Реферат Информация и ее роль в организации
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)»
МИНСКИЙ ФИЛИАЛ
КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
«Теория организации»
Тема: «Информация и ее роль в организации»
Выполнил:
студентка 2 курса
группы 43МО Сорокина Н.Н.
Старший преподаватель: Цветкова Е.Н.
Минск
2009
СОДЕРЖАНИЕ
Введение. 3
1 Техническое оснащение управленческой деятельности. 6
2 Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента. 9
3 Влияние информационной системы на организационную структуру. 19
4 Стратегическая роль информационной технологии и стратегия организации. 23
4.1 Стратегия организации и информационная система. 24
4.2 Стратегические информационные системы.. 25
Заключение. 28
Список литературы.. 30
Введение
Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой
«фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственно промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию.
Это могут быть:
• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
• документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;
• устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.
Между процессом получения и распространения информации
аппарат выполняет ряд разнообразных действий.
Он может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе);
2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах);
3) накапливать информацию (например, информацию о продажах
для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).
Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции — решений. Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера, такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера — решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.
Таким образом, аппарат управления — это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.
Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (например, больше писем или технических инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты,
с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности — это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решения (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий).
Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики.
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:
- каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
- что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
- в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
- какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.
1 Техническое оснащение управленческой деятельности
Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:
- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия.
В общих чертах техническое оснащение деятельности аппарата
управления может включать:
- оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами,
расположенными на рабочих местах практически каждого служащего — от клерка до руководителя предприятия;
- программы, которые обеспечивают взаимодействие человека
и машины, включают необходимые средства для обработки информации и отражают накопленный опыт аппарата управления;
- коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;
- устройства совместного пользования, такие, как электронные
файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем
оргтехническим блокам через линии связи.
Оргтехнический блок приходит на смену системам, включающим
персональные компьютеры, редактирующие устройства и электронные пишущие машинки. Его сердцевиной становится микрокомпьютер с мощностью обработки, равной, по крайней мере, мощности современного мини-компьютера, со значительным объемом быстродействующей внутренней памяти, а также внешней памяти большой емкости, такой, как в современных флоппи-дисках.
Значительная часть электронной мощности оргтехнического блока
используется для обеспечения надежной связи между пользователем
и машиной. Средства обменной внешней памяти применяются для
ввода новых программ (программное обеспечение) и данных в оргтехнический блок, а также для хранения данных, которые нужны
для работы. Устанавливается дисплей с высококачественным черно-белым или цветным изображением, с экраном размером в одну страницу или более.
Составной частью оргтехнического блока становится система
автоматической связи, которая берет на себя функции современного телефона, с обширным списком номеров. Она позволяет автоматически передавать устные сообщения целому ряду получателей, оргтехнические блоки которых хранят эти сообщения до тех пор, пока они не найдут время прослушать их. Оргтехнические блоки пока обладают очень ограниченной возможностью «распознавать» речь, поэтому она не может быть использована для прямого ввода информации. Клавиатура и указатель дают возможность пользователю вводить в той или иной форме как текстовую, так и графическую информацию, а также реагировать на запросы и другую информацию, поступающую с микрокомпьютера.
Несмотря на то, что в целом все оргтехнические блоки будут аналогичными, их компоненты будут отличаться размером и качеством дисплея, пультом и памятью, а также числом и типами дополнительно используемого ими периферийного оборудования (такого, как печатающие устройства) в зависимости от специфики групп офисов.
Оргтехнический блок клерка включает главным образом дисплей и пульт с небольшим печатающим устройством; объем памяти и объем обрабатываемой информации здесь не имеют большого значения.
Оргтехнический блок секретаря представляет собой высококачественный черно-белый дисплей размером в развернутый лист, способный показывать разнообразные шрифты, а также локальные печатающие устройства, которые размножают документы и осуществляют их максимальную передачу. Документы офиса хранятся в локальных файлах большой емкости со съемными носителями. Оргтехнический блок секретаря оснащен средствами, работающими по команде, передаваемой с голоса непосредственно или по телефону. Возможно установление распознавательного устройства (способного узнавать буквы) для превращения имеющихся письменных документов в форму, поддающуюся электронной обработке.
