Введение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем.

Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожалению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу». Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

1. Причины дефицита времени

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже

сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный

момент. Следовательно, он не думает о других способах решения,

которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум

первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься

различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого

распределения работ по степени важности и он не занимается анализом

ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых

расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что

сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном

итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также

иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только

самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая

производительность, а соответственно она порождает хроническую

нехватку времени.


2. Инвентаризация времени

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2) секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

3. Самоменеджмент

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

1. Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути. Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

Принципы и правила планирования времени:

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

1) При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени

свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное

время, 20% - спонтанное время.

2) Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

3) Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4) Регулярность – системность – последовательность.

5) Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

Система планирования времени:

Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца.

Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

«Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей»! Дневной план строится на основе декадного плана.

3. Принятие решений.

Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предполагает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководителя проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное значение. Если следовать этому довольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

- соблюдать установленные сроки;

- получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов

работы;

- избегать конфликтов;

- избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

4. Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задач или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Целесообразно отметить преимущества делегирования:

- делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

- делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

- Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;

- Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда

сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо

ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

- подобрать подходящих сотрудников;

- распределить сферы ответственности;

- координировать выполнение порученных задач;

- стимулировать и консультировать подчинённых;

- осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

- давать оценку своим сотрудникам;

- пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную

деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.

Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение

целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.

5. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях

достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основном принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1) начинать день с позитивным настроением;

2) хорошо позавтракать и без спешки на работу;

3) начинайте работу по возможности в одно и то же время;

4) перепроверка плана дня

5) вначале – ключевые задачи;

6) приступать без раскачки;

7) согласовать план дня с секретарём;

8) утром заниматься сложными и важными делами;

Правила основной части дня:

9) Хорошая подготовка к работе;

10) Влиять на фиксацию сроков;

11) Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

13) Избегать незапланированных импульсивных действий;

14) Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями;

16) Рационально завершать начатое

17) Использовать временные промежутки;

18) Работать антициклично;

19) Выкраивать спокойный час;

20) Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

21) Завершить несделанное;

22) Контроль за результатами и самоконтроль;

23) План на следующий день;

24) Домой с хорошим настроением;

25) Каждый день должен иметь свою кульминацию;

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания!

6. Контроль.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае –

оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции

самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

- осмысление физического состояния

- сравнение запланированного с достигнутым

- корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех. Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль). В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию. “Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

7. Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией.

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение

означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного,

селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1) при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

2) надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами

краткое содержание, а также предисловие и введение.

3) Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.

4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким

шрифтом

5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно также быстрее если избавляться от вредных привычек и

отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не

только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.


Как управлять своим временем

Время представляет самую большую ценность. Джон Адер в своей

книге «Как управлять своим временем» приводит пять проблем, напрасно тратящих время. Рассмотрим эти проблемы и то, как с ними справляться.

- Откладывание работы

Начинайте свой рабочий день с работы, которая неинтересна, но которую

надо сделать. А далее выполняйте то, что нравится и интересно. Такой

подход практически исключает проблему.

- Неэффективное делегирование полномочий

Руководство персоналом накладывает серьезную ответственность. Перед

организацией руководитель в ответе за хорошую работу каждого сотрудника, а перед сотрудниками - в ответе за развитие личных качеств каждого, за мотивацию к работе и так далее. Делегирование полномочий является хорошим фактором мотивации в работе, а также влияет на развитие качеств сотрудника, поэтому используйте этот прием в своей работе. Не менее важно и то, что хороший руководитель, не делегируя полномочий будет неэффективно использовать свое рабочее время, выполняя менее важную работу.

- Неумение справляться с канцелярской работой

Максимум необходимой для работы информации храните в компьютере.

Оставшаяся часть документов без труда сортируйте и храните в ящиках

стола. Это поможет справляться с канцелярской работой.
Заключение

Если подытожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться наследующем:

* Время – это уникальнейший ресурс человека.

* Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные

полезной работой часы и минуты.

* Необходимо внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.

* Необходимо делегировать работу другим людям.

* Необходимо отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.

* Не надо огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.

* Необходимо делать всё в своё время!

* Необходимо ставить правильные цели!

* Необходимо постоянно следить за распорядком дня!

* Нельзя забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!

* Необходимо планировать свой день, неделю и даже месяц.

* Нельзя забывать о контролировании сделанного.

Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу не успевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

Список литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент». М., 1998

2. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках». М.: Интерэксперт, 1995

3. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…». М.: Дело 1996

4. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995

План:

Введение

1. 
   Причины дефицита времени.
   
2. 
   Инвентаризация времени
   
3. 
   Самоменеджмент
   
4. 
   Как управлять своим временем
   

Заключение

Список использованной литературы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

ОДЕССКАЯ НАЦИОНАЛЬНАЯ МОРСКАЯ АКАДЕМИЯ


РЕФЕРАТ

На тему: «Учет и анализ рабочего времени менеджера»


Выполнила:

курсант группы 1343

Черных В.В.

Проверила:

Лысенко Н.Н.


Одесса 2011