Реферат Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Глава 1. Информатизация архивного дела
1.1. Основные цели, отрасли информатизации архивного дела
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня. Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти. Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.
Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую программу информатизации. Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый Государственный архив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой «Информатизация России». Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения – архив учреждения – ведомственный архив – государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.
Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов. Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Основные правила работы государственных архивов. Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.
Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях, как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД – 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.
Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено, прежде всего, отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России. Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой "Информатизация России".
Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников Госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.
По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от несанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК). Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.
1.2. Основные направления и принципы информатизации
Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:
· обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
· комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
· научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
· организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в Госархивах.
Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.
Четвертое направление применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе – текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.
Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:
· преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
· системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных; внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений. Сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.
Организация работ по информатизации
Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый Госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой "Информатизация России".
Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников Госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.
По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от несанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.
В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:
1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.
2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА) (для всех архивов объединения), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА). Остальные ограничиваются по этому направлению работы текущим планированием. Однако реалии рыночной экономики вносят свои коррективы в любые программы, и зачастую, плановая работа отодвигается в сторону для разработки программного обеспечения под конкретного, как правило, иностранного потребителя информации (в виде справочника, БД, публикации и т.д.). Конечно, от этого в какой-то мере страдают научные разработки, вместе с тем, создание НСА к документам ставится в зависимость от частоты обращений к ним. Специально для работы с ААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.
Организационное оформление этого направления работы в условиях жесткого кадрового дефицита является, на наш взгляд, еще одним свидетельством того, что ААТ стали такой же повседневной реальностью, как экспертиза ценности или комплектование. Кроме того, в области ААТ наблюдается такое интересное явление, как свободная конкуренция в сфере автоматизации областных и бывших республиканских архивов, которые заказывают разработку компьютерных технологий для тех или иных задач своей работы. Автоматизация "сверху" и "снизу" развивается достаточно изолированно друг от друга. В стране нет ни только единого центра компьютеризации архивного дела, но и центра сбора информации в этой области. С другой стороны, нет и монополии на разработку ААТ. Для федеральных архивов преобладает второе ("стихийное") направление компьютеризации.
В настоящее время компьютеризация в большей степени затронула область создания информационно-поисковых справочников. Среди них преобладают БД простейшей структуры на большие и однородные массивы данных - имена, географические названия и т.п. Как правило, они дублируют традиционные указатели к фондам, каталоги и указатели к описям. Основная цель их создания - ускорить поиск по соответствующим массивам. Однако есть случаи создания новых справочников, технология разработки которых была значительно усовершенствована при помощи компьютера. Например, БД по военнопленным и интернированным, где при помощи использования автоматизированных словарей были созданы БД на разных языках, при этом удалось избежать привлечения переводчика для создания предмашинного формата (сведения вносятся непосредственно с именной карты военнопленного или опросного листа интернированного). Таким образом, на плечи машины переложили самую "грубую" техническую работу.
Существенный прорыв в области архивных технологий в целом с введением компьютеризации произошел и в сфере ведения систематических каталогов. Тезаурусы, разработанные еще 15 лет назад, и контекстный поиск с успехом заменили тематический поиск в массиве каталожных карточек, построенных по “Схеме единой классификации документальной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (СЕК). С 1995г. по решению Росархива прекращена каталогизация по СЕК в федеральных архивах и центрах документации. В области создания тематических межфондовых справочников на уровне документа следует отметить технологии РГАНТД. Использование компьютерных технологий позволило сократить такие этапы работы, как дублирование каталожных карточек, вливание их в каталог, индексацию, а также ускорило поиск. Однако это имеет и свои отрицательные последствия - распад единого систематического каталога на ряд тематических баз данных.
В отношении информационных справочников на уровне фонда (путеводителей и кратких справочников) - с применением компьютеризации усовершенствовался процесс подготовки их к изданию. Информационные справочники на уровне единицы хранения (автоматизированные описи) остаются наименее охвачены ААТ среди справочников системы НСА. Однако и в этой области существуют интересные разработки (РГВА БД "Опись"), которые можно применять для усовершенствования описей (сокращаются такие виды работ, как систематизация единиц хранения и указатели к описи).
Наибольший интерес представляют справочники по системе НСА архива в целом. Это базы данных сложной, иерархической структуры, состоящие из локальных БД ("фонд", опись", "документ") и "плоских таблиц" (именной, географический указатель, указатель учреждений).
