Характеристика организации ООО «Акварель» (газета «Дело и Ко»)

ООО «Акварель» работает на рынке печатных СМИ с января 2000 года. Издание выходит ежедневно, кроме понедельника. Формат издания А3. Тираж издания 100 000 экземпляров (тираж сертифицирован Национальной Тиражной Службой).

Дистрибуция издания:

• 
  по подписке (60%)
  
• 
  через розничную сеть точек по продаже периодики (30%)
  
• 
  деловые и бизнес центры – 10%.
  

Аудиторией издания являются на 60% ТОП-менеджеры и собственники бизнеса, на 30% - руководители среднего звена, иные читатели составляют 10% аудитории.

На основании федерального закона «О средствах массовой информации» издание зарегистрировано как рекламно-информационное, где соотношение редакционного и рекламного материала должно составлять 40/60.

Основная статья дохода газеты «Дело и Ко» (что составляет около 80% валового дохода) - это продажа рекламы (от модульной до заказных статей). Продажа газеты по подписке и реализация через розничную сеть приносят около 20% валового дохода.

На данном этапе своего развития и развития регионального рынка печатных средств массовой информации газета занимает одну из лидирующих позиций по тиражу и популярности. Даже в период экономического кризиса Главному редактору и коллективу удалось сохранить лидирующие позиции газеты «Дело и Ко».
Структура организации ООО «Акварель (газета «Дело и Ко»). Организационная структура ООО «Акварель» имеет следующий вид:



Топ-менеджером издания является Главный редактор. У него в прямом подчинении находятся арт-директор, руководитель службы продаж и руководитель службы распространения. Помощником Главного редактора является офис-менеджер. В прямом подчинении у арт-директора находятся: выпускающий редактор, препресс-инженер, дизайнер, верстальщик и журналисты на фрилансе. Руководитель службы продаж управляет 3 менеджерами по продажам рекламы. Руководитель службы распространения управляет водителем и наемными фрилансерами, которые занимаются непосредственно распространением издания через розничные точки.

Верхний слой управления – это Главный редактор издания. Средний слой управления – это арт-директор, руководитель службы продаж и руководитель службы распространения, нижний – непосредственные исполнители (менеджеры, дизайнер, препресс-инженер, верстальщик, выпускающий редактор, водитель)

Вертикальные связи идут от ТОП-менеджера через руководителей среднего звена до исполнителей. Горизонтальными и линейными связями являются связи в процессе работы между отделами (продажами, производством и дистрибуцией).

Тип управления можно отнести к демократическому стилю. Главный редактор стремится как можно больше вопросов решать коллегиально, систематически информировать подчиненных о положении дел в коллективе, правильно реагирует на критику. В общении с подчиненными он предельно вежлив и доброжелателен, находится с ними в постоянном контакте, часть управленческих функций делегирует другим специалистам, доверяет людям. Он требователен, но справедлив. При таком стиле руководства в подготовке к реализации управленческих решений принимают участие все члены коллектива.

Организационную структуру ООО «Акварель» можно отнести к линейной организационной структуре, которая основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция, т.е. Главный редактор издания. Соблюдение этого принципа обеспечивает единство управления.

Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых.

Данная организационная структура вполне приемлема для данного вида бизнеса: приказы и распоряжения передаются от высшего звена к низшему. В данном бизнесе очень большое значение имеют близкие и дружеские отношения, как между коллегами, так и между руководителями и подчиненными. Но в большинстве случаев ТОП-менеджеры в издательствах очень жесткие, требовательные и авторитарные руководители. Руководители среднего звена служат в некотором роде «буфером» для своих подчиненных, очень часто смягчают удары и доносят указания свыше в более мягкой форме, что абсолютно не мешает непосредственным исполнителям безукоризненно и добросовестно все исполнять.
Порядок создания и организации деятельности ООО «Акварель»
(газета «Дело и Ко»).

Огранизационно-правовая форма предприятия ООО «Акварель» - это Общество с Ограниченной Ответственностью. В данный момент одна из самых распространенных организационно-правовых форм. Предприятие зарегистрировано в 2000 году на основании действующего Гражданского Кодекса, федерального закона «Об Обществах с Ограниченной Ответственностью», федерального закона «О Рекламе», федерального закона «О Конкуренции». Основные виды деятельности ООО «Акварель» согласно Уставу Общества – издательская, рекламная деятельность.

