СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Общая характеристика делового письма…………………………..6

1. 
   Функциональный деловой стиль как разновидность общелитературного языка…………………………………………………………………...6
   

1.2. Основные признаки делового письма………………………………….12

3. 
   Синтаксические особенности делового стиля речи……………..19
   

Глава 2. Исследование основных принципов делового стиля речи на примерах исследования деловых бумаг……………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………………..32

Список литературы…………………………………………………………….33
Введение


Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.

Актуальность курсовой работы обусловлена тем, что деловой дискурс занимает важное место в современных типах общения. Теория делового дискурса является одним из активно развивающихся направлений лингвистики. Вместе с тем многие характеристики этого типа дискурса остаются недостаточно изученными.

Цель исследования: рассмотреть современное деловое письмо.

Задачи исследования:

1.проанализировать литературу делового письма;

2.обобщить имеющийся опыт использования делового письма;

3.рассмотреть правила оформления делового письма, виды делового письма;

Объект исследования: особенности стиля делового письма.

Предмет исследования: исследование основных принципов делового стиля речи на примерах исследования деловых бумаг.

Гипотеза: письмо может быть отнесено к разряду деловых, при условии, если оно соответствует следующим особенностям делового письма:

1. 
   присутствует подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
   
2. 
   также адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
   
3. 
   устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
   
4. 
   тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
   
5. 
   лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
   
6. 
   исключительно нейтральный тон изложения;
   
7. 
   точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
   
8. 
   лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
   

В качестве методологической основы исследования используются работы ведущих лингвистов таких как Гальперин И. Р., Вольская И. С., Дорошенко В. Ю.

Элементом новизны данного исследования является теоретическое обоснование и анализ деловых писем на иностранном языке.

Теоретическая значимость курсовой работы заключается в проведении анализа литературы по данной теме и систематизации полученных данных.

В данной работе рассматривается особенности стиля делового письма его функции и синтаксические особенности.

Практическая ценность данного исследования заключается в следующем:

1. 
   применение накопленного материала на практике;
   
2. 
   знакомство со стилем делового письма;
   

Во введении дается обоснование актуальности работы, определяются цели, задачи, объекты и предмет исследования, а также выдвигается гипотеза.

Структура работы курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
Глава 1. Общая характеристика делового письма

1. 
   Функциональный деловой стиль как разновидность общелитературного языка
   

Деловая коммуникация - процесс обмена информацией, осуществляемый в связи с решением административных, финансово-экономических, правовых вопросов с использованием устных и письменных форм речи. Но представленное определение нельзя рассматривать как исчерпывающую дефиницию. Если процессуальная сторона, связанная с движением информации в определении этого явления не вызывает сомнения, то объем экстралингвистических сфер, в рамках которых функционирует информация, относимая к деловой, вряд ли может быть однозначно и исчерпывающе представлен. Выделение правовой, административно - хозяйственной и финансово - экономических сфер является своеобразной конденсацией, («сгущением» - в терминах нечетких лингвистических множеств), при которой, с одной стороны - за пределами анализа могут оказаться некоторые сферы деятельности, в рамках которых осуществляется деловая коммуникация; в то же время не все стороны коммуникации в условиях отмеченных сфер неминуемо предполагают тот тип обмена информации, который обязательно должен быть отнесен к деловой коммуникации (например, беседа адвоката с клиентом при подготовки к ведению дела). Использование устной и письменной форм речи в деловой коммуникации тоже требует оговорки, поскольку устный или письменный текст является в ряде случаев информационной основой для порождения коммуникативных единиц в машиночитаемых, табличных вторично-кодовых формах. Подобные явления отмечаются все чаще, в особенности - в области финансово-экономической коммуникации (компьютерные межбанковские сети, биржевая информация и пр.).

В восприятии понятия управленческой коммуникации доминантными являются референции, связанные с иерархичностью при исполнении управленческих функций, а также с высокой степенью ситуативной обусловленности содержания коммуникативного воздействия. Кроме того, сопоставление понятийной наполненности терминов деловая коммуникация и управленческая коммуникация дает основание полагать, что приведенные термины при достаточно редкой контекстуальной синонимичности все-таки принципиально различаются: видовое понятие управленческой коммуникации относительно родового понятия деловой коммуникации проявляется в выделении жанровой группы управленческих документов среди общей совокупности деловых документов.

