Реферат Структура, форми подання та відображення економічної інформації
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Міністерство освіти і науки України
Національний авіаційний університет
Інститут повітряного і космічного права
та масових комунікацій
ПЛАНУВАННЯ інформаційного менеджменту в організації
Курсова робота
студентки 3-го курсу
Руденко Юлії Сергіївни
Науковий керівник:
доцент кафедри українознавства
Марченко Г.В.
Київ 2010
Зміст
Стор.
Вступ……………………………………………………………………………..3
Розділ І. Інформаційний менеджмент, як апарат управління організацією
1.1. Поняття інформаційного менеджмент……………………………………..5
1.2. Задачі та цілі інформаційного менеджменту……………………………...7
1.3. Структура управління організацією………………………………………9
1.4. Загальна характеристики організацій та складові їх успіху……………10
Розділ
ІІ
. Роль і значення інформації в управлінській діяльності
2.1.Структура, форми подання та відображення економічної інформації…..14
2.2. Оцінка економічної інформації як об’єкта менеджменту…………………15
2.3. Елементи системи обміну інформацією…………………………………….18
Розділ
ІІІ
. Докуме
т
не забезпечення
інформаційного менеджменту
3.1. Документ, як об’єкт фіксування управлінської інформації……………….20
3.2. Сучасні технічні засоби, що використовуються для автоматизації інформаційно - управлінської діяльності………………………………………..23
ВИСНОВКИ…………………………………………………………………...….25
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ………………………………...27
ВСТУП
Актуальність теми зумовлена переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку, що зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією. Проте у курсовій роботі увага звертається саме на інформаційний менеджмент, як новий вид управлінської організації фірми, яке включає комплексне використання всіх видів управлінської інформації, управління персоналом, забезпечення відповідних умов праці, діяльність спрямована на пошук нових більш ефективних способів фіксації інформації.
Об’єктом дослідження у даній роботі є інформація, як важливий ресурс.
Предметом даної роботи є економічна інформація або інформація на підприємстві, яка з одного боку характеризує стан і операції, що виконуються, а з другого - зв'язок із зовнішнім середовищем, а також документ, як найпоширенішу форму представлення інформації у сфері менеджменту.
Мета роботи полягає у дослідженні роліінформаційного менеджменту в управлінні організацією.
До головних завдань курсової роботи належать:
- дати загальне уявлення про розвиток інформаційного менеджменту,як нового виду управлінської діяльності;
- розкрити сутність організації, її складові та визначення конкретних цілей у її розвитку;
- прослідкувати за виконанням поставлених задач та ефективність діяльності організації;
- усвідомити сутність усіх видів інформації та навчитися ефективно застосувати їх на підприємстві;
Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації. Компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки. Розв’язанням цієї проблеми займається відповідний розділ менеджменту, а саме: інформаційний менеджмент, якому присвячена дана робота.
Курсова робота
складається зі Вступу, трьох розділів, Висновків, Списку літератури.
У Вступі з’ясовано актуальність теми дослідження, визначено об’єкт, предмет, мету, завдання роботи.
У розділі І «Інформаційний менеджмент, як апарат управління організацією»,проаналізовано основні поняття інформаційного менеджменту, його задачі та цілі, загальні характеристики організації, структуру її управління.
У розділі ІІ «Роль і значення інформації в управлінській діяльності», досліджено економічну інформацію як об’єкт менеджменту, її структуру, форму подання та відображення; елементи системи обміну інформацією.
У розділі ІІІ «Докуметне забезпечення інформаційного менеджменту» розглянуто документ, як об’єкт фіксування управлінської інформації, а також визначено сучасні технічні засоби що використовуються для автоматизації інформаційно - управлінської діяльності.
У Висновках подано авторську оцінку розвитку такого поняття як «інформаційний менеджмент», підведено підсумки курсової роботи.
Список літератури включає 16 позицій.
Розділ І. Інформаційний менеджмент, як апарат управління організацією
1.1.
Поняття інформаційного менеджменту
В загальному розумінні менеджмент – це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській мові є ’управління’) означає функцію – особливий вид діяльності, спрямований на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а також певну сферу людського знання, яке допомагає реалізовувати цю функцію. У більш конкретному розумінні, менеджмент – це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.
Інформація (від латинського informatio - роз'яснення), з самого початку означала відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.), а десь із середини 20 століття стала загальнонауковим поняттям, що поєднує в собі обмін відомостями між людьми, людиною й автоматом, автоматом і автоматом. Найбільш вираженою властивістю для інформації є здатність вносити зміни. Практична цінність інформації залежить від того, яку роль вона відіграє у прийнятті рішення, а також від уміння її використати. Сама по собі вона нічого не варта [7, c. 234].
На будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці в цілому, можна виділити три основні компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з їхньою допомогою виробляється різна продукція) та інформація, яка все це зв’язує в єдине ціле.
Так вже історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, пов’язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп’ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають “корпоративною інформаційною системою” або “інформаційною платформою”). Звичайно, така система пов’язана із зовнішнім світом ( Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент – це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. (Згідно з означенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія – це комплекс взаємопов’язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, які займаються обробкою та зберіганням інформації; обчислювильну техніку та методи організації і взаємодії як з людьми, так і з промисловим обладнанням, їх практичні додатки, а також пов’язані з із цим соціальні, економічні та культурні проблеми). Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях є невід’ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Звичайно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.
Сучасний інформаційний менеджмент характеризують наступні положення: відмова від пріоритету класичних принципів шкіл менеджменту, згідно з якими успіх підприємства визначається передусім раціональною організацією виробництва продукції, зниженням витрат, розвитком спеціалізації, тобто впливом управління на внутрішні чинники виробництва. Замість цього першорядною стає проблема гнучкості і адаптованості до постійних змін зовнішнього середовища [6, c. 34]. Значення чинників зовнішнього середовища різко підвищується в зв'язку з ускладненням всієї системи суспільних відносин (в тому числі політичних, соціальних, економічних), що складають середовище менеджменту організації. Головні передумови успіху підприємства знаходяться у зовнішній середовищі, тобто підприємство залежить в своїй діяльності від енергії, інформації і інших ресурсів, що поступає ззовні. Щоб функціонувати, система повинна пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі. Орієнтація на нові умови і чинники розвитку знайшлавідображення в принципах менеджменту, формулювання яких показує роль людини, що зросла, його професіоналізму, особистих якостей, а також всієї системи взаємовідносин людей в організаціях.
