Информационные технологии в управлении предприятием

                                 СОДЕРЖАНИЕ

Содержание

Введение

    Глава 1. Информационная технология и управление предприятием

        § 1. Практика выдвигает новые требования.

        § 2. Взаимоотношения в сфере ИТ

        § 3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ

        § 4. Вывод

    Глава  2.  Средства  workflow  в  рамках  общей  концепции   управления

предприятием

        § 1. Модель автоматизации управленческих процессов

        § 2. Системы workflow – понятия и определения

        § 3. Поддержка основных функций управления средствами workflow

        § 4. Вывод


    Глава 3. Стратегия внедрения ИТ на российских предприятиях

        §  1.  ИТ  –  одно  из  направлений   инвестиционной   деятельности

предприятия

        § 2. Условия внедрения ИТ на западных предприятиях

        § 3. Условия внедрения ИТ на российских предприятиях

        § 4. Вывод

Заключение

Список использОВАННОй литературы И ИСТОЧНИКОВ

!!! ПРОСТАВИТЬ НОМЕРА СТРАНИЦ

                                   ВВЕДЕНИЕ

        Актуальность темы: главным направлением перестройки  менеджмента  и

его радикального усовершенствования, приспособления к  современным  условиям

стало массовое использование новейшей  компьютерной  и  телекоммуникационной

техники,  формирование  на  ее   основе   высокоэффективных   информационно-

управленческих  технологий.  Средства  и   методы   прикладной   информатики

используются в менеджменте и маркетинге.  Новые  технологии,  основанные  на

компьютерной  технике,   требуют   радикальных   изменений   организационных

структур  менеджмента,  его  регламента,   кадрового   потенциала,   системы

документации, фиксирования и  передачи  информации.  Особое  значение  имеет

внедрение информационного менеджмента, значительно  расширяющее  возможности

использования компаниями информационных ресурсов.  Развитие  информационного

менеджмента связано  с  организацией  системы  обработки  данных  и  знаний,

последовательного их развития до уровня  интегрированных  автоматизированных

систем управления, охватывающих по вертикали  и  горизонтали  все  уровни  и

звенья производства и сбыта.

        В современных условиях эффективное  управление  представляет  собой

ценный   ресурс   организации,   наряду   с   финансовыми,    материальными,

человеческими и другими ресурсами.  Следовательно,  повышение  эффективности

управленческой    деятельности    становится    одним     из     направлений

совершенствования  деятельности  предприятия  в  целом.  Наиболее  очевидным

способом повышения эффективности протекания трудового процесса является  его

автоматизация.   Но   то,   что   действительно,    скажем,    для    строго

формализованного производственного процесса, отнюдь не  столь  очевидно  для

такой изящной сферы, как  управление.  Трудности,  возникающие  при  решении

задачи автоматизированной поддержки управленческого  труда,  связаны  с  его

спецификой.  Управленческий  труд  отличается  сложностью  и  многообразием,

наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями  с  различными

явлениями   и   процессами.   Это,   прежде   всего,   труд   творческий   и

интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть  вообще  не  поддается

какой-либо формализации. Поэтому автоматизация  управленческой  деятельности

изначально связывалась только с  автоматизацией  некоторых  вспомогательных,

рутинных  операций.   Но   бурное   развитие   информационных   компьютерных

технологий,   совершенствование   технической    платформы    и    появление

принципиально новых классов программных  продуктов  привело  в  наши  дни  к

изменению подходов к автоматизации управления производством.

        Термины, используемые в работе:

        Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства

предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к  объекту

управления  -  трудовому  коллективу  или  производственной   системе.   Эти

действия  заключаются  в  выработке  некоторого   управленческого   решения,

являющегося по сути  продуктом  управленческого  труда,  и  доведении  этого

решения  до  исполнителей   с   последующим   выяснением   результатов   его

выполнения.

        Согласно определению, принятому ЮНЕСКО,  информационная  технология

(далее  ИТ)  —  это  комплекс  взаимосвязанных,  научных,   технологических,

инженерных  дисциплин,  изучающих  методы  эффективной   организации   труда

людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную  технику  и

методы  организации   и   взаимодействия   с   людьми   и   производственным

оборудованием, их практические приложения, а также связанные  со  всем  этим

социальные,  экономические  и  культурные  проблемы.   Сами   информационные

технологии требуют  сложной  подготовки,  больших  первоначальных  затрат  и

наукоемкой техники.