Очень перспективное, на наш взгляд, направление,- решение проблемы однократного ввода, что очень существенно для больших массивов информации. Цель создания таких систем - возможность исполнения одного запроса на разных уровнях системы НСА, от архива до документа и документной информации одновременно. В Центре документации “Народный архив” система доведена до уровня фонда, в "Мемориале" до уровня дела (нет регистрации). Каталогизация не начата из-за отсутствия отлаженного рубрикатора. В "Мемориале" создан тематический рубрикатор информации "История диссидентского движения". Система БД и автоматизированных справочников также может использоваться и исследователями в читальном зале. Среди государственных архивов создаются системы такого рода, например "Справочный стол архива" (РГВА) и аналогичная система для читального зала ГАРФ.
Экспертиза ценности документов и обеспечение сохранности слабо затронуты компьютеризацией, эффективных экспертных систем в архивоведении фактически не существует.
Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.
При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
После внедрения типовых баз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их в локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти "децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и Центрального фондового каталога.
Интеграция "снизу" (в архивах) развивается путем объединения БД простой структуры в небольшие банки данных разными способами. Это и учет полей в "контрольной базе данных" (РГАЭ) , и создание локальных банков данных (например "Справочный стол" и др.). Интересное решение проблемы предложил РГВА, планирующий сканировать описи, а затем объединить их общей информационной системой. Еще одним способом интеграции являются локальные сети (РГВА, МГОА).
В 90-е годы выходит ряд интересных статей, посвященных проблемам автоматизации архивного дела и использованию электронных документов, в которых подчеркивается, что отсутствие технических средств сдерживает развитие информатизации, мешает выработке единой концепции и политики. Состояние этой проблемы в стране носит критический характер, прослеживается серьезное отставание от многих стран мира. Целесообразность проводить разработку автоматизированных архивных технологий в рамках единой концепции информатизации обосновывается тем, что это позволило бы более организовано решать вопросы технического оснащения автоматизации в архивных учреждениях, а самое важное, формировать поисковый аппарат на межархивном уровне, объединять информационные ресурсы государственных и ведомственных архивов, создавать актуальные для потребителей базы данных исторической информации и на этой почве интенсифицировать использование архивных документов в интересах общества.
В это же время выходит ряд аналитических обзоров по зарубежным и отечественным материалам об ААТ и архивах. Стали подниматься вопросы маркетинга информации автоматизированных баз данных по истории России.
Изучаются возможности использования гипертекстовых документов, оптических дисков в архивах. В последние годы вышло несколько работ, посвященных этим проблемам. На наш взгляд, этот вопрос заслуживает самого пристального внимания.
Одним из перспективных направлений автоматизированных технологий использования архивных документов является CD-ROM мультимедиа.
В качестве примера возможности использования CD-ROM в архивоведении можно назвать диск “Видеоархив Российской истории”, который выпущен фирмой “Кирилл и Мефодий” в комплекте CD-ROM “Большая энциклопедия Кирилла и Мефодия”. На диске содержится 9 видеосюжетов об интереснейших моментах истории России за последние 100 лет.
Данный мультимедийный диск существенно отличается от обычного документального кино. Он имеет интерактивную возможность поиска и просмотра этих фильмов по именам и событиям, датам. Любой фрагмент можно остановить и просматривать его по кадрам. Это чрезвычайно важно при источниковедческом анализе документального кино.
Интерес представляет и проект обучающей системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивном институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по архивоведению, основанный на современных информационных технологиях.
Естественно, приведенные примеры не отражают и маленькой части возможностей использования мультимедиа в архивном деле и исторической науке. Большие перспективы, на наш взгляд, новые информационные технологии открывают, например, перед Российским государственным архивом звукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое качество звучания, но и дает возможность реставрировать старые записи. Это, естественно, относится и к проблемам хранения кино-фотодокументов. Новые перспективы открываются и в деле публикации документов. Исследователь сможет, не выходя из дома, не только ознакомиться с текстами археографически оформленных документов, но и увидеть их подлинное изображение. В одной публикации могут быть и тексты, и изображения, и звук, и кино.
Используя имеющийся интеллектуальный потенциал историков-архивистов, богатейшую базу разнообразных исторических источников, хранящихся в отечественных архивах, технические возможности фирм-изготовителей CD-ROM сегодня можно создать в короткий срок, например, диск “ИСТОРИЯ РОССИИ (в фактах, документах, искусстве)”.
