СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Последнее время в бухгалтерском учете были повсеместно внедрены автоматизированные системы. Эти системы позволили значительно повысить точность бухгалтерского учета и снизить затраты времени на его проведение. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета реализуется путем использования персональных компьютеров. По оценкам специалистов, автоматизированные системы с применением персональных компьютеров в бухгалтерском учете сегодня использует 80-90% предприятий¹.

На малых и средних предприятиях системы бухгалтерского учета, как правило, базируются на одном персональном компьютере, на больших предприятиях они формируются в виде компьютерной сети. Система бухгалтерского учета на одном персональном компьютере комплектуется системным блоком, монитором, клавиатурой, мышью и принтером. Система бухгалтерского учета на базе компьютерной сети комплектуется главным управляющим компьютером большой мощности, называемым сервером, и некоторым числом рабочих станций, оснащенных менее мощными системными блоками. Выбор программных средств компьютера для ведения бухгалтерского учета представляет некоторые трудности. В этом заключается актуальность выбранной темы курсовой работы.

Объект исследования - автоматизация рабочего места бухгалтера.

Предмет – программные средства для ведения бухгалтерии.

Цель работы – изучить многообразие автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета, показать эффективность их применения.

Задачи:

• 
  дать понятие автоматизированного рабочего места,
  
• 
  дать понятие бухгалтерского учета и основных требований, предъявляемых к его автоматизации,
  

дать характеристику распространенных программных средств.

……………………………………………………………..Глава I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1. Автоматизированное рабочее место

В своей деятельности пользователи (экономисты, управленцы, бухгалтера и т.д.) могут применять как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс.

Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе автоматизированных рабочих мест.

С появлением ПЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочем месте сотрудника и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста.

Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ), назначение которого – информационная поддержка принимаемых решений².

Автоматизированное рабочее место содержит в себе целиком функциональную информационную технологию или ее часть. Какая именно часть закрепляется за тем или иным АРМ, определяется, прежде всего, декомпозицией целей в структуре управления объектом.

Автоматизированное рабочее место позволяет повысить результативность управленческого труда, осуществить переход на безбумажную технологию и обеспечить простой доступ к информации.

Типовое АРМ, как правило, снабжено ПК, развитой системой периферийного оборудования, устройствами для подключения к локальным вычислительным сетям, которые в свою очередь обеспечивают выход на специализированные базы данных, сети передачи данных, включая спутниковую связь, электронную почту.

С помощью современного АРМ можно автоматически обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, систематизировать личные архивы документов на машиночитаемых носителях, осуществлять необходимые расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме, вести рабочие записи и т.д.

Поддержка принятия решения носит целевой характер и отражается:

- в виде совокупности сведений, которые позволяют оценить пользователю сложившуюся ситуацию и выработать решения;

- в виде подготовки возможных решений, одно из которых будет принято управленческим работником;

- в виде оценки изменения состояния объекта управления при принятии того или иного решения, т.е. ответа на вопрос: "Что будет, если?".

Следует оговориться, что в большинстве случаев в АРМ реализована лишь первая возможность - подготовка информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выработать управленческое решение³.

Каждое АРМ разрабатывается применительно к конкретным функциональ­ным возможностям сотрудника. АРМ бухгалтера предназначено для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов.

Все АРМ связываются друг с другом. Локальная сеть позволяет получить доступ к терминалам коллег, базам данных, к информации внутри и за переделами организации. Эта связь приводит к более эффективному сотрудничеству и обоснованному принятию решений.

1.2. Основные задачи автоматизации бухгалтерского учета

и требования, предъявляемые к автоматизированным системам учета

Н. П. Кондраков, ссылаясь на п.1 ст.1 Закона "О бухгалтерском учете", дает следующее определение: «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций».⁴

Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.

В современной литературе всегда определяются следующие основные задачи бухгалтерского учета:⁵

• 
  формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователями - инвесторам, кредиторам и др.;
  
• 
  обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
  
• 
  предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
  

Наиболее эффективному решению этих задач способствует внедрение на предприятии автоматизированных систем бухгалтерского учета. Грамотно обработанная и систематизированная информация является гарантией эффективного управления производством. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

На наш взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Рассмотрим основные требования, предъявляемые к автоматизированным системам бухгалтерского учета.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические расчеты, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более новую.

1.3. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

Российские специалисты выделяют три поколения российских автоматизированных систем ведения бухгалтерского и налогового учета.⁶

Первый этап автоматизации совпал со временем перестройки. В России появилась потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов и др. новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризуется массовым ввозом в страну персональных компьютеров, что обусловило выбор ПК в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Парус».

Второй этап связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался рост разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании. Тогда были созданы фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

Современный третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации. На данном этапе поимо бухгалтерского учета обязательным признается ведение налогового учета. Ведение налогового и бухгалтерского учета производится в рамках одной программы и взаимосвязаны между собой.

Глава II. ЭЛЕМЕНТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО МЕСТА БУХГАЛТЕРА

2.1. Аппаратные средства

Выбор аппаратных средств для целей бухгалтерского учета из имеющихся на рынке персональных компьютеров, по мнению экономистов и программистов, должен осуществляться на основе критерия «эффективность-стоимость»⁷. Под эффективностью понимается ведение бухгалтерского учета с заданной полнотой и точностью, сдача бухгалтерской отчетности в сроки.

Исходя из критерия «эффективность-стоимость», бухгалтерии предприятия следует приобретать IBM PC-совместимые компьютеры, на базе процессоров не ниже четвертого поколения. Более дешевая старая техника не обеспечит необходимый объем и требуемое качество бухгалтерского учета. Специалисты, занимающиеся внедрением персональных компьютеров в системы бухгалтерского учета, считают, что для бухгалтеров малых и средних предприятий, а также предпринимателей, занимающихся ведением бухгалтерского учета на базе собственного компьютера на дому, целесообразно выбирать следующие аппаратные средства⁸.

Системный блок компьютера, который служит его главным управляющим центром, должен быть оснащен микропроцессорами фирм Intel (Celeron и Pentium) и AMD (Duron K7 и Athlon K7) с оперативной памятью 64 - 128 Мбайт. Это позволит установить на компьютере операционные системы типа Windows 98 или Windows 2000 фирмы Microsoft и современные многопрофильные бухгалтерские программы. Более мощные операционные системы нуждается в большей оперативной памяти. Наиболее популярной рабочей программой, которой оснащаются современные процессоры, является Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel и друге расчетно-оформительские программы.

В системном блоке кроме оперативной памяти для постоянного хранения информации используются жесткие диски - "винчестеры" (HDD). Главные характеристики, которые следует учитывать при выборе винчестера: емкость, быстродействие и время безотказной работы.

Для ввода и вывода разного рода информации, а также для восстановления компьютера после всевозможных сбоев системный блок компьютера оснащается дисководом для дискет размером 3,5 дюйма. Они имеют объем памяти 1,44 Мбайт или 2,88 Мбайт и используются бухгалтерами для архивного хранения информации. Такое хранение является обязательным, потому что в работе компьютеров достаточно часто возникают сбои, обусловленные неожиданными перепадами или срывами напряжения в сети, а также внезапным появлением различных вирусов в программном обеспечении или в информационных файлах.

В связи со значительным ростом объема бухгалтерской документации и программных средств в настоящее время все большее распространение приобрели также устройства для приема информации с компакт-дисков CD-ROM. Они используются для:

• 
  установки и обновления программного обеспечения;
  
• 
  поиска информации в базах данных, архивах, справочниках, энциклопедиях и т.п.;
  
• 
  запуска и работы программных продуктов.
  

Компакт-диски имеют объем 500-700 Мбайт и практически не изнашиваются. Скорость считывания с таких дисков зависит от дисководов CD-ROM.

Системный блок компьютера устроен таким образом, что его достаточно легко модернизировать, наращивая оперативную память, добавляя или заменяя жесткий диск и другие компоненты. Модернизация может существенно повысить характеристики компьютера и обеспечить постановку более мощного программного обеспечения. При этом затраты могут оказаться незначительными по сравнению со стоимостью приобретения нового компьютера более высокого класса.

Для ввода информации в компьютер может быть применен сканер.

Монитор персонального компьютера предназначен для вывода на экран текстовой и графической информации. У его экрана бухгалтер проводит значительную часть своего рабочего времени: 5-7 часов в день. Поэтому требования к ним должны быть особенно высокими с точки зрения комфортности и безопасности для здоровья. Как считают специалисты, при выборе монитора следует иметь в виду, что его цена должна составлять от 50% до 70% стоимости всей компьютерной системы⁹.

Клавиатура компьютера предназначена для ввода данных и для работы с программами. Высокое качество обеспечивают клавиатуры с микропереключателями или сенсорными клавишами.

Мышь является манипулятором для ввода информации и управления работой компьютера. Некоторые бухгалтерские программы могут работать без мыши, но таких программ становится все меньше. Необходим также специальный коврик (Mouse Pad) для хорошего скольжения мыши.

Принтер предназначен для вывода информации на бумажный носитель.

Для обеспечения защиты компьютера от перепадов и сбоев напряжения целесообразно включить в комплект источник бесперебойного питания.

С удаленным компьютером возможна сетевая связь через специальное устройство - модем, который подсоединяется к компьютеру и телефонной сети. Специалисты считают, что для систем с бухгалтерскими программами следует выбирать модемы со скоростями передачи данных в пределах 14 400-36 000 бит в секунду.

2.2. Программные средства

Программы, используемые в бухгалтерском учете на компьютере, принято подразделять на 4 класса:

1) системные;

2) прикладные;

3) инструментальные;

4) комбинированные.