        По  мнению  американского  специалиста  в  области  управления   Г.

Поппеля,   под   информационными   технологиями   (ИТ)   следует    понимать

использование вычислительной техники и систем  связи  для  создания,  сбора,

передачи, хранения, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

        Разработанность темы: на данный момент тема (моей курсовой  работы)

РЩЛИ  И  ЗНАЧЕНИЯ  ИНФОРМАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ  В  СФЕРЕ   УПРАВЛЕНИЯ    мало

разработана. Специальных пособий, учебников или литературы как таковой  нет.

Это  объясняется  относительной  новизной  отрасли,  которую  я  выбрал  для

рассмотрения.  Так  же  сегодня  положение  дел  в  рассматриваемой  области

характеризуется крайней неопределенностью: при упоминании об  информационных

технологиях У руководителей компаний по-прежнему  ВОЗНИКАЕТ  МНОГО  ВОПРОСОВ

(бросает в дрожь?) (это происходит из-за  очень  быстрого  совершенствования

технологий и ??? понимания того, что деньги, вложенные в ИТ вернуть  намного

сложнее, чем при инвестировании других областей ???)

        Цели исследования: ????исследовать сложности,  проблемы,  стратегию

внедрения и использования ИТ в управлении предприятием?????

        Задачи исследования:

    . исследовать внутрифирменные проблемы при использовании ИТ;

    . исследовать концепцию управления предприятием с  использованием  ИТ  –

      технологии автоматизации деловых процессов (workflow);

    . определить ! стратегию внедрения ИТ на российских предприятиях

        !!!!!!!!!Методологическая основа: одним из источников для написания

моей курсовой работы послужил  материал  из  Internet.  Сюда  можно  отнести

различного  рода  доклады  и   сообщения,   взятые   с   научно-практических

конференций  (“информационные  технологии   в   управлении   предприятием”),

проходивших в 1998-99 г.г., как в России, так и за рубежом. Другой  источник

– электронные  версии  российских  и  зарубежных  журналов  по  компьютерным

технологиям, экономике и управлению (например, ComputerWorld, Пауль  Хаупт).

Т.е. можно сказать, что информация, которую я рассматриваю  и  анализирую  в

своей работе является достаточно новой. А это имеет  немаловажное  значение,

т.к. информационная индустрия – это новая  отрасль  технологий  и  в  данный

момент очень бурно развивается. Что ведет к быстрому устареванию  материала,

относящегося   к   данной   теме.   !!!!!!   ПЕРЕДЕЛАТЬ   ВСЕ!!!   Это    не

«методологическая основа», это «использованные материалы».


        Глава 1. Информационная технология и управление предприятием

                  § 1. Практика выдвигает новые требования.

        Сегодня положение дел  в  рассматриваемой  области  характеризуется

крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным  увеличением

объема  технологических  предложений,  требующих   высоких   инвестиций,   и

соответственно с  усилением  зависимости  от  внешних  услуг  (например,  от

поставщиков  программного  обеспечения).  Внутрифирменные  ассигнования   на

нужды ИТ растут  опережающими  темпами  по  сравнению  с  другими  затратами

предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах  в

сфере  ИТ.  Так,  компетентные  решения  фирменного  руководства  охватывают

примерно лишь 5% соответствующих затрат.

        Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной  деятельности  многих

предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция  ИТ  перестала

быть вспомогательной, превратившись в  важнейшую  составную  часть  продукта

или производственных мощностей. Хозяйственные риски  в  настоящее  время  во

многом определяются  рисками  в  данной  сфере.  Реализация  же  современных

высокопроизводительных  организационных  проектов  (например,   "виртуальных

организаций" без жесткой привязки производственных участков к  определенному

месту),   требует   полного   использования   потенциала   ИТ   с    помощью

телекоммуникационных средств.

        Не способствует стабилизации быстрый  рост  издержек  в  сфере  ИТ.

Чтобы контролировать их увеличение и добиться  большей  гибкости  в  решении

информационно-технологических проблем, многие предприятия  идут  в  основном

двумя путями. Первый заключается в том, что  фирма  создает  внутрифирменный

информационно-технологический   участок,   который   предлагает   услуги   и

внефирменному  рынку,  доказывая   тем   самым   возможность   рентабельного

использования своих мощностей. 