Документная или документальная коммуникация - термины, обозначающие процессы коммуникации с использованием письменной формы речи, письменных текстов, имеющих формальный статус документа, официальной бумаги. Доминантой этих терминов является целостности официальность письменно оформленного текста как основного носителя информации в коммуникативном процессе.

Термины официальная коммуникация и официально-деловая коммуникация в подавляющем большинстве случаев могут рассматриваться как синонимы. Их применение связано с необходимостью отметить статусно-ритуальную сторону коммуникации. Сопоставляя понятийную наполненность этих терминов и термина деловая коммуникация, можно говорить об отношениях типа часть - целое.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

Общеизвестно, что речь - форма общения на основе определённых правил посредством языковых конструкций. Современная речь появилась не одномоментно, она формировалась в течение огромного отрезка времени и продолжает формироваться сейчас.

В современном мире речь играет огромную роль в жизнедеятельности любого человека. Посредством речи мы познаем окружающий мир, передаем свои знания и опыт друг другу, аккумулируем их для передачи будущим поколениям.

Одним из самых массовых видов общения в мире является деловое общение, при котором люди обмениваются деловой информацией и опытом работы. Как правило, целью делового общения является достижение конкретного результата, решение определенной задачи.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (т.е. непосредственный контакт) и косвенное (в процессе общения присутствует некая пространственно-временная дистанция; примером такого общения могут служить письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.). Прямое общение – это разновидность устного формы общения, тогда как косвенное общение представляет собой разновидность письменного общения.

Прямое общение, несомненно, более результативно, благодаря возможности эмоционального воздействия и внушения, косвенное же не может обладать подобным сильным результатом, в нем действуют определенные социально-психологические механизмы. Прямое общение происходит обычно в виде беседы, переговоров, совещания, посещения, публичных выступлений. Такое общение может быть как диалогическим, так и монологическим. Косвенное общение, как правило, включает в себя внешнюю деловую переписку и внутреннюю или служебную деловую переписку.

Самой важной отличительной особенностью делового общения от неформального является тот факт, что в процессе делового общения поставлены определенные задачи и некие цели, которые требуют соответствующего разрешения. Именно это обстоятельство не позволяет прекратить деловое общение (например, процесс переговоров) в любой момент, по крайней мере, этого невозможно сделать без потерь в получении информации для обеих сторон. Тогда как в обычном дружеском общении практически никогда нет цели достичь определенных результатов, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент. Опасения невозможности восстановления процесса общения заново минимальны.

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

9. 
   подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
   
10. 
    адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
    
11. 
    устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
    
12. 
    тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
    
13. 
    лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
    
14. 
    исключительно нейтральный тон изложения;
    
15. 
    точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
    
16. 
    лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
    

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

1. 
   излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
   
2. 
   применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
   
3. 
   употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить архаизмы¹, отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Cледует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;
   
4. 
   излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»;
   
5. 
   не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
   
6. 
   не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
   
7. 
   в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.
   

Таким образом, деловое письмо выполняет много важных функций. Самая главная функция письма - информация. Деловое общение является одним из самых массовых видов общения в мире, целью делового общения является достижение конкретного результата. Этим и отличается деловое общение от неформального.

2. 
   . Основные признаки делового письма
   

В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Стандартизация деловой речи (прежде всего языка массовой типовой документации) одна из наиболее приметных черт официально-делового стиля. Процесс стандартизации развивается в основном в двух направлениях: а) широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов (например, стандартных синтаксических моделей с отыменными предлогами в целях, в связи с, в соответствии с и т.д., что вполне закономерно, поскольку намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов деловых бумаг), б) в частой повторяемости одних и тех же слов, форм, оборотов, конструкций, в стремлении к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях, в отказе от использования выразительных средств языка.