В складі найважливіших принципів, якими рекомендується користуватися менеджерам можна назвати наступні [2, c. 76]:
- доброзичливе відношення менеджерів до всіх працюючих в організації;
- відповідальність менеджерів всіх рівнів за успішну діяльність організації;
- комунікації (горизонтальні і вертикальні) як всередині, так і за межами організації;
- створення атмосфери відвертості, чесності, довір'я між людьми;
- сприяння реалізації їх талантів і прагнення до постійного вдосконалення, як особистої роботи, так і роботи організації.
Теорію управління прийнято розглядати як комплексну науку або науковий напрям, що спирається на багато які теоретичні і практичні знання. Це пояснюється багатогранністю проблеми управління і багатооаспектністю управлінської діяльності, заснованою на свідомому використанні економічних, природно-технічних організаційних, соціально-психологічних законів і закономірностей, властивих об'єкту управління. Елементами управління як загального вигляду людської діяльності є мета управління і спосіб досягнення мети, об'єкт і суб'єкт управління, взаємодіюча в певному навколишньому середовищі [8, c. 129]. Предметом розгляду теорії управління є управлінські(організаційно - управлінські, організаційно - економічні) відносини, що реалізовуються як інформаційні зв'язки при організації виробництва і управлінні ними. Процес управління включає збір, переробку і передачу інформації (предмет управлінської праці), що використовується для вироблення рішень(продукт управлінської праці).Ціна роботи в управлінській діяльності - методи і засоби обробки і аналізу інформації і прийняття на цій основі конкретних рішень. Зміст управлінської роботи розкривається в процесі управління, що складається з циклічного повторення функцій управління або конкретних видів управлінських робіт, що виконуються у всіх видах виробничої діяльності:
-науково - технічної;
- технологічної;
- облікової;
- фінансової;
- та інше.
Технологія управління - це прийоми, способи і порядок (послідовність, регламент) виконання процесу управління загалом і складаючих його функцій. У процесі будь-якої технології предмет роботи перетворюється в продукт роботи. Технологія управління повинна враховувати час управлінських циклів і їх раціональну взаємодію з виробничими циклами і життєвими циклами товарів. Технологія управління повинна відповідати технології виробництва і реалізаціям товарів (послуг), забезпечуючи безперервність і керованість їх процесів. Послідовність виконання взаємопов'язаних функцій управління - це суть, технологія управлінської роботи [4, c. 147].
1.2.
Задачі та цілі інформаційного менеджменту
Концепція інформаційного менеджменту (ІМ) об’єднує наступні підходи:
-економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат;
-аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації;
-організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти;
-системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.
Інформаційний менеджмент в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні задачі. До стратегічних задач відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні задачі мають більш вузький та підпорядкований характер [6, c. 48].
Для розуміння сутності інформаційного менеджменту варто прийняти до уваги такі положення:
1. Інформація являється комплексною категорією. Тобто вона може бути:
- умовою і засобом для ділового спілкування;
- засобом передачі суспільству відомостей про організацію;
- джерелом відомостей про зовнішнє середовище;
- товаром.
2. Інформаційний менеджмент відбувається у межах конкретної організації.
3. Інформація являє собою самостійний фактор виробництва, що лежить в основі процесу прийняття управлінського рішення.
4. Інформаційний менеджмент має відношення не просто до інформації, а саме до інформаційної діяльності організації.
Враховуючи це, можна узагальнити: інформаційний менеджмент – управління діяльністю, пов’язаною із створенням та використанням інформації в інтересах організації.
Основною ціллю інформаційного менеджменту є забезпечення ефективного розвитку організації шляхом регулювання різних видів її інформаційної діяльності.
У зв’язку з цим перед інформаційним менеджментом постає ряд певних задач.
Головною задачею інформаційного менеджменту являється інформаційна підтримка основної діяльності організації. Задача ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи (документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів [14, c. 214].
Наступна задача ІМ полягає у переробці різноманітного «масового продукту», що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям – перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням.
Важливою задачею ІМ являється вибір раціональних форм комунікацій, техніки та інформаційних технологій, а також характеристик інформаційних ресурсів, необхідних для досягнення цілей організації.
Крім того, ІМ розв’язує задачі планування, керівництва, контролю та організації документного забезпечення управління організацією за певними цільовими критеріями для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних дій членів організації.
ІМ стосується всіх функцій управління сучасної організації. Управлінський цикл містить чотири функції, - це планування, організація, мотивація та контроль.
Функція планування – це діяльність суб'єкта по визначенню темпів, пропорцій, розвитку об'єктів управління. Планування здійснюється в різних варіантах і являється основою існування організації, підприємства, фірми тощо. Найпоширеніші на сьогодні оперативне й стратегічне.
Оперативне планування відображає поточну діяльність організації.
Стратегічне пов'язане з перспективами.
Функція стратегічного планування здобуває в цей час особливе значення. Її специфіка: особливість самого стратегічного управління.
Стратегічне управління – це управління, що орієнтоване на забезпечення "виживання" організації та її ефективного розвитку в умовах динамічно мінливого зовнішнього середовища [13, c. 78].
На відміну від оперативного управління, стратегічне має інші критерії ефективності, а саме: своєчасність і точність реагування організації на зміни зовнішнього середовища.
Стратегічне планування - процес, що включає ряд стадій. Скласти стратегічний план, тобто визначити ті дії, які організація повинна зробити для виконання стратегії.
Планування складається з таких поетапних стадій:
1. Визначення місії організації. Місія – це чітко виражена причина існування організації, що підкреслює її відмінності від аналогів.
2. Визначення цілей організації. Ціль – це очікуваний, кінцевий результат. Саме через цілі, місія одержує реалізацію.