Предлагаемый проект отличается от других широким использованием архивных документов, широтой охвата и фундаментальностью привлекаемого материала.
Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых автоматизированных технологий в архивном деле. Дело не в примерах, а в настоятельной необходимости разворачивания работы в этом направлении.
Глава 2. Электронные документы в архивах
2.1. Защита электронной документации
В работе любой фирмы однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников. Особенно если этот документ был создан несколько лет назад. Иногда какой-то нерадивый сотрудник взял документ попользоваться и не вернул или потерял. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. На помощь приходит система электронного архивирования или попросту система электронного архива. Это статья как раз и поможет Вам в вопросе организации, построении и создании системы электронного архива.
Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:
- более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;
- более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;
- более низкая стоимость архивного хранения ЭД;
- возможность контекстного поиска;
- новые возможности защиты документов;
- упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;
- принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).
Основные принципы построения системы электронного документооборота:
- соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
- распределенность;
- масштабируемость;
- модульность;
- открытость;
- переносимость на другие аппаратные платформы.
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- создание справочников и работа с ними;
- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
- создание и редактирование реквизитов документов;
- формирование отчетов по документообороту предприятия;
- импорт документов из файловой системы и Интернета;
- создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
- электронное распространение документов;
- работа с документами в папках;
- получение документов посредством сканирования и распознавания.
- уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;
- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
- обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:
- угроза раскрытия информации;
- угроза нарушения целостности документа;
- угроза потери доступа к документу;
- угроза подделки документа.
По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:
- природные
- непреднамеренные техногенные
- преднамеренные
Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:
- обеспечение надежности функционирования технических средств;
- обеспечение резервирования каналов связи;
- резервное дублирование информации;
- ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;
- разграничение прав доступа к файлам и папкам;
- внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;
- защита от вирусов;
- защита от "взлома" сетей.
Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.
2.2. Архивные документы на нетрадиционных носителях
В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.
Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.
Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между Госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.
Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.
Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.
К типовому ПО для Госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.
Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.
Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.
Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.
Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.
Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для Госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "Госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив. К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.
Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.
Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.
Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.
Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.
Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.
Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.
Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.
Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.
Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.
Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы.
2.3. Программы, применяемые в архивах Омска и Омской области
Программа
AKIZ - автоматизированный контроль исполнения запросов (разработан ВНИИДАД, Москва,1991 г). Вся информация по работе в программах осуществляется вызовом справочного аппарата (клавишей F1).
Режим Просмотр
В режиме просмотра нижняя строка содержит подсказку навигации по записям и количества записей в БД, а также номер текущей карточки.
Существует возможность распечатки документов (F5): печать одной текущей карточки, печать всех карточек, печать всех, начиная с текущей.
Режим Поиск
1. Изначально требуется установить режим поиска, выбрав Установка фильтра на просмотр.
2. Затем, используя клавиши управления курсором, выбирают поле поиска.
3.Нажать клавишуEnter
4. Выбрать условие ($=> < > = <=< >)
5. Поле поиска выделить цветом, куда необходимо впечатать условие поиска.
6. Нажать клавишу Enter
7. Получить результат поиска.
Например.
Найти запрос для Сидорова С.П.
1. В нижнем меню отыскать режим ПОИСК, нажать клавишу Enter.
2. Выбрать режим поиска УСТАНОВКА ФИЛЬТРА НА ПРОСМОТР.
3. С помощью клавиш управления курсором выбрать поле ФАМИЛИЯ. Нажать клавишу Enter.
4.Выбрать условие =
5. В поле ФАМИЛИЯ впечатать Сидоров, нажать клавишу Enter.Фамилии следует впечатывать, используя клавишуShift
.
6. Выбрать « Нет других условий», Enter
.
7. Если карточек с заданным условием не найдено, нужно нажать любую карточку.
Режим Ввод/Исправление
1. В режиме Ввод/Исправление имеется дополнительная строка подсказок (сверху), где F
1 – Помощь, F
9- Корректировка,F
10 – добавление.
2. Для того, чтобы в именующуюся запись внести изменения необходимо выбрать нужную запись посредством клавиш PgDn
и
PgUp
.
3. Нажать F
9 и выполнить Корректировку.