        Чаще  предприятия  выбирают  другой  путь,  когда   большая   часть

собственного   информационно-технологического   персонала   переводится    в

распоряжение  вновь  создаваемых  дочерних  компаний   или   совместных   со

специализированными информационно-технологическими  партнерами  предприятий,

также  самостоятельно  выступающих  на  рынке.  На  материнском  предприятии

остается  небольшая  группа  сотрудников,  на  которую  возлагаются  функции

информационного менеджмента.

        Высший менеджмент начинает  осознавать,  какое  важное  воздействие

оказывают  информационно-технологические  решения   на   сам   хозяйственный

процесс  и  культуру  предприятия.  Поэтому  он  чувствует  себя  все  более

ущемленным в том плане, что вынужден  делегировать  соответствующие  вопросы

внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К  тому  же  первый

опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает  особых

поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных  проблем.

В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

    . каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие  последствия  вытекают

      из более эффективной ее организации  и  использования  в  производстве

      новых товаров и услуг;

    . что  должно  знать  высшее  руководство  фирмы  в  области  ИТ,  чтобы

      принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

    . в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

    . какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-

      технологическим потенциалом.

                       § 2. Взаимоотношения в сфере ИТ

        Можно выделить шесть заинтересованных  групп,  от  которых  зависит

принятие решений в сфере ИТ:

    . высшее руководство, которое должно  управлять  ИТ  как  стратегическим

      потенциалом предприятия;

    . специалисты, занимающиеся поиском системных  решений  для  оптимизации

      специальных функциональных задач;

    .  менеджеры  отдельных  хозяйственных  подразделений,  которые   должны

      использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности,  чтобы

      удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

    .  менеджеры  служб   бухгалтерско-финансового   учета,   если   таковые

      предусмотрены организационной структурой предприятия:

    . поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии

      с проблемными установками своих потребителей;

    . собственное информационно-технологическое подразделение.

        На  многих  предприятиях  подобные  группы  интересов  не  получают

признания.  Высшее  руководящее  звено  часто   делегирует   соответствующие

функции группе  руководителей,  следя  за  выполнением  нескольких  заданных

показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента  от 

        Но  являются  ли  ERP-системы   таким   же   необходимым   условием

выживаемости и российских предприятий? Для ответа на этот  вопрос  попробуем

рассмотреть  влияние  на  развитие   политики   в   области   информационных

технологий отечественных предприятий тех же, что и для Запада, факторов:

        Состояние экономики

        Состояние предприятий

        Состояние рынка ИТ.

        При  этом  из  дальнейшего  рассмотрения  исключаются  предприятия,

которые,  будучи  резидентами  в  России,  по  существу  являются  дочерними

предприятиями транснациональных корпораций.  Для  таких  компаний  внедрение

ERP-систем  диктуется  корпоративными  стандартами,  а  также  потребностями

управления  большим  транснациональным  бизнесом.  Причем  тип  системы,  ее

функциональный состав и количество рабочих  мест  как  правило  определяются

теми же корпоративными стандартами.

        Итак,  состояние   экономики   в   России   характеризуется   явной

нестабильностью и, несмотря ни на что,  высокими  инфляционными  ожиданиями.

Причем  процентные  ставки  банковских  долгосрочных  кредитов   практически

постоянно превышают реально возможную рентабельность  предприятий.  В  таких

условиях выполнение инвестиционных проектов сопряжено с большим риском.

        Подавляющее  число  предприятий  работают   в   среде   со   слабой

конкуренцией, многие являются либо монополистами, либо близки к этому.

        Состояние   отечественных   предприятий   в   большинстве   случаев

характеризуется наличием  устаревших  технологий  основного  производства  и

высокой степенью износа основных фондов. Крайне низка и выработка на  одного

сотрудника. Так, если в ведущих западных  корпорациях  выработка  на  одного

сотрудника превышает 200 000 долларов  США  в  год,  то  на  российских  она

колеблется в пределах от  нескольких  тысяч  до  нескольких  десятков  тысяч

долларов США в год. Большинство управленцев  слабо  знакомо  с  современными

методами  управления,  т.е.  не  являются,   как   это   принято   говорить,

менеджерами в полном смысле этого слова,  т.к.  имеют  техническое,  в  ряде

случаев еще и не профильное, базовое образование, а  программа  переобучения

управленческих кадров на российских предприятиях - большая  редкость.  Кроме

того,   предприятия   в   большинстве   случаев   не    обладают    развитой

телекоммуникационной инфраструктурой, поэтому  внедрение  автоматизированной

системы управления начинается с инвестиций в телекоммуникации, что  приводит

к существенному увеличению стоимости проектов.  Общий  уровень  компьютерной

грамотности российских управленцев недостаточно высок, что, в свою  очередь,

приводит к увеличению затрат на обучение.  Нередки  случаи,  когда  обучение

управляющих  начинается  с  обучения  их  базовым  понятиям   информационных

технологий,  затем  офисным   приложениям,   и   только   потом   появляется

возможность   перейти   к   обучению   их   собственно   как   пользователей

автоматизированной системы управления предприятием.