Системные программы носят универсальный характер и предназначены для использования многих вспомогательных и управленческих задач. Они обеспечивают гарантированную работу прикладных программ. Среди них особое место занимают операционные системы, которые осуществляют режим диалога с пользователями, управление компьютером и его ресурсами, а также подключают к работе прикладные программы. С бухгалтерскими программами в настоящее время работают операционные системы MS DOS, Windows 95, Windows NT, OS/2, UNIX, Windows 98 и Windows 2000¹⁰.

Прикладные программы, в свою очередь, подразделяются на 6 классов:

1) мини-бухгалтерия;

2) интегрированная система бухгалтерского учета;

3) инструментальная система (конструктор);

4) комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ);

5) программы для ведения отдельных участков учета;

6) заказные системы.

Мини-бухгалтерия. Программы этого класса предназначаются для предприятий с малым количеством основных средств и небольшой товарной номенклатурой. Путем оформления и обработки бухгалтерских проводок они обеспечивают ведение: аналитического и синтетического учетов, упрощенного натурального учета, главной книги, оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и ведомостей.

Интегрированная система бухгалтерского учета. Программы этого класса гарантируют выполнение тех же функций, что и программы класса мини-бухгалтерия, но дополняют их широким множеством аналитических признаков натурально-стоимостного и инвентарного учетов за счет усложнения процедур обработки проводок и использования информации, необходимой для расширенного аналитического учета.

Инструментальная система (конструктор). Программы этого класса могут обеспечить выполнение всех функций, необходимых пользователю, при условии, что пользователь сам сможет конструировать требуемые функции. Для этого нужен квалифицированный персонал, способный осуществлять конструирование.

Комплекс автоматизированных рабочих мест. Программы этого класса предназначаются для предприятий с бухгалтерией, имеющей выделенные участки учета, такие как: учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей, учет банковских и кассовых операций, учет готовой продукции, учет расчетов с дебиторами и кредиторами и т.д.

Программы для ведения отдельных участков учета. Программы этого класса составляют подмножество программ класса «Комплекс автоматизированных рабочих мест», имеющих самостоятельную ценность в решение отдельных учетных задач.

Заказные системы. Заказные системы создают под требования заказчика, они не подлежат тиражированию. Могут принадлежать к любому из перечисленных классов.

Приведенная выше классификация позволяет весьма полно описывать характеристики программных продуктов, присутствующих сегодня на российском рынке. Для анализа их возможностей можно обратиться к такому изданию, как журнал «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите».

На основе упрощенной классификации мы и рассмотрим прикладные программы бухгалтерского учета, присутствующие сегодня на нашем рынке.

Типов бухгалтерских программ довольно много. Все имеющиеся компьютерные бухгалтерские программы работают с тем или иным видом журнала хозяйственных операций по традиционной схеме: первичные документы - журнал хозяйственных операций - промежуточные документы - баланс и отчетность. Формирование журнала хозяйственных операций у них осуществляется по-разному. Самый простой для программы вариант и самый сложный для бухгалтера - это вариант, когда его составление бухгалтер берет полностью на себя. Другие варианты формирования журнала хозяйственных операций предполагают использование целого ряда вспомогательных и справочных данных, вплоть до автоматического написания отдельных блоков. Таким образом, реализуется способности пользователей разной квалификации и опыта.

Большинство прикладных бухгалтерских программ составляется на базе одного из двух следующих принципов:

1) как универсальная программа с механизмом настройки на конкретные особенности предприятия (1С, Инфо-Бухгалтер, Турбо Бухгалтер, Финансы без проблем);

2) как программа с фиксированным количеством готовых решений и ситуаций с механизмом параметрических настроек (Галактика, Инфософт, Парус).

Универсальные программы значительно дешевле и проще в разработке, однако они требуют дополнительных усилий квалифицированных специалистов при их настройке на конкретном предприятии. По оценкам профессионалов, стоимость такой настройки соизмерима со стоимостью самой программы, т.е. составляет 100%.

Программы с фиксированным количеством готовых решений и ситуаций при разработке обходятся существенно дороже универсальных, но зато затраты на их настройку на конкретном предприятии много ниже и составляют примерно 25% от их стоимости.

К сожалению, имеющееся программное обеспечение в области бухгалтерского учета, с точки зрения практического бухгалтера, страдает следующими важными недостатками¹¹:

1) сложностью изложения инструкций для пользователей;

2) ограниченным выбором программ бухгалтерского учета для простых пользователей (предпринимателей), ведущих учет самостоятельно;

3) малый выбор программ бухгалтерского учета для самых подготовленных профессионалов, занимающихся поисковыми исследованиями и проблемами оптимизации финансового результата и минимизации налоговых платежей;

4) недостаточностью охвата направлений коммерческой деятельности и отраслей хозяйствования;

5) недостаточной совместимостью программ с международными стандартами бухгалтерского учета и американской бухгалтерской системой учета GAAP.

