Содержание

1. Понятие реквизита. Полный список реквизитов..............................................3

2. Порядок оформления дел. Сдача дел в архив...................................................7

3. Протокол.............................................................................................................14

Список литературы................................................................................................15
1. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав реквизитов насчитывает 29 наименований и приведен в государственном стандарте (Полный список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-97). Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной деловой практике относятся:

номера и наименования реквизитов даны по ГОСТ Р 6.30-97

и Изменению N 1 ГОСТ Р 6.30-97

03. эмблема организации или товарный знак  

06. наименование организации

07. справочные данные об организации

08. наименование вида документа

09. дата документа

10. регистрационный номер документа  

11. ссылка на регистрационный номер и дату документа

13. гриф ограничения к доступу

14. адресат         

15. гриф утверждения документа  

16. резолюция

17. заголовок к тексту

18. отметка о контроле  (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).        

19. текст документа

20. отметка о наличии приложения

21. подпись

23. визы согласования документа

24. печать

26. отметка об исполнителе

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28. отметка о поступлении документа в организацию

29. идентификатор электронной копии документа

Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 3 реквизита из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (нименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

Полный список реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:

01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты:

09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
2. Порядок оформления дел.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел.

 На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел— это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив.

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное хранение документов в электронной форме.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное лицо.

Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.
Список литературы.

1. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2003. - 208с.

2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие. - 6-е изд., исправ. и доп. - М-Новосибирск.: Инфра-М-Сибирское соглашение, 2008. - 367с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с.

4. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427, [5]с.

5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.- 592с.

6. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие:- М.: Проспект, 2008. - 240с.

7. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. - 240с.

8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2004. - 384с.

9. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. - М.: А-ПРИОР, 2008. - 240с.
Угловой штамп.

ПРОТОКОЛ
01.12.2011          №__

г. Дубна

Заседание сотрудников бухгалтерии

Председатель старший бухгалтер К.М. Левашова

Секретарь бухгалтер И.В. Хомякова

Присутствовали Е.Н. Кротов (гл. бухгалтер), Г.А. Шубина (бухгалтер), О.И. Иванова (бухгалтер)
Повестка дня: сокращения срока составления годового отчёта (сообщение бухгалтера Сурковой А.М. о возможности досрочного предоставления годового отчёта за 2011 год).

СЛУШАЛИ:

А.М. Суркова - Работники группы учета имеют возможность предоставить данные для годового отчёта на 3 дня раньше установленного срока.

ВЫСТУПИЛИ:

Е.Н. Кротов – Мной разработан новый график работ по составлению годового отчёта. При условии выполнения нового графика годовой отчёт можно сдать на 4 дня раньше срока.

Г.А. Шубина – Для досрочной сдачи отчёта необходимо будет выполнять уплотнённый график работ.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Представить годовой отчёт за 2011 год на 3 дня раньше установленного срока к 12.01.2012

2. Провести анализ годового отчёта с целью выявления резервов, необходимых для достижения экономии средств в 2012 году.

Председатель                                                                                      К.М. Левашова

Секретарь                                                                                            И.В. Хомякова