Содержание
Введение. 3

1. Теоретический аспект электронного документа. 6

1.1 Понятие электронного документа. 6

1.2 Классификация электронных документов. 8

2. Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа. 11

2.1 Электронный документ: нормативно-методическое обеспечение в РФ.. 11

2.2 Анализ проблем электронного документооборота и пути их решения. 22

Заключение. 31

Список использованной литературы.. 35


Введение
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Этим и обусловлена актуальность данной работы.

По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени[1].

Следует отметить, что потоки корпоративной бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином электронный документ в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

Актуальность. В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Аналитики IDC выделяют следующие сегменты DCT-рынка: системы электронного документооборота; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции. Рост потребности предприятий в повышении эффективности групповой работы с корпоративными документами неизбежно ведет к дальнейшему развитию данного рынка. Развитию рынка способствуют также распространение электронной коммерции и рост потребности предприятий в Web-совместимых интегрированных инструментальных средствах доступа к информации. При этом особенно быстро растет спрос потребителей на инструментальные средства сбора, поиска и анализа информации, с помощью которых возможно более оперативно обрабатывать разнородные собрания текстовых файлов, графических файлов, видео- и аудиофайлов. По оценке IDC в настоящее время продажи систем электронного документооборота формируют основу доходов на DCT-рынке. Однако сегмент приложений для электронной коммерции развивается все же быстрее.

Тем не менее, по оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться.

Цель исследования заключается в анализе электронного документа. Задачи исследования состоят в том, чтобы:

– дать определение понятию электронный документооборот;

– рассмотреть классификацию и типы электронных документов;

– изучить нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота;

– проанализировать правовой статус электронного документооборота;

– сделать выводы по проделанной работе.

Источниковая база. Исследование электронного документа проводилось в разных аспектах. В профессиональной печати активно дискутируются вопросы о терминологии и статусе электронного документа. Сущностные свойства и отличительные особенности электронного документа М.В. Ларин, П.С. Оспаров, Н.А. Ондар и прочие. В своих работах эти авторы рассматривали электронный документ в контексте вопросов ис­точниковедения, изучали проблемы его дефини­ции, классификации и месте в ряду других исторических источников. Исследованию терминологических проблем и проблем классификации, в том числе электронных документов, посвящены работы Е.Ю. Елисина, О.Ю. Митченко, О.И. Рысков и др. В них авторы изучали множество типов электронных документов самого различного назначения – от произвольного текстового сообщения для обмена информацией электронной почтой до сложных форматов платежных документов и различных форм отчетности.

Историография. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”. Изучением понятие электронный документ стали заниматься ряд ученых (Магидов В.М., Соколов А.К.), они и вывели основное определение данного термина. Технологической спецификой занимались такие ученые как Вайлович С.П. и Кантер М.Т.




1 Теоретический аспект электронного документа



1.1 Понятие электронного документа
В рамках традиционного источниковедения специфика электронных документов (ЭД) пока не изучена. В авторитетном учебнике РГГУ (1998) нет ни одного упоминания об ЭД. В учебном пособии под редакцией А.К. Соколова (2004) имеется раздел «Историк и Интернет», где главное внимание уделено описанию вебстраниц. До недавнего времени не было разработано четких правил библиографического описания ссылок на ре­сурсы Интернет. Правда, внимание к проблеме «Интернет как историче­ский источник», в целом, и «электронный документ», в частности, отмече­но в рамках сообщества «История и Компьютер». На конференциях данной Ассоциации уже давно стала традиционной секция, посвященная Интернет-ресурсам, в публикациях сложилась историографическая база[2].

Если рассматривать электронный документ в контексте вопросов ис­точниковедения, то необходимо остановиться на проблемах его дефини­ции, классификации и месте в ряду других исторических источников.