Первый недостаток (сложность программных инструкций) постепенно преодолевается. Хотя многие программные специалисты продолжают считать, что приоритет в бухгалтерских программах должен принадлежать им, а не пользователям. А это находится в явном противоречии с главным принципом рыночных отношений¹².

Для предприятий, совершающих небольшое количество хозяй­ственных операций, достаточно применение относительно про­стых и недорогих программ, позволяющих вести книгу хозяй­ственных операций и составлять на ее основе баланс и финансо­вую отчетность. Такие программы обычно включают некоторые средства, облегчающие ведение и других участков учета — на­числения заработной платы, учета материалов, основных средств и т. д. К ним относятся программы фирмы «1-С» («1-С: Бухгалте­рия», «1-С: Предприятие», «1-С: Торговля и склад», «1-С: Зар­плата и кадры»), программа «Турбо-бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт».

Для предприятий с большими объемами хозяйственных опера­ций требуются более широкие возможности учета, которые обес­печивают: ведение складского учета, контроль за выполнением договоров, отслеживание взаимоотношений с дебиторами и кре­диторами, управленческий учет, финансовый анализ и другие.

Такие виды работ можно автоматизировать с помощью программ указанного выше класса, но большие удобства обеспечивают ком­плексные системы бухгалтерского учета, такие как бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и других.

Для предприятий, совершающих сотни и тысячи хозяй­ственных операций в день, использование одного компьютера для обеспечения их ввода становится невозможным. В таких случаях требуются сетевые или распределенные бухгалтерии, когда ввод и корректировка бухгалтерских данных производят­ся одновременно на нескольких компьютерах, что обеспечива­ет разделение труда учетных работников. К этому классу отно­сятся бухгалтерии фирм «Бианит», «Плюс-Микро» (г. Караган­да) и другие.

Кроме названных широкое распространение на рынке про­граммных средств получили и другие программные комплексы.

Сетевой комплекс «Галактика». Охватывает все разделы бухгалтерского и управленческого учета: административное управление, оперативное управление, управление производством, бухгалтерский учет и предназначен для комплексной автоматизации процесса управления на сред­них и крупных предприятиях, используется в компьютерной сети.

Программа «Турбо-бухгалтер». Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и де­лопроизводства предприятий различных форм собственности, по­зволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере. Программа обеспечивает ведение синтетичес­кого и аналитического учета как в денежном, так и в количествен­ном выражении, легко адаптируется к особенностям учетной по­литики конкретного предприятия и к изменениям законодатель­ства, совместима с компьютерными программами различных фирм.

Бухгалтерский конструктор. Это система с расширенными инструментальными возможно­стями. Обычно в одну программу невозможно заложить специфи­ку учета большого числа бухгалтерий, но можно создать некото­рые универсальные заготовки, из которых с помощью специаль­ных настроек можно сделать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия. Программы класса «Бухгалтерский конструктор» характеризуют­ся модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета.

Бухгалтерский комплекс. Это самая старая форма существования бухгалтерских про­грамм, когда для каждого раздела бухгалтерского учета создает­ся своя программа с возможностью последующего агрегирования данных. Бухгал­терский комплекс реализует функции как отдельных участков учета, так и бухгалтерского учета в целом.

Эккаунт кутюр. Это индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы на базе типового бухгалтерского ядра. Системы данного класса предназначены для разборчивых и состоятельных клиентов, а также для крупных объектов. Чаще всего такие программы ус­танавливаются самой фирмой-разработчиком, которая обеспечи­вает доработку программ под конкретного заказчика, гарантиру­ет обучение, ввод в эксплуатацию и обязательное последующее сопровождение.

Бухгалтерские программы отличаются друг от друга по функ­циональной полноте, качеству выполняемых функций, стоимос­ти и другим показателям. Можно отметить общие харак­теристики этих программ:

• 
  похожее построение меню, наличие помощи в виде подсказок;
  
• 
  наличие плана счетов и типовых проводок;
  
• 
  наличие типовых форм бухгалтерской документации;
  

формирование в машине различных справочников и другие.

2.2.1. Общая характеристика программы «БЭСТ-4»

Программный комплекс «Бест-4» представляет собой полно­функциональную, многопользовательскую и многовалютную систему оперативного и бухгалтерского учета, разработанную ЗАО «Интеллект-Сервис». Система предназначена для автоматизации деятельности бух­галтерии, начиная с формирования первичной документации и заканчивая составлением Главной книги и необходимых форм финансовой отчетности. Программа может быть применена на малых и средних предприятиях, использоваться в локальном и сетевом вариантах, обеспечивать ведение бухгалтерского учета нескольких предприятий одновременно.

Программа представляет собой набор программных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При всех условиях настройки необходимо наличие модулей настройки и ведения главной книги, так как только в них осуществляется привязка программы к компьютеру и настройка системы счетов.