        Рынок  ERP-систем  в  России  на  сегодняшний  день   находится   в

достаточно  интересном  положении:   полностью   отсутствуют   отечественные

системы подобного класса, но зато присутствует достаточно  много  зарубежных

производителей, начиная с SAP и заканчивая совсем малоизвестными фирмами  из

Западной  Европы.  Причем  большинство  систем  в  той  или   иной   степени

локализованы, включая  документацию.  Однако  сравнительно  небольшой  объем

рынка, который по некоторым оценкам не превосходит 270  млн.  долларов  США,

заставляет  поставщиков  решений  вести  себя  достаточно  агрессивно.   Это

проявляется в том, что в условиях низкого спроса со  стороны  предприятий  в

сочетании с  необходимостью  выполнять  партнерские  соглашения  и  выбирать

квоты  со  стороны  поставщиков  решений,  практически   любая   ERP-система

представляется одинаково пригодной для любой компании.  Встречаются  случаи,

когда какая–либо система, в основном  ориентированная  на  определенный  тип

производства,  в  России  внедряется  на   предприятиях   с   другим   типом

производства. Или другой пример: предприятие с годовым  оборотом  меньше  30

млн. долларов США закупает систему, которая позиционируется как система  для

предприятий из списка Fortune 2000.

        Отдельного рассмотрения заслуживает и проблема внедрения ERP-систем

на российских предприятиях. Как уже  отмечалось,  ERP-системы  ориентированы

на  обслуживание  бизнеса.  Многие  ли  предприятия  имеют  сформулированные

стратегии   развития   бизнеса,   корпоративные    стандарты    в    области

информационных  технологий  и  стратегию  развития  ИТ?   Ответ   достаточно

очевиден. Выбор и внедрение системы  в  этих  условиях  становится  зачастую

просто бессмысленным, а инвестиции в ИТ - омертвленным капиталом.

        Другим   существенным   препятствием   при   внедрении   ERP-систем

становится уровень организации  управления.  На  российских  предприятиях  в

основной массе отсутствует традиция детально документировать  управленческие

решения.  Необходимо  понимать,   что   одним   из   основных   конкурентных

преимуществ, которое дает ERP-система,  является  возможность  представления

консолидированной  информации  высшему  управленческому  персоналу.  А   это

требует ввода информации в систему,  причем  регулярно  и  на  всех  уровнях

управления.  Т.е.  менеджер  любого  уровня  должен   документировать   свои

действия. Естественно, что это повышает загрузку низшего  и  среднего  звена

управленцев,  которое  просто  не  привыкло  работать  подобным  образом   и

зачастую  может  оказывать  существенное  сопротивление  процессу  внедрения

системы.   И,   наконец,   в   условиях   слабой   конкуренции   оперативное

представление   консолидированной   информации    высшему    управленческому

персоналу может просто не понадобиться.

                                 § 4. Вывод

        Итак, какие же рекомендации по формированию стратегии внедрения  ИТ

на российских предприятиях можно дать в сложившейся ситуации?  Прежде  всего

-  это  решение  только  тех  проблем,  которые  необходимо   решить.   Т.е.

необходимо правильно идентифицировать проблемы, стоящие перед  предприятием,

и существующие возможности для их решения.  Например,  если  годовой  оборот

предприятия составляет 50 млн. долларов США, то  оно  вряд  ли  нуждается  в

системе с годовой стоимостью владения более миллиона долларов.  Кроме  того,

если  предприятие  действует  в  слабо  конкурентной  среде,  ему  также  не

требуется и возможность быстрого принятия  решений  в  области  смены  линии

выпускаемых продуктов или системы продаж.

        Однако, если все-таки принято  решение  о  создании  или  внедрении

автоматизированной системы управления предприятием, то,  так  же  как  и  на

Западе, начинать внедрение таких систем следует  с  автоматизации  критичных

бизнес–функций. К таким функциям в  России,  как  правило,  следует  отнести

подготовку внешней отчетности и  оптимизацию  налогообложения,  что  требует

внедрения регулярных процедур учета с последующей их автоматизацией.