Средство массовой информации газета «Дело и Ко» зарегистрирована в качестве печатного СМИ на основании закона «О средствах массовой информации».

Уставный капитал ООО «Акварель» составляет 10 000 рублей, единственным учредителем предприятия является Главный редактор издания.

«Добывающим» звеном издания является отдел продаж, т.к. 80% валового дохода газета получает от продажи рекламы. Руководитель службы продаж и менеджеры являются высококвалифицированными специалистами. Все имеют законченное высшее образование и стаж работы в данной отрасли более 3-х лет. Главный редактор издания больше всего сил, времени и финансовых средств вкладывает именно в отдел продаж (два раза в год менеджеры посещают тренинги, которые оплачиваются предприятием).

Отдел производства осуществляет деятельность непосредственно по созданию газеты. Верстка издания производится в соответствии с брэнд-буком, в котором четко прописано как и где должен располагаться редакционный материал, рекламные модули и статьи. На основании технических заданий менеджеров отдел производства изготавливает рекламные макеты для рекламодателей. Рекламные статьи пишутся журналистами, которые работают на фрилансе.

Ежедневно дистрибуцией издания занимается руководитель службы распространения. Способ распространения издания: по подписке 60%, через розничную сеть точек по продаже периодики 30%, деловые и бизнес центры – 10%.
Внешняя среда ООО «Акварель» (газета «дело и Ко»).

Факторами прямого воздействия согласно модели по М. Портеру являются:

1. 
   Конкуренты. На усиление конкуренции в отрасли влияют следующий факторы: простота и доступность регистрации печатного СМИ, а также простота и доступность регистрации и создания электронного СМИ. Из всего этого следует, что конкуренция в отрасти достаточно велика – даже несмотря на то, что экономический кризис 2008 года «вытолкнул» с рынка несколько десятком печатных СМИ. Конкуренция среди печатных СМИ города достаточна интенсивна. О высокой интенсивности конкуренции также говорит и то, что за последний год ООО «Акварель» пришлось снизить свою прибыль с 25% до 15%.
   
2. 
   Покупатели (ими являются рекламодатели и читатели) являются мощным фактором прямого воздействия. Их количество увеличивается пропорционально качеству редакционного материала издания, даже несмотря на то, что за последние два года издание увеличило цену за экземпляр на 20%, хотя при этом стоимость рекламы увеличилась в среднем на 10%. Интерес к изданию приходится поддерживать хорошим штатом журналистов и актуальностью материалов.
   
3. 
   Поставщики. Рыночная власть поставщиков достаточно сильна и заключается в том, что изданию диктуют цены игроки рынка полиграфии, а им в свою очередь диктуют условия поставщики сырья (в частности целлюлозы). На рынке полиграфических услуг наблюдается картельный сговор – цены на печать во всех типографиях практически одинаковы. Конкурентное преимущество может оказаться только у типографий, имеющих более современное печатное оборудование.
   
4. 
   Товары-субституты также имеют сильное влияние. К ним можно отнести электронные СМИ – их простота и доступность (достаточно иметь Интернет) заставляют печатные СМИ постоянно придумывать способы удержания читателей и рекламодателей. В частности для среди читателей издания разыгрываются путевки на отдых, лояльность рекламодателей удерживается за счет качественной постоянной аудитории и различных мероприятий для рекламодателей (к примеру: бесплатные семинары по рекламе, медиа-планированию и тд).
   

Косвенное воздействие на работу издания, естественно, оказывают политические факторы, а в частности выборы. Издание всегда принимает участие в предвыборной борьбе с соблюдением норм действующего законодательства. Выборы дают возможность увеличить доход издания от рекламы в 1,5 – 2 раза.

Также существенное воздействие оказывает законодательство в части закона «О Рекламе». Несколько лет назад с введением запрета на рекламу крепкого алкоголя на ТВ, радио и наружной рекламе, печатные СМИ получили существенные рекламные бюджеты от производителей алкогольной продукции.

