Введение.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется словоделокак "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

На современном этапе развития общества, понятие «документ» стало его неотъемлемым атрибутом. Причем речь идет обо всех сферах общественной жизни: о научной, культурной, социальной, духовной, политической, экономической и др. причем в каждой из перечисленных областей это понятие имеет свои специфические черты, индивидуальные особенности. В рамках данной работы нас будет интересовать сфера делопроизводства. Цель работы - дать наиболее полное и обстоятельное определение понятию «документ», проследить его развитие на разных этапах развития делопроизводства. В связи с этим можно выделить следующие задачи работы:

Выявить генезис термина «документ»;

Рассмотреть то, как зарождалась и развивалась делопроизводственная сфера;

Что представляли из себя первые документы, каким образом они преобразовывались с развитием делопроизводства;

Дать классификацию документов, показать, какими обязазательными чертами они обладают на сегодняшний день и каковы их функции;
Глава 1. документ. Происхождение термина, его история, определение, свойства и функции

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии слово "dek" происходит от имени числительного "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. Говорят, именно в этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

До начала петровской эпохи документация на Руси имела место, хотя и называлась по-другому. Так, исследователи говорят о том, что делопроизводственный стиль был развит и имел разветвленную систему уже на момент существования Киевской Руси, то есть X-XII веках. Рассмотрим главный и наиболее изученный юридический документ того времени – «Русскую правду». Это древнейший письменный свод законов, созданный в 1016 году при Ярославе Мудром. Спустя приблизительно век этот документ был дополнен статьями, внесенными потомками Ярослава. И наконец, в начале XII века «Русская правда» включала в себя еще и статьи из «Устава Владимира Мономаха». Процесс формирования делового стиля речи на тот момент был на начальной стадии, однако некоторые черты выделить все же можно. Примечательно, что язык деловых памятников киевского периода был смешанным по своему составу и являлся результатом слияния книжной и живой разговорной речевых систем. Таким образом можно говорить об отсутствии стилистической кодификации на тот момент. С другой стороны, именно тогда появляется деловой этикет, формульность изложения, простой и логичный синтаксис - словом, все то, что присуще документальным источникам и на сегодняшний день. Помимо основных черт делового стиля, тогда же начинает формирование и система жанров: это всевозможные записки, расписки, долговые обязательства, грамоты.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого языка через польский - в значении письменного свидетельства. Казалось бы, этот факт стал началом официального формирования делового стиля и узаконивания всех канонов делопроизводства, но ситуация выглядела несколько сложнее. Если обратить внимание на историю русского литературного языка, становится ясно, что именно в петровскую эпоху в языке царил наибольший хаос. И речь идет не только о грамматике, но и о стилистике, разумеется. В первой трети XVIII века в России документы составлялись произвольно, так, как автор считал нужным. в рамках одного документа могли компилироваться простые разговорные слова и выражения, заимствованные слова, литературная речь. Кроме того, зачастую использовались иноязычные слова, значения которых были мало известны. К примеру, в рапорте кн. Оболенского Петру I читаем: «ситадель, патрон, перед гаванем офондаментован». Однако постепенно стали проводиться многочисленные реформы русского языка, Российское государство расширялось, укреплялось, государственный аппарат работал все более и более упорядоченно и к началу XIX века делопроизводственная сфера была довольно четко структурирована, имела стилевые и жанровые доминанты и в дальнейшем продолжала совершенствоваться. Ко второй половине XIX века в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении, а в начале XX в. Понятие «документ» уже имело два основных значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Исходя из этого можно выделить основные признаки документов :

1.наличие информации, смыслового содержания;

2.стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

3.функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

4.Юридическая сила документа. Юридическая сила - это свойство документа быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. На приобретение документом юридической силы влияет ряд факторов:

Во-первых, соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

Во-вторых, документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать.

5.Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Часто могут встретиться так называемые "умноженные оригиналы", иначе говоря оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа. Немаловажно, чтобы беловой документ был написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, и, в ряде случаев, печати. Кроме того, оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. В науке выделяют также автографы – это документы, переписанные или исправленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

6.Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Не стоит забывать и о таком понятии, как дубликат документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

7.Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Что касается юридической силы копий, то:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

С начала XX в. Содержание понятия «документ» наполняется все более глубоким смыслом. Важный вклад в разработку данного термина внес известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные им в научный оборот

Во-первых, Отле говорит о том, что совершенно любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает не только материальные объекты - носители информации, но и такие, как радио-, телепередачи, театральные представления;

Во-вторых, документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. К этой категории могут относиться как предметы искусственные, созданные человеком, так и естественные, природные, предметы, находящиеся, например, в музеях;

Кроме того Отле включает в состав документов и такие материальные объекты, которые созданы человеком целенаправленно для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Здесь ученый выдает уже классификацию объектов. Это и документы письменные (то есть с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, это и фонозаписи, и документальные фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Представленная концепция рассматривает документ в широком смысле, как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение понятия. Кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано. По этой причине начиная с середины ХХ столетия в делопроизводственной сфере «документ» стал трактоваться в трех значениях: узком, широком и самом широком. Рассмотрим их подробнее.