Можно ли назвать электронный документ историческим источником? Да, так как он вполне отвечает классическому определению этого поня­тия, т.е. «является продуктом (материально реализованным результатом) целенаправленной человеческой деятельности и используется для полу­чения данных о человеке и обществе»[3]. Или, согласно другому взгля­ду, относится ко «всему, что создано в процессе деятельности людей и несет информацию о многообразии общественной жизни...»[4].

В связи с развитием технологии баз данных в исторических исследова­ниях в конце 1980-х гг. в исторической науке появилось следующее опре­деление: «машиночитаемыми называют документы, приспособленные для автоматического считывания содержащейся в них информации»[5].

Одно из определений, которое использовалось в сфере управления и документирования управленческой деятельности: «машиночитаемый до­кумент - это обеспечивающий автоматизированную обработку информа­ции документ, созданный с использованием стандартных машинных но­сителей записи (магнитных лент, дисков, перфокарт и т.д.) и специаль­ных форм кодирования информации (к которым относятся машинные языки)»[6].

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» гласит: «электронный документ — это электронное сообщение подписанное электронной цифровой подписью»[7].

Появление нового типа электронной документации было закреплено в 2002 г. в Законе «Об электронной цифровой подписи», где дано опреде­ление электронного документа: «ЭД - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»[8]. Как видим, оно носит ис­ключительно общий характер, здесь не говорится ни о носителе, ни о ка­ких-либо особенностях ЭД.

В работах специалистов государственной архивной службы при опре­делении ЭД основной акцент делается на носитель - «документы на ма­шинных носителях» (ДМН).

Определение ЭД дается и специалистами в области информатики: «Электронный документ - совокупность данных в памяти ЭВМ, предна­значенная для восприятия человеком с помощью соответствующих про­граммных и аппаратных средств». Здесь отмечена важная черта ЭД — за­висимость от «железа» (hard) и программного обеспечения (soft).

Таким образом, электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования. Сформулируем собственное понятие. Электронный документ – это форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.




1.2 Классификация электронных документов
Для бумажных документов уже существует определенная классификация (книга, статья, отчет, заявление, накладная) и это должно соответствующим образом отражаться на электронных документах. В идеале, класс документа определяется разработчиком исходя из общих требований, а конкретное наполнение экземпляра создается автором. В большинстве случаев, автор, он же разработчик, создает документ, используя обобщенный класс. Применение специализированных классов целесообразно в крупных проектах и ведет к повышению эффективности.

В.М. Магидов впервые ввел в научный оборот термин «технотронный документ» - источник, обусловленный развитием техники. С позиции такого определения под него подпадают все виды документации, созда­ваемые на «современных» носителях информации техническими средст­вами.

Матричные документы (начиная с перфокарт и заканчивая оптиче­скими носителями) в документоведении принято классифицировать по способу записи и считывания информации[9]:

1) документы на перфорированных носителях информации (перфо­карты, перфоленты);

2) документы на магнитных носителях (магнитные ленты, магнит­ные карты, гибкие и жесткие магнитные диски, видеодиски);

3) микрографические документы (микрофильмы, микрофиши и микрокарты);

4) документы на оптических носителях информации (оптические диски).

В конце XX в., выделив в самостоятельную группу электронные до­кументы, архивисты предложили распределить их на 3 группы[10]:

1) оцифрованные электронные документы (документы, полученные в результате конверсии бумажных или технотронных документов в циф­ровую форму);

2) современные электронные документы (документы, которые су­ществуют только в цифровом виде);

3) электронные документы, которые являются продуктами различ­ных безбумажных технологий (электронная почта, цифровые фотогра­фии).

Место электронных документов в источниковедческом комплексе по­ка четко не определено. Традиционно выделенные в источниковедении семь (Л.Н. Пушкарев) и четыре (И.Д. Ковальченко) типа источников пол­ностью или частично, как справедливо отмечает Е.В. Злобин, могут быть перенесены на цифровые носители. В таком случае электронные доку­менты можно представить как некую специфическую форму существова­ния традиционных исторических источников в машиночитаемой форме. Таким образом, Е.В. Злобин отмечает интегральный характер этих источ­ников. В то же время, как новый тип исторических источников, ЭД име­ют свои разновидности: базы данных, отдельные файлы, гипертекст и т.д. Наличие технологического компонента усложняет источниковедческий анализ ЭД, который необходимо дополнять изучением программной обо­лочки, что относится к области исторической информатики.