3. Аналіз середовища.
4. Аналіз стратегічних альтернатив.
5. Вибір стратегії.
6. Реалізація стратегії.
7. Стратегічний контроль.
Стратегічний контроль здійснюється протягом усього періоду реалізації стратегії. Він сприяє досягненню цілей стратегії.
Значення планування в цілому полягає в тому, що плани підвищують ступінь результативності діяльності організації.
Ефективність діяльності управлінського апарату організації залежить від цілого ряду факторів:
· Забезпечення організаційною й обчислювальною технікою;
· Використання сучасних технологій;
· Розподіл посадових обов'язків у рамках управлінської ланки;
· Інформаційне забезпечення управлінської діяльності;
Інформація являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний комплекс ресурсів фірми, поряд з кадровими, фінансовими й т.д. Інформація має багато спільних рис із іншими ресурсами [3, c. 52]:
- Інформацію необхідно планувати з точки зору виявлення потреби в ній організації;
- Витрати на одержання й використання інформації можна оцінити з економічної точки зору й вони повинні входити в загальний баланс організації.
- Інформаційні потреби можуть і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел.
При споживанні інформація не зникає, а змінює свою цінність.
Спеціаліст організації, працівник, керівник являються не просто користувачами, яким постачається інформація, а безпосередніми учасниками інформаційного процесу, найважливішою частиною ІМ.
1.3.
Структура управління організацією
Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям управління [10, c. 184].
В рамках структури управління протікає управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені задачі і функції управління, а отже - права і відповідальність за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, направлений на досягнення наміченої цілі менеджменту. Таким чином, структура управління включає в себе всі цілі, розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують координацію окремих дій по їх виконанню.Зв'язок структури управління з ключовими поняттями менеджменту його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми і їх повноваженнями, - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому менеджери всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації виглядів структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці їхньої відповідності меті ,що вирішуються і задачами [9, c. 34].
Створення структури є важливим елементом в організаційній діяльності фірми. Вибір ефективної методики і формування усього комплексу організаційних структур також життєво важливий елемент в діяльності менеджерського корпуса. В теорії західного менеджменту, основаної на концепціях організаційної поведінки, структура фірми розглядається як найважливіший фактор, що визначає форми поведінки (діяльності) усього колективу і окремих його членів. В цьому плані в організаційну структуру включаються такі управлінські поняття, як співвідношення відповідальності і повноважень, делегування повноважень, централізація і децентралізація, відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика фірми, моделі управлінських рішень, проектування загальних і індивідуальних завдань і деякі інші. По суті йдеться тут про змістовну сторону структури менеджменту: якій меті вона служить і які управлінські процеси вона забезпечує.
Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість:
- організаційна структура фірми забезпечує координацію всіх функцій менеджменту;
- структур організації визначає права і обов'язки (повноваження і відповідальність) на управлінських рівнях;
- від організаційної структури залежить ефективна діяльність фірми, її виживання і процвітання;
- структура, прийнята в даній конкретній фірмі, визначає організаційну поведінку її співробітників, тобто стиль менеджменту і якість праці колективу.
1.4.
Загальні характеристики організацій та складові її успіху
Усі складні організації мають загальні характеристики. Ці загальні риси допомагають зрозуміти, чому, щоб досягти успіху, організацією необхідно керувати.
1.Ресурси. В загальних рисах мета будь-якої організації вміщує перетворення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, які використовуються організацією, - це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація [15, c. 155].
2. Залежність від зовнішнього середовища. Однією із найважливіших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна із організацій не може бути "острівцем у собі". Організації повністю залежні від навколишнього світу, від зовнішнього середовища - як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатів, яких вони намагаються досягти.
Термін "зовнішнє середовище" враховує економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку та технологію, інші складові. Велике значення має той факт, що хоч організація і залежить повністю від зовнішнього середовища, середовище це, як правило, знаходиться за межами впливу менеджерів. Найкращі керівники в компанії "IBM" нічого не можуть зробити, щоб утримати маленьку японську компанію від виходу на ринок з новою інтегральною схемою, яка робить деякі види продукції "IBM" застарілими.
З кожним роком керівництву доводиться враховувати дедалі більшу кількість факторів зовнішнього середовища. Щоб досягти успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних компаній у себе на батьківщині.
3. Горизонтальний розподіл праці. Найбільш наочною характеристикою організації є розподіл праці. Якщо дві особи працюють для досягнення однієї мети, вони повинні ділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові називають горизонтальним розподілом праці. Розподіл великого обсягу роботи на багаточисленні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації виробляти значно більше продукції, ніж якби та ж кількість людей працювала самостійно. Класичним зразком горизонтального розподілу праці на виробничому підприємстві є виробництво, маркетинг і фінанси. Це основні види діяльності, які повинні бути успішно здійснені, щоб фірма досягла поставлених цілей [16, c. 212].
4. Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний розподіл за рахунок утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, хоча існують й інші назви.
Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи - це групи людей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнення загальної мети. Таким чином, за своєю суттю великі і складні організації складаються із декількох спеціально створених для конкретної мети взаємопов'язаних організацій і багаточисельних неформальних груп, які виникають спонтанно.
Вертикальний розподіл праці. Оскільки робота в організації розподіляється на складові, хтось повинен координувати роботу групи для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці відділяє роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координування роботи інших людей і становить суть управління.
Необхідність управління. Для того, щоб організація могла досягати своєї мети, завдання повинні бути скоординовані засобом вертикального розподілу праці. Тому управління є суто важливою діяльністю для організації. Вважається, що організація діє успішно лише тоді, коли досягла своєї мети.
Які ж складові успіху організації?
1. Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь запланованих завдань. Прикладом може служити будь-яка урядова комісія, яка створювалася для досягнення конкретної мети. Але виживання, можливість існувати якомога довше є первинним завданням більшості організацій. Це може продовжуватися нескінченно. Рекорд встановила римська католицька церква, яка діє уже протягом 2000 років.
