Реферат Бухгалтерская обработка документов
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание:
1. Введение.. 2
2. Организация работы с документами в бухгалтерии.. 3
2.1. Организация работы в бухгалтерии. 3
2.2. Документирование операций и документооборот. 6
2.2.1. Значение документации в бухгалтерском учете. 6
2.2.2. Понятие документооборота. 7
2.2.3. Классификация бухгалтерских документов. 7
2.2.4. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов. 9
2.2.5. Порядок хранения бухгалтерских документов. 12
3. Управленческие документы, их виды и структура.. 14
3.1. Правила оформления управленческих документов. 14
3.2. Организационно-распорядительные документы.. 17
3.3. Распорядительные документы.. 19
3.4. Справочно-информационные документы.. 19
Список используемой литературы:. 21
Приложение:. 22
Таблица №1. 22
Таблица №2. 22
1. Введение
Для успешного ведения бизнеса важно быть предприимчивым, инициативным, способным идти на определенный риск. Но не менее важно иметь специальные знания в различных отраслях: гражданского, налогового, трудового законодательства, а так же правила оформления документов, используемых в деятельности предприятия.
Значительно возросла роль такого традиционного для предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия, которая определяет финансовую стратегию фирмы.
Залогом успешной деятельности предприятия является совершенствование организации и деятельности бухгалтерии, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.
Бухгалтерский учет предприятия ведется на основе первичных учетных документов, неверное составление которых влечет возникновение конфликтов с налоговыми органами, а внутри предприятия – как с работниками, так и с учредителями.
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников бухгалтерии. Беспорядок в хранении документов может привести к потере ценной информации и негативно отразиться на деятельности предприятия.
Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, являются нарушением требований трудового законодательства Российской Федерации.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведения номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.
2. Организация работы с документами в бухгалтерии
2.1. Организация работы в бухгалтерии
Коммерческое предприятие любой организационно-правовой формы важно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, которые обеспечивают взаимодействие между руководителями различных уровней и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.
Бухгалтерия, как структурное подразделение учреждения, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления. Обоснованные управленческие решения – это основа сохранения и наращивания стоимости бизнеса. Документ как носитель информации выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, организации, обеспечивая взаимодействие их частей. Информации, содержащаяся в документах, является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их выполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и так далее. Документирование используется в качестве способа и средства реализации, возложенных на аппарат управления, функций. Оно во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля.
В современной экономике бухгалтерская документация является основной базой, используемой пользователями для принятия самых разнообразных решений.
Для принятия управленческого решения необходима полная, достоверная и оперативная информация. Информационное обеспечение бизнеса включает в себя данные финансового и управленческого учета, налоговую и статистическую отчетность, оперативные данные и прочие внеучетные сведения. Данные финансового учета являются наиболее достоверными и составляют основу информационного обеспечения бизнеса.
Оценить финансовое состояние, результаты производственно-хозяйственной деятельности и бизнес в целом, можно лишь на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, которые в настоящее время являются официальными источниками информации.
Единая система статистики коммерческих фирм, государственного и муниципального сектора, финансовых институтов основывается, прежде всего, на данных системы бухгалтерской отчетности.
Разработанные статистические формы и отчеты базируются на трех видах информации:
1) данные финансового бухгалтерского учета;
2) данные налогового учета;
3) данные статистических опросов и исследований.
Так же важно определить основные требования данной информации, такие как:
1. Полнота
2. Достоверность
3. Оперативность
4. Последовательность
5. Сопоставимость
Часть информации, используемой в управлении предприятием, отражается в документах. Документ – носитель информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Каждый документ оценивается, прежде всего, по содержащейся в нем информации.
ГОСТ Р 51141-98 определяет документ как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[1]. Он обеспечивает сохранение, накопление информации, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.
Принятый 25 января 1995 года Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» в ст.5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Согласно данному закону: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», т.е. установить полное совпадение, тождественность.
Бухгалтерия в процессе своей деятельности приходиться иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это, прежде всего:
· Система первичной учетной документации
· Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
· Система расчетно-денежной документации
· Система организационно-распорядительной документации
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Разработанные на предприятии формы должны отвечать следующим требованиям законодательства:
· Содержать все обязательные реквизиты, к которым относятся:
· Наименование документа
· Дата составления документа
· Наименование организации
· Содержание хозяйственной операции
· Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции
· Подписи и расшифровка подписей должностных лиц
· Утверждаться руководителем организации одновременно с принятием учетной политики
При необходимости в документы могут вноситься и другие реквизиты, если этого требуют нормативные акты или другие обстоятельства.
Бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.