Структурно система БЭСТ-4 состоит из нескольких подсистем.

Подсистема «АРМ Главного бухгалтера» является централь­ным, связующим звеном в комплексе. В этом модуле настраивается план счетов, который используется в других модулях подсистемы, автоматически регистрируются все хозяйственные операции, со­здаются сводные отчеты по предприятию в целом.

Подсистема «Расчетные и валютные счета» представляет собой программный модуль, предназначенный для операций с банком и объединяет в себе процедуры ведения расчетного, валютного и специальных счетов в банках. В функции подсистемы входит подготовка и печать банковских документов, ведение реестра документов, зарегистрированных по выпискам банка, экспорт документов в системы «Клиент-Банк». Подсисте­ма позволяет вести неограниченное количество расчетных банков­ских счетов. Перед началом работы с подсистемой производится ее настройка и заполнение ряда обязательных справочников.

Подсистема «Касса. Подотчетные лица» представляет со­бой программный модуль, предназначенный для учета кассовых операций: для подготовки и печати приходных и расходных кас­совых ордеров, формирования Кассовой книги. Перед началом работы производится настройка плана счетов подсистемы и за­полнение необходимых справочников. Основным здесь является «Справочник сотрудников предприятия», в который внесена фамилия кассира. Справочник заполняется либо в модуле «АРМ Главного бухгалтера», либо «Учет зарплаты».

Подсистема «Учет заработной платы» позволяет полнос­тью автоматизировать расчет заработной платы для предприя­тий, использующих различные виды оплаты труда. В функции данной подсистемы входят: ведение карточек персонального уче­та, лицевых счетов и табеля сотрудников, расчет начислений и удержаний, подготовка и печать расчетных, платежных ведомо­стей и других выходных документов, формирование проводок на начисленную заработную плату, на налоги и начисления в фон­ды, подготовка платежных поручений на налоги и перечисления в фонды.

При входе в «АРМ Заработная плата» открывается меню, со­держащее следующие разделы:

• 
  раздел «Работа с картотекой» обеспечивает разработку ли­цевых счетов сотрудников, карточек персонального учета, архива лицевых счетов;
  
• 
  раздел «Обработка документов» обеспечивает составление
  табеля учета рабочего времени, документов по начислениям и удержаниям, по расчету компенсации на детей, табличных документов;
  
• 
  раздел «Платежные ведомости» обеспечивает разработку
  ведомостей на начисление аванса, заработной платы и других;
  
• 
  раздел «Выходные формы» предполагает разработку рас­
  четной ведомости на заработную плату, расчетных листков и др. документов.
  

Подсистема «Основные средства и нематериальные акти­вы» предназначена для учета основных средств и нематериальных активов.

Подсистема «Управление закупками» предназначена для уче­та производственных запасов.

Подсистема «Склад товаров и готовой продукции» предназ­начена для учета товаров и готовой продукции.

Подсистема «Управление продажами» обеспечивает ведение учета заказов по предприятию, степени их выполнения, расчеты с клиентами.

Настройка системы предусматривает техническую и бухгал­терскую настройку, настройку необходимых справочников, счетов, заполнение карточки предприятия и другие виды на­стройки.

Программа позволяет получать разнообразные формы внутрен­ней и внешней отчетности, которые формируются во всех подси­стемах программы БЭСТ-4 и делятся на две группы. Первую груп­пу составляют отчеты по данным сводного учета, составленные на основании книги хозяйственных операций, состав отчетов одина­ков во всех подсистемах. Вторую группу составляют отчеты по данным оперативного учета, сформированные на основании пер­вичных документов и данных аналитического учета, которые мо­гут быть получены только в отдельных подсистемах.

В рамках «АРМ Главного бухгалтера» разрабатываются раз­личные документы внутренней отчетности. После выбора в меню «Режим работы» позиции «Общесистемная отчетность» на экра­не появляется меню «Отчеты» следующей структуры:

• 
  протокол ввода данных;
  
• 
  синтетические отчеты;
  
• 
  аналитические отчеты;
  
• 
  архив книги операций;
  
• 
  печать и просмотр готовых отчетов.
  

При выборе позиции «Синтетические отчеты» на экране появ­ляется список отчетов, к числу которых относятся:

• 
  ведомость операций по счету;
  
• 
  оборотная ведомость по счету;
  
• 
  оборотно-сальдовый баланс;
  
• 
  журнально-ордерные отчеты;
  
• 
  ведомости движения валют;
  
• 
  Главная книга;
  
• 
  шахматная ведомость;
  
• 
  оборотно-сальдовая ведомость;
  
• 
  отчеты по оборотам;
  
• 
  синтетическая справка по счету.
  

В рамках «АРМ Главного бухгалтера» разрабатываются раз­личные документы внешней отчетности, для формирования кото­рых в меню «Режим работы» необходимо выбрать позицию «Вне­шняя отчетность». На экране появится меню «Баланс и налоги» следующей структуры:

• 
  расчет и вывод документов;
  
• 
  генерация форм документов;
  
• 
  просмотр архива документов;
  
• 
  экспорт данных.
  