Важными задачами в области источниковедческого освоения элек­тронных документов сегодня являются: разработка дефиниции этого по­нятия, классификация основных разновидностей ЭД и определение кри­териев и методов их источниковедческой оценки.

Каждый электронный документ представляет собой некоторый набор данных, сохраняемых в виде, определяемом типом электронного документа. Любой электронный документ принадлежит к какому-либо определенному типу, который определяет порядок обработки, распечатки, рассылки и выполнения других операций над данными, содержащимися в электронном документе.

Тип электронного документа определяет[11]:

какие данные могут содержаться в документе;

в каком виде они будут храниться в памяти компьютера;

каким образом они будут отображаться на экране и распечатываться на принтере;

какие операции с данными, содержащимися в документе, можно будет произвести.

Можно рассматривать тип документа как некий шаблон (бланк), на основе которого создаются новые документы, а также как набор операций, выполнение которых возможно над электронными документами данного типа.

В системе реализовано множество типов электронных документов самого различного назначения - от произвольного текстового сообщения для обмена информацией электронной почтой до сложных форматов платежных документов и различных форм отчетности.

Минимальный набор типов документов встроен в систему обработки электронных документов (эти типы документов называются встроенными, и присутствуют всегда, независимо от того, какая конфигурация программного обеспечения установлена на Вашем рабочем месте), а все остальные реализуются подключаемыми программными модулями, и их действительное количество зависит от специфики выполняемых Вами задач.

Решение о количестве и составе типов документов, с которыми Вы будете работать на Вашем рабочем месте, определяется при установке программного обеспечения обработки электронных документов. Кроме того, в систему обработки электронных документов в любой момент можно встроить поддержку для дополнительных типов электронных документов. Например, если Вам понадобилась возможность подготавливать и пересылать по электронным каналам связи новый вид отчетности, всю систему заменять не понадобится, необходимо будет только добавить в конфигурацию программный модуль, обрабатывающий электронные документы, представляющие данный вид отчетности.

Документы каждого определенного типа обрабатываются программой обработки документов этого типа, которая встраивается в систему обработки электронных документов.

Программа, обрабатывающая новый тип документов, может быть прислана Вам по электронной почте, причем при ее встраивании в систему обычно Ваше участие не требуется. Тип документа определяется уникальным обозначением (называемым именем типа), (на экране в списке документов Вы увидите это обозначение в самой левой колонке; все имена типов представляются обозначениями, которые отображаются латинскими буквами и цифрами,- до 8 символов, фактически эти обозначения указывают имя программы обработки документов данного типа), а также наименованием типа, которое Вы увидите в списке типов документов перед созданием документа (программа попросит Вас выбрать тип документа, который Вам необходимо создать). Все наименования типов указываются на русском языке, например: "Текстовый документ", "Платежное поручение", "Выписка" и т.п.


2 Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа



2.1 Электронный документ: нормативно-методическое обеспечение в РФ
Правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает  закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления. Применение электронных документов  требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

Техническое регулирование (стандартизация) в области электронного документооборота направлено на разработку, принятие, применение и исполнение требований к электронным документам и различным технологическим процессам, связанным с применением электронных документов, например, процессам формирования и проверки электронной подписи, процедурам хранения, транспортировки и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации в электронном виде.

Рассмотрим нормативное обеспечение работы с электронными документами в Российской Федерации.

В соответствии с действующим законодательством электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.

Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации, комплексно регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».  Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель[12].

К сожалению, новое определение документированной информации не отличается четкостью и однозначностью. Если в прежнем законе 1995 г. уникальность, своеобразие документа определялись через идентификацию его информации по реквизитам, то современная редакция закона лишилась этого однозначного понимания термина. В целом, весь раздел, отражающий вопросы документированной информации, подготовлен без должного учета основных положений документоведения и документационного обеспечения управления.