С процессом стандартизации деловой речи тесно связан и процесс фразеологизации ее. Это можно проследить на примерах употребления в многочисленной документации вербономинантов² (глагольно-именных словосочетаний), которые в деловом языке становятся универсальным средством и часто используются вместо параллельных им собственно глагольных форм: оказать помощь (вместо помочь), произвести ремонт (вместо отремонтировать), произвеcmи расследование (вместо расследовать) и т.д. Вербономинанты широко проникают в деловой язык в связи с тем, что в некоторых случаях их использование становится обязательным (по-другому сказать нельзя): допустить брак, совершить преступление, исполнять обязанности, занять должность, возложить ответственность. Их значение может не совпадать со значением параллельных им глаголов: сочетание провести соревнование не тождественно глаголу соревноваться. Вербономинанты не только называют действие, но и выражают определенные дополнительные смысловые оттенки, точно квалифицируют те или иные явления. Например, совершить наезд терминологическое словосочетание, являющееся официальным наименованием определенного вида дорожных происшествий.

Другими особенностями официально-делового стиля (кроме стандартизации) являются точность, императивность, объективность и документальность, конкретность, официальность, лаконичность.

Языковые средства официально-делового стиля образуют относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы трех уровней: лексического, морфологического и синтаксического.

На лексическом уровне, кроме общеупотребительных и нейтральных слов, можно выделить: а) слова и словосочетания, употребляющиеся преимущественно в официальных документах и закрепляющиеся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение, препроводить, податель, поручитель, охранять права и свободы, обеспечивать равноправие и т.п.); б) термины, профессионализмы и словосочетания терминологического характера, что обусловлено содержанием служебных документов (наиболее частотными являются термины юридические, дипломатические, бухгалтерские: акт, взимание, законодательство, ответчик, отозвать (посла), ратифицировать, заявитель и др.).

Многие из слов с окраской официально-делового стиля образуют антонимические пары: истец ответчик, демократия диктатура, наказан оправдан, отягчающие смягчающие (обстоятельства) и т.п.

В связи с упорядочением подхода к терминологии стали разграничивать два понятия-термина: "лексика с окраской официально-делового стиля" и "канцеляризмы". Первое название отражает место соответствующих слов в системе общелитературного языка, их функционально-стилевую окраску. Например, лексические единицы получатель (сего) или причитающиеся, неподведомственные, нижеподписавшиеся, возмещение, обжаловать, взыскание, обнаружение, вышестоящие и т.п. в деловых документах следует считать функционально-окрашенными. Второе название, "канцеляризмы", может относиться к этим же лексическим единицам, но только тогда, когда они непреднамеренно употреблены в тексте с другой стилистической окраской, например в публицистическом или разговорном стиле, т.е. в случаях функционально неоправданного перенесения . Например, в стихотворении Н. Кислика читаем: "Я к вам пишу все к вам. Я службу связи загрузил по горло...". Словосочетание "службу связи" можно отнести к канцеляризмам (правда, выполняющим определенную стилистическую функцию в данном художественном тексте). В лексической системе официально-делового стиля функционируют не канцеляризмы, а слова с окраской официально-делового стиля. Специфической особенностью лексической системы официально-делового стиля является также наличие в ней архаизмов и историзмов, употребляемых часто в номинативной функции (например, в текстах дипломатических документов уверение в почтении, сей, таковой, оный, Его Величество, Его Превосходительство, господин и др.). В данном стиле полностью отсутствуют жаргонные, просторечные слова, диалектизмы, слова с эмоционально-экспрессивной окраской. Часто употребляются здесь сложносокращенные слона, сокращенные названия различных организаций и учреждений (ЖРЭО, ЖЭС, НИИ, ЦКБ, КТС, КЗоТ, студсовет, профком, цехком и др.).

В официально-деловом стиле частотными являются стандартные обороты речи, устойчивые по характеру, содержащие отыменные предлоги, указывающие на характер мотивировки действий типа в связи с указанием, пребыванием, распоряжением (Министерства, главка, руководства), в соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением), в порядке оказания технической (материальной, производственной) помощи и т.п. В языке служебных документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа принять к сведению, принять во внимание, довести до сведения и т.д. Характерной особенностью этого стиля является и функционирование атрибутивно-именных словосочетаний типа: обвинительный приговор, Исполнительный лист, дисциплинарные взыскания, оправдательное заключение, предварительное следствие, кассационная жалоба, вышестоящие органы, установленный порядок.