Достаточно сильное воздействие на работу издания оказывают экономические факторы. Экономический кризис, пришедший в 2008 году достаточно сильно «подкосил» рекламный бизнес. Большинство рекламодателей, экономя бюджеты, перешли на рекламные носители с более массовым охватом аудитории (телевидение, радио, наружная реклама, интернет).

В данный момент экономический кризис отступил, на рынке печатных СМИ остались именно те издания, которые смогли удержать читательскую аудиторию и рекламодателей. Печатные СМИ будут успешно работать отчасти благодаря лобби, которые проталкивают законы, позволяющие печатным СМИ развиваться. В качестве прогноза: очередное перераспределение рекламных бюджетов производителей алкоголя произойдет с момент, когда пиво будет приравнено к алкоголю и реклама его на ТВ, радио и наружных рекламных носителях будет запрещена.

Зарегистрированная товарная марка у предприятия отсутствует. Название издание «Дело и Ко» регистрации как товарная марка не подлежит ввиду того, что общепринятые слова не могут быть зарегистрированы в качестве товарного знака.

Рекламных листовок издание не имеет – ввиду того, что сама газета является хорошей рекламой для себя. Менеджеры по продажам используют для своей работы коммерческое предложение см. Приложение № 1.
Управление внутренней средой организации на предприятии ООО «Акварель» (газета «Дело и Ко»).

Вид деятельности организации ООО «Акварель» - это издательская деятельность. Газета «Дело и Ко» издается ежедневно (кроме понедельника) на протяжении 11 лет. Доход издание получает от продажи рекламы – это 80% дохода и от продажи самого издания – это 20% дохода.

Миссия предприятия: Мы несем достоверную, актуальную и своевременную информацию нашему читателю.

Цели предприятия: Стать лидером среди печатных СМИ в своем формате.

Задачи предприятия: Создание печатного СМИ с качественным редакционным материалом и статусными рекламодателями.

Методы управления на предприятии ООО «Акварель»:

№ п/п	Метод управления	Анализ метода управления
1.	Организационно-распределительные	Данный метод имеет место быть на любом предприятии. Все сотрудники в обязательном порядке должны исполнять приказы и распоряжения первого лица предприятия, в противном случае будет хаос
2.	Экономические	Занимают одно из центральных мест – чем больше менеджер продает, тем больше и зарабатывает. В издании система мотивации достаточно прозрачна и понятна. Можно рассчитать свою заработную плату на год вперед, прогнозируя продажи.
3.	Социально-политические	В коллективе достаточно хороший психологический климат, сотрудники разных отделов оказывают друг-другу помощь в работе, в большинстве своем сотрудники психологически совестимы. Главный редактор хорошо понимает внутренний мир своих подчиненных. Своим личным примером вдохновляет людей на продуктивную работу.

Система мотивации персонала состоит из постоянной переменной частей.

Мотивация продающего персонала состоит из:

1.Окладной части

• 
  8300 (менеджер по продажам)
  

2.Переменной части

• 
  4% продавец получает за существующих клиентов
  
• 
  7% продавец получает за новых клиентов, при условии размещения клиента в трех номерах подряд или подписанном медиа-плане на размещение
  
• 
  еще 1% продавец получает, если клиент оплатил деньги за услуги до выхода издания (до момента отгрузки)
  

Также есть коэффициент в зависимости от выполнения или невыполнения плана (данный коэффициент применяется только к переменной части):

• 
  если план выполнен на 90%-100% - коэффициент 1
  
• 
  если план выполнен на 70%-90% - коэффициент 0,8
  
• 
  если план выполнен менее, чем на 70%- коэффициент 0,5
  

Система мотивации достаточно адекватна, но проценты переменной части не самые большие в городе (максимальный процент, который платят продавцам – 15% в изданиях местных и находящихся на моменте входа на рынок). Более того, в других изданиях ниже окладная часть или она совсем отсутствует.

Сами продавцы удовлетворены данной системой. Но не доволен руководитель службы продаж в том плане, что от результата продаж (а именно выполнение плана) не зависят такие важные единицы бизнес-процесса как выпускающий редактор и арт-директор. Они получают оклад, комиссионные каждый за свою работу и ежеквартальный KPI. Момент сдачи издания, подписание макетов у клиентов является одним из самых сложных и нервных моментов работы редакции. Продавцы борются за каждого клиента, потомучто им важна каждая копейка и каждый заработанный рубль, а выпускающий редактор и арт-директор не применяют никаких усилий, чтобы клиенты остались и не отказывались в самые последний момент от размещения в издании (что бывает достаточно часто).

