Реферат

Реферат Принципы пострения системы Научно-справочного апппарата

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 8.11.2024





Принципы пострения системы НСА

Использование архивных документов является одним из основных направлений деятельности РГАНТД. В своей работе по использованию документов, и в частности при исполнении тематических запросов и запросов социально-правового характера архив широко применяет автоматизированные технологии и автоматизированные системы.
РГАНТД хранит документы государственных и негосударственных научно-технических организаций, средств массовой информации, документы из личных архивов на различных носителях информации. Это документы как на бумажной основе по практически всем отраслям промышленности, включая оборонную и космическую отрасли (научно-исследовательская, конструкторская, проектная, технологическая, управленческая документация и документы по личному составу), а также аудиовизуальные документы всех видов: кинофотофоновидеодокументы. Широкий видовой и тематический состав документального массива РГАНТД накладывает свои особенности на структуру, поступающих в архив тематических запросов, и соответственно на использование автоматизированных поисковых средств при подготовке ответов на эти запросы.
РГАНТД в своей архивной практике применяет автоматизированные архивные технологии, в том числе при создании автоматизированного научно-справочного аппарата, с 1980 года.
На первом месте по частоте поступления и трудоемкости исполнения стоят социально-правовые запросы.
При исполнении социально-правовых запросов на первом этапе для определения названия фонда и выявления описей, в которых есть дела по личному составу, также используется АС "Архивный фонд". На втором этапе поиск запрашиваемых документов производится по БД, разработанной в РГАНТД специально для подготовки ответов на запросы социально-правового характера. Цель данной разработки - ускорить и упростить работу по подготовке ответов по этим запросам. В БД "Социальные запросы" введены следующие сведения: современное наименование организации и ее адрес; все переименования и даты существования со ссылкой на соответствующий юридический документ (приказ, постановление вышестоящей организации); номер фонда (с указанием места хранения - Москва, Самара, ведомственный архив организации); номер описи; номер дела (с указанием вида хранящейся документации - личные дела, лицевые счета карточки уволенных и т.д.). Поиск может осуществляться по любому заданному параметру.
Такой набор необходимых сведений, на наш взгляд, является оптимальным: расширять ввод информации до конкретного лица в РГАНТД признано нецелесообразным, так как эти запросы носят разовый характер.
В РГАНТД в общем объеме сложных тематических запросов преобладают запросы по таким информационно емким видам документов, как фоно-, фото, кинодокументы а также конструкторской и научной документации. Исполнение тематических запросов проводится с использованием автоматизированной системы НСА архива, которая включает в себя, как основное звено, АИПС на видовые (НТД, кино-,фото,фоно и т.д.) и тематические ("История освоения космоса", "История медицины", "Промышленность" и др.) комплексы документов.
В настоящее время суммарная база данных по документам РГАНТД составляет более 250 тыс. описаний документов, информационно-поисковый тезаурус содержит более 10 тыс. терминов. Фонды РГАНТД ежегодно пополняются - в среднем на 10 тыс. ед. хр., все изменения в составе архивных фондов последовательно отражаются в информационной базе системы НСА.
АИПС предоставляет информацию на уровне единицы хранения или ее части, а обобщенные сведения (на уровне описаний фонда и описи) предоставляет АС "Архивный фонд".
Пользователями АИПС являются как внешние потребители информации (организации, учреждения, частные лица), так и сотрудники архива - при подготовке экспозиций к выставкам, юбилейным датам; публикации документов; выявлении особо ценных документов и т.д.).
Надо сказать, что принципы, заложенные в архиве при разработке автоматизированного НСА, базирующие на основных принципах отечественного архивоведения: преемственности и совместимости с традиционными методами учета и описания архивных документов, не потеряли актуальности и по сей день.