Также следует отметить сугубо именной характер официально-делового стиля. Одно и то же существительное в деловых текстах может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. В разговорной речи или в художественном тексте подобное употребление квалифицировалось бы как тавтология (неоправданное повторение одного и того же слова).

В официально-деловом стиле широко употребляются имена существительные, которые называют людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: усыновитель, наниматель, истец, ответчик, свидетель, квартиросъемщик, заявитель и под. Употребление существительных, обозначающих должности и звания, в этом стиле возможно только в форме мужского рода: работник милиции Лавренова, свидетель Вильчинская, заявитель Федорова и т.п.

Широко представлены в официально-деловом стиле отглагольные существительные на -ние, -ение: исполнение, оповещение, правонарушение, постановление, разрешение (споров), подчинение, разделение и др.; высокочастотными являются отглагольные существительные с префиксом не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение и т.п.

Яркая черта официально-делового стиля употребление в нем отыменных предлогов: в силу, в целях, в части, на предмет, во имя, в ходе и др. (в соответствии с планом научно-технического и культурного сотрудничества; в целях улучшения преподавания русского языка в вузах; в случае неисполнения администрацией решения комиссии; вышестоящие в порядке подчиненности органы; перечень № 2 по сравнению с перечнем № 1; в случае признания уважительных причин).

Для обозначения причины и следствия употребляется предлог по с дательным падежом: по семейным обстоятельствам, по болезни, по уважительным причинам и т.д.

Для указания какого-либо срока обычно употребляются предлоги с - по, а не с до: с 1983 по 1989 г. (а не: с 1983 до 1989 г.).

Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки и под.

В официально-деловых документах чаще всего встречаются сочинительные союзы, например:

Особенностью синтаксиса указанного стиля является также преобладающее использование косвенной речи. К прямой речи прибегают лишь тогда, когда законодательные акты и другие документы цитируются дословно.

Некоторую синтаксическую усложненность официально-делового стиля компенсируют клише и стандартизация. Иногда овладение ими требует специального обучения. При необходимости массового употребления клише используются отпечатанные бланки и определенные формы, которые даются в специальных справочниках.

Помимо всех указанных особенностей, рассматриваемому стилю присущи и некоторые другие признаки. Например, большую роль играют рубрикация и абзацное членение текстов, а также так называемые реквизиты (постоянные элементы): наименование документа, указание адресата и автора, изложение сути дела, дата и подпись автора (лица или организации) и т.п. Составляющему тот или иной документ необходимо знать сумму реквизитов, их взаимосвязь и последовательность изложения. Это и образует форму документа. Ниже приводятся образцы некоторых деловых бумаг.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и используются для решения бессчетных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - постоянно официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в базе их лежат разные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно поделить на две группы:

1. 
   письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы обязаны постоянно содержать индекс того письма, которое явилось предпосылкой для переписки.
   
2. 
   письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).
   

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные(обычные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает обычные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде обычных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования либо этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное различение меж деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, денежные и все остальные формы деятельности компании, именуется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обыденные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо разглядывает одну делему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

Итак, деловое письмо используется в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах. В оформлении делового письма сложилась определенная стандартизация. Широко используются уже утвердившиеся словесные формулы, обороты, конструкции. Кроме стандартизации основными признаками делового письма являются точность, императивность, объективность и документальность, конкретность, официальность, лаконичность.

Таблица 1

Основные признаки делового письма

По функциональному признаку письма можно поделить на две группы:
письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.).	письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

2. 
   Синтаксические особенности делового стиля речи
   

Рассмотрим эти особенности.

Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обуславливают другую важнейшую особенность деловой речи - высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

В документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). "Специальная лексика", наоборот, используется очень широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся к какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику включают термины, профессионализмы и профессионально жаргонные слова.

Термины - это такие слова или сочетания слов, значение которых строго обусловлено в пределах данной специальности.

Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны.

В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью "узаконенных" терминов.