Мои предложения по изменению системы мотивации для редакции заключаются в следующем: ввести понижающий коэффициент для выпускающего редактора и арт-директора, который будет распространяться на их комиссионные и KPI:

• 
  если план выполнен на 90%-100% - коэффициент 1
  
• 
  если план выполнен на 70%-90% - коэффициент 0,8
  
• 
  если план выполнен менее, чем на 70%- коэффициент 0,5
  

Тогда у данных сотрудников будет прямая заинтересованность в том, чтобы отдел продаж выполнял планы, чтобы клиенты не «слетали» перед заливкой издания в типографию, да и помощь продавцам при данных условиях оплаты будет максимальной.

Мотивация Руководителя службы доставки – это оклад и ежеквартальный KPI (до 40% от оклада).

В издательстве применяются три основных вида контроля:

• 
  Предварительный – когда контролируется готовность материальных и финансовых ресурсов. Это происходит с 28 по 30 число каждого месяца.
  
• 
  Текущий – когда непосредственный руководитель контролирует работу своих подчиненных (это происходит ежедневно).
  
• 
  Итоговый – фактически достигнутые результаты за месяц. Итоги подводятся с период с 01 по 03 число каждого месяца.
  

Система контроля работы продающего персонала заключается в том, что у каждого сотрудника существует план работы на месяц с разбивкой по дням.

У менеджеров службы продаж он заключается в определенном алгоритме и последовательности действий, которые в конечном итоге приводят к выполнению финансового плана продаж. Менеджеров контролирует руководитель службы продаж еженедельно.

У отдела производства как такового ежемесячного плана нет, но есть задача изготавливать определенное количество макетов ежедневно и ежедневно верстать издание и сдавать его в печать.

Руководитель службы распространения работает в самом жестком режиме, у него ежедневная задача одна – своевременно доставить издание до читателя. День данного сотрудника, особенно его первая половина, расписаны буквально по минутам.

Данная система контроля близка к идеальной, она практически не дает сбоя. Издание с ежедневным выходом в свет не может жить в другом режиме – иначе его «вытолкнут» с рынка конкуренты.
Принятие управленческих решений на предприятии ООО «Акварель» (газета «Дело и Ко»).

Пример управленческих решений по содержанию – это приказ о системе мотивации на предприятии.

Пример управленческих решений по уровням управления – это приказ о системе мотивации на предприятии, изданный главным редактором предприятия, который распространяется на всех работников предприятия

Пример управленческих решений по срокам – это приказ о системе мотивации на предприятии, вступающий в действие в 01 сентября 20011 года.

Самым распространенным методом в издании является метод «Мозгового штурма». В большинстве случаев этот метод применятся при создании полноценной рекламной компании в издании (серия макетов и статей). Для «мозгового штурма» собирается продающий персонал и отдел производства. В данном бизнесе данный метод является очень эффективным.

Примерно раз в два года главным редактором применяется метод «кингисё» для создания проектов-приложений к основному изданию. Проект новшества передается для обсуждения руководителю службы продаж, арт-директору и руководителю службы доставки. Каждый рассматривает предлагаемый проект и дает свои замечания в письменном виде. При помощи данного метода приняты несколько новых проектов-приложений. Но, к сожалению, экономический кризис прошлых лет не позволил запустить ни одного приложения.

В период экономического кризиса часто использовался «принцип диктатора» - за основу бралось мнение одного лица – главного редактора. Такой принцип применялся исключительно в период чрезвычайных для издания ситуациях. В данный момент не практикуется.
Приложение № 1

Коммерческое предложение.

Газета «Дело и Ко» выходит ежедневно (кроме понедельника) в свет с января 2000 года, имеет сертифицированный тираж (тираж сертифицирован Национальной Тиражной Службой) 100 000 экземпляров. Форма издания – А3, количество полос – не менее 16.

Распространение издания – по подписке (60%), через розничную сеть точек по продаже периодики (30%), деловые и бизнес центры – 10%.