В узком смысле понятие сводилось к любой деловой бумаге, письменному удостоверению или историческому источнику.

В широком смысле документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). Такое понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Позже, в 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое значение термина, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: письменный документ, грампластинки, кинофильмы, произведения искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры) и многое другое от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка). Разумеется, подобное поистине филологическое расширение границ термина не могло не привести к некоторой терминологической путанице. После этого ученые-документалисты стали разводить понятие «документ», свойственной разным сферам. Появилось свое определение документа в библиографии, источниковедении, документалистике, документоведении, информатике и других. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными такими атрибутивными элементами, как наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев).

В 1960-е годы вводится еще одно определение документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени. Данная трактовка примечательна тем, что в ней озвучен и функциональный признак документа.

Таким образом, за длительный период своего существования понятие "документ" постоянно меняло свое значение. Даже на современном этапе применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Далее рассмотрим определения документа, которые достаточно широко представлены и на сегодняшний день. Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в терминологической системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитической и синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

В сфере международных отношений наиболее общим признано следующее определение. Документ - записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Кроме того, для более глубокого понимания вопроса, на наш взгляд, не стоит забывать и об определении, которое дается в соответствии с государственным стандартом. Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён в 1970 г.: ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п. После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что “документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать”. Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи “закреплённой” на материальном носителе или даже “привязанной” к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. “Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности”.

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в “Словаре архивной терминологии”, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как “комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность”. В другом случае документ определяется как “записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций²⁸”.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: “Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем²⁹”.

Почему уделяется так много внимания термину “документ” и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё³⁰”. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте “реквизит” определяется как “обязательный элемент оформления официального документа”. Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия “документ”, с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Конец формы

После ряда приведенных определений понятия «документ» и выявления его основных типологических черт остановимся на таком важном аспекте, как признаки документа. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и др. Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам:

По наименованию. Существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, то есть содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, посольку экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.


Глава II. Типы информации, содержащейся в документе, функции документа в документоведении, типы носителей документа.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация"- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы- системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

Информационные ресурсы- документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

Информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;

Информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;

различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей Информационной Системы. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

Затронув в своей работе информативную сторону, указав ряд различных определений, рассмотрев краткую историю документационной сферы в России с древнейших времен и до конца ХХ века, выявив ключевые признаки и основные свойства документа, рассмотрим то, как эти носители информации функционируют в сферах своего применения и распространения.

Любой документ полифункционален, то есть содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Рассмотрим каждую из них развернуто.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2) оперативную (текущую);

3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации:

разделение на первичную и вторичную;

деление по жанрам;

классификация по видам;

дифференциация по носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), то есть количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время .В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Знание функций документа необходимо для работы в делопроизводственной сфере. Этот навык помогает решить ряд нижеперечисленных задач:

1.определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

2.правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

3.осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

4.определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;

5.разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Документ как некая универсалия принадлежит первично-эмпирической реальности, поэтому мы в своей работе не можем обойти стороной такой аспект, как «материальные носители информации». Для создания документов используются различные материальные объекты: бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др., которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

1) бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов - термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.),

2) микроносители визуальной информации;

3) звуконосители;

4) видеоносители;

5)магнитные носители;

6) перфоносители - магнитные для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных или так называемых небумажных носителях информации. Понятие "новейший" и "нетрадиционный" документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных - бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (например дисков, дискет).Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера. Документы на новейших носителях информации также имеют свою классификацию. Их делят на:

1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.)

2. Документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски)

3. Документы на оптических носителях информации (оптические документы) - микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).

4. Документы на галографических носителях информации (галограммы).

Глава III . реквизиты документа.

Заключительная глава нашей работы будет посвящена такому неотъемлемому атрибуту документа, как его реквизиты. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". Всего существует 5 групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит.

1. «Реквизиты названия документов»

К этой группе относятся реквизиты под номерами 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.
Реквизит № 1. «Государственный герб». Как правило ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти и других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство.
Расположение на документе– в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

1.федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2.указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3.постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4.постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5.постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6.решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7.решений Верховного Суда Российской Федерации;

8.решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9.Президента Российской Федерации;

10.Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11.Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12.Правительства Российской Федерации;

13.Конституционного Суда Российской Федерации;

14.Верховного Суда Российской Федерации;

15.Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1.Администрации Президента Российской Федерации;

2.полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3.федеральных органов исполнительной власти;

4.Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5.Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6.Счетной палаты Российской Федерации;

7.Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - 8.Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1.Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2.органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3.органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4.федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации;

5.дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Реквизит № 2.«Эмблема организации или предприятия»
Представляет собой символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.
Расположение– в верхнем поле документа правее от первого реквизита. Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Правила регистрации товарного знака и знака обслуживание изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков

. Реквизит № 3. «Изображение наград».

Применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка. Расположен в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.
Реквизит № 4. «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»
Расположен в верхнем правом углу.
Реквизит № 5.«Код формы документа по УКУД»
Расположен на второй строке под четвертым реквизитом.
Написание– четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.
Реквизит № 6. «Название министерства или ведомства»
Написание– отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).
Расположение– в верхней части документа, под третьим реквизитом.
Реквизит № 7.«Название учреждения».

Написание– полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.
Расположение– в верхней части документа под шестым реквизитом.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

1.бланк организации;

2.бланк структурного подразделения;

3.бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.
Реквизит № 8.«Названия структурного подразделения».

Написание– пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже). Расположение– пишется под седьмым реквизитом.
Реквизит № 9.«Адрес отправителя».

Написание– пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем. Расположение– под восьмым реквизитом.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.⁵

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221


Реквизит № 10.«Название вида документа».

Написание– определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.
Расположение–в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.
Реквизит № 15.«Гриф секретности».

Написание– проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.
Расположение– в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

1.акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

2.задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

3.инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

4.нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

5.отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

6.перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

7.планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

8.положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

9.программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

10.расценки на производство работ;

11.сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

12.стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

13.структура и штатная численность;

14.тарифные ставки;

15.уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

16.формы унифицированных документов;

17.штатные расписания и изменения к ним.

2. «Реквизиты датирования и индексации документов»

Здесь речь пойдет о реквизитах под номерами 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»
Написание– дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.
Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Расположение– проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.
Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)
Написание– часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.
Расположение– в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.
Реквизит № 13 «Ссылка на документ»
Написание– включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Расположение– пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.
Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»
Написание– включает в себя название населенного пункта, где издается документ.
Расположение– проставляется правее от тринадцатого реквизита. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков.

3. реквизиты оформления текста.

В нее входят реквизит с номерами 16, 19, 21

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)
Написание– документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел
Расположение– на девятой строке документа, по середине.
Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)
Написание– неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.
Расположение– пишется на девятой строчке в левой стороне. включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, -Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, -Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁶

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".


Реквизит № 21 «Текст документа»
Написание– главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.
Расположение– посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.²

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.³

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.⁴

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.⁵

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.⁶

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).⁷

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,⁸ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

1. первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

2. первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

3. третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

1. письмо оформляется на должностном бланке;

2. письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

3.Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

4. реквизиты утверждения документа.

К данной группе относятся реквизиты № 17, 23, 24, 25, 26

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»
Написание– если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

• 
  акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
  
• 
  задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
  
• 
  инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
  
• 
  нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
  
• 
  отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
  
• 
  перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
  
• 
  планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
  
• 
  положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
  
• 
  программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
  
• 
  расценки на производство работ;
  
• 
  сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
  
• 
  стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
  
• 
  структура и штатная численность;
  
• 
  тарифные ставки;
  
• 
  уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);
  
• 
  формы унифицированных документов;
  
• 
  штатные расписания и изменения к ним.
  

Расположение– в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.
Реквизит№23«Подпись».Написание– обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.
Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.
Расположение– подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Реквизит № 24 «Гриф согласования»
Написание– оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.
Расположение– ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 25 «Виза»
Написание– состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.
Расположение– на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.
Реквизит № 26 «Печать»
Написание– подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.
Расположение– проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

5. реквизиты о получении и исполнении документов.

Реквизиты 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31

Реквизит № 18 «Резолюция»
Написание– надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.
Расположение– ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).
Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»
Написание– отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.
Расположениепроставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.
Реквизит № 22 «Отметка о приложении»
Написание– приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
Расположение– в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)
Написание– реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.
Расположение– ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.
Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»
Написание– содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.
Расположение– проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).
Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»
Написание– состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.
Расположение– ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.
Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»
Написание– включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.
Расположение– проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).
Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)
Написание– эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.
Расположение– проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.
Заключение.

В заключении необходимо отметить, что документ представляет собой целостную, сложную, самоорганизованную систему.
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке ит.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Список использованной литературы.

1.Современное делопроизводство. Кирсанова М.В
М: Инфра – М 2000.


2.Документоведение. Кушнаренко Н.Н, Киев.:Знание 2000


3.Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А…
Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г.


4. Делопроизводство. Кузнецова Т.В М:2003г.

5. электронная версия журнала «делопроизводство»:

http://www2.termika.ru/dou/progr/magd.html

6. электронная версия журнала справочник секретаря и офис-менеджера:

www.klerk.ru/relize/?7489

7. истоия русского литературного языка. Н.А.Мещерский. издательство Ленинградского унивеситета, 1981.


.