        Второй  задачей,  которую  необходимо   решать,   является   задача

подготовки управленческих кадров, способных не только  воспринимать  подходы

к управлению, реализованные в ERP–системах, но  и  готовых  внедрять  их  на

практике. Как известно, менеджеры не  появляются  мгновенно.  Таким  образом

нам требуется повторить путь, который  прошли  западные  корпорации,  только

намного быстрее.

        Хорошей стартовой платформой при  этом  могут  стать  корпоративные

системы   управления,   создаваемые   российскими    производителями.    Они

значительно  дешевле  западных  систем,  и  в  них  учтены  все  особенности

российского бухгалтерского учета. Желательно выбирать  те  системы,  которые

характеризуются следующими качествами:

        по своим возможностям приближаются к западным стандартам управления

производством (например, стандарту MRPII) или мигрируют в этом направлении

        при  их  создании  использованы  наиболее  совершенные  технические

решения. Это гарантирует защиту сделанных инвестиций.

        Таким образом, возможно,  что  для  многих  российских  предприятий

наилучшей стратегией внедрения ИТ может стать одна из следующих:

        Использовать какую–либо развивающуюся российскую  систему,  получая

соответствующие скидки на обновленные версии и подготавливая  управленческий

персонал к  ее  возрастающим  функциональным  возможностям.  В  этом  случае

остается надеяться, что  грань  в  подходах,  лежащих  в  основе  построения

отечественных и зарубежных систем, со временем сотрется.

        Внедрить относительно недорогую  российскую  учетную  систему,  что

позволит достичь полного соответствия  российскому  законодательству,  и  со

временем интегрировать ее  с  системой  управления  предприятием  типа  ERP.

Следует отметить, что по этому пути пытались пойти некоторые поставщики ERP-

систем  на  нашем  рынке,  предпочтя  доработке   собственной   системы   ее

интеграцию с качественными российскими продуктами.


                                  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

        После  рассмотрения  собранного  мной  материала   и   исследования

поставленных целей и задач я пришел к следующим выводам:

   1. Использование информационной  технологии  (ИТ)  относится  к  наиболее

      противоречивым  внутрифирменным  проблемам.  Руководство   предприятий

      часто отказывается их решать, так как  не  чувствует  себя  достаточно

      компетентным.   Решения   обычно    возлагаются    на    руководителей

      информационных  служб  или  специализированные  внешние   организации.

      Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут,  и  неясно,  до

      каких пор руководство  предприятий  будет  недооценивать  этот  важный

      стратегический ресурс. Правда, в  последнее  время  высший  менеджмент

      стал внимательнее относиться к ИТ.  Именно  от  него  должны  исходить

      решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере;

   2.  Использование  систем  автоматизации  деловых   процессов   позволяет

      говорить  о  следующих  преимуществах   внедрения   новой   технологии

      организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

        обеспечивается высокая эффективность принятия решений;

        рационализируются и интегрируются информационные  процессы,  в  том

числе совершенствуется организация документооборота предприятия;

        поддерживается  оперативная  настройка  системы  автоматизации   на

изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;

        устраняется дублирование функций;

        повышается эффективность работы в целом;

        снижаются расходы на информационное сопровождение  функционирования

предприятия.

        Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение

и использование на многих предприятиях (как за  рубежом,  так  и  в  России)

дает возможность говорить о ней как  о  современной  эффективной  технологии

организации управленческих процессов, обладающей большим будущим;

        3. Таким образом, возможно, что для многих  российских  предприятий

наилучшей стратегией внедрения ИТ может стать одна из следующих:

        Использовать какую–либо развивающуюся российскую  систему,  получая

соответствующие скидки на обновленные версии и подготавливая  управленческий

персонал к  ее  возрастающим  функциональным  возможностям.  В  этом  случае

остается надеяться, что  грань  в  подходах,  лежащих  в  основе  построения

отечественных и зарубежных систем, со временем сотрется.

        Внедрить относительно недорогую  российскую  учетную  систему,  что

позволит достичь полного соответствия  российскому  законодательству,  и  со

временем интегрировать ее  с  системой  управления  предприятием  типа  ERP.

Следует отметить, что по этому пути пытались пойти некоторые поставщики ERP-

систем  на  нашем  рынке,  предпочтя  доработке   собственной   системы   ее

интеграцию с качественными российскими продуктами.