Отличительной особенностью документального массива РГАНТД является наличие в лексике архивных документов большого количества имен собственных: фамилий; географических названий; названий организаций, технических объектов и изделий, и т.д. Это обстоятельство усложняет процесс исполнения тематических запросов и требует от архивистов ведения лексического контроля при описании документов. С целью более качественного описания документов, ввода в систему НСА достоверных, необходимых и достаточных информационных сведений, в РГАНТД разработаны: рубрикатор по тематике, отражающей специфику, хранящихся документов и словарь-тезаурус. Рубрикатор РГАНТД не является средством поиска: он служит для определения тематических границ АИПС и структуризации, подготавливаемых Системой архивных справочников.
Для осуществления тематического поиска по документам архива существует словарь-тезаурус, который создавался динамическим путем, одновременно с процессом описания документов. При описании документов выписывались термины для каждого смыслового аспекта (темы, объекта, части документа, сюжета и т.д.), отражающие его содержание. Таким образом, в архивную практику внедрялась методика использования нормированной лексики с целью исключения возможности неоднозначного толкования лексических единиц, которыми архивисты описывают одни и те же явления, понятия, объекты и т.д. Этот основной метод построения лингвистического обеспечения системы НСА РГАНТД продиктован прежде всего потребностями эффективного использования архивных документов с целью более качественного удовлетворения запросов потребителей.
Опыт РГАНТД показывает что, отсутствие словарного контроля при описании документов вызывает такие негативные проблемы, как использование различных терминов для выражения одного и того же понятия и как следствие - возникновение при поиске ложной координации понятий (информационный шум) или ненахождение нужной информации.
Создание системы НСА РГАНТД опирается также на принципы целесообразной избыточности информации, достоверности и однократного унифицированного описания, как основных условий ее надежного функционирования.
АИПС по тематическим и видовым комплексам документов занимает центральное место в системе НСА РГАНТД, полностью реализует функции архивных каталогов и указателей, является универсальным справочным средством, позволяет многократно, в различных аспектах, использовать однократно введенную информацию: осуществлять многоаспектный тематический поиск и создание описей, каталогов и других справочников. Неоднородность состава документов архивных фондов РГАНТД, требующих различного подхода к организации хранения и учета письменных (по архивным фондам) и аудиовизуальных (в порядке поступления) документов, и соответственно описания этих документов, выдвигает единые требования по унификации описания при вводе в автоматизированную систему НСА.
При описании применяется дифференцированный подход и различные методы описания в зависимости от целей использования, ценности, информационной емкости и вида документа. Так, за единицу описания НТД и управленческой документации принимается дело или группа дел; личных фондов - документ или группа документов; аудиовизуальных документов: единица учета (или ее часть) - для кино-, видео-документов и единица хранения - для фоно-, фотодокументов.
В описании различных видов документов присутствуют обязательные элементы. Их структура и набор закреплены в предмашинном формате - рабочем листе АИПС. Он содержит данные по идентификации единицы описания (архивный шифр - в межархивных системах или архивный номер - в АИПС РГАНТД); хронологические сведения (крайние даты документов в фонде, описи, единице хранения, дата создания документа); показатели объема (количество единиц хранения в фонде, дел в описи, листов в деле, единиц хранения в единице учета); данные о видах документов, входящих в единицу описания (НТД, управленческая документация, документы по личному составу, личного происхождения, аудиовизуальные); наименование фондообразователя; информационно-тематическую характеристику единицы описания (заголовок, аннотация, ключевые слова, рубрика по классификационной схеме архива).
Существуют и специфические для каждого вида документов элементы описания (цвет - для кинофотодокументов, формат и система записи - для видеофонограмм, номер дорожки - для фонодокументов и др.). В систему НСА вводятся данные служебного характера, например, указание на особую ценность документа, сведения об ограничении использования, о состоянии носителя и др.
Такое построение информационного и лингвистического обеспечения дает возможность проведения достаточно быстрого и точного поиска по самым сложным многоаспектным запросам. Кроме того, система не исключает возможность свободного поиска по тексту документа и практически по всем полям описания документа. Как правило, последовательность формирования запроса (стратегия поиска) в АИПС такова:

изучение информационной потребности пользователя;

формулирование запроса на естественном языке;