 К недостаткам закона можно также отнести и тот факт, что он не содержит норм, касающихся электронных документов. Закон оперирует термином «электронный документ», но без его четкой дефиниции. Вместо этого термина в тексте закона фигурирует понятие так называемого «электронного сообщения». Таким образом, следует признать, что новый закон об информации не установил правовой режим применения на практике электронных документов.

Однако следует обратить внимание и на весьма полезные нормы этого раздела закона, касающиеся единых правил делопроизводства и документооборота, устанавливаемых правительством Российской Федерации для федеральных органов исполнительной власти. Закон устанавливает обязательность этих правил и для иных государственных органов, а также для органов местного самоуправления. Подготовка этих правил уже началась. В этой работе принимают участие в качестве основных исполнителей Росархив и ВНИИДАД.

Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни[13].

Законодательство о документированной информации с ограниченным доступом регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением информации к государственной тайне и конфиденциальной информации, независимо от вида носителей такой информации. В частности, Федеральный закон «О государственной тайне» определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (то есть реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель[14].

Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации[15].

Подотчетность органов государственной власти и местного самоуправления предполагает предоставление гражданам возможности ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права и свободы, если доступ к таким документам не ограничивается законом. Причем документы, накапливаемые в информационных системах органов государственной власти и местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, запрещено относить к информации с ограниченным доступом.

Открытость документов требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами, в свою очередь, требует защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах в соответствии с нормами вышеназванного закона о персональных данных и Трудового кодекса РФ.

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»  гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа, а также не раскрыты правовые основы работы с электронными документами. То есть, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа, закон не дает четких норм, которыми может руководствоваться архивист в своей работе[16].

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, предназначенный для использования в качестве основного методического документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов. Эти положения должны быть дополнены методическими рекомендациями об организации работы с электронными документами в государственных архивах. Проект таких рекомендаций в настоящее время подготовлен специалистами ВНИИДАД[17].

«Основные правила работы архивов организаций» содержат, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов.

Однако, в связи с принятием новых правил работы государственных архивов, идет пересмотр содержания правил работы архивов организаций. Кроме этого, во ВНИИДАД разработан проект методических рекомендаций архивам организаций по работе с электронными документами. Специалистами ВНИИДАД создан также проект перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые можно создавать только в электронном виде[18].

«Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года» предусматривает решение задачи централизованного создания общегосударственных информационных ресурсов (регистров, кадастров, реестров, классификаторов), содержащих полную, непротиворечивую, достоверную, актуальную информацию, необходимую для выполнения основных функций государственного управления, обеспечения доступности соответствующих данных как на межведомственном уровне, так и для граждан и организаций в соответствии с требованиями законодательства России[19].

Существует предложение о создании единого электронного реестра населения России. Основу реестра, по мнению специалистов Миниформсвязи России, может составить база данных по учету избирателей, созданная в рамках Государственной автоматизированной системы «Выборы». Реестр предполагается создавать без избыточных персональных данных граждан, то есть речь идет о налаживании технологии сверки ведомственных баз данных, содержащих персональную информацию о населении.

Однако в России пока еще не созданы правовые условия для того, чтобы различные государственные организации обменивались информацией в целях создания глобальной базы данных. Остаются нерешенными вопросы, кто должен создавать и обслуживать макробазу, как защитить ее и сделать доступной только для тех структур, ради эффективности работы которых она и должна быть создана (то есть органов власти и местного самоуправления) и другие вопросы.

В настоящее время особое внимание уделяется проблеме обеспечения доступности для граждан официальных информационных ресурсов органов власти в информационных системах общего пользования. В частности, в перечень сведений о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования, включены нормативные правовые и иные акты Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Аппарату Правительства РФ и федеральным органам исполнительной власти предписано своевременно и регулярно размещать сведения, перечисленные в указанном постановлении, в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет. Органам исполнительной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления рекомендовано принять меры по обеспечению доступа граждан и организаций к информации о своей деятельности с учетом положений указанного постановления.