2. Результативність і ефективність. Щоб успішно господарювати протягом тривалого часу, вижити й досягти мети, організація повинна бути як ефективною, так і результативною [15, c. 158].
3. Продуктивність. Ефективність можна виміряти і виразити кількісно, тому що є можливість визначити грошову оцінку ресурсів, які споживаються, і продуктів, що випускаються.
Відносна ефективність організації називається продуктивністю. Вона виражається в кількісних одиницях. Ключовою складовою продуктивності є якість [15, c.159].
4. Практична реалізація. Управлінські рішення, як би добре вони не були обґрунтовані з точки зору теорії і підкріплені дослідженнями, це лише ідеї, думки. А виробничі організації мета управління - це виконання реальної роботи реальними людьми. Рішення є успішними тоді, коли вони реалізуються практично, результативно і ефективно, перетворюються в дію.
На теперешньому етапі розвитку створюється велика кількість нових організацій. Нова організація сучасного промислового або сільськогосподарського виробництва повинна відповідати таким вимогам:
- невеликі організаційні підрозділи з невеликою кількістю працівників, але вони повинні мати більш високий, ніж раніше, кваліфікаційний і освітній рівні;
- небагато рівнів управлінської ієрархії;
- бригадні організаційні структури;
- орієнтація виробництва на обслуговування споживача;
- гнучкий, який може швидко змінюватись, асортимент продукції;
- мінімум запасів і гнучкі виробничі системи;
- більш високий рівень виробництва і якомога менші йоговитрати.
Нові виробництва повинні будуватися на певних принципах.
Не можна будувати організацію враховуючи тільки здібності наявних людей: її потрібно будувати як інструмент для досягнення чітко визначеної мети і підбирати людей, здатних забезпечити досягнення цієї мети.
Принцип єдиноначальності: жодна людина не повинна звітуватися більш ніж одному керівнику і повинна одержувати накази тільки від одного керівника.
Принцип спеціалізації у сфері управління: всі дії, які регулярно повторюються, слід твердо розподіляти між працівниками апарату управління і не дублювати їх.
Принцип діапазону управління: рекомендується мати не більше 6-12 підлеглих.
Постійне обмеження числа ієрархічних щаблів у структурі організації (чим більше підприємство, тим складніше ним управляти).
Принцип делегування повноважень: керівник ніколи не повинен сам робити те, що може зробити його підлеглий.
Сучасні менеджери повинні знати, що в рамках нового управлінського мислення будь-яка виробнича система розглядається як соціотехнічна. Вона складається з двох підсистем: а) технічної, до якої входять не тільки машини, верстати, обладнання, всі види технологій, а й управлінські знання, організаційні структури, методи планування, організація робочих місць та рівень кваліфікації та підготовки робочої сили, технологічні прийоми та навички роботи;
б) соціальної, яка містить усі форми морального та матеріального стимулювання праці, стиль управління, участь робочих і службовців у процесі прийняття рішень, створення кар'єри та просування по службі, організаційну культуру та ін. Таким чином, усі проблеми повинні вирішуватися в рамках єдиної соціальної системи.
Розділ 2. Роль і значення інформації в управлінській діяльності
2.1.Структура, форми подання та відображення економічної інформації
Термін «інформація» означає пояснення, викладання, повідомлення. Відомо багато визначень цього поняття, які даються за різних підходів до нього в різних наукових галузях. Під інформацією розуміють ті відомості, які зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт [10, c. 67].
Економічна інформація є інструментом управління і водночас належить до його елементів, її потрібно розглядати як один із різновидів управлінської інформації, яка забезпечує розв'язування задач організаційно-економічного управління народним господарством. Отже, економічна інформація - сукупність відомостей (даних), які відображають стан або визначають напрям змін і розвитку народного господарства та його ланок. В управлінні виробництвом вирізняють інформаційні процеси, в яких інформація виконує роль предмета праці («сира інформація») і продукту праці («оброблена інформація»). Якщо підійти до поняття економічної інформації з кібернетичних позицій, то інформаційний процес управління можна кваліфікувати як перетво-рення первинних відомостей (вхідних даних) на економічну інформацію, необхідну для прийняття рішень, які спрямовані на забезпечення заданого стану народного господарства й оптимального його розвитку.
Економічна інформація невіддільна від інформаційного процесу управління, який відбувається у виробничій або невиробничій сфері. Тому економічна інформація використовується в усіх галузях народного господарства й у всіх органах загальнодержавного управління [5, c. 96].
Економічній інформації притаманні деякі особливості, що випливають із її сутності. Найважливішими з них є:
- залежність від об'єкта управління;
- переважання алфавітно-цифрових знаків як форми подання даних із зображенням числових величин у дискретному вигляді;
- провідна значущість операцій автоматизованої обробки даних (арифметичних і логічних) при забезпеченні високої точності результатів обчислень;
- необхідність оформлення таких результатів у формі, зручній для сприйняття людиною, значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки даних;
- значні розміри оброблюваної інформації у випадку використання її в процесах обробки поряд зі змінними і сталими (постійними) даними;
- необхідність одержання значної кількості підсумків при обробці одних і тих самих даних за різними критеріями;
- необхідність стиснення розмірів при передачі з нижчої ланки управління до вищої;
- необхідність нагромадження й тривалого зберігання тощо.
Властивості економічної інформації слід брати до уваги при розробці комп'ютерних систем обробки даних, при визначенні вимог до всіх видів даних систем. Економічну інформацію розрізняють за належністю до сфери матеріального виробництва і невиробничої сфери, за галузями народного господарства і підгалузями згідно з прийнятим групуванням господарства.
Структурою економічної інформації визначається її будова, виділення тих чи інших елементів. Ці елементи називаються інформаційними одиницями. Із простих інформаційних одиниць утворюються складні. Дуже часто серед таких одиниць встановлюється ієрархічна залежність від простих до складних і навпаки.
Найбільшими інформаційними одиницями (одиницями найвищого рангу) є ті, які співвідносяться передусім з поняттям об'єкта управління. За такий об'єкт у сфері економіки беруть народне господарство та його ланки. Тому об'єктом управління вважають галузь народного господарства, галузь промисловості, промислове об'єднання (підгалузь), підприємство, комерційну структуру тощо.
