Реферат Анализ организационной и экономической эффективности автоматизации торгового предприятия
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание
Введение ……………………………………………………………………..3
1. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по базовому варианту ………………………………………………..5
2. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по альтернативному варианту ……………………………………….19
3. Технико-экономическое обоснование целесообразности внедрения информационной системы на предприятия …………………………20
Заключение …………………………………………………………………...22
Литература ……………………………………………………………………23
Введение
В настоящее время все больше технологических процессов на предприятиях функционируют с использованием автоматизированных информационных систем. До недавнего времени вопрос лицензирования программного обеспечения не являлся актуальным, вследствие чего на очень многих предприятиях не уделялось должного внимания стратегиям автоматизации, так как в основных технологиях работы использовались контрафактные программные продукты. С ужесточением законодательства в области авторского права перед руководством многих организации встает вопрос о выборе стратегии автоматизации (использование свободного ПО, покупка ПО, самостоятельная разработка или комбинации вышеперечисленных стратегий).
В рамках данной работы будет рассмотрена стратегия автоматизации торгового предприятия, основной концепций которой является автоматизация процесса управления отношениями с клиентами (это стратегия, основанная на применении новых управленческих и информационных технологий, с помощью которых компании аккумулируют знания о клиентах для выстраивания взаимовыгодных отношений с ними. Подобные отношения способствуют увеличению прибыли, т. к. привлекают новых клиентов и помогают удержать старых). Данная концепция реализуется с помощью специального набора программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать, а значит, совершенствовать бизнес-процессы в сфере продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Это дает возможность компании обращаться к заказчикам услуг с интересными предложениями в наиболее удобный момент времени и по наиболее удобным каналам связи.
Во многих организациях отделы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов пока еще действуют независимо друг от друга, и по этой причине их представления о заказчике зачастую противоречивы, а действия — несогласованны. Автоматизация системы продаж облегчает координацию действий различных отделов, обеспечивая их общей платформой для взаимодействия с клиентами, и дает каждому из них доступ к полной информации о них, что способствует наилучшему удовлетворению потребностей клиентов.
Автоматизированная система по управлению продажами может включать в себя компоненты: автоматизации продаж; автоматизации маркетинга, автоматизации обслуживания клиентов.
В настоящее время создание автоматизированных систем продаж является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота торговых компаний.
Целью данной работы является анализ стратеги автоматизации специалиста по продажам в торговой компании.
Задачи исследования:
- изучение технологических процессов в работе специалистов по продажам;
- изучение теоретических вопросов в области построения информационных систем;
- определение постоянных и переменных издержек при построении автоматизированной информационной системы;
- построение альтернативного пути автоматизации и расчет его экономической эффективности.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Виприо», г.Москва – торговое предприятие по продаже мебельной продукции.
Предмет исследования – состояние работы по продажам в ООО «Виприо».
Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в сфере работы с клиентами в ООО «Виприо», изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем, рынка автоматизированных систем.
1. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по базовому варианту
В данном разделе приведем общую характеристику предприятия, характеристики стратегий автоматизации и расчет параметров автоматизации по базовому варианту.
ООО «Виприо» - предприятие малого бизнеса, основанное в 2005 году. Основной вид деятельности компании – проектирование, производство и продажа готовой мебели.
ООО «Виприо» предлагает своим клиентам большой выбор высококачественно мебели собственного производства, а также отечественных и зарубежных производителей.
Компания принимает заказы на продукцию, закупает ее у производителей, либо оптовиков и перепродает клиентам, либо продает продукцию собственного производства. Также ООО «Виприо» предоставляет услуги по доставке и сборке мебели.
Основные организационно-экономические параметры предприятия приведены в таблице 1.1
Таблица 1.1
Организационно-экономические параметры ООО «Виприо» за 2009г.
| № п\п | Наименование характеристики (показателя) | Значение |
| 1 | Количество постоянных клиентов | ~40 |
| 2 | Количество сотрудников | 20 |
| 3 | Количество офисов | 2 |
| 4 | Чистая прибыль за 2009 год | 536021 руб. |
| 5 | Количество наименований товаров | 35 |
| 6 | Количество структурных подразделений | 1 |
В настоящее время наблюдается рост как производственных, так и торговых оборотов предприятия, внедряются новые технологии, расширяется клиентская база, в связи с чем возникает вопрос оптимизации деятельности предприятия через внедрение автоматизированной системы учета.
Организационная структура предприятия приведена на рис.1.1
Директор: руководитель предприятия.