В связи с повышением значимости сети Интернет в жизни общества и государства сайты органов власти становятся их официальными представительствами в сети, наполняются официальной информацией (нормативные документы, новости, актуальная справочная информация и др.), обеспечивают интерактивное взаимодействие с гражданами (проведение опросов, работа «виртуальных приемных» и др.).

В частности, Федеральная налоговая служба при помощи сети Интернет предоставляет услугу по приему налоговой отчетности (www.nalog.ru). Разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде содержит Налоговый кодекс РФ. Приказами Налоговой службы России установлены: порядок представления налоговых документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения формата представления отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Формат представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде утверждается отдельным приказом Налоговой службы России. Налоговая служба нацелена на внедрение единой системы электронной обработки налоговых данных по всей стране.

Серьезными препятствиями для поиска необходимых пользователю информационных ресурсов являются нестандартизованность, неполнота, а часто и недостоверность имеющихся сведений об отечественных информационных ресурсах (особенно внутриведомственных и внутрикорпоративных). По многим видам информационных ресурсов отсутствуют стандарты описания информационных продуктов и ресурсов, обеспечивающие их однозначную идентификацию. Различия в принципах, структуре, составе описания ресурсов и используемой терминологии приводят к несопоставимости данных, появляющихся в различных источниках.

Поиск необходимых пользователю информационных ресурсов затрудняется также применением несовпадающих и не всегда хорошо продуманных подходов к классификации и группировке информационных ресурсов. Особенно наглядно эта проблема проявляется в Интернете. Почти каждый сайт, все поисковые серверы предлагают свои, не совпадающие друг с другом, а часто и ни с одним из известных классификаторов, системы классификации информационных ресурсов, на которые даются ссылки.

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и каталогизации должны стать основой создания эффективных средств навигации в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего, государственных) и информационной деятельности.

В связи с вышеизложенным, в 1999 г. был принят национальный стандарт ГОСТ Р 51353, определяющий состав и содержание метаданных электронных карт в геоинформационных системах, а в 2003 г. принят непосредственно в качестве национального стандарта Российской Федерации межгосударственный стандарт ГОСТ 7.70, устанавливающий состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами. Стандарт ГОСТ 7.70 рекомендован как для регистрирующих органов, составляющих каталоги информационных ресурсов, так и для разработчиков и распространителей электронных информационных ресурсов (на сменных носителях, в глобальных и локальных сетях)[20].

Национальные стандарты, входящие в Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам. Например, правила библиографического описания электронных изданий  устанавливает государственный стандарт ГОСТ 7.82, согласно которому описание электронных ресурсов максимально приближено к описанию традиционных документов, закрепленному в ГОСТ 7.1[21].

Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также на государственном уровне стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи.

В частности, стандарт ГОСТ 34.601 выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности, в том числе в управленческой: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС[22].

Стандарт ГОСТ 34.602 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам»[23].

Разработанный в 2004 году национальный стандарт ГОСТ Р 52294  определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от формы собственности и подчинения. Положения этого стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией[24].

Стандарт ГОСТ 52294 содержит определения терминов «регламент» (это «совокупность правил, устанавливающих порядок проведения работ или осуществления деятельности»), «рабочий процесс» (это «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации»), «операция (работа)» (это «часть рабочего процесса, создающая воспроизводимый результат в рамках рабочего процесса»)[25].

В национальных стандартах также закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, терминологии в области делопроизводства и архивного дела, терминологии в области электронного обмена информацией.

Следует отметить, что отраслевой терминологический стандарт по делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 51141, действующий с 1 января 1999 г., не в полной мере отражает новую международную терминологию и не учитывает новую техническую терминологию, возникшую в связи с применением компьютерных информационных технологий в сфере работы с информацией и документацией. Он требует актуализации на основе использования стандартов ИСО и отечественного опыта работы с документацией[26].