Программа предлагает следующий список форм внешней отчетности:

Отчет о финансовых результатах;

Отчет о движении денежных средств;

Налог на добавленную стоимость;

Справка об авансовых взносах в бюджет;

Налог от фактической прибыли, Расчет налога на доходы;

Налог на пользователей автодорог;

Налог на владельцев транспортных средств;

Расчет по налогу на приобретение автотранспортных средств;

Расчет по налогу на реализацию ГСМ;

Расчет среднегодовой стоимости имущества¹³.

2. Общая характеристика программы «1С: Бухгалтерия»

«1С: Бухгалтерия» является универсальной системой, пред­назначенной для автоматизированного ведения бухгалтерского учета. В основу программы положена базовая модель бухгалтерс­кого учета, принципы ее работы соответствуют принципам рабо­ты бухгалтерии предприятия. Программа может поддерживать любые системы учета, различные методологии учета, использо­ваться на предприятиях различных типов деятельности, несмотря на то что, на различных предпри­ятиях применяются разные планы счетов, схемы уче­та, формы первичных документов.

Программа может использоваться на малых и средних пред­приятиях различной отраслевой принадлежности, возможности программы позволяют автоматизировать бухгалтерский учет на любом участке учетной работы, вести параллельный учет в не­скольких учетных системах, а также по предприятиям, выделен­ным на самостоятельный баланс.

Несмотря на то, что данная программа обеспечивает полный цикл автоматизации бухгалтерского учета, ее можно использовать совместно с другими программами.

Система отличается жесткостью структуры: пользователь не может изменять свойства поставляемых счетов, заложенных ал­горитмов формирования проводок. Однако, с другой стороны, она обладает возможностью адаптации: пользователь может до­бавлять в план счетов новые счета, вводить собственные объек­ты аналитического учета, задавать алгоритмы автоматизирован­ного ввода проводок с помощью типовых операций, получать данные о движении средств с различной степенью детализации, изменять печатные формы первичных документов. Программа предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

Программу характеризуют следующие особенности:

• 
  отсутствуют ограничения на разнообразие ведения
  аналитического учета;
  
• 
  обеспечена возможность ведения количественного и ­валютного учета;
  
• 
  обеспечена полная настраиваемость форм первичных доку­ментов;
  
• 
  обеспечен единый интерфейс с текстовым редактором Ms
  Word и другими приложениями Windows.
  

Комплект поставки включает предварительную настройку всех режимов работы. В частности, стандартная настройка включает:

• 
  список счетов, соответствующий «Плану счетов бухгалтер­ского учета»;
  
• 
  образцы типовых операций, расчетов;
  
• 
  формы образцов первичных документов;
  

— комплект отчетов для налоговой инспекции.

Все названные элементы настройки могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия. Настрой­ка программы предполагает заполнение констант данными о сво­ем предприятии, настройку плана счетов, создание и заполнение справочников объектов аналитического учета.

Существуют много вариантов и конфигураций программы «1С: Бухгалтерия». Для хозрасчетных предприятий предназначена типовая конфигурация, наиболее универсальная, ориентирован­ная на работу с новым планом счетов.

Все разрабатываемые программой документы разбиты на груп­пы по смысловому содержанию и формируются в разделе «Доку­менты» главного меню системы.

2. Принципы функционирования системы «1С: Предприятие»

Программа «1С: Предприятие» — это универсальная програм­ма, предназначенная для автоматизации деятельности предприя­тия. Главной ее особенностью является конфигурируемость. Кон­кретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки и т. д. — все это определяет конфигурация программы. В качестве типовой поставляется конфигурация для конкретной области применения, но и она может быть изменена, дополнена и разработана заново.

Система имеет компонентную структуру, основными ее компо­нентами являются подсистемы «Бухгалтерский учет», «Оператив­ный учет», «Расчет». Компонента «Бухгалтерский учет» отражает реализуемые хозяйственные операции. Компонента «Оперативный учет» предназначена для автоматизации оперативного учета нали­чия и движения средств (ресурсов). Компонента «Расчет» предназ­начена для автоматизации, периодически выполняемых расчетов.

Функционирование системы включает два этапа — конфигу­рирование и непосредственную работу пользователя с информационной базой.

На этапе конфигурирования системы производится:

• 
  настройка режимов системы в соответствии с особенностями предприятия;
  
• 
  определяются формы ввода документов и операций;
  
• 
  формируется состав плана счетов и определяются их свойства;
  
• 
  определяются структуры и свойства справочников и документов;
  
• 
  описываются формы и алгоритмы построения отчетов;
  
• 
  определяется набор доступных видов субконто;
  
• 
  разрабатываются виды расчетов;
  
• 
  создаются наборы прав доступа к данным и режимам про­грамм;
  
• 
  настраиваются общий интерфейсные компоненты — меню, панели инструментов, комбинации клавиш и т. д.
  