Главный бухгалтер: осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, также формирует учетную политику, курирует вопросы оплаты труда, исполнения смет, контроль основных средств и проведение инвентаризации. Осуществляет контроль за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Подготавливает бухгалтерскую и налоговую отчетность для налоговых органов, органов ПФ и ФСС.
Бухгалтерия подчиняется Главному бухгалтеру.
Рис.1.1 Организационная структура ООО «Виприо»
Зав.складом (начальник отдела складского учета) курирует вопросы логистики поставок и отгрузок продукции со складских помещений, отвечает за ведение соответствующей документации.
Специалисты по складскому учету подчиняются заведующему складом (начальнику отдела складского учета).
Начальник отдела продаж курирует вопросы продвижения продукции на рынок, технологий продаж как оптовых, так и розничных.
Отдел продаж подчиняется начальнику отдела продаж.
Такая структура предприятия типичная для предприятий малого бизнеса. Кроме того, предприятие в своей работе использует специалистов, работающих по договорам найма (IT-специалист, юрисконсульт, рабочие по сборке мебели).
В информационной системе предприятия используется локальная вычислительная сеть Ethernet, в которую включены:
- 20 рабочих станций специалистов;
- 5 сетевых принтеров;
- 1 файловый сервер.
Соединение осуществляется через коммутаторы, находящиеся в помещении серверной.
В данной работе рассматривается процесс автоматизации деятельности специалиста по продажам продукции.
Специалисты по продажам взаимодействуют в своей работе с клиентами в части предоставления информации о выпускаемой продукции, а также занимаются непосредственно продажами как оптовыми, так и розничными. Производят анализ объёмов продаж, готовят отчетность для руководства и информацию для других отделов предприятия. Описанный выше объём нагрузки специалистов предполагает автоматизацию основных технологических функций.
Таким образом, выделим основные функции автоматизации, в функции которого входит:
- ведение клиентской базы;
- ведение базы данных, содержащей информацию о продукции предприятия;
- автоматизация учета продаж;
- автоматизация складского учета;
- формирование отчетности по запросу;
- возможность совместного доступа к базе данных;
- документооборот с информационными базами подразделений предприятия.
Декомпозиция данных процессов показана на рис.1.2 и 1.3.
Рис.1.3 Декомпозиция бизнес-процессов, возникающих в технологии продаж «как есть»
Клиент обращается к специалисту, делает заказ. Специалист, получивший заявку, передает её либо для оформления закупки продукции, либо для проектирования и самостоятельного производства.
Место автоматизируемой задачи – автоматизация процесса «Работа по продажам». Входными информационными потоками являются сведения о клиентах и данные о заказах. Информация о клиенте включает в себя следующие данные: ФИО или наименование клиента, контактная информация, реквизиты. Автоматизация данного бизнес процесса является важнейшей задачей для предприятия т.к. экономическая деятельность предприятия напрямую связана с работой с клиентами, поскольку клиенты являются главным источником дохода предприятия. Автоматизация данного бизнес процесса путем внедрения автоматизированной системы позволит предприятию повысить эффективность работы предприятия в целом. Система позволит уменьшить время обработки заказов покупателей, увеличить качество обслуживания клиентов, и в перспективе приобрести новых клиентов.
Поставленная задача автоматизации работы по учету продаж включает в себя:
- непосредственную работу с клиентами по продаже продукции;
- создание оптимальной организационной структуры для оптимизации процессов продаж продукции;
- учет и анализ проведенных операций с целью разработки оптимальных планов по производству и продаж по видам продукции, дисконтной политики.
Каждый из этих процессов может быть разбит на ряд составляющих и является объектом автоматизации.
В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов по продажам возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2. Частота формирования отчетных документов
| № | Название документа | Время формирования без применения автоматизации | Время формирования с применением автоматизации | Частота формирования, раз в год |
| 1 | Счет на оплату | 15 мин. | 0,5 мин | 6000 |
| 2 | Рассылка рекламной информации для клиентов (формирование) | 15 мин. | 0,5 мин. | 4000 |
| 3 | Рассылка рекламной информации для клиентов (рассылка) | 15 мин. | 0,5 мин. | 4000 |
| 4 | Формирование заказа | 15 мин. | 0,5 мин. | 6000 |
| 5 | Запись информации о поставке | 15 мин. | 1 мин. | 7000 |
| 6 | Запись информации об отгрузке товара | 15 мин. | 1 мин. | 6000 |
| 7 | Инвентаризация остатков на складе | 2 ч. | 1 мин. | 12 |
| 8 | Отчет об операциях по контрагенту | 1 ч. | 1 мин. | 100 |
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней. Учитывая величину средней зарплаты специалиста по продажам, эффективность проекта оценивается в 85000 руб./год
Из данных таблицы 1.3 видно, что без использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и выполнением основных технологических процессов, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как штрафные санкции, потеря клиентской базы, снижение общей исполнительской дисциплины.