Национальную систему стандартизации составляют, помимо национальных стандартов, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и другие применяемые в установленном порядке классификации. Общероссийские классификаторы – это нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.). В отличие от национальных стандартов, применяемых на добровольной основе, общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией.

Утвержденное Правительством РФ «Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» содержит перечень общероссийских классификаторов, а также органов исполнительной власти, обеспечивающих разработку, ведение и применение каждого из классификаторов.

Сами унифицированные формы документов утверждаются министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации. Например, федеральный орган государственной статистики в рамках первичной учетной документации ведет подсистему документации по учету труда и его оплаты, разрабатывает и утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии.

Следует отметить, что Росархивом и ВНИИДАД в 2007 г. разработан и введен в действие Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. Этот классификатор устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает прочную основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны.

Требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи).

Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются отдельными ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др.

Электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники.

Информация, содержащаяся в электронном документе и предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной техники, должна быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком.

В целом, следует признать, что в настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического обеспечения. Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не полный объем проблем, и регламентируют далеко не все вопросы, возникающих в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов.

Принятие федерального закона об электронном документообороте, разработку стандартов в сфере использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти предусматривает «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти».

В настоящее время Правительство Российской Федерации разработало Концепцию формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года и план мероприятий по ее реализации. Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства на период до 2010 г. Для достижения указанных целей необходимо обеспечить:

развитие и широкое применение в деятельности органов государственной власти средств обеспечения удаленного доступа организаций и граждан к информации о деятельности органов государственной власти, основанных на использовании современных информационно-коммуникационных технологий; предоставление государственных услуг с использованием многофункциональных центров и сети Интернет на основе создания единой инфраструктуры обеспечения межведомственного автоматизированного информационного взаимодействия и взаимодействия органов государственной власти с организациями и гражданами;

создание защищенной системы межведомственного электронного документооборота;

внедрение ведомственных информационных систем планирования и управленческой отчетности в рамках создания единой государственной системы контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;

формирование нормативной правовой базы, регламентирующей порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронной форме между государственными органами, организациями и гражданами, а также контроль за использованием государственных информационных систем[27].


2.2 Анализ проблем электронного документооборота и пути их решения
Тема "электронного правительства", электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее время стала довольно популярной. Руководство страны, кажется, осознало, что государственное управление, – какие бы технологии при этом не использовались, - осуществляется посредством документов, а не просто информации; и что для того, чтобы "догнать и перегнать" другие капиталистические страны в области "электронного правительства" и "электронной коммерции", нужно срочно решать правовые и технические проблемы, сдерживающие электронный документооборот.

Использование в государственном управлении и в коммерческой деятельности электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет). Можно, конечно, еще какое-то время "прятать голову в песке", но рано или поздно проблему долговременного и постоянного хранения электронных документов, проблему создания электронных архивов придется решать.

Удивительно, но факт: уже сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым установлен постоянный срок хранения, хотя никто не потрудился объяснить государственным органам - владельцам этих баз - что и как они должны сохранить и какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое нежелание заниматься проблемами электронных архивов на государственном уровне.

Чтобы оценить объемы информации, можно привести два примера из жизни американских архивов. Так, на конец 2007 года в 36 филиалах и подразделениях национальных архивов США на постоянном хранении находилось 3,5 млрд электронных документов. Что касается электронного архива штата Вашингтон, то если в январе 2007 года только в онлайн-доступе было размещено более 10 млн документов, то к январю 2008 эта цифра достигла 27 миллионов[28].

Отечественный бизнес уже сейчас активно использует электронные документы. Что очень важно, суды, которые сами постепенно переходят на электронные формы работы, уже к ним привыкли и регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде.

