ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВОЛЖСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени ТАТИЩЕВА» (ИНСТИТУТ)

Факультет – экономический

Специальность – менеджмент организации

Кафедра менеджмента организации

Дисциплина – управленческие решения

Курсовой проект на тему: «Роль документооборота при принятии управленческих решений»

	Выполнил:
	студент 4 курса группы ЭМ – 401
	Шаронов А.О.
	Научный руководитель:
	Чапурина Е.В.
Допускается к защите	Дата сдачи:______________
Руководитель	Дата защиты:_____________
«____»_______________2010	Оценка:_________________

Тольятти 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Введение ……………………………………………………………………………………………………………………………….…………..3

Понятие документооборота и его организация ………………………………………………………….………….……….5

Регистрация документов ………………………………………………………………………………..……………………………….11

Способы совершенствования документооборота …………………………………..…..………………………………..15

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Анализ документооборота на примере фирмы ООО «ФОРЕСТАЙЛ» …………………………………………...17

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Внедрение электронного документооборота на ООО «ФОРЕСТАЙЛ» ………………………………….………22

Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД ………………………………………….……………………….26

Экономия затрат на оплату машинного времени …………………………………………………………………………..28

Заключение ………………………………………………………………………………………………………………………………….…..29

Список использованной литературы ……………………………………………………………………………………………...30
ВВЕДЕНИЕ

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии "дабы не проспать свои позиции в экономической конкурентной борьбе ...к ключевым направлениям НТР отнесены: ядерная энергия, аэрокосмические исследования, программы исследований в области различных наук, электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации"13. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".

Эти примеры - яркое свидетельство существенного изменения отношения в самом обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

В свою очередь, документ, как единица управления, имеет свою систему движения, обеспечивающую всю структуру работы любой организации от составления отчетности до принятия управленческих решений. Данная система называется документооборотом.

В свете этих фактов, вопроса об актуальности темы даже не возникает.

Цель данного курсового проекта заключается в рассмотрении роли документооборота в организации и его влияние на принятие управленческих решений.

Основные задачи:

1. 
   Рассмотрение теоретических аспектов документооборота и его совершенствования
   
2. 
   Рассмотрение документооборота на примере ООО «ФОРЕСТАЙЛ»
   
3. 
   Проведение мероприятий на основе выявленных проблем ООО «ФОРЕСТАЙЛ»
   

Объектом исследования является предприятие ООО «ФОРЕСТАЙЛ», предметом - система движения документации ООО «ФОРЕСТАЙЛ».

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ

Понятие «документооборот» возник в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) [7, с. 34].

Блок-схема обработки поступающей корреспонденции:



1) Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

2) Исходящие. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Блок-схема работы с исходящими документами.

3. 
   Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
   

Таблица классификации документов на предприятии:

Группа документов	Вид документа
Организационно-правовая документация	- устав - структура и штатная численность аппарата управления - штатное расписание - правила внутреннего трудового распорядка - положение о структурном подразделении предприятия - прочие
Распорядительная документация	- приказы - распоряжения - решения - протоколы общих собраний различных органов - прочие
Информационно-справочные документы	- протокол - акт - письмо - докладная - объяснительная - прочие
Документы по личному составу	- резюме - трудовые контракты - приказы по личному составу - трудовые книжки - личные карточки - личное дело - прочие
Планово-отчетная документация	- бизнес-план - сводки - отчеты - прочие
Прочая документация предприятия

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.).

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

Формы регистрации документов:

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Своевременность и полнота объема информации в организации непосредственно влияет на разработку и принятие в ней управленческих решений. Соответствие этих критериев документации требованиям предприятия осуществляется за счет совершенствования на нем документооборота.

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, внедрение систем электронного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [9, с. 33].

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

В качестве примера рассмотрено ООО «ФОРЕСТАЙЛ» - небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры - документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Описаны состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.

Общество с ограниченной ответственностью «ФОРЕСТАЙЛ» занимается проектированием, строительством и ремонтом.

В структуру организации входит 5 отделов (20 человек)

1) административный отдел;

2) производственный отдел;

3) отдел паспортизации;

4) бухгалтерия;

5) отдел кадров.

Функции отделов:

1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;

2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;

3) разработка паспортной документации; согласование;

4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;

5) проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.

Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции:

1) административный отдел

- Приказ;

- Отчет;

- Протоколы;

- Устав;

- Инструкции;

- Штатное расписание;

2) производственный отдел

- Договор на проведение работ;

- Акт о приеме работ;

3) отдел паспортизации

- Договор на проведение работ;

- Акт о приеме работ;

4) бухгалтерия

- Счета;

- Банковские документы;

5) отдел кадров

- Личные дела;

- Трудовые книжки;

- Трудовые договоры;

- Приказы о приеме на работу

Документооборот на предприятии носит децентрализованный характер, то есть, нет единого отдела по работе с документацией. Также, движение документов имеет смешанный вид. Это предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 1. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям. Не смотря на частичную автоматизированность, данный вид документооборота заметно замедляет распространение информации, так как в нем используется лишь типовая номенклатура дел, а не полноценная система электронного документирования (СЭД).



Согласование документа в бумажном виде (руководитель)




Подготовка документов в электронном виде

Регистрация документов







Рассылка документа исполнителям в электронном виде


Рис. 1
В соответствии с неграмотной организацией документооборота с этим менеджеру ООО «ФОРЕСТАЙЛ» приходиться существенное время тратить на согласование документов, из-за этого, часто, задерживаясь на рабочем месте.

Фотография рабочего времени директора ООО «ФОРЕСТАЙЛ» на 01.12.2010 г

Наименование затрат РВ	РВ			Перерывы на естественные процессы
	Текущее время	Величина Затрат РВ	Индекс	Величина затрат	Индекс
Подготовка к началу рабочего дня	8.00 – 8.30	30 мин	ПЗ	-	-
Обработка и согласование поступивших документов	8.30 – 8.40	10 мин	В	-	-
Организация работы структурных подразделений	8.40 – 11.00	140 мин	О	-	-
Обработка и согласование поступивших документов	11.00 – 11.20	20 мин	В	-	-
Встреча с клиентами	11.20 – 12.00	40 мин	О	-	-
Обед	12.00 – 13.00	60 мин	ОТЛ	-	-
Встреча с клиентами	13.00 – 15.00	120 мин	О	-	-
Обработка и согласование поступивших документов	15.00 – 16.00	60 мин	В	-	-
Окончание рабочего дня	16.00 -16.20	20 мин	ПЗ	-	-

Из фотографии рабочего дня видно, что менеджер предприятия затрачивает на согласование и обработку документации вручную около девяноста минут, что составляет 19% от всего времени рабочего дня. Это происходит в следствии немобильности и несвоевременности информационных потоков (довольно крупный объем документации поступает к концу рабочего дня), что является основной проблемой организации.
ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

В связи с проблемой немобильности документации на предприятии было решено внедрить систему электронного документооборота.


Немобильность документационного оборота на предприятии







- централизация системы документооборота

- оптимизация документооборота

- переход от смешанного типа документооборота к полностью безбумажному




- создание отдела по работе с документацией (канцелярия)

- внедрение СЭД








Расширение бухгалтерского отдела в количестве одного человека работающего с документацией. Внедрение на предприятии СЭД





Цели внедрения системы электронного документооборота:

• 
  автоматизация делопроизводства,
  
• 
  автоматизация потоков документов,
  
• 
  автоматизация контроля исполнения документов и поручений,
  
• 
  повышение исполнительской дисциплины,
  
• 
  наведение порядка в работе с документами,
  
• 
  сокращение времени на операции с документами,
  
• 
  переход к безбумажным технологиям.
  

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

экономический – при внедрении электронного документооборота, предприятие ООО «ФОРЕСТАЙЛ» получит выгоду от экономии затрат на оплату труда, экономии затрат на оплату машинного времени.

социальный
– экономия времени работы с документами, удобство для сотрудников, увеличение производительности труда.

Далее был проведен мониторинг возможностей СЭД среди ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Объект Критерий	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	CM	D	D-C	DV	LD	O-W
Регистрация документов	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Ведение регистрационных карточек	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Ведение номенклатуры дел	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Сканирование	+/-	+	+/-	+	+/-	-/+	+	+	+	+/-
Распознование документов	+/-	+	+/-	+	+/-	-/+	+/-	+/-	+/-	+/-
Связывание документов	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Прикрепление файлов	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Сроки поручения	+	-	+	+	+	+	+	+	+	+
Поиск	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Списание документа в архив	+	+	+	+	+	+	-	+	+	+
Ведение архивов	-/+	-	+/-	+/-	-/+	-/+	-	+/-	-/+	-/+
Маршрутизация	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+
Генерация отчетов	+/-	+/-	+	+	+/-	+	+	+	+	+/-
Разграничение прав доступа	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Роли	+	-	-/+	+	+	+	+	+	+	+