Вся документация бухгалтерии делится на три документопотока:
§ Входящие (поступающие) документы
§ Исходящие (отправляемые) документы
§ Внутренние документы
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:
§ Прием и первичная обработка документов
§ Предварительное рассмотрение и распределение документов
§ Регистрация
§ Доклад руководителю и рассмотрение документов
§ Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение
§ Контроль исполнения документов
§ Исполнение документов
§ Формирование документов в дела
§ Использование документов в справочно-информационной работе
§ Определение сроков хранения документов
§ Заключительная стадия
Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником – экспедитором или в небольшой форме – секретарем-референтом.
При отправке проверяется правильность оформления документа:
· Наличие подписи
· Наличие даты
· Наличие заголовка
· Правильность адресования
· Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки.
2.2. Документирование операций и документооборот
2.2.1. Значение документации в бухгалтерском учете
Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц принимающих решение.
Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удовлетворяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
· Своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах
· Простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки
· Рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтеры предприятий должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или неоформление производственных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.
2.2.2. Понятие документооборота
Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Особенности документооборота в условиях автоматизации бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а так же всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
2.2.3. Классификация бухгалтерских документов
Разнообразие применяемых документов и особенности их использования в учетном процессе предполагают необходимость их классификации.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
· По назначению
· Содержанию хозяйственных операций
· Степени обобщения учетной информации
· Способу охвата операций
· Числу учитываемых операций
· Месту составления способу заполнения
· Основанию носителя
· Срокам хранения
По назначению бухгалтерские документы можно разделить на четыре группы:
· Организационно-распорядительные
· Оправдательные(исполнительные)
· Комбинированные
· Документы бухгалтерского оформления
К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и так далее. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордена, акты приемки и так далее. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным.
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.
По содержанию хозяйственных операций:
· Материальные документы – отражают движение товарно-материальных ценностей
· Денежные документы – по оформлению операций с наличными и безналичными средствами
· Расчетные документы – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обязательствам
По степени обобщения учетной информации:
· Первичные документы – составляются в момент совершения хозяйственной операции, являются основой учетного процесса
· Сводные (вторичные) документы – используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрепленном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах.
По способу охвата операций и кратности использования:
· Разовые документы – используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых и фиксируемых в документе одновременно
· Накопительные документы – используются для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время и в течение определенного периода – недели, декады, месяца. Разновидность накопительных документов являются группировочные документы, в которых первичные данные группируются по определенным признакам, необходимым для дальнейшей обработки информации.
По числу учитываемых операций:
· Однострочные документы – содержащие одну учетную позицию
· Многострочные документы – содержащие две и более учетных позиций
По месту составления:
· Внутренние документы – составляются для оформления внутренних хозяйственных операций предприятия
· Внешние документы – поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с другими организациями
По способу заполнения:
· Вручную
· При помощи вычислительной техники
По основанию носителя:
· Бумажные
· Машинные
2.2.4. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов
При правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. От 23.07.98) «О бухгалтерском учете».
· Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания
· Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации
Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· Наименование документа
· Дату составления документа
· Наименование организации, от имени которой составлен документ
· Содержание хозяйственной операции
· Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
· Личные подписи указанных лиц и их расшифровки
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
· Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
· Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами
Право подписи первичных документов
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Составление машиночитаемых первичных документов
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.
В условиях механизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Порядок записи определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.
В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:
· При ручной обработке – дату записи в учетный регистр
· При обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка Российской Федерации и другими нормативными актами.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:
Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
Группировка — это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов)— это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.
В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях). От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.
2.2.5. Порядок хранения бухгалтерских документов
В соответствии со ст.17 Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.
Исчисление срока хранения документов производиться с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000года.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Сохранность первичных бухгалтерских документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В (лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение пяти лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий – 1 год.
Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.
На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего акта – Положения о порядке хранения документации.
В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов; порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений; порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними другие.
3. Управленческие документы, их виды и структура
3.1. Правила оформления управленческих документов
Необходимой частью предпринимательской деятельности современного предприятия, становится получение коммерческой информации, правильное оформление документов в соответствии с требованиями рынка, подготовка рекламы и т.д. Без управленческих документов невозможно осуществлять планирование, финансирование, кредитование, решать задачи бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения и т.п. Производственно-хозяйственная деятельность предприятия, фиксируется в договорах, контрактах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах распоряжения по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями.
В современных условиях роста номенклатуры выпускаемых изделий, увеличения объема информации, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость правильной организации документирования: процесса создания, исполнения и оформления документов. На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними, который следует закрепить инструкцией по делопроизводству и довести до сотрудников.