Профессионально-жаргонная лексика может рассматриваться как форма профессионального просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных целей.³

Рассматривая синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования значения "норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать". Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 52.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.

Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.

Однако применение иностранных слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, необходимо, прежде всего, определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

Еще одним аргументом в пользу ограничения употребления заимствованных слов является то, что допускается много ошибок - орфографических, грамматических, лексических. Это объясняется особым положением этих слов: они не освоены до конца русским языком, поэтому "корень их для большинства носителей языка смутен, значение неясно, оценочность неуловима, но зато все ощущают их модность, современность по сравнению с привычными русскими или давно освоенными заимствованными словами. Отсюда велико искушение употреблять нерусские слова".

Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.

Таким образом, из выше сказанного следует, что качествами деловых документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - четко отразить сведения, имеющие правовую силу. Также в деловых документах не используют архаизмы и жаргон. Так же используются слова, которые предназначены ля определенной специальности, но могут переходить и в другую специальность, сохраняя свое значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками.
Таблица 2

Синтаксические особенности делового стиля речи

1.	Подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем
2.	Адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
3.	Устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем
4.	Тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов
5.	Лексическое и композиционное единообразие содержания письма
6.	Исключительно нейтральный тон изложения
7.	Точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма
8.	Лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок

Глава 2. Исследования основных принципов делового стиля речи на примерах исследования деловых бумаг
Для того, чтобы проследить употребление синтаксических особенностей делового письма, было проанализировано несколько деловых писем.

1. 
   анализ английского письма-заявления на работу
   

C.Jones

12 Heol Coed

Llantrisant

Glamorgan

LL5 9RG

18 May 2000
Mrs M Lloyd

Director of Human Resources

Glamorgan Hospital

Corporation Road

Llantrisant

Glamorgan

LL2 7PY

Dear Mrs Lloyd

I would like to apply for the position of trainee catering assistant advertised in yesterday’s ‘Mid Wales Observer’.

I would like to work for the hospital catering service because it offers training leading to NVQs and because I think that providing good food to hospital patients is a worthwhile job.

I am 16 years old and in my final year at Llantrisant Comprehensive School. I have just completed a GNVQ Intermediate Part One in Hospitality and Catering and in June I will be taking GCSE exams in English, mathematics, Welsh, religious studies and science. Earlier this year I spent two weeks work experience in the Nice ‘n Tasty vegetarian café in town which I thoroughly enjoyed. While I was there I helped the owner to prepare salads and quiches, serve customers and clean the kitchen and café area.

Further details of my education and work history are given in the enclosed CV.

I would enjoy an opportunity to meet you and learn more about your offer. I can be reached at 667-8753 from 9am to 9pm.

I am looking forward to hearing from you.

Your sincerely, CERI JONES

1) данное письмо заявление составлено по стандартным правилам.

2) адрестность

C.Jones

12 Heol Coed

Llantrisant

Glamorgan

LL5 9RG

18 May 2000
Mrs M Lloyd

Director of Human Resources

Glamorgan Hospital

Corporation Road

Llantrisant

Glamorgan

LL2 7PY

Указывается конкретно адрес и имя отправителя и получателя. Указание адреса является обязательным и содержит информацию, на которую часто ссылаются при ответе на письмо-заявление на работу.

3) используются стандартные выражения например в данном письме, используется специальная форма прощания.

I am looking forward to hearing from you.

Your sincerely, CERI JONES

4) письмо-заявление на работу целостно. Автор использует вступительным параграф с точным указанием вакансии и источника информации о ней. Основной целью данного абзаца служит привлечение внимания читателя.

I would like to apply for the position of trainee catering assistant advertised in yesterday’s ‘Mid Wales Observer’.

Следующее, что делает это описывает свой профессиональный рост:

I would like to work for the hospital catering service because it offers training leading to NVQs and because I think that providing good food to hospital patients is a worthwhile job.

I am 16 years old and in my final year at Llantrisant Comprehensive School. I have just completed a GNVQ Intermediate Part One in Hospitality and Catering and in June I will be taking GCSE exams in English, mathematics, Welsh, religious studies and science. Earlier this year I spent two weeks work experience in the Nice ‘n Tasty vegetarian café in town which I thoroughly enjoyed. While I was there I helped the owner to prepare salads and quiches, serve customers and clean the kitchen and café area.