З позиційкомерційної структури (підприємства) уся сукупність інформації є одиницею вищого рангу (рівня). Такою самою одиницею вищого рівня є сукупність інформації будь-якого іншого об'єкта управління. Ця одиниця відома під назвою інформаційна база (ІБ) відповідного об'єкта і тлумачиться досить вільно. Крім об'єктів управління ними можуть бути будь-які інші, наприклад планування, облік і аналіз господарської діяльності як функціональні управлінські роботи. Тому доречно говорити і про їх ІБ. Інформаційна база становить основу інформаційної системи будь-якого об'єкта, передусім об'єкта управління, тому вона є частиною інформаційної системи (ІС). ІС, крім інформаційної бази, містить у собі ще і й організацію в реальних умовах, її зазначене функціонування. Інформаційною системою передбачається склад джерел формування ІБ, її взаємодія з іншими ІБ, цільове призначення [16, c. 183].
Щодо видів управління інформаційна база об'єкта (наприклад, підприємства) поділяється на ІБ того чи іншого виду управління (наприклад, організаційно-економічного, соціального, технологічного). З позицій структурних підрозділів об'єкта управління, використо-вуваних ресурсів вирізняють ІБ його підрозділів (виробничих, комерційних) за такими ознаками: предметами та засобами праці тощо. Згідно зі стадіями (функціями) управління розрізняють інформаційні бази прогнозування, планування, обліку та ін. Отже, ІБ об'єкта поділяється на ряд підсистем, що розглядаються як об'єкт управління, тобто самостійні системи.
Набір взаємопов'язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями є масив даних. Прикладом масиву може бути сукупність даних про рух грошових коштів на підприємстві. Сукупність масивів даних, що стосуються однієї й тієї самої дільниці управлінської роботи, називають інформаційним потоком [7, c. 46].
Подання економічної інформації виконують по-різному, залежно від багатьох факторів, серед яких неабияке значення несуть види інформації. Подання виконується під час збирайня первинної інформації (результатів розв'язування задач та інших даних) та в процесі її обробки. Якщо для фіксування первинної інформації використовуються переважно паперові документи, то перероблена (вторинна) інформація фіксується машинним шляхом на різних носіях і засобах відображення.
2.2. Оцінка економічної інформації як об’єкта менеджменту.
При створенні інформаційних систем обробки даних оцінюють економічну інформацію на об'єкті менеджменту. Це необхідно для визначення ресурсів ІС, розрахунку потреби в управлінських кадрах, добору корисних відомостей для управлінських рішень та ін.
Адекватність інформації, тобто відповідність змісту до образу об'єкта, що відображається, може виявитися у трьох формах: синтаксичній, семантичній, прагматичній.
Синтаксична адекватність пов'язана зі сприйняттям формально-структурних характеристик відображення абстраговано від змістовних та споживчих (корисних) параметрів об'єктів. На синтаксичному рівні враховується тип носія і спосіб подання інформації, швидкість її передачі та обробки, розміри кодів, надійність і точність перетворення цих кодів тощо. Семантична адекватність виражає відповідність образу, знака та об'єкта, тобто відношення інформації та джерела її виникнення. Виявляється семантична інформація при наявності єдності інформації (об'єкта) і користувача. Семантичний аспект передбачає врахування змісту інформації: на цьому рівні аналізуються ті відомості, які відображає інформація, розглядаються змістові зв'язки між кодами подання інформації. Прагматична адекватність відображає відповідність інформації до цілей управління, які реалізуються на її основі. Прагматичні властивості інформації виявляються лише при наявності єдності інформації (об'єкта), користувача і мети управління. Прагматичний аспект оцінки інформації пов'язаний із її цінністю і корисністю для прийняття ефективного управлінського рішення [11, c. 138].
Згідно з трьома формами адекватності виконується й вимірювання інформації. Термінологічно говорять про кількість інформації і розміри даних. При синтаксичній мірі інформації розмір даних у повідомленні вимірюється кількістю символів (розрядів) узятого для цього повідомлення алфавіту. Часто інформація подається числовим кодом у тій чи іншій системі числення. Природно, що однакова кількість рядків у різних системах числення може передавати різну кількість (число) станів відображуваного об'єкта. Тому в різних системах числення один розряд має різну вагу і, відповідно, змінюється одиниця вимірювання даних. Так, у двійковій системі числення одиницею вимірювання інформації є біт (двійковий розряд), у десятковій - дит (десятковий розряд). У сучасних ЕОМ найпоширенішою одиницею вимірювання інформації є байт, який дорівнює 8-ми бітам. Визначити кількість інформації на синтаксичному рівні неможливо без розгляду поняття невизначеності стану системи (ентропія системи). Справді, отримання інформації про будь-яку систему завжди пов'язане зі зміною ступеня інформованості користувача про стан цієї системи. При семантичній мірі інформації її кількість загалом не може бути безпосередньо використана для вимірювання значення змісту, оскільки стосується знеособленої інформації, яка не відображає змістового ставлення до об'єкта.Для вимірювання значення змісту інформації (її кількості на семантич-ному рівні) найбільшого значення набула тезаурусна міра, запропонована Ю.І. Шнейдером. Автор пов'язує семантичні властивості інформації, передусім, зі здатністю користувача приймати відомості, що надходять. При цьому використовується термін «тезаурус користувача». Тезаурус можна тлумачити як сукупність відомостей, що їх має система, користувач [1, c. 112].
Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб. Можливість і ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, своєчасність, стійкість, точність, достовірність і цінність.
Репрезентативність інформації пов'язана з правильністю її добору й формуванням з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта. Найважливішого значення тут надають правильності концепції, на базі якої сформульовано вхідне поняття; обгрунтованості добору істотних показників і зв'язків відображуваного явища; правильності методики вимірювання та алгоритму формування інформації.
Змістовність інформації - це її питома семантична місткість, яка дорівнює відношенню кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють. Зі збільшенням змістовності інформації зростає семантична пропускна здатність інформаційної системи, оскільки, щоби отримати одні й ті ж відомості, необхідно переробити менший обсяг даних [5, c. 97].
Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників. Як неповна, тобто недостатня для прийняття правильного рішення, так і надмірна інформація знижує ефективність управління; найвищі якості притаманні лише повній інформації.
Доступність інформації при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і обробки.
Актуальність визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта, від інтервалу змін цих характеристик, від інтервалу часу, який минув із моменту виникнення даної інформації. Своєчасною є така інформація, яка може бути врахована при виробленні управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв'язання задач управління.
Стійкість - це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність. Стійкість інформації, як і її репрезентативність, зумовлена методичною правильністю її відбору і формування [3, c. 52].
Точність інформації визначається ступенем наближення відображуваного інформацією параметра і його істинного значення. Для економічних показників, які відображаються цифровими кодами, відомі чотири класифікаційні поняття точності: формальна точність, вимірювана значенням одиниці молодшого розряду числа, яким подано показник; реальна точність, що визначається значенням одиниці останнього розряду числа, правильність якого гарантована; досяжна точність - максимальна точність, якої можна досягти в даних конкретних умовах функціонування системи; необхідна точність, яка визначається функціональним призначенням показника.
Достовірність (вірогідність) інформації - це властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється достовірність інформації довірчою ймовірністю необхідної точності, тобто ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності. Поряд із поняттям «достовірність інформації» існує поняття «достовірність даних», яке передбачає розгляд інформації в синтаксичному аспекті. Під достовірністю даних розуміють їх безпомилковість; вимірюється вона ймовірністю появи помилок у даних.
Недостовірність даних може не впливати на розмір даних, а може й збільшити, його на відміну від недостовірності інформації, завжди зменшуючи її кількість.
Цінність інформації - комплексний показник її якості, її міри напрагматичному рівні.
2.3. Елемент
и
системи обміну інформацією
Процес обміну інформацією в організаціях умовно поділяють на дві категорії: формальну (або таку, що планують) і неформальну (або таку, що не планують).
Одним з найважливіших засобів формалізації передачі відомостей є використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інформація. В багатьох організаціях доповненням до форм звітності є різні види бланків, форми особистих анкет, бланки заяв і офіційних листів. Стандартні форми дають ініціатору інформації переваги, що передається. Якщо людина знову пише текст, який повторюється, то введення в обіг відповідного бланка значно економить час. Бланки вигідні також одержувачу інформації: використовуючи форму, він може уточнити, які саме дані йому необхідні в роботі. Головний недолік будь-якої стандартної форми полягає у відсутності в ній гнучкості. Оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і яким чином необхідно передати, то вона повідомляє і неправдиву інформацію, якщо матеріал не відповідає формі [15, c. 175].
Формальна система обміну інформацією має обмеження. Вона не задовольняє повністю потреб організації - неможливо формалізувати все, що проходить в організації. Встановлені канали не можуть вмістити багаточисленні потреби в обміні інформацією. Крім того, передача інформації по каналах, як правило, не доносить усіх змістових тонкощів того, що необхідно повідомити. Формальний обмін інформацією часто не може виразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість. Щоб бути ефективним, обмін інформацією повинен бути ширшим, ніж офіційна схема.
Існує багато шляхів неформального поширення інформації. Але неформальна передача інформації - це в деякій мірі незаконні всередині організації розмови та чутки. Вони охоплюють будь-яку інформацію поза офіційними каналами. В багатьох організаціях більша частина інформації, яка використовується в прийнятті директивних рішень, передається неофіційно. Неформальна передача інформації будує свої головні канали на основі соціальних груп, які визначаються структурою організації. Часте спілкування і ототожнення себе з організацією є одночасно причиною і наслідком структури соціальних груп, які забезпечують засоби для ефективної передачі інформації [10, c. 163].
Отже, неформальна передача інформації знаходиться в такому ж співвідношенні з повноваженнями ототожнюючих себе груп і осіб, як і офіційна передача інформації в співвідношенні з ієрархічною структурою повноважень.
Наслідки неформальної передачі інформації. Система неформальної передачі інформації є одночасно необхідною, неминучою та інколи роздратовуючою. Досить часто неофіційно передана інформація буває викривленою і неправдивою, оскільки вона не належить офіційному контролю.
Один з найбільш дієвих засобів посилити свій вплив в організації полягає в інтенсивному розвитку каналів неформальних зв'язків. Люди, які використовують неофіційні канали інформації, стають особливо впливовими, коли формальна система передачі перестає відповідати вимогам організації.
Розвинута система неформальної передачі інформації, яка доповнює формальну, часто дає можливість організації виконувати свої завдання швидко й оперативно [2, c. 132].
Внутрішні та зовнішні канали обміну інформацією. Урядові установи повинні підтримувати постійний потік інформації не тільки між своїми штатними співробітниками, а й іншими установами, організаціями населенням. При використанні внутрішніх і зовнішніх каналів обміну інформація інколи накладається одна на другу, що викликає ряд адміністративно-управлінських проблем.
Розділ 3. Документальне забезпечення інформаційного менеджменту: характерні ознаки і перспективи
3.1.Документ, як об’єкт фіксування управлінської інформації
Інформація в менеджменті є важливим ресурсом - вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі. Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа [10, c. 45].
Поняття "діловодство" розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми - прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту. Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на мою думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління [11, c. 147].
Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг.
Документ, як матеріальний об'єкт і носій інформації, безумовно, охоплюється загальним визначенням ресурсу. Крім того, документ, як ресурс, має конкретні якісні та кількісні характеристики. Так, під час створення управлінського документа, якість якого б відповідала сучасній системі управління, враховують вимоги щодо повноти та достовірності інформації, можливості її своєчасного отримання у необхідній формі та узгодженості з чинним законодавством. Визначення кількісних характеристик сучасного управлінського документа пов'язані, по-перше, з використанням загальноприйнятої методики обчислювання обсягів інформації, по-друге, з розрахунками витрат на створення та опрацювання інформації в певних управлінських процесах. Управлінський документ, безумовно, в конкретних обставинах має потенційну можливість використовуватись як товар, тобто бути продуктом праці, створеним для продажу. Вартість такого товару покупцем і продавцем можуть сприйматися по-різному. Так, для одного виду управлінської діяльності використання документної інформації, як ресурсу, проявляється у підвищенні якості товарів та послуг, а для інших - в удосконаленні структури виробництва, методів організації управління і стимулювання праці [6, c. 56]. Сучасний документ, що функціонуює в управлінському середовищі, потре6ує вироблення відповідної стратегії керування цим ресурсом. З точки зору визначення інформаційного ресурсу, як потенціалу, слід зазначити, що він має такі складові:
- змістовну;
- організаційну;
- матеріально-технологічну;
- кадрово-персоніфікаційну.