Работа с документами не должна отвлекать работников от решения задач производственно-хозяйственной деятельности, развития предприятия, получения максимальной прибыли, конкурентной борьбы.
От правильной организации работы с документами во многом зависит оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии.
Управленческая деятельность фиксируется в основном в организационно-распорядительных документах, которые подразделяются на следующие группы:
1) Организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила
2) Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения
3) Справочно-информационные документы: письма, докладные и служебные записки, справки, протоколы, акты
4) Кадровые документы: заявления, анкеты, представления, справки
Всякий отдельный документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например, приказа, акта и т.п., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.
В основу унификации и стандартизации систем документации положен принцип создания общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения документов получили название формуляр-образец.
Государственные стандарты вводят единообразие в оформление документов, что является необходимым условием механизации и автоматизации работы с ними. Наличие необходимых реквизитов и правильное их оформление обеспечивают юридическую силу документа.
Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· Наименование документа
· Дата составления документа
· Наименование организации, от имени которой составлен документ
· Содержание хозяйственной операции
· Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления
· Личные подписи указанных лиц
Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97.
Так же каждый документ можно разделить на 3 основные части:
· Заголовочную часть
· Основную часть
· Оформляющую часть
Реквизит «эмблема организации»
Эмблема предприятия – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке и отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак, рисунок, аббревиатура и т.п. Размеры эмблемы не ограничены.
Реквизит «Наименование организации»
Согласно ст. 54 Гражданского Кодекса Российской Федерации каждое юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. «Наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица». Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Он располагается под реквизитом «эмблема организации».
Реквизит «справочные данные об организации»
Данный реквизит может быть расширен введением номера факса, адреса электронной почты и других сведений по усмотрению организации. Адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.
Реквизит «наименование вида документа»
Данный реквизит дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он располагается в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших.
Реквизит «дата документа»
Дата документа – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающего его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют разные стадии работы с документом. Датой документа является:
· Дата его подписания
· Дата его утверждения
· Дата событий, которые в нем зафиксированы
Реквизит «регистрационный номер документа»
Регистрационный номер документа – это условное цифровое обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.
Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное письмо.
Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»
Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.
Реквизит «адресат»
От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом и быстрота решения поставленных в документе проблем. Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
· Наименование учреждения, организации в именительном падеже
· Наименование структурного подразделения в именительном падеже
· Указание должности получателя в дательном падеже
· Инициалы и фамилия в дательном падеже
· Почтовый адрес
Реквизит «гриф утверждения документа»
Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или специальным оформлением.
Реквизит «резолюция»
Резолюция – это «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Он должен включать:
· ФИО исполнителя
· Содержание поручения
· Срок исполнения
· Личную подпись руководителя и дату подписания
Реквизит «заголовок к тексту»
Заголовок к тексту – это краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Он должен сочетаться в падеже с названием вида документа.
Реквизит «отметка о контроле»
Отметка о контроле обозначается буквой «К» или в виде контрольной даты и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах.
Реквизит «отметка о наличии приложения»
Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка об их наличии. Реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.
Реквизит «подпись»
Подпись – это обязательный реквизит любого служебного документа. В его состав входят:
· Наименование должности лица, подписавшего документ
· Личная подпись
· Расшифровка подписи
Реквизит «визы согласования документа»
Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией, как правило, с главным бухгалтером. Согласование – это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия.
Реквизит «печать»
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Печать придает документу юридическую силу.
Реквизит «отметка об исполнителе»
Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
Реквизит «отметка о поступлении документа»
При поступлении документа на нем проставляется отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.
3.2. Организационно-распорядительные документы
К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.
Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной Организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом. Датой организационного документа является дата утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения; наименование вида документа, заголовок к тексту; подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.
Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Структура устава и его содержание определяется разработчиком и включает следующие разделы:
1) общие положения
2) организационное единство
3) регламент деятельности
4) финансово-материальная база
5) отчетная и ревизионная деятельность
6) порядок ликвидации и ответственность за дела организации
Кроме перечисленных в устав могут быть включены другие разделы в соответствии со спецификой деятельности организаций.
Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения, предприятий или его подразделения. Текст положения об организации включает следующие разделы:
1. общие положения
2. основные задачи
3. функции
4. права и обязанности
5. руководство
6. взаимоотношения и связи
7. контроль, проверка и ревизия деятельности
8. реорганизация и ликвидация
Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. Составными частями договора являются:
1) заголовок документа
2) дата, место составления, номер
3) наименование сторон
4) предмет контракта
5) условия и сроки
6) условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов
7) порядок сдачи и приема выполненных работ
8) ответственность сторон
9) юридические адреса сторон
10) подписи должностных лиц
11) печати фирм-контрагентов
Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов:
1. раздел «Общие положения»
2. раздел «Должностные обязанности
3. раздел «Права»
4. раздел «Ответственность»
5. раздел «Взаимоотношения»
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.
