Содержание:
Введение……………………………………………………………………… 2-4

Глава I.Краткая история, функции, задачи и структура ООО «ТФ «Самара-Продукт»»……………………………………………………………………..5-8

1.1 История, функции и задачи ООО «ТФ «Самара-Продукт»»……………5-6

1.2 Организационная структура ООО «ТФ «Самара-Продукт»» и место в ней службы ДОУ.........................................................................................................7-8

Глава II.Документирование деятельности ООО «ТФ «Самара-Продукт»».9-31

2.1Распорядительные документы…………………………………………….9-18

2.1.1Распоряжение………………………………………………………..11

2.1.2. Приказ…………………………………………………………...11-16

2.1.3 Решение…………………………………………………………...16-18

2.2.Организационные документы…………………………………………..18-26

2.2.1. Должностная инструкция……………………………………..20-23

2.2.2. Устав……………………………………………………………24-26

2.3. Информационно-справочные документы………………………….…26-30

2.3.1 Заявление………………………………………………………..26-27

2.3.2. Акт……………………………………………………………....28-30

2.4.Специфические документы организации…………………………….30-31

Заключение……………………………………………………………………32

Список источников и литературы:…………………………………........33-34

Приложения
Введение.
В ходе работы организации или учреждения получают и создают большое количество документов. Так как организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении ведут специально обученные люди. В создаваемых документах отражается и учитывается деятельность всей организации. Поэтому ведение многих документов предписано законами. В ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Актуальностью данного анализа является то, что правильное составление документов во многом влияет на работу организации, тем самым облегчая работу как руководителей, так и сотрудников данной организации. В настоящее время очень большое внимание уделяют организации делопроизводства.

Целью работы является: изучение процессов документирования в обществе с ограниченной ответственностью.

Задачами, с помощью которых будет проходить реализация цели исследования, являются:

1. 
   рассмотреть историю организации, а также функции и задачи;
   
2. 
   исследовать документирование управленческой деятельности в организации;
   
3. 
   проанализировать организационную структуру организации и ведущееся в ней документирование
   

При написании своей работы я использовала следующие источники :

А)нормативно – методическая база:

1. 
   ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹.
   
2. 
   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».²
   
3. 
   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».³
   
4. 
   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.⁴
   

Б)законодательная база:

1. Конституция Российской Федерации;⁵

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».¹
в) неопубликованные источники:

1. Устав ООО «ТФ «Самара – Продукт»;

2. Должностная инструкция секретаря ООО «ТФ «Самара – Продукт» Также при выполнении анализа использовалась следующая литература.

В книге Т.В. Кузнецовой «Документоведение» рассматриваются современные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных и информационно-справочных документов на основе ГОСТ, а также организация работы службы делопроизводства.² А в книге В.А. Кудряева «Организация работы с документами»³ прописаны основные понятия и терминология. Кроме того данной книге есть общие правила работы с документами. В журнале «Секретарь-референт»⁴ В.Ф. Янковая рассматривает правильное оформление информационно-справочных документов и их определения.
Глава I.Краткая история, функции, задачи и структура ООО «ТФ «Самара-Продукт»»
1.1 История, функции и задачи ООО «ТФ «Самара-Продукт»»
Торговый Дом «КОПЕЙКА»- один из крупнейших операторов московского рынка. Входит в число инициаторов создания Российского Розничного Альянса и Альянса Компаний Розничной Торговли, участник «социальной программы разработки бизнеса». На третий квартал 2005 года сеть универсамов копейка включала в себя 109 магазинов.

Первый магазин «КОПЕЙКА» был открыт в мае 1998года. На сегодняшний день насчитывается 422 универсама.

Торговый Дом “Копейка” – один из лидеров российского рынка розничных продаж. После открытия весной 1998 года первого фирменного магазина, “Копейка” стала активно развиваться как сеть универсамов эконом-класса (дискаунтеров). В каждом из них на площади до 1000 кв. м продается 1200-1500 позиций товаров повседневного спроса по доступным для населения ценам. В начале 2001 года руководство компании признало целесообразным параллельное развитие сети супермаркетов под торговой маркой “СуперКопейка”, и уже в мае того же года начал функционировать первый из них. По состоянию на начало 2002 года в составе холдинга действовало 2 распределительных центра и 24 универсама, один из которых работает по франчайзинговой схеме.