Технологическими средствами конфигурирования и админист­рирования являются: встроенный язык программирования и механизмы запросов, встроенный текстовый редактор, встроенный редактор диалогов, встроенный редактор табличных форм, конст­рукторы, системы настройки пользовательских интерфейсов.

На этапе работы с информационной базой производится: ввод документов и операций; заполнение справочников; формирование отчетов; выполнение регламентных расчетов и т.д.; интерфейсов и др¹⁴.

2.2.4. Программы по экономическому анализу деятельности предприятия

Программы серии «Аналитик». Программы предназначены для финансово-экономического анализа и планирования деятельности предпри­ятий. Серия включает программы «ИНЭК-АФСП», «1С: АФСП», «ИНЭК-АНАЛИТИК», «ИНЭК-ИНВЕСТОР», «Банковский ана­литик». Программы имеют тройственную направленность:

I. Обеспечение внутреннего анали­за деятельности предприятия и разработка плана его развития. Используя эти программы, финансовые директора и менедже­ры предприятий выявляют производственно-финансовые про­блемы предприятия, оценивают эффективность работы его структурных подразделений, разрабатывают бизнес-план, вы­бирают наиболее перспективные направления деятельности, подготавливают документы для привлечения дополнительных финансовых средств, оценивают целесообразность реструктури­зации предприятия

II. Oобеспечение внешнего анализа и кон­троля деятельности предприятия. Такой рода анализ осуществляют органы государственного управления, производящие мониторинг финансового состояния предприятий города, области, решающие вопросы оказания предприятиям финансовой помощи, кредитные отделы коммерческих банков, принимающие решения о представле­нии предприятиям и организациям кредитов (поставщики, аудитор­ские и консалтинговые фирмы, страховые организации и другие).

III. Oбучение слушателей учебных заве­дений основам финансово-экономического анализа. Для анализа финансового состояния предприятия используют­ся показатели пассивов и активов аналитического баланса, прибы­лей и убытков, эффективности деятельности, платежеспособности, финансовой устойчивости. При работе с программами имеется воз­можность не только самостоятельно производить финансовый ана­лиз на основе рассчитанных аналитических таблиц и графиков, но и получать автоматически подготовленное в текстовом виде под­робное Заключение по финансовому состоянию предприятия. Программа позволяет готовить краткое резюме о финансовом со­стоянии предприятия, на основе данных баланса и отчета рассчи­тывать оценку финансового состояния предприятия с необходи­мым текстовым пояснением.

В качестве исходной информации для анализа и планирования используются российские стандарты бухгалтерского учета. Ре­зультаты анализа и планирования представляются в программах, как в российских, так и в зарубежных стандартах.

Программа финансового анализа БЭСТ-Ф. Система позволяет качественно и оперативно проводить ана­лиз финансово-хозяйственной деятельности предприятия и состо­ит из двух блоков — внешний анализ и внутренний анализ. Внешний анализ — это финансовый анализ, основывающийся на данных публичной финансовой отчетности предприятия и про­водимый заинтересованными партнерами предприятия. Исход­ные данные могут вводиться либо вручную, либо путем импорта из текстовых файлов. В блоке Внешний анализ присутствуют пап­ки — Публичная отчетность, Сводные отчеты, Комплексный ана­лиз. Специальный анализ, Аудит-анализ. Внутренний анализ — это анализ своего предприятия на осно­ве базы данных бухгалтерской программы БЭСТ-4. Для того что­бы система финансового анализа могла использовать данные про­граммы БЭСТ-4, при настройке программы необходимо описать путь к базе данных. В блоке Внутренний анализ отсутствуют пап­ки Комплексный анализ и Специальный анализ, но присутствуют папки: Баланс в твердой валюте, Оперативный анализ, Анализ движения товаров, Анализ издержек обращения.

Программа Project Expert. Это компьютерная система, предназначенная для создания финансовой модели нового или действующего предприятия неза­висимо от его отраслевой принадлежности и масштабов. После построения с помощью программы модели собственного предпри­ятия появляется возможность:

• 
  разработать детальный финансовый план и определить потребность в денежных средствах на перспективу;
  
• 
  определить схему финансирования предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;
  
• 
  сформировать стандартные финансовые документы, рассчи­тать наиболее распространенные финансовые показатели.
  

Программа «Анализ финансового состояния предприятия». Эта программа разработана московской фирмой ИНЭК и позво­ляет:

• 
  производить анализ и оценку отдельных показателей производственно-финансового состояния предприятия по раз­личным методикам;
  
• 
  производить анализ и прогнозирование деятельности предприятия;
  
• 
  рассчитывать варианты бизнес-планов, осуществлять их ранжирование по приоритетам пользователя и др. виды аналитических работ.
  