В конце письма-заявления на работу автор переходит к побуждению читателя к дальнейшим ответным действиям:

I would enjoy an opportunity to meet you and learn more about your offer. I can be reached at 667-8753 from 9am to 9pm.

5) в письме используется исключительно нейтральный тон изложения, без агрессии и давления на читателя.

6) автор письма точно и ясно излагает свою просьбу.

I would like to work for the hospital catering service because it offers training leading to NVQs and because I think that providing good food to hospital patients is a worthwhile job.

7) автор письма кратко излагает свою просьбу, также рассказывая о своем карьерном росте.

I am 16 years old and in my final year at Llantrisant Comprehensive School. I have just completed a GNVQ Intermediate Part One in Hospitality and Catering and in June I will be taking GCSE exams in English, mathematics, Welsh, religious studies and science. Earlier this year I spent two weeks work experience in the Nice ‘n Tasty vegetarian café in town which I thoroughly enjoyed. While I was there I helped the owner to prepare salads and quiches, serve customers and clean the kitchen and café area.

Функциональное назначение письма-заявления на работу заключается в достижении договоренности между сторонами, и побуждении адресата к ответным действиям.

Правильно написанное и грамотно структурно составленное письмо-заявление на работу, безусловно, является первым шагом к получению должности, на которую претендует автор письма.

2. 
   анализ английского делового письма – запроса
   

В приведенном ниже тексте делового письма - запроса первая часть сообщения строится одним абзацем.

Dear Sir/ Madam,

As part of the *** European Pan Brand initiative, we approach your company (via e-mail, fax and courier) with a request for information (RFI document). Please kindly note that the document was originally sent out to suppliers in mid November and that we are already very advanced in preparations for the quotation process. Although it is still possible that you are short listed to receive the subsequent RFP pack, a very quick response is essential on your side, as the quotation process cannot be delayed. We would expect to have a response from you to all sections (except Cost chain) by close of business on Friday 26\01\01. This should allow us to make a decision on short-listing your company. A complete RFI including the Cost chain data would then be expected by the end of January. Please reply to this message by returning by fax or mail this document indicating the following details about your company:

Company name: European Pan Brand Sourcing Team

Company address: 17, Canon Street,

London,EC3 4BR,

England

Contact phone: 487-6591

Contact fax: (039) 3673

Thank you for your immediate attention.

European Pan Brand Sourcing Team

1. 
   в данном письме-запросе автор использует стандартные правила оформления деловых писем. Обращает на себя внимание тот факт, что письмо является безличным: в тексте не содержится ни имени получателя, ни имени отправителя, лишь указание отдела. Данное обстоятельство, а также характер содержащейся в письме информации, позволяет предположить, что письмо является одним из экземпляров массовой рассылки.
   
2. 
   автор указывает свои контактные данные в письме.
   

Company address: 17, Canon Street,

London,EC3 4BR,

England

Contact phone: 487-6591

Contact fax: (039) 3673

3. 
   во всех случаях употребления клишированных форм с повелительным наклонением автор использует слово «please», даже усиливает его путем прибавления слова «kindly». Например: «please kindly note, that the document was originally sent out to suppliers in mid November...»
   
4. 
   конструкции предложений в тексте письма объединяются смысловыми и формальными связками при помощи слов «although», «this», а также повторов: «the document», «a complete RFI» и др.
   
5. 
   принцип вежливости реализуется в тексте данного примера при помощи отказа от повелительного наклонения в просьбах. Например: «a very quick response is essential», «we would expect to have a response from you to all sections by close of business on Friday», «a complete RFI ... will then be expected by the end of January».
   
6. 
   автор письма вносит ясность, сообщая в данном письме-запросе свои просьбы.
   

Please kindly note that the document was originally sent out to suppliers in mid November and that we are already very advanced in preparations for the quotation process.

7. 
   в письме-запросе кратко изложена просьба автора.
   