Существует несколько видов стратегий автоматизации:
· кусочная (хаотичная);
· по участкам;
· по направлениям;
· полная.
Рассмотрим эти виды стратегий подробно:
Рассмотрим эти виды стратегий подробно:
Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку.
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами.
Под полной автоматизацией понимается автоматизация всех функций предприятия.
Принимая во внимание указанные выше моменты, произведём анализ указанных стратегий автоматизации и выберем подходящую стратегию.
Основываясь на том, что нам необходимо автоматизировать бизнес -процесс предприятия «работа с клиентами», целесообразно выбрать стратегию автоматизации «по направлениям», так как технологические процессы других подразделений предприятия по отношению к технологии работы специалистов по продажам являются разнородными и их интеграция в единую информационную систему (по типу полной автоматизации) нецелесообразна. Кроме того, недостатки хаотичной автоматизации и стратегии «по участкам» снижают экономический эффект от использования информационных технологий в автоматизации исследуемого бизнес-процесса [2].
Рассмотрим возможные стратегии автоматизации.
Существует три стратегии автоматизации:
· покупка готовой ИС;
· покупка и доработка ИС;
· разработка собственной ИС;
Покупка готовой ИС
:
Перед тем как приобретать готовое решение необходимо оценить не только сам программный продукт, но узнать больше о фирме поставщике, чтобы компания была уверена, что требуема поддержка программного обеспечения будет осуществляться.
Преимущества:
• не требуется время на разработку;
• система тиражирована;
• часто имеется возможность выбора из нескольких готовых систем;
• помимо ИС покупаются и бизнес процессы;
Недостатки:
• необходима адаптация под организационную структуру, функциональные требования и т.д.;
• система тиражируема: вопросы защиты, новизны и др. вызывают определенные опасения;
• высокая степень риска;
• потребности сотрудников в функционале системы скорее всего будет удовлетворены не полностью;
Покупка и доработка ИС:
В этом случае покупается ядро системы (например, в бухгалтерии это проводки), а остальное доделывается.
Преимущества:
• покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом;
• возможная доработка именно требуемой функциональности;
• не надо платить за то, что компании не нужно;
Недостатки:
• необходим отдел информационных технологий;
• схема эффективна, если объем работ по доведению относительно невелик;
• часто можно доработать только в рамках информационной модели ядра;
Разработка собственной ИС:
Преимущества:
• хорошая адаптация к предъявляемым требованиям;
• индивидуальный проект;
• возможность быстрого изменения
Недостатки:
• необходимо создавать команду, либо отрывать от работы текущих сотрудников ИТ отдела;
• часто учитываются пожелания руководства в ущерб качеству разработки;
• проект может захлебнуться:
– из-за нехватки квалификации внутренних специалистов;
– из-за ухода ведущих специалистов;
– из-за нехватки внутренних ресурсов;
• часто плохая документированность системы;
В результате рассмотрения параметров основных стратегий автоматизации было принято решение о разработке собственной автоматизированной системы, учитывающей особенности бизнеса предприятия, так как в рассмотренных выше существующих разработках отсутствует интегрированное решение всех поставленных задач, а если покупать готовые решения разных производителей, ориентирующиеся на решение отдельных задач, тогда получим недостатки, характерные для хаотичной автоматизации. Кроме того, данное решение обусловлено необходимостью оптимизации расходов на закупку лицензионного программного обеспечения [9].
В рамках базой стратегии автоматизации руководством ООО «Виприо» рассматривается покупка программного обеспечения.
Рекомендованный программный продукт для автоматизации деятельности специалистов по продажам, рекомендованный руководством ООО «Виприо»:
1С-Рарус: CRM Управление продажами:
1С-Рарус: CRM Управление продажами предназначена для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами. Помогает организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами. Позволяет создать наиболее успешную стратегию работы с клиентами, увеличить число успешных сделок, снизить издержки по продажам, улучшить качество обслуживания клиентов и в целом обеспечить рост прибыли компании. CRM система обеспечивает тесную интеграцию с учетными программами на платформе «1С: Предприятие». Внедрение программы будет полезно организациям сферы торговли, услуг и другим, количество клиентов которых исчисляется тысячами [10].