Оргтехнические блоки специалистов включают цветные дисплеи
и локальные цветные комбинированные устройства для печати и
построения графиков. Полезными здесь являются память большой
емкости и съемные запоминающие устройства. Большое значение
придается пульту с совершенными приспособлениями для ввода
графической информации. В основном эти блоки отличаются программным обеспечением.
Оргтехнические блоки управляющих включают цветные дисплеи, небольшие пульты и устройства для ввода данных, а также совершенные аннотирующие устройства, работающие по команде с голоса непосредственно и по телефону, а также небольшие локальные файлы.
Оргтехнический блок руководителя
высшего уровня представляет собой телефонный комплекс, снабженный небольшими высококачественными дисплеями, устройство для выбора абонента связи и компактный пульт для ограниченного ввода данных. Имеются локальные съемные емкости средних размеров для хранения данных, а также такие оргтехнические блоки, которыми можно пользоваться вне офиса.
2 Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента
Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых – основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие – постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.
Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).
Информационная система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы (ИС) организации приведена на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Современная информационная система организации
Изменения в организации и технике управления под влиянием
информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.
Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных.
При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек — ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т. д.). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т. д.
Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций
руководителя. Выросло число эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т. п. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность
выявить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.
В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не
считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое
значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций и т. п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления.
В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:
1.
Функциональный подход.
Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.
Система имеет свои «минусы»:
- Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
- В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
- На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.
- Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.
2.
Системный подход.
Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.
Выявлены свои «плюсы»:
- Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
- Возможность многократного использования информации.
Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:
1. Банк данных;
2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.
Информационная система состоит из определённых компонентов:
- Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
- Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
- Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
- Каналы циркулирования информации.
Информационная система – человеко-машинная система. Основные её показатели:
- Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);
- Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.
Информационные системы могут быть квалифицированы по различным признакам:
- Централизованные (например, интегрированная ИС);
- Децентрализованные (организационно-функциональные).
- Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
- Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).
ИС должны соответствовать ряду требований:
1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.
Эффективная система управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ), в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.
- С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
- Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
- Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.
Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.
- Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.
- Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.
- Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что
- Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.
- Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
- Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.
- Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.
- Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.
- Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.
По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]
Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.
Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.
При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:
1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.
Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.
1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:
- Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;
- Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.
2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.
3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:
- Система хранения и обновления данных;
- Вопрос об основной увязке данных;
- Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.
Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.
4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие.
3 Влияние информационной системы на организационную структуру
Первые исследования указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние – это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.
Другие теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.
В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.
Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.
При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.
Основной недостаток такой стратегии – необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.
К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.
Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.
Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.
К основным ее недостаткам следует отнести:
- существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
- наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами данной стратегии являются:
- рационализация организационной структуры фирмы;
- максимальная занятость всех работников;
- высокий профессиональный уровень;
- интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.
Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Централизация власти.
Существуют две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция – это централизация власти. Часто в этом случае имеет место и централизация принятия решений. Но существует также другая – современные ИС позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти.
Изменение в формализации.
ИС может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация зависит от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.
Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование ИС приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.
4 Стратегическая роль информационной технологии и стратегия организации.
Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.
Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.
Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Это модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера.
Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.
4.1 Стратегия организации и информационная система.
Нужно сказать, что любая организация существует не изолированно, т.е. у нее есть конкуренты, партнеры, поставщики и покупатели. Может ли ИС повлиять на внешнюю сторону деятельности организации?
Суммируя многочисленные примеры, мы можем сказать, что ИС является источником конкурентного преимущества. Конкурентные силы в отрасли в связи с возможностями информационных технологий и информационной системы показаны на рис. 4.1.
Рис.4.1 Конкурентные силы в отрасли в связи с возможностями информационных технологий.
Использование ИС в организации необходимо рассматривать по трем основным параметрам:
1. Платформа ИТ – это совокупность аппаратных, прикладных средств и стандартов, которые использует организация для построения ИС. Она влияет на спектр услуг и продуктов, которые фирма может предложить на своем месте в рыночной экономике.
2. Доступ к информации, который показывает, кто из внешних и внутренних пользователей может иметь доступ к информации через платформу ИТ организации.
3. Информационный спектр, показывающий информационные услуги, которые могут быть непосредственно получены через платформу ИТ организаций.
4.2 Стратегические информационные системы
Говоря проще, такие системы являются рычагами для применения в бизнесе стратегий, которые используют информацию, обработку информации, коммуникации. Часто использование телекоммуникаций является центральным пунктом введения стратегических информационных систем (СИС).