Если добавить к этому, что в течение года-двух ожидается принятие решения об использовании в России электронных счетов-фактур, то вопрос о том, как все это хранить и каким образом можно обеспечить целостность и аутентичность электронных документов, из теоретической плоскости плавно переходит в область практического применения. От того, насколько быстро и качественно будут разработаны "правила игры" на "электронном поле", в существенной степени зависит дальнейшее экономическое и политическое развитие страны, ее конкурентоспособность на мировой арене.

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов можно выделить две задачи. Первая - сохранить информационное содержание документов (их контент) с тем, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. В этом направлении имеется большой практический опыт, в том числе и отечественный – достаточно вспомнить продолжающиеся программы спасения ценно научной информации с магнитных лент, записанных в 80-е и 90-е годы. Задача вторая - сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как наиболее сложную из двух.

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом или государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, необходим целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано[29]:

то, что он является именно тем, чем он претендует быть,

то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя

то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность документа означает его полноту и неизменность[30].

Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

Сохранность электронных документов, как правило, обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Департамент ИБ видит свою основную задачу в обеспечении конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации. Наконец, архивную службу (и иногда – и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.

С точки зрения архивного дела основной целью является не обеспечение сохранности отдельных документов, а сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста – от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.

Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы "раскладываются по делам" виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

В бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенным признакам

Разрушение контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в "карточке" на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

В этой связи необходимо обратить серьезное внимание на то, что обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок.

На практическом уровне это означает, что, например, электронная структура размещения документов по рубрикам и делам – не простой документ – он имеет огромную важность и равноценен всем описям бумажного архива месте взятым[31].

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием[32].

Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.

Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей

Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую[33].

Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.

Копирование. Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.

Миграция. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах[34].

Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.

Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически – только тогда можно будет более-менее уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.

Эмуляция – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет.

Технические меры позволяют сохранить информацию и, в некоторых случаях, доказать ее целостность, однако их, как правило, недостаточно для того, чтобы убедить суд или государственные органы, что она сохранила аутентичность и не была искажена.

США: первый опыт "досрочной" передачи в Национальные архивы электронных документов постоянного срока хранения[35].

В январе 2006 года Министерство обороны передало на депозитарное хранение в Национальные архивы 800 тысяч документов в формате PDF – документацию бывшей штаб-квартиры коалиционных сил в Багдаде.

Документы еще 25 лет останутся под контролем военных, но досрочная передача документов позволяет специалистам Американских национальных архивов начать работу по обеспечению их сохранности.

Эту часть задачи решают организационные меры. Среди них можно выделить определение методов хранения и путей обеспечения целостности и аутентичности. Здесь определяется позиция организации в отношении выбора одного из двух способов хранения электронных документов: на съемных носителях (предпочтительно – однократной записи: CD, DVD и т.п.) или "онлайн" в системах электронного документооборота или в электронных архивах, использования криптографии и разработки комплекса организационных мер по методологии "менеджмента качества" (СМК). Кроме того, среди организационных мер - опережающая сдача документов на архивное хранение и использование стандартных форматов для длительного хранения[36].

В конечном итоге, как и в случае бумажных архивов, надежность документов определяется тем, насколько хорошо организована деятельность архива и насколько надежен его персонал.

При хранении электронных документов на носителях однократной записи "мастер-копия" находится на носителях. Те же документы в онлайн-системе рассматриваются как рабочие копии.

У такого способа есть несомненные достоинства. Если электронные документы записываются на носитель однократной записи в момент времени, максимально близкий ко времени их создания, и носитель "закрывается", - то дальнейшее управление электронными документами аналогично управлению привычными бумажными делами. Не требуется переучивать архивных специалистов, и можно использовать апробированные стандарты и методики работы.

Рекомендации Национальных архивов США (NARA) по сохранению электронных документов на носителях однократной записи (разработаны в 2003 году для федеральных государственных учреждений)[37].