Ключевое преимущество «1С-Рарус: CRM Управление продажами» — тесная интеграция с учетными программами на платформе «1С:Предприятие». Программа разработана на платформе «1С:Предприятие» и предназначена для встраивания в любую типовую или измененную конфигурацию программы «1С:Предприятие», например в «1С:Торговля и склад». CRM система образует единое целое с учетной системой, это физически одна программа, где используется один справочник контрагентов, номенклатуры, общая схема документооборота, вся информацию о клиенте находится в одной программе.
Такая тесная интеграция учетной и CRM системы позволяет: создать единое информационное пространство для работы с клиентами, максимально эффективно использовать всю информацию о клиенте, исключить двойной ввод информации. Для организаций уже использующих «1С:Предприятие» «1С-Рарус: CRM Управление продажами» позволяет: расширить функциональность уже работающих в организации программ, снизить затраты и сократить сроки на внедрение CRM системы.
В комплект поставки «1С-Рарус: CRM Управление продажами» входит типовая конфигурация «1С:Торговля и склад» со встроенными функциями «1С-Рарус: CRM Управление продажами». Кроме того, в документацию к программе включена инструкция по встраиванию типового решения в измененные конфигурации программы «1С:Предприятие» с описанием пошаговых действий [14].
Основные возможности:
· Управление клиентской базой, подробная характеристика о каждом клиенте, динамика изменения состояния отношений с клиентами;
· Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами;
· Управление событиями (действиями), создание регламента работы с клиентами и шаблонов типовых действий;
· Планирование и контроль действий, система напоминаний и выдачи заданий;
· Управление продажами, создание технологии продажи различных групп товаров, управление стадиями и этапами продажи, создание стандартных шаблонов действий;
· Интеграция с финансовыми и учетными программами позволяет создать единое информационное пространство по работе с клиентами;
· Управление маркетингом — сегментирование клиентов, оценка эффективности рекламных и маркетинговых кампаний;
· Анкетирование — сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Анализ анкет;
· Телемаркетинг — обеспечение массового обзвона клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет;
· Сервисное и гарантийное обслуживание. Учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания;
· Многофакторный анализ продаж, АВС анализ продаж, анализ состояния работы с клиентами, результатов деятельности сотрудников;
· Защита информации, настройка для пользователей прав доступа к информации;
· Удобный интерфейс просмотра информации по клиентам и действиям пользователей «Профиль контрагента», «Профиль куратора», «Календарь куратора»;
· Облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной почтой, рассылка факсов, печать конвертов;
· Интеграция с телефонной системой. Автоматизируется обработка телефонных звонков — при совместном использовании с «1C-Рарус:Call Center»;
· Интеграция с OLAP (On-line Analytical Processing) системой анализа динамических табличных отчетов «1С-Рарус:Динамические отчеты. Интерфейс обмена с Контур Стандарт».
Внедрение «1С-Рарус: CRM Управление продажами» позволит организации создать наиболее успешную стратегию работы с клиентами, увеличить число успешных сделок, снизить издержки по продажам, улучшить качество обслуживания клиентов и в целом обеспечить рост прибыли компании.
Проведем расчет расходов на приобретение автоматизированной системы специалиста по продажам на основе «1С-Рарус. CRM – Управление продажами». Результаты расчетов представим в таблице 1.2.
Расчет провеем с учетом предположения, что:
- рабочие станции специалистов имеют характеристики, совместимые с современным программным обеспечением;
- на рабочих станциях специалистов имеются лицензии на операционные системы;
- рабочие станции специалистов оснащены необходимыми средствами защиты информации и необходимость их покупки отсутствует;
- на рабочих станциях отсутствует лицензионная платформа 1С-Предприятие 8.1;
- коммунальные издержки, издержки на работу локальной сети не увеличиваются;
- количество специалистов, для которых проектируется автоматизированная система – 10.
Таблица 1.3. Расчет издержек проекта автоматизации по базовому варианту.
| Наименование издержек | Характер издержек | Стоимость |
| Приобретение платформы «1С-Предприятие 8.1» | Переменные | 34500 |
| Приобретение лицензии «1С – Рарус – Управление продажами» | Переменные | 24000 |
| Оплата труда специалиста по сопровождению ПО | Постоянные | 8000 руб/мес. |
| Оплата работы специалистов по внедрению и настройке ПО | Переменные | 5000 руб. |
2. Результаты исследования и оптимизация информационной системы по альтернативному варианту
В качестве альтернативного варианта рассмотрим вариант покупки платформы 1С с самостоятельной разработкой конфигурации под нужды предприятия. При этом предполагаются следующие расходы (таблица 1.3). При этом варианте автоматизации предполагается, что IT-специалист, работающий в компании, обладает достаточной квалификацией для разработки информационной системы. Из-за увеличения объема работы предполагается увеличение оклада IT-специалисту на 2000 руб.