создание поискового образа запроса с помощью словаря-тезауруса.
Система может учитывать необходимые ограничения при поиске: тематические, географические, хронологические, видовые и др. В архивной практике РГАНТД наиболее часто встречается видовое ограничение, т.е. потребителю требуются документы только одного вида, например кино или фото. В АИПС РГАНТД используется прямой и последовательный поиск. В результате прямого поиска выдается перечень номеров описаний документов, соответствующих запросу. В выданном системой перечне номеров документов в результате последовательного поиска отыскиваются описания, релевантные данному запросу. С целью улучшения результативности поиска может проводиться корректировка запроса (путем его расширения или конкретизации), эта процедура может повторяться неоднократно, пока не будет получен результат, удовлетворяющий пользователя.
С целю повышения качества информационного обслуживания потребителей архивной информации и одновременно с целью обеспечения сохранности аудиовизуальных документов РГАНТД целенаправленно ведет работу по созданию полнотекстовых баз данных на фото, фоно и кинодокументы. В связи с тем, что физическое состояние архивных аудиовизуальных документов в процессе хранения и особенно использования постоянно ухудшается, в РГАНТД уже давно решается вопрос о целесообразности преобразования документной информации методом оцифрования в другую форму, которая в большей мере удовлетворяла бы требованиям пользователей, интересующихся в первую очередь содержанием документов, и при этом архивисту не требовалось бы обращаться к оригиналу документа. Кроме того возможность многократной перезаписи оцифрованных аудиовизуальных документов со 100% сохранением качества звука и изображения, обеспечивает их практическую неограниченно длительную сохранность. В архиве функционируют автоматизированные архивные технологии, которые обеспечивают создание фонда рабочих и страховых копий на особо ценные фото и фонодокументы методом оцифрования и записи на оптический носитель. В экспериментальном порядке проходит апробацию технология по оцифрованию кинодокументов. Этому перспективному направлению своей деятельности архив уделяет большое внимание: электронные каталоги кино- и фотодокументов установлены на Сайте РГАНТД. Оптические диски с записями особо ценных фонограмм предоставлены для использования в Читальный зал РГАНТД.
Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.
Основная задача развития системы НСА архива заключается в эффективном использовании и пополнении действующих автоматизированных систем и баз данных, планомерном переводе всех элементов системы учета и НСА с ручного на автоматизированный режим ведения, переходе на более современные программные и технические средства.

4.01. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР – это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. СНСА создаётся для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффективного использования содержащейся в них информации.

Состав системы НСА
4.02. В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).
4.03. Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.
Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.
4.04. Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.
Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации в соответствии с п. 8.1.12 настоящих Правил. 

Дифференцированный подход к созданию НСА
4.05. При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части (см. п. 1.2.39), характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.
4.06. К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.
К наиболее информативным и используемым фондам первой категории возможно создание других архивных справочников, раскрывающих содержание документов – обзор фондов, указателей к документам и др.
4.07. К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.
4.08. К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.
4.09. При создании и совершенствовании научно-справочного аппарата отдельные структурные подразделения фонда, имеющие самостоятельные описи, могут быть отнесены к разным категориям.
Внутрифондовое категорирование проводится также применительно к объединённым фондам, в составе которых могут иметься фонды различных уровней информативности.

Преемственность НСА ведомственных и государственных архивов
4.010. Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.
4.011. Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.
Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.

1. Сочинение на тему Мне видеть не дано быть может
2. Реферат Тяговый расчёт автомобиля 2
3. Реферат на тему The Service Class Essay Research Paper The
4. Сочинение на тему Булгаков м. а. - Тема добра и милосердия в романе булгакова
5. Диплом Региональные различия и проблемы демографического развития Европы
6. Курсовая Сучасні моделі мотивації в управлінні
7. Реферат на тему Great Expectations Symbolism Essay Research Paper Need
8. Реферат Скифская империя
9. Диплом Реорганизация юридических лиц проблемы защиты прав кредиторов
10. Сочинение на тему Гоголь н. в. - Социально-историческое и общечеловеческое в героях н. в. гоголя