Аудитория издания:

Топ-менеджеры и собственники бизнеса 60%

Руководители среднего звена – 30 %

Иные читатели – 10%.

Стоимость размещения модульной рекламы.

Последняя полоса	А3 – 50 000 р/месяц А4 – 30 000 р/месяц
Первая полоса	А4 – 40 000 р/месяц А5 – 30 000 р/месяц
Внутренние полосы	Разворот 55 000 р/месяц А 3 – 30 000 р/месяц А4 – 20 000 р/месяц А5 – 15 000 р/месяц А6 – 10 000 р/месяц

Стоимость размещения заказных статей = стоимость размещения рекламы+30% (работа журналиста).

Стоимость фотографий с правом выкупа – 5000 р/фотосессия (100 фото)

С уважением, _______________

Менеджер по продажам

Газета «Дело и Ко»

Телефон/факс: ___________

Приложение №2

ООО «Акварель»

УТВЕРЖДАЮ

Главный редактор

____________________

"___" ______________ 200_ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ
I. Общие положения

Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность, а также условия работы менеджера по продажам.

Менеджер по продажам назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом главного редактора.

Менеджер по продажам подчиняется руководителю службы продаж.

В период временного отсутствия менеджера по продажам его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей.
II. В своей работе руководствуется и должен знать:

Структуру компании.

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы, касающиеся рекламной деятельности.

Законодательство о рекламе.

Приемы и методы делового общения и ведения переговоров.

Методы сбора и подготовки рекламных материалов.

Основные характеристики оказываемых услуг.

Действующие услуги и цены в прайсе.

Требования к оформлению бухгалтерских счетов.

Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Правила пользования оргтехникой и ПК.

Правила внутреннего трудового распорядка.
III. Должностные обязанности:

Осуществлять работу по предоставлению и продвижению рекламных услуг, соблюдая этические нормы.

Заключать договора, определяющие характер и объем работ, которые необходимо выполнить, их оплату по действующим тарифам или условиям договора.

Осуществлять поиск новых клиентов.

При проведении рекламной работы учитывать мнение рекламодателя и его платежеспособность.

Консультировать клиента, принимать новые заказы и изменения по тексту рекламы.

Заполнять счета согласно требованиям бухгалтерии.

Принимать участие в изготовлении макета и утверждать его у клиента (по мере необходимости).

Контролировать своевременную оплату заказчиками рекламных выходов, вести работу, направленную на уменьшение долгов по оплате.

Стимулировать рекламодателя повторно делать заказ на публикацию, оговаривая условия скидок при длительном заказе.

Заключать взаимовыгодные (для предприятия) сделки.

Выделять издания из массы средств массовой информации, характеризовать его дополнительно отличительными потребительскими качествами, преимуществами, создавая спрос и стимулируя рекламодателя к заключению сделки.

Осуществлять работу по популяризации изданий, направленной на формирование доброжелательного отношения потребителей и обеспечение престижа рекламодателя.

Составлять и сдавать отчеты руководителю службы продаж в установленное время.

Принимать участие в выставках и корпоративных мероприятиях.

Участвовать в собраниях и совещаниях команды, офиса, компании.

Стремится к повышению профессионального и личного роста, обучению, самосовершенствованию.

Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы.

Поддерживать позитивный моральный климат в команде, офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.

Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.

Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.
IV. Должностные полномочия:

Запрашивать от сотрудников и руководителей других отделов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

V. Должностная ответственность:

За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством.

За неисполнение должностных обязанностей.

За нарушение правил внутреннего распорядка компании.

За нарушение деловой этики.

За нерациональное использование компьютерной техники.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством.

За предоставление недостоверной информации руководству.

За небрежное отношение к ведению документации.
VI. Условия работы:

Режим работы менеджера по продажам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании.

Менеджер по продажам в связи с производственной необходимостью может выезжать в служебные (местные и региональные) командировки.
VII. Заключительные положения:

В настоящую инструкцию могут вноситься изменения и дополнения.
СОГЛАСОВАНО:

Руководитель структурного подразделения:________

(подпись)______________________

(ФИО)"____" ____________ ____г.

С инструкцией ознакомлен: ________

(подпись) ______________________

(ФИО) "____" ____________ ____г.