Для того, чтобы выйти из режима работы в программе AKIZ, необходимо выбрать режим MS-DOS, находящийся после режима ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ.
К программе AKIZ прилагается программа ASPIS
- Ведение списков
Программа
OMSK- каталог справочного стола (Государственный архив Омской области. ВНИИДАД. Москва, 1991 г.)
Программа имеет три каталога: Список фондов, Сведения об учреждениях, Виды документов.
Для работы с каталогом Список фондов необходимо активизировать заголовок.
Режим Ввод/Исправление
1.Активизировать ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ (выделить надпись ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ и нажать клавишу Enter).
2.В последующем режиме в строке подсказки (верхняя строка) выбрать нужную команду – Добавление F10.
3.Заполнить все поля: Исторический период, Номер фонда, Объем фонда, Крайние даты документов, Название фонда, Примечание.
Перемещение от поля к полю осуществляется клавишей Enter.
4.После полного заполнения карточки нажать клавишу Enter.
Пример
Выполнить ввод новой записи в БД по следующим полям:
1.Исторический период – Э (эвакуация)
2.№ фонда – 1545
3.Объем фонда – 725 записей
4.Крайние даты документов 15.01.42-17.12.97
5.Название фонда – Фонд эвакуированных в годы Великой Отечественной войны Куйбышевского района
6Примечание – Фонд пополняется
Режим корректировки (
F
9)
1.Чтобы откорректировать запись в БД необходимо выбрать ее в режиме ПРОСМОТР с помощью клавиатуры PgUp
и
PgDn.
2.Нажать клавишу F
9 и внести изменения в нужные поля.
3.Нажать клавишу Enter
.
Режим Поиск
1.Изначально требуется установить режим поиска, выбрав Установка фильтра на просмотр.
2.Затем, используя клавиши управления курсором, выбирают поле поиска.
3.Нажать клавишу Enter
.
4.Выбрать условие ($=> < > = <=< >).
5 Поле поиска выделить цветом, куда необходимо впечатать условие поиска.
6.Нажать клавишуEnter
.
7.Получить результат поиска.
Каталог СВЕДЕНИЯ ОБ УЧРЕЖДЕНИИ имеет несколько режимов:
1.Сортировка
2.Просмотр
3.Поиск
4.Ввод/Исправление
5.Выбор баз
6.MS-DOS
Режим Просмотр дает возможность пролистать, визуально познакомиться с записями БД, используя клавиатуру PgUp
и
PgDn.
В режиме Ввод/Исправление работают с помощью функциональных клавиш F
10 (добавление) и F
9 (корректировка)
Добавление
1.Нажать клавишуF
10 и заполнить поля.
2.Нажать клавишу Enter
.
Корректировка
1.Нажать клавишу F
9, предварительно выделив корректируемую запись.
2.С помощью клавиши Enter
выделить поле для исправления.
3.Выполнить изменения.
4.Нажать клавишу Enter
.
Пример.
Выполнить Поиск записи в БД, если известно, что номер описи 1478.
Алгоритм Поиска
1.Выбрать режим ПОИСК.
2.Установить режим поиска «Установка фильтра на просмотр».
3.С помощью клавиш ←↑↓→ выбрать поле № описи и нажать клавишу Enter .
4.Выбрать условие $.
5.Впечатать 1478.
6.Выбрать Нет других условий. Нажать Enter.
7.Если запись найдена, то в статусной строке (внизу) будет, сколько записей имеется в БД.
8.Если записи, то с номером описи 1478 нет в БД, об этом даётся сообщение.
Программа
POISK
– информационный банк данных (Роскомархив, LTD «Архивы России» Москва, 1991)
Режим Сортировка
Сортировка проводится по полю, помеченному звездочкой.
Режим Просмотр
Осуществляется с помощью клавиш PgUp
и
PgDn
Поиск
1.Выбрать режим ПОИСК.
2.С помощью клавиш перемещения курсора выбрать поле, по которому будет выполняться ПОИСК.
3.Нажать клавишу Enter
.
4.Выбрать условие.
5.Задать значение в поле.
6.Нажать клавишу Enter
.
7.Выбрать другие условия, нажать клавишу Enter
.
Например:
Найти запись по заголовку дела ПТИЦЕФАБРИКА
Алгоритм исполнения:
1.Выбрать режим ПОИСК.
2.Выбрать режим поиска – Установка фильтра на просмотр.