Таблица 1.4. Расчет издержек проекта автоматизации по альтернативному варианту.
| Наименование издержек | Характер издержек | Стоимость |
| Приобретение платформы «1С-Предприятие 8.1» | Переменные | 34500 |
| Увеличение оклада IT-специалисту | Постоянные | 2000 р./мес. |
| Оплата работы специалиста по внедрению и первоначальной настройке ПО | Переменные | 5000 руб. |
Таким образом, при автоматизации по альтернативному варианту предполагается небольшое увеличение постоянных издержек при уменьшении переменных.
3. Технико-экономическое обоснование целесообразности внедрения информационной системы на предприятия
Как видно из таблиц 1.3 и 1.4, альтернативный вариант автоматизации предпочтительнее базового на 6000 руб./мес. постоянных издержек и 24000 руб. переменных, по данным таблицы 1.2, ежегодный выигрыш в эффективности от внедрения автоматизированной системы оценивается в 85000 руб./год.
Рассмотрим вариант кредитования на цели внедрения автоматизированной системы под 15% годовых. Расчеты проведем с использованием MS Excel.
Таблица 1.5. Анализ окупаемости издержек от внедрения ПО
| | Выплаты | погашение | проценты | остаток долга | Пост.изд. |
| | 5 785.42р. | 3 291.67р. | 493.75 | 36 208.33р. | 2000 |
| | 5 744.27р. | 3 291.67р. | 452.60р. | 32 916.67р. | 2000 |
| | 5 703.13р. | 3 291.67р. | 411.46р. | 29 625.00р. | 2000 |
| | 5 661.98р. | 3 291.67р. | 370.31р. | 26 333.33р. | 2000 |
| | 5 620.83р. | 3 291.67р. | 329.17р. | 23 041.67р. | 2000 |
| | 5 579.69р. | 3 291.67р. | 288.02р. | 19 750.00р. | 2000 |
| | 5 538.54р. | 3 291.67р. | 246.88р. | 16 458.33р. | 2000 |
| | 5 497.40р. | 3 291.67р. | 205.73р. | 13 166.67р. | 2000 |
| | 5 456.25р. | 3 291.67р. | 164.58р. | 9 875.00р. | 2000 |
| | 5 415.10р. | 3 291.67р. | 123.44р. | 6 583.33р. | 2000 |
| | 5 373.96р. | 3 291.67р. | 82.29р. | 3 291.67р. | 2000 |
| | 5 332.81р. | 3 291.67р. | 41.15р. | 0.00р. | 2000 |
| Итого: | 66 709.38р. | | | | |
Таким образом, выигрыш от оптимизации работы при внедрении автоматизированной системы превышает издержки от ё внедрения. Срок окупаемости проекта оценивается в 9 месяцев.
Заключение
В рамках данной работы был проведен анализ эффективности от внедрения программного обеспечения в технологию работы специалиста по продажам. Была проведена декомпозиция бизнес-процессов специалиста по продажам, определены параметры эффективности внедрения автоматизированной системы.
Были рассмотрены варианты автоматизации, связанные с покупкой программного обеспечения (базовый) и самостоятельной разработки (альтернативный).
Были определены издержки, связанные с построением автоматизированной системы, оценен срок окупаемости капиталовложений.
Литература
1. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. 84 с.
2. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства
проектирования информационных систем. М.: Финансы и статистика
2004г. 202с.
3. В.Бирюков, Владимир Дрожжинов. Введение в CRM // PC Week №25, 2001
4. Гаврилова Т. А., Хорошевский В. Ф. Базы знаний интеллектуальных систем.- СПб: Питер, 2000.
5. Гореткина Е. Средства подготовки электронных документов. Computer Week, 1995, № 19.
6. Гладкий А.А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров М.: 2007
7. Днепров А.Г. 1С - Предприятие. Cамоучитель. М.: 2009
8. В.Дубянский Руководство пользователя «1С – Торговля и Склад». СПб.: Питер, 2007.
9. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб. : Питер, 2007.
10. Коуров, Л.В. Информационные технологии в работе предприятий. – Минск: Амалфея, 2005.