Компьютерный парк ТД “Копейка” насчитывал около 250 рабочих станций, из которых 150 установлены в центральном офисе, 50 – в магазинах и еще 50 – в распределительных центрах. Один из секретов столь успешного развития бизнеса и вместе с тем одно из главных конкурентных преимуществ ТД “Копейка” – грамотное использование современных информационных решений, организованных по централизованному принципу. Достаточно сказать, что по выделенным каналам связи пропускной способностью 64 кбит/с работают единая информационная система и внутренняя телефония холдинга.

Сегодня годовой оборот компании превышает 100 млн. долл., а численность ее персонала более 1400 человек. В ближайшие три года компания планирует открытие новых точек в Москве и ближайшем Подмосковье, что предполагает дальнейшее увеличение штата сотрудников. Столь интенсивное развитие холдинга повлекло за собой не только увеличение объема работ кадровой и финансовой служб, но и поставило перед ними задачи совершенно нового уровня. Первый шаг в этом направлении был сделан в мае 2000 года, когда отдел кадров ТД “Копейка”, где до 2000 года работало 4 человека, был преобразован в департамент управления персоналом. Уже через год в подразделении работало 14 сотрудников, а в его составе действовали сектора: развития и обучения персонала, кадрового сопровождения и психологического мониторинга, кадрового учета и статистики, охраны труда.

Общество с ограниченной ответственностю «торговая Фирма «Самара-Продукт»»создано в соответствии с законодательством Российской федерации.

Целями деятельности данного общества является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.
1.2 организационная структура организации и место в ней службы ДОУ


Директор –Рагулин Е.А.





Заведующая универсамом













Бухгалтер

Товаровед


Администратор











секретарь







Продавцы – кассиры






Рис. 1

 
Документированием в данной организации занимается секретарь. В своей работе секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка общества с ограниченной ответственностью и инструкцией секретаря. Подчеркивая важность и необходимость работы секретаря в данной организации, ей созданы благоприятные условия для продуктивной работы. Секретарю выделен отдельный кабинет, оснащенный современной оргтехникой.


Глава II.Документирование деятельности ООО «ТФ «Самара-Продукт»»
2.1Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации¹.Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач².

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы¹.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали².

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.³

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий⁴.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации¹.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Для того чтобы изучение основных требований, предъявляемых к распорядительным документам, происходило интересно и легко, а результаты были максимально эффективны, можно воспользоваться учебным курсом "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей".


2.1.1Распоряжение² – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.³

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия¹.2

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

2.1.2. Приказ– правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.² Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников³.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

• 
  приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
  
• 
  приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);
  
• 
  приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
  
• 
  приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);
  
• 
  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);
  
• 
  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);
  
• 
  приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
  (унифицированная форма № Т-8);
  
• 
  приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
  (унифицированная форма № Т-8а);
  
• 
  приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);
  
• 
  приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);
  
• 
  приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);
  
• 
  приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).
  

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений¹.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества"².

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу")³.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа¹.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе..."².

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия³.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..."¹.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа².

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа³.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
2.1.3 Решение¹ – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности².

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия³.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ")⁴.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение 1
к решению Совета директоров
от 21.05.2004 № 15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. ¹

Решения подписываются руководителем органа управления.

Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
2.2.Организационные документы

 

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения².

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.6

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
2.2.1. Должностная инструкция¹ – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы².

Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности¹.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65, Типовые должностные инструкции по должностям государственных служащих Росархива, утвержденные приказом Росархива от 5 июня 1996 г. № 25), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении².

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

• 
  Общие положения.
  
• 
  Должностные обязанности.
  
• 
  Права.
  
• 
  Ответственность.
  
• 
  Взаимоотношения.
  

Раздел "Общие положения" включает:

наименование должности с обозначением структурного подразделения;

должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

порядок назначения на должность и освобождения от должности;

перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствует­ся работник, занимающий данную должность;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

требования к специальным знаниям и навыкам¹.