Инструкция по безопасности труда составляется отделами охраны труда и техники безопасности.
3.3. Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией, предприятием, учреждением. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.
Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Постановления должны иметь следующие реквизиты:
1. государственный герб РФ
2. наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление
3. наименование вида документа
Распоряжение – управления государственного органа. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организации, которым оно адресовано.
Согласование осуществляется с должностными лицами или организациями, которые заинтересованы в данном документе.
В случае если исполнителями распоряжения являются должностные лица, в последнем пункте указываются те, на кого возлагается контроль за его исполнением.
3.4. Справочно-информационные документы
Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и так далее.
Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Текст состоит из вводной и констатирующей частей.
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и при других формах работы коллегиальных органов.
Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то он должен быть приложен к протоколу.
При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола. Протокол подписывают председатель и секретарь.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:
1) подтверждающие события в производственной деятельности предприятия, учреждения
2) подтверждающие юридические факты
Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Докладная записка может составляться как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, во второй делаются выводы и высказывается мнение должностного лица или организации.
Служебное письмо – информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами.
Разновидности служебных писем:
1) сопроводительное письмо
2) информационное письмо
3) письмо-извещение
4) рекламное письмо
5) письмо-подтверждение
6) письмо-напоминание
7) гарантийное письмо
8) письмо-претензия
9) письмо-ответ
Телеграмма – документ, который передается по телеграфу.
Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документов другими способами не обеспечивает своевременного получения информации.
Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Дата подписания должна соответствовать дате ее отправления.
Список используемой литературы:
1. Нор-Аревян Г.Г., Богатая И.Н., Карпов А.М., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство в бухгалтерии. Серия «Справочник». Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 352 с.
2. Е.Б. Пошерстник, Н.В. Пошерстник. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: Издат. Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.
3. http://www.buxuchet.info/buxgalterskaya-obrabotki-dokumentov
Приложение:
Таблица №1.
ОСТАТКИ ПО СИНТЕТИЧЕСКИМ СЧЕТАМ НА 01.01.2000 г.
| Актив | Сумма | Пассив | Сумма |
| I. Внеоборотные активы: 1. Основные средства II. Оборотные активы 1.Сырье и материалы 2.Основное производство 3.Готовая продукция 4.Касса и расчетные счета 5.Расчеты с покупателями и заказчиками 6.Дебеторская задолженность Итог БАЛАНС | 645000 441000 230000 79200 185500 41500 2100 979300 1624300 | III. Капиталы и резервы: 1.Уставной капитал 2.Добавочный капитал 3.Нераспределенная прибыль Итог IV.Долгосрочные обязательства ______ V.Краткосрочные обязательства 1.Краткосрочные кредиты и займы 2.Кредиторские задолженности - с поставщиками - по налогам и сборам - по соц. и мед. страхованию - по пенсион. Обеспечению - с персоналом Итог БАЛАНС | 1429200 21000 18000 1468200 16000 24600 21000 14000 3800 14000 50000 156100 1624300 |
Таблица №2
ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ОПЕРАЦИИ ЗА ЯНВАРЬ
| Содержание операции | Сумма | Дебит | Кредит |
а) покупная стоимость (без НДС) б) НДС | 32000 5760 | 10 19 | 60 60 |
а) в основное производство б) на содержание и ремонт оборудования в) на общехозяйственные нужды | 178000 48000 29500 | 20 25 26 | 10 10 10 |
а) рабочим основного производства б) рабочим, занятым обслуживанием и ремонтом оборудования в) общепроизводственному персоналу г) персоналу управления предприятием | 47500 24000 13200 20400 | 20 25 25 26 | 70 70 70 70 |