Исходя из результатов мониторинга было принято решение внедрить систему ЕВФРАТ-Документооборот, и рассчитаны затраты на ее внедрение. Т. к. систему можно внедрить самостоятельно и она не требует приобретения специальной платформы и баз данных, которые требуются для таких систем, как MS SQL Server, Lotus Notes Domino и т.д., то затраты ограничились только покупкой сервера и лицензионного продукта.

В соответствии с принятым решением были рассчитаны примерные затраты на внедрение системы электронного документооборота, на организацию рабочего места и расширение кадрового состава:

Вид затрат	Количество, шт.	Цена, руб.	Сумма руб.
Единичные затраты			38150
Закупка оборудования: - стол - стул - персональный компьютер - телефон - канцелярские принадлежности 2. Внедрение системы электронного документооборота: - покупка сервера - лицензионная копия продукта	1 1 1 1 - 1 1	3000 1200 20700 5600 450 4200 3000	3000 1200 20700 5600 450 4200 3000
Постоянные затраты			14000 руб./мес.
Оплата труда работника Отчисление в фонд социального страхования Отчисление в пенсионный фонд	- - -	- - -	10000 руб./мес. 1600 руб./мес. 2400 руб./мес.

По итогам расчетов затрат, был построен график реализации работ:

t реализации проекта Этапы	02.12.10 – 04.12.10	04.12.10 – 08.12.10	08.12.10 – 12.12.10
Закупка оборудования
Найм персонала
Внедрение системы документооборота

ЭКОНОМИЯ ЗАТРАТ НА ОПЛАТУ ТРУДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СЭД

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации DС_j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле

DС_j = С_зпj (Q₁ – Q₂) А₂ / Ф_j,

где С_зпj – годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q₁, Q₂ – трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А₂ – годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф_j – годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда менеджера бухгалтерского отдела, имеющего оклад 12000 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 50% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 18000 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 216000 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 4 [чел./ч.] и 3 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ≈ 399 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

DС =216000 · (4 – 3)· 399 / 1992=43265рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

2. ЭКОНОМИЯ ЗАТРАТ НА ОПЛАТУ МАШИННОГО ВРЕМЕНИ

При замене базового программного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается время использования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплату машинного времени производится по формуле

DС_мш = Ц_мш (Т_1шо – Т_2шо) А_2о б

где DC_мi – годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функций исследуемых ПП, руб.; Ц_мi – стоимость одного часа работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно к конкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т_1ij, Т_2ij – время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительного комплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантах использования ПП, ч; А_2j – количество j-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.

Рассчитаем годовую экономию затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота. Стоимость одного часа работы АРМ менеджера 5 рублей; время выполнения операций, связанных с договорами на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированной системе документооборота составляют соответственно 6 часов и 2 часа; 994 – количество операций, связанных с договорами, выполняемых в автоматизированной системе документооборота в течение года.

Таким образом, годовая экономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:

DC_м = 5· (6 – 2)·994 =19 880 рублей
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

В данной работе была рассмотрена роль документооборота при принятии управленческих решений на примере ООО «ФОРЕСТАЙЛ», выявлены проблемы связанные с движением документации и проведены соответствующие мероприятия, направленные на совершенствование документооборота фирмы.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996г. и 17 октября 2004г.) Минск «Беларусь» 2004г.

2. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Кадровое делопроизводство. - СПб., изд. «Питер», 2004. - 112с.

3. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. - СПб., изд. «Питер», 2004. - 256с.

4. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велби, 2005.-383c.

5. Делопроизводство: Учеб./ Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004.-542c.

6. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. -9-е изд., перераб. и доп. - М.: Приор-издат, 2004.-160c.

7. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях/ М.А.Татарников. - М.: ИНФРА-М, 2004.-206c.

8.Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 1978.

9.Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1995.

10.Замлинский В. А., Дмитриенко М. Ф., Балабушевич Т. А. и др. Документоведение. Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. - К., 1992.

11.Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 1975.

12.Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр. ВНИИДАД. - М., 1983.

13.Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 1987.

14.Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 1990.