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание дея­тельности работника. В разделе указывают:

 участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направле­ний работы или перечень курируемых объектов);

 виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

1. 
   обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
   
2. 
   обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);
   
3. 
   обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
   
4. 
   обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.¹
   

В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

1. 
   право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
   
2. 
   право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
   
3. 
   право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
   
4. 
   право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
   
5. 
   право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
   
6. 
   право требовать определенных действий от других работников.
   

В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.
2.2.2. Под уставом– как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности¹.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида¹.

Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Положения об уставе содержатся в следующих нормативных правовых актах:

• 
  устав общества с ограниченной ответственностью – статья 89 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 12 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
  
• 
  устав общества с дополнительной ответственностью – статья 95 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;
  
• 
  устав акционерного общества – статья 98 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 13 и 14 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ;
  
• 
  устав производственного кооператива – статья 108 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 5 Федеральный закон от 8 мая 1996 г. № 41-ФЗ "О производственных кооперативах";
  
• 
  устав потребительского кооператива – статья 116 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;
  
• 
  устав общественной и религиозной организаций – статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";
  
• 
  устав фонда – статьи 118, 119 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";
  
• 
  устав учреждения – статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";
  
• 
  устав ассоциации и союза – статья 122 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".
  

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа.

2.3. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

2.3.1 Заявление¹ – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявления подразделяются на две группы:

по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

2.3.2. Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

• 
  сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
  
• 
  обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
  
• 
  испытаний (образцов, систем, технологий);
  
• 
  выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
  
• 
  передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
  
• 
  нарушения установленных правил;
  
• 
  ревизии, инвентаризации;
  
• 
  расследования аварий, несчастных случаев;
  
• 
  ликвидации организации и т.д.
  

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

2.4.специфические документы организации.

Накладная товарная - документ, в соответствии с которым происходит передача товара, материальных ценностей из одних рук в другие. В Накладной указывается вид товара, его количество, цена, общая стоимость. Накладная скрепляется подписями передающей и принимающей сторон и представляет собой документ бухгалтерского учета.

Накладная транспортная - перевозочный документ, определяющий отношения между отправителем, перевозчиком и получателем груза. Накладная содержит сведения о наименовании груза, числе мест, пунктах отправления и назначения, отправителе и получателе, дате приема к перевозке.

ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей
Заключение

Так как главной целью ООО «Торговая Фирма «Самара-Продукт»» является расширение рынка товаров и услуг и извлечение прибыли, то соответственно вся документация данной организации всегда должна быть правильно оформлена.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяются уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Важные факторы успеха в работе секретаря- его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю.

При написании своей работы я изучила некоторые документы ООО «Торговой Фирмы «Самара-Продукт»». Они были составлены и оформлены верно, без каких либо нарушений.

В итоге всей проделанной работы можно выделить следующие краткие выводы:

1. 
   ООО «ТФ «Самара - Продукт»» имеет богатую историю. В Уставе организации определены ее цели и задачи;
   
2. 
   во главе ООО «ТФ «Самара - Продукт»» находится директор, заведующая. Документирование осуществляет только одна должность - секретарь;
   
3. 
   в данной организации оформляются организационные, распорядительные и информационно-справочные документы;
   

Список источников и литературы:
А)
Нормативно- методическая база
:

1. 
   ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28]. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
   

2. 
   ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России]: [Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.]. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
   

3. 
   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. [Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007г. № 28-ст.]. - М.: Стандартиформ, 2007.
   

4. 
   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. [Утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30].
   

Б) Законодательная база:

1. Конституция Российской Федерации. [Принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993г.]. - М.: Издательство «Экзамен», 2006.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [Текст]: [принят Государственной Думой от 8 июля 2006г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006г.]. - № 149-ФЗ.

3. Трудовой кодекс РФ [Принят от 30 декабря 2001г.]. - № 197-ФЗ (в ред. от 29 декабря 2004г.).


Литература:

1. 
   Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
   
2. 
   Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
   

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.

5 . Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.

7. Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65. – Общие положения.

8. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

9. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] – Статья 52.

10. Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы (внутренняя переписка)/Янковая В.Ф.// Секретарь-референт. - ООО «Профессиональное издательство». - 2005. - № 6.

11. . Пшенко А.В. Распорядительная документация/Пшенко А.В.// Справочник кадровика. - 2007. - № 3. - С. 74-78.