а) рабочим основного производства б) рабочим, занятым обслуживанием и ремонтом оборудования в) общепроизводственному персоналу г) персоналу управления предприятием | 12540 6336 3485 5386 | 20 25 25 26 | 69 69 69 69 |
| 36000 | 20 | 10 |
| 37000 | 51 | 66 |
| 136500 | 50 | 51 |
| 13600 | 70 | 68 |
| 115400 | 70 | 50 |
| 440 | 71 | 50 |
| 21100 | 70 | 76 |
| 21100 | 51 | 50 |
| 5850 | 20 | 71 |
а) основных средств общепроизводственного назначения б) основных средств общехозяйственного назначения | 12000 4000 | 25 26 | 02 02 |
а) от дебиторов б) от покупателей и заказчиков | 2100 128000 | 51 51 | 76 62 |
а) общепроизводственные расходы б) общехозяйственные расходы | 107021 59286 | 20 20 | 25 26 |
а) банку по ссуде б) поставщикам в) фонду социального страхования г) пенсионному фонду д) фонду обязательного медицинского страхования е) бюджету ж) кредиторам | 25500 34000 1800 12600 1620 12000 18800 | 66 60 69/1 69/2 69/3 68 76 | 51 51 51 51 51 51 51 |
| 3100 | 10 | 20 |
| 573097 | 43 | 20 |
| 251930 | 62 | 90 |
| 38430 | 90 | 68 |
| 140000 | 90 | 43 |
а) стоимость услуг б) НДС | 20500 3690 | 44 19 | 60 60 |
| 44690 | 60 | 51 |
| 20500 | 90 | 44 |
| 53000 | 90 | 99 |
ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО СЧЕТАМ СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА
| Номер счета | Наименование счета | Остаток на начало месяца | Оборот за месяц | Остаток на конец месяца | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 01 | Основные средства | 762000 | | | | 762000 | |
| 02 | Амортизация основных средств | | 107000 | | 16000 | | 123000 |
| 10 | Сырье и материалы | 389000 | | 35100 | 291500 | 132600 | |
| 20 | Основное производство | 240000 | | 446197 | 576197 | 110000 | |
| 43 | Готовая продукция | 75000 | | 573097 | 140000 | 508097 | |
| 50 | Касса | 1170 | | 136500 | 136940 | 730 | |
| 51 | Расчетные счета | 189000 | | 188200 | 287510 | 89690 | |
| 60 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками | 28000 | 78690 | 61950 | | 11260 | |
| 62 | Расчеты с покупателями и заказчиками | 37670 | 251930 | 128000 | 161600 | | |
| 66 | Расчеты по краткосрочным кредитам и займам | 15000 | 25500 | 37000 | | 26500 | |
| 68 | Расчеты по налогам и сборам | | 12500 | 12000 | 52030 | | 52530 |
| 69 | Расчеты по социальному страхованию и обеспечению и обязательному мед страхованию | | 17090 | 16020 | 27747 | | 28817 |
| 70 | Расчеты с персоналом по оплате труда | | 48000 | 150100 | 105100 | | 3000 |
| 76 | Расчеты с разными дебиторами и кредиторами | 4200 | 23600 | 18800 | 23200 | | 28000 |
| 80 | Уставный капитал | | 1392000 | | | | 1392000 |
| 83 | Добавочный капитал | | 19500 | | | | 19500 |
| 96 | Резервы предстоящих периодов | | 15350 | | | | 15350 |
| 84 | Нераспределенная прибыль | | 20000 | | | | 20000 |
| 90 | Прочие | | | 251930 | 251930 | | |
| 99 | Прибыль и убытки | | | | 53000 | | 53000 |
| 25 | Общепроизводственные расходы | | | 107021 | 107021 | | |
| 26 | Общепроизводственные расходы | | | 59268 | 59268 | | |
| 19 | Налог на добавленную стоимость | | | 9450 | | 9450 | |
| 44 | Расходы на продажу | | | 20500 | 20500 | | |
| 71 | Расчеты с подотчетными лицами | | | 440 | 5850 | | 1210 |
| итого | 1698040 | 1698040 | 2380761 | 2380761 | 1774167 | 1774167 | |
БАЛАНС НА КОНЕЦ МЕСЯЦА
| Актив | Сумма | Пассив | Сумма |
| I. Внеоборотные активы:
«-» Амортизация основных средств II. Оборотные активы 1.Сырье и материалы 2.Затраты на незавершенное производство 3.Готовая продукция 4.Касса и расчетные счета 5.Расчеты с покупателями и заказчиками 6.Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям Итог БАЛАНС | 762000 123000 132600 110000 508097 730 161600 9450 1561477 1561477 | III. Капиталы и резервы: 1.Уставной капитал 2.Добавочный капитал 3.Нераспределенная прибыль 4.Рещзервы предстоящих расходов 5. Прибыли и убытки Итог IV.Долгосрочные обязательства ______ V.Краткосрочные обязательства 1.Краткосрочные кредиты и займы 2.Кредиторские задолженности - с поставщиками - по налогам и сборам - по соц. и мед. страхованию - с персоналом - с подотчетными лицами - разным кредиторам Итог БАЛАНС | 1392000 19500 20000 15350 53000 1446850 26500 11260 52530 28817 3000 1210 28000 151317 1598167 |
[1] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.1