Программа «1С: АФС». Представляет собой специальную версию программы «Анализ финансового состояния предприятия», разработана фирмой ИНЭК специально для семейства бухгалтерских программ «1: С». Исход­ной информацией для анализа являются данные годовой, квар­тальной или месячной бухгалтерской отчетности предприятия. Встроенная графика позволяет наглядно представить динамику данных или данные на определенную дату.

Аналогичные программы предложены фирмами «Плюс/Микро» (Караганда), «Лука М», АО «Омега» (Москва)¹⁵.

Заключение

Итак, цель данной работы – показать эффективность существования автоматизированных рабочих мест бухгалтера в существующих условиях деятельности предприятия. Из всего выше сказанного можно сделать следующие выводы.

АРМ бухгалтера позволяют безошибочно производить арифметические расчеты, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку, распечатку первичных документов, осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую, производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности, обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды, бесперебойную взаимосвязь бухгалтерского и налогового учета.

Для осуществления этих целей автоматизированные системы бухгалтерского учета имеют единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, учетной политике предприятия.

Я считаю, что следствием внедрения автоматизированных программ бухгалтерского учета является улучшение эффективности и качества ведения учета на предприятии. Это выражается в следующих проявлениях:

• 
  упорядочение бухучета. В бумажной бухгалтерии для получения информации требовалось несколько часов работы. При автоматизированном ведении учета для распечатки выборки требуются секунды;
  
• 
  увеличение количества информации (можно увидеть аналитику по определенному счету в нескольких разрезах);
  
• 
  снижение числа ошибок;
  
• 
  повышение оперативности ведения учета;
  
• 
  повышение экономичности учета
  

На мой взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Бухгалтерские программы принято оценивать с двух позиций — с точки зрения их функциональной полноты и с точки зрения эффективности сопровождения.

Оценка «Функциональная полнота» характеризует:

• 
  понятность и простоту освоения программы;
  

• 
  ведение синтетического и аналитического учета, как в денежном, так и в натуральном выражении;
  
• 
  получение оперативной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
  
• 
  ведение нескольких бухгалтерий в одном компьютере, в том числе и для разных предприятий;
  
• 
  регистрацию хозяйственных операций разными способами:
  с помощью проводок, типовых операций, «от первичного документа»;
  

• 
  совместимость с другими программами;
  
• 
  возможность настройки на особенности конкретного пред­приятия и на изменения законодательства.
  

Оценка «Эффективность сопровождения» характеризует:

• 
  качество разработанной документации;
  
• 
  наличие демонстрационно-сопровождающей программы;
  
• 
  наличие бесплатных консультаций;
  
• 
  стоимость и качество платных услуг;
  
• 
  возможность обучения работе по программе;
  
• 
  наличие услуг по настройке и поддержке программы;
  
• 
  профессионализм обслуживающего персонала;
  

возможность обновления и модернизации программы.

Таким образом, можно сделать вывод, что автоматизация учета – это процесс, при котором повышается эффективность и улучшается качество ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии.

Список использованной литературы

1. 
   1С:Предприятие. Версия 7.7. Бухгалтерский учет. Руководство пользователя. – М.: Фирма «1С», 2001.
   
2. 
   Банина Н. САБУ на предприятиях // Компьютер и бухгалтер. - №2. – 2001.
   
3. 
   Бухгалтерский учет / Под ред. Брызгалина. М., 2003.
   
4. 
   Бухгалтерский учет на персональном компьютере. М, 2004.
   
5. 
   Бычкова С.М. Информационные технологии в бухучете и аудите. – М.: Проспект 2005
   
6. 
   Вертенникова Е.Г., Патрушина С.М., Савельева Н.Г. Компьютер в работе бухгалтера. Ростов н/Дону, 2001.
   
7. 
   Ветрова А. Консультации бухгалтеру. Автоматизация бухучета // Компьютер и бухгалтер. - № 12. – 2000.
   
8. 
   Ковалева О.М. Организация информационной системы бухгалтерского учета. М., 2000.
   
9. 
   Кондраков Н.п. Бухгалтерский учет. – М.: ИНФА-М, 1999.
   
10. 
    Курс: современные информационные технологии и сети. Юнита 2. – М.: Современный гуманитарный университет, 2001.
    
11. 
    Рязанцев Д., Рязанцева Н. 1С:Пердприятие: Комплексная конфигурация. Секреты работы. М., 2004.
    
12. 
    Семенов М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике. – М., 2000
    
13. 
    Симонович С., Евсеев Г. Практическая информатика. М., 2004.
    
14. 
    Умнова Э.А. Системы автоматизированной обработки учетной информации. – М.: ИНФО-ПРЕСС, 1999.
    
15. 
    Харитонов С. Автоматизация бухучета в гибких комплексах на базе 1С: Предприятия // Компьютер и бухгалтер. - №1. – 2002.