Использовать носители с ожидаемым сроком службы не менее 20 лет, поддерживаемые многими производителями

Мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет

Контролировать отсутствие изменений в документах

Миграцию документов осуществлять на технологически нейтральные файлы форматов XML, RTF

Хранить электронные носители в стабильной среде: температура 15-18 градусов, влажность 35-45%

Ежегодно проводить выборочную проверку документов, чтобы убедиться в их сохранности, их проверка на читаемость, и при 10 ошибках чтения - заменять носитель и восстанавливать данных; если высокий уровень ошибок характерен для определенной партии носителей - перезаписывать всю партию

Протоколировать все действия с документами

Этот метод также имеет и свои недостатки. Так, проблемой является оперативный доступ к документам. Более того, этот метод неудобен при больших объемах документов и при большом размере самих документов. Сложно проводить частичное уничтожение документов, а также обслуживание, конверсию и миграцию - поскольку может потребоваться вставить в привод, прочитать и извлечь из привода тысячи носителей. Кроме всего прочего, носители могут "потеряться" в хранилище, при их перемещении и использовании.

Существует несколько зарубежных норм, детально регламентирующих хранение электронных документов на съемных носителях однократной записи. Наиболее авторитетными из являются французский стандарт NF Z 42-013 "Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению целостности содержащихся в них документов" и британский BIP 0008-1:2004 "Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом".

Оба эти стандарта успешно используются в своих странах уже более десяти лет. Оба следуют принципам, предложенным в стандартах менеджмента качества.

Метод хранения онлайн архивных документов появился сравнительно недавно. Внешне его отличие от первого метода не бросается в глаза, поскольку, как и там, документы хранятся и в онлайн-системе (это может быть, в том числе, иерархическая система хранения данных), и на съемных носителях. Однако в данном случае мастер-копией являются данные в системе, а данные на носителях рассматриваются исключительно как резервные копии.

Принципиальное отличие этого метода заключается в том, что если нужно выполнить какие либо операции, охватывающие большие массивы документов, то не нужно тратить время на установку, извлечение и считывание носителей. Кроме того, становится возможной более глубокая автоматизация архивных операций, в том числе такой трудоемкой, как миграция.

Суды регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде

Дополнительным плюсом является то, что информация постоянно доступна для использования, и архив может окупать себя, информационно поддерживая основную деловую деятельность или же оказывая платные услуги. Съемные носители такую оперативность обеспечить не могут, поэтому все чаще и государственные и коммерческие организации используют именно "онлайн"-метод.

Методических материалов по данному методу пока что немного. Можно, в частности, использовать ряд рекомендаций, содержащихся в упомянутом выше британском стандарте BIP 0008-1:2004.

Самой сложной проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с ЭЦП является необходимость поддержания возможности в любой момент убедиться в подлинности ЭЦП. Для архивов это означает, что придется сохранять в рабочем состоянии множество версии и поколений инфраструктуры открытых ключей PKI. Большинство российских организаций (а что уж говорить про государственные архивы!), не готовы сейчас к решению таких задач, у них для этого нет ни финансовых, ни технических, ни кадровых ресурсов.

По мнению авторитетных специалистов, подтверждаемому уже имеющимся практическим опытом, решением проблемы является отказ от сохранения ЭЦП "в рабочем состоянии". Главное, по их мнению, чтобы при постоянном хранении электронных подписей (включая ЭЦП) можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества.

При поступлении таких документов на постоянное или длительное архивное хранение, ЭЦП рекомендуется проверять и "снимать", фиксируя всю содержащуюся в ней информацию в метаданных документов. В дальнейшем защита целостности и аутентичности документов должна уже обеспечиваться силами и средствами архива.

К сожалению, как показывает российский опыт решения других проблем "электронного правительства", затягивание приводит тому, что все придется определять в авральном порядке, рискуя принять неверные или ошибочные решения. Государство должно в срочном порядке создать электронные архивы на федеральном и региональном уровне, с тем, чтобы успеть подготовиться к тому моменту, когда придется в массовом порядке принимать на хранение электронные документы.