3.Установить курсор в поле Заголовок дела (поисковое поле).Нажать клавишу Enter.
4.Выбрать условие = (знак равенства).
5.Задать (впечатать) значение в поле – Птицефабрика. Нажать клавишуEnter.
6.Выбрать Нет других условий. Нажать клавишуEnter.
7.На экран выводится результат поиска.
Программа
PERECHEN
– (перечень типовых документов и сроки их хранения) Госархив Омской области, Мироненко Е.М.
После запуска программы предоставляется Главное меню системы
-Документы управленческой деятельности
-Документы научно-технической и производственной деятельности
-Выход из программы
Часть 1. Документы управленческой деятельности.
Представлены режимы:
1.Просмотр/Удаление/Печать
2.Корректировка/Добавление
3.Поиск
4.Сортировка
5.Выход из меню.
Просмотр
1.Просмотр возможен только при наличии базы данных.
2.Просмотр осуществляется посредством клавиш PgUp
и
PgDn
3.Из этого режима осуществляется печать и удаление записей из базы данных.
Добавление
В программе выделены:
Разделы:
1.Организация системы управления
2.Прогнозирование, планирование, ценообразование
3.Финансирование, кредитование
4.Учет и отчетность
5.Организация использования трудовых ресурсов, соц. Соревнований
6.Работа с кадрами
7.Социально-культурное развитие трудовых коллективов
8.Научно-информационная деятельность
9.Экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами
10.Материально-техническое снабжение
11.Административно-хозяйственное обслуживание
12.Деятельность первичных общественных организаций.
Подразделы:
1.Распорядительная деятельность
2.Контроль
3.Организационные основы управления
4.Правовое обеспечение управления
5.Организация документационного обеспечения
6.Управление, организация ведомственного хранения документов.
1.Чтобы внести новую запись в БД, необходимо воспользоваться функциональной клавишей F
10
2.Заполнить поля
3.Нажать клавишу Enter.
Корректировка
1.Чтобы выполнить изменения в поле нужной записи необходимо, нажать клавишу F
9
2.Найти нужную запись в базе с помощью клавиш перемещения курсора
4.Выполнить корректировку.
Поиск
1.Выбрать в меню режим ПОИСК, нажать клавишу Enter
2.Выбрать тип поиска
3.Выбрать условие поиска
4.Выводится информация о наличии записи по условию в базе данных.
Например:
Найти запись в базе данных по разделу Контроль, раздела Учет и отчетность.
Алгоритм исполнения
1.Выбрать режим ПОИСК
2.Выбрать тип поиска – Раздел
3.В выпавшем списке выбрать – Учет и отчетность
4.Нет других условий
5.Выдается результат
Часть 2.Документы научно- технической и производственной деятельности
Разделы
1.Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа, испытание опытных образцов изделий
2.Издательство, рационализация и патентно-лицензионная работа
3.Проектирование, строительство, реконструкция
4.Производство
5.Качество продукции, технический контроль, стандартизации
6.Охрана окружающей среды
7.Автоматизированные системы
Подразделы:
1.Организация и координация НИР и ОКР
2.Научно-исследовательская и опытно-констукторская работа
3.Испытание опытных образцов изделий
4.Внедрение НИР и ОКР
Режим Корректировка/Добавление
Добавление
1. Выбрать режим Корректировка/Добавление
2. Нажать F
10
3. Заполнить поля: Номер статьи, Подраздел, Раздел, Вид документа
4. Нажать Enter
Корректировка
Изменение данных производят аналогичным способом процессу Добавление, но с помощью клавиши F9
Режим ПОИСК
1.Необходимо выбрать ПОИСК
2.Выбрать Раздел
3.Указать тот или иной раздел
4.Выбрать условие поиска ( И, ИЛИ, Нет других условий, Выход) в зависимости от параметров поиска
5.В случае наличия карточки с такими параметрами, она выводится на экран, в противном случае – высвечивается сообщение об отсутствии таковой в базе данных.
Например:
Найти запись, имеющую номер статьи 125
1.Выбрать режим ПОИСК
2.Тип поиска – Номер статьи
3.Выбрать условие поиска: = (знак равенства)
4.В поле «Что ищем» впечатать номер статьи 125, нажать Enter
5.Выбрать условие поиска – Нет других условий, нажать Enter
6.На экране появляется запись с номером статьи – 125
