятие №5. Концептуальное проектирование базы данных.
1.6. Практическое занятие №6. Логическое проектирование базы данных. Построение системы функциональных зависимостей. Нормализация отношений.
2. Черемных С.В «Структурный анализ систем».
3. Шор Я.Б., «Статистические методы анализа и контроля качества и надежности», М., 1962.
8.
Приложения
Приложение 1. Формы документов.
- Заявка на оформление расходных документов
- Остатки нераспределенных товаров на складах,
- Счет на оплату
- Расходная накладная
- Счет-фактура
- Приходная накладная