….you are short listed to receive the subsequent RFP pack, a very quick response is essential on your side, as the quotation process cannot be delayed. We would expect to have a response from you to all sections (except Cost chain) by close of business on Friday 26\01\01.

Проанализировав два разных вида деловых писем можно сделать вывод, что у всех деловых писем есть определенная стандартизация и все деловые письма придерживаются её. Письма написаны просто, коротко понятным языком с использованием устойчивых словосочетаний и оборотов письменной речи. Письма написаны в спокойном, доброжелательном тоне. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета.

В каждом из проанализированных писем присутствует вежливое обращение к читателю, в письмах используются устойчивые словосочетания. Также письма написаны в доброжелательном тоне. И в письме-заявлении на работу и в письме запросе авторы четко ставят перед читателем цель своего письма, письма написаны понятным языком и с использованием стандартных фраз прощания. Оба письма написаны по стандартным правилал написания деловых писем.

Заключение
Рассмотрев основные особенности стиля делового письма можно сделать следующий вывод.

Деловой стиль - один из функциональных стилей языка, который "обслуживает" сферу официально-деловых отношений. Деловой стиль - это информативность, логичность, аргументированность и стандартизация. Текст делового письма представляет собой законченное высказывание или последовательность высказываний. Деловое общение осуществляется в устной и письменной формах. Последняя включает в себя различные виды деловых бумаг: контракты, договоры, приказы, положения, инструкции, акты, соглашения, заявления, деловые письма, сообщения, отчеты, доклады, брошюры, каталоги, отзывы, резюме, тезисы, патенты и т.д. В курсовой работе анализируются два вида деловых писем.

Грамотное составление делового письма имеет чрезвычайную важность в наш век бурного развития Интернет коммуникации. Несмотря на внедрение таких средств связи как телефон, телеграф, самым доступным и надежным средством общения продолжает оставаться письмо.


Список литературы
1. Анодина Н. Д. Издательство Деловое письмо: методика составления и правила оформления: практическое пособие: Омега-Л 2009 - 96 с.

2.Басс Э.М. Научная и деловая корреспонденция. Английский язык. М.: Наука, 1991 - 174 с.

3. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1 – 127 с.

4. Баранцев Р.Г. Люди в письмах. Деловые и дружеские. Т 1. М., 2009 - 89с.

5. Большаков И.А. О некоторых лингвистических особенностях деловой прозы // Семиотика и информатика. -М.: Наука, 1988 С. 24-33.

6. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

5. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

6. Вольская И.С. Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом уровне. Дис. .. .канд. филол. наук. - М.,1996. - 258с

7. Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования. - М.,1977

8. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

9. Колтунова М.В.Деловое письмо: что нужно знать составителю.- М., 1998

10. Калюжная В.В. Характеристики английского функционального стиля официально-делового изложения. Автореф. дис. ... канд. филол. наук. - М, 1977.

11. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003 – 82с.

12. Колтунова, М.В. Деловое письмо : что нужно знать составителю / М.В. Колтунова. - М. : Дело, 1999. - 112с.

13. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004 – 74с.

14. Кузнецов И.Н. Деловое письмо. М., 2007 – 196 с.

15. Маркичева Т.Б., Ножин Е.А. Деловое общение: практические рекомендации.- М.: Из-во РАГС, 1997 – 133 с.

16. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – 2- е изд. – Мн.: Амалфея, 2000 – 160с.

17. Рогожин М.Ю. Документы делового общения – М.: Издательство «РДЛ», 2001 – 208с.

18. Радченко В.В., Радченко В.И. О некоторых структурно-прагматических особенностях делового текста // Университетские чтения - 2003. Материалы методических чтений ПГЛУ. - Часть II. -Пятигорск: ПГЛУ, 2003. - С. 34-36.

19. Радченко В.В. Структурно-семантические особенности пространства текстов деловой коммуникации // Университетские чтения - 2004. Материалы научно-методических чтений ПГЛУ. -Часть И. - Пятигорск: ПГЛУ, 2004. - С. 130-132.

20. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.

21. Снелл Ф. Искусство делового общения. – М., Прогресс, 1990 - 194 с.

22. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.

Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.-С.17-24.

23. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в

помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 1994 – 231 с

24. Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.-С.17-24.