Змістовна складова характеризується наявністю інформаційної ємності. Вона повинна, перш за все, відповідати таким ознакам, як достовірність і повнота інформації. Цю складову можна вважати складовою нагромадженого масиву інформації з метою формування документаційних баз даних для подальшої реалізації, у тому числі як товару чи послуги.
Організаційна складова містить певні правила та вимоги щодо структурної побудови і організації документаційного забезпечення менеджменту різноманітних систем і рівнів управління. Організаційна складова сьогодні повинна бути спрямована на створення конкретної міжвідомчої організаційно-економічної структури інноваційної спрямованості з визначеним складом повноважень і спроможністю для надання послуг підприємствам, установам, організаціям різних форм власності з питань документаційного забезпечення їх діяльності. Першочерговими видами послуг цієї інноваційної структури можуть стати: розроблення повного або часткового програмного забезпечення документування менеджменту; підготовка та перепідготовка фахівців для роботи з цим програмним забезпеченням; надання консультацій користувачам; здійснення моніторингу використання програмного забезпечення у практичній діяльності користувачів. Матеріально-технологічна складова передбачає перетворення інформації на матеріальні об'єкти з метою подальшого використання їх як товарів чи послуг. Сутність цієї складової може розглядатись як певний поштовх в напрямку формування нового виду товару. Просування інформації в певному середовищі з подальшим доведенням її до користувачів, потребує проведення комплексних маркетингових досліджень відповідності якісно-вартісних характеристик товару, що пропонується, потребам швидкої динаміки сучасного менеджменту. Під час створення управлінського документа, як конкурентноспроможного товару, необхідно застосовувати стратегію забезпечення позитивного іміджу цієї діяльності, що, на нашу думку, потребує державної підтримки шляхом формування і реалізації міжвідомчої цільової програми [12, c. 283].
Кадрово-персоніфікаційна складова повинна забезпечувати вирішення подвійного завдання. Кожна людина може виступати як об'єкт і суб'єкт діяльності у створенні та використанні інформації. Ось чому кадрова складова, по-перше, спрямована на реалізацію здібностей певного соціуму щодо створення конкретного продукту і доведення його до користувачів, по-друге, характеризується можливостями певного соціуму сприймати, ефективно переробляти інформацію, що міститься в документах, для підготовки, прийняття і виконання управлінських рішень. Ця складова підпорядкована цільовим завданням щодо формування професійних кадрів, які мають здійснити інноваційний розвиток документаційного забезпечення менеджменту.
Адекватність формування та реалізації складових науково-технічного потенціалу відносно документаційного забезпечення менеджменту, значним чином підкреслює міру важливості визначення цієї діяльності як спеціальної управлінської категорії з подальшим розробленням механізму організації і керування. Для формування організаційно-методичної бази реалізації ефективного менеджменту і документування основних процесів його функціонування, на наш погляд, необхідно створити і забезпечити [11, c. 123]:
- організацію адекватного документування управління, яке базується на традиціях, правилах і нормах, що склались;
- нормативно-правову регламентацію процесів реалізації основних функцій сучасного менеджменту разом з формуванням відповідних вимог у законодавстві;
- уніфікацію і стандартизацію нових систем документації;
- розроблення програмних засобів щодо оптимізації документопотоків, відповідно до рівнів і завдань документаційного забезпечення менеджменту;
- створення багаторівневих документаційних баз даних та інформаційно-пошукових систем;
- створення умов для комерціалізації процесів документаційного забезпечення менеджменту;
- створення системи підготовки фахівців в сфері документаційного забезпечення менеджменту.
Цілеспрямована діяльність в напрямку реалізації цих заходів, на мою думку, дозволить у стислі строки здійснити інституалізацію документаційного забезпечення менеджменту як нової управлінської категорії і створити механізм його ефективного застосування в сучасних економічних умовах.
3.2. Сучасні технічні засоби, що використовуються для автоматизації інформаційно управлінської діяльності
Повна інтегрована автоматизація менеджменту передбачає охоплення таких інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і розв'язання спеціальних задач. Основні напрями автоматизації інформаційно-управлінської діяльності компаній наступні: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи “електронну пошту”. До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
1. Персональні комп'ютери, об'єднані в мережі;
2. Електронні друкарські машинки;
3. Текстооброблюючі системи ( проблемноорієнтованні комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості);
4. Копіювальні машини;
5. Комунікаційні засоби, телефонна техніка;
6. Засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (до них відносяться нетрадиційні носії інформації: магнітні диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);
7. Засоби для обміну інформацією — “електронна пошта”;
8. Відеоінформаційні системи;
9. Локальні комп'ютерні мережі;
10. Інтегровані мережі установ.
Стрімке зростання і диференціація попиту на усі види інформації, у тому числі наукову, технічну й у більшому ступені економічну, а також підвищення вимог до змісту і форм представлення даних є серйозними стимулами розвитку ринку інформаційних і комунікаційних технологій. Саме володіння достовірною й актуальною інформацією разом з умінням ефективно застосовувати адекватні методи і засоби її збору, перетворення і передачі є основою успішної діяльності будь-яких підприємств і організацій, незалежно від їх організаційно-правової форми. Докорінні перетворення в економічному середовищі, перехід від адміністративно-командних до економічних методів керування, розвиток підприємницької діяльності і ринкових структур, а також необхідність швидкого прийняття рішень призвели до істотних змін у потоках інформації, організаційних формах і методах обробки і представлення даних. Більшість користувачів відмовилися від послуг, наданих великими обчислювальними центрами. З появою персональних комп'ютерів, зручної і компактної оргтехніки їх послуги виявилися незатребуваниими в силу ряду причин, у тому числі організаційних, технічних і економічних [4, c. 275].
У роботі менеджера в даний час усе частіше й частіше можна зустріти предмети, що складають поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного керування принципово нових засобів і методів обробки даних, що являють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища, де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення і радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних стосовно витрат показників - якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів.
Висновки
Отже, оскільки ми живемо у час всебічного розвитку оточуючого нас світу, з кожним днем збільшується кількість інформації стосовно найрізноманітніших сфер нашого життя, тобто розширюється інформаційна сфера. А оскільки жодна з організацій, підприємств, фірм не являється інформаційно ізольованою, то дуже важливим питанням є питання отримання якісної та корисної інформації, яка забезпечувала б оптимальність процесу управління.
Інформаційний менеджмент з’явився як частина теорії менеджменту приблизно на межі 20-21 століть. Він являв собою якісно нову інформаційну концепцію, яка дала поштовх розвитку нової індустрії у сфері управління. Ця концепція пов’язана з тим, що водночас із традиційними важелями управління з’являється ще один – управління бізнесом за допомогою інформаційних технологій.
Інформаційний менеджмент відіграє дуже важливу роль у діяльності кожної організації, оскільки фактично являється потужною та ефективною інформаційною підтримкою. А це забезпечує їй ісування у сучасних економічних умовах, які вимагають досить швидкого планування та прийняття рішень.
Головна задача вивчення основ менеджменту, як навчальної дисципліни полягає в одержанні комплексу знань відносно вибору нових форм та методів управління при утворенні комплексу знань відносно цілісної, ефективної та гнучкої системи управління організації в умовах ринкової економіки, яка тільки розвивається.
Знання теоретичних основ управління дають можливість оволодіти культурою та мистецтвом керівництва колективу, включаючи вміння ставити загальні та конкретні цілі, задачі діяльності організації; розробляти стратегію управління при умові громадських, колективних, особистих інтересів, контролювати процес її реалізації.
В процесі управління відбувається делегування прав та обов’язків для організації взаємодії різних органів управління та розподіл задач, які виконуються різними працівниками. Керівники повинні передавати своїм працівникам свої права та обов’язки, інакше робота, яка вимагається не буде виконана.
Тому організація робіт – це функція, яку повинні здійснювати всі керівники незалежно від їх рангів. Хоча зміст цієї концепції складається в делегуванні прав та обов’язків для розподілу праці по горизонталі та вертикалі, однак рішення про вибір структури організації завжди приймається керівництвом вищого рангу. Керівники нижчого та середнього рангу лише допомагають йому, надаючи необхідну інформацію.
В цілому задача менеджерів - це вірний вибір тієї структури, яка краще всього відповідає цілям та задачам організації, а також впливає на неї внутрішнім та зовнішнім фактором. «Найкраща» структура - це та, котра кращим способом дозволяє організації ефективно взаємодіяти з зовнішнім оточенням, продуктивно та доцільно розподіляти і направляти зусилля своїх співробітників і, таким чином вдовольняти потреби клієнтів та досягати своїх цілей з високою ефективністю.
Найбільш впливовими зовнішніми факторами для організації є різні замовники, закони та впровадження державного регулювання, конкуренти та економічна ситуація, яка склалася в Україні.
Тільки оволодіння новим управлінням ім'я якому "менеджмент" можна здолати соціально-економічну кризу в Україні, а країну зробити цивілізованою.
Отже, у ході виконання курсової роботи нами було виконано усі поставлені задачі, а саме:
- було розкрито уявлення про розвиток інформаційного менеджменту,як нового виду управлінської діяльності;
- проаналізована сутність організації, її складові та визначення конкретних цілей у її розвитку;
- було прослідкувано за виконанням поставлених задач та ефективність діяльності організації;
- усвідомлено сутність усіх видів інформації .
Таким чином, можна зробити висновок, що інформаційний менеджмент відіграє дуже важливу роль у діяльності кожної організації, оскільки фактично являється потужною та ефективною інформаційною підтримкою. А це забезпечує їй існування у сучасних економічних умовах, які вимагають досить швидкого планування та прийняття рішень.
Список використаної літератури
1. Андрушів Б. М., Кузьмин О. Є. Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995. – 345 с.
2. Аппенянский О. І. Людина і бізнес. Шлях до досконалості. - М.: Барс, 1995. – 237 с.
2. Базилевич Л. А., Соколов Д. В., Франева Л. К. Моделі й методи раціоналізації й проектування організаційних структур управління. - Л.: ЛЭФИ, 1991. – 156 с.
4. Бреддик У. Менеджмент в організації: Навчальний посібник. - М.: Инфра-М, 2004. – 324 с.
5. Вейлл Питер. Искусство менеджмента. - М.: Новости, 1993. – 164 с.
6. Веснин В.Р. Основи менеджменту. - М.: Новости, 1997. – 178 с.
7. Галькевич Р. С. Набоков В. И. Основы менеджмента, М., - 1998. – 328 с.
8. Герчиков И. Н. Менеджмент: Учебник. - 2-е изд. – М.: Высшая школа, 1995. – 256 с.
9. Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмета. - Таганрог: ТРТУ, 1995. – 76 с.
10. Гончаров С. М. Дупляк В. Д. Основи менеджменту та маркетингу. – К.: Дніпро, 2002. – 275 с.
11. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 253 с.
12. Костров А.В. Введение в информационный менеджмент. – 1996. – 316 с.
13. Кузьмин О. Є. Сучасний менеджмент. – Львів, 1995. – 168 с.
14. Максимцов М. М. Игнатьева А. В. Менеджмент. - М., 1998. – 256 с.
15. Фатхутдинов Р. А. Система менеджмента, - М., 1996. – 189 с.
16. Хміль Ф. І. Менеджмент: Навчальний посібник. – К., 1995. – 286 с.