ИС является стратегической, если она дает возможность для сохранения или поддерживает изменения в организации или сервисе или способе соревнования в отрасли.
Главное в этом утверждении – «дает возможность». ИТ должна быть использована как часть общего бизнес-плана, обычно для соответствия потребностям покупателей. Обычно конкурентное преимущество касается конкретного рынка и конкретного продукта.
Для некоторых фирм огромный объем информации – неотъемлемая часть бизнеса. Информационная интенсивность – это степень зависимости продукта или фирмы от информации и ИТ. Страховые, банковские и другие организации являются фирмами с высокой интенсивностью информации, и ИС всегда в них будут играть главную роль при применении стратегий.
СИС может быть использована для получения конкурентного преимущества. Организация может использовать информационные системы для изменения баланса власти между конкурентами, поставщиками, фирмами, производящими товары-заменители. Портер и Миллар (1985 г.) предложили модель, которая описала все эти конкурентные силы.
Философия информационного деления является центральной для получения конкурентного преимущества через информационную технологию. СИС поддерживает коммуникации между работниками, клиентами, поставщиками и т.д. Но для того, чтобы так происходило, необходимо, чтобы два изменения произошли в организации:
- Информационная система должна быть открыта для внешних организации.
- Информация должна быть доступной для всех, кто в ней нуждается.
Очевидно, что такое распространение информации основано на доверии, которое должно быть частью организационной системы ценностей. Для того, чтобы быть эффективной, такая информация должна быть полезной, ценной и охраняемой. Покупатели не будут вводить заказы непосредственно в компьютер Вашей системы, пока это не будет означать, что цена ниже, доставка быстрее или ряд преимуществ. Далее клиенты полагают, что данные об их операциях с Вашей организацией не будут доступны для манипулирования и анализа другим организациям.
В прошлом стратегия ИС во многих организациях представляла собой сумму существующих видов деятельности и планов, которые в свою очередь, появлялись чаще из развивающихся снизу вверх систем, чем из последовательных бизнес-планов. Такой частичный подход к ИС привел к упущению различных возможностей и неэффективному использованию ресурсов. Успех или провал являлись результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению изменений в бизнес или организацию. Тем не менее сейчас ситуация изменилась.
Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий связаны следующим образом.
Рис. 4.2 Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий
Сегодня инвестиции в системы и технологию внешними группами, такими, как покупатели, поставщики или конкуренты, могут потребовать от организации изменения подхода к управлению ИС/ИТ для того, чтобы избежать значительных деловых рисков и недостатков. Недостаток последовательной стратегии ИС может привести к любому количеству перечисленных ниже проблем:
1. Конкуренты, поставщики и покупатели могут получить преимущества над организацией.
2. Цели могут стать недостижимыми из-за ограничений систем.
3. Системы не являются интегрированными, что влечет за собой удвоение затрат, небрежность, провалы и скудость управленческой информации.
4. Запоздалое введение систем не приносит предполагаемой прибыли из-за слабой ориентации на ключевые цели.
5. Приоритеты и планы постоянно меняются, что порождает конфликты между пользователями и персоналом ИС, уменьшая тем самым производительность.
6. Выбранные технологии не объединяют, а даже скорее разъединяют в бизнес.
7. Не существует средств для создания подходящих ИС/ИТ уровней ресурсов, чтобы оценить вложения и создать постоянство приоритетов.
Заключение
Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.
Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности, по сравнению с традиционными:
- обеспечивается высокая эффективность принятия решений;
- рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;
- поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;
- устраняется дублирование функций;
- повышается эффективность работы в целом;
- снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.
Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение и использование на многих предприятиях (как за рубежом, так и в России) дает возможность говорить о ней как о современной эффективной технологии организации управленческих процессов, обладающей большим будущим.
Список литературы
1. Теория организации: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп./ Мильнер Б.З. –М.: ИНФРА-М, 2002
2. Управление современной компанией: Учебник/ Под ред. Б. Мильнера и Ф. Лииса. . –М.: ИНФРА-М, 2001
3. Информационные системы в экономике / Под ред. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 1996.
4. Информационные технологии в экономике. Под редакцией д.э.н., профессора Ю.Ф. Симионова. Серия «Высшее образование». Ростов н/Д: «